Aké údaje a akým spôsobom môže zamestnávatelia údaje svojich zamestnancov spracúvať a aké povinnosti sa ich týkajú v súvislosti s ochranou osobných údajov? Došlo pri ochrane osobných údajov po účinnosti nového zákona o ochrane osobných údajov k zmenám?

V Európskej únii sa uplatňuje jednotný režim ochrany osobných údajov – nariadenie GDPR. Zároveň v SR platí nový zákon o ochrane osobných údajov, ktorý priniesol veľké množstvo zmien a noviniek týkajúcich sa okrem iného aj citlivých údajov.

Biometrické údaje

V praxi sa pracovnoprávnych vzťahoch využívajú systémy, ktoré umožňujú spoľahlivé určenie zamestnanca na základe unikátnych biometrických znakov. Biometrické znaky alebo údaje patria medzi obzvlášť citlivé údaje.

Medzi biometrické údaje patria

-          odtlačky prstov a dlaní,

-          geometria ruky, geometria štruktúry žíl ruky alebo dlane (štruktúra rúk),

-          biometrický snímok sietnice oka (sken sietnice oka),

-          tvar tváre a vzdialenosti jednotlivých orgánov na nej (štruktúra tváre),

-          hlas (zafarbenie hlasu),

-          chôdza.

Medzi biometrické údaje zamestnanca môžu okrem vyššie uvedených údajov patriť aj ďalšie údaje, a to napríklad podpis.

Definícia biometrických údajov

Biometrickými údajmi sú osobné údaje, ktoré sú výsledkom osobitného technického spracúvania osobných údajov týkajúcich sa fyzických charakteristických znakov fyzickej osoby, fyziologických charakteristických znakov fyzickej osoby alebo behaviorálnych charakteristických znakov fyzickej osoby a ktoré umožňujú jedinečnú identifikáciu alebo potvrdzujú jedinečnú identifikáciu tejto fyzickej osoby, ako najmä vyobrazenie tváre alebo daktyloskopické údaje. Ide o definíciu podľa zákona č. 18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov.

Ide o údaje, ktorých spracúvanie môže pre dotknutú osobu predstavovať vyššie riziko ohrozenia práv a právom chránených záujmov. Dotknutou osobou môže byť napríklad zamestnanec.

Biometrickými údajmi sú teda osobné údaje každej fyzickej osoby, na základe ktorých je osobu možné jednoznačne a nezameniteľne určiť. Sú to najmä biologické vlastnosti, fyziologické črty alebo opakované činnosti, v prípade ktorých sú tieto pre konkrétnu osobu špecifické.

Spracúvanie biometrických údajov zamestnanca podľa GDPR

Podľa predchádzajúceho znenia zákona o ochrane osobných údajov bolo zlegalizovanie akýchkoľvek technológii postavených na báze biometrickej identifikácie zamestnanca podmienené rozhodnutím Úradu na ochranu osobných údajov SR.

Išlo o osobitnú registráciu a následne po jej schválení mal zamestnávateľ oprávnenie spracúvať biometrické údaje zamestnancov. Podľa znenia aktuálneho zákona č. 18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov nie je registrácia nutná a nie je potrebné schválenie Úradom pre ochranu osobných údajov.

Nariadenie k ochrane osobných údajov však obmedzuje spracúvanie biometrických údajov na individuálnu identifikáciu fyzickej osoby: „Zakazuje sa spracúvanie, biometrických údajov na individuálnu identifikáciu fyzickej osoby.“

Uvedené sa však neuplatňuje, ak platí niektorá z týchto podmienok:

-          dotknutá osoba vyjadrila výslovný súhlas so spracúvaním týchto osobných údajov na jeden alebo viacero určených účelov, s výnimkou prípadov, keď sa v práve Únie alebo v práve členského štátu stanovuje, že zákaz nemôže dotknutá osoba zrušiť,

-          spracúvanie je nevyhnutné na účely plnenia povinností a výkonu osobitných práv prevádzkovateľa alebo dotknutej osoby v oblasti pracovného práva a práva sociálneho zabezpečenia a sociálnej ochrany, pokiaľ je to povolené právom Únie alebo právom členského štátu alebo kolektívnou zmluvou podľa práva členského štátu poskytujúcimi primerané záruky ochrany základných práv a záujmov dotknutej osoby;

-          spracúvanie je nevyhnutné na ochranu životne dôležitých záujmov dotknutej osoby alebo inej fyzickej osoby v prípade, že dotknutá osoba nie je fyzicky alebo právne spôsobilá vyjadriť svoj súhlas;

-          spracúvanie vykonáva v rámci svojej zákonnej činnosti s primeranými zárukami nadácia, združenie alebo akýkoľvek iný neziskový subjekt s politickým, filozofickým, náboženským alebo odborárskym zameraním a pod podmienkou, že spracúvanie sa týka výlučne členov alebo bývalých členov subjektu alebo osôb, ktoré majú pravidelný kontakt s ním v súvislosti s jeho cieľmi, a že bez súhlasu dotknutej osoby sa osobné údaje neposkytnú mimo tohto subjektu;

-          spracúvanie sa týka osobných údajov, ktoré dotknutá osoba preukázateľne zverejnila;

-          spracúvanie je nevyhnutné na preukazovanie, uplatňovanie alebo obhajovanie právnych nárokov, alebo kedykoľvek, keď súdy vykonávajú svoju súdnu právomoc;

-          spracúvanie je nevyhnutné z dôvodov významného verejného záujmu na základe práva Únie alebo práva členského štátu, ktoré sú primerané vzhľadom na sledovaný cieľ, rešpektujú podstatu práva na ochranu údajov a stanovujú vhodné a konkrétne opatrenia na zabezpečenie základných práv a záujmov dotknutej osoby;

