Uzávierka roka v mzdovej učtárni

Kalendárny rok sa v mzdovej učtárni považuje aj za zdaňovacie obdobie, ktoré je potrebné uzatvoriť a otvoriť nové obdobie so zohľadnením výstupov z predchádzajúceho kalendárneho roka. V tejto súvislosti majú zamestnanci ako daňovníci s príjmami zo závislej činnosti a zamestnávatelia ako platitelia týchto príjmov povinnosť sa daňovo vysporiadať s predchádzajúcim zdaňovacím obdobím a pripraviť sa na nové zdaňovacie obdobie. Aké sú povinnosti zamestnávateľa?

Pri uzatváraní kalendárneho roka je zamestnávateľ povinný v oblasti mzdového účtovníctva každoročne vykonať úkony smerujúce k príprave ročnej mzdovej uzávierky a k príprave ročného zúčtovania preddavkov na daň z príjmov zo závislej činnosti. Ide predovšetkým o doplnenie zákonom predpísaných evidencií a zabezpečenie, archivácia dokumentov a vystavenie potvrdení pre zamestnancov, ktoré obsahujú údaje o poskytnutom príjme zo závislej činnosti, o zrazených preddavkoch na daň z príjmov a o ďalších skutočnostiach potrebných pre vysporiadanie ich celoročnej daňovej povinnosti.

Jednou z povinností zamestnávateľa je uzatvorenie mzdových listov a otvorenie nového zdaňovacieho obdobia. Mzdový list predstavuje prehľadnú evidenciu zamestnávateľa o jeho zamestnancovi. Povinnosť evidovať mzdový list a jeho náležitosti upravuje § 39 zákona č. 595/2003 Z. z. o dani z príjmov. Povinnosť evidovať mzdový list vzniká zamestnávateľovi za fyzickú osobu, s ktorou má uzatvorený akýkoľvek pracovnoprávny vzťah (napr. trvalý pracovný pomer, dohoda o vykonaní práce), na základe ktorého má nárok na príjem zo závislej činnosti.

Povinnosť viesť mzdový list nevzniká len v prípade, ak zamestnanec poberá len nepeňažné príjmy (napr. nepeňažný príjem v sume 1 % zo vstupnej ceny motorového vozidla zamestnávateľa poskytnutého zamestnancovi aj na súkromné účely alebo cena, či výhra prijatá zamestnancom, ktorý sa zúčastnil súťaže vyhlásenej zamestnávateľom). Ak týmto zamestnancom nevedie zamestnávateľ mzdové listy, je povinný viesť mzdovú evidenciu (zoznam) obsahujúcu meno a priezvisko zamestnanca, a to aj predchádzajúce, jeho rodné číslo, adresu trvalého pobytu, údaj o trvaní pracovnej činnosti a úhrn nepeňažných príjmov.

Zamestnávateľ je povinný viesť pre zamestnancov mzdové listy a výplatné listiny vrátane ich rekapitulácie za každý kalendárny mesiac a aj za celé zdaňovacie obdobie. Za správnosť údajov uvedených na mzdovom liste zodpovedá v zastúpení zamestnávateľa mzdová účtovníčka; jej povinnosťou je skontrolovať a odsúhlasiť údaje na mzdovom liste. Mzdové listy sa v praxi usporadúvajú najskôr podľa zamestnancov (menovite podľa abecedného poradia, príp. podľa osobného čísla) a až následne sú údaje za každého zamestnanca uvedené za všetky kalendárne mesiace daného roka.

Po skončení zdaňovacieho obdobia sa mzdový list uzatvorí a je podkladom na vystavenie potvrdenia o zdaniteľných príjmoch fyzickej osoby zo závislej činnosti, ktoré sú rozhodujúce na výpočet ročnej daňovej povinnosti; pre nové zdaňovacie obdobie sa otvorí nový mzdový list.

Podľa § 39 ods. 2 zákona č. 595/2003 Z. z. o dani z príjmov v znení neskorších predpisov (ďalej len „ZDP“) sú náležitosti mzdového listu nasledovné:

a. meno a priezvisko zamestnanca, a to aj predchádzajúce,

b. rodné číslo zamestnanca a u daňovníka s trvalým pobytom v členskom štáte Európskej únie identifikačné číslo na daňové účely, ak mu bolo pridelené,

c. adresu trvalého pobytu zamestnanca,

d. mená, priezviská a rodné čísla osôb, na ktoré zamestnanec uplatňuje nezdaniteľnú časť základu dane a daňový bonus,

e. výšku jednotlivých nezdaniteľných častí základu dane s uvedením dôvodu ich priznania.

