Peňažné sumy na analytických účtoch, číselné znaky, symboly, skratky

Podľa § 14 zákona o účtovníctve, ak účtovná jednotka používa rôzne analytické účty vytvorené k syntetickému účtu, musí platiť, že peňažné sumy analytických účtov musia zodpovedať príslušným súhrnným peňažným sumám začiatočných stavov, obratov strany Má dať a strany Dal, konečných zostatkov a konečných stavov syntetických účtov, ku ktorým sa analytické účty vedú.

Analytické účty sú súčasťou analytickej evidencie, ktorá sa vedie v peňažných jednotkách. Ak to povaha majetku vyžaduje, vedie sa analytická evidencia aj v jednotkách množstva a obsahuje aj iné údaje pre potreby účtovnej jednotky. Pojem „analytická evidencia“ je širší ako „analytické účty“. Analytické účty sú súčasťou analytickej evidencie.

Ak účtovná jednotka vo svojom účtovníctve používa rôzne skratky, rôzne číselné označenia, kódy a podobne, je povinná viesť zoznam číselných znakov alebo iných symbolov a skratiek použitých v účtovných knihách a v ostatných účtovných záznamoch s uvedením ich významu a je povinná viesť aj zoznam účtovných kníh.

Iný zoznam použitých skratiek, než aký sme už uviedli, môže znieť nasledovne.

Bú – bankový účet

CP – cenný papier

č. – číslo

DFM – dlhodobý finančný majetok

DHM – dlhodobý hmotný majetok

DNM – dlhodobý nehmotný majetok

DIČ – daňové identifikačné číslo

DÚJ – dcérska účtovná jednotka

FA – faktúra

DFA – dodávateľská faktúra

OFA – odberateľská faktúra

IČO – identifikačné číslo organizácie

kons. – konsolidovaný

MÚJ – materská účtovná jednotka

Mikro ÚJ – mikro účtovná jednotka

OP – opravná položka

PSČ – poštové smerovacie číslo

PPD – príjmový pokladničný doklad

SF – sociálny fond

ÚJ – účtovná jednotka

VI – vlastné imanie

VPD – výdavkový pokladničný doklad

ZI – základné imanie

RF – rezervný fond

ZRF – zákonný rezervný fond

a iné.

Príloha č. 1

Účtový rozvrh pre rok 2015

Účtová trieda 0 – Dlhodobý majetok

01 – Dlhodobý nehmotný majetok

013 – Softvér

•    013 – 100 – Softvér pre vedenie podvojného účtovníctva Omega

•    013 – 200 – Softvér Omega (odpisy)

•    013 – 300 – Softvér do 2 400 €

02 – Dlhodobý hmotný majetok odpisovaný

021- Stavby

•    021 – 100 – Administratívna budova

•    021 – 200 – Sklad zásob

•    021 – 300 – Garáže

022 – Samostatné hnuteľné veci a súbory hnuteľných vecí

•    022 – 100 – Počítač s príslušenstvom u riaditeľa spoločnosti

•    022 – 200 – Počítač s príslušenstvom – sekretariát riaditeľa

•    022 – 300 – Počítač s príslušenstvom – hlavný účtovník

•    022 – 400 – Počítač s príslušenstvom v sklade

•    022 – 500 – Osobné automobily

•    022 – 501 – Osobné auto Škoda Octávia

•    022 – 502 – Osobné auto Škoda Fabia

•    022 – 503 – Osobné auto Peugeot 307

•    022 – 600 – Nákladné automobily

•    022 – 601 – Nákladný automobil Renault

•    022 – 602 – Nákladný automobil Nissan

•    022 – 603 – Nákladný automobil Mercedes

•    022 – 700 – Dlhodobý hmotný majetok (do 1 700 €)

•    022 – 701 – Chladnička na sekretariáte

•    022 – 702 – Chladnička – administratívna budova

•    022 – 703 – Chladnička – sklad

 

03 – Dlhodobý hmotný majetok neodpisovaný

031 – Pozemky

•    031 – 100 – Pozemok pod administratívnou budovou

•    031 – 200 – Pozemok pod skladom zásob

•    031 – 300 – Pozemok pod garážami

04 – Obstaranie dlhodobého majetku

•    041 – Obstaranie dlhodobého nehmotného majetku

•    042 – Obstaranie dlhodobého hmotného majetku

05 – Poskytnuté preddavky na dlhodobý majetok

•    051 – 100 – Poskytnuté preddavky na dlhodobý nehmotný majetok

•    051 – 200 – Poskytnuté preddavky na dlhodobý hmotný majetok

07 – Oprávky k dlhodobému nehmotnému majetku

073 – Oprávky k softvéru

•    073 – 100 – Oprávky k softvéru pre vedenie podvojného účtovníctva Omega

•    073 – 200 – Oprávky k softvéru Omega (odpisy)

•    073 – 300 – Oprávky k softvéru do 2 400 €

08 – Oprávky k dlhodobému hmotnému majetku

081 – Oprávky k stavbám

•    081 – 100 – Oprávky k stavbám – administratívna budova

•    081 – 200 – Oprávky k stavbám – sklad zásob

•    081 – 300 – Oprávky k stavbám – garáže

082 – Oprávky k samostatným hnuteľným veciam a k súboru hnuteľných vecí

•    082 – 100 – Oprávky k počítaču s príslušenstvom u riaditeľa spoločnosti

•    082 – 200 – Oprávky k počítaču s príslušenstvom – sekretariát riaditeľa

•    082 – 300 – Oprávky k počítaču s príslušenstvom – hlavný účtovník

•    082 – 400 – Oprávky k počítaču s príslušenstvom v sklade

•    082 – 500 – Oprávky k osobným automobilom

•    082 – 501 – Oprávky k osobnému autu Škoda Octávia

•    082 – 502 – Oprávky k osobnému autu Škoda Fabia

•    082 – 503 – Oprávky k osobnému autu Peugeot 307

•    082 – 600 – Oprávky k nákladným automobilom

•    082 – 601 – Oprávky k nákladnému autu Renault

•    082 – 602 – Oprávky k nákladnému autu Nissan

•    082 – 603 – Oprávky k nákladnému autu Mercedes

•    082 – 700 – Oprávky k dlhodobému majetku (do 1 700 €)

•    082 – 701 – Oprávky k chladničke na sekretariáte

•    082 – 702 – Oprávky k chladničke – administratívna budova

•    082 – 703 – Oprávky k chladničke – sklad

Účtová trieda 1 – Zásoby

11 – Materiál

•    111 – 100 – Obstaranie materiálu

•    112 – 100 – Materiál na sklade „1“

•    112 – 200 – Materiál na sklade „2“

•    119 – 100 – Materiál na ceste

13 – Tovar

131 – 100 – Obstaranie tovaru

132 – Tovar na sklade a v predajniach

•    132 – 100 –Nealkoholické nápoje

•    132 – 101 – Coca cola

•    132 – 102 – Sprite

•    132 – 103 – Cappy pomaranče, multivitamín

•    132 – 104 – Ľadový čaj Nestea

•    132 – 105 – Fanta

•    132 – 200 – Minerálky

•    132 – 201 – Minerálka Fatra

•    132 – 202 – Minerálka Budiš

•    132 – 203 – Minerálka Rajec

•    132 – 204 – Minerálka ochutená

•    132 – 300 – Pivo

•    132 – 301 – Pivo Zlatý bažant

•    132 – 302 – Pivo Staroprameň

•    132 – 303 – Pivo Plzeň

•    132 – 304 – Corgoň

•    132 – 305 – Nealkoholické pivo

•    139 – 100 – Tovar na ceste

19 – Opravné položky k zásobám

•    191 – 100 – Opravná položka k materiálu

•    196 – 100 – Opravná položka k tovaru

Účtová trieda 2 – Finančné účty

21 – Peniaze

211 – Pokladnica

•    211 – 100 – Pokladnica EUR

•    211 – 200 – Pokladnica CZK

•    211 – 300 – Pokladnica USD

•    211 – 400 – Pokladnica GBP

•    211 – 500 – Pokladnica PLN

22 – Účty v bankách

221 – Bankové účty

•    221 – 100 – Bankový účet vedený v NBS

•    221 – 200 – Bankový účet vedený v Tatra banke

•    221 – 300 – Bankový účet vedený v ČSOB

•    221 – 400 – Bankový účet vedený v ČSOB vedený v USD

•    221 – 500 – Bankový účet vedený v ČSOB vedený v CZK

23 – Bežné bankové úvery

231 – Krátkodobé bankové účty

•    231 – 100 – Krátkodobý bankový úver – Tatra banka

•    231 – 200 – Krátkodobý bankový úver ČSOB

26 – Prevody medzi finančnými účtami

261 – Peniaze na ceste

•    261 – 100 – Prevod medzi bankou a pokladnicou

•    261 – 200 – Prevod medzi účtami

•    261 – 300 – Prevody – cudzia mena

Účtová trieda 3 – Zúčtovacie vzťahy

31 – Pohľadávky (krátkodobé i dlhodobé)

•    311 – 100 – Odberatelia – tuzemsko

•    311 – 101 – Odberatelia – SWS Žilina

•    311 – 102 – Odberatelia – Beta s.r.o., Trenčín

•    311 – 103 – Odberatelia – Peter Novák, Púchov

•    311 – 104 – Odberatelia – Mária Tichá, Považská Bystrica

•    311 – 200 – Odberatelia – EÚ

•    311 – 300 – Odberatelia – 3. krajiny

•    314 – 100 – Poskytnuté preddavky krátkodobé

•    314 – 200 – Poskytnuté preddavky dlhodobé

•    315 – 100 – Ostatné pohľadávky

32 – Záväzky (krátkodobé)

•    321100 – Dodávatelia – tuzemsko

•    321 – 101 –  Dodávatelia – Limo Trenčín

•    321 – 102 – Dodávatelia – Coca Cola Bratislava

•    321 – 103 – Dodávatelia – Minerálne vody

•    321 – 104 – Dodávatelia Libex Žilina

•    321 – 105 – Dodávatelia – ostatní tuzemsko

•    321 – 200 – Dodávatelia – EÚ

•    321 – 300 – Dodávatelia – 3. krajiny

324 – Prijaté preddavky krátkodobé

•    324 – 100 – Prijaté preddavky – tuzemsko

•    324 – 200 – Prijaté preddavky – EÚ

325 – Ostatné záväzky

326 – Nevyfakturované dodávky

33 – Zúčtovanie so zamestnancami a orgánmi sociálneho poistenia a zdravotného poistenia

•    331 – 100 – Zamestnanci

•    331 – 101 – Zamestnanci mzda – administratíva

•    331 – 102 – Zamestnanci mzda – sklad

•    331 – 103 – Zamestnanci mzda – ostatní

•    333 – 100 – Záväzky voči zamestnancom

•    335 – 100 – Pohľadávky voči zamestnancom – prevádzkové zálohy

•    335 – 200 – Pohľadávky voči zamestnancom – zálohy na cestovné

•    336 – 100 – Zúčtovanie s orgánmi sociálneho poistenia a zdravotného poistenia

•    336 – 101 – Všeobecná zdravotná poisťovňa

•    336 – 102 – Poisťovňa Dôvera

34 – Zúčtovanie daní a dotácií

341 – Daň z príjmov

•    341 – 100 – Daň z príjmov – preddavok

•    341 – 200 – Daň z príjmov – výsledná daňová povinnosť

342 – Ostatné priame dane

•    342 – 100 – Daň z príjmov zo závislej činnosti – zamestnanci

•    342 – 200 – Daň z príjmov zo závislej činnosti – administratíva

•    342 – 300 – Daň z príjmov zo závislej činnosti – ostatní

343 – Daň z pridanej hodnoty

•    343 – 100 – DPH na odpočítanie z tovarov a služieb v tuzemsku

•    343 – 101 – DPH na odpočítanie z nadobudnutých tovarov z iného členského štátu

•    343 – 102 – DPH na odpočítanie pri dovoze tovaru

•    343 – 103 – DPH – daňová povinnosť z dodania tovaru a služieb v tuzemsku

•    343 – 104 – DPH – vlastná daňová povinnosť alebo nadmerný odpočet

•    343 – 105 – DPH – dodatočné vyrubenie dane za minulé roky

345 – Ostatné dane a poplatky

•    345 – 100 – Daň z motorových vozidiel

•    345 – 200 – Daň z nehnuteľnosti

346 – Dotácie zo štátneho rozpočtu

35 – Pohľadávky voči spoločníkom a združeniu

•    353 – Pohľadávky za upísané vlastné imanie

•    354 – Pohľadávky voči spoločníkom a členom pri úhrade straty

•    355 – Ostatné pohľadávky voči spoločníkom a členom

36 – Záväzky voči spoločníkom a združeniu

•    364 – Záväzky voči spoločníkom a členom pri rozdeľovaní zisku

•    365 – Ostatné záväzky voči spoločníkom a členom

•    366 – Záväzky voči spoločníkom a členom zo závislej činnosti

37 – Iné pohľadávky a iné záväzky

378 – Iné Pohľadávky

•    378 – 100 – Iné pohľadávky – nárok voči poisťovni

•    378 – 200 – Iné pohľadávky – ostatné

•    378 – 300 – Chybné platby prijaté

379 – Iné záväzky

•    379 – 100 – Ostatné záväzky

•    379 – 200 – Chybné platby uhradené

38 – Časové rozlíšenie nákladov a výnosov

•    381 – 100 – Náklady budúcich období

•    381 – 101– Náklady budúcich období – lízing „1“

•    381 – 102 – Náklady budúcich období – lízing „2“

•    383 – Výdavky budúcich období

•    384 – 100 – Výnosy budúcich období – prenájmy

•    385 – Príjmy budúcich období

Účtová trieda 4 – Kapitálové účty a dlhodobé záväzky

41 – Základné imanie a kapitálové fondy

•    411 – 100 – Základné imanie – „1. spoločník“

•    411 – 200 – Základné imanie – „2. spoločník“

•    413 – Ostatné kapitálové fondy

•    417 – Zákonný rezervný fond

•    419 – Zmeny základného imania

42 – Fondy tvorené zo zisku a prevedené výsledky hospodárenia

•    421 – 100 – Zákonný rezervný fond

427 – Sociálny fond

•    427 – 100 – Sociálny fond – tvorba (povinný prídel)

•    427 – 101 – Sociálny fond – tvorba (ostatný prídel)

•    427 – 102 – Sociálny fond – čerpanie (stravné)

•    427 – 103 – Sociálny fond – čerpanie (doprava)

•    427 – 104 – Sociálny fond – čerpanie (sociálna výpomoc)

•    427 – 105 – Sociálny fond – čerpanie (ostatné)

428 – Nerozdelený zisk minulých rokov

•    428 – 100 – Nerozdelený zisk – 2013

•    428 – 200 – Nerozdelený zisk – 2014

429 – Neuhradená strata minulých rokov

•    429 – 100 – Neuhradená strata – 2012

•    429 – 200 – Neuhradená strata – 2011

43 – Výsledok hospodárenia

431 – Výsledok hospodárenia v schvaľovaní

47 – Dlhodobé záväzky

479 – Ostatné dlhodobé záväzky

Účtová trieda 5 – Náklady

50 – Spotrebované nákupy

501 – Spotreba materiálu

•    501 – 101 – Spotreba PHM

•    501 – 102 – Spotreba palív

•    501 – 103 – Spotreba náhradných dielov pri opravách

•    501 – 104 – Spotreba drobného materiálu pre opravy a údržbu (účtovaný priamo do

•    spotreby)

•    501 – 105 – Spotreba propagačného a reklamného materiálu

•    501 – 106 – Spotreba kancelárskych potrieb a tlačív (účtované priamo do spotreby)

•    501 – 107 – Spotreba čistiacich a hygienických potrieb (účtované priamo do spotreby)

•    501 – 200 – Spotreba hmotného majetku, ktorý nebol zaradený do dlhodobého hmotného majetku

•    501 – 300 – Ostatná spotreba

502 – Spotreba energie

•    502 – 100 – Spotreba elektrickej energie v administratívnej budove

•    502 – 101 – Spotreba elektrickej energie v sklade zásob

•    502 – 102 – Spotreba elektrickej energie v garážach

•    502 – 200 – Spotreba plynu v administratívnej budove

•    502 – 201 – Spotreba plynu v sklade zásob

•    502 – 202 – Spotreba plynu v garážach

•    502 – 300 – Spotreba vody a stočné

•    502 – 400 – Spotreba energie – ostatná

504 – Predaný tovar

•    504 – 100 – Predaný tovar v SR

•    504 – 200 – Predaný tovar v zahraničí

51 – Služby

511 – Opravy a udržovanie

•    511 – 100 – Opravy bežné (drobné opravy)

•    511 – 200 – Opravy generálne

•    511 – 300 – Bežná údržba

512 – Cestovné

•    512 – 100 – Cestovné v SR – zamestnanci

•    512 – 101 – Cestovné v SR – spoločníci

•    512 – 102 – Cestovné v SR – konatelia

•    512 – 103 – Cestovné v SR nad limit

•    512 – 200 – Cestovné v zahraničí – zamestnanci

•    512 – 201 – Cestovné v zahraničí – spoločníci

•    512 – 202 – Cestovné v zahraničí – konatelia

•    512 – 203 – Cestovné v zahraničí – nad limit

513 – Náklady na reprezentáciu

•    513 – 100 – Náklady na reprezentáciu – externé (pohostenie, občerstvenie)

•    513 – 200 – Náklady na reprezentáciu – použité zásoby (tovar)

518 – Ostatné služby

•    518 – 100 – Spotreba cenín

•    518 – 101 – Poštovné

•    518 – 102 – Telefóny, pevná linka

•    518 – 103 – Mobilné telefóny

•    518 – 104 – Náklady na školenia

•    518 – 105 – Prepravné

•    518 – 106 – Nájomné – lízing

•    518 – 107 – Náklady na colné vybavenie

•    518 – 108 – Provízie za sprostredkovanie

•    518 – 109 – Náklady za právne služby

•    518 – 110 – Náklady za poradenské služby

•    518 – 200 – Nehmotný majetok, ktorý nebol zaradený do dlhodobého nehmotného majetku

•    518 – 300 – Ostatné služby, ktoré sú daňovo uznané

•    518 – 400 – Ostatné služby, ktoré sú daňovo neuznané

52 – Osobné náklady

521 – Mzdové náklady – zamestnanci

522 – Príjmy spoločníkov a členov zo závislej činnosti

523 – Odmeny členom orgánov spoločnosti a družstva

524 – Zákonné sociálne poistenie

•    524 – 100 – Zákonné sociálne poistenie – zamestnanci

•    524 – 200 – Zákonné sociálne poistenie – spoločníci

525 – Ostatné sociálne poistenie

•    525 – 100 – Doplnkové poistenie – zamestnanci

•    525 – 200 – Doplnkové poistenie – spoločníci

527 – Zákonné sociálne náklady

•    527 – 100 – Ochranné pracovné prostriedky

•    527 – 200 – Tvorba SF – povinný prídel

•    527 – 201 – Tvorba SF – nad limit

•    527 – 300 – Príspevok na stravovanie do limitu

•    527 – 301 – Príspevok na stravovanie nad limit

528 – Ostatné sociálne náklady

•    528 – 100 – Ostatné sociálne náklady daňovo uznané

•    528 – 200 – Ostatné sociálne náklady daňovo neuznané

53 – Dane a poplatky

531 – Daň z motorových vozidiel

532 – Daň z nehnuteľností

538 – Ostatné dane a poplatky

•    538 – 100 – Ostatné dane a poplatky daňovo uznané

•    538 – 200 – Ostatné dane a poplatky daňovo neuznané

54 – Iné náklady na hospodársku činnosť

541 – Zostatková cena predaného dlhodobého nehmotného majetku a dlhodobého hmotného majetku

•    541 – 100 – Zostatková cena predaného dlhodobého nehmotného majetku

•    541 – 200 – Zostatková cena predaného dlhodobého hmotného majetku

542 – Predaný materiál

543 – Dary

544 – Zmluvné pokuty, penále a úroky z omeškania

545 – Ostatné pokuty, penále a úroky z omeškania

546 – Odpis pohľadávky

547 – Tvorba a zúčtovanie opravnej položky k pohľadávkam

548 – Ostatné náklady na hospodársku činnosť

•    548 – 100 – Ostané náklady na hospodársku činnosť – daňovo oznané

•    548 – 200 – Ostatné náklady na hospodársku činnosť – daňovo neuznané

549 – Manká a škody

•    549 – 100 – Manká a škody z predajnej činnosti

•    549 – 200 – Manká a škody do výšky prijatej náhrady

•    594 – 300 – Ostatné manká a škody

55 – Odpisy a opravné položky k dlhodobému majetku

551 – Odpisy dlhodobého nehmotného majetku a dlhodobého hmotného majetku

•    551 – 100 – Odpisy dlhodobého nehmotného majetku

•    551 – 200 – Odpisy dlhodobého hmotného majetku

56 – Finančné náklady

562 – Úroky

563 – Kurzové straty

566 – Náklady na krátkodobý finančný majetok

568 – Ostatné finančné náklady

•    568 – 100 – Ostatné finančné náklady daňovo uznané

•    568 – 200 – Ostatné finančné náklady daňovo neuznané

569 – Manká a škody na finančnom majetku

59 – Dane z príjmov a prevodové účty

591 – Splatná daň z príjmov

592 – Odložená daň z príjmov

595 – Dodatočné odvody dane z príjmov

596 – Prevod podielov na výsledku hospodárenia spoločníkom

Účtová trieda 6 – Výnosy

60 – Tržby za vlastné výrobky a tovar

604 – Tržby za tovar

•    604 – 100 – Tržby za tovar v SR

•    604 – 200 – Tržby za tovar v zahraničí

62 – Aktivácia

621 – Aktivácia materiálu a tovaru

622 – Aktivácia vnútroorganizačných služieb

623 – Aktivácia dlhodobého nehmotného majetku

624 – Aktivácia dlhodobého hmotného majetku

64 – Iné výnosy z hospodárskej činnosti

641 – Tržby z predaja dlhodobého nehmotného majetku a dlhodobého hmotného majetku

•    641 – 100 – Tržby z predaja dlhodobého nehmotného majetku

•    641 – 200 – Tržby z predaja dlhodobého hmotného majetku

642 – Tržby z predaja materiálu

644 – Zmluvné pokuty, penále a úroky z omeškania

645 – Ostatné pokuty, úroky a penále z omeškania

646 – Výnosy z odpísaných pohľadávok

648 – Ostatné výnosy z hospodárskej činnosti

•    648 – 100 – Ostatné výnosy z hospodárskej činnosti daňovo uznané

•    648 – 200 – Ostatné výnosy z hospodárskej činnosti daňovo neuznané

66 – Finančné výnosy

662 – Úroky

663 – Kurzové zisky

665 – Výnosy z dlhodobého finančného majetku

666 – Výnosy z krátkodobého finančného majetku

668 – Ostatné finančné výnosy

•    668 – 100 – Ostatné finančné výnosy daňovo uznané

•    668 – 200 – Ostatné finančné výnosy daňovo neuznané

Účtová trieda 7 – Uzávierkové účty a podsúvahové účty

70 – Súvahové uzávierkové účty

•    701 – Začiatočný účet súvahový

•    702 – Konečný účet súvahový

71 – Výsledkový uzávierkový účet

•    710 – Účet ziskov a strát

•    711 – Začiatočný účet nákladov a výnosov

75 až 79 – Podsúvahové účty

Príloha č. 2

Kontrola a schvaľovanie dokladov v spoločnosti Alfa, s.r.o.