-          spracúvanie je nevyhnutné na účely preventívneho alebo pracovného lekárstva, posúdenia pracovnej spôsobilosti zamestnanca, lekárskej diagnózy, poskytovania zdravotnej alebo sociálnej starostlivosti alebo liečby, alebo riadenia systémov a služieb zdravotnej alebo sociálnej starostlivosti na základe práva Únie alebo práva členského štátu alebo podľa zmluvy so zdravotníckym pracovníkom, a podlieha podmienkam a zárukám;

-          spracúvanie je nevyhnutné z dôvodov verejného záujmu v oblasti verejného zdravia, ako je ochrana proti závažným cezhraničným ohrozeniam zdravia alebo zabezpečenie vysokej úrovne kvality a bezpečnosti zdravotnej starostlivosti a liekov alebo zdravotníckych pomôcok, na základe práva Únie alebo práva členského štátu, ktorým sa stanovujú vhodné a konkrétne opatrenia na ochranu práv a slobôd dotknutej osoby, najmä profesijné tajomstvo;

-          spracúvanie je nevyhnutné na účely archivácie vo verejnom záujme, alebo na účely vedeckého alebo historického výskumu či na štatistické účely podľa článku 89 ods. 1 na základe práva Únie alebo práva členského štátu, ktoré sú primerané vzhľadom na sledovaný cieľ, rešpektujú podstatu práva na ochranu údajov a určujú vhodné a konkrétne opatrenia na zabezpečenie základných práv a záujmov dotknutej osoby.

Z takto vymedzených výnimiek vyplýva, že biometrické údaje je možné v pracovnoprávnych vzťahoch využívať len vo výnimočných prípadoch. Zamestnávateľ ich môže spracúvať len v nevyhnutnom prípade na splnenie jeho pracovnoprávnej povinnosti alebo na posúdenie pracovnej spôsobilosti zamestnanca. Taktiež ich môže zamestnávateľ spracúvať len v takom prípade, že zamestnanec so spracúvaním biometrických údajov výslovne súhlasí. Každý súhlas osoby musí obsahovať náležitosti vymedzené zákonom o ochrane osobných údajov alebo v súlade s nariadením.

Všetky biometrické údaje sú údaje, ktoré sa zásadne spracúvajú prostredníctvom technických prostriedkov, na základe ktorých dochádza k identifikovaniu konkrétnej fyzickej osoby, napríklad odtlačky prstov. Takými technickými prostriedkami u zamestnávateľa môže byť napríklad dochádzkový systém. V zásade ide o údaje, ktoré sa dajú týmto spôsobom merať.

Účely, na ktoré sa spracúvajú biometrické údaje zamestnanca

Účelom využívania biometrických údajov je účel, ktoré je priamo viazaný na konkrétnu činnosť. U zamestnávateľa musí byť vždy presne stanovený a jednoznačne určený, a práve pre vzhľadom na tento účel musí byť u zamestnávateľa zriadený aj systém, prostredníctvom ktorého sú biometrické údaje spracúvané. Zároveň musí mať stanovené riziká, ktoré môžu vzniknúť.

Účely spracúvania biometrických údajov zamestnancov:

• vstup do vyhradených priestorov alebo objektov z dôvodu bezpečnosti a ochrany majetku zamestnávateľa,
• bezpečnosť a ochrana zdravia pri práci z dôvodu zamedzenia vstupu nepovolaným osobám do objektov zamestnávateľa, v ktorých sú uchovávané napríklad nebezpečné látky,
• evidencia dochádzky a pracovného času zamestnanca.

Najviac v praxi dochádza k spracúvaniu biometrických údajov zamestnancov, ktorí majú oprávnenie vstupovať do osobitne chránených objektov alebo vyhradených objektov. Ako príklad môžeme uviesť banky a vstup zamestnancov do priestorov, kde sa nachádza trezor.

Aj v prípade biometrických údajov platí zásada, že tak ako iné údaje, aj tieto môžu byť spracúvane iba počas doby, na ktorú bol zamestnancom udelený súhlas na ich spracúvanie a na účel, na ktorý bol súhlas udelený.

Posúdenie vplyvu spracúvania biometrických údajov na ochranu osobných údajov

V prípade, že má dochádzať k spracúvania biometrických údajov u zamestnancov, tak vzniká dôvod na vypracovanie posúdenia vplyvu na ochranu osobných údajov. Zásadne musí byť vypracované ešte pred samotným spracovaním týchto údajov. K vypracovaniu posúdenia dochádza predovšetkým z dôvodu, že existuje reálne riziko ohrozenia práv zamestnancov vzhľadom na účel takto spracúvaných údajov.

Prijímanie nových zamestnancov

V prípade, že zamestnávateľ chce prijať do pracovného pomeru nových zamestnancov a plánuje pohovory, musí sa taktiež riadiť zásadami ochrany osobných údajov podľa zákona č. 18/2018 Z. z. alebo nariadenia.

Ide o základné pravidlá, ktoré musia byť zamestnávateľom splnené v rámci pracovnoprávnych vzťahov.

Za spracúvanie osobných údajov v rámci pracovnoprávnych vzťahov zodpovedá prevádzkovateľ, čiže osoba, ktorá spracúva osobné údaje dotknutých osôb vo vlastnom mene. V tomto prípade ide o zamestnávateľa, ktorý spracúva nielen osobné údaje svojich zamestnancov, ale i v rámci výberového konania, na účely prijatia fyzickej osoby do zamestnania, spracúva aj osobné údaje uchádzačov o zamestnanie ako dotknutých osôb.

Zamestnávateľ však spracúvaním osobných údajov môže poveriť aj inú osobu, v ktorej kompetencii je vykonávať mzdovú agendu, účtovníctvo atď. Ide teda o osobu, ktorá spracúva osobné údaje v mene prevádzkovateľa – zamestnávateľa.

