Podľa § 71 ods. 1 písm. d) zákona o DPH sa neporušenosťou obsahu faktúry rozumie zachovanie obsahu faktúry, teda že obsah faktúry nebol zmenený. Za zásah do obsahu faktúry sa nepovažuje zmena formátu pri konvertovaní elektronickej faktúry, napríklad pre potreby jej uchovávania. Neporušenosť faktúry je povinnosťou každej zdaniteľnej osoby, či už ide o dodávateľa alebo odberateľa zdaniteľného plnenia. Zdaniteľná osoba sa môže rozhodnúť, aký spôsob zabezpečenia neporušenosti obsahu faktúry si zvolí. Ak si zdaniteľná osoba zvolí napríklad použitie zaručeného (kvalifikovaného) elektronického podpisu, pri zmene formátu na iný sa musí táto zmena zaznamenať v kontrolnom zázname.

Faktúry musia byť čitateľné ľudským okom. Najčastejšou formou zasielania elektronických faktúr je ich zasielanie mailovou komunikáciou v PDF formáte, ktoré požiadavku čitateľnosti ľudským okom spĺňajú v plnom rozsahu. Elektronické faktúry v podobe štruktúrovaných správ, ako napríklad XML, alebo správy EDI sa v pôvodnom formáte nepovažujú za čitateľné ľudským okom. Za čitateľné je ich možné považovať až po ich konverzii do formátu, ktorý je čitateľný ľudským okom. Podmienka čitateľnosti elektronickej faktúry sa bude považovať za splnenú, ak je možné faktúru na požiadanie zobraziť v primeranom čase rovnakým spôsobom. Na účel zabezpečenia čitateľnosti faktúry musí byť počas celého obdobia uchovávania faktúry k dispozícii vhodný a spoľahlivý prehliadač formátu elektronickej faktúry. Podmienka čitateľnosti u papierových faktúr nie je splnená, ak sú údaje na faktúre nečitateľné, čo môže byť spôsobené nesprávnym uchovávaním faktúr, prípadne použitím netrvanlivej tlačiarenskej techniky.

Vierohodnosť pôvodu, neporušenosť obsahu a čitateľnosť faktúry

môže zdaniteľná osoba zabezpečiť jedným z nasledovných spôsobov, resp. ich kombináciou:

–   kontrolnými mechanizmami podnikových procesov (u listinných aj elektronických faktúr),

–   zaručeným elektronickým podpisom (u elektronických faktúr),

–   elektronickou výmenou údajov (EDI) (u elektronických faktúr),

–   iným spôsobom zabezpečujúcim vierohodnosť a neporušenosť obsahu faktúry (u elektronických faktúr).

Elektronické faktúry môžu byť podpísané „obyčajným“ elektronickým podpisom, ktorý zaručuje, že faktúru vystavil dodávateľ a nevystavil a nezaslal ju niekto iný a obsah faktúry sa od podpísania elektronickým podpisom nezmenil. Podpísanie kvalifikovaným elektronickým podpisom nie je povinné, môže byť však použité, nakoľko je považované za vyššiu formu overenia odosielateľa.

Zákon podmieňuje vyhotovenie elektronickej faktúry súhlasom príjemcu tovaru alebo služby. Tento súhlas môže byť vyjadrený:

–   písomne, napr. písomným odsúhlasením návrhu dodávateľa so zasielaním elektronických faktúr;

–   elektronicky – emailom, napr. odberateľ odpovie kladne na mailový návrh na zasielanie elektronických faktúr;

–   ústne, odberateľ a dodávateľ sa ústne dohodnú na elektronickom zasielaní faktúr, alebo aj

–   samotným spracovaním faktúry zo strany príjemcu alebo jej úhradou. Za odsúhlasenie s elektronickým zasielaním faktúr sa považuje aj skutočnosť ak odberateľ zaslanú elektronickú faktúru od dodávateľa prijal, zaevidoval v svojej evidencii a následne ju uhradil.

Príjemca si musí byť istý, že je schopný po technickej stránke prijať elektronickú faktúru a zabezpečiť vierohodnosť jej pôvodu, neporušenosť obsahu a čitateľnosť.

