Vlastné náradie a zariadenia zamestnanca používané na výkon práce

Vychádzajúc z ustanovenia § 145 ods. 2 zákona č. 311/­2001 Z. z. Zákonník práce v znení neskorších predpisov platí, že za podmienok dohodnutých v kolektívnej zmluve alebo v pracovnej zmluve poskytuje zamestnávateľ zamestnancovi náhrady za používanie vlastného náradia, vlastného zariadenia a vlastných predmetov potrebných na výkon práce, ak ich využíva s jeho súhlasom. Kedy ide o nárokovú náhradu?

V uvedenej súvislosti je možné poznamenať, že ustanovenie § 145 ods. 2 Zákonníka práce primerane aplikujú aj zamestnávatelia, ktorí postupujú podľa zákona č. 315/­2001 Z. z. o Hasičskom a záchrannom zbore v znení neskorších predpisov alebo zákona č. 55/­2017 Z. z. o štátnej službe a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov.

O nárokovú náhradu podľa § 145 ods. 2 Zákonníka práce pôjde len vtedy, ak podmienky na jej poskytnutie sú dohodnuté v rámci kolektívnej zmluvy alebo pracovnej zmluvy aj keď len formou dodatku k pracovnej zmluve.

V ostatných prípadoch pôjde o náhradu, ktorú zamestnávateľ poskytuje zamestnancovi z titulu používania vlastného náradia, zariadenia alebo predmetov potrebných na výkon práce mimo rámca § 145 ods. 2 Zákonníka práce, t. j. ak by tieto podmienky neboli dohodnuté v kolektívnej zmluve alebo v pracovnej zmluve, ale zamestnávateľ by ich mal upravené len vo vnútornom predpise, s ktorým je zamestnanec oboznámený, potom by neboli splnené podmienky podľa § 145 ods. 2 Zákonníka práce a náhrada by nebola poskytnutá podľa § 145 ods. 2 Zákonníka práce.

Za výkon práce podľa spomínaného ustanovenia je potrebné považovať prácu zamestnanca, ktorý je fyzickou osobou, a ktorý v pracovnom pomere, a ak to ustanovuje osobitný predpis aj v obdobnom vzťahu, vykonáva pre zamestnávateľa závislú prácu (v uvedenej súvislosti pozri § 1 ods. 2 a § 11 Zákonníka práce).

Na druhej strane ustanovenie § 145 ods. 2 Zákonníka práce neaplikujú zamestnávatelia, ktorí postupujú podľa iných osobitných predpisov, ktorými sú, napr. zákon č. 73/­1998 Z. z. o štátnej službe príslušníkov Policajného zboru, Slovenskej informačnej služby, Zboru väzenskej a justičnej stráže Slovenskej republiky a Železničnej polície v znení neskorších predpisov, zákon č. 281/­2015 Z. z. o štátnej službe profesionálnych vojakov a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov, zákon č. 35/­2019 Z. z. o finančnej správe a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov.

To znamená, že ak by uvádzaný zamestnávateľ poskytol zamestnancovi náhradu za používanie, napr. vlastného náradia, nešlo by o nárokovú náhradu podľa § 145 ods. 2 Zákonníka práce, a to ani vtedy, ak by podmienky boli dohodnuté v kolektívnej zmluve alebo v pracovnej zmluve (pre zamestnanca je to zdaniteľný príjem).

Používanie vlastných zariadení a vlastného náradia pri domáckej práci a telepráci. Ak sa práca, ktorá by mohla byť vykonávaná na pracovisku zamestnávateľa, vykonáva pravidelne v rozsahu ustanoveného týždenného pracovného času alebo jeho časti z domácnosti zamestnanca, ide o domácku prácu alebo teleprácu, ak sa práca vykonáva s použitím informačných technológií, pri ktorých dochádza pravidelne k elektronickému prenosu dát na diaľku (§ 52 ods. 1 Zákonníka práce).

