Vybrané kontrolné zistenia v oblasti personálnej agendy

Príspevok je venovaný oblasti kontrolných zistení v organizáciách verejnej správy a samosprávy s ohľadom na kontrolné činnosti autora v roku 2021. Kontrolné zistenia smerujú k nedodržaniam (nepostupovaniam) v zmysle pravidiel podľa normatívnych právnych aktov a tiež v zmysle zásad nakladania s verejnými prostriedkami. Aký je spôsob správneho zverejňovania vybraných dohôd, nakladanie s depozitným účtom rozpočtovej organizácie, oblasti hmotnej zodpovednosti a podobne?

Zverejňovanie dohôd ohľadom nakladania s majetkom na webovom sídle/­CRZ

Organizácie verejnej správy (štátnej správy a samosprávy) povinne zverejnia dohody o používaní vozidla na súkromné účely zamestnancom na webovom sídle (samospráva), resp. Centrálnom registri zmlúv (štátna správa a verejná správa). Rovnako tak sa zverejní povinne aj dohoda o vzájomnom zápočte a aj dohoda o používaní súkromného vozidla na služobné účely (pozn.: ak úhrady pohonných hmôt uhrádza zamestnávateľ – subjekt verejnej správy).

Treba dodať, že sa povinne na webovom sídle (t. j. internetovej stránke), resp. Centrálnom registri zmlúv uverejní taktiež aj dohoda používaní referentského vozidla.

V praxi sa kontrolou často zistí, že organizácia verejnej správy nezverejní podpísanú kolektívnu zmluvu alebo jej dodatky, čo je porušením zákona č. 211/­2000 Z. z. o slobodnom prístupe k informáciám a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov.

Vznik pracovného pomeru a kontrolné zistenie v oblasti finančnej kontroly a obligatórnej náležitosti

Pracovný pomer vzniká vždy a zásadne na základe pracovnej zmluvy – v písomnej podobe. Vo verejnej správe je povinné, aby pred vznikom pracovnej zmluvy bola riadne vykonaná základná finančná kontrola (pozn.: tiež sa povinne základnou finančnou kontrolou overí aj dohoda mimo pracovného pomeru, dohody o hmotnej zodpovednosti, dohody o používaní služobného vozidla, dohody o zrážkach zo mzdy, či dohody o splátkovom kalendári so zamestnancom a tiež dohody o zvyšovaní kvalifikácie alebo jednostranné výpovede dané zamestnancovi zo strany zamestnávateľa).

Nespísaním písomnej pracovnej zmluvy však zamestnávateľ porušuje uvedený normatívny právny predpis, za čo môže byt kontrolným orgánom postihovaný. Pracovná zmluva sa nezverejňuje a to ani v prípade prijatej infožiadosti v zmysle zákona č. 211/­2000 Z. z. o slobodnom prístupe k informáciám a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov. Pracovná zmluva musí obsahovať miesto výkonu práce a tiež povinne i:

-    výplatné termíny,

-    pracovný čas,

-    výmeru dovolenky a 

-    dĺžku výpovednej doby.

Časové rozlíšenie v roku 2022

S nákladmi vzniká povinnosť ich účtovania v tom účtovnom období, v ktorom vznikli, bez ohľadu na deň ich úhrady alebo deň ich vyrovnania iným spôsobom. Časové rozlišovanie je potrebné v prípadoch, ak:

-    vzniku nákladu časovo predchádza vznik výdavku (okrem nákladov, ktoré sa v zmysle postupov účtovania časovo nerozlišujú) – náklady budúcich období,

-    vzniku výdavku, ktorého výška je už známa na základe uzatvorených zmlúv, časovo prechádza vznik nákladu – výdavky budúcich období,

-    sa sleduje vznik nákladov vo vzťahu k určitému účelu, ktorého ekonomická životnosť (bude účtovnej jednotke prinášať výnosy) je viac účtovných období – komplexné náklady budúcich období.

Ktoré frekventované náklady sa časovo nerozlišujú?

-    pokuty, penále,

-    náklady na školenia a semináre,

-    náklady na marketingové štúdie,

-    náklady na prieskum trhu,

-    náklady na získanie noriem a certifikátov,

-    náklady na reklamu a propagáciu,

-    manká, škody a ostatné náklady podobného charakteru.