Vo vzťahu k uchádzačom o zamestnanie si musí zamestnávateľ splniť informačnú povinnosť týkajúcu sa osobných údajov.

-          údaje o totožnosti a kontaktné údaje o zamestnávateľovi,

-          kontaktné údaje zodpovednej osoby,

-          vymedzenie účelu, na ktorý sa údaje poskytujú – výberové konanie,

-          príjemca osobných údajov, ak ide o viacerých, tak vymedzenie všetkých,

-          oprávnený záujem zamestnávateľa,

-          v prípade, ak ide o cezhraničný prenos, tak informácia o tomto prenose,

-          obdobie a dĺžka uchovávania poskytnutých osobných údajov,

-          právo na prístup k osobným údajom, na opravu, vymazanie, obmedzenie,

-          právo namietať spracúvanie osobných údajov,

-          právo podať sťažnosť dozornému orgánu.

(Viac o tejto téme sa dočítate v mesačníku DUO 4-5/2019 a odbornej tematickej publikácii GDPR – ochrana osobných údajov)

Každoročne od začiatku januára toho – ktorého kalendárneho roka sa mení suma odvodov, nakoľko ich výška sa vypočítava v závislosti od zmeny priemernej mesačnej mzdy v hospodárstve Slovenskej republiky, ktorú každý rok zisťuje a vyhlasuje Štatistický úrad SR. Aj v roku 2019 došlo k zvýšeniu minimálnych a maximálnych odvodov do Sociálnej poisťovne a k zvýšeniu minimálnych preddavkov na zdravotné poistenie.

ODVODY POISTNÉHO UPRAVUJE zákon č. 461/2003 Z. z. o sociálnom poistení v z. n. p. a zákon č. 580/2004 Z. z. o zdravotnom poistení v z. n. p. Výška odvodov poistného je stanovená percentuálnymi sadzbami, pričom v sadzbách oproti roku 2018 k zmenám nedošlo.

Predmetom zákona č. 461/2003 Z. z. je vymedzenie sociálneho poistenia, úprava rozsahu sociálneho poistenia, právnych vzťahov pri vykonávaní sociálneho poistenia, organizácia sociálneho poistenia, financovanie sociálneho poistenia, dozor štátu nad vykonávaním sociálneho poistenia a konanie vo veciach sociálneho poistenia.

SOCIÁLNYM POISTENÍM JE

·         nemocenské poistenie ako poistenie pre prípad straty alebo zníženia príjmu zo zárobkovej činnosti a na zabezpečenie príjmu v dôsledku dočasnej pracovnej neschopnosti, tehotenstva a materstva

·         dôchodkové poistenie, pod ktoré patrí

-        starobné poistenie ako poistenie na zabezpečenie príjmu v starobe a pre prípad úmrtia

-        invalidné poistenie ako poistenie pre prípad poklesu schopnosti vykonávať zárobkovú činnosť v dôsledku dlhodobo nepriaznivého zdravotného stavu poistenca a pre prípad úmrtia

·         úrazové poistenie ako poistenie pre prípad poškodenia zdravia alebo úmrtia v dôsledku pracovného úrazu, služobného úrazu a choroby z povolania

·         garančné poistenie ako poistenie pre prípad platobnej neschopnosti zamestnávateľa na uspokojovanie nárokov zamestnanca a na úhradu príspevkov na starobné dôchodkové sporenie nezaplatených zamestnávateľom do základného fondu príspevkov na starobné dôchodkové sporenie

·         poistenie v nezamestnanosti ako poistenie pre prípad straty príjmu z činnosti zamestnanca v dôsledku nezamestnanosti a na zabezpečenie príjmu v dôsledku nezamestnanosti.

Kto je povinne poistený v rámci sociálneho poistenia, t.j. osobný rozsah sociálneho poistenia, určuje zákon ust. § 14 až § 19 rozdielne pre jednotlivé druhy poistenia.

ODVODY ZAMESTNANCA, ZAMESTNÁVATEĽA A SAMOSTATNE ZÁROBKOVO ČINNEJ OSOBY. Odvody, t.j. poistné, platené do Sociálnej poisťovne nie sú stanovené jednou sadzbou. Odvod sa skladá z čiastkových poistení, pričom pre každé z nich je stanovená istá percentuálna sadzba. Z vyššie uvedených poistení zamestnanec neplatí poistné na garančné poistenie, úrazové poistenie a okrem toho zamestnanec neplatí do rezervného fondu solidarity.

Zamestnanec platí odvody z hrubej mzdy, pričom odvody jeho mzdu priamo znižujú. Zamestnávateľ rovnako platí odvody z hrubej mzdy zamestnanca, pričom v prípade zamestnávateľa odvody zvyšujú jeho náklady.

VYMERIAVACÍM ZÁKLADOM PRE VÝPOČET ODVODOV na sociálne poistenie je hrubá mzda zamestnanca. Minimálny vymeriavací základ síce nie je stanovený, ale keďže zamestnávateľ je povinný poskytovať každému zamestnancovi aspoň minimálnu mzdu, je vlastne nepriamo určený minimálny vymeriavací základ vo výške minimálnej mzdy stanovenej pre ten-ktorý kalendárny rok. Pre rok 2019 bola výška minimálnej mzdy stanovená sumou 520 eur.

Maximálny vymeriavací základ sa určí ako 7-násobok priemernej mesačnej mzdy v hospodárstve Slovenskej republiky dosiahnutej za kalendárny rok, ktorý dva roky predchádza kalendárnemu roku, v ktorom sa platí poistné. V roku 2017 to bola suma 954 eur, a tak maximálnym vymeriavacím základom pre rok 2019 je suma 6 678 eur (7 x 954 eur). Uvedený maximálny vymeriavací základ sa však nevzťahuje na úrazové poistenie, pre ktoré maximálny vymeriavací základ zákon nestanovuje.

