V čom má byť

personalista odborník?

Mgr.Monika Jakubíková, PhD.

Práca s ľuďmi v každej firme patrí k tomu najdôležitejšiemu. Firma môže mať dokonalú technológiu, ale ak nemá dobrých zamestnancov, nebude úspešná. K oblasti personálnej práce patria všetky činnosti súvisiace s ľuďmi, či už je to ich získavanie, výber, adaptácia, rozvíjanie, odmeňovanie, firemná kultúra, medziľudské vzťahy, spolupráca na pracovisku, práca s personálnymi údajmi, príprava reportov pre vedenie, plánovanie pracovných síl, stratégia v oblasti ľudských zdrojov a mnohé ďalšie. V čom má byť personalista odborník a aké sú kladené nároky na jeho osobnosť?

PERSONÁLNA PRÁCA JE V KAŽDEJ FIRME JEDINEČNÁ a závisí od segmentu, v ktorom daná firma pôsobí - či je to výrobná spoločnosť, IT sektor, obchod, reklama alebo štátna správa, všade je mierne modifikovaná firemná kultúra, zvyklosti, potreby a požiadavky na personálne oddelenie. Takisto závisí od miesta materskej spoločnosti a lokálneho manažmentu – inak vyzerá personálne riadenie vo firme s ázijským manažmentom, inak s americkým alebo nemeckým. Základné prvky a činnosti sú samozrejme rovnaké, ale celková firemná kultúra ovplyvňuje vo veľkom aj spôsob práce personalistu.

VÝVOJ PERSONALISTIKY A ROLY PERSONALISTU. Personalistika sa vyvíjala počas minulého storočia z etapy personálnej administratívy, kedy personálne oddelenie bolo vnímané len ako podporný útvar, ktorý zastrešuje administratívnu agendu spojenú s prijímaním, prepúšťaním, mzdami či dochádzkou zamestnancov, cez etapu riadenia ľudských zdrojov, kedy začalo byť personálne oddelenie vnímané ako aktívny činiteľ pôsobiaci aj na tvorbu firemnej kultúry, motiváciu zamestnancov, budovanie tímovosti a rozvoj zamestnancov, až k dnešnej podobe, kedy je v najprogresívnejších firmách vnímané ako strategický biznis partner, ktorý má vplyv na všetky dôležité rozhodnutia vo firme. To, že personálna práca prešla takýmto veľkým posunom ale neznamená, že je to tak v každej súčasnej firme u nás – mnoho firiem má personalistu či personálneho manažéra stále ako správcu dát a niekoho, kto prijíma, prepúšťa a robí tabuľky pre vedenie, tým jeho úloha končí. Je nutné poznamenať, že v mnohých prípadoch si za toto postavenie môžu personalisti sami. Nemajú potrebnú odbornosť – často personalistu robí „hocikto“, kto vie urobiť potrebné administratívne úkony, personalisti nemajú argumenty, ktorými by presvedčili vedenie firmy o akýchkoľvek personálnych zmenách vo firme, nehovoria jazykom manažmentu, nevnímajú ekonomické dopady personálnych činností, nezaujímajú sa o obchodné ciele firmy.

ČO VŠETKO MÁ V NÁPLNI PRÁCE DNEŠNÝ PERSONALISTA, PERSONÁLNY MANAŽÉR?

•    strategické riadenie ľudských zdrojov,

•    konzultácie a servis pre líniových manažérov,

•    plánovanie ľudských zdrojov,

•    analýza pracovných miest,

•    personálny marketing,

•    výber zamestnancov,

•    adaptácia nových zamestnancov,

•    vzdelávanie a rozvoj zamestnancov,

•    hodnotenie zamestnancov,

•    riadenie pracovného výkonu,

•    riadenie a plánovanie kariéry,

•    riadenie talentov,

•    mobilita zamestnancov,

•    skončenie pracovného pomeru, outplacement,

•    motivácia zamestnancov,

•    riadenie odmeňovania a firemné benefity,

•    riadenie pracovnoprávnych vzťahov,

•    riadenie podnikovej kultúry,

•    riadenie podnikových zmien,

•    riadenie komunikačných procesov v organizácii,

•    riadenie pracovných podmienok a bezpečnosti a zdravia pri práci,

•    riešenie problematických situácii v podniku (mobbing, absencie, nadmerná fluktuácia a pod.),

•    udržiavanie personálneho informačného systému,

•    reporting a mnoho ďalších úloh.

PERSONALISTA AKO BIZNIS PARTNER. Personalista v 21. storočí by mal byť biznis partnerom pre vedenie firmy. S konceptom biznis partnera prišiel Dave Ulrich v 90. rokoch 20. storočia, ktorý vo svojom prelomovom diele Human Resource Champions popisuje rolu personalistu ako štvorrolu. Mal by to byť:

•    strategický partner – tvorí a realizuje firemnú personálnu stratégiu, ovplyvňuje firemnú kultúru,

•    agent zmeny – ovplyvňuje postoje ľudí ku zmenám, napomáha k prekonávaniu odporu, získava ľudí pre zmenu,

•    administratívny špecialista – buduje efektívnu personálnu štruktúru (personálne procesy) vo firme,

•    bojovník za práva zamestnancov – podporuje motiváciu a rozvoj zamestnancov, ovplyvňuje postoje vo firme.