Prevod miezd na depozitný účet v rozpočtovej organizácii

Je vhodné úvodom príspevku uviesť, že depozitný účet je účtom samostatným (t. j. nie mimorozpočtovým, čo bolo dávnejšie zrušené novelizáciou zákona o rozpočtových pravidlách verejnej správy). Depozitný účet nie je peňažným fondom a ani sa na uvedené zriadenie, vedenie, či disponovanie s ním nevzťahujú podmienky v zmysle uvádzaných pravidiel, ktoré sú obsahom nášho príspevku.

Medzi zákonom ustanovené výdavky z depozitného účtu patria (v rámci najčastejších finančných výdavkových operácií rozpočtových organizácií) a to:

-    výplaty miezd, platov a ostatných osobných vyrovnaní vrátane náhrad platov a miezd a cestovného vyplácaného súčasne s platom, so mzdou,

-    výplaty služobných príjmov,

-    výplaty odmien vyplácaných na základe dohôd o prácach vykonávaných mimo pracovného pomeru,

-    ostatné peňažné nároky zamestnancov z pracovnoprávnych vzťahov alebo z obdobných právnych vzťahov, ktoré sa vyplácajú spolu so mzdou,

-    odvod poistného a príspevkov do poistných fondov z platov a miezd.

Prostredníctvom depozitného účtu sa prevádzajú v rozpočtových organizáciách aj decembrové mzdy s cieľom ich úhrady v januári 2022 a to výplaty pracovných odmien odsúdených, úhrady dávok sociálnej pomoci, peňažných príspevkov na kompenzáciu sociálnych dôsledkov ťažkého zdravotného postihnutia a úhrady dávok podľa osobitných predpisov a aj odvod poistného a príspevkov za osoby, za ktoré poistné a príspevok platí štát.

Je plne na rozhodnutí štatutára rozpočtovej organizácie, aký účet pre zriadenie depozitného účtu si vyberie. Zároveň spomínam, že výber prostriedkov v hotovosti pre účely úhrady mzdy je v takomto prípade povolený. Príjem prostriedkov na účet cudzích prostriedkov (depozitný účet) sa neklasifikuje.

Upozornenie

Príspevková organizácia nemá oprávnenie na vedenie depozitného účtu, pričom všetky svoje výdavky realizuje priamo z bežného účtu (ustanovenie § 26 ods. 4 zákona o rozpočtových pravidlách verejnej správy). Rovnako postupuje iná právnická osoba a fyzická osoba, ktorej sa na účely úhrady miezd a odvodov poskytli prostriedky štátneho rozpočtu.

Hmotná zodpovednosť

V zmysle podpísanej dohody o hmotnej zodpovednosti zamestnanec preberá hmotnú zodpovednosť za hotovosti, ceniny, tovar, zásoby materiálu alebo iné hodnoty určené na obeh alebo obrat, ktoré je povinný vyúčtovať, zodpovedá za vzniknutý schodok na zverených hodnotách, ktoré je povinný vyúčtovať v zmysle ustanovenia § 182 zákona č. 311/­2001 Z. z. Zákonníka práce v znení neskorších predpisov. Zamestnávateľ a zamestnanec sa takouto dohodou dohadujú, že v zmysle dohody o hmotnej zodpovednosti bude zamestnanec zodpovedať aj za hodnoty, ktoré mu budú zverené na vyúčtovanie počas trvania pracovného pomeru.

Časté kontrolné zistenia v tejto oblasti (napr. ak je personalista i pokladníkom) predstavujú prípady, kedy inventarizácia hodnôt zverených na vyúčtovanie nie je vykonaná ku dňu podpísania dohody.

Rovnako je porušením Zákonníka práce, ak inventarizácia pokladničnej hotovosti nie je vykonaná:

-    pri zániku dohody o hmotnej zodpovednosti,

-    pri zmene vo funkcii vedúceho alebo jeho zástupcu alebo aj

-    pri preradení zamestnanca na inú prácu alebo iné pracovisko.

Informačná povinnosť, na ktorú sa v praxi zabúda. Zamestnanec zodpovedá za rozdiel na zverených hodnotách, ktoré je povinný vyúčtovať, ak nepreukáže, že schodok vznikol celkom alebo sčasti bez jeho zavinenia. Zamestnávateľ sa zaväzuje zabezpečovať zamestnancovi podmienky pre riadny výkon práce spojenej s hmotnou zodpovednosťou zamestnanca. V prípade, že zamestnanec zistí, že nemá potrebné podmienky, pre riadny výkon práce spojenej s hmotnou zodpovednosťou, je povinný tieto nedostatky zamestnávateľovi ihneď oznámiť.

PhDr. Jozef Sýkora, MBA