Názov operácie	Vecná kontrola	Schvaľuje
Pracovné zmluvy	vedúci odd. PaM	riaditeľ spoločnosti
Mzdové a výplatné listiny	vedúci odd. PaM	riaditeľ spoločnosti
Povolenie služobnej cesty a vyplatenie preddavku na služobnú cestu	vedúci útvarov	riaditeľ spoločnosti
Likvidácia cestovných výdavkov	vedúci odd. PaM	riaditeľ ekon. útvaru
Pokladničné operácie	učtáreň	riaditeľ ekon. útvaru
Bankové operácie	učtáreň	riaditeľ ekon. útvaru
Obstaranie a vyradenie DNM a DHM	technický útvar	riaditeľ spoločnosti
Oprava a údržba	technický útvar	riaditeľ tech. úseku
Nákup tovaru, materiálu, služieb	obchodný útvar	riaditeľ obchod. útvaru
Predaj tovaru, materiálu a služieb	obchodný útvar	riaditeľ obchod. útvaru
Bežné účtovné operácie	učtáreň	vedúci učtárne

 

Príloha č. 3

Číslovanie dokladov
V spoločnosti Alfa, s.r.o., sa číslujú účtovné doklady podľa tejto prílohy k smernici „Vedenie účtovníctva“.
Druhy dokladov	Kód Druh dokladu	Číselný interval
BÚ	Bankový výpis	BÚ 1 – 9999
PPD	Príjmový pokladničný doklad	PPD 1 – 9999
VPD	Výdavkový pokladničný doklad	VPD 1 – 9999
DFA	Dodávateľská faktúra	DFA 1 – 9999
OFA	Odberateľská faktúra	OFA 1 – 9999
ID	Interný účtovný doklad	ID 1 – 9999

 

     Doklady je nutné číslovať tak, aby pri postupnom pribúdaní dokladov bol vytvorený súvislý vzostupný rad.

Registratúrny plán

K prílohe č. 4 – Registratúrny plán – čo je potrebné vedieť, aby sa registratúrny plán správne vypracoval

Rovnako ako pri účtovom rozvrhu, tak aj pri zostavení prílohy registratúrny plán, uvádzame niekoľko skutočností, ktoré by mali účtovné jednotky vedieť skôr, ako pristúpia k jeho vypracovaniu.

Všeobecným záväzným právnym predpisom upravujúcim ukladanie účtovnej dokumentácie a ostatných dokumentov a písomností je zákon č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov a vyhláška Ministerstva vnútra SR č. 628/2002 Z. z. ako vykonávací predpis k zákonu o archívoch a registratúrach.

Základné pojmy

Archív je odborné pracovisko, ktoré preberá, eviduje, ochraňuje a sprístupňuje archívne dokumenty.

Archívny dokument je záznam, ktorý má trvalú dokumentárnu hodnotu pre poznanie dejín Slovenska a Slovákov. Archívnym dokumentom je aj filmový alebo zvukový záznam, ktorý vznikol do roku 1950. Archívnym dokumentom nie je knižničný dokument (§ 3 ods. 2 zákona č. 183/2000 Z. z. o knižniciach, o doplnení zákona Slovenskej národnej rady č. 27/1987 Zb. o štátnej pamiatkovej starostlivosti a o zmene a doplnení zákona č. 68/1997 Z. z. o Matici Slovenskej) a zbierkový predmet (§ 2 ods. 2 zákon č. 115/1998 Z. z. o múzeách a galériách a o ochrane predmetov múzejnej a galerijnej hodnoty v znení zákona č. 387/2001 Z. z.).

Archívny fond je súbor archívnych dokumentov pochádzajúcich z registratúry toho istého pôvodcu alebo z činnosti fyzickej osoby, ktorá nevytvára registratúru.

Archívna zbierka je súbor archívnych dokumentov vytvorený zberateľskou činnosťou právnickej osoby alebo fyzickej osoby.

Archívne dedičstvo Slovenskej republiky je súbor archívnych dokumentov, archívnych fondov a archívnych zbierok, okrem cudzích archívnych dokumentov, zapísaných v Evidencii archívneho dedičstva Slovenskej republiky.

Cudzí archívny dokument je archívny dokument, ktorý vznikol mimo územia Slovenska a netýka sa dejín Slovenska a Slovákov. Cudzí archívny dokument je aj archívny dokument, ktorý je zapísaný v evidencii cudzieho štátu.

Preberanie archívnych dokumentov je súhrn odborných činností vykonávaných archívom, ktorých účelom je doplňovať archívne dedičstvo.

Ochrana archívnych dokumentov je súhrn odborných činností na ich zachovanie a ochranu pred odcudzením a poškodením.

Sprístupňovanie archívnych dokumentov je súhrn odborných činností, ktorých účelom je umožniť prístup k informáciám, ktoré obsahujú.

Konzervačná kópia archívneho dokumentu je kópia archívneho dokumentu vyhotovená spravidla na mikrofilme s cieľom zachovať informáciu, ktorú archívny dokument obsahuje.

Archívny informačný systém je súbor informácií o archívnych dokumentoch zapísaných v evidencii archívneho dedičstva, o ich uložení, obsahu a prístupe k nim.

Predarchívna starostlivosť je súhrn odborných činností vykonávaných archívom, ktorých účelom je preberať archívne dokumenty do archívu.

Správa registratúry je zabezpečovanie evidovania, tvorby, ukladania, ochrany registratúrnych záznamov, prístupu k nim a zabezpečovanie ich vyraďovania.

Registratúra je súbor všetkých registratúrnych záznamov evidovaných pôvodcom registratúry.

Registratúrny záznam je informácia evidovaná pôvodcom registratúry.

Pôvodca registratúry je právnická osoba alebo fyzická osoba, z činnosti ktorej vzniká registratúra.

Vyraďovanie registratúrneho záznamu je súhrn odborných činností, pri ktorých sa z registratúry vyčleňuje registratúrny záznam, ktorému uplynula lehota uloženia; registratúrny záznam s trvalou dokumentárnou hodnotou sa ukladá do archívu a registratúrny záznam bez trvalej dokumentárnej hodnoty sa zničí.

Lehota uloženia je počet rokov, počas ktorých pôvodca registratúry potrebuje registratúrny záznam na svoju činnosť.

Spis je registratúrny záznam alebo súbor registratúrnych záznamov, ktoré vznikli v súvislosti s vybavovaním tej istej veci.

Z uvedených základných pojmov na podnikateľský subjekt, či už právnickú osobu alebo fyzickú osobu podnikateľa (ale aj na nepodnikateľský subjekt) sa najviac vzťahujú pojmy ako registratúra, registratúrny záznam, pôvodca registratúry a správa registratúry. To znamená, že podnikatelia ale aj nepodnikateľské subjekty v súvislosti s ukladaním dokumentov, by mali tieto pojmy používať. Preto si niektoré pojmy bližšie vysvetlíme.

Registratúrny záznam a registratúra

Každý z nás sa denno-denne stretáva s registratúrnymi záznamami, aj keď ich nepomenujeme týmto pojmom, ale všeobecne používanejším, ako dokumenty, prípadne doklady. Už pri vstupe do zamestnania sa stretávame s dotazníkom uchádzača o zamestnanie, s nástupným lístkom atď. Denne dostávame príkazy na prácu, vypracúvame rôzne hlásenia, správy či zápisy z porád, kontrolujeme kvalitu výrobkov alebo sa oboznamujeme s vnútropodnikovými legislatívnymi aktmi. To znamená, že každá písomná, obrazová, zvuková alebo iným spôsobom získaná informácia, ktorá pochádza z činnosti spoločnosti alebo bola do spoločnosti doručená, sa nazýva záznam. Ak spoločnosť tento záznam (informáciu) v spoločnosti zaeviduje, vzniká registratúrny záznam. Súbor všetkých registratúrnych záznamov tvorí registratúru spoločnosti.

Pôvodca registratúry je právnická osoba alebo fyzická osoba, z činnosti ktorej vznikajú registratúrne záznamy a teda vzniká registratúra. Každý pôvodca registratúry je v zmysle zákona o archívoch a registratúrach povinný zabezpečiť správu registratúry, teda zabezpečenie evidovania, tvorby, ukladania, ochrany registratúrnych záznamov, prístupu k nim a zabezpečovanie ich vyraďovania, ktorá sa považuje za základ informačného systému spoločnosti. Kontrolným orgánom je Ministerstvo vnútra SR prostredníctvom pobočiek oblastných archívov.

Registratúrne stredisko

Registratúrne stredisko je priestor (jedna miestnosť alebo viacero miestností ), ktorý musí spĺňať prísne kritériá stanovené zákonom o archívoch a registratúrach. Zamestnanci registratúrneho strediska zabezpečujú v pravidelných intervaloch preberanie spisov a špeciálnych druhov registratúrnych záznamov z jednotlivých organizačných útvarov, ich evidovanie, ukladanie, zabezpečujú ich úschovu a ochranu, operatívne využívanie registratúrnych záznamov pre činnosť spoločnosti. Jednoduchšie povedané, do registratúrneho strediska sa preberajú všetky dokumenty, ktoré sa v spoločnosti vytvorili alebo do spoločnosti boli doručené, či už na zdokumentovanie procesov, postupov a systémov alebo na zabezpečenie denného chodu spoločnosti, administratívy, komunikácie s obchodnými partnermi, orgánmi štátnej správy, atď. Tieto dokumenty sa triedia, evidujú a ukladajú na presne určené miesto, aby sa v prípade prevádzkových potrieb, pre potreby kontrol a na právne úkony a pod., mohli operatívne zapožičať.

Na základe uvedeného možno povedať, že zamestnanci, ktorí už nepotrebujú doklady a iné písomnosti na svoju prácu (najmä za minulé účtovné a zdaňovacie obdobie), sú povinní tieto dokumenty odovzdať do registratúrneho strediska.

Pojmy registratúrne stredisko a archív

V súvislosti s uchovávaním dokumentov sa bežne hovorilo a aj sa hovorí o ukladaní dokladov do archívu alebo o archivovaní dokladov. Pojmy ako registratúra, registratúrne stredisko, registratúrny záznam atď. sa len pomaly dostávajú do praxe.

Vychádzajúc z príslušných ustanovení zákona o archívoch a registratúrach je potrebné rozlišovať pojmy ako archív a registratúra. Účtovné jednotky (podnikateľské aj nepodnikateľskú subjekty) môžu zriaďovať aj archívy, ale registratúrne stredisko by mali mať zriadené vždy.

Na vznik archívu, na jeho priestory, na dlhodobú úschovu archívnych fondov, ich trvalé zachovanie, ochranu pred odcudzením a poškodením atď. sú kladené prísne kritériá. Takto zriadený archív je súčasťou archívneho systému na Slovensku. Rozdiel v porovnaní s prácou v štátnych archívoch je v tom, že predmetom záujmu je archívny fond vlastnej organizácie, jeho formovanie, ochrana sprístupnenie a využívanie. Kým registratúra organizácie je sumárom všetkých evidovaných záznamov, v archívoch sa ukladajú archívne dokumenty s trvalou dokumentárnou hodnotou. V registratúrnom stredisku sa ukladajú dokumenty, teda registratúrne záznamy, ktoré sa po určitej lehote vyradia a skartujú (zničia). Len dokumenty s trvalou dokumentárnou hodnotou sa ukladajú do podnikového archívu, ak ho má organizácia zriadený, alebo sa musia odovzdať do príslušnej pobočky štátneho archívu.

Kto je povinný vypracovať registratúrny poriadok
a registratúrny plán

Zákon o archívoch a registratúrach v súčasnosti taxatívne vymenúva tých pôvodcov registratúry, ktorí majú povinnosť vypracovať registratúrny poriadok a predložiť ho na posúdenie a schválenie príslušnému oblastnému štátnemu archívu. Patria sem tí pôvodcovia registratúry, ktorí sú orgánom verejnej správy, právnickou osobou zriadenou orgánom verejnej správy, právnickou osobou zriadenou zákonom alebo právnickou osobou, ktorej postavenie upravuje zákon.

Ostatní pôvodcovia registratúry, ak z ich činnosti vznikajú dokumenty majúce trvalú dokumentárnu hodnotu, sú povinní vypracovať registratúrny plán a predložiť ho na posúdenie a schválenie príslušnému štátnemu archívu.

Ak z činnosti pôvodcu registratúry nevznikajú žiadne dokumenty majúce trvalú dokumentárnu hodnotu, nemá povinnosť vypracovať registratúrny plán. Títo pôvodcovia registratúry musia však vypracovať alebo viesť Evidenciu registratúrnych záznamov podľa metodického návodu, ktoré má Ministerstvo vnútra zverejnené na svojej webovej stránke.

Pre rýchlejšiu orientáciu pôvodcov registratúry v rámci ich kategorizácie pripravilo Ministerstvo vnútra orientačnú typológiu pôvodcov registratúry, ktorú je možné nájsť na internetovej stránke ministerstva vnútra www.civil.gov.sk – správa registratúry – orientačná typológia. V nejednoznačných prípadoch rozhoduje o začlenení pôvodcu registratúry do príslušnej kategórie vždy Ministerstvo vnútra.

Povinnosti správcov registratúry

Zákon o archívoch a registratúrach

ukladá pôvodcom registratúry povinnosť (napr. aj s.r.o. je pôvodca registratúry) zabezpečovať odbornú správu záznamov, ktoré pochádzajú z ich činnosti alebo z činnosti ich predchodcov.

Ukladá im povinnosť starať sa o:

•    riadnu evidenciu záznamov (vedenie úplnej a presnej evidencie záznamov v registratúrnom denníku alebo inej osobitnej evidencii),

•    zabezpečenie trvanlivosti registratúrneho záznamu, tak aby bez poškodenia a narušenia svojej štruktúry prečkal svoju lehotu uloženia, teda čas svojej prevádzkovej potreby, čo je spravidla niekoľko rokov a pri niektorých špecifických druhoch dokumentov aj niekoľko desaťročí,

•    účelné a bezpečné uloženie (vypracovanie interných smerníc registratúrneho poriadku a registratúrneho plánu, ktoré upravujú zabezpečenie náležitej správy registratúr organizačných útvarov, ako aj činnosti registratúrneho strediska tak, aby nedošlo k poškodeniu, zničeniu, strate alebo neoprávnenému použitiu registratúrnych záznamov),

•    riadne personálne obsadenie úseku správy registratúry zamestnancom s minimálne úplným stredoškolským vzdelaním v kumulovanej funkcii alebo v samostatnej pracovnej pozícii, v závislosti od veľkosti pôvodcu registratúry a jeho písomnej produkcie,

•    riadne vyraďovanie registratúrnych záznamov/spisov (zabezpečenie plánovitého vyraďovania registratúrnych záznamov/spisov, ktoré nie sú potrebné pre ďalšiu činnosť organizácie a uplynuli lehoty ich uloženia, minimálne jedenkrát za päť rokov; rozhodnutie o vyradení vydáva príslušný štátny archív na základe návrhu organizácie po posúdení dokumentárnej hodnoty a po vykonaní odbornej archívnej prehliadky),

•    oznamovať bezodkladne Ministerstvu vnútra prostredníctvom príslušného štátneho archívu zmeny svojho názvu a zmenu miesta uloženia registratúry, ako aj ďalšie závažné skutočnosti (napr. zmenu právnej formy) a pod.,

•    odovzdať archívne dokumenty po vyraďovacom konaní v určenej lehote do archívu,

•    odovzdať registratúru bezodkladne právnemu nástupcovi alebo ak zanikne bez právneho nástupcu odovzdať registratúrne záznamy s trvalou dokumentárnou hodnotou do archívu a uložiť registratúrne záznamy bez trvalej dokumentárnej hodnoty do uplynutia ich lehôt uloženia a oznámiť Ministerstvu vnútra prostredníctvom štátneho archívu miesto, kde sú uložené.

Vyhláška Ministerstva vnútra k zákonu o archívoch a registratúrach

Oblasť hodnotenia a vyraďovania registratúrnych záznamov a ochrany registratúrnych záznamov a archívnych dokumentov upravuje zákon o archívoch a registratúrach a podrobnejšie vyhláška Ministerstva vnútra Slovenskej republiky č. 628/2002 Z. z., ktorou sa vykonávajú niektoré ustanovenia zákona o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov (ďalej len „vyhláška”).

Kritéria hodnotenia dokumentov

Vyhláška jednoznačne stanovuje kritériá hodnotenia registratúrnych záznamov ako archívnych dokumentov, medzi ktoré patrí najmä obsah dokumentu, význam jeho pôvodcu, obdobie v ktorom vznikol, formálne znaky jeho vyhotovenia, jeho hodnovernosť a nosič, na ktorom je zaznamenaný. Vyhláška v § 4 prináša kategorizáciu registratúrnych záznamov, ktorá je východiskom pre stanovenie povinnosti pôvodcu registratúry vypracovať registratúrny poriadok a registratúrny plán.

Hodnotenie a vyraďovanie registratúrnych záznamov (dokumentov)

Po uplynutí lehoty uloženia registratúrnych spisov nasleduje ich zničenie alebo uloženie do archívu. Rozhodnutie sa vykoná na základe registratúrneho plánu organizácie až po odsúhlasení príslušným archívom.

Vyraďovanie registratúrnych záznamov

Vyraďovanie registratúrnych záznamov je súhrn odborných činností, pri ktorých sa z registratúry vyčleňujú registratúrne záznamy/spisy, ktorým uplynula lehota uloženia. Registratúrne záznamy s trvalou dokumentárnou hodnotou sa ukladajú do archívu a registratúrne záznamy bez trvalej dokumentárnej hodnoty sa skartujú alebo zničia.

Pre vyraďovanie registratúrnych záznamov/spisov je najdôležitejší registratúrny plán, ktorý rozdeľuje registratúru na dve základné skupiny – záznamy s trvalou dokumentárnou hodnotou a bez trvalej dokumentárnej hodnoty. Z činnosti tých organizácií, ktoré nemali povinnosť vypracovať registratúrny plán, vznikajú iba dokumenty bez trvalej dokumentárnej hodnoty.

Registratúrny plán zároveň rozdeľuje celú registratúru (všetky dokumenty vzniknuté z činnosti pôvodcu registratúry) do logických vecných skupín, podľa potrieb pôvodcu registratúry a každej z nich stanovuje dĺžku jej prevádzkovej potreby vyjadrenú v rokoch (lehota uloženia). Organizácia môže vyradiť registratúrne záznamy iba vo vyraďovacom konaní.

Vyraďovacie konanie by sa malo uskutočňovať komplexne za celú organizáciu (účtovnú jednotku), i keď § 19 zákona o archívoch a registratúrach už v súčasnosti pripúšťa v odôvodnených prípadoch aj tzv. čiastkové vyraďovania, viazané na konkrétny druh dokumentov alebo organizačnú zložku, z činnosti ktorej vznikli. Návrhy na vyradenie pôvodca registratúry predkladá v pravidelných intervaloch dohodnutých so štátnym archívom, ktoré však nesmú byť dlhšie ako päť rokov.

Dôležité z hľadiska vyraďovania dokumentov sú z vyhlášky najmä jej prílohy č. 1, 2 a 3, ktoré prinášajú vzor návrhu na vyradenie, vzor zoznamu vecných skupín dokumentov so znakom hodnoty „A“ – dokumenty majú trvalú dokumentárnu hodnotu, ktoré sa musia ukladať do archívu, ako aj bez znaku hodnoty „A“ (dokumenty nemajú trvalú dokumentárnu hodnotu).

Rozhodnutie o vyradení záznamov

Po posúdení dokumentárnej hodnoty registratúrnych záznamov navrhnutých na vyradenie vydá príslušný štátny archív rozhodnutie o vyradení registratúrnych záznamov, v ktorom rozhodne o trvalej dokumentárnej hodnote registratúrnych záznamov a termíne ich odovzdania do archívu, ako aj o tom, ktoré registratúrne záznamy (dokumenty) môže pôvodca registratúry zničiť.

Ak pôvodca registratúry navrhol na vyradenie iba dokumenty bez trvalej dokumentárnej hodnoty, môže príslušný štátny archív vziať takýto návrh na vyradenie iba na vedomie. V takomto prípade, ak nebude pôvodcovi registratúry vydané zo strany štátneho archívu rozhodnutie o vyradení do 60 dní od predloženia návrhu, môže registratúrne záznamy bez trvalej dokumentárnej hodnoty zničiť.