Ulrich ďalej popisuje zmenu úlohy personalistov v prechode od:

•    operatívneho k strategickému,

•    kvalitatívneho ku kvantitatívnemu,

•    dozoru k partnerstvu,

•    krátkodobého k dlhodobému,

•    administratívneho ku konzultatívnemu,

•    orientovaného na funkciu k orientovanému na podnik a podnikanie,

•    zameraného na vnútorné záležitosti k zameranému na vonkajšie záležitosti a zákazníka,

•    reagujúceho k iniciatívnemu, proaktívnemu,

•    zamerania na činnosť k zameraniu na riešenie.

Personalista by mal mať strategický pohľad na veci, neriešiť len operatívne záležitosti vo firme („hasenie požiarov“), dokázať kvantifikovať pridanú hodnotu, ktorú prinášajú riešenia, čo navrhuje vedeniu, byť pre líniových manažérov odborným konzultantom, byť iniciátorom zmien vo firme, proaktívne sa zapájať do firemných projektov.

Personalista by mal byť vnímaný zamestnancami ako ich zástupca a dôveryhodný človek, ktorému môžu prísť povedať akékoľvek námety alebo sťažnosti bez obáv, že sa to obráti proti nim. Pri personalistovi je veľký dôraz kladený aj na jeho osobnosť. Mal by to byť človek komunikatívny, s dobrými prezentačnými zručnosťami, schopný presvedčiť druhých, ovplyvniť chod firmy, neustále sa rozvíjajúci v odborných záležitostiach a nových metódach používaných v personálnych činnostiach. V tých najlepšie fungujúcich podnikoch je personálny manažér členom najvyšších rozhodovacích orgánov spoločnosti, čo je veľmi dobrý krok – dokáže tam totiž komunikovať dopady všetkých firemných rozhodnutí na zamestnancov a prinášať iné ako ekonomické pohľady, s ktorými prichádza väčšina členov takýchto orgánov. Personalista úzko spolupracuje s líniovými manažérmi – poskytuje im metodickú podporu pri vykonávaní všetkých personálnych činností, zaškoľuje ich a radí im (ako vyberať zamestnancov, ako hodnotiť zamestnancov a pod.), formuluje všetky personáne postupy, často vo firme funguje ako interný kouč. Je jedným z hlavných reprezentantov firemnej kultúry, definuje, ako firma vystupuje pred uchádzačmi o zamestnanie. V jeho rukách je výber externých dodávateľov pri outsourcovaní personálnych služieb – kto bude školiť firemných zamestnancov, aká personálna agentúra bude firme dodávať ľudí a podobne.

Personalista teda funguje v akejsi multiroli, mal by byť:

•    biznis partner – spolutvorca firemnej stratégie,

•    konzultant – expert, konzultant pre manažment v oblasti personálnych otázok, poradca pri zmenách vo firme,

•    facilitátor – spojovateľ medzi zamestnancami a vedením, facilitátor porád, tímovej práce,

•    servis a administratíva – riešiteľ otázok v oblasti pracovného práva, metodická podpora pre všetky personálne procesy, dochádzku, formuláre, benefity, mzdy.

Dnešný personalista by nemal byť len vykonávačom pokynov vedenia, ale proaktívnym činiteľom, ktorý mení firmu k lepšiemu. Ako osobnosť musí byť akceptovaný zamestnancami, rovnako ako manažmentom firmy. Musí sa vedieť správať k manažérom ako ku svojim zákazníkom, hovoriť ich jazykom, ovplyvňovať situáciu na všetkých úrovniach manažmentu, vedieť komunikovať vo vnútri firmy i navonok. Mal by dokázať dešifrovať informácie od manažérov a identifikovať a osloviť ich dopad na riadenie ľudí vo firme. Je dôležité, aby dokázal identifikovať problematické osobnosti vo firme, náročné medziľudské vzťahy a proaktívne do nich vstupoval s cieľom vyriešiť tieto problémy. Pri takýchto zásahoch musí zvládať aj kritiku alebo odpor niektorých zainteresovaných. Pri spolupráci s manažmentom by mal vedieť postupovať na úrovni projektového riadenia – aj v personálnej oblasti je potrebné urobiť si s manažérom potrebný kontrakt, odsúhlasiť si očakávané výstupy a použité zdroje. Počas práce na projekte musí sledovať dodržiavanie plánu, identifikovať a komunikovať riziká so všetkými zainteresovanými stranami, načas doručovať výsledky a preberať zodpovednosť. S ostatnými manažérmi vo firme by mal dokázať zdieľať skúsenosti (aj neúspechy), rozoberať ich príčiny, vyčísliť pridanú hodnotu personálnych činností pre firmu a robiť personálnemu oddeleniu dobré PR.