ZAMESTNANEC PLATÍ POISTNÉ VO VÝŠKE

·         1,4 % z vymeriavacieho základu na nemocenské poistenie

·         4 % z vymeriavacieho základu na starobné poistenie

·         3 % z vymeriavacieho základu na invalidné poistenie

·         1 % z vymeriavacieho základu na poistenie v nezamestnanosti.

ZAMESTNÁVATEĽ PLATÍ POISTNÉ VO VÝŠKE

·         1,4 % z vymeriavacieho základu na nemocenské poistenie

·         14 % z vymeriavacieho základu na starobné poistenie

·         3 % z vymeriavacieho základu na invalidné poistenie

·         1 % z vymeriavacieho základu na poistenie v nezamestnanosti

·         0,25 % z vymeriavacieho základu na garančné poistenie

·         4,75 % z vymeriavacieho základu do rezervného fondu solidarity.

·         0,80 % z vymeriavacieho základu na úrazové poistenie.

Na určenie vymeriavacieho základu je významné rozhodujúce obdobie (ust. § 139), pričom rozhodujúcim obdobím na určenie vymeriavacieho základu zamestnanca je kalendárny mesiac, za ktorý platí poistné na nemocenské poistenie, poistné na dôchodkové poistenie a poistné na poistenie v nezamestnanosti. Rozhodujúcim obdobím na určenie vymeriavacieho základu zamestnávateľa je kalendárny mesiac, za ktorý platí poistné.

Tabuľka odvodov zamestnanca na sociálne poistenie

Z uvedenej tabuľky vyplýva, že zamestnanec platí na sociálne poistenie odvody v minimálnej výške spolu 48,88 eur a v maximálnej výške spolu 627,73 eur.

Tabuľka odvodov zamestnávateľa na sociálne poistenie

Z uvedenej tabuľky vyplýva, že zamestnávateľ platí na sociálne poistenie (bez odvodov na úrazové poistenie, pri ktorom zákon nestanovuje maximálny vymeriavací základ a teda nie je určená maximálna výška odvodov) odvody v minimálnej výške spolu 126,88 eur a v maximálnej výške spolu 1 629,42 eur.

Na samostatne zárobkovo činnú osobu sa vzťahuje nemocenské poistenie, starobné poistenie, invalidné poistenie a tiež rezervný fond solidarity. Samostatne zárobkovo činná osoba môže byť dobrovoľne poistená osoba v nezamestnanosti.

Samostatne zárobkovo činná osoba je povinne nemocensky poistená, ak jej príjem z podnikania a z inej samostatnej zárobkovej činnosti alebo výnos súvisiaci s podnikaním a s inou samostatnou zárobkovou činnosťou bol vyšší ako 12-násobok vymeriavacieho základu, ktorý je mesačne najmenej vo výške 50 % jednej dvanástiny všeobecného vymeriavacieho základu za kalendárny rok, ktorý dva roky predchádza kalendárnemu roku, v ktorom sa platí poistné.

Rozhodujúcim obdobím na určenie vymeriavacieho základu povinne nemocensky poistenej a povinne dôchodkovo poistenej samostatne zárobkovo činnej osoby je

• v období od 1. januára do 30. júna kalendárneho roka kalendárny rok, ktorý dva roky predchádza kalendárnemu roku, v ktorom táto samostatne zárobkovo činná osoba platí poistné na nemocenské poistenie, poistné na dôchodkové poistenie a poistné do rezervného fondu solidarity
• v období od 1. júla do 31. decembra kalendárneho roka kalendárny rok predchádzajúci kalendárnemu roku, v ktorom táto samostatne zárobkovo činná osoba platí poistné na nemocenské poistenie, poistné na dôchodkové poistenie a poistné do rezervného fondu solidarity.

Aj keď suma odvodov sa mení k 1. januáru príslušného kalendárneho roka, je pre samostatne zárobkovo činné osoby dôležitý aj dátum 1. júl, nakoľko časti samostatne zárobkovo činných osôb povinnosť platiť odvody vznikne a iným zanikne.

Pre samostatne zárobkovo činné osoby je totiž 1. júl (prípadne 1. október pri predĺžení lehoty na podanie daňového priznania) každoročne termínom, ku ktorému sa prehodnocuje vznik a zánik povinného poistenia,vymeriavací základ a výška poistného, ktorú je potrebné v nasledujúcich mesiacoch platiť.

Od 1. júla 2018, resp. od 1. októbra 2018 alebo dňom opätovného oprávnenia samostatne zárobkovo činnej osoby na výkon alebo prevádzkovanie činnosti resp. dňom opätovného vykonávania tejto činnosti podľa jej čestného vyhlásenia (pri činnostiach, ktoré možno vykonávať bez oprávnenia), vzniká povinné nemocenské poistenie a povinné dôchodkové poistenie samostatne zárobkovo činnej osobe, ktorej príjem (bez odpočítania výdavkov) bol za rok 2017 vyšší ako 5 472 eur. Ak príjem samostatne zárobkovo činnej osoby za rok 2018 presiahol hranicu 5 724 eur, vznikne jej povinnosť platiť odvody do Sociálnej poisťovne od 1. júla 2019, resp. od 1. októbra 2019.

Vymeriavací základ (ust. § 138) povinne nemocensky poistenej a povinne dôchodkovo poistenej samostatne zárobkovo činnej osoby je podiel jednej dvanástiny základu dane z príjmov samostatne zárobkovo činnej osoby uvedených v zákone (ust. § 3 ods. 1 písm. b/ a ods. 2 a 3) nezníženého o zaplatené poistné na povinné verejné zdravotné poistenie, poistné na povinné nemocenské poistenie, poistné na povinné dôchodkové poistenie a príspevky na starobné dôchodkové sporenie, ktoré sa platia spolu s poistným na starobné poistenie z povinného dôchodkového poistenia, poistné do rezervného fondu solidarity povinne dôchodkovo poistenej samostatne zárobkovo činnej osoby a upraveného o príjmy a výdavky, ktoré sa nezahŕňajú do vymeriavacieho základu, a koeficientu 1,486.