Preberanie archívnych dokumentov do archívu

Štátny archív alebo archív organizácie preberá do trvalej archívnej úschovy ucelené súbory archívnych dokumentov alebo ich ucelené časti uložené v označených archívnych škatuliach protokolárne v dohodnutej lehote. Dokladom o prevzatí archívnych dokumentov je dvojmo vyhotovený preberací protokol.

Ochrana dokumentov

Vyhláška Ministerstva vnútra SR vo svojej II. časti stanovuje pravidlá ochrany dokumentov a kritériá pre priestory ich uloženia (registratúrne stredisko). Stanovuje pravidlá pre preventívnu ochranu dokumentov, ochranu pred odcudzením, ochranu pred požiarom, ochranu pred vodou ako aj ďalšími degradačnými činiteľmi.

Ďalšie právne predpisy upravujúce uchovávanie dokumentov

Správu registratúry, resp. postup organizácie pri výkone vlastnej činnosti upravujú aj ustanovenia ďalších všeobecne záväzných právnych predpisov, napr. zákon o účtovníctve, zákon na ochranu osobných údajov, vyhláška o administratívnej bezpečnosti, bankový zákon, zákon o zdravotnej starostlivosti a pod.

Z hľadiska správy registratúry je u týchto osobitných právnych predpisov nutné sledovať najmä špecifické spôsoby evidovania niektorých špeciálnych druhov dokumentov, nároky na ich uloženie a ochranu, ako aj predpísané lehoty uloženia, ktoré im spravidla stanovujú. Pôvodca registratúry je potom povinný viesť predpísané evidencie (ktoré sú integrálnou súčasťou registratúrneho systému) a zároveň považovať stanovenú lehotu uloženia ako minimálnu pre úschovu konkrétneho druhu dokumentu.

Príklady k archivácii a uchovávaniu dokumentov

?  Príklad

Registratúrny plán s.r.o.

Ako firma máme zriadený archív, teda po novom, registratúrne stredisko. Doklady máme uložené v archivačných krabiciach. Na každej takejto krabici je uvedené poradové číslo a rok, ktorého sa týkajú a čo obsahujú. K tomu máme aj archívnu knihu, v ktorej je rozpísané čo sa v ktorej krabici nachádza. Zaujíma nás, či musí mať každá firma vypracovaný a schválený registratúrny plán? Sme malá firma, ktorá vykonáva služby, nestačí ak máme vnútropodnikovú smernicu, kde sú ustanovené základné pravidlá uchovávania dokladov?

Odpoveď:

Ak z činnosti pôvodcu registratúry (týka sa aj s.r.o.) nevznikajú žiadne dokumenty majúce trvalú dokumentárnu hodnotu (znak hodnoty „A“), nemá pôvodca povinnosť vypracovať registratúrny plán. Pre nich vydalo Ministerstvo vnútra jednoduchý návod na manipuláciu s registratúrnymi záznamami. Teda aj keď pôvodca registratúry nemusí mať vypracovaný registratúrny plán, nezbavuje sa zodpovednosti za uchovávanie dokladov.

Avšak pripomíname, že trvalú dokumentárnu hodnotu má registratúrny záznam (každá písomnosť, každý doklad, ktorý je v spoločnosti zaevidovaný), ktorý obsahuje

a)  informáciu o vzniku pôvodcu registratúry (teda o vzniku s.r.o.), jeho organizačných zmenách a zániku,

b)  informáciu o činnosti pôvodcu registratúry, jeho ľudských zdrojoch, majetkovo-právnych a finančných pomeroch, najmä výročnú správu a rozbor činnosti,

c)  návrh všeobecne záväzného právneho predpisu vypracovaného pôvodcom registratúry,

d)  zápisnicu z rokovaní orgánov pôvodcu registratúry a ich rozhodnutia,

e)  interný akt riadenia pôvodcu registratúry, napr. príkaz, smernicu, obežník, pokyn, nariadenie.

Ak niektorý z týchto dokumentov ako s.r.o. máte, musíte vypracovať registratúrny plán.

?  Príklad:

Elektronické uchovávanie registratúrnych záznamov

Veľa dokumentov máme vyhotovených v papierovej podobe. Môžeme z nich vytvoriť elektronickú kópiu a len túto potom archivovať?

Odpoveď:

Elektronické uchovávanie registratúrnych záznamov je možné iba pri tých záznamoch, ktoré boli pôvodne vyhotovené ako elektronické. Ak bol dokument vyhotovený v papierovej podobe, môžete z neho vytvoriť elektronickú kópiu a uchovávať ju, ale zároveň musíte uchovávať aj papierový originál (t.j. nie je možné papierový originál zničiť z dôvodu vyhotovenia jeho elektronickej kópie).

?  Príklad

Vyraďovanie dokumentov

Nemáme vlastný archív, máme len registratúrne stredisko. Oblastnému archívu sme poslali žiadosť o vyradenie účtovných dokladov, ale zatiaľ sme nedostali vyrozumenie, či môžeme doklady skartovať. Ako máme postupovať?

Odpoveď:

K povinnostiam pôvodcu registratúry (napr. s.r.o.) patrí aj povinnosť vyraďovať tie dokumenty – registratúrne záznamy, ktorým skončila lehota uloženia. Vo vyraďovacom konaní Ministerstvo vnútra prostredníctvom štátnych archívov rozhodne o vyradení registratúrnych záznamov po uplynutí lehoty ich uloženia, o trvalej dokumentárnej hodnote záznamov a termíne ich odovzdania do archívu, prípadne rozhodne o tom, že záznamy bez trvalej dokumentárnej hodnoty možno zničiť. Ak by vám takéto rozhodnutie nedošlo do 60 dní od doručenia návrhu na vyradenie dokumentov, záznamy bez trvalej dokumentárnej hodnoty môžete zničiť aj bez neho.

?  Príklad:

Vyradenie účtovných dokladov u FO podnikateľa

Od roku 2007 fyzická osoba vedie jednoduché účtovníctvo. Archivuje dosiaľ všetky dokumenty a pokladničné knihy od registračných pokladníc, pásky a pod. Od roku 2009 eviduje nehnuteľnosť na podnikanie (od roku 2014 už nie) a auto na podnikanie. Zamestnancov evidoval do roku 2013. Ktoré dokumenty môže v roku 2015 skartovať a ktoré si musí ponechať? Čo so zmluvami a písomnosťami, ktoré počas podnikania uzatváral?

Odpoveď:

Aj na fyzickú osobu podnikateľa sa vzťahuje zákon o archívoch a registratúrach a rovnako tak aj vyhláška Ministerstva vnútra SR č. 628/2002 Z. z. vydaná k zákonu o archívoch a registratúrach. Podľa zákona o archívoch a registratúrach, je každý podnikateľský subjekt povinný viesť registratúrne záznamy a tieto následne vyraďovať len vo vyraďovacom konaní.

Vyraďovacie konanie je upravené v § 19 a nasledujúcich ustanoveniach zákona o archívoch a registratúrach. Vyraďovaciemu konaniu predchádza prípravné konanie, v ktorom pôvodca registratúry (podnikateľský subjekt) navrhuje na vyradenie registratúrne záznamy, ktorým uplynula lehota uloženia a v prípade, ak niektoré registratúrne záznamy po uplynutí lehoty ešte potrebuje uchovať, prerokuje predĺženie tejto lehoty. Na vyradenie sa nesmú navrhnúť registratúrne záznamy, ktorým ešte neuplynula lehota uloženia.

V samotnom vyraďovacom konaní po predložení návrhu na vyradenie Ministerstvo vnútra SR prostredníctvom príslušného štátneho archívu posúdi návrh a vydá rozhodnutie o vyradení registratúrnych záznamov, o trvalej dokumentárnej hodnote registratúrnych záznamov a termíne ich odovzdania do archívu a o tom, že pôvodca registratúry môže zničiť registratúrne záznamy bez trvalej dokumentárnej hodnoty.

Trvalú dokumentárnu hodnotu majú najmä registratúrne záznamy, ktoré obsahujú:

•    informácie o vzniku, organizačných zmenách a zániku pôvodcu registratúry,

•    informácie o činnosti, majetkových a finančných pomeroch a ľudských zdrojoch pôvodcu registratúry,

•    interné predpisy, smernice, nariadenia vydané pôvodcom registratúry,

•    zápisnice a rozhodnutia z rokovaní orgánov pôvodcu registratúry.

Obdobie, počas ktorého je pôvodca registratúry povinný viesť registratúrne záznamy, nie je priamo upravené v zákone o archívoch a registratúrach, ale v ďalších právnych predpisoch, najmä v zákone č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve, konkrétne v ustanovení § 35 ods. 3, podľa ktorého sa účtovné záznamy uchovávajú nasledovne:

•    účtovná závierka, výkazy vybraných údajov z účtovných závierok a výročná správa počas desiatich rokov nasledujúcich po roku, ktorého sa týkajú,

•    účtovné doklady, účtovné knihy, zoznamy účtovných kníh, zoznamy číselných znakov alebo iných symbolov a skratiek použitých v účtovníctve, odpisový plán, inventúrne súpisy,

•    inventarizačné zápisy, účtový rozvrh počas piatich rokov nasledujúcich po roku, ktorého sa týkajú,

•    účtovné záznamy, ktoré sú nositeľmi informácie týkajúcej sa spôsobu vedenia účtovníctva počas piatich rokov nasledujúcich po roku, v ktorom sa naposledy použili,

•    ostatné účtovné záznamy počas doby určenej v registratúrnom pláne účtovnej jednotky tak, aby neboli porušené ostatné zákonné ustanovenia.

 

Vzor registratúrneho plánu pre podnikateľské subjekty

Štruktúra registratúrneho plánu

Štruktúra registratúrneho plánu je vecne zoradeným rozpisom možného registratúrneho plánu podnikateľských subjektov z oblastí výroby, stavebníctva, veľkoobchodu, maloobchodu a dopravy bez ohľadu na právnu formu podnikania. K tvorbe každého registratúrneho plánu treba pristupovať individuálne s ohľadom na špecifické druhy záznamov účtovnej jednotky a po dôslednej analýze typov dokumentov, ktoré účtovná jednotka produkuje, resp. prijíma.

Nasledujúcu štruktúru registratúrneho plánu je preto možné použiť ako jeden z podkladov pre vytvorenie schémy registratúrneho plánu podnikateľskej účtovnej jednotky. Znak hodnoty a lehoty uloženia jednotlivých druhov agend sú uvedené v centrálnom registri.

Dĺžka lehôt uloženia je pri jednotlivých vecných skupinách záznamov v registri uvádzaná ako dĺžka odporúčaná a minimálna. Rozhodnutie o jej predĺžení alebo skrátení v rámci registratúrneho plánu každej účtovnej jednotky je závislé od jej prevádzkovej potreby v konkrétnych podmienkach. Zároveň môže byť ovplyvnený začiatok doby jej plynutia, a to napr. po skončení platnosti daného registratúrneho záznamu (napr. príkaz riaditeľa), po roku posledného použitia (napr. dokumentácia pre výpočtovú techniku), od posledného zápisu v knihe a pod.

Tieto špeciálne podmienky je nutné uviesť aj v registratúrnom pláne, vo všeobecnosti inak platí, že lehota uloženia začína plynúť 1. januára roku nasledujúceho po roku, v ktorom bol spis uzatvorený.

V praxi to znamená, že podnikateľ označí registratúrny záznam alebo spis znakom hodnoty „A“ alebo ich týmto znakom neoznačí. Registratúrne záznamy bez znaku hodnoty „A“ po vyraďovacom konaní zničí a registratúrne záznamy so znakom hodnoty „A“ po vyraďovacom konaní musí uložiť do príslušného archívu.

Označenie, resp. neoznačenie záznamov a spisov znakom hodnoty „A“ hodnotí príslušný archív pri schvaľovaní registratúrneho plánu.

Lehota uloženia je počet rokov, počas ktorých podnikateľ potrebuje záznam na svoju činnosť.

Podnikateľ navrhuje lehotu uloženia pre každú vecnú skupinu registratúrnych záznamov osobitne bez ohľadu na znak hodnoty, ak ju neustanovuje osobitný predpis, napr. zákon o účtovníctve, Obchodný zákonník, zákon o matrikách, zákon o zdravotnej starostlivosti, atď.

Podnikateľ musí navrhnúť počet rokov lehoty uloženia tak, aby mu umožňovala prístup k registratúrnym záznamom po celý čas, v ktorom ich bude potrebovať na svoju činnosť vrátane lehôt ustanovených pre vymáhanie práv a plnenie povinností podľa osobitných predpisov.

Lehotu uloženia schvaľuje príslušný archív pri schvaľovaní registratúrneho poriadku. Podnikateľ nesmie vyradiť registratúrny záznam uložený v registratúrnom stredisku pred uplynutím schválenej lehoty uloženia.

Po vytvorení vecného zoznamu registratúrnych záznamov, udelení registratúrnej značky, označení znakom hodnoty a navrhnutí lehoty uloženia môže registratúrny plán podnikateľa vyzerať takto:

A. Všeobecná správa a riadenie

Lehota uloženia

AA – valné zhromaždenie

01.           rokovací poriadok A 20

02. zápisnice z rokovaní aj s prílohami (pozvánka, prezenčná listina, program, materiály) A 20

03. zápisnice z rokovaní na iných organizačných celkoch spoločnosti 10

04.          zoznamy akcionárov A+

 

AB – predstavenstvo a dozorná rada

01.         rokovacie poriadky A 20

02. zápisnice z rokovaní predstavenstva a jeho orgánov aj s prílohami A 20

03. zápisnice z rokovaní dozornej rady aj s prílohami A 20

04. správy o podnikateľskej činnosti, stave majetku a zámeroch A 20

05. zápisnice z rokovaní predstavenstva, jeho orgánov a dozornej rady na iných organizačných celkoch spoločnosti 5

 

AC – konatelia

01.    rozhodnutia konateľov A 20

02. zoznamy spoločníkov a vkladov peňažných aj nepeňažných A 20

03. záznamy z rokovaní konateľov A 20

04. rozhodnutia konateľov a záznamy z ich rokovaní na iných organizačných celkoch spoločnosti 5

 

AD – dcérske spoločnosti

01. podklady ich štatutárnych orgánov a členstvo v nich A 20

02. korešpondencia s vedením dcérskych spoločností 5

03. výročné správy o činnosti A 20

 

AE – operatívne riadenie

01. vnútropodnikové normy a interné predpisy (pracovný poriadok, organizačný poriadok, registratúrny poriadok a pod.) A 20

02. vnútropodnikové normy a organizačné predpisy na iných organizačných celkoch spoločnosti 10

03. príkazy, smernice, rozhodnutia, obežníky riaditeľa a členov predstavenstva A 20

04. príkazy, smernice, rozhodnutia, obežníky riaditeľa a členov predstavenstva na iných organizačných celkoch 5

05. zápisnice z pracovných porád vedenia
A 20

06. zápisnice z pracovných porád vedenia na iných organizačných celkoch 5

07. správy o kontrole plnenia úloh ročné a dlhšie A 20

08. správy o kontrole plnenia úloh za obdobie kratšie ako rok, čiastkové 5

09. projekty a štúdie rozvoja organizácie riadenia 20

10.               výročné správy A 20

 

AF – právna agenda

01. zakladateľská listina alebo zmluva, vrátane podkladového materiálu A +

02. stanovy spoločnosti a ich zmeny A 20

03. notárske zápisy o založení spoločnosti A+

04. výpisy z obchodného (podnikového) registra, vrátane podkladového materiálu A 20

05. živnostenské listy, koncesné listiny A +

06. majetkovo-právne zmluvy A 50

07. úverové zmluvy, poistné zmluvy (po strate platnosti) 5

08. výpisy z pozemkových kníh 5

09.                        súdne spory 10

10.       pracovno-právne spory 10

11.                  právne posudky 10

12.         evidencia akcionárov A+

13. predaj a prevod akcií a cenných papierov
A 20

14. listiny upisovateľov akcií A 20

15. ukážky akcií a cenných papierov A 20

16. menovanie likvidátorov a správcov konkurznej podstaty A 1

17. zásadné materiály k príčinám, priebehu
a ukončeniu likvidácie A 1

18. konečná správa o priebehu likvidácie alebo konkurzu a likvidačná bilancia A 1

19. ochranné známky a ochranné vzory, patenty (doklady o udelení, evidencia, dohody, zmluvy a ich realizácia) A 20

20. právna prevencia a výchova 5

21. vyjadrenia k interným normám 5

22. posudzovanie návrhov zmlúv 5

23. materiály k medzinárodnej normalizácii – ISO normy (návrhy na udelenie certifikátov, certifikáty) A 20

24. základná evidencia majetku A +

25.    evidencia nehnuteľností A +

26.               kmeňový kapitál A +

27. prevody majetku a vlastníckych práv A +

28.                  poistenie, škody 10

29.       právna korešpondencia 10

30.           právne zastupovanie 10

 

AG – agenda kontroly

01. záznamy z pracovných porád úseku 10

02. plány revíznej a kontrolnej činnosti 10

03. správy z kontrol a revízií, ročné A 20

04. bežné operatívne kontroly a previerky 5

05. všeobecné záležitosti, informácie, pokyny 5

06. dokumentácia k medzinárodnej štandardizácii (ISO normy) A 20

07.                    korešpondencia 5

08.           audit, výrok audítora10

09.                 daňové kontroly 20

10. kontroly sociálneho zabezpečenia 10

 

AH – agenda bezpečnosti, civilnej ochrany obyvateľstva (COO) a požiarnej ochrany (PO)

01. záznamy z pracovných porád 10

02. protokoly z kontrol štátneho odborného dozoru A 20

03. správy o stave COO, PO A 20

04. smernice a pokyny COO a PO vlastné A 20

05. smernice a pokyny COO a PO cudzie, po strate platnosti 5

06. povolenia vstupu do podniku 1

07.                 evidencia návštev 1

08.                             priepustky 1

09.        strážne predpisy vlastné 3

10.        strážne predpisy cudzie 1

11. evidencia služobných zbraní 10

12. knihy denných hlásení a rozpis strážnej služby 5

13. evidencia preukazov zamestnancov 5

14. operačné plány CO, po strate aktuálnosti 5

15.  výcvik zamestnancov v CO 5

16. evidencia materiálových prostriedkov CO 5

17. protokol písomností obsahujúcich utajované skutočnosti A 20

18.                    požiarna kniha 10

19. záznamy z kontrol protipožiarnej techniky 5

20. záznamy z kontrol dodržiavania predpisov PO 5

21.       záznamy o školení o PO 5

22.                    korešpondencia 5

23. dohody o zabezpečení stráženia objektov 5

24. vniknutie do objektov spoločnosti, poškodenie majetku, trestná činnosť 10

 

AI – správa registratúry a archív

01.      registratúrne denníky A 20

02.               pomocná evidencia 5

03. návrhy na vyradenie, zoznamy a protokoly o vyraďovaní A 20

04. zoznamy a protokoly záznamov preberaných do registratúrneho strediska 10

05. poštové knihy a iné evidencie poštových zásielok 5

06. evidencia prijatých a odoslaných telefaxov a ďalekopisov 5

07. objednávky na rozmnožovanie registratúrnych záznamov 1

08.               výpožičky, reverzy 5

 

AJ – propagácia a Public Relations

01. záznamy z tlačových konferencií a stretnutí s novinármi 10

02. prehľady a výstrižky článkov v tlači, fotografický, filmový a zvukový materiál týkajúci sa spoločnosti A 20

03. vlastné periodikum (v dvoch exemplároch) A 20

04. reklamné publikácie spoločnosti (v dvoch exemplároch) A 20

05. kroniky a pamätné knihy A 20

06.                    korešpondencia 5

07. spoločenské akcie organizované spoločnosťou 5

08. interné letáky pre zamestnancov 10

09. inzeráty – príprava, zadanie do tlače, vyhodnotenie ich dopadu 10

10. prejavy zástupcov spoločnosti pri významných akciách A 20

 

AK – medzinárodné styky

01.                    korešpondencia 5

02. zahraničné služobné cesty – príprava, správy 10

03. informácie o kontaktoch a rokovaniach
s partnermi 10

 

B. Personálna práca, sociálna starostlivosť, BOZP, vzdelávanie

BA – personálna práca

01. metodika, smernice a pokyny personálnej práce, vlastné A 20

02. metodika, smernice a pokyny personálnej práce, cudzie 5

03. rozbory, analýzy a projekty personálnej práce A 20

04. ročné prehľady o počte a skladbe zamestnancov A 20

05. záznamy z pracovných porád úseku 10

06. osobné spisy riaditeľov a významných členov spoločnosti (po ukončení činnosti), tvoria ich žiadosti o prijatie, dotazníky, evidenčné listy, zápočtové listy, materské dovolenky, neplatené voľno, čestné prehlásenia, pracovné a služobné zmluvy, doklady o funkčnom zaradení, platové dekréty a výmery, kvalifikačné posudky a doklady, kárne opatrenia, výsledky psychologických skúšok a testov, výpovede, žiadosti
o rozviazanie pracovného pomeru, pracovné hodnotenia, výstupné a prepúšťacie listy, likvidačné listy A 70

07. osobné spisy zamestnancov 70 od narodenia

08. popisy pracovných činností 10

09. konkurzné konania na vyššie funkcie 10

10. žiadosti, dotazníky a iné písomnosti neprijatých uchádzačov 1

11. osobné úpravy pracovnej doby, pracovné úľavy 5

12. preraďovanie zamestnancov 5

13. pracovno-právne záležitosti brigádnikov, praktikantov a štipendistov 5

14.            evidencia dochádzky 5

15.            evidencia dovoleniek 5

16.               dovolenkové lístky 3

17. dohody o pracovnej činnosti 10

18.   dohody o vykonaní práce 10

19. dohody o hmotnej zodpovednosti (po strate platnosti) 5

20. dochádzkové lístky, priepustky 1

21.                    korešpondencia 5

22. činnosť odborov, rokovania s odbormi 10

23. kolektívne vyjednávanie, kolektívna zmluva A 20

 