EKONOMICKÁ STRÁNKA PERSONALISTIKY - Personalista by sa mal zaoberať aj ekonomickou stránkou riadenia ľudí, ktorá je jednou z tých, čo najviac zaujímajú manažment firiem. Manažéri chcú vedieť, či zamestnanci prinášajú pridanú hodnotu a aká je jej veľkosť v porovnaní s konkurenciou. Zaujímavé vyhodnotené ukazovatele, v ktorých sa prostredníctvom výsledkov, ktoré prinášajú na trh konzultačné firmy, môžu firmy porovnávať s konkurenciou sú napríklad:

•    výnosy na plný pracovný úväzok (PPÚ),

•    náklady na PPÚ,

•    zisk na PPÚ,

•    priemerné osobné náklady,

•    HC ROI – návratnosť investícií do ľudského kapitálu,

•    miera absencie,

•    externá dobrovoľná fluktuácia,

•    akceptačný pomer pracovných ponúk,

•    počet hodín školení na PPÚ.

ĎALŠÍMI VÝZVAMI PERSONALISTOV, ktorým personalisti aktuálne čelia, sú napríklad prechod značnej časti ich práce do elektronického prostredia. Nábor mladej generácie prebieha vo väčšine prípadov už len v elektronickom prostredí, personalista sa musí vedieť zorientovať v možnostiach, ktoré mu ponúkajú sociálne siete, mobilné aplikácie, rôzne špeciálne portály, online testovanie. Nemôže zaspať v 90. rokoch minulého storočia a používať stále rovnaké metódy komunikácie s potenciálnymi uchádzačmi. Takisto správa zamestnaneckých údajov a informovanie zamestnancov je dnes iné ako bolo pred niekoľkými rokmi. Prostredníctvom interaktívnych systémov môžu zamestnanci sami spravovať zmenu svojich osobných údajov, sledovať si dochádzku, čerpanie zamestnaneckých benefitov. Zamestnanci – najmä tí mladší – sú dnes náročnejší na to, čo im zamestnávateľ ponúka. Neuspokoja sa s priemernou kvalitou školenia, žiadajú pre seba viac. Personalista sa musí orientovať v ponuke vzdelávania na trhu, vedieť správne definovať kurzy na mieru pre svojich kolegov. Identifikácia s firmou je v dnešnej dobe slabšia, ako tomu bolo v minulosti. Je ľahšie zmeniť prácu a náročnejšie udržať si tých najlepších ľudí, pretože o nich má záujem aj konkurencia.

Personalista musí v spolupráci s líniovými manažérmi riešiť angažovanosť a spokojnosť zamestnancov, aby neodchádzali do iných firiem, pretože nie sú riešené ich problémy. Personalista sa musí orientovať aj v odmeňovaní – vedieť čo znamenajú hodnoty ako medián, priemer, sledovať situáciu na pracovnom trhu, platovú politiku konkurencie.

Stojí tiež pred otázkou ako efektívne nastaviť základnú a variabilnú zložku odmeňovania tak, aby podporovali ciele firmy. S odmeňovaním úzko súvisí aj systém hodnotenia v podniku. Otázkou pre personalistu je, ako ho nastaviť tak, aby bol spravodlivý, akceptovaný zamestnancami, jednoduchý na obsluhu a čas manažmentu, aby celofiremné ciele boli prepojené s cieľmi oddelení a jednotlivcov. Komunikácia vo firme sa tiež presúva do elektronického prostredia. Personalista musí dbať aj na to, aby sa vo firme vedenie stretávalo so zamestnancami aj osobne, aby s nimi manažéri diskutovali tvárou v tvár a nielen cez e-mail. Nové nároky na riadenie ľudských zdrojov priniesla častá maticová štruktúra vo firmách a virtuálne tímy zložené z ľudí z rôznych častí sveta. Osobitnou kapitolou je sledovanie rovnováhy medzi prácou a súkromným životom zamestnancov. Personalista by mal mať prehľad o počte nadčasov, ktoré zamestnanci majú a v prípade významných odchýlok od priemeru sa zamerať na problémové oddelenie – je práca prerozdelená správne? Nie sú ľudia preťažovaní? Nie je v niektorom prípade množstvo nadčasov skôr signálom pomalosti zamestnanca? Alternatívy sú rôzne, treba identifikovať problém a v spolupráci s vedením ho riešiť. Ak sa niektorá časť personálnej práce outsourcuje, personalista musí dohliadnuť, aby vstupy externej firmy boli čo najkvalitnejšie a v súlade s kultúrou firmy. Jednoduchou otázkou nie je ani rozvoj manažérov. Ako zvyšovať ich líderské schopnosti, emocionálnu inteligenciu, znalosť metód riadenia, koučingu, mentoringu?

ZÁVER - Úloha personalistu v 21.storočí je veľmi náročná, komplexná, z vedenia firiem sú na neho kladené vysoké očakávania, musí sa neustále rozvíjať odborne i osobnostne. Práca s ľuďmi je ale veľmi zaujímavá a personalista je rola, ktorá dokáže ovplyvniť v zásade chod celej firmy, čo dáva do rúk týchto zamestnancov veľké právomoci, ale tiež veľkú zodpovednosť za odovzdané výsledky.