Zverejňovanie dohôd a zmlúv

Dohody sa zverejňujú v Centrálnom registri zmlúv, pričom spomeniem najmä dohody o vzájomnom zápočte, dohody o zvyšovaní kvalifikácií, dohody o uznaní dlhu, dohody o splátkovom kalendári s nájomcom alebo dodávateľom/odberateľom alebo tiež aj dohoda o používaní služobného (referentského) vozidla na súkromné účely. Aké zmeny nastali po zmene zákona?

Budeme sa venovať správnosti a úplnosti zverejňovania zmlúv a dohôd ako právnych úkonov v Centrálnom registri zmlúv. Práve novelou zákona č. 211/2000 Z. z. o slobodnom prístupe k informáciám a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov sa vypustila výnimka pre územnú samosprávu i školy a školské zariadenia, ktoré teda od 31. marca 2022 povinne zverejňujú zmluvy v Centrálnom registri zmlúv (alebo CRZ v texte príspevku) s ohľadom na pravidlá a podmienky transparentného konania voči verejnosti v zmysle novelizovaného zákona č. 211/2000 Z. z. o slobodnom prístupe k informáciám.

Zmluvu je možné vložiť do systému cez Nahrať zmluvu alebo dodatok k zmluve a následne priložiť k tejto zmluve alebo dodatku vyššie spomenuté údaje (povinné údaje, ktoré definujú zmluvu a bez týchto údajov nemožno žiadnu zmluvu v Centrálnom registri zverejniť).

Zmluvu možno nahrať manuálne ako zadávanie údajov prostredníctvom formátu.pdf súboru cez webové rozhranie vytvorením prístupových práv. Rovnako tiež alternatívne cez konvertovanie zmluvy z formátu Word do.pdf dokumentu (iný formát nemožno použiť pre účely zverejňovania).

Na čo pri zverejňovaní nezabudnúť?

1.  Zverejňujú sa zmluvy ako celok

2.  Obchodné podmienky, kalkulácie a poklady k zmluve nemusia byť zverejnené

3.  Prílohy sa musia zverejňovať

4.  Zmluvy sa neuverejňujú vo formáte ako si stanoví subjekt verejnej správy, výlučne v.pdf formáte a to:

-    konverziou z Wordu alebo iného editora do formátu.pdf

-    scanom do.pdf formátu

5.  Zmluva sa uverejní bezodkladne po uzatvorení zmluvy (podpísaní)

6.  Zmluva sa ponechá zverejnená po dobu desiatich rokov od zverejnenia

7.  Zverejnenie sa týka aj jednorazových zmlúv

8.  Zverejnenie sa týka aj zmlúv s nízkou finančnou hodnotou a zmlúv o prevode vlastníctva

9.  Zmluvy, ktoré sa nevzťahujú k nakladaniu s majetkom alebo s verejnými prostriedkami (informáciou o sume, ktorá sa použila), nepodliehajú povinnému zverejneniu

10. Zmluva sa uverejní so všetkými údajmi, okrem údajov, ktoré sú osobného charakteru a to len v prípade fyzických osôb (pozn.: zverejní sa aj adresa fyzickej osoby, fyzickej osoby – podnikateľa a sídlo právnickej osoby)

11. Nie je potrebné, okrem zverejnenej zmluvy v Centrálnom registri zmlúv, vytvárať tabuľku s údajmi zo zmluvy alebo prehľad o uzatvorenej zmluve na Vašom webovom sídle (internetovej stránke) alebo na úradnej tabuli (v samospráve obcí/miest a mestských častí).

Upozornenia k lehotám, ktoré stále platia

V zmysle ustanovení § 47a zákona č. 40/1964 Zb. Občianskeho zákonníka v znení neskorších predpisov sa zmluva, ktorá nebola zverejnená do troch kalendárnych mesiacov po jej uzatvorení platí, že táto zmluva je nulitná (bez právne základu, teda ako by nebola nikdy uzatvorená). V reálnom živote dochádza niekedy k nezverejneniu, napríklad dodatku k zmluve nie však úmyselne, ale nedopatrením a z takto doplnenej zmluvy sa poskytnú služby a finančné plnenie, ktoré nie je možné si neplatnosťou zmluvy už vrátiť. Z tohto dôvodu je v praxi problematické napraviť vôľu a účinky zmluvy, ktoré vyvolali. Obec môže v tomto prípade postupovať spôsobom, kedy si s druhou zmluvnou stranou môže uzatvoriť dohodu o vzájomnom zápočte a v nej sa zadefinuje aj povinnosť uzatvorenia novej zmluvy.

Osobné údaje vo vzťahu k zverejňovaniu v kocke

V praxi zverejňovania sa najviac zamestnanci stretávajú s osobnými údajmi, ktoré majú všeobecný (bežný) charakter a teda ide o osobné údaje, napríklad meno a priezvisko, rodné číslo, súkromný telefónny kontakt alebo emailový kontakt, dátum narodenia, adresa a podobne.