BB – sociálna starostlivosť

01. programy a prehľady sociálneho rozvoja
A 20

02. výsledky sociálnych prieskumov A 20

03. evidencia materských dovoleniek a neplateného voľna 5

04. prihlášky, odhlášky a zmeny nemocenského poistenia 20

05. dávky nemocenského poistenia 5

06. štatistické hlásenia o pracovnej neschopnosti A 20

07. evidencia o pracovnej neschopnosti 5

08. zabezpečovanie závodného stravovania 5

09. vyznamenania zamestnancov A 20

10.                    korešpondencia 5

 

BC – bezpečnosť a ochrana zdravia
pri práci (BOZP)

01. organizácia a metodika BOZP, školenia a previerky10

02. kontroly, nálezy a posudky o zdravotnom, hygienickom a bezpečnostnom stave v spoločnosti A 20

03. záznamy o vstupných a periodických školeniach BOZP 10

04.  evidencia úrazov a havárií 10

05. záznamy o ťažkých a smrteľných pracovných úrazoch A 20

06.       pracovné úrazy ostatné 10

07.   náhradové, regresné konania
(po skončení) 10

08. evidencia vydaných osobných ochranných pracovných prostriedkov 5

09. zakázané práce žien a mladistvých, nočná práca žien 5

10.                    korešpondencia 5

 

BD – vzdelávanie

01. študijné a učebné osnovy vlastných školiacich stredísk A 20

02. ročné prehľady o činnosti vlastných školiacich stredísk A 20

03. zahraničné stáže a študijné pobyty, správy 10

04. evidencia o preškolení a získaní odbornej kvalifikácie zamestnancov 20

05. odborná prax a odborný výcvik absolventov 5

06. evidencia o vydaní dokladov o odbornej kvalifikácii 20

07.               učňovské zmluvy 20

C. Technický rozvoj, informatika, výskum a ochrana životného prostredia

CA – technický rozvoj

01. záznamy z pracovných porád úseku 10

02. koncepcie, štúdie, prognózy a plány technického rozvoja A 20

03. záverečné správy úloh technického rozvoja, posudky, expertízy a rozbory A 20

04. štatistické výkazy technického rozvoja ročné A 20

05. návrhy a požiadavky na riešenie rozvoja techniky 10

06. materiály o spolupráci s inými subjektmi 10

07. technicko-hospodárske normy, vlastné
A 20

08. štátne a odborné normy, po strate platnosti 5

09. doklady o pripomienkovaní technických noriem 10

10. doklady o prevádzke technických zariadení 5

11. revízne správy technických zariadení, po ukončení životnosti 5

12.                   opravy zariadení 5

13. zavádzanie patentov a vynálezov do výroby 5

 

CB – informatika

01. záznamy z pracovných porád úseku 10

02. koncepcie rozvoja riadiaceho a informačného systému A 20

03. testy hardwaru, sietí a systémového softwaru 5

04. metodika k vlastným vytvoreným programom A 20

05. metodika k cudzím programom po ukončení používania

06. záznamy z údržby výpočtovej techniky a informačných sietí 5

07.                    korešpondencia 5

08. správa (administrácia) údajov informačného systému 5

09. správa (administrácia) počítačovej siete 5

 

CC – výskum

01. záznamy z pracovných porád úseku 10

02. plány výskumných úloh, ročné a dlhodobé A 20

03. podkladový materiál k výskumným úlohám A 20

04. správy o plnení plánu výskumných úloh
A 20

05. výskumné správy a štúdie A 20

06.          výroba prototypov A 20

07.             oponentské konanie10

08. skúšobné protokoly a testy výrobkov A 20

09. rozhodnutia o schválení skúšaných výrobkov (atesty) A 20

10. originály vlastných noriem A 20

11.              priemyslové vzory 10

12. vynálezy a zlepšovacie návrhy – dokumentácia A 20

13.    ochranné známky cudzie 10

14. patentové spisy (evidencia, listiny o udelení) A 20

15. licencie (dohody, zmluvy, evidencia, realizácia) A 20

 

CD – ochrana životného prostredia

01. záznamy z pracovných porád úseku 10

02. koncepcie ochrany a tvorby životného prostredia A 20

03. protokoly z kontrol orgánov štátneho dozoru A 20

04. zavádzanie ekologických postupov a opatrení A 20

05. medzinárodná spolupráca na projektoch ochrany životného prostredia A 20

06. stanoviská k výberu technológií, investičným zámerom a pod. 10

07. určenie miesta a zabezpečenie podmienok pre manipuláciu s ropnými a nebezpečnými látkami A 20

08. evidencia nebezpečných odpadov A 20

09.    previerky stavu objektov 10

 

D. Obchodné a súvisiace činnosti, ceny a propagácia

DA – zásobovanie, nákup a predaj

01. záznamy z pracovných porád úsekov 10

02. plány nákupu a odbytu výrobkov, ročné
A 20

03.       rozpis plánu nákupu A 20

04.                     prieskum trhu 10

05. analýzy, prognózy a koncepcie nákupu
A 20

06. štatistické výkazy, ročné A 20

07. obchodné zmluvy (nákup a predaj) 10

08. kreovanie obchodných zastupiteľstiev A 20

09. správy o činnosti obchodných zastupiteľstiev, ročné A 20

10. správy zo služobných ciest 10

11. hlásenia o obchodnej činnosti 10

12. rozbory obchodných aktivít 10

13.         plán spotreby materiálov
a potreby služieb 10

14. objednávky a požiadavky na dovoz 10

15.       dodacie a nákladné listy 5

16.                      interné faktúry 5

17.       normy zásob a materiálu 5

18. prehľady a zostavy zásob a obchodného tovaru 5

19. inventarizácia zásob a obchodného tovaru 5

20. evidencia zásob a obchodného tovaru na sklade 5

21. knihy objednávok obchodného tovaru 5

22. skladová evidencia (výkazy, karty, dodávkové príkazy, príkazy na expedíciu) 5

23. výdajky a príjemky materiálu a tovaru na sklade 5

24. evidencia predaja a fakturácia 10

25.               knihy objednávok 10

26. colné záznamy, colné deklarácie 10

27.      hlásenia colného skladu 10

28. reklamácie obchodného tovaru a služieb 5

29. výkazy čerpania pohonných hmôt 5

30.           žiadanky na prepravu 1

31. záznamy o prevádzke vozidiel 5

32.                    korešpondencia 5

 

DB – ceny

01. záznamy z pracovných porád úseku 10

02. cenníky výrobkov a tovarov, vlastné A 20

03. cenníky výrobkov a tovarov, cudzie 10

04.  tvorba interných cenníkov 20

05. cenové dohody s inými právnymi subjektmi 10

06. štatistické prehľady tvorby cien, ročné A 20

07.                    korešpondencia 5

 

DC – propagácia

01. záznamy z pracovných porád úseku 10

02. účasť na veľtrhoch a výstavách A 20

03. príprava expozícií (scenáre) 20

04.                    vzorkovnice A 20

05.         ocenenia výrobkov A 20

06. katalógy, prospekty, reklamy, publikácie (vlastné) A 20

07. stanoviská, vyjadrenia, odporúčania 10

08.                    korešpondencia 5

 

E. Investičná činnosť

EA – všeobecne

01. záznamy z pracovných porád úseku 10

02. štúdie dlhodobého rozvoja A 20

03. plány investícií ročné a dlhodobé A 20

04. plány investícií krátkodobé a čiastkové 5

05. rozpisy investícií a objektov 10

06. evidencia stavu investícií A 20

07.      hlásenia stavu investícií 10

08. zákazky na veľké investície (aj s podkladmi) a výberové konania A 20

09. investičné zákazky, ostatné 10

10.                investičné zmeny 10

11.        investičné požiadavky 10

12. účasť na výberových konaniach
a súťažiach 10

13.                    korešpondencia 5

 

EB – investičná výstavba

01. záznamy z pracovných porád úseku 10

02. rozpočty a bilancie stavieb A 20

03. záznamy z rokovaní s projektovými a dodávateľskými firmami 10

04. projekty nových realizovaných stavieb,
1 paré (originál po zbúraní) A 5

05. základná dokumentácia stavieb (majetkovo-právna dokumentácia, úvodný a vykonávací projekt, korešpondencia o výstavbe – dôležitá) – po zbúraní A 5

07. geometrické a zastavovacie plány A 20

08. rozhodnutia stavebných úradov (stavebné a užívacie povolenia, povolenia na rekonštrukciu a adaptáciu) A 20

09. fotodokumentácia stavieb, objektov a ich okolia A 20

10. pasporty budov a stavieb, po zbúraní A 5

11.               znalecké posudky 10

12. doklady z kolaudácie stavieb (kolaudačné protokoly, delimitačné protokoly, uvedenie stavieb do trvalej prevádzky) A 20

13.                           kalkulácie 10

14. harmonogramy dodávok a sledovanie ich plnenia 10

15. vyúčtovanie stavieb záverečné a súhrnné
A 20

16. vyúčtovanie stavieb čiastkové 10

17. záznamy z kontrolných dní, po ukončení stavby 20

18. stavebné denníky, po ukončení stavby 20

19.                    korešpondencia 5

 

EC – stroje a zariadenia

01. evidenčné listy a karty strojov, po vyradení 5

02.      generálne opravy strojov 5

03.  knihy inštalovaných strojov 5

04. plány rozmiestnenia strojov čiastkové 5

05. výkresy a fotodokumentácia strojov, po vyradení 10

06. pasporty strojov, po vyradení A 20

07. prehľady o využití kapacity strojov a zariadení 10

08. revízie a prehliadky strojov a zariadení 10

09. záznamy o údržbe strojov a zariadení 5

 

F.  Výroba a kvalita

FA – výroba

01. záznamy z pracovných porád úsekov, prevádzok, dielní 10

02. analýzy, koncepcie a prognózy výroby
A 20

03. ročné a výhľadové plány výroby A 20

04. čiastkové a operatívne plány výroby 5

05. štatistické výkazy a rozbory výroby, ročné A 20

06. štatistické výkazy a rozbory, štvrťročné
a mesačné 5

07. technologické predpisy a receptúry, vlastné, po ukončení výroby A 20

08. technologické predpisy a receptúry, cudzie, po ukončení výroby 10

09. výrobný program a jeho zmeny A 20

10. diagramy výroby a spotreby energií 10

11.  kalkulačné výkazy energií 10

12.                dielenské rozpisy 10

13. dispečerské denné hlásenia a grafikony 5

14.               dispečerský denník 5

15. evidencia spotreby materiálov 5

16.                 výdajky materiálu 5

17. prevádzkové knihy (nákladov, surovín, zákaziek) 5

18. náčrty a návody k výrobným postupom 5

19.                         úkolové listy 5

20. číselné a grafické podklady pre výkonové normy 10

21.                časomeračské štúdie
a rozbory úkolovania 10

22. objednávky a rozpisy materiálu 5

23.    pracovné denníky a plány 5

24. pracovné lístky a výrobné príkazy 5

25. prevádzkové zápisy o priebehu výroby 5

26.    výrobné knihy a denníky 10

27.                   zákazkové listy 10

28. ostatné pomocné výrobné podklady 5

29.      generálne opravy strojov 5

30. hlásenia a opravy porúch vo výrobe 5

31.                    korešpondencia 5

 

FB – kvalita

01. záznamy z pracovných porád úseku 10

02. predpisy o kvalite výrobkov, vlastné A 20

03. predpisy o kvalite výrobkov, cudzie 10

04. záznamy štátneho odborného dozoru
z kontroly kvality výrobkov A 20

05. interné záznamy z previerok kvality 5

06. rozbory kvality výrobkov A 20

07.              atesty výrobkov A 20

08.             hlásenia nepodarkov 5

09. výkazy a knihy nepodarkov 5

10.                    korešpondencia 5

G. Financie, účtovníctvo a mzdy

GA – finančné záležitosti

01. záznamy z pracovných porád úsekov 10

02. smernice a metodické pokyny, vlastné
A 20

03. smernice a metodické pokyny, cudzie, po strate aktuálnosti 5

04. rozpočet a finančný plán, ročný A 20

05. finančné plány, mesačné a štvrťročné 5

06.    emisie cenných papierov 10

07. štatistické výkazy a rozbory, ročné A 20

08. štatistické výkazy a rozbory, mesačné
a štvrťročné 5

09. rozdelenie zisku, výpočty dividend a tantiém A 20

10.                    daňová agenda 20

11. úverová agenda (po splatení úveru) a styk s bankami 10

12.                    korešpondencia 5

 

GB – účtovníctvo

01. záznamy z pracovných porád úsekov 10

02. rozbory hospodárskej činnosti, ročné A 20

03. rozbory hospodárskej činnosti, mesačné
a štvrťročné 5

04. účtovný rozvrh, účtovná osnova a smernice k nej A 20

05.                        knihy faktúr 10

06.     hlavné účtovné knihy A 20

07. knihy pohľadávok a záväzkov 10

08. zápisy z inventarizácií majetku 10

09.  účtovné závierky, ročné A 20

10. účtovné závierky, mesačné a štvrťročné 5

11. faktúry – dodávateľsko-odberateľské 10

12.         kalkulácie a podklady 10

13.    účtovné výkazy, ročné A 20

14. účtovné výkazy, mesačné a štvrťročné 5

15. revízne správy štátneho odborného dozoru A 20

16. pokladničná agenda (vrátane kníh) 10

17.                 účtovné doklady 10

18.                  bankové výpisy 10

19.                                   audit 10

20.                    korešpondencia 5

21.                daňové priznania 20

 

GC – mzdy

01. záznamy z pracovných porád úseku 10

02. metodické smernice, predpisy a poriadky, vlastné A 20

03. metodické smernice predpisy a poriadky, cudzie, po strate platnosti 5

04. ročné štatistické výkazy a prehľady miezd A 20

05.                       mzdové listy 50

06.                   výplatné listiny 10

07. evidenčné listy o dobe zamestnania a zárobku 20

08. rodinné prídavky a materské príspevky 5

09. potvrdenia o príjme (do osobného spisu) 70

10. prehlásenia k dani zo mzdy 10

11. zrážky zo mzdy, po ukončení 5

12. rôzne podklady k mzdám a odmenám 5

13.                    korešpondencia 5

H. Majetok
a materiálno-technické zásoby

HA – nehnuteľnosti

01. zmluvy a rozhodnutia o nadobudnutí do vlastníctva, predaji prevode vlastníckych práv A +

02.  výpisy z katastrálnych kníh 5

03. žaloby vo veci nehnuteľností a ich prerokúvanie 10

04.                        evidencia A 20

05.                                 odpisy 40

HB – hnuteľný investičný majetok

01.                            evidencia 20

02.       doklady o nadobudnutí 10

03. objednávky, podmienky dodania 10

04. záručné listy a ostatné doklady k záruke, reklamácie 10

 

HC – inventarizácia

01. inventarizačná komisia, zápisy 5

02.    likvidačná komisia, zápisy 5

03.    inventárne súpisy majetku 5

 

HD – materiálno – technické zásobovanie

01.                               žiadanky 1

02. dodávateľsko-odberateľské zmluvy10

03.   dodacie a preberacie listy 10

04.            skladové karty zásob 5

 

Poznámka:

+ do archívu sa odovzdáva až po skončení činnosti pôvodcu

Príloha č. 4

Registratúrny plán

 

I. Všeobecné ustanovenia

Tento registratúrny plán je vypracovaný v súlade so zákonom č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov a vyhlášky MV SR č. 628/2002 Z. z., ktorou sa vykonávajú niektoré ustanovenia zákona o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov.

Spoločnosť vlastný archív nezriaďuje. Zriaďuje registratúrne stredisko, a to v mieste podnikania v kancelárii č. 5 na treťom poschodí na Mierovej ulici 17, 801 01 Bratislava, ktorá je zabezpečená kovovými mrežami na oknách aj dverách.

Hodnotenie a vyraďovanie registratúrnych záznamov a preberanie archívnych záznamov spoločnosti uskutočňuje Štátny archív v Bratislave V.

Tento registratúrny plán platí pre všetkých zamestnancov, ktorí akýmkoľvek spôsobom prichádzajú do styku s písomnosťami spoločnosti. Slúži na zabezpečenie jednotného postupu všetkých útvarov spoločnosti pri manipulácii s registratúrnymi záznamami.

 

II. Prijímanie, evidovanie a triedenie zásielok

Prijímaním a odosielaním zásielok je poverená pracovníčka sekretariátu, ktorá plní úlohy podateľne. Prijíma zásielky, ktoré boli doručené poštou alebo ich prevzal niektorý zamestnanec spoločnosti osobne a sú adresované spoločnosti. Došlú poštu, okrem novín, časopisov, reklamných materiálov, zaeviduje do knihy došlej pošty a poštu odchádzajúcu z firmy do knihy odoslanej pošty.

Prijaté zásielky zaeviduje v poradí, v akom vznikli, resp. boli doručené a vyznačí na nich dátum doručenia a počet príloh.

Prijaté písomnosti účtovnej povahy odovzdá do učtárne a ostatné zásielky podľa usmernenia príslušným pracovníkom, ktorí sú zodpovední za správne a včasné vybavenie. Zodpovednosť jednotlivých pracovníkov za príslušnú agendu je stanovená v pracovnom a organizačnom poriadku firmy a priamo vyplýva z pracovnej zmluvy a pracovnej náplne zamestnancov.

Spisy sa vybavujú v lehotách ustanovených všeobecne záväznými právnymi predpismi alebo lehotu určí vedúci útvaru v závislosti od charakteru spisu. Za vecnú správnosť vybavenia zodpovedá spracovateľ spisu.

Zo spoločnosti odchádzajúce písomnosti sa vyhotovujú na papieri s predtlačeným názvom a identifikačnými údajmi spoločnosti a musia byť opatrené firemnou pečiatkou a podpisom. Poverená pracovníčka sekretariátu vedie aj evidenciu firemných pečiatok s uvedením mena a priezviska a funkcie osoby, ktorá pečiatku používa. Písomnosti podpisujú príslušní vedúci útvarov, v prípade neprítomnosti ich zástupca.

 

III. Registratúra a registratúrne stredisko

Registratúru tvoria všetky písomnosti firmy. V priebehu roka, v ktorom sa spis vybavuje a ešte ďalší kalendárny rok sú písomnosti uložené u jednotlivých zodpovedných pracovníkov. Po uplynutí tejto doby sa skontroluje úplnosť spisov a vybavené a uzatvorené písomnosti sa pripravia na uloženie. Spisy sa pripravia na uloženie podľa ročníkov a podľa registratúrneho plánu v samostatných šanónoch pre každú registratúrnu značku. Do šanónov sa uložia podľa číselného poradia s najvyšším číslom navrchu. Každý šanón musí byť označený nasledovným štítkom:

Spoločnosť Alfa, s.r.o. Rok Názov dokumentov RZ ZH – LU Poradové číslo

 

RZ – registratúrna značka – symbol ustanovený registratúrnym plánom pre určitý spis alebo skupinu spisov,

ZH – znak hodnoty – znakom „A“ sa označujú registratúrne záznamy, ktoré majú trvalú dokumentárnu hodnotu, sú určené na odovzdanie do archívu,

LU – lehota uloženia – počet rokov, počas ktorých spoločnosť uchováva registratúrny záznam v registratúrnom stredisku.

Tieto údaje sa uvádzajú podľa registratúrneho plánu.

Takto pripravené písomnosti sa pravidelne ročne odovzdajú do registratúrneho strediska spolu so zoznamom spisov:

Zoznam spisov odovzdávaných do registratúrneho strediska

RZ	Názov dokumentov	Rok	ZH – LU	Poznámka	Uloženie

 

Odovzdávajúci pracovník:                Preberajúci za reg. stredisko:

Podpis:                                              Podpis:

Dátum odovzdania:

 

Zoznam sa vyhotovuje dvojmo, jedno vyhotovenie pre zodpovedného odovzdávajúceho pracovníka a jedno vyhotovenie pre registratúrne stredisko.

Registratúrnym strediskom je samostatná kancelária, do ktorej má prístup iba osoba poverená správou registratúry, a tou je poverená pracovníčka sekretariátu.

Úlohy správkyne registratúry sú nasledovné:

•    dohliada na dodržiavanie registratúrneho plánu,

•    preberá registratúrne záznamy od organizačných zložiek firmy do registratúrneho strediska,

•    ukladá registratúrne záznamy do ukladacích regálov,

•    eviduje prevzaté spisy na základe preberacích zoznamov a v zozname pri každej položke v stĺpci „uloženie“ vyznačí presné miesto uloženia (regál, polica),

•    ochraňuje registratúrne záznamy pred stratou, odcudzením, poškodením alebo zničením,

•    umožňuje oprávneným osobám nazeranie a vypožičiavanie registratúrnych záznamov,

•    vypracúva návrh na vyradenie registratúrnych záznamov,

•    v spolupráci s majiteľom firmy realizuje vyraďovanie registratúrnych záznamov, podľa rozhodnutia archívu archívne dokumenty odovzdáva do archívu a ostatné ničí.

V registratúrnom stredisku sa registratúrne záznamy ukladajú podľa ročníkov, v nich podľa registratúrnych značiek so zachovaním číselného poradia v rámci registratúrnej značky a ochraňujú sa do uplynutia predpísaných lehôt uloženia v zmysle registratúrneho plánu až do ich vyradenia.

Registratúru môžu využívať zamestnanci pri plnení svojich pracovných úloh, môžu do uložených dokladov nazerať v rozsahu potrebnom pre výkon svojej práce nasledovne:

•    zamestnanci organizačného útvaru môžu nazerať do spisov organizačného útvaru bez osobitného povolenia,

•    zamestnanci môžu nazerať do spisov iných organizačných útvarov len so súhlasom príslušného vedúceho útvaru.