Vzor písomného súhlasu so zasielaním elektronickej faktúry:

Súhlas so zasielaním elektronickej faktúry

Dodávateľ:

Odberateľ:

Adresa:

e-mail:

Podmienky poskytovania

–   Na základe súhlasu sa dodávateľ zaväzuje odosielať odberateľovi elektronickú faktúru formou elektronickej pošty na jeho e-mailovú adresu, ktorá je uvedená v súhlase.

–   Odberateľ vyhlasuje, že má výlučný prístup k e-mailovej adrese, ďalej vyhlasuje, že si je vedomý, že uvedené údaje sú predmetom obchodného tajomstva, a že je povinný toto obchodné tajomstvo zachovávať.

-  Elektronická faktúra je daňovým dokladom v zmysle § 71 ods. 2 zákona č. 222/2004 Z. z. o dani z pridanej hodnoty.

–   Dodávateľ nezodpovedá za poškodenie údajov dokladu, ktoré boli spôsobené poruchou na telekomunikačnej trase pri použití internetu.

–   V prípade pochybností sa doručenie elektronickej faktúry považuje za doručenú po uplynutí troch dní od dňa preukázateľného odoslania dokladu odberateľovi.

–   Odberateľ sa zaväzuje neodkladne oznámiť dodávateľovi, že faktúra nebola doručená. V prípade nesplnenia si povinností nie je dodávateľ povinný preukazovať odoslanie takejto faktúry a táto sa považuje za doručenú.

–   Odberateľ je oprávnený udelený súhlas odvolať písomnou formou adresovanou dodávateľovi.

Odberateľ týmto súhlasí zo zaslaním elektronickej faktúry na hore uvedený e-mail.

V …................  dňa.........................

Názov odberateľa:  .........................              Podpis …....................................

Príklad 1

Odberateľ dostal od dodávateľa mailom v prílohe faktúru vyhotovenú v PDF formáte, ktorá nie je podpísaná elektronickým podpisom. Je takáto faktúra akceptovateľná na účely zákona o DPH, čo sa týka požiadaviek, ktoré musia spĺňať faktúry?

Ak odberateľ zabezpečí vierohodnosť pôvodu, neporušenosť obsahu a čitateľnosť faktúry kontrolnými mechanizmami podnikových procesov, môže si z danej faktúry uplatniť odpočet dane pri splnení ostatných podmienok § 49 – § 51 zákona o DPH.

Príklad 2

Akou formou môže dať príjemcu tovaru alebo služby súhlas s vydávaním elektronickej faktúry zo strany dodávateľa?

Súhlas odberateľa s vydávaním elektronickej faktúry môže byť vyjadrený písomne, elektronicky – emailom, ústne alebo aj samotným spracovaním faktúry zo strany príjemcu alebo jej úhradou. Príjemca si musí byť istý, že je schopný po technickej stránke prijať elektronickú faktúru a zabezpečiť vierohodnosť jej pôvodu, neporušenosť obsahu a čitateľnosť.

Príklad 3

Odberateľ dostal od dodávateľa mailom v prílohe faktúru vyhotovenú v PDF formáte, ktorá je ručne podpísaná na doklade. Dodávateľ vopred neinformoval odberateľa o zaslaní faktúry mailom. Môže odberateľ prijatú faktúru mailom akceptovať alebo ju musíme vrátiť dodávateľovi s poznámkou vyžiadania písomného súhlasu so zasielaním elektronických faktúr? Je takáto faktúra akceptovateľná na účely zákona o DPH, čo sa týka požiadaviek, ktoré musia spĺňať faktúry?

Odberateľ môže akceptovať elektronicky zaslanú faktúru aj bez jeho predchádzajúceho písomného súhlasu ak táto spĺňa podmienky vierohodnosti pôvodu, neporušenosti obsahu a čitateľnosť faktúry. Za akceptáciu elektronickej faktúry sa považuje aj ústny súhlas, alebo jej spracovanie a následná úhrada. Z hľadiska DPH je rozhodujúce, aby faktúra spĺňala povinné obsahové náležitosti podľa § 71 a § 75 zákona o DPH.

Ing. Anton Kolembus