O domácku prácu alebo teleprácu ide vtedy, ak sa práca vykonávaná na pracovisku zamestnávateľa prenáša do domácnosti zamestnanca. Nie je to práca, ktorá sa na pracovisku nedá vykonávať, resp. jej povaha je výlučne terénna (el. revízie, lesné práce). O domácku prácu alebo teleprácu ide vtedy, ak ide o pravidelnosť výkonu práce mimo pracoviska zamestnávateľa, napr. práca z domácnosti sa vykonáva v dohodnutom rozsahu, ktorý je časťou určeného týždenného pracovného času [zamestnanec štyri dni v týždni vykonáva prácu na pracovisku a jeden deň vykonáva prácu z domácnosti, t. j. v tomto prípade sa práca v rozsahu 20 % pracovného času vykonáva z domácnosti; ide o určitý pravidelný vzorec správania sa v podobe striedania miesta výkonu práce na pracovisku zamestnávateľa a mimo neho (z domácnosti)].

V zmysle ustanovenia § 52 ods. 8 písm. c) Zákonníka práce platí, že zamestnávateľ príjme pri domáckej práci alebo telepráci vhodné opatrenia, najmä uhrádza za podmienok podľa § 145 ods. 2 Zákonníka práce preukázateľne zvýšené výdavky zamestnanca spojené s používaním vlastného náradia, vlastného zariadenia a vlastných predmetov potrebných na výkon domáckej práce alebo telepráce.

Pri domáckej práci alebo telepráci je teda špeciálna úprava v § 52 ods. 8 písm. c) Zákonníka práce, v zmysle ktorej zamestnávateľ uhrádza zamestnancovi za podmienok podľa § 145 ods. 2 Zákonníka práce preukázateľne zvýšené výdavky zamestnanca spojené s používaním vlastného náradia, zariadenia a predmetov potrebných na výkon domáckej práce alebo telepráce.

Ide o výdavky zamestnanca, ktoré:

•    sú vyššie v porovnaní s bežnými výdavkami,

•    dokáže zamestnanec preukázať,

•    súvisia s používaním vlastného náradia, zariadenia a vlastných predmetov, tzn. nejedná sa o výdavky na nákup samotného zariadenia.

Príklad 1

Ako je to v prípade preukazovania zvýšených výdavkoch zamestnanca pri domáckej práci v prípade, že zamestnanec na výkon práce používa vlastný mobilný telefón, na ktorom má neobmedzené hovory, tzv. paušál, za čo mesačne platí rovnakú sumu?

Ak zamestnanec má v prípade používania mobilu tzv. paušál, za čo mesačne platí rovnakú sumu, potom nedochádza k zvýšeniu výdavkov na telefónne hovory, pretože zamestnanec stále platí rovnako, bez ohľadu na rozsah hovorov. Úhrada zvýšených výdavkov by prišla do úvahy vtedy, ak by zamestnanec vedel preukázať, že z dôvodu výkonu práce si tento paušál musel v porovnaní s existujúcim stavom navýšiť.

Aspekt daňových výdavkov u zamestnávateľa. Pre účely posudzovania uplatnenia výdavkov (nákladov) vynaložených v súvislosti s používaním vlastného náradia, vlastného zariadenia a vlastných predmetov potrebných na výkon domáckej práce, telepráce alebo príležitostnej práce z domu zamestnanca do daňových výdavkov zamestnávateľa musia byť splnené predovšetkým základné podmienky daňového výdavku vymedzené v § 2 písm. i) zákona č.595/­2003 Z. z. o dani z príjmov v z. n. p. (ďalej iba „zákon o dani z príjmov“), tzn. musí byť preukázané, že uvedené výdavky (náklady) zamestnávateľa v súvislosti s prácou zamestnancov skutočne vznikli, musí ísť o výdavky (náklady) preukázateľne vynaložené so zámerom dosiahnutia, zabezpečenia a udržania zdaniteľných príjmov a taktiež musia byť správne zaúčtované z hľadiska vecnej a časovej súvislosti.

Ak zamestnávateľ bude poskytovať zamestnancovi náhradu spĺňajúcu ustanovenia § 5 ods. 5 písm. f) zákona o dani z príjmov za používanie vlastného náradia, zariadenia a predmetov potrebných na výkon práce, táto náhrada bude daňovým výdavkom zamestnávateľa podľa § 19 ods. 2 písm. c) šiesty bod zákona o dani z príjmov. Pre uplatnenie tohto daňového výdavku zamestnávateľa nie je rozhodujúce to, či zamestnanec používal vlastné náradie, zariadenie alebo predmety pri výkone práce na pracovisku, alebo pri výkone domáckej práce, telepráce, resp. príležitostnej práce z domu.