Zamestnanci si môžu doklady vypožičať na základe výpožičného lístka vyplneného vo dvoch vyhotoveniach:

VÝPOŽIČNÝ LÍSTOK	Žiadateľ:
Registratúrna značka:	Vybral (dátum, podpis):
Číslo spisu:	Vrátil (dátum, Podpis):
Vypožičané doklady:

 

Po uplynutí lehoty uloženia nastáva vyraďovacie konanie. Správkyňa registratúry pripraví návrh na vyradenie registratúrnych záznamov adresovaný pobočke štátneho archívu v Košiciach. Súčasťou návrhu sú:

•    zoznam vecných skupín registratúrnych záznamov so znakom hodnoty „A“ navrhnutých na vyradenie a

•    zoznam vecných skupín registratúrnych záznamov bez znaku hodnoty „A“ navrhnutých na vyradenie.

Po vydaní rozhodnutia štátnym archívom o vyradení registratúrnych záznamov pripraví správkyňa registratúry zoznam odovzdávaných archívnych dokumentov a podľa pokynov archívu ich na základe preberacieho protokolu archívu odovzdá.

Po vydaní rozhodnutia štátnym archívom o zničení registratúrnych záznamov bez trvalej dokumentárnej hodnoty firma zabezpečí ich zničenie podľa pokynov archívu.

 

Štruktúra registratúrneho plánu

Znak VS	RZ	Názov vecnej skupiny	ZH	LU
10	10. 1 10. 2 10. 3 10. 4 10. 5 10. 6 10. 7 10. 8 10. 9 10. 10 10. 11 10. 12	Riadenie a správa Príkazy, pokyny, nariadenia Obchodné zmluvy Interné smernice Denník došlej a odoslanej pošty Zápisy z porád Kontrolná činnosť Reprezentačné a organizačné činnosti Informácie pre masovokomunikačné prostriedky Reklamné publikácie Spolupráca so zahraničím Zápisnice z rokovaní a rozhodnutia spoločníkov Bežná korešpondencia	A   A   A	10 10 10 5 5 5 5 5 5 5 20 5
20	20. 1 20. 2 20. 3 20. 4 20. 5 20. 6 20. 7 20. 8 20. 9 20. 10 20. 11 20. 12 20. 13 20. 14	Bezpečnosť a ochrana zdravia Bezpečnostné predpisy Previerky bezpečnosti práce Školenia bezpečnosti práce Pracovné a mimopracovné úrazy Osobné ochranné pracovné prostriedky Organizácia bezpečnosti a ochrany zdravia Zápisy z kontrol bezpečnosti práce Požiarny štatút Požiarno-evakuačný plán Školenia o požiarnej ochrane Zápisy z požiarnych kontrol Revízne správy Strážne predpisy Bežná korešpondencia	A   A A	5 5 5 5 5 10 5 5 5 5 5 5 5 5
40	40. 1 40. 2 40. 3 40. 4 40. 5 40. 6 40. 7 40. 8 40. 9 40. 10 40. 11 40. 12 40. 13 40. 14 40. 15 40. 16 40. 17 40. 18	Ľudské zdroje a mzdy Žiadosti o prijatie do zamestnania Výberové konania Pracovné zmluvy Dohody o prácach mimo pracovného pomeru Dohody o hmotnej zodpovednosti Evidencia brigádnikov Mzdové predpisy Pracovný poriadok Podklady k výpočtu miezd Mzdové listy Osobné spisy Výplatné listiny Odvody do fondov Štatistické výkazy Daňové hlásenia Ročné zúčtovanie zo závislej činnosti Pracovné spory Bežná korešpondencia	A A	5 5 5 5 5 5 10 10 10 30 30 10 10 10 10 10 5 5
50	50. 1 50. 2 50. 3 50. 4 50. 5 50. 6 50. 7 50. 8 50. 9 50. 10 50. 11 50. 12	Účtovníctvo, financie a dane Interné smernice upravujúce účtovníctvo Účtovné doklady Účtovné knihy Inventúrne súpisy Iné doklady: lízingové, nájomné zmluvy Účtovné závierky mesačné Účtovné závierky ročné Výročné správy Audítorské správy Daňová agenda Úverová agenda Bežná korešpondencia	A A A	10 10 10 10 10 10 10 10 10 10 10 10 5

 

Vysvetlivky:                          

Znak VS – číselný znak vecnej skupiny

RZ – registratúrna značka

ZH – znak hodnoty

LU – lehota uloženia

 

V Bratislave 16.12.2014

 

 

                                                                       Ing. Martin Rovný

                                                                      riaditeľ spoločnosti

 

                                                          ___________________________

                                                           Meno, funkcia (pečiatka, podpis)

Smernica pre obeh účtovných dokladov

Vzhľadom na to, že účtovný doklad je základným pilierom vedenia účtovníctva, skôr ako pristúpime k uvedeniu smernice pre obeh účtovných dokladov, budeme sa problematike účtovného dokladu venovať podrobnejšie.

Účtovná dokumentácia, účtovné záznamy a účtovné doklady

Pri vedení účtovníctva ako najdôležitejší dokument je účtovný doklad, pretože bez účtovného dokladu sa nemôže vykonať účtovný zápis v účtovných knihách, teda možno konštatovať, že bez účtovného dokladu (dokladov) nie je možné viesť účtovníctvo.

Zákon o účtovníctve v § 6 ods. 1 a 2 ustanovuje, že účtovná jednotka je povinná doložiť účtovné prípady účtovnými dokladmi, ktoré musia obsahovať náležitosti požadované zákonom o účtovníctve v § 10. Účtovanie účtovných prípadov v účtovných knihách vykoná účtovná jednotka účtovným zápisom iba na základe účtovných dokladov.

Účtovný doklad zákon o účtovníctve označuje ako účtovný záznam, ktorý spolu s účtovným zápisom, účtovnými knihami, odpisovým plánom, inventúrnymi súpismi, účtovým rozvrhom, účtovnou závierkou a inými písomnosťami vyhotovovanými účtovnou jednotkou pri vedení účtovníctva tvoria účtovné záznamy.

1.  Účtovná dokumentácia

Súhrn všetkých účtovných záznamov, ktoré sa v účtovnej jednotke vytvárajú, tvoria účtovnú dokumentáciu (§ 31 ods. 1 zákona o účtovníctve).

2.  Účtovný záznam

Podľa § 4 ods. 5 zákona o účtovníctve, účtovná jednotka je povinná viesť účtovníctvo ako sústavu účtovných záznamov. Účtovným záznamom sa rozumie údaj, ktorý je nositeľom informácie týkajúcej sa predmetu účtovníctva alebo spôsobu jeho vedenia. Každú informáciu týkajúcu sa predmetu účtovníctva alebo spôsobu jeho vedenia je účtovná jednotka povinná zaznamenávať len účtovnými záznamami.

Účtovnými záznamami sú najmä

•    účtovné doklady

•    účtovné zápisy

•    účtovné knihy

•    odpisový plán

•    inventúrne súpisy

•    účtový rozvrh

•    účtovná závierka

•    výročná správa

Z uvedeného vyplýva, že účtovný doklad, ktorým môže byť dodávateľská alebo odberateľská faktúra, príjmový alebo výdavkový pokladničný doklad a pod., je zároveň účtovným záznamom a je súčasťou alebo tvorí účtovnú dokumentáciu.

Účtovný doklad (napr. faktúra) = účtovný záznam = účtovná dokumentácia

3.  Formy účtovného záznamu

Účtovný záznam môže byť vykonaný

a)  v písomnej forme

b)  v technickej forme

Účtovný záznam v písomnej forme je vykonaný rukopisom (napísaný ručne), písacím strojom, tlačiarenskými alebo reprografickými technikami, alebo tlačiarenským výstupným zariadením výpočtovej techniky (výstup z počítača), ktorého obsah je pre fyzickú osobu čitateľný (listinné alebo predtlačené účtovné doklady).

Účtovný záznam v technickej forme je vykonaný elektronickým, optickým alebo iným spôsobom, ktorý je možné previesť do písomnej formy (elektronické dokumenty vytvorené exportom zo softvéru, napr. elektronická faktúra doručená emailom).

Zákon o účtovníctve v § 31 ustanovuje, že všetky formy účtovného záznamu sú rovnocenné.

Zákon ďalej ustanovuje, že účtovná jednotka môže vykonať prevod účtovného záznamu z jednej formy do druhej formy. V tomto prípade je povinná zabezpečiť, aby obsah účtovného záznamu v novej forme bol zhodný s obsahom účtovného záznamu v pôvodnej forme. Táto povinnosť sa považuje za splnenú, ak účtovná jednotka predloží účtovný záznam v pôvodnej aj v novej forme a ich obsah je zhodný alebo to preukáže iným spôsobom, ktorý nespochybní žiadna z osôb, ktoré s prevedeným záznamom pracujú. Účtovná jednotka je povinná mať k dispozícii účtovné záznamy, ktorými dokladuje formu vedenia účtovníctva.

Ak účtovná jednotka vedie účtovné záznamy v technickej forme, je povinná disponovať takými prostriedkami, nosičmi a vybavením, ktoré umožňujú vykonať prevod účtovných záznamov do formy, v ktorej je ich obsah pre fyzickú osobu čitateľný. Pre potreby overovania účtovnej závierky audítorom, jej zverejňovania a pre potreby kontrolných orgánov (daňový úrad) je účtovná jednotka povinná na požiadanie umožniť oprávneným osobám zoznámiť sa s obsahom nimi určených účtovných záznamov v písomnej forme a v technickej forme, ak účtovná jednotka vedie účtovné záznamy v technickej forme. Túto povinnosť má účtovná jednotka po dobu, počas ktorej je povinná viesť alebo uchovávať uvedené účtovné záznamy.

Účtovná jednotka je povinná na žiadosť audítora poskytnúť účtovné záznamy vo forme požadovanej audítorom, ak účtovné záznamy v takejto požadovanej forme vedie.

4.  Preukázateľnosť účtovného záznamu

Na účely tohto zákona sa za preukázateľný účtovný záznam považuje iba účtovný záznam,

a)  ktorého obsah priamo dokazuje skutočnosť,

b)  ktorého obsah dokazuje skutočnosť nepriamo obsahom iných preukázateľných účtovných záznamov,

c)  prenesený spôsobom podľa § 33 zákona o účtovníctve.

5.  Prenos účtovného záznamu

Podľa § 33 zákona o účtovníctve, prenos účtovného záznamu musí účtovná jednotka zabezpečiť pred jeho zneužitím, poškodením, zničením, neoprávnenými zásahmi doň a neoprávneným prístupom k nemu.

Účtovný záznam určený na prenášanie musí byť zabezpečený podpisovým záznamom, ktorým môže byť účtovnými jednotkami vzájomne uznávaný obdobný preukázateľný účtovný záznam v technickej forme (napr. kód, heslo, šifra, znak). Účtovný záznam musí byť zabezpečený najneskôr v okamihu jeho odovzdania na prenos.

Podpisovým záznamom sa rozumie účtovný záznam, ktorého obsahom je vlastnoručný podpis alebo obdobný preukázateľný účtovný záznam nahrádzajúci vlastnoručný podpis v technickej forme (elektronický podpis). Na obidve formy podpisového záznamu sa pritom prihliada rovnako a obidve sa môžu použiť na mieste, kde sa vyžaduje vlastnoručný podpis. K jednému účtovnému záznamu môže byť pripojených viac podpisových záznamov.

Na základe uvedeného, podpisovým záznamom môže byť vlastnoručný podpis, elektronický podpis alebo kód, heslo, šifra, znak.

5.1   Prenos účtovného záznamu a elektronický podpis

Ako sme už uviedli, podľa § 31 zákona o účtovníctve, elektronická faktúra je plnohodnotným účtovným dokladom (technická forma účtovného záznamu). Jej neporušenosť musí byť zabezpečená napríklad elektronickým podpisom podľa zákona č. 215/2002 Z. z. o elektronickom podpise v znení neskorších predpisov. Oskenovaný podpis a pečiatka na elektronickej faktúre nie je spôsobom zabezpečenia neporušenosti elektronickej faktúry.

Elektronický podpis, ktorý obsahuje elektronická faktúra, nie je typický podpis, je to softvérový ochranný kód, vygenerovaný počas procesu vytvárania. To, že elektronická faktúra neobsahuje klasický ručný podpis alebo pečiatku, nie je podstatné, ak obsahuje elektronický podpis. Overiť sa môže v závislosti od formátu faktúry a programu na jeho zobrazovanie.

Poznámka

Pečiatka a podpis dodávateľa nie sú povinné náležitosti ani na dokladoch v listinnej podobe.

5.2   Elektronický podpis a zaručený elektronický podpis

Elektronický podpis je informácia pripojená alebo inak logicky spojená s elektronickým dokumentom, ktorá musí spĺňať tieto požiadavky:

a)  nemožno ju efektívne vyhotoviť bez znalosti súkromného kľúča a elektronického dokumentu,

b)  na základe znalosti tejto informácie a verejného kľúča patriaceho k súkromnému kľúču použitému pri jej vyhotovení možno overiť, že elektronický dokument, ku ktorému je pripojená alebo s ním inak logicky spojená, je zhodný s elektronickým dokumentom použitým na jej vyhotovenie,

c) obsahuje údaj, ktorý identifikuje podpisovateľa.

Podpisovateľ vyhotoví elektronický podpis elektronického dokumentu tak, že na základe svojho súkromného kľúča a elektronického dokumentu vyhotoví nový údaj, ktorý spĺňa podmienky ustanovené pre elektronický podpis podľa § 3 ods. 1 zákona o elektronickom podpise.

Zaručený elektronický podpis je elektronický podpis, ktorý musí spĺňať podmienky podľa § 3 zákona o elektronickom podpise a zároveň

a)  je vyhotovený pomocou súkromného kľúča, ktorý je určený na vyhotovenie zaručeného elektronického podpisu; súkromný kľúč je uložený na bezpečnom zariadení na vyhotovenie elektronického podpisu, ktoré je certifikované úradom,

b)  možno ho vyhotoviť len s použitím bezpečného zariadenia na vyhotovovanie elektronického podpisu,

c)  spôsob jeho vyhotovovania umožňuje spoľahlivo určiť, ktorá fyzická osoba zaručený elektronický podpis vyhotovila,

d)  na verejný kľúč patriaci k súkromnému kľúču použitému na vyhotovenie zaručeného elektronického podpisu je vydaný kvalifikovaný certifikát.

Zaručený elektronický podpis je platný, ak

a)  existuje kvalifikovaný certifikát verejného kľúča patriaceho k súkromnému kľúču použitému pri vyhotovení daného elektronického podpisu,

b)  je preukázateľné, že kvalifikovaný certifikát podľa písmena a) bol platný v čase vyhotovenia daného elektronického podpisu,

c)  elektronický dokument, ku ktorému je zaručený elektronický podpis pripojený alebo s ním inak logicky spojený, je zhodný s dokumentom použitým na jeho vyhotovenie, čo sa overilo použitím verejného kľúča uvedeného v kvalifikovanom certifikáte podľa písmena a).

Podpisovateľ vyhotoví zaručený elektronický podpis elektronického dokumentu tak, že na základe svojho súkromného kľúča a daného elektronického dokumentu vyhotoví pomocou bezpečného zariadenia na vyhotovenie elektronického podpisu nový údaj, ktorý spĺňa podmienky ustanovené v zákone o elektronickom podpise pre zaručený elektronický podpis.

Formát a spôsob vyhotovovania zaručeného elektronického podpisu ustanoví všeobecne záväzný právny predpis, ktorý vydá úrad (§ 10 zákona o elektronickom podpise).

Verejný kľúč patriaci k súkromnému kľúču určenému na vyhotovovanie zaručeného elektronického podpisu úradu je zverejnený spôsobom, ktorý ustanoví všeobecne záväzný právny predpis, ktorý vydá úrad.

Zaručený elektronický podpis úradu je platný, ak elektronický dokument, ku ktorému je zaručený elektronický podpis pripojený alebo s ním inak logicky spojený, je zhodný s dokumentom použitým na jeho vyhotovenie, čo sa overilo použitím verejného kľúča úradu zverejneného spôsobom podľa § 4 ods. 5 zákona o elektronickom podpise (verejný kľúč patriaci k súkromnému kľúču určenému na vyhotovovanie zaručeného elektronického podpisu úradu je zverejnený spôsobom, ktorý ustanoví všeobecne záväzný právny predpis, ktorý vydá úrad).

Elektronický podpis obsahuje komerčný certifikát. Uplatňuje sa všade tam, kde je potrebná dodatočná autorizácia odoslaných správ, osôb alebo prihlásení do interného firemného systému. Obyčajný elektronický podpis môže i nemusí byť chránený heslom, je vhodné zálohovať si ho na bezpečnom mieste a zariadení. Používa sa najmä na zasielanie faktúr elektronicky.

Zaručený elektronický podpis, ktorý obsahuje kvalifikovaný certifikát, má širšie využitie a nahrádza vlastnoručný podpis. Je chránený prístupovým heslom a nedá sa zálohovať, ani kopírovať. Pri prípadnom zablokovaní či strate je potrebné vydať nový. Používa sa pri komunikácii s Finančným riaditeľstvom SR a daňovými úradmi.

Elektronický podpis a zaručený elektronický podpis sa z technického pohľadu nelíšia spôsobom vytvárania a overovania, líšia sa úrovňou bezpečnosti. Pre elektronický podpis sú požiadavky na bezpečnosť nižšie ako pri zaručenom elektronickom podpise. Tento prístup vyplýva z rozdielneho právneho postavenia elektronického podpisu a zaručeného elektronického podpisu.

Certifikáty pre elektronický podpis (zaručený aj obyčajný) vydáva Národný bezpečnostný úrad v Bratislave, Elektronický výskumný a projektový ústav v Novej Dubnici a DTCA v Bratislave.

Aký je rozdiel medzi elektronickým podpisom a zaručeným EP?

Elektronický podpis – EP sa uplatní všade tam, kde je potrebná dodatočná autorizácia odoslaných správ, osôb alebo prihlásení do interného firemného systému. Tento druh podpisu – certifikátu je vhodný aj na podpisovanie elektronických faktúr podľa zákona o DPH. Používa sa pri internej komunikácii v spoločnostiach napr. na šifrovanie emailovej komunikácie, podpisovanie odosielaných emailov, faktúr a podobne. Obyčajný (osobný) elektronický podpis môže a nemusí byť chránený heslom, zálohovať sa môže na bezpečnom mieste a zariadení.

Zaručený elektronický podpis – ZEP má širšie využitie a nahrádza vlastnoručný podpis. Ak súčasne obsahuje aj časovú pečiatku, má rovnakú právnu váhu ako podpis u notára. Využije sa pri komunikácii so štátnou správou ako aj s obchodnými partnermi pri podpise rôznych podaní na daňový úrad, colnú správu, obchodný register a kataster ako aj obchodných zmlúv a dohôd. ZEP dokáže vo veľkej miere ušetriť financie na administratívnych a správnych poplatkoch a čas strávený cestovaním, pred podateľňou a poštou. Je chránený prístupovými kódmi – heslami a nedá sa z neho vyhotoviť kópia ani ho zálohovať. Pri prípadnom zablokovaní, strate či zrušení po odcudzení je potrebné vydať nový.

Zo zaručeného elektronického podpisu je možné vyexportovať súbor, ktorý sa dá použiť napr. na podpisovanie faktúr.

Typy elektronických podpisov

Zaručený elektronický podpis – ZEP

–   pre fyzickú osobu na súkromné účely,

–   pre fyzickú osobu – konajúcu za spoločnosť,

–   pre fyzickú osobu – živnostníka,

–   pre fyzickú osobu – zamestnanca.

Osobný alebo firemný elektronický podpis – EP

–   pre fyzickú osobu na súkromné účely,

–   pre fyzickú osobu – konajúcu za spoločnosť,

–   pre fyzickú osobu – živnostníka,

–   pre fyzickú osobu – zamestnanca,

–   pre právnickú osobu.

6.  Prenos účtovného záznamu a účtovnými jednotkami dohodnutý podpisový záznam

Podľa § 32 zákona o účtovníctve, účtovné doklady určené na prenášanie mimo účtovnej jednotky v technickej forme musia obsahovať podpisový záznam. Okrem vlastnoručného podpisu alebo elektronického podpisu sa môže účtovná jednotka dohodnúť s iným subjektom (účtovnou jednotkou) aj na inom zázname v technickej forme, ktorý nahrádza vlastnoručný podpis alebo elektronický podpis. Môže ísť o rôzne heslá, šifry a podobne.

?  Príklad

Účtovná jednotka sa dohodne so svojou bankou, že jej banka bude výpisy z účtov posielať emailom v PDF formáte chránené heslom. Takto prenášaný doklad sa považuje za dostatočne zabezpečený a preukázateľný. Výpis z bankového účtu doručený v elektronickej podobe sa musí v elektronickej podobe aj archivovať. Nestačí ho len vytlačiť.

7.  Účtovný záznam podľa obsahu informácií

a)  jednotlivý účtovný záznam

b)  súhrnný účtovný záznam

Jednotlivý účtovný záznam poskytuje informácie o jednom účtovnom prípade, skutočnosti, o nákupe tovaru. Súhrnný účtovný záznam poskytuje informácie o viacerých rovnorodých skutočnostiach, napr. o nákupe PHM za určité časové obdobie, napr. za deň, za týždeň, za dva týždne, avšak najviac za jeden kalendárny mesiac z dôvodu, že obraty strany Má dať a strany Dal na jednotlivých syntetických účtoch musí byť minimálne raz za mesiac.

Poznámka

Podľa § 12 ods. 2 zákona o účtovníctve, hlavná kniha zahŕňa syntetické účty a analytické účty podľa účtového rozvrhu a obsahuje najmä tieto údaje:

a)  stavy účtov ku dňu, ku ktorému sa otvára hlavná kniha,

b)  súhrnné obraty strany Má dať a strany Dal jednotlivých účtov, minimálne raz za kalendárny mesiac,

c)  zostatky a stavy účtov ku dňu, ku ktorému sa zostavuje účtovná závierka.

Účtovný záznam z hľadiska jeho obsahu

Ako sme už uviedli, z hľadiska obsahu účtovným záznamom môže byť účtovný doklad, účtovný zápis, účtovná kniha, účtovný rozvrh, odpisový plán, inventúrny súpis, účtovná závierka, výročná správa a podobne.