Takto určený vymeriavací základ sa použije od 1. júla kalendárneho roka nasledujúceho po kalendárnom roku, za ktorý mala povinne nemocensky poistená a povinne dôchodkovo poistená samostatne zárobkovo činná osoba daný príjem do 30. júna nasledujúceho kalendárneho roka.

Vymeriavací základ povinne nemocensky poistenej a povinne dôchodkovo poistenej samostatne zárobkovo činnej osoby (aj dobrovoľne poistenej osoby v nezamestnanosti) je mesačne najmenej vo výške 50 % jednej dvanástiny všeobecného vymeriavacieho základu za kalendárny rok, ktorý dva roky predchádza kalendárnemu roku, za ktorý sa platí poistné. Keďže zákon v danom prípade hovorí „najmenej vo výške 50 %“, znamená to, že ide o minimálny vymeriavací základ, z ktorého sú uvedené osoby povinné platiť odvody. Pre rok 2019 sa pre výpočet minimálneho vymeriavacieho základu použije priemerná mzda za rok 2017, teda minimálny vymeriavací základ je 50 % zo sumy 954 eur, t.j. 477 eur.

Vymeriavací základ pre samostatne zárobkovo činnú osobu v úhrne je mesačne najviac na platenie poistného na nemocenské poistenie, na platenie poistného na dôchodkové poistenie a na platenie poistného do rezervného fondu solidarity v kalendárnom roku 7-násobok jednej dvanástiny všeobecného vymeriavacieho základu, ktorý platil v kalendárnom roku, ktorý dva roky predchádza kalendárnemu roku, v ktorom sa platí poistné na príslušné poistenie. Keďže zákon v danom prípade hovorí „najviac“, znamená to, že ide o maximálny vymeriavací základ. Pre rok 2019 sa aj pre výpočet maximálneho vymeriavacieho základu použije priemerná mzda za rok 2017, teda maximálny vymeriavací základ je 7 x 954 eur, t.j. 6 678 eur.

(Viac nielen o tejto téme sa dočítate v mesačníku PaM 3/2019)

Ing. Šukalová Viera, EUR ING, PhD.

Personálna práca (personalistika) predstavuje systém činností, ktorá zahrňuje prácu s ľuďmi v pracovnom procese, je jedným zo subsystémov manažmentu organizácie, pričom sa vzťahuje na najdôležitejší prvok pracovného procesu. Riadenie ľudských zdrojov je strategicky a logicky premyslený prístup k riadeniu ľudí, ktorí v organizácii pracujú a ktorí individuálne i kolektívne prispievajú k dosiahnutiu cieľov organizácie.

ÚLOHOU PERSONALISTIKY je zabezpečiť organizácii dostatok schopných a motivovaných zamestnancov a pomocou nich dosahovať strategické ciele organizácie. Úlohy riadenia ľudských zdrojov nachádzajú svoj konkrétny výraz v tzv. personálnych činnostiach; systém personálnych činností, ktorý ovplyvňuje výkon organizácie tým, že ovplyvňuje výkon zamestnancov. Sú to získavanie uchádzačov o obsadenie pracovného miesta, výber z uchádzačov, prijímanie a adaptácia zamestnancov ako aj ďalšie personálne činnosti. Významnú úlohu má aj mobilita zamestnancov, vďaka ktorej je možné uplatňovať personálnu politiku podniku.

Rozmiestňovaním zamestnancov sa podnik snaží o praktickú realizáciu všetkých hlavných úloh personálneho riadenia: dať správneho človeka na správne miesto, optimálne využívať jeho pracovné schopnosti, formovať tímy a rešpektovať potrebu personálneho a sociálneho rozvoja jedinca; ide teda o kvalitatívne, kvantitatívne, časové a priestorové spájanie pracovníkov s pracovnými úlohami, s pracovnými miestami. Zabezpečenie efektívneho využitia ľudských zdrojov pomáha zabezpečiť aj mobilita zamestnancov. Primárnu úlohu pri rozmiestňovaní pracovníkov majú pracovné miesta so svojimi požiadavkami a pracovnými podmienkami.

MOBILITA ZAMESTNANCOV ZNAMENÁ vytvorenie súladu medzi profilom pracovného miesta a profilom zamestnanca, pričom profil pracovného miesta je v tradičných organizáciách prioritný; snahou organizácie je nájsť najvhodnejšieho zamestnanca na obsadenie pracovného miesta. V súčasnosti organizácie „šijú“ pracovné úlohy na „mieru“ kľúčovému zamestnancovi (tailoring). Kľúčový zamestnanec je pre organizáciu dôležitý, je to napr. expert, talent. V tomto prípade je primárny profil zamestnanca pred profilom pracovného miesta.

Mobilita zamestnancov je definovaná ako nepretržitý proces zlaďovania počtu a štruktúry pracovných miest s počtom a štruktúrou pracovných síl, je to proces kvalitatívneho, kvantitatívneho, časového a priestorového súladu medzi zamestnancom a pracovným miestom.

