Vlastné náradie zamestnanca
   – náhrada za používanie

V praxi sa možno stretnúť so situáciou, keď zamestnávateľ neposkytne zamestnancovi potrebné náradie, zariadenie a iné predmety, ktoré potrebuje zamestnanec k svojej práci, ale zamestnanec používa svoje vlastné. Tento postup pripúšťajú pracovnoprávne predpisy a riešia daňové predpisy. Aké sú daňové dôsledky uvedeného postupu?

Právna úprava

Podľa § 145 ods. 2 Zákonníka práce za podmienok dohodnutých v kolektívnej zmluve alebo v pracovnej zmluve poskytuje zamestnávateľ zamestnancovi náhrady za používanie vlastného náradia, vlastného zariadenia a vlastných predmetov potrebných na výkon práce, ak ich využíva s jeho súhlasom.

Ak sa práca, ktorá by mohla byť vykonávaná na pracovisku zamestnávateľa, vykonáva pravidelne v rozsahu ustanoveného týždenného pracovného času alebo jeho časti z domácnosti zamestnanca, ide o domácku prácu, alebo teleprácu, ak sa práca vykonáva s použitím informačných technológií, pri ktorých dochádza pravidelne k elektronickému prenosu dát na diaľku (§ 52 ods. 1 Zákonníka práce).

V súlade s § 52 ods. 8 písm. c) Zákonníka práce, zamestnávateľ prijme pri domáckej práci alebo telepráci vhodné opatrenia, najmä uhrádza za podmienok podľa § 145 ods. 2 Zákonníka práce preukázateľne zvýšené výdavky zamestnanca spojené s používaním vlastného náradia, vlastného zariadenia a vlastných predmetov potrebných na výkon domáckej práce alebo telepráce.

Za domácku prácu alebo teleprácu sa v súlade s § 52 ods. 2 Zákonníka práce nepovažuje práca, ktorú

zamestnanec vykonáva príležitostne alebo za mimoriadnych okolností so súhlasom zamestnávateľa alebo po dohode s ním z domácnosti zamestnanca za predpokladu, že druh práce, ktorý zamestnanec vykonáva podľa pracovnej zmluvy, to umožňuje. V tom prípade platí všeobecné ustanovenie § 145 ods. 2 Zákonníka práce.

Ustanovenie § 145 ods. 2 Zákonníka práce primerane použijú aj zamestnávatelia, ktorí postupujú podľa z. č. 315/­2001 Z. z. o Hasičskom a záchrannom zbore v znp. alebo zákona o štátnej službe (z. č. 55/­2017 Z. z. v znp.).

Príjem zamestnanca

Podľa § 5 ods. 5 písm. f) zákona č. 595/­2003 Z. z. o dani z príjmov v znení neskorších predpisov (ďalej „zákon o dani z príjmov“) nie je u zamestnanca predmetom dane z príjmov zo závislej činnosti náhrada za používanie vlastného náradia, zariadenia a predmetov potrebných na výkon práce podľa osobitného predpisu, ak výška náhrady je určená na základe kalkulácie skutočných výdavkov. Osobitným predpisom je Zákonník práce.

Pretože zákon o dani z príjmov nešpecifikuje pojmy ako vlastné náradie, vlastné zariadenie, vlastné predmety, pri používaní ktorých vzniká nárok na náhradu, je vhodné, aby zamestnávateľ tieto špecifikoval vo vnútornom predpise. Rovnako zákon nešpecifikuje, ktoré ukazovatele je potrebné zohľadniť pri kalkulácii skutočných výdavkov.