8.  Účtovný doklad

Účtovný doklad možno definovať ako prvotný účtovný záznam hospodárskej a účtovnej operácie. Je medzičlánkom medzi účtovným prípadom a účtovným zápisom. Podľa § 6 zákona o účtovníctve, každý účtovný prípad musí byť doložený účtovným dokladom, ktorý musí obsahovať náležitosti ustanovené v § 10 zákona o účtovníctve.

Účtovná jednotka je povinná vyhotoviť účtovný doklad bez zbytočného odkladu po zistení skutočnosti, ktorá sa ním preukazuje, a to tak, aby bolo možné určiť obsah každého jednotlivého účtovného prípadu spôsobom podľa § 8 ods. 5:

„účtovníctvo účtovnej jednotky je zrozumiteľné, ak umožňuje podľa § 4 ods. 8 (vedenie účtovníctva v štátnom jazyku) jednotlivo aj v súvislostiach spoľahlivo a jednoznačne určiť obsah účtovných prípadov v nadväznosti na použité účtovné zásady a účtovné metódy (§ 4 ods. 2: rámcové účtové osnovy a postupy účtovania) a obsah účtovných záznamov v nadväznosti na použité formy účtovných záznamov (§ 31 ods. 2: písomná a technická forma)“.

Účtovný doklad je preukázateľný účtovný záznam, ktorý musí obsahovať:

a)  slovné a číselné označenie účtovného dokladu,

b)  obsah účtovného prípadu a označenie jeho účastníkov,

c)  peňažnú sumu alebo údaj o cene za mernú jednotku a vyjadrenie množstva,

d)  dátum vyhotovenia účtovného dokladu,

e)  dátum uskutočnenia účtovného prípadu, ak nie je zhodný s dátumom vyhotovenia,

f)  podpisový záznam osoby (§ 32 ods. 3) zodpovednej za účtovný prípad v účtovnej jednotke a podpisový záznam osoby zodpovednej za jeho zaúčtovanie,

g)  označenie účtov, na ktorých sa účtovný prípad zaúčtuje v účtovných jednotkách účtujúcich v sústave podvojného účtovníctva, ak to nevyplýva z programového vybavenia.

Slovné a číselné označenie účtovného dokladu

■   Slovné označenie

Zákon o účtovníctve ustanovuje, že každý účtovný doklad musí obsahovať slovné označenie. Pod slovným označením možno rozumieť názov účtovného dokladu, napr. faktúra, ktorá môže byť upresnená na dodávateľskú faktúru alebo odberateľskú faktúru, príjmový a výdavkový pokladničný doklad, dodací list, príjemka tovaru, výdajka tovaru. Účtovným dokladom môže byť aj zmluva po doplnení potrebných náležitostí alebo môže slúžiť ako podklad na vystavenie interného účtovného dokladu.

Názov účtovného dokladu „faktúra“ nie je v zákone o účtovníctve definovaný. Faktúru (z latinského facere – robiť, urobiť) možno definovať ako účet za vykonanú prácu alebo dodaný tovar. Obvykle obsahuje popis toho, za čo sa má zaplatiť, spôsob platby a dátum splatnosti. Zákon o DPH definuje faktúru na účely tohto zákona.

Poznámka

Podľa § 71 zákona č. 222/2004 Z. z. o DPH v znení neskorších predpisov, na účely tohto zákona

a)  faktúrou je každý doklad alebo oznámenie, ktoré je vyhotovené v listinnej forme alebo elektronickej forme podľa tohto zákona alebo zákona platného v inom členskom štáte upravujúceho vyhotovenie faktúry,

b)  elektronickou faktúrou je faktúra, ktorá obsahuje údaje podľa § 74 a je vydaná a prijatá v akomkoľvek elektronickom formáte; elektronickú faktúru možno vydať len so súhlasom príjemcu tovaru alebo služby,

c)  vierohodnosťou pôvodu faktúry sa rozumie potvrdenie totožnosti dodávateľa tovaru alebo služby alebo osoby, ktorá v mene dodávateľa vyhotovila faktúru,

d)  neporušenosťou obsahu faktúry sa rozumie zachovanie obsahu faktúry,

e)  elektronickou výmenou údajov sa rozumie prenos údajov elektronickou formou z počítača do počítača s využitím schválenej normy štruktúry odkazu elektronickej výmeny.

Za faktúru sa považuje aj každý doklad alebo oznámenie, ktoré mení pôvodnú faktúru a osobitne a jednoznačne sa na ňu vzťahuje.

■   Číselné označenie

Každý účtovný doklad musí obsahovať aj číselné označenie, čo znamená, že každý účtovný doklad musí mať číslo, ktorým ho účtovná jednotka označí ihneď po príchode do účtovnej jednotky. Bolo by vhodné, aby si účtovná jednotka na číslovanie účtovných dokladov vypracovala internú smernicu s cieľom predísť nesprávnemu alebo neprehľadnému číslovaniu účtovných dokladov.

Za najsprávnejší spôsob číslovania dokladov sa považuje vzostupné číslovanie účtovných dokladov, teda číslovanie účtovných dokladov od 1 po 99 999... Nepovažujeme za správne, ak niektoré účtovné jednotky začnú číslovať príslušné účtovné doklady v každom mesiaci od 1 po 99 999...

Týmto spôsobom číslovania sa ťažko preukazuje, že účtovná jednotka v účtovnom období zaúčtovala všetky účtovné prípady a sme toho názoru, že tento spôsob zvádza aj k doúčtovaniu dodatočných účtovných prípadov s rôznym cieľom, napr. aj korigovať výsledok hospodárenia a pod.

Obsah účtovného prípadu
a označenie jeho účastníkov

■   Obsah účtovného prípadu

Obsah účtovného dokladu, teda čo je jeho predmetom, musí byť uvedený tak, aby bol pre každého „čitateľný“, to znamená, aby z neho bolo zrejmé, čo je predmetom účtovného prípadu. Môže to byť konkrétny druh dodávaného materiálu, tovaru alebo poskytnuté práce a služby. Napr. ak pôjde o tovar, môže to byť napr. cukor, muka, olej, atď. Ak pôjde o služby, môžu to byť napr. murárske práce, ktoré sa vykonali pre inú účtovnú jednotku a ktoré účtovná jednotka fakturuje.

Ak by obsah účtovného prípadu bol na účtovnom doklade uvedený napr. nejakým číselným kódom alebo znakom, potom je účtovná jednotka povinná k takémuto dokladu pripojiť slovný popis, aby bol obsah účtovného dokladu pre každého čitateľný.

■   Označenie účastníkov účtovného prípadu

Zákon o účtovníctve bližšie neustanovuje, ako by mal byť účastník označený. V každom prípade musí obsahovať názov účtovnej jednotky, ktorá doklad vystavuje, adresu, teda minimálne také údaje, aby bol účastník účtovného prípadu jasne identifikovateľný o koho ide a adresu (ulicu, číslo domu alebo budovy, mesto, v ktorom účtovná jednotka sídli a pod.), kde je možné účtovnú jednotku zastihnúť napr. z dôvodu doručovania písomností, dodania tovaru, materiálu, prác a služieb a pod. Účtovný doklad môže obsahovať aj iné náležitosti, ktoré vyžadujú iné právne predpisy, napr. zákon o DPH.

■   Náležitosti účtovného dokladu
a zákon o DPH

Ako sme uviedli, zákon o účtovníctve požaduje základné náležitosti označenia účastníkov. Iná právna norma, napr. zákon o DPH, môže požadovať aj iné údaje, napr. identifikačné číslo pre daň z pridanej hodnoty platiteľa tejto dane.

Preto platiteľom DPH dávame do pozornosti aj § 70 až 75 zákona č. 222/2004 Z. z. o DPH v znení neskorších predpisov, ktoré konkrétne uvádzajú, aké náležitosti majú obsahovať daňové doklady z pohľadu tohto zákona. Zákon o DPH požaduje oveľa viac náležitostí na obsah daňových dokladov ako požaduje zákon o účtovníctve pre účtovné doklady.

■   Náležitosti obchodnej listiny podľa Obchodného zákonníka

Ďalšou právnou normou, ktorá požaduje náležitosti určitých písomností, je Obchodný zákonník, ktorý v § 3a ustanovuje, že každý podnikateľ je povinný na svojich obchodných listoch a objednávkach vyhotovených v písomnej alebo elektronickej forme (ďalej len „obchodné dokumenty“) uvádzať:

–   obchodné meno,

–   sídlo alebo miesto podnikania,

–   právnu formu právnickej osoby,

–   identifikačné číslo, ak je pridelené,

–   označenie registra, ktorý podnikateľa zapísal a číslo zápisu, ak ide o podnikateľa zapísaného v obchodnom registri alebo v inej evidencii podnikateľov; ak podnikateľ na svojich obchodných dokumentoch uvádza výšku základného imania (nejde o povinný údaj), musí uviesť aj rozsah jeho splatenia.

Z uvedeného vyplýva, že účtovná jednotka musí k náležitostiam účtovných dokladov pristupovať zodpovedne. Ak nepôjde o platiteľa DPH a o podnikateľa nezapísaného v registri, vystačí len s náležitosťami ustanovenými zákonom o účtovníctve. Ak však pôjde o platiteľa DPH, musí rešpektovať požiadavky na daňový doklad ustanovený zákonom o DPH. Uvedené platí aj pre zaregistrovaného podnikateľa v obchodnom registri, ktorý musí obchodné listy a objednávky doplniť aj o údaje, ktoré požaduje Obchodný zákonník.

Právne normy ustanovujúce obsah účtovných, daňových a iných písomností:

•    zákon č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve (§ 10),

•    zákon č. 222/2004 Z. z. o dani z pridanej hodnoty (§ 71 až § 74),

•    zákon č. 513/1991 Zb. Obchodný zákonník (§ 3a).

Peňažná suma alebo údaj o cene za mernú jednotku a vyjadrenie množstva

Každý účtovný doklad musí obsahovať peňažnú sumu alebo údaj o cene za mernú jednotku a vyjadrenie množstva. Peňažná suma je uvedená v mene euro alebo v cudzej mene. Ak je peňažná suma vyjadrená v cudzej mene, musí sa oceniť a vyjadriť v cudzej mene a aj v mene euro, pretože podľa § 4 ods. 7 zákona o účtovníctve, účtovné jednotky sú povinné viesť účtovníctvo a zostavovať účtovnú závierku v peňažných jednotkách meny euro. Suma môže byť vyjadrená:

     jednou sumou (napr. 500 €) alebo

     ak ide o viac kusov tovaru, uvedie sa počet kusov, jednotková cena a cena spolu,

napr. 10 kusov stoličiek, cena za 1 kus 25 €, spolu 250 €.

Dátum vyhotovenia účtovného dokladu a dátum uskutočnenia účtovného prípadu, ak nie je zhodný s dátumom vyhotovenia (vystavenia) dokladu

Za deň uskutočnenia účtovného prípadu sa považuje napr. deň, kedy sa reálne uskutoční dodávka tovaru (viď. § 2 postupov účtovania pre podnikateľov, kde je definovaný deň uskutočnenia účtovného prípadu). V tento deň sa môže vystaviť aj účtovný doklad, ale aj nemusí. Ak sa účtovný prípad uskutoční v rovnaký deň ako sa vystavila faktúra, potom sa uvedie rovnaký dátum uskutočnenia účtovného prípadu aj vystavenia faktúry.

Ak faktúra bude vystavená až po dodaní tovaru, potom na faktúre by mali byť dva rôzne dátumy, jeden dátum bude zo dňa dodania tovaru, druhý dátum bude zo dňa vystavenia faktúry.

Podpisový záznam

Ďalšou z povinných náležitostí účtovného dokladu je aj podpisový záznam osoby zodpovednej za účtovný prípad v účtovnej jednotke (konateľ, spoločník, osoba zodpovedná za chod celej účtovnej jednotky a pod.) a podpisový záznam osoby zodpovednej za jeho zaúčtovanie (napríklad účtovníčka).

Podpisovým záznamom sa rozumie účtovný záznam, ktorého obsahom je vlastnoručný podpis alebo obdobný preukázateľný účtovný záznam nahrádzajúci vlastnoručný podpis v technickej forme (elektronický podpis).

Na obidve formy podpisového záznamu sa pritom prihliada rovnako a obidve sa môžu použiť na mieste, kde sa vyžaduje vlastnoručný podpis.

Označenie účtov

Poslednou náležitosťou účtovného dokladu je označenie účtov, na ktorých sa účtovný prípad zaúčtuje v účtovných jednotkách účtujúcich v sústave podvojného účtovníctva, ak to nevyplýva z programového vybavenia.

Pri vedení jednoduchého účtovníctva nie je povinnou náležitosťou účtovného dokladu ani označenie účtovnej knihy, v ktorej sa účtovný prípad účtuje, prípadne poradové číslo, pod ktorým je účtovný prípad v nej zaúčtovaný. Mnohé účtovné jednotky však tieto údaje uvádzajú, čo im umožňuje rýchlejšiu orientáciu v účtovných knihách.

Špecifiká náležitostí účtovných dokladov – príklady

■   Dodávateľská faktúra alebo doklad z ERP ako účtovný doklad

Účtovný doklad, napr. došlá dodávateľská faktúra, po príchode do účtovnej jednotky neobsahuje predpísané náležitosti, preto musí účtovná jednotka pristúpiť k ich doplneniu tak, aby aj dodávateľská faktúra sa stala účtovným dokladom. Došlú dodávateľskú faktúru, ktorá obsahuje označenie účastníkov účtovného prípadu, opis obsahu účtovného prípadu a údaje o množstve a cene je potrebné opatriť ešte podpismi zodpovedných osôb v účtovnej jednotke:

•    podpis osoby zodpovednej za účtovný prípad, 

•    podpis osoby zodpovednej za zaúčtovanie účtovného dokladu, a opatriť ju aj:

–   číselným označením (prideliť jej číslo, pod ktorým bude v účtovnej jednotke evidovaná a zaúčtovaná) a 

–   účtami (účtovný predpis), na ktorých bude v podvojnom účtovníctve zaúčtovaná.

Poznámka

Pečiatka a podpis dodávateľa nie sú povinnými náležitosťami účtovného dokladu.

Rovnako aj doklad z elektronickej registračnej pokladnice alebo doklad o úhrade v hotovosti za nákup napr. materiálu alebo služieb (napr. paragón), sa stane účtovným dokladom až vtedy, keď sa doplní o požadované údaje. Keďže na takéto doklady je náročné požadované údaje doplniť, spravidla sa k nim vyhotovujú výdavkové pokladničné doklady, ktoré sa opatria všetkými požadovanými údajmi, najmä podpismi a očíslujú sa. V podvojnom účtovníctve sa uvedú aj čísla účtov, na ktorých sa účtovný prípad zaúčtuje.

■   Súhrnný účtovný doklad

Účtovné jednotky môžu vystavovať aj súhrnný účtovný doklad (napríklad výdavkový pokladničný doklad), na základe ktorého zaúčtujú do účtovníctva viac rovnorodých účtovných prípadov za určité časové obdobie, napr. týždeň, dva týždne, maximálne však raz za mesiac (§ 12 ods. 2 zákona o účtovníctve pre vedenie podvojného účtovníctva). Z dôvodu preukázateľnosti vedenia účtovníctva je vhodné pripomenúť, že prílohou súhrnného účtovného dokladu by mal byť rozpis čiastkových účtovných dokladov a malo by ísť o rovnorodý druh účtovných prípadov, napr. došlé dodávateľské faktúry za nákup tovaru alebo doklady o nákupe čistiacich alebo kancelárskych potrieb a podobne.

■   Účtovanie tržieb z ERP
raz za mesiac

Evidencia tržieb do knihy ERP je robená denne. Účtovná jednotka má viacero pokladní na rôznych prevádzkach. Tieto tržby do účtovníctva účtuje raz za mesiac. Postupuje správne?

Účtovné zápisy v účtovných knihách sa vykonávajú v časovom slede na základe účtovných dokladov tak, aby bolo možné preukázať mesačne prírastok a úbytok majetku a záväzkov účtovaný priebežne počas účtovného obdobia. Na základe uvedeného je možné súhrnný účtovný doklad o prijatých tržbách (príjmový pokladničný doklad) zaúčtovať do účtovných kníh raz za mesiac. Prílohou tohto súhrnného účtovného dokladu musí byť denný rozpis prijatých tržieb.

■   Účtovný doklad už nie je definovaný ako originálna písomnosť

Účtovný doklad je definovaný ako preukázateľný účtovný záznam (viď. § 32 zákona), ktorý môže byť v písomnej aj v technickej forme, pričom obidve formy považuje za rovnocenné.

Preukázateľný účtovný záznam je záznam:

•    ktorého obsah priamo dokazuje skutočnosť,

•    ktorého obsah dokazuje skutočnosť nepriamo obsahom iných preukázateľných účtovných záznamov,

•    prenesený účtovný záznam, ktorého obsah priamo dokazuje skutočnosť alebo ktorého obsah dokazuje skutočnosť nepriamo obsahom iných preukázateľných účtovných záznamov.

Z uvedeného vyplýva, že napríklad aj druhopis (kópia) príjmového alebo výdavkového pokladničného dokladu bude považovaný za preukázateľný účtovný záznam za predpokladu, že obsah tohto dokladu bude dokazovať skutočnosť a že bude obsahovať všetky náležitosti požadované §-om 10 zákona.

Účtovná jednotka je povinná vyhotoviť účtovný doklad bez zbytočného odkladu po zistení skutočnosti (priebežné vystavovanie účtovných dokladov), ktorá sa ním preukazuje a to tak, aby bolo možné určiť obsah každého jednotlivého účtovného prípadu spôsobom podľa § 8 ods. 5 zákona, teda zrozumiteľne. Účtovníctvo účtovnej jednotky je zrozumiteľné, ak umožňuje jednoznačne určiť obsah účtovných prípadov a obsah účtovných záznamov.

■   Prenos účtovného záznamu

Prenos účtovného záznamu musí účtovná jednotka zabezpečiť tak, aby pri prenose nedošlo k jeho zneužitiu, poškodeniu, zničeniu, neoprávneným zásahom do neho alebo neoprávneným prístupom k nemu. Účtovný záznam určený na prenášanie musí byť zabezpečený podpisovým záznamom, ktorým môže byť účtovnými jednotkami vzájomne uznávaný obdobný preukázateľný účtovný záznam v technickej forme. Účtovný záznam musí byť zabezpečený najneskôr v okamihu jeho odovzdania na prenos.

Súčasťou účtovného záznamu pri prenose (zasielanie účtovných dokladov, napr. faktúr emailom) mimo účtovnú jednotku je:

–   podpisový záznam, ktorým je elektronický podpis, alebo

–   iný záznam, nahrádzajúci vlastnoručný podpis v technickej forme, na ktorom sa účtovné jednotky vzájomne dohodli (napr. čiarkový kód, šifra a pod) a považujú ho za preukázateľný.

Účtovný záznam je definovaný v § 31 zákona. Účtovný záznam môže byť vykonaný v písomnej a v technickej forme.

Účtovný záznam v písomnej forme je záznam vykonaný rukopisom, písacím strojom, tlačiarenskými alebo reprografickými technikami alebo tlačiarenským výstupným zariadením výpočtovej techniky, ktorého obsah je pre fyzickú osobu čitateľný. Účtovný záznam v technickej forme je účtovný záznam vykonaný elektronickým, optickým alebo iným spôsobom, ktorý umožňuje jeho prevedenie do písomnej formy. Prevedenie do písomnej formy sa nevyžaduje pri podpisovom zázname (elektronický podpis).

■   Naskenovaný podpis a pečiatka

Je možné vytlačenú faktúru spolu s vytlačenou pečiatkou a podpisom považovať za plnohodnotný účtovný doklad v prípade fyzického doručenia zákazníkovi podľa zákona o účtovníctve? Je možné takto vytlačený podpis považovať za “obdobný preukázateľný účtovný záznam nahrádzajúci vlastnoručný podpis v technickej forme?“

Naskenovaný podpis nie je možné považovať za vlastnoručný podpis v technickej forme. Podľa § 32 ods. 3 zákona o účtovníctve podpisový záznam je vymedzený ako účtovný záznam, obsahom ktorého je vlastnoručný podpis, alebo preukázateľný účtovný záznam nahrádzajúci vlastnoručný podpis v technickej forme.

Vlastnoručný podpis v technickej forme upravuje zákon č. 215/2002 Z. z. o elektronickom podpise.

Podpisovým záznamom môže byť okrem zaručeného elektronického podpisu aj obdobný preukázateľný účtovný záznam v technickej podobe uznávaný účtovnými jednotkami, napr. kód, šifra, heslo.

■   Elektronické faktúry

Čoraz častejšie firmy posielajú faktúry emailom so zaručeným elektronickým podpisom. Keď takúto faktúru vytlačím, nikde na nej nie je zmienka, že je chránená takýmto podpisom. Ako budem pri daňovej kontrole dokazovať, že sú to platné daňové doklady? Je potrebná archivácia týchto faktúr v elektronickej forme?

Zákon o elektronickom podpise upravuje vzťahy vznikajúce v súvislosti s vyhotovovaním a používaním elektronického podpisu, práva a povinnosti fyzických osôb a právnických osôb pri používaní elektronického podpisu, hodnovernosť a ochranu elektronických dokumentov podpísaných elektronickým podpisom.