Cieľom mobility je optimalizovať obojstranný vzťah medzi zamestnancom a vykonávanou prácou, zamestnancom a pracovnou skupinou, zamestnancom a organizáciou, a tým zabezpečiť zlepšenie individuálnej, skupinovej (tímovej) a organizačnej výkonnosti. Mobilita („spájanie“ zamestnanca s pracovným miestom) je súčasťou činnosti, ktorú poznáme pod pojmom staffing – ide o formovanie ľudských zdrojov organizácie zo stránky kvantitatívnej i kvalitatívnej. Pod kvantitatívnou stránkou rozumieme mimoorganizačnú a vnútroorganizačnú mobilitu zamestnancov, ktorá je výsledkom bilancovania vstupov a výstupov zamestnancov, tzn. ide o počet zamestnancov. Pod kvalitatívnou stránkou formovania pracovnej sily sa rozumieme zmena v kompetenciách zamestnancov z organizácie odchádzajúcich a do organizácie prichádzajúcich. Na základe toho možno staffing definovať ako formovanie počtu, štruktúry a pracovných schopností ľudských zdrojov organizácie, riadenie kvantitatívnej a kvalitatívnej stránky jej mobility. Riadenie nie je samoúčelné, ale cielené a jeho cieľom je zabezpečenie úspešnosti organizácie nielen v súčasnej dobe (v tomto prípade ide skôr o rozmiestňovanie), ale zabezpečenie úspešnosti a konkurencieschopnosti v budúcnosti. Mobilita sa môže uskutočňovať vo vnútri organizácie, tzn. ide o vnútroorganizačnú (internú) mobilitu, ale môže ísť aj o mimoorganizačnú, resp. vonkajšiu (externú) mobilitu.

INTERNÁ MOBILITA ZAMESTNANCOV. Formy internej (vnútroorganizačnej) mobility:

–   preradenie zamestnanca na vyššiu pracovnú pozíciu (povýšenie),

–   transfer zamestnanca na inú, podobne náročnú prácu,

–   preradenie zamestnanca na nižšie pracovné miesto.

Pohyb zamestnancov vo vnútri organizácie možno chápať aj ako možné situácie, ktoré môžu nastať v ich kariére. Vnútroorganizačný pohyb vychádza z požiadavky, aby každý zamestnanec vykonával takú prácu, na akú má predpoklady. Táto požiadavka je želateľná nielen pre organizáciu, ale aj pre zamestnancov. V krajinách s vyspelou ekonomikou sa spravidla uplatňuje zásada, že pracovné miesta vyššej kategórie sa obsadzujú zamestnancami zvonku len výnimočne. Je to prejav úsilia lepšieho hospodárenia s vlastným ľudským kapitálom. Rozmiestňovanie má byť systematický proces a má vyjadrovať dynamiku zmien organizácie, ktoré sa môžu odvíjať od strategických koncepcií, alebo môže ísť o riešenie situačných potrieb.

PRERADENIE ZAMESTNANCA NA „VYŠŠIE“ PRACOVNÉ MIESTO (POVÝŠENIE). Povýšenie znamená postup zamestnanca v hierarchii pracovných funkcií, zahŕňa väčšiu mieru zodpovedností a právomocí a zvyčajne je to jedna z najpríjemnejších udalostí, ktoré sa môžu zamestnancovi prihodiť. Organizácia tým prejavuje uznanie zamestnancovi za vykonanú prácu a za výsledky v oblasti jeho kariérneho rozvoja.Tento vnútroorganizačný pohyb nie je živelný, ale je výsledkom zámernej a plánovitej starostlivosti o optimalizáciu stavu zamestnancov.

K povýšeniu zamestnanca môže dôjsť na základe priameho rozhodnutia top manažmentu alebo po úspešne zvládnutom výberovom konaní na voľné pracovné miesto vo vnútri organizácie. Priame rozhodnutie o povýšení zamestnanca sa využíva skôr v malých organizáciách, pretože zamestnanci sa navzájom poznajú. Využíva sa tiež v byrokratických organizáciách ako priame menovanie do funkcie. Rozhodnutie manažmentu o povýšení zamestnanca má vychádzať z podrobného hodnotenia možných kandidátov. Povýšenie na základe výkonu, resp. na základe zásluh.

TRANSFER ZAMESTNANCA znamená jeho preradenie na podobne náročné pracovné miesto na iné pracovisko, tzn. presun zamestnanca po horizonte pracovných funkcií. Takže obsah práce, význam i plat sú približne rovnaké. Ide o prípady, kedy zamestnanec nemôže vykonávať doterajšiu prácu z objektívnych dôvodov, a preto je premiestnený na iné pracovisko (napr. pre reorganizáciu). V tomto prípade je dôležité vysvetliť zamestnancovi dôvody preradenia. Tiež môže ísť o subjektívne dôvody (napr. nespokojnosť, zlé medziľudské vzťahy).

V tomto prípade je potrebné žiadosť o preradenie dobre preskúmať a zistiť skutočné dôvody. Uskutočňovanie transferu má byť odborne pripravené, pretože v podstate ide o obsadenie pracovnej pozície novým zamestnancom.

PRERADENIE ZAMESTNANCA NA NIŽŠIE PRACOVNÉ MIESTO znamená, že zamestnanec postupuje smerom dole v hierarchii pracovných miest. Táto situácia je zvyčajne sprevádzaná negatívnymi reakciami zamestnanca; následkom čoho zvyčajne dochádza aj k zníženiu mzdy.

K preradeniu zamestnanca na nižšiu pracovnú funkciu dochádza z dôvodov, ak:

a)  práca, resp. pracovná funkcia zamestnanca sa prestala vykonávať v dôsledku zmien výrobného programu, zmien v technike, organizácii výroby a pod. (organizačné dôvody). Spôsob takého premiestnenia upravuje Zákonník práce,

b)  zamestnanec nemôže vykonávať doterajšiu prácu zo zdravotných dôvodov, pre chorobu, vzhľadom na vek alebo z dôvodu tehotenstva ženy. Môže to byť aj preto, že práca vyžaduje jednostranné zaťaženie, resp. jednostrannú polohu, napr. sedenie, státie, stále zohnutá ruka, atď., a preto dochádza k redesignu pracovného miesta. Spôsob takého premiestnenia upravuje Zákonník práce,

c)  zamestnanec zastupuje dlhodobo neprítomného zamestnanca (choroba, pracovné voľno bez náhrady mzdy, stáž a pod.). Spôsob takého premiestnenia upravuje Zákonník práce,

d)  ak je to potrebné podľa právoplatného rozhodnutia súdu, napr. sprenevera peňazí pokladníka a na jeho miesto preradíme iného zamestnanca. Spôsob takého premiestnenia upravuje Zákonník práce.