Príklad 2

Aký daňový režim platí v prípade, ak sa zamestnávateľ rozhodne poskytovať náhradu zamestnancovi z dôvodu zvýšených výdavkov na vykurovanie, osvetlenie alebo spotrebu vody, ktoré zamestnancovi vznikajú s využívaním vlastných bytových priestorov?

V predmetnom prípade nepôjde o nárokovú náhradu v súlade s § 145 ods. 2 Zákonníka práce, nakoľko byt zamestnanca nemožno považovať za náradie, zariadenie alebo predmet, ktorý zamestnanec potrebuje na výkon práce. Takáto náhrada predstavuje pre zamestnanca zdaniteľný príjem. Ak poskytnutie uvedenej náhrady bude dohodnuté vo vnútornom predpise, v kolektívnej zmluve alebo v pracovnej zmluve, bude u zamestnávateľa daňovo uznaným výdavkom podľa podmienok vymedzených v § 19 ods. 1 zákona o dani z príjmov.

Aj v prípade, ak by zamestnávateľ paušalizoval náhradu v zmysle § 5 ods. 6 zákona o dani z príjmov, budú tieto náhrady daňovým výdavkom zamestnávateľa podľa šiesteho bodu ustanovenia § 19 ods. 2 písm. c) spomínaného právneho predpisu.

Ak zamestnávateľ uhradí zamestnancovi zvýšené výdavky v súvislosti s používaním vlastného náradia, zariadenia a predmetov potrebných na výkon práce pri domáckej práci alebo telepráci podľa špeciálnej úpravy (viď § 52 ods. 8 písm. c) Zákonníka práce), tieto budú daňovým výdavkom na základe ustanovenia § 19 ods. 2 písm. c) bod 6 zákona o dani z príjmov a to bez ohľadu na to, či ich zamestnávateľ uhradí zamestnancovi v plnej sume alebo ich zahrnie do kalkulácie, na základe ktorej určí zamestnancovi náhradu.

Zdaniteľnosť náhrad za používanie vlastného náradia na výkon práce u zamestnanca. V súlade s ustanovením § 5 ods. 5 písm. f) zákona o dani z príjmov predmetom dane nie je náhrada za používanie vlastného náradia, zariadenia a predmetov potrebných na výkon práce v zmysle § 145 Zákonníka práce, ak výška náhrady je určená na základe kalkulácie skutočných výdavkov.

Z pohľadu aplikácie spomínaného ustanovenia zákona o dani z príjmov nie je rozhodujúce to, či zamestnanec vlastné náradie, zariadenie alebo predmety používa pri výkone práce na pracovisku alebo pri výkone domáckej práce, telepráce, resp. príležitostnej práce z domu. Pre vylúčenie tohto plnenia z predmetu dane je podstatné to, aby takéto výdavky zamestnanca boli zahrnuté do kalkulácie, na základe ktorej zamestnávateľ vypočítal zamestnancovi náhradu za používanie vlastného náradia, zariadenia alebo predmetov potrebných na výkon práce.

Z dôvodu, že zákon o dani z príjmov bližšie nešpecifikuje pojmy „vlastné náradie“, „vlastné zariadenie“ alebo „vlastné predmety“, pri používaní ktorých vzniká nárok na náhradu, možno odporučiť zamestnávateľovi, aby ich vymedzenie realizoval prostredníctvom vnútorného predpisu.

Ak zamestnanec so súhlasom zamestnávateľa používa na výkon práce vlastné náradie, zariadenie alebo predmety potrebné na výkon práce a zamestnávateľ za ich používanie poskytne zamestnancovi náhradu, pričom podmienky na poskytnutie náhrady sú vopred dohodnuté v kolektívnej zmluve alebo v pracovnej zmluve, potom ide o nárokovú náhradu podľa § 145 ods. 2 Zákonníka práce, ktorú možno podľa zákona o dani z príjmov vylúčiť z predmetu dane len vtedy, ak výška náhrady je určená na základe kalkulácie skutočných výdavkov zamestnanca, ktorá slúži zamestnávateľovi ako podklad k určeniu výšky náhrady.