Faktúru je možné odoslať zákazníkovi dvoma spôsobmi:

     písomne – zaslanie prostredníctvom pošty, osobne alebo podobným spôsobom,

     elektronicky – so súhlasom zákazníka je možné faktúru sprístupniť elektronicky. Vierohodnosť pôvodu a neporušenosť obsahu faktúry poslanej alebo sprístupnenej elektronicky musí byť zaručená elektronickým podpisom podľa zákona č. 215/2002 Z. z. o elektronickom podpise alebo prostredníctvom elektronickej výmeny údajov, ak zmluva týkajúca sa tejto výmeny ustanoví použitie postupov zabezpečujúcich vierohodnosť pôvodu a neporušenosť obsahu údajov. Elektronickou výmenou údajov sa rozumie prenos údajov elektronickou formou z počítača do počítača s využitím schválenej normy štruktúry odkazu elektronickej výmeny údajov. Odkaz elektronickej výmeny údajov pozostáva zo súboru dielov, štruktúrovaných na základe schválenej normy, vyhotovených vo formáte čitateľnom počítačom, ktoré môžu byť automaticky a nedvojzmyselne spracované

V prípade, ak účtovná jednotka vedie účtovné záznamy (teda aj účtovné doklady) v technickej forme, má povinnosť disponovať takými technickými prostriedkami, ktoré umožnia kedykoľvek prevod účtovných záznamov do formy čitateľnej pre fyzickú osobu (audítor, daňový kontrolór). Takáto možnosť musí byť zabezpečená počas celej doby povinnosti vedenia a uschovávania účtovných záznamov.

■   Odberateľské faktúry

Vystavená faktúra na odberateľa musí byť okrem zaslaného a podpísaného originálu, založená vo firme v papierovej podobe alebo stačí elektronicky v PC a ak v papierovej, či musí byť založený originál alebo stačí podpísaná kópia. A ako je to v prípade daňovej kontroly – originál, či kópia alebo iba uložené a archivované v PC na disku?

Zákon o účtovníctve v § 31 upravuje dve formy účtovného záznamu, písomnú a technickú formu, pričom obidve formy považuje za rovnocenné. V prípade, ak účtovná jednotka vedie účtovné záznamy v technickej forme, má povinnosť disponovať takými technickými prostriedkami, ktoré umožnia kedykoľvek prevod účtovných záznamov do formy čitateľnej pre fyzickú osobu (pre potreby audítora, daňového úradu a pod.). Takáto možnosť musí byť zabezpečená počas celej doby povinnosti vedenia a uschovávania účtovných záznamov.

Zákon umožňuje aj prenos účtovného záznamu prostredníctvom informačného systému (v technickej forme). Prenášaný účtovný záznam musí byť zabezpečený podpisovým záznamom a musí byť prenášaný spôsobom ustanoveným v § 33 zákona. Podpisový záznam je vymedzený ako účtovný záznam, obsahom ktorého je vlastnoručný podpis alebo preukázateľný účtovný záznam nahrádzajúci vlastnoručný podpis v technickej forme, ktorým je v súčasnosti elektronický podpis.

Podpisovým záznamom môže byť okrem zaručeného elektronického podpisu aj obdobný preukázateľný účtovný záznam v technickej podobe uznávaný účtovnými jednotkami (kód, šifra, heslo). Uznávanie podpisového záznamu v technickej podobe je vecou dohody medzi účtovnými jednotkami.

Aké náležitosti má účtovný doklad obsahovať je uvedené v § 10 zákona o účtovníctve. Okrem iných náležitostí účtovný doklad (aj v technickej forme) spracovávaný účtovnou jednotkou musí obsahovať podpisový záznam osoby zodpovednej za účtovný prípad v účtovnej jednotke a podpis osoby zodpovednej za jeho zaúčtovanie. Podpisový záznam je definovaný v § 32 ods. 3 zákona o účtovníctve.

9.  Účtovné zápisy v účtovných knihách

Účtovanie účtovných prípadov v účtovných knihách vykoná účtovná jednotka účtovným zápisom iba na základe účtovných dokladov. Podľa § 12 zákona o účtovníctve, účtovný zápis sa zaznamenáva v účtovných knihách. Účtovná jednotka je povinná zaznamenávať účtovné zápisy v účtovnom období priebežne a nemôžu sa vykonať mimo účtovných kníh.

Účtovný prípad – účtovný doklad
– účtovný zápis

Zásada dokladovosti v účtovníctve

Bez účtovného odkladu nie je možné urobiť žiaden účtovný zápis.

Každý účtovný zápis musí byť doložený účtovným dokladom.

Členenie účtovných dokladov

a)  vonkajšie

–   vydané (odberateľské faktúry)

–   prijaté (dodávateľské faktúry)

b)  vnútorné, nazývané aj interné účtovné doklady, ktoré zachytávajú vzťahy vo vnútri účtovnej jednotky

–   existujú ako predtlačené tlačivá (pokladničné doklady, príjemka, výdajka)

–   účtovná jednotka ich vystaví sama (napr. doklad na zaúčtovanie odpisov).

Účtové doklady musia byť vyhotovené včas a presne (správne). Každý účtovný doklad sa musí v podniku (v účtovnej jednotke) spracovať. Spracovanie účtovných dokladov obsahuje tieto skutočnosti:

a)  preskúmanie dokladov,

b)  očíslovanie dokladov,

c)  zaúčtovanie,

d)  archivovanie.

Preskúmanie účtovných dokladov

a)  z hľadiska vecnej správnosti,

b)  z hľadiska formálnej správnosti.

Vecná správnosť – zisťuje sa súlad obsahu účtovného prípadu so skutočnosťou, správnosť uvedeného množstva a ceny, dodržanie zmluvných podmienok. Preskúmava sa aj číselná správnosť – súčty, násobenie. Za vecnú správnosť je zodpovedný pracovník, ktorý operáciu nariadil.

Formálna správnosť – zisťuje sa, či účtovné doklady obsahujú náležitosti podľa zákona o účtovníctve, prípadne aj podľa zákona o DPH, ak účtovná jednotka je platiteľom tejto dane.

Očíslovanie účtovných dokladov – každá skupina účtovných dokladov sa 1. januára zvyčajne čísluje od jednotky. Poradie číslovania by nemalo byť prerušené. Napr. príjmové pokladničné doklady, výdavkové pokladničné doklady, prijaté faktúry, výpisy z bankových účtov, atď.

Archivovanie účtovných dokladov sa realizuje v súlade s registratúrnym poriadkom alebo registratúrnym plánom.

Obeh účtovných dokladov

Obeh účtovných dokladov je vhodné zabezpečiť internou smernicou (vnútorný predpis). Dôležitou súčasťou internej smernice je obeh účtovných dokladov a určenie podpisových záznamov a osôb zodpovedných za účtovné prípady.

Interná smernica pre obeh účtovných dokladov

 

Alfa, s.r.o.,

Mierová ulica 17

801 01 Bratislava

IČO: 12345678

DIČ: 1234567891

 

Číslo smernice:	x/2015
Názov smernice:	Obeh účtovných dokladov
Účinnosť smernice:	1. 1. 2015 – 31. 12. 2015
Obsah smernice:	Čl. I. Náležitosti účtovných dokladov
	Čl. II. Obeh účtovných dokladov A. Fázy obehu účtovných dokladov 1. Vznik účtovného prípadu 2. Kontrola formálnej správnosti účtovných dokladov 3. Kontrola vecnej správnosti účtovných dokladov 4. Príprava k zaúčtovaniu účtovného dokladu 5. Zaúčtovanie účtovného dokladu 6. Archivácia a skartácia účtovnej dokumentácie B. Obeh jednotlivých druhov dokladov 1. Došlá faktúra – dodávateľská 2. Objednávky a hospodárske zmluvy 3. Pokladničná agenda 4. Vyúčtovanie drobného nákupu 5. Vyúčtovanie cestovných náhrad
	6. Poskytovanie záloh 7. Bankové výpisy 8. Došlé dobropisy 9. Evidencia, kontrola a obeh dokladov miezd Čl. III. Podpisové vzory Čl. IV. Záverečné ustanovenie

 

POUŽITÁ LEGISLATÍVA:

•    Zákon č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v znení neskorších predpisov,

•    Opatrenie MF SR č. 23054/2002-92, ktorým sa ustanovujú podrobnosti o postupoch účtovania a rámcovej účtovej osnove pre podnikateľov účtujúcich v sústave podvojného účtovníctva v znení neskorších predpisov,

•    Zákon č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach v znení neskorších predpisov,

•    Vyhláška Ministerstva vnútra SR č. 628/2002 Z. z., ktorou sa vykonávajú niektoré ustanovenia zákona o archívoch a registratúrach.

 

Zoznam príloh:

Príloha č. 1 Podpisové vzory

Príloha č. 2 Vecné a formálne preskúmanie dokladov – poverenie zamestnancov

Príloha č. 3 Zoznam pracovných funkcií

Dátum spracovania smernice: 15. 12. 2014

Vypracoval: Ing. Ján Šťastný, ekonomický riaditeľ

Dátum schválenia: 20. 12. 2014

Schválil: Ing. Martin Rovný, riaditeľ spoločnosti

 

Záverečné ustanovenia:

Interná účtovná smernica je záväzná pre všetkých zamestnancov spoločnosti.

Smernica nadobúda účinnosť od 1. 1. 2015.

Nedodržanie smernice sa môže klasifikovať ako porušenie pracovnej disciplíny.

Obsah smernice

Predmetom činnosti spoločnosti Alfa, s.r.o., je kúpa tovaru na účely jeho predaja konečnému spotrebiteľovi – maloobchod v rozsahu voľnej živnosti, kúpa tovaru na účely jeho predaja iným prevádzkovateľom živností – veľkoobchod v rozsahu voľnej živnosti sprostredkovanie obchodu v rozsahu voľnej živnosti, zásielkový predaj.

Cieľom smernice je určiť obeh účtovných dokladov a stanoviť zodpovedných zamestnancov za jednotlivé finančné operácie. Z hľadiska vecného sa zisťuje správnosť všetkých údajov uvedených na účtovnom doklade. Z hľadiska formálneho sa preveruje oprávnenosť zamestnancov schvaľovať finančné operácie, úplnosť dokladov a k nim patriacich príloh.

 

Článok I.

Náležitosti účtovných
dokladov

Náležitosti účtovných dokladov sú ustanovené v § 10 zákona o účtovníctve. Účtovný doklad je definovaný ako preukázateľný účtovný záznam, ktorý musí obsahovať tieto náležitosti:

a)  slovné a číselné označenie účtovného dokladu,

b)  obsah účtovného prípadu a označenie jeho účastníkov,

c)  peňažnú sumu alebo údaj o cene za mernú jednotku a vyjadrenie množstva,

d)  dátum vyhotovenia účtovného dokladu,

e)  dátum uskutočnenia účtovného prípadu, ak nie je zhodný s dátumom vyhotovenia,

g)  podpis osoby zodpovednej za účtovný prípad v účtovnej jednotke a osoby zodpovednej za jeho zúčtovanie,

h)  označenie účtov, na ktorých sa účtovný prípad zaúčtuje v sústave podvojného účtovníctva, ak to nevyplýva z programového vybavenia.

Účtovné doklady sa vyhotovujú bez zbytočného odkladu po zistení skutočnosti, ktorá sa ním preukazuje, a to tak, aby bolo možné určiť obsah každého jednotlivého účtovného prípadu spôsobom podľa § 8 ods. 5 zákona, t.j., aby bolo účtovníctvo zrozumiteľné.

 

Článok II.

Obeh účtovných dokladov

Obeh účtovných dokladov poukazuje na postup podávania dokladov od ich vyhotovenia až po archiváciu, vymedzuje práva a zodpovednosť jednotlivých osôb za overenie vecnej a formálnej správnosti a uvádza nadväznosť pracovných postupov vrátane lehôt podávania dokladov medzi pracovníkmi.

A. Fázy obehu účtovných dokladov

1.  Vznik účtovného prípadu

Externé doklady prídu do spoločnosti Alfa, s.r.o., poštou alebo kuriérom. Interné doklady vyhotovuje príslušný odborný úsek, sklad, učtáreň (finančná, mzdová) a pod. Účtovné doklady sa vyhotovujú bez zbytočného odkladu ihneď po zistení skutočností, ktoré sa nimi dokladujú.

2.  Kontrola formálnej správnosti účtovných dokladov

Náležitosti účtovného dokladu predpísané zákonom o účtovníctve kontroluje zodpovedný pracovník učtárne – Mária Veselá pred ich zaúčtovaním. Bez schválenia a kontroly nesmie byť účtovný doklad zaúčtovaný, prípadne preplatený.

3.  Kontrola vecnej správnosti účtovných dokladov

Pri kontrole vecnej správnosti účtovných dokladov ide o preskúmanie súladu údajov uvedených v účtovnom doklade so skutočnosťou, t.j. preverovaná je správnosť výšky peňažnej sumy, správnosť účtovného obdobia, množstvo, rozsah prác, dodržanie zmluvných podmienok a pod. Napríklad či fakturovaná dodávka tovaru bola naozaj uskutočnená, či výška peňažnej čiastky, množstvo, dátum vyhotovenia zodpovedajú skutočnosti podľa zmluvy a pod.

Kontroluje poverený zamestnanec za danú oblasť podľa prílohy č. 3.

4.  Príprava k zaúčtovaniu účtovného dokladu

Ide o očíslovanie dokladu z číselného radu. Pracovník zodpovedný za zaevidovanie – Mária Veselá zaznamená a predkontuje na účtovnom doklade, prípadne na prílohu k účtovnému dokladu účtovací predpis.

Označenie účtovných dokladov, účtovných kníh a ostatných účtovných písomností a ich usporiadanie musí byť uskutočnené tak, aby bolo zrejmé, že sú kompletné a ktorého účtovného obdobia sa týkajú.

Opravy v účtovných dokladoch podľa § 34 zákona o účtovníctve v účtovných knihách a v ostatných účtovných písomnostiach sa vykonajú, ak účtovný záznam je neúplný, nepreukázateľný, nesprávny alebo nezrozumiteľný. Opravy sa musia uskutočniť tak, aby bolo možné vždy určiť zodpovednú osobu, ktorá vykonala opravu, dátum jej vykonania a aby z vykonanej opravy bolo možné zistiť aj obsah pôvodného účtovného záznamu. Na opravu účtovného zápisu treba vždy vyhotoviť účtovný doklad.

5.  Zaúčtovanie účtovného dokladu

Doklad sa podpíše zodpovedným pracovníkom a uvedie sa dátum, kedy bol zaúčtovaný.

6.  Archivácia a skartácia účtovnej dokumentácie

Archivácia účtovných dokladov a ostatnej účtovnej dokumentácie a iných písomností je ustanovená v Registratúrnom pláne.

B. Obeh jednotlivých druhov účtovných dokladov

1.  Došlá faktúra – dodávateľská

Finančná účtovníčka poverená evidovaním faktúry overí ihneď po prevzatí dátumy splatnosti faktúr. Ak bola faktúra doručená oneskorene tak, že nebude možné dodržať termín splatnosti, ponecháva obálku s pečiatkou pošty pri faktúre. Faktúru zaeviduje do knihy došlých faktúr. Na každej faktúre doplní na likvidačnej pečiatke poradové číslo, pod ktorým je faktúra zaevidovaná v knihe došlých faktúr a položku knihy došlých faktúr.

Zaevidované a poradovým číslom doplnené faktúry odovzdá príslušnému zodpovednému zamestnancovi k potvrdeniu vecnej správnosti.

Ak sa pri skúmaní faktúr nezistia nedostatky, zodpovedný zamestnanec potvrdí svojim podpisom na likvidačnej pečiatke správnosť hospodárskej operácie, doplní prílohy a obratom vráti do učtárne.

K faktúre musia byť priložené tieto doklady:

•    objednávka, prípadne hospodárska zmluva,

•    dodací list (montážny list, súpis vykonaných prác),

•    príjemka, ak sa jedná o príjem materiálu na sklad,

•    výdajka, ak sa jedná o výdaj materiálu priamo do spotreby.

Ak nie je možné niektorý doklad priložiť, je nutné napísať, kde je uložený. Riaditeľ ekonomického úseku podpisom potvrdí formálne odsúhlasenie faktúry. Kompletné, odsúhlasené a potvrdené faktúry predkladá riaditeľovi spoločnosti, ktorý dá svojím podpisom na likvidačnej pečiatke súhlas s úhradou hospodárskej operácie. Riaditeľ ekonomického úseku zabezpečí včasné predloženie prevodného príkazu do banky. Prevodný príkaz podpisujú vždy dvaja zodpovední zamestnanci, podľa podpisového vzoru v banke.

Reklamácia vo vzťahu k došlým faktúram: pri zistení nedostatku vo faktúrach uplatní zodpovedný zamestnanec reklamáciu u dodávateľa a kópiu reklamačného listu odovzdá finančnej účtovníčke (vedúcemu ekonomického úseku) do 2 dní po prevzatí faktúry, ktorá založí kópiu reklamačného listu k faktúre, prípadne, ak bola faktúra vrátená dodávateľovi, tak ju založí do zakladača došlých faktúr pod poradovým číslom, ktorým je faktúra zaevidovaná v knihe došlých faktúr.

2.  Objednávky a hospodárske zmluvy

Objednávky môžu byť predkladané výlučne na predpísanom tlačive. V pravom hornom rohu sa vyznačí, kto objednávku vystavil a meno objednávateľa.

Poverený zamestnanec z ekonomického úseku:

•    vystaví objednávku dvojmo a podpíše ju,

•    originál objednávky zasiela organizácií, v ktorej daný výkon objednáva,

•    druhú kópiu prikladá k došlej dodávateľskej faktúre pri potvrdzovaní vecnej správnosti fakturácie.

Evidencia objednávok a hospodárskych zmlúv:

•    je u riaditeľa ekonomického úseku alebo

•    ponechávajú sa uložené pri dodávateľskej faktúre, kde sú následne archivované.

Hospodárske zmluvy: na obstarávanie neinvestičných a investičných prác v súlade s platnými predpismi uzatvára riaditeľ spoločnosti Alfa, s.r.o. Hospodárske zmluvy sa vyhotovujú v 4 exemplároch, 2 si ponecháva dodávateľ a 2 sa archivujú u vedúceho ekonomického úseku.

3.  Pokladničná agenda

Na každý príjem a výdaj peňazí z pokladne musí byť vyhotovený pokladničný doklad. Pokladničné doklady sa vedú v priebehu roka v samostatnom číselnom rade, osobitne príjmové a osobitne výdavkové. Pokladničné doklady musia obsahovať všetky predpísané náležitosti o pokladničných operáciách.

Výber finančnej hotovosti do pokladne z bežného účtu, príjem a výdaj hotovosti a odvod príjmov z pokladne na bežný účet zabezpečuje pokladníčka v súlade so stanoveným pokladničným limitom 1 500 €, ktorý sa musí dodržiavať.

Pokladničné operácie zaznamenáva pokladníčka v pokladničnej knihe, v ktorej sa denne ku koncu dňa vyčísľuje zostatok pokladničnej hotovosti.

a) príjmový pokladničný doklad (PPD):

Pokladníčka:

•    vystavuje doklad dvojmo, doklad očísluje číselným radom v rámci roka,

•    prevezme peniaze od platcu, ktorému odovzdá kópiu pokladničného dokladu – ako potvrdenku o prevzatí peňazí,

•    pokladničný doklad zaeviduje v pokladničnej knihe, zápis do pokladničnej knihy vykonáva denne,

•    na pokladničnom doklade vykoná účtovnú predkontáciu,

•    odovzdá doklady spolu s pokladničnou knihou poverenému pracovníkovi ekonomického úseku, ktorým je vedúci ekonomického úseku.

Vedúci ekonomického úseku:

•    vykoná kontrolu formálnej správnosti pokladničného dokladu a kontrolu správnosti pokladničného dokladu a kontrolu správnosti predkontácie; v prípade zistenia nesprávnej účtovnej predkontácie, upraví účtovanie,

•    podpisuje doklad v časti „ Preskúšal“ a doklady spolu s pokladničnou knihou vráti do pokladne.

Riaditeľ spoločnosti Alfa, s.r.o.:

•    podpisuje doklad v časti „Schválil“ po predložení dokladov pokladníčkou.

b) výdavkový pokladničný doklad (VPD):

Pokladníčka:

•    vystavuje doklad v jednom vyhotovení, čísluje ho číselným radom v rámci roka,

•    vykonáva formálnu kontrolu predložených dokladov, t.j. či obsahujú potrebné náležitosti a či sú potvrdené – schválené zamestnancom, ktorý má poverenie k schvaľovaniu vecnej správnosti,

•    vykoná výplatu peňazí proti podpisu preberajúceho na pokladničnom doklade,

•    zaeviduje pokladničný doklad do pokladničnej knihy,

•    na pokladničnom doklade vykoná účtovnú predkontáciu,

•    odovzdá doklady spolu s prílohami a pokladničnou knihou vedúcemu EÚ.

Vedúci ekonomického úseku:

•    vykoná formálnu kontrolu úplnosti dokumentácie a správnosti účtovnej predkontácie na jednotlivých dokladoch; v prípade zistenia nesprávnosti v predkontácií, upraví účtovanie,

•    každý doklad podpisuje v časti „Účtovací predpis“ a doklady spolu s pokladničnou knihou vráti do pokladne.

Riaditeľ spoločnosti Alfa, s.r.o.:

•    po predložení dokladov pokladníčkou podpisuje doklady v časti „Schválil“.

Pokladníčka: (k poslednému dňu v mesiaci)

•    zrekapituluje celodenné pohyby podľa jednotlivých analytických účtov,

•    všetky doklady (PPD, VPD) odovzdá vedúcemu ekonomického úseku na tretí pracovný deň po ukončení bežného mesiaca.

Vedúci ekonomického úseku:

•    vykoná kontrolu dokladov a predkontácie,

•    zabezpečí úschovu prevzatých dokladov.

4.  Vyúčtovanie drobného nákupu

V prípade potreby môže mať príslušný zamestnanec zálohu hotovosti v eurách, ktorú musí vyúčtovať na vyplnenom doklade o výdavkoch zo zálohy. Na rube tlačiva musí byť zrozumiteľne vyznačený názov zakúpeného materiálu alebo platenej služby a uvedený účel použitia. V okienku tlačiva „schválil dňa“, potvrdzuje svojim podpisom a pečiatkou vecnú správnosť všetkých zaevidovaných dokladov vedúci ekonomického úseku.