VNÚTROORGANIZAČNÁ MOBILITA A PRAX. Nie v každej organizácii je sledovanie vnútroorganizačnej mobility rovnaké. Vo veľkých organizáciách môže byť zriadená funkcia referenta pre mobilitu. V malej organizácii takáto funkcia neexistuje, jej vytvorenie by nebolo efektívne. Premiestnenie zamestnanca znamená zmenu v jeho pracovnej zmluve. Tieto otázky spravidla rieši Zákonník práce. Vnútroorganizačný pohyb ukazuje, že potreby majú všetci zamestnanci, rozdiel je ale v ich hierarchii. V každom prípade je vnútroorganizačný pohyb funkčný, umožňuje sebarealizáciu zamestnancov. Naproti tomu vysoký stupeň takéhoto pohybu je neželateľný, svedčí napr. o neúspechu zamestnancov pri vyrovnávaní sa s problémami pri práci, ale aj o neúspechu manažéra v práci s ľuďmi.

Vnútroorganizačný pohyb je preto potrebné sledovať a analyzovať personálnym manažérom i riadiacim aparátom organizácie, lebo má svoje príčiny, priebeh, formy i dôsledky. Cieľom analýzy je hľadanie možností, ako využiť pozitíva mobility v prospech fungovania organizácie.

EXTERNÁ MOBILITA ZAMESTNANCOV je riešená z dvoch uhlov pohľadu:

-    aktívna stránka – t. j. získavanie uchádzačov o obsadenie pracovného miesta a o prácu pre organizáciu, výber a prijímanie nových zamestnancov z externého trhu práce,

-    pasívnu stránku tvorí niekoľko foriem odchodu z organizácie, resp. ukončenia pracovného pomeru:

1.  penzionovanie,

2.  prepustenie (skončenie pracovného pomeru zo strany organizácie),

3.  rezignácia, t. j. výpoveď zo strany zamestnanca,

4.  úmrtie.

PENZIONOVANIE ZAMESTNANCOV znamená odchod zamestnanca z organizácie na základe dosiahnutia dôchodkového veku. Ide o zavŕšenie pracovnej kariéry človeka. Podniková personálna politika môže byť orientovaná tak, že takýmto zamestnancom je daná možnosť naďalej pracovať v organizácii a zastávať pôvodné pracovné miesto alebo je zamestnanec preradený na iné pracovné miesto (flexibilný odchod do dôchodku). Napr. zamestnanec môže zastávať pracovné miesto kouča, čím sú využité jeho pracovné skúsenosti a sociálne kontakty. Zamestnanec vníma, že je pre organizáciu stále dôležitý. Personálna politika ale nemusí umožniť zamestnancovi, ktorý dosiahol dôchodkový vek zotrvať v organizácii v pracovnom pomere (fixný odchod do dôchodku).

METÓDY ZNIŽOVANIA POČTU ZAMESTNANCOV

Downsizing – metódy znižovania stavu zamestnancov (metódy sú zoradené podľa sociálnej záťaže na zamestnancov)

1.  Umiestnenie zamestnanca vo vhodnom zamestnaní (pracovnom mieste) na iných pracoviskách zamestnávateľa (vo vnútri organizácie). Ak je medzi nadbytočnými zamestnancami kompetentný a kvalitný, organizácia by mu mala ponúknuť iné vhodné pracovné miesto (premiestnenie na iné pracovisko organizácie) aj za cenu výpovede súčasnému zamestnancovi, s ktorým je možné skončiť pracovný pomer podľa ustanovení Zákonníka práce. Predpokladom je ale objektívnosť manažérov a ich profesionálne hodnotenie zamestnancov.

2.  Outsourcing – aktívne vytvorenie nových pracovných miest pre súčasných zamestnancov podporou ich vlastných podnikateľských aktivít a dodávaním služieb a výrobkov, ktoré predtým boli náplňou ich pracovnej činnosti v organizácii.

3.  Outplacement – pomoc pri umiestňovaní zamestnancov mimo organizáciu. Outplacement predpokladá plánovanie a riadenie celého procesu skončenia pracovného pomeru. Potreba znižovania stavu zamestnancov by sa nemala pred zamestnancami tajiť. Predpokladá sa pritom aj poskytnutie pomoci pri hľadaní nového uplatnenia uvoľneným zamestnancom. Dôležitú úlohu majú personálni manažéri, ktorí by sa mali proaktívne a aktívne realizovať pri skončení pracovného pomeru.

PRI NADBYTOČNOSTI organizácie riešia otázku výberu zamestnancov, s ktorými bude skončený pracovný pomer. Kritériom výberu je spravidla buď minulý výkon zamestnanca alebo je kritériom dĺžka zamestnania v organizácii.

1.  Metóda LIFO (Last In First Out) - Kritériom je dĺžka zamestnania, čo je objektívne zistiteľné kritérium. Metóda je založená na zásade, že pracovne starší zamestnanci majú väčšie morálne právo na prácu. V podstate ide o veľmi pohodlnú metódu, ľahko zdôvodniteľný dôvod, v organizácii ostávajú skúsenejší zamestnanci.