Zamestnanec predkladá zamestnávateľovi doklady (údaje), z ktorých je zrejmé, že ide o výdavky, ktoré zamestnanec skutočne vynaložil v súvislosti s používaním vlastného náradia, zariadenia, alebo predmetov potrebných na výkon práce, na základe ktorých zamestnávateľ určí pre zamestnanca náhradu za dané obdobie. Zamestnávateľ pri kalkulácii zohľadňuje aj iné ukazovatele, napr. predpokladanú dobu používania daného náradia, zariadenia alebo predmetov, ako aj súvisiace výdavky s ich používaním, ak ich zamestnanec preukáže, napr. zvýšené výdavky na elektrickú energiu, internet, iné telekomunikačné služby.

Ak však zamestnanec na výkon práce používa vlastný telefón, na ktorom má neobmedzené hovory, tzv. paušál, za ktorý mesačne platí rovnakú sumu, potom nedochádza k zvýšeniu výdavkov na telefónne hovory. Náhrada zvýšených výdavkov by prišla do úvahy, ak by zamestnanec vedel preukázať, že z dôvodu výkonu práce si tento paušál musel navýšiť.

V prípade, že zamestnávateľ poskytne zamestnancom náhradu za používanie vlastného náradia, zariadenia alebo iných predmetov potrebných na výkon práce, ktorá nie je stanovená na základe kalkulácie skutočných výdavkov zamestnanca, takáto náhrada je predmetom dane z príjmov zo závislej činnosti a zamestnávateľ je povinný zdaniť ju preddavkovým spôsobom podľa § 35 zákona o dani z príjmov.

Ustanovenie § 52 ods. 8 písm. c) Zákonníka práce nerieši situáciu, ak vzniknú zamestnancovi zvýšené výdavky pri používaní náradia, zariadenia alebo predmetov, ktoré mu poskytol zamestnávateľ na výkon domáckej práce alebo telepráce. Preto, pokiaľ by zamestnávateľ uhradil zamestnancovi takéto zvýšené výdavky, nemožno na ne aplikovať § 5 ods. 5 písm. f) zákona, ale § 5 ods. 5 písm. c) zákona. V zmysle tohto ustanovenia sumu prijatú zamestnancom, ktorou mu zamestnávateľ uhradí preukázané výdavky, ktoré zamestnanec za zamestnávateľa vynaložil zo svojho tak, akoby ich vynaložil priamo zamestnávateľ, vylúči zamestnávateľ z predmetu dane zamestnanca.

Ako to vyplýva z § 5 ods. 6 zákona o dani z príjmov, predmetom dane nie sú plnenia podľa § 5 ods. 5 písm. f) ani vtedy, ak ich zamestnávateľ paušalizuje za podmienok uvedených v tomto ustanovení. Podľa § 5 ods. 6 zákona o dani z príjmov predmetom dane nie sú ani vybrané plnenia, ktoré zamestnávateľ paušalizoval za podmienky, že

–   pri výpočte paušálnej sumy vychádzal z priemerných podmienok rozhodujúcich na poskytovanie týchto plnení

–   ich výška bola určená na základe preukázanej kalkulácie skutočných výdavkov.

Na základe tejto právnej úpravy zamestnávateľ môže zamestnancovi uhradiť výdavky bez toho, aby boli preukázané príslušným dokladom. Zamestnávateľ v prípade určenia paušálnych súm musí sledovať, či nedošlo k zmene podmienok, na základe ktorých určil paušálnu náhradu. Pri zmene týchto podmienok je povinný preskúmať opodstatnenosť výšky paušálnej sumy a jej výšku upraviť.

Príklad 1

Lesný závod dohodol v pracovnej zmluve so svojimi pracovníkmi, že im neposkytne motorové píly, ale pri výkone činnosti pre zamestnávateľa budú robotníci využívať vlastné píly za dohodnutú náhradu.

Pri kalkulácii náhrady zohľadnil zamestnávateľ počet hodín používania píly a predpokladanú dobu jej používania. Náhrada sa poskytuje mesačne, ak zamestnanec odpracuje priemerný počet pracovných dní v mesiaci, počas ktorých bude používať pri výkone práce túto pílu. V súlade s § 5 ods. 5 písm. f) zákona o dani z príjmov nie je u zamestnancov prijatá náhrada predmetom dane.