Suma skutočných výdavkov zamestnanca vynaložených v súvislosti s používaním vlastného náradia, zariadenia alebo predmetov je rozhodujúcim ukazovateľom, na základe ktorého zamestnávateľ určí pre zamestnanca náhradu za dané obdobie, pričom zamestnávateľ pri kalkulácii zohľadňuje aj iné ukazovatele, napr. predpokladanú dobu používania daného náradia podľa zamestnávateľa, obdobie, atď.

Príklad 3

Zamestnanec vykonávajúci práce pre realitnú spoločnosť, používa na výkon práce vlastný fotoaparát, ktorý zakúpil v roku 2022 za 1 080 € (doklad o kúpe predložil zamestnávateľovi). Podmienky na poskytnutie náhrady podľa § 145 ods. 2 Zákonníka práce za používanie fotoaparátu na výkon práce, sú pre všetkých zamestnancov určené v kolektívnej zmluve. Zamestnávateľ individuálne vyhodnocuje vynaložené výdavky zamestnancov a ukazovatele, ktoré používa pri kalkulácii. U tohto zamestnanca zohľadňuje počet hodín používania vlastného fotoaparátu počas výkonu práce, predpokladanú dobu jeho používania, ktorú stanovuje zamestnávateľ podľa odporúčaní špecialistov v danej oblasti ako aj pomer využívania fotoaparátu na účely výkon práce a súkromné účely zamestnanca. Ak zamestnanec odpracuje priemerný počet pracovných dní v mesiaci, počas ktorých bude používať pri výkone práce vlastný fotoaparát, a tento využíva na súkromné účely v rozsahu 50 %, potom mu podľa kalkulácie preukázaných výdavkov patrí za kalendárny mesiac náhrada za jeho používanie v sume 7,50 € (50 % zo sumy určenej ako: hodnota fotoaparátu 1 080 € /­ predpokladaná doba jeho používania 6 rokov /­ počet mesiacov v roku 12). Môže zamestnávateľ takto vypočítanú náhradu vylúčiť z predmetu dane a bude uvedená náhrada daňovým výdavkom zamestnávateľa?

Keďže zamestnávateľ postupoval v súlade s § 145 ods. 2 Zákonníka práce a výšku náhrady určil na základe kalkulácie skutočných výdavkov zamestnanca, pri ktorej zohľadnil aj iné rozhodujúce ukazovatele, ktoré sú vopred určené v kolektívnej zmluve, náhradu vylúči z predmetu dane v súlade s § 5 ods. 5 písm. f) zákona o dani z príjmov. Na poskytnutie náhrady podľa § 145 ods. 2 Zákonníka práce, ktorú možno v súlade s § 5 ods. 5 písm. f) zákona o dani z príjmov vylúčiť z predmetu dane, nemá vplyv to, či zamestnanec pri výkone práce používa nové alebo staršie náradie. Výdavok (náklad) na náhradu za používanie vlastného fotoaparátu zamestnancovi, bude daňovým výdavkom zamestnávateľa podľa § 19 ods. 2 písm. c) šiesty bod zákona o dani z príjmov.

Do kalkulácie skutočných výdavkov možno započítať aj súvisiace výdavky s používaním vlastného náradia, zariadenia a predmetov potrebných na výkon práce, ak ich zamestnanec preukáže. Napr. zvýšené výdavky zamestnanca za elektrickú energiu súvisiace s používaním vlastného náradia počas výkonu prác z domu, môže zamestnanec preukázať aj dokladom (údajmi) o priemernej spotrebe elektrickej energie za prevádzku používaného náradia (napr. spotreba v kWh), dokladom o platbe za spotrebovanú elektrickú energiu (zistenie ceny elektrickej energie za kWh), evidenciou o počte hodín používania vlastného náradia počas dňa (dohodnutý čas vykonávania prác z domu, počas ktorého používa vlastné náradie). Rovnaký postup platí aj pri posúdení skutočných výdavkov zamestnanca na určenie výšky náhrady za internet alebo telekomunikačné služby.