V súvislosti s vykonaním ročnej mzdovej uzávierky spojenej s uzatvorením ročného mzdového listu uvedie zamestnávateľ za každého zamestnanca osobitne súčty jednotlivých položiek vykázaných na mzdovom liste a to nasledovne:

•    súčet dní výkonu práce za zdaňovacie obdobie,

•    súčet vyplatených zdaniteľných miezd (peňažné aj nepeňažné plnenia),

•    súčet súm oslobodených od dane,

•    súčet súm poistného a príspevkov,

•    súčet súm základu dane,

•    súčet súm uplatnených nezdaniteľných častí základu dane,

•    súčet súm zdaniteľnej mzdy,

•    súčet súm preddavkov na daň,

•    súčet súm priznaného daňového bonusu,

•    súčet súm dobrovoľného príspevku na starobné dôchodkové sporenie (II. pilier), ktoré odvádza zamestnávateľ,

•    súčet súm na doplnkové dôchodkové sporenie (III. pilier), ktoré za zamestnanca odvádza zamestnávateľ.

Do mzdového listu a do daňových potvrdení sa uvádza úhrn zúčtovaných a vyplatených zdaniteľných príjmov zo závislej činnosti, ktoré v súlade s § 4 ods. 3 ZDP plynuli daňovníkovi najdlhšie do 31. 1. po skončení zdaňovacieho obdobia, za ktoré sa dosiahli, a ktoré sú súčasťou základu dane za toto zdaňovacie obdobie. To znamená, že príjmy, ktoré zamestnancovi do tohto dátumu „neplynuli“, t. j. neboli mu v skutočnosti vyplatené, nemožno zahrnúť do zdaniteľných príjmov zamestnanca za prechádzajúci rok.

Príklad 1

Zamestnávateľ priznal zamestnancovi v zúčtovaní výplat za mesiac december 2023 hrubý príjem 1 211 €; tento príjem mu však zamestnávateľ len zúčtoval, ale v skutočnosti mu vyplatil iba 600 € netto. Ako správne uviesť údaje do potvrdenia o zdaniteľných príjmoch za rok 2023, a následne do ročného zúčtovania preddavkov na daň?

Do potvrdenia o zdaniteľnom príjme za rok 2023 a následne aj do ročného zúčtovania sa môžu započítať len príjmy, ktoré boli zamestnancovi zúčtované, a zároveň aj vyplatené. To znamená, že do potvrdenia o zdaniteľnom príjme možno započítať len takú výšku hrubého príjmu, ktorá zodpovedá výške vyplateného čistého príjmu. K takto vypočítanej výške hrubého príjmu sa na potvrdení uvedie aj k nemu prislúchajúce zrazené poistné a zrazený preddavok na daň. Pri výpočte hrubého príjmu možno postupovať podľa nasledovného vzorca:

ČP = x – 0,134x – 0,19 (x – 0,134x – 410,24)

ČP – čistý príjem, ktorý zamestnávateľ zamestnancovi čiastkovo skutočne vyplatil

x – hrubý príjem, ktorý treba zahrnúť do úhrnu zúčtovaných a vyplatených príjmov

600 = x – 0,134x – 0,19x + 0,02546x + 77,9456

600 = 0,70146x + 77,9456

X = 522,0544 : 0,70146 = 744,239 @ 744,24 €

Do potvrdenia uvedie zamestnávateľ hrubý zdaniteľný príjem vo výške 744,24 €. K sume vyplatených príjmov je potrebné vyčísliť aj sumy poistného a preddavok na daň, ktoré sa viažu k sume zúčtovaného, a zároveň vyplateného príjmu.

Archiváciu dokumentov (účtovných záznamov) upravuje zákon č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov a zákon č. 431/2022 Z. z. zákon o účtovníctve v znení neskorších predpisov. Zamestnávateľ má povinnosť uchovávať dokumenty personálnej a mzdovej agendy počas „všeobecnej“ lehoty v dĺžke 10 rokov nasledujúcich po roku, ktorého sa týkajú a ostatné účtovné doklady počas doby určenej v registratúrnom pláne zamestnávateľa, tak aby neboli porušené ustanovenia osobitných zákonov (napr. zákon o zdravotnom poistení, zákon o sociálnom poistení, zákon o dani z príjmov).

To znamená, že zamestnávateľ dokumenty uchováva počas doby, v ktorej ich bude potrebovať na svoju činnosť, vrátane lehôt ustanovených pre vymáhanie práv a plnenie povinností podľa osobitných predpisov. Podľa tohto pravidla nemožno určiť všeobecnú lehotu uloženia spoločnú pre všetky dokumenty, ale je potrebné pri jej navrhovaní postupovať veľmi individuálne. Dĺžka lehoty uloženia závisí od toho, akú funkciu plní tá-ktorá dokumentácia pri vedení účtovníctva (rozhodne to však nesmie byť menej ako 10 rokov). Lehota uloženia začína plynúť od 1. januára toho roka, ktorý nasleduje po roku, v ktorom bol doklad (registratúrny záznam) uzatvorený.