Skutočnosť, že prijatá náhrada od zamestnávateľa sa u zamestnanca nezdaňuje znamená, že pri výpočte daňovej povinnosti zamestnanca nie sú zohľadnené žiadne výdavky vzťahujúce sa na vlastné náradie (zariadenie, predmet) používané pri výkone práce. Podľa § 5 ods. 8 zákona o dani z príjmov základom dane (čiastkovým základom dane) sú zdaniteľné príjmy zo závislej činnosti znížené o poistné a príspevky, ktoré je povinný platiť zamestnanec. Podľa § 2 písm. h) zákona je zdaniteľným príjmom príjem, ktorý je predmetom dane a nie je od dane oslobodený. K príjmom zo závislej činnosti možno uplatniť len uvedené výdavky na poistné a príspevky a to len vzťahujúce sa k príjmom, ktoré sú predmetom zdanenia.

Daňový výdavok zamestnávateľa

Pri posúdení vyplatenej náhrady zamestnancovi v súlade s § 5 ods. 5 písm. f) zákona o dani z príjmov za používanie vlastného náradia, zariadenia a predmetov potrebných na výkon práce z hľadiska daňového výdavku zamestnávateľa sa aplikuje § 19 ods. 2 písm. c) bod 6 zákona o dani z príjmov.

V zmysle tohto ustanovenia sú daňovými výdavkami výdavky na mzdové a ostatné pracovnoprávne nároky zamestnancov v rozsahu ustanovenom pracovnoprávnymi predpismi. Pokiaľ je náhrada výdavkov poskytovaná zamestnancom v súvislosti s výkonom práce zakotvená v kolektívnej alebo pracovnej zmluve, je nárokom zamestnanca a u zamestnávateľa je uznaným daňovým výdavkom. Rovnako sa postupuje v prípade, ak zamestnávateľ náhradu paušalizoval podľa § 5 ods. 6 zákona. Pre uplatnenie tohto daňového výdavku zamestnávateľa nie je rozhodujúce, či zamestnanec používal vlastné náradie, zariadenie alebo predmety pri výkone práce na pracovisku, alebo pri výkone domáckej práce, telepráce, resp. príležitostnej práce z domu.

Pre uznanie výdavkov (nákladov) vynaložených v súvislosti s používaním vlastného náradia, vlastného zariadenia a vlastných predmetov potrebných na výkon domáckej práce, telepráce alebo príležitostnej práce z domu zamestnanca do daňových výdavkov zamestnávateľa musia byť splnené predovšetkým základné podmienky daňového výdavku vymedzené v § 2 písm. i) zákona o dani z príjmov, t. j. musí byť preukázané, že uvedené výdavky (náklady) zamestnávateľa v súvislosti s prácou zamestnancov skutočne vznikli, boli preukázateľne vynaložené na dosiahnutie, zabezpečenie a udržanie zdaniteľných príjmov a správne zaúčtované z hľadiska vecnej a časovej súvislosti.

Ak zamestnávateľ uhradí zamestnancovi zvýšené výdavky v súlade s § 52 ods. 8 písm. c) Zákonníka práce (špeciálna úprava pri domáckej práci alebo telepráci), tieto sú daňovým výdavkom podľa § 19 ods. 2 písm. c) šiesty bod zákona o dani z príjmov bez ohľadu na to, či ich zamestnávateľ uhradí zamestnancovi v plnej sume alebo ich zahrnie do kalkulácie, na základe ktorej určí zamestnancovi náhradu.