Osobnými údajmi disponujú iba fyzické osoby. Za osobitnú kategóriu osobných údajov sa právnej upraví ochrany osobných údajov nepovažuje rodné číslo, ale požíva rovnakú zákonnú ochranu vrátane zákazu zverejňovania rodného čísla, s výnimkou prípadu ak dotknutá osoba sama rodné číslo zverejní a takisto fotografia, pokiaľ nie je vyhotovená na účely spracúvania osobitnej kategórie osobných údajov, sa nepovažuje za udaj osobitnej kategórie.

Prevádzkovateľ spracúva osobné údaje bez súhlasu dotknutej osoby, ak spracúvanie osobných údajov je nevyhnutné na plnenie zmluvy, v ktorej vystupuje dotknutá osoba ako jedna zo zmluvných straň, alebo na vykonanie opatrenia pred uzatvorením zmluvy na základe žiadosti dotknutej osoby, teda v rámci predzmluvných vzťahov.

Príklad 1

Škola má podpísanú zmluvu o nájme v rozsahu siedmich hodín. Ako postupuje pri zverejňovaní?

Škola zverejní zmluvu bez osobných údajov a ponechá meno fyzickej osoby/obchodné meno právnickej osoby/združenia a zatrie, či prekryje podpisy. Zmluva sa uverejní bezodkladne po jej uzatvorení – podpísaní zmluvy v Centrálnom registri zmlúv. Zmluva zostane zverejnená počas piatich rokov od jej riadneho zverejnenia v registri.

Príklad 2

Organizácia školstva v samospráve zverejnila zmluvu v roku 2018 na svojom webovom sídle. V roku 2024 podpísala dodatok k uvedenej zmluve. Ako má teraz postupovať? Ponechá organizácia zverejnený dodatok alebo aj dodatok a pôvodnú zmluvu?

Organizácia povinne ponechá zmluvu aj dodatok na webovom sídle, resp. v Centrálnom registri zmlúv od 31. 3. 2022 vrátane (zmluva na webe a dodatok v súčasnom roku v Centrálnom registri zmlúv). Ak by zmluvu vymazala z vlastného webového sídla alebo požiadala o jej vypustenie z Centrálneho registra zmlúv, porušila by zákonnú lehotu zverejnenia zmluvy (pozn. autora: v súčasnosti desať rokov).

Príklad 3

Ak zamestnanec školy alebo zariadenia nesprávne uvedenie v CRZ údaje o zmluve alebo sumu alebo názov zmluvnej strany, ako správne zrealizuje opravu?

Opravu alebo úpravu už zverejnených údajov v Centrálnom registri zmlúv nevieme sami opraviť, pričom o túto opravu alebo úpravu je potrebné požiadať Úrad Vlády Slovenskej republiky a to emailom. Žiadosť je potrebné poslať elektronicky (výlučne emailom) na adresu: crz-support@vlada.gov.sk. Vzor žiadosti je nasledovný (pozn. autora: náležitosti uvedené v orientačnej žiadosti sú povinné):

PhDr. Jozef Sýkora, MBA, DrSc.

§ 47a zákona č. 40/1964 Zb., Občiansky zákonník
citácia na strane 50

Účinnosť povinne zverejňovaných zmlúv

(1) Ak zákon ustanovuje povinné zverejnenie zmluvy, zmluva je účinná dňom nasledujúcim po dni jej zverejnenia.

(2) Účastníci si môžu dohodnúť, že zmluva nadobúda účinnosť neskôr po jej zverejnení.

(3) Zmluva uzavretá na účely odstránenia následkov mimoriadnej udalosti bezprostredne ohrozujúcej život, zdravie, majetok alebo životné prostredie, je účinná bez zverejnenia. Rovnako je bez zverejnenia účinné aj ustanovenie zmluvy, ktoré obsahuje informáciu, ktorá sa podľa osobitného zákona nesprístupňuje.

(4) Ak sa do troch mesiacov od uzavretia zmluvy alebo od udelenia súhlasu, ak sa na jej platnosť vyžaduje súhlas príslušného orgánu, zmluva nezverejnila, platí, že k uzavretiu zmluvy nedošlo.

§ 48 zákona č. 40/1964 Zb., Občiansky zákonník
citácia na strane 50

(1) Od zmluvy môže účastník odstúpiť, len ak je to v tomto alebo v inom zákone ustanovené alebo účastníkmi dohodnuté.

(2) Odstúpením od zmluvy sa zmluva od začiatku zrušuje, ak nie je právnym predpisom ustanovené alebo účastníkmi dohodnuté inak.

§ 49 zákona č. 40/1964 Zb., Občiansky zákonník
citácia na strane 50

Účastník, ktorý uzavrel zmluvu v tiesni za nápadne nevýhodných podmienok, má právo od zmluvy odstúpiť.

§ 49a zákona č. 40/1964 Zb., Občiansky zákonník
citácia na strane 50

Právny úkon je neplatný, ak ho konajúca osoba urobila v omyle vychádzajúcom zo skutočnosti, ktorá je pre jeho uskutočnenie rozhodujúc...