Vzor časti registratúrneho plánu pre vecnú skupinu Personálna a mzdová agenda

Zamestnávateľ je povinný viesť aj evidenciu dohôd o prácach vykonávaných mimo pracovného pomeru. Podľa § 224 ods. 2 písm. d) Zákonníka práce: „Na základe uzatvorených dohôd podľa § 223 je zamestnávateľ povinný viesť evidenciu uzatvorených dohôd o prácach vykonávaných mimo pracovného pomeru v poradí, v akom boli uzatvorené.“

Táto povinnosť sa vzťahuje na všetky druhy dohôd o prácach vykonávaných mimo pracovného pomeru – dohoda o vykonaní práce, dohoda o pracovnej činnosti a dohoda o brigádnickej práci študentov.

Zamestnávateľ má povinnosť:

•    viesť evidenciu uzatváraných dohôd o prácach vykonávaných mimo pracovného pomeru v poradí, v akom boli uzatvorené

•    viesť evidenciu pracovného času dohodárov, t.j. zamestnancov, ktorí vykonávajú prácu na základe dohody o pracovnej činnosti a dohody o brigádnickej práci študentov tak, aby bol zaznamenaný začiatok a koniec časového úseku, v ktorom zamestnanec vykonával prácu

•    viesť evidenciu vykonanej práce u dohodárov, t.j. zamestnancov, ktorí vykonávajú prácu na základe dohody o vykonaní práce tak, aby v jednotlivých dňoch bola zaznamenaná dĺžka časového úseku, v ktorom sa práca vykonávala.

V súvislosti s vykonaním ročnej mzdovej uzávierky zamestnávateľ na základe údajov zo mzdového listu vypracuje ročný prehľad o nároku a čerpaní dovolenky za každého zamestnanca, ktorý obsahuje počet dní nároku na dovolenku, počet dní čerpanej dovolenky, počet dní nevyčerpanej dovolenky a počet dní krátenej dovolenky.

Rezervy na nevyčerpané dovolenky tvoria zamestnávatelia, ktorí ku koncu účtovného obdobia evidujú nevyčerpané dovolenky svojich zamestnancov. Ak zamestnanec dovolenku, na ktorú mu vznikol nárok v príslušnom kalendárnom roku, napr. v roku 2023, nevyčerpá, môže si ju (jej „celý“ zostatok) „preniesť“ do nasledujúceho kalendárneho roka, t.j. do roku 2024. Na tento účel má zamestnávateľ ako účtovná jednotka povinnosť tvoriť rezervu na nevyčerpanú dovolenku a to na konci príslušného kalendárneho roka.

RADA!

Pri výpočte rezervy na nevyčerpané dovolenky (ako aj napr. pri výpočte rezervy na vyplatenie odstupného, odchodného) sa postupuje v súlade s Opatrením MF SR č. 23054/2002-92; rezervy na nevyčerpané dovolenky sa oceňujú odhadom, nakoľko zamestnávateľ vo väčšine prípadov nevie presne určiť, kedy budú jeho zamestnanci dovolenku čerpať a v akej výške bude náhrada ich mzdy. V praxi sa zvykne na výpočet odhadu rezervy na nevyčerpané dovolenky používať priemerný zárobok za posledný kalendárny štvrťrok (ak je účtovným obdobím kalendárny rok). Odhad je však možné počítať aj s inou hodnotou, ktorá nie je v rozpore s účtovnými zásadami.

Ing. Iveta Matlovičová

§ 224 zákona č. 311/2006 Z. z., Zákonník práce

(2) Na základe uzatvorených dohôd podľa § 223 je zamestnávateľ povinný najmä

a) utvárať zamestnancom primerané pracovné podmienky zabezpečujúce riadny a bezpečný výkon práce, najmä poskytovať potrebné základné prostriedky, materiál, náradie a osobné ochranné pracovné prostriedky,.

b) oboznámiť zamestnancov s právnymi predpismi a ostatnými predpismi vzťahujúcimi sa na prácu nimi vykonávanú, najmä s predpismi na zaistenie bezpečnosti a ochrany zdravia pri práci,

c) poskytnúť zamestnancom za vykonanú prácu dohodnutú odmenu a dodržiavať ostatné dohodnuté podmienky; nároky zamestnanca alebo iné plnenia v jeho prospech nemožno dohodnúť pre zamestnanca priaznivejšie, ako sú nároky a plnenia vyplývajúce z pracovného pomeru,

d) viesť evidenciu uzatvorených dohôd o prácach vykonávaných mimo pracovného pomeru v poradí, v akom boli uzatvorené,

e) viesť evidenciu pracovného času zamestnancov, ktorí vykonávajú prácu na základe dohody o brigádnickej práci študentov a dohody o pracovnej činnosti, tak, aby bol zaznamenaný začiatok a koniec časového úseku, v ktorom zamestnanec vykonával prácu, a viesť evidenciu vykonanej práce u zamestnancov, ktorí vykonávajú prácu na základe dohody o vykonaní práce, tak, aby v jednotlivých dňoch bola zaznamenaná dĺžka časového úseku, v ktorom sa práca vykonávala.

(3) Zákazy prác a pracovísk pre tehotné ženy, matky do konca deviateho...