Príklad 2

Zamestnanci na výkon práce z domu používajú svoje vlastné počítače. Podmienky na poskytnutie náhrady podľa § 145 ods. 2 Zákonníka práce sú pre všetkých zamestnancov určené v kolektívnej zmluve. Zamestnávateľ poskytuje zamestnancom len náhradu za elektrickú energiu súvisiacu s používaním vlastného počítača počas výkonu práce z domu. Pretože sa jedná o väčší počet zamestnancov, zamestnávateľ sa rozhodol túto náhradu paušalizovať. Niektorí zamestnanci vedeli preukázať výdavky na elektrickú energiu za prevádzku používaného počítača napr. dokladom od výrobcu, na základe čoho zamestnávateľ vypočítal paušálnu náhradu. Táto náhrada je vyplácaná každému zamestnancovi, ktorý pri výkone práce používa vlastný počítač. Môže zamestnávateľ takto vypočítanú náhradu vylúčiť z predmetu dane zamestnanca a uplatniť ako svoj daňový výdavok?

Náhradu za vynaložené výdavky zamestnanca na elektrickú energiu súvisiacu s používaním vlastného počítača počas výkonu práce z domu, poskytovanú podľa § 145 ods. 2 Zákonníka práce, ktorú zamestnávateľ vypočítal na základe kalkulácie skutočných výdavkov vybraných zamestnancov sa u zamestnancov vylúči z predmetu dane, t. j. nezdaní sa v súlade s § 5 ods. 5 písm. f) zákona o dani z príjmov. U zamestnávateľa je takto určená náhrada daňovým výdavkom podľa § 19 ods. 2 písm. c) bod 6 zákona.

RADA!

Ak zamestnávateľ poskytne zamestnancovi služobné náradie, služobné zariadenie a služobné predmety potrebné na výkon domáckej práce, budú preukázateľné zvýšené výdavky spojené s ich používaním daňovo uznané podľa podmienok vymedzených v § 19 ods. 1 a § 19 ods. 2 písm. t) zákona o dani z príjmov, ak to dohodol vo vnútornom predpise, v kolektívnej zmluve alebo v pracovnej zmluve.

Ing. Ivana Valterová

§ 52 ods. 8 písm. c) zákona č. 311/2001 Z. z., Zákonník práce

Domácka práca a telepráca

(8) Zamestnávateľ prijme pri domáckej práci alebo telepráci vhodné opatrenia, najmä

a) zabezpečí, nainštaluje a pravidelne udržiava technické vybavenie a programové vybavenie potrebné na výkon telepráce okrem prípadov, keď zamestnanec vykonávajúci teleprácu používa po dohode so zamestnávateľom vlastné technické vybavenie a programové vybavenie,

b) zabezpečuje ochranu údajov, ktoré sa spracúvajú a používajú pri telepráci, najmä pokiaľ ide o programové vybavenie,

c) uhrádza za podmienok podľa...
§ 145 ods. 2 preukázateľne zvýšené výdavky zamestnanca spojené s používaním vlastného náradia, vlastného zariadenia a vlastných predmetov potrebných na výkon domáckej práce alebo telepráce,

d) informuje zamestnanca o všetkých obmedzeniach používania technického vybavenia a programového vybavenia, ako aj o následkoch v prípade porušenia týchto obmedzení,

e) predchádza izolácii zamestnanca vykonávajúceho domácku prácu alebo teleprácu od ostatných zamestnancov a umožní mu vstup na pracovisko zamestnávateľa, ak je to možné, za účelom stretnutia sa s ostatnými zamestnancami,

f)  umožňuje zamestnancovi vykonávajúcemu domácku prácu alebo teleprácu prístup k prehlbovaniu kvalifikácie rovnako ako porovnateľnému zamestnancovi s miestom výkonu práce na pracovisku zamestnávateľa.

(9) Zamestnanec vykonávajúci domácku prácu alebo teleprácu je povinný bezodkladne informovať zamestnávateľa o technických problémoch spojených s nefunkčnosťou technického vybavenia a programového vybavenia, o nefunkčnosti internetového pripojenia alebo o iných podobných príčinách, ktoré mu znemožňujú vykonávať prácu.