Príklad 4

Zamestnávateľ zamestnancovi mesačne poskytuje náhradu za používanie vlastného počítača, ktorá je v súlade s § 5 ods. 5 písm. f) zákona o dani z príjmov vylúčená z predmetu dane. Zamestnanec so súhlasom zamestnávateľa zakúpil novú softvérovú licenciu, ktorú bude využívať len pri výkone domáckej práce (nie na súkromné účely).

Zamestnancovi v predmetnom prípade vzniknú zvýšené výdavky spojené s používaním vlastného počítača pri výkone domáckej práce. Zamestnávateľ môže v tomto prípade použiť špeciálnu úpravu § 52 ods. 8 písm. c) Zákonníka práce, v zmysle ktorej zamestnancovi uhradí nákup novej softvérovej licencie. Náhradu za používanie vlastného počítača, vrátane preukázaných výdavkov zamestnanca za nákup softvérovej licencie, možno za splnenia podmienok ustanovených v § 145 Zákonníka práce vylúčiť z predmetu dane v súlade s § 5 ods. 5 písm. f) zákona o dani z príjmov.

Ak by zamestnávateľ uhradil zamestnancovi preukázané výdavky vynaložené na novú softvérovú licenciu, pričom by tieto výdavky zamestnanec za zamestnávateľa vynaložil zo svojho tak, ako by ich vynaložil priamo zamestnávateľ, potom by zamestnávateľ mal možnosť na túto sumu aplikovať § 5 ods. 5 písm. c) zákona o dani z príjmov (vlastníkom softvérovej licencie by bol zamestnávateľ).

Z pohľadu riešenia problematiky zdaniteľnosti príjmu na strane zamestnanca je potrebné uviesť, že ustanovenie § 52 ods. 8 písm. c) Zákonníka práce nerieši situáciu zvýšených výdavkov zamestnanca v prípade používania náradia alebo zariadenia zamestnávateľa, resp. predmetov zamestnávateľa, ktoré zamestnávateľ poskytol zamestnancovi na výkon domáckej práce.

Príklad 5

Zamestnávateľ sa so zamestnancom dohodol, že v čase mimoriadnej situácie bude v zmysle § 250b Zákonníka práce príležitostne vykonávať prácu z domu. Podmienky na výkon tejto práce zamestnávateľ upravil vo vnútornom predpise, s ktorým zamestnanec súhlasil. Zamestnávateľ na výkon príležitostnej práce z domu poskytol zamestnancovi služobné technické a programové vybavenie, ktoré bude zamestnanec využívať len na služobné účely a po ukončení tejto práce z domu, má povinnosť toto vybavenie vrátiť späť zamestnávateľovi. Vzhľadom k tomu, že zamestnancovi vznikli zvýšené výdavky spojené s používaním služobného zariadenia, zamestnávateľ mu poskytol jednorazovú náhradu. Okrem uvedeného, zamestnávateľ zakúpil kancelárske kreslo a stolík pod počítač, ktoré zamestnancovi poskytol na využívanie počas výkonu práce z domu. Po skončení výkonu práce z domu, zamestnávateľ od zamestnanca nebude požadovať ich vrátenie a vlastníctvo k týmto hnuteľným veciam prevedie na zamestnanca. Plynie zamestnancovi z tohto titulu zdaniteľný príjem? Pôjde u zamestnávateľa o daňový výdavok, ak vo vnútornom predpise má zamestnávateľ určené, že zamestnanec použije služobné technické a programové vybavenie výlučne na služobné účely?

Poskytnutím služobného technického a programového vybavenia, ktoré zamestnanec využíva len na služobné účely, zamestnancovi zdaniteľný príjem neplynie. Technické a programové vybavenie, ktoré zamestnávateľ poskytol zamestnancovi na vykonávanie práce z domu, ktoré po ukončení práce vráti zamestnávateľovi, sú daňovým výdavkom zamestnávateľa pri obstaraní, ak ide o majetok, ktorý nespĺňa hranicu pre odpisovaný hmotný a nehmotný majetok. Ak ide o dlhodobý odpisovaný majetok, daňovým výdavkom budú odpisy tohto majetku a nakoľko sa majetok využíva len na služobné účely, nedochádza u zamestnávateľa ku kráteniu výdavkov (nákladov) v zmysle § 19 ods. 2 písm. t) a § 24 ods. 8 zákona o dani z príjmov.