2.  Metóda založená na pracovnom výkone - Kritériom výberu je pracovný výkon. Uplatňuje sa zásada, že výkonnejší zamestnanci majú väčšie morálne právo na prácu. Toto kritérium je možné uplatniť len v prípade, že organizácia systematicky hodnotí prácu a správanie sa zamestnancov formálnym typom hodnotenia.

ZÁVER - Rozmiestňovaním i mobilitou pracovníkov sa podnik snaží o praktickú realizáciu všetkých hlavných úloh personálneho riadenia: dať správneho človeka na správne miesto, optimálne využívať jeho pracovné schopnosti, formovať tímy a rešpektovať potrebu personálneho a sociálneho rozvoja jedinca.

Použitá literatúra • ARMSTRONG, M. Armstrong‘s Handbook of Human Resource Management Practice. London Kogan Page Limited, 2009. • BLÁHA, J. a kol. Pokročilé řízení lidských zdrojů. Brno: Edika, 2013. • KACHAŇÁKOVÁ, A. a kol. Riadenie ľudských zdrojov. Personálna práca a úspešnosť podniku. Bratislava: Sprint, 2007. • KRAVČÁKOVÁ, G. Manažment ľudských zdrojov. UPJŠ Košice, 2014.

Poradca – (Poradca), č. 7-8/2019 (I/2019)

• Zákon o dani z príjmov – úplné znenie zákona s komentárom

Poradca – (Poradca), č. 6/2019 (XII/2018)

• Zákon o DPH – úplné znenie zákona s komentárom

Práce a mzdy – bez chýb, pokút a penále – (PaM), č. 3/2019 (I/2019)

• Zmeny v zákone o dani z príjmov od 1. 1. 2019
• Odvody poistného od 1. 1. 2019
• Zamestnávanie cudzincov
• Konto pracovného času
• Potvrdenie o príjmoch zo závislej činnosti

Dane, účtovníctvo, odvody – bez chýb pokút a penále (DUO), č. 3/2019 (I/2019)

• Novela zákona o DPH
• Zákon o dani z príjmov - zmeny od roku 2019
• Daňový a účtovný aspekt kurzových rozdielov
• Priznávanie dane z nehnuteľnosti v roku 2019
• Daň z poistenia – aktuálna právna úprava
• Poistné na zdravotné poistenie

1 000 riešení, č. 2-3/2019 (I/2019)

• Daňové priznania FO a PO za rok 2018
• ZDP – novela zákona

ODBORNÉ TEMATICKÉ PUBLIKÁCIE:

• Daňové a nedaňové výdavky 2018 – prehľad daňových a nedaňových výdavkoch

• Podnikáme ekonomicky a bezpečne bez chýb, pokút a penále – komplexný pohľad na bezpečnosť na pracovisku
• Vnútropodnikové smernice - metodika tvorby vnútropodnikových predpisov
• Kontrola podnikania - správne zákonné postupy v oblastí daní a pracovnoprávnych vzťahov, oblasti, ktoré môžu byť pri podnikaní kontrolované
• Daňové a mzdové zákony – úplné znenia daňových a mzdových zákonov
• Zákonník práce –úplné znenie zákona (A6, 240 str.)
• Školský zákon – úplné znenie zákona ( A6, 278 str.)
• Zákon o strelných zbraniach a strelive – úplné znenie zákona (A6, str. 240)
• Daňová optimalizácia – správne optimalizovanie daňovej povinnosti

• Pracovnoprávny výkladový slovník - cca 2 000 pojmov súvisiacich so zákonníkom práce a súvisiacich predpisov

• Výkladový slovník pre verejnú správu – 1800 odborných pojmov a výrazov
• 100 otázok a odpovedí daň z príjmov FO a PO – otázky z praxe
• 100 otázok a odpovedí – účtovanie JÚ a PÚ – otázky z praxe
• Vzory zmlúv, žalôb a podaní – vzory zmlúv +  CD so 400 editovateľnými vzormi zmlúv, žalôb a podaní

·         Účtovná závierka v podvojnom a jednoduchom účtovníctve za rok 2018 - postupy při spracovávaní účtovnej závierky za rok 2018 a praktické príklady

·         Daňové priznania, ročné zúčtovanie preddavkov na daň za rok 2018 – aktuálne informácie pre zpracovávanie daňových priznaní a ročného zúčtovania

·         Odvody poistného od 1. 1. 2019 - nové sumy odvodov na sociálne a zdravotné poistenie, ktoré je potrebné platiť od 1.1.2019 pre jednotlivé kategórie zamestnancov, zamestnávateľov, dohodárov, SZČO, spoločníkov, konateľov ...

·         Povinnosti zamestnávateľa 2019 - práva a povinnosti zamestnávateľa a zamestnanca

·         GDPR – ochrana osobných údajov – komentáre, nariadenia, príklady z praxe

Poradca – (Poradca), č. 9/2019 (II/2019)

• Zákon o ochrane, podpore a rozvoji verejného zdravia – úplné znenie zákona s komentárom

Práce a mzdy – bez chýb, pokút a penále – (PaM), č. 4-5/2019 (II/2019)

• Zmeny v zákone o sociálnom poistení
• Služby zamestnanosti po novom
• Zamestnávanie zamestnancov s ŤZP
• Platobná neschopnosť zamestnávateľa
• Úlohy inšpektorátu práce
• Zmeny v školskom zákone
• Financovanie škol a školských zariadení

Dane, účtovníctvo, odvody – bez chýb pokút a penále (DUO), č.4-5/2019 (II/2019)

• Novela zákona o DPH
• Zákon o dani z príjmov – novela zákona
• Priznávanie dane z nehnuteľnosti v roku 2019
• Daň z poistenia – aktuálna právna úprava

1 000 riešení, č. 4-5/2019 (II/2019)

• DPH - novela zákona
• Daňové a nedaňové výdavky 2019