Jednorazová náhrada poskytnutá zamestnancovi z dôvodu zvýšených výdavkov spojených s používaním služobného vybavenia, ak zamestnanec zvýšené výdavky zamestnávateľovi nepreukázal, je pre zamestnanca zdaniteľným príjmom a v takomto prípade nie je možné na túto náhradu aplikovať § 5 ods. 5 písm. f) alebo písm. c) zákona o dani z príjmov. U zamestnávateľa bude poskytnutá náhrada daňovým výdavkom podľa § 19 ods. 1 zákona o dani z príjmov, ak bola poskytnutá v súlade s vnútorným predpisom (kolektívnou zmluvou, pracovnou zmluvou).

Pokiaľ by jednorazová náhrada predstavovala sumu, ktorou by zamestnávateľ uhradil zamestnancovi preukázané výdavky, ktoré zamestnanec za zamestnávateľa vynaložil v súvislosti s používaním služobného vybavenia zo svojho tak, akoby ich vynaložil priamo zamestnávateľ, potom pôjde o príjem vylúčený z predmetu dane podľa § 5 ods. 5 písm. c) zákona o dani z príjmov a daňový výdavok zamestnávateľa podľa § 2 písm. i) spomínaného zákona.

Keď po ukončení príležitostnej práce z domu zamestnávateľ prevedie vlastníctvo k hnuteľným veciam (kreslá a stolíky pod počítač) na zamestnanca, tomuto zamestnancovi plynie nepeňažné zdaniteľné plnenie podľa § 5 ods. 1 a 2 zákona o dani z príjmov, pri ocenení ktorého zamestnávateľ postupuje v súlade s § 2 písm. c) zákona o dani z príjmov, a takéto plnenie zdaní v súlade s § 35 zákona o dani z príjmov. Ak poskytnutie uvedeného plnenia bude dohodnuté vo vnútornom predpise, v kolektívnej zmluve alebo v pracovnej zmluve, bude u zamestnávateľa daňovo uznaným výdavkom podľa podmienok vymedzených v § 19 ods. 1 zákona o dani z príjmov.

Pokiaľ by zamestnávateľ uhradil zamestnancovi preukázateľne zvýšené výdavky súvisiace s používaním služobného náradia, služobného zariadenia a služobných predmetov potrebných na výkon domáckej práce, ktoré zamestnávateľ zamestnancovi poskytol na výkon tejto práce (nejde o majetok zamestnanca, ale ide o majetok zamestnávateľa, ktorý zamestnanec v domácnosti používa na výkon svojej práce), potom na takéto úhrady nemožno aplikovať § 5 ods. 5 písm. f) zákona o dani z príjmov.

Sumu, ktorou zamestnávateľ uhradí zamestnancovi preukázané výdavky, ktoré zamestnanec za zamestnávateľa vynaložil zo svojho tak, akoby ich vynaložil priamo zamestnávateľ, vylúči z predmetu dane v súlade s § 5 ods. 5 písm. c) zákona o dani z príjmov.

V súlade s § 5 ods. 6 zákona o dani z príjmov, predmetom dane nie sú plnenia podľa § 5 ods. 5 písm. f) zákona o dani z príjmov, ktoré zamestnávateľ paušalizoval za podmienok, že pri výpočte paušálnej sumy vychádzal z priemerných podmienok rozhodujúcich na poskytovanie týchto plnení, pričom ich výška bola určená na základe preukázanej kalkulácie skutočných výdavkov. Ak sa zmenia podmienky, podľa ktorých sa paušálna suma určila, zamestnávateľ je povinný túto sumu preskúmať a upraviť.

RADA!

Zamestnávateľ, ktorý paušalizuje náhradu, zisťuje priemerné podmienky na poskytnutie tejto náhrady, napr. z predložených dokladov, ktorými zamestnanec preukáže skutočné výdavky vynaložené v súvislosti s používaním vlastného náradia, zariadenia a predmetov potrebných na výkon práce za určité uplynulé obdobie (mesiace, štvrťrok, polrok).

Ing. Ján Mintál