V prípade zakúpenia tovaru a pod. bez zálohy predloží príslušný zamestnanec po potvrdení vedúcim svojho úseku pokladníčke na preplatenie doklady o výdavkoch.

Pokladníčka:

•    vykoná formálnu kontrolu predložených dokladov, t.j. úplnosť dokumentácie a podpisov zodpovedných osôb, vystaví výdavkový pokladničný doklad k výplate celkovej schválenej čiastke,

•    v prípade povolenej zálohy v kolónke „Poznámka“ vykoná účtovnú predkontáciu jednotlivých položiek,

•    v ďalšom spracovaní dokladov postupuje podľa obehu dokladov určeného pre pokladničné doklady výdajové, nakoľko doklad o zúčtovaní drobných výdavkov sa stáva súčasťou pokladničného dokladu.

5.  Vyúčtovanie cestovných náhrad

Doklady k vyúčtovaniu cestovných náhrad môžu byť v zásade dvojaké:

•    cestovný príkaz (cestovný účet) na predpísanom tlačive ŠEVT – pri služobnej ceste mimo miesta pracoviska alebo bydliska zamestnanca,

•    cestovné lístky miestnej hromadnej dopravy.

a)  cestovný príkaz – cestovný účet

Zamestnanec poverený výkonom služobnej cesty:

•    vyplní na cestovnom príkaze základné údaje podľa predtlače,

•    vyznačí na cestovnom príkaze výšku požadovanej zálohy na cestovné,

•    cestovný príkaz odovzdá na schválenie vedúcemu príslušného úseku, resp. riaditeľovi ekonomickému úseku prípadne riaditeľovi spoločnosti Alfa, s.r.o.

Vedúci príslušného úseku (riaditeľ spoločnosti):

•    zváži potrebu vykonania služobnej cesty a výšku zálohy a svoj súhlas potvrdí podpisom na cestovnom príkaze,

•    podpísaný cestovný príkaz vráti zamestnancovi.

Zamestnanec poverený výkonom služobnej cesty:

•    požiada v pokladni o vyplatenie schválenej zálohy; zálohu možno vyplatiť najskôr 3 dni pred začiatkom služobnej cesty,

•    po skončení služobnej cesty doplní na cestovnom príkaze údaje potrebné k zúčtovaniu cestovného – cestovný príkaz sa stáva cestovným účtom,

•    k cestovnému účtu priloží krátku správu zo služobnej cesty a na osobitnom hárku napevno pripojí cestovné doklady (cestovné lístky, doklad o ubytovaní a pod.),

•    zdokumentovaný cestovný účet odovzdá vedúcemu svojho úseku, ktorý svojím podpisom potvrdí vykonanie služobnej cesty a súhlas s údajmi uvedenými na cestovnom účte,

•    po tomto potvrdení odovzdá cestovný účet ku schváleniu vedúcemu EÚ najneskôr do troch dní po návrate so služobnej cesty.

Vedúci EÚ:

•    zhodnotí výkon služobnej cesty a cestovný účet podpíše na znak súhlasu k výplate účtovanej čiastky,

•    schvaľuje cestovný účet v deň prevzatia od zamestnanca a zabezpečí ďalšie spracovanie.

Finančný účtovník – osoba poverená kontrolou správnosti výpočtu cestovných náhrad:

•    prekontroluje správnosť výpočtu cestovných náhrad a doklady k nim prislúchajúcim,

•    cestovný účet podpíše na znak správnosti vypočítanej čiastky,

•    cestovný účet odovzdá so všetkými prílohami do pokladne v deň prevzatia, najneskôr na druhý deň ráno.

b)  cestovné lístky miestnej hromadnej dopravy:

Zamestnanec spoločnosti má nárok na náhradu cestovných výdajov pri použití miestnej hromadnej dopravy, ak mu takéto výdavky vznikli v súvislosti s plnením pracovných povinností.

Vedúci príslušného úseku:

•    overí pravdivosť údajov o konaní pracovných ciest, skontroluje počet lístkov a správnosť čiastky na úhradu,

•    správnosť údajov a požadovaných náhrad cestovného potvrdí svojim podpisom na doklade vedľa požadovanej čiastky,

•    doklad o vyúčtovaní cestovných lístkov vráti zamestnancovi, ktorý ho odovzdá do pokladne osobne.

Pokladník:

•    prekontroluje doklad po formálnej stránke (schválenie vedúcim úseku a vyplnenie ostatných potrebných údajov) a vystaví výdajový pokladničný doklad,

•    čiastku na doklade vyplatí zamestnancovi na počkanie,

•    cestovné lístky znehodnocuje prečiarknutím a ponecháva ich uložené pri pokladničnom doklade, kde budú archivované spoločne s pokladničnými dokladmi.

6.  Poskytovanie záloh

Druh poskytovaných záloh:

a)  Záloha na cestovné:

Zamestnanec, ktorý obdržal príkaz na vykonanie služobnej cesty, má nárok na preddavok na výdavky cestovných nákladov. Ide o zálohu na cestovné, ktorá nesmie prekročiť predpokladané výdavky spojené so služobnou cestou. Vyúčtovanie cestovných náhrad je stanovené pod bodom 5. Pokladníčka má povinnosť viesť osobitnú operatívnu evidenciu o vyplatených zálohách a ich zúčtovaní. Zálohy nevyúčtované do jedného mesiaca odo dňa ukončenia služobnej cesty sa vykonajú zrážkou zo mzdy zamestnanca, ktorý zálohu prevzal. Podklady k zrážke zo mzdy v týchto prípadoch odovzdáva mzdovej účtovníčke pokladníčka.

Ak zamestnanec prevzal zálohu na cestovné a cesta sa nekonala, je povinný zálohu vrátiť do pokladne bez zbytočného odkladu po tom, čo mu bolo oznámené storno cestovného príkazu a uviesť na ňom dôvod.

b)  Jednorazové preddavky – zálohy:

Možno ich poskytnúť na jednorazový mimoriadny výdavok po predbežnom súhlase vedúceho ekonomického úseku alebo riaditeľom spoločnosti. Tieto preddavky musia zamestnanci vyúčtovať najneskôr do 3 pracovných dní po splnení účelu. Zamestnancovi je prípustné vydať ďalší jednorazový preddavok na ten istý účel až po vyúčtovaní predošlého preddavku. Ak sa nedá uskutočniť výdavok, na ktorý sa poskytol jednorazový preddavok, musí sa preddavok vrátiť najneskôr na budúci pracovný deň po zistení tejto skutočnosti. O poskytnutí jednorazových záloh a ich zúčtovaní vedie osobitnú operatívnu evidenciu pokladníčka.

7.  Bankové výpisy

Finančný účtovník (vedúci ekonomického úseku), ktorý vykonáva úhrady faktúr:

•    preberá bankové výpisy v príslušnej banke osobne,

•    po príchode do spoločnosti prekontroluje správnosť prevedených stavov bankového účtu, úplnosť dokladov a správnosť vykázaného stavu účtu ku koncu dňa,

•    odkontrolované doklady pripraví na predkontáciu.

Postup predkontácie bankových výpisov – vykonáva finančný účtovník (vedúci ekonomického úseku)

•    vykoná predkontáciu (príjmov a výdavkov) podľa príslušných položiek,

•    ku koncu každého mesiaca overí súhlasnosť stavu účtu bankového výpisu na stav vykázaný na príslušnom bankovom konte.

Bankové výpisy zostávajú uložené u vedúceho ekonomického úseku spolu s faktúrami, usporiadané v poradí dní a mesiacov. Archivácia je zabezpečená v súlade s registratúrnym plánom.

8.  Došlé dobropisy

Každý dobropis súvisí s predchádzajúcou dodávateľskou faktúrou. Pracovné postupy pri jeho účtovnom spracovaní sú v zásade rovnaké ako postup určený pre spracovanie došlých faktúr, ktorý je riešený pod bodom 1.

Finančný účtovník (vedúci ekonomického úseku), ktorý eviduje došlé faktúry a dobropisy:

•    v súlade s obsahom a vecným zameraním dobropisu ho zaeviduje do príslušnej knihy došlých faktúr s tým, že v texte uvedie poznámku „Dobropis“ a konečnú čiastku k úhrade vyznačí (červenou farbou),

•    u všetkých dobropisoch, ktoré sa týkajú predtým vyúčtovanej réžie, materiálu, investícií alebo základných prostriedkov, zisťuje pôvodnú faktúru, na ktorú dobropis nadväzuje. Na dobropise uvedie číslo faktúry, pod ktorým bola zaevidovaná v knihe došlých faktúr,

•    po zaevidovaní dobropisu do knihy došlých faktúr odovzdá ho zodpovednému zamestnancovi, ktorý potvrdzoval vecnú správnosť pôvodnej faktúry.

Zodpovedný zamestnanec za vecnú správnosť faktúry, na ktorú dobropis nadväzuje:

•    zaeviduje si vo svojej operatívnej evidencii údaje dobropisu za účelom sledovania limitov stanovených k čerpaniu finančných prostriedkov,

•    ak došiel dobropis v dvoch vyhotoveniach, ponecháva si kópiu vo svojom úseku, originál dobropisu potvrdí svojím podpisom na znak jeho správnosti a vráti ho finančnému účtovníkovi (vedúci EPÚ) nasledujúci deň po jeho prevzatí.

Finančný účtovník poverený evidovaním došlých faktúr a dobropisov:

•    vykoná účtovnú predkontáciu a zúčtovanie toho druhu faktúr, ktorých sa dobropis týka, a to v deň prevzatia od zodpovedného zamestnanca za jeho vecnú správnosť.

9.  Evidencia, kontrola a obeh dokladov na účtovanie miezd

1.  Mzdy pracovníkov spoločnosti Alfa, s.r.o., likviduje mzdová účtovníčka na mzdových listoch a výplatnej listine, ktoré sú tlačovými výstupmi programového vybavenia OLYMP.

2.  Podkladom pre výpočet miezd sú doklady o dochádzke do zamestnania, čerpaní dovoleniek a práceneschopnosti všetkých pracovníkov, prípadne nové pracovné zmluvy, zmeny platových dekrétov a oznámenie o ukončení pracovného pomeru, ktoré predkladá sumárne osobná referentka najneskôr jeden deň po ukončení mesiaca.

3.  Na základe návrhov vedúcich pracovníkov a rozhodnutia riaditeľa, vedúci ekonomického úseku pripravuje a predkladá mzdovej účtovníčke doklady pre výplatu mimoriadnych zložiek mzdy (napr. odmeny, životné jubileá, nadčasy), pre výplatu ostatných osobných nákladov na základe uzatvorených dohôd o vykonaní práce.

4.  Príkaz na výplatu miezd a všetkých druhov odmien za prácu a životné jubileá vydáva a podpisuje riaditeľ spoločnosti.

5.  Mzdová účtovníčka preverí formálnu správnosť a úplnosť predkladaných dokladov a realizuje spracovanie miezd a odvodov do poistných fondov ako aj odvody dane zo mzdy. Mzdová učtáreň spracuje mzdy a celkovú rekapituláciu do 5. dňa v mesiaci.

6.  Kompletné rozúčtovanie miezd a odvodov do poistných fondov, odvodov zrážok a daní zo mzdy predloží mzdová účtovníčka do finančnej učtárne po podpise štatutárnym zástupcom organizácie na zaúčtovanie. Podkladom na účtovanie o mzdách sú nasledovné zostavy:

–   rekapitulácia vyplatených miezd celkom,

–   prehľad o výške poistného, vyplatených dávkach,

–   prehľad odvodov podľa poisťovní,

–   rekapitulácia zrážok,

–   hromadné príkazy na úhradu.

7.  Príkazy na úhradu miezd, sporenia, odvodov do poisťovní a daní z bankového účtu  vystavuje, predkladá do banky (resp. vykoná prostredníctvom internet-bankingu) vedúci ekonomického úseku alebo riaditeľ ekonomického úseku, prípadne riaditeľ spoločnosti.

Článok III.

Podpisové vzory

Podpisové vzory osôb oprávnených schvaľovať obchodné a účtovné prípady, preskúmať prípustnosť prípadov a spracúvať účtovné doklady zaisťuje a aktualizuje ekonomický riaditeľ spoločnosti Alfa, s.r.o. Originál zoznamu podpisových vzorov osôb oprávnených vydávať a schvaľovať účtovné operácie súvisiace s prostriedkami v peňažných ústavoch je zaslaný do príslušných peňažných ústavov, kópia je uložená v učtárni. Podpisové vzory osôb oprávnených schvaľovať hospodárske operácie a pracovné cesty zabezpečuje ekonomicko-prevádzkový úsek, resp. učtáreň. V prípade organizačných a personálnych zmien sa tieto vzory aktualizujú.

 

Článok IV.

Záverečné ustanovenie

1.  Smernica je záväzná pre všetkých zainteresovaných zamestnancov spoločnosti Alfa, s.r.o.

2.  Neoddeliteľnou súčasťou smernice sú podpisové vzory (príloha č. 1), poverenie zamestnancov na vecné a formálne preskúmanie dokladov (príloha č. 2) a zoznam pracovných funkcií oprávnených a povinných predkladať, podpisovať a schvaľovať jednotlivé druhy účtovných dokladov (príloha č. 3).

V Bratislave dňa 20. 12. 2014

 

                                                                       Ing. Martin Rovný

                                                                      riaditeľ spoločnosti

 

Prílohy

Príloha č. 1

PODPISOVÉ VZORY ZAMESTNANCOV
oprávnených schvaľovať a overovať účtovné doklady (operácie)

 

1.  Kontrola vecnej správnosti účtovných dokladov

 

Riaditeľ spoločnosti: Ing. Martin Rovný .................................................

Riaditeľ EÚ: Ing. Ján Šťastný .................................................

Vedúca učtárne: Mária Veselá .................................................

 

2.  Dispozičné oprávnenie na podpisovanie finančných operácií vo VÚB Bratislava

 

Riaditeľ spoločnosti: Ing. Martin Rovný..................................................

riaditeľ EÚ: Ing. Ján Šťastný ..................................................

Príloha č. 2

Vecné a formálne preskúmanie účtovných dokladov – poverenie zamestnancov

 

Na vykonávanie overovania účtovných dokladov z formálnej a vecnej stránky poverujem nasledovných zamestnancov:

•    faktúry (hmotný a nehmotný dlhodobý majetok, drobný dlhodobý hmotný a nehmotný majetok – nespĺňajúci limit ocenenia, všeobecný materiál, pracovné odevy) riaditeľ EÚ Ing. Ján Šťastný

•    faktúry (opravy, údržba, práce výrobnej povahy, odvoz odpadu, revízie, el. energia, plyn
a pod.) riaditeľ EÚ Ing. Ján Šťastný

•    faktúry (nákup a predaj tovaru) vedúci skladu

•    pokladničné účtovné doklady (pracovná obuv, časopisy, PHM a pod.) poverený zamestnanec

 

Príloha č. 3

Zoznam pracovných funkcií oprávnených schvaľovať, podpisovať, či predkladať jednotlivé druhy účtovných dokladov a účtovných operácií nimi preukazovanými

 

1.  Faktúry dodávateľské

•    kontrola vecnej správnosti vecne zodpovedný zamestnanec

•    kontrola formálnej správnosti vedúci ekonomického úseku

•    kontrola prípustnosti operácie riaditeľ EÚ, riaditeľ spoločnosti

•    príkaz k úhrade riaditeľ spoločnosti

 

2.  Styk s bankou

•    prevodné príkazy vystavuje vedúci ekonomického úseku

•    podpisujú vždy dvaja podľa podpisového vzoru v banke • výber hotovosti z účtu pokladník

•    podpis šeku vždy dvaja podľa podpisového vzoru v banke

 

3.  Objednávky

•    vystavuje vecne zodpovedný zamestnanec

•    eviduje vecne riaditeľ ekonomického úseku

•    schvaľuje riaditeľ spoločnosti, riaditeľ EÚ

4.  Mzdy

•    podklady pre výpočet miezd predkladajú vedúci úsekov

•    podklady pre výplaty odmien, nadčasov vedúci úsekov, riaditeľ EÚ

•    výplatu schvaľuje riaditeľ spoločnosti, riaditeľ EÚ

•    spracovanie podkladov mzdová účtovníčka

 

5.  Pokladničné operácie

•    vystavenie a zodpovednosť za vecnú a formálnu správnosť dokladov pokladníčka

•    schvaľovanie výdavkov riaditeľ EÚ

•    pokladničná kniha pokladníčka

•    schválenie riaditeľ EÚ, riaditeľ spoločnosti

•    pokladničný limit – stanovenie riaditeľ spoločnosti

 

6.  Cestovné príkazy

•    evidencia pokladníčka

•    príkaz na cestu a preddavok riaditeľ spoločnosti, riaditeľ EÚ

•    likvidácia cestovného účtu finančná účtovníčka, riaditeľ EÚ

•    súhlas so služobnou cestou a výplatou riaditeľ spoločnosti, riaditeľ EÚ

 

7.  Skladové hospodárstvo

•    objednávka na nákup – evidencia a vystavenie poverený pracovník

•    príjemka na sklad – vystavenie vedúci skladu

•    výdajka zo skladu – vystavenie vedúci skladu

–   prevzatie príslušný zamestnanec

–   súhlas riaditeľ EÚ

•    obratová súpiska mesačná do účtovníctva poverený zamestnanec

•    súhlas riaditeľ EÚ

 

8.  Spotreba pohonných hmôt

•    nákup – preddavok vodič

•    súhlas riaditeľ EÚ

•    vyúčtovanie spotreby PHL – výkaz vodič

•    súhlas riaditeľ EÚ

 

9.  Interné doklady

•    vystavujú vecne zodpovední zamestnanci

•    schvaľuje hospodársku operáciu riaditeľ EÚ

 

10.        Účtovné zostavy, rozbor

•    mesačné, štvrťročné, ročné zostavy a rozbor spracuje finančný účtovník

•    podklady k rozboru vypracujú vecne zodpovední pracovníci

•    rozbor schvaľuje riaditeľ spoločnosti

•    štvrťročné, ročné účtovné zostavy schvaľuje riaditeľ EÚ a riaditeľ spoločnosti, mesačné zostatky účtov riaditeľ EÚ a riaditeľ spoločnosti

V Bratislave 16. 12. 2014

 

                                                                       Ing. Martin Rovný

                                                                      riaditeľ spoločnosti

 

                                                          ___________________________

                                                           Meno, funkcia (pečiatka, podpis)

 

Poznámka

Čo sa týka zodpovedných osôb, tak v menších spoločnostiach namiesto vedúcich ekonomických úsekov, vedúcich učtární, riaditeľa spoločnosti to môže byť len konateľ spoločnosti alebo spoločník, ktorý je zároveň aj konateľom (jednoosobová s.r.o.).

Smernica pre vykonávanie inventarizácie majetku a záväzkov

Podľa zákona o účtovníctve je každá účtovná jednotka povinná vykonať inventarizáciu majetku a záväzkov ku dňu, ku ktorému sa zostavuje účtovná závierka. Zákon o účtovníctve, ako jediná právna norma, ktorá inventarizáciu upravuje, ustanovuje základné pravidlá na vykonanie inventarizácie, určuje výstupné doklady, ktoré sa musia po vykonaní inventarizácie vypracovať a stanovuje lehoty jej vykonania. Ak ide o väčšiu účtovnú jednotku, mala by si vypracovať internú smernicu, v ktorej podrobne rozpracuje postup a pravidlá vykonávania inventarizácie. Prílohou internej smernice môžu byť vzory písomných dokladov potrebných na vykonanie inventarizácie, napr. príkaz na vykonanie inventarizácie, menovanie inventarizačných komisií, harmonogram inventúr podľa druhu majetku a pod. Vzory týchto dokladov nie sú záväzne stanovené, ich vypracovanie je v kompetencii účtovnej jednotky.

Interná smernica pre vykonanie inventarizácie majetku
a záväzkov

 

Alfa, s.r.o.,

Mierová ulica 17

801 01 Bratislava

IČO: 12345678

DIČ: 1234567891

 

Číslo smernice:	x/2015
Názov smernice:	Inventarizácia majetku a záväzkov
Účinnosť smernice:	1. 1. 2015 – 31. 12. 2015
Obsah smernice:	I.  Zákonná úprava inventarizácie
	II. Základné ustanovenia
	III. Vykonanie inventarizácie
	IV. Záverečné ustanovenia

 

POUŽITÁ LEGISLATÍVA:

•    Zákon č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v znení neskorších predpisov,

•    Opatrenie MF SR č. 23054/2002-92, ktorým sa ustanovujú podrobnosti o postupoch účtovania a rámcovej účtovej osnove pre podnikateľov účtujúcich v sústave podvojného účtovníctva v znení neskorších predpisov,

•    Zákonník práce (zákon č. 311/2001 Z. z. v znení neskorších predpisov).

 

Zoznam príloh:

1.  Vzor príkazu na vykonanie riadnej inventarizácie

2.  Vzor na menovanie čiastkovej inventarizačnej komisie

3.  Harmonogram inventúr podľa druhu majetku, ktoré má účtovná jednotka vykonať

4.  Protokol o vyradení majetku z účtovnej evidencie (vzor)

5.  Inventúrny súpis majetku a záväzkov (všeobecný vzor)

6.  Inventúrny súpis z fyzickej a dokladovej inventúry o

•    stave pokladničnej hotovosti

•    stave pohľadávok a záväzkov

•    stave zostatkov na účtoch v peňažných ústavoch

7.  Zápis o výsledku inventarizácie (súhrnný)

8.  Porovnávacia tabuľka

Dátum spracovania smernice: 15. 12. 2014

Vypracoval: Ing. Ján Novák, ekonomický riaditeľ

Dátum schválenia: 20. 12. 2014

Schválil: Ing. Martin Rovný, riaditeľ spoločnosti

 

Záverečné ustanovenia:

Interná účtovná smernica je záväzná pre všetkých zamestnancov spoločnosti Alfa, s.r.o. Smernica nadobúda účinnosť od 1. 1. 2015.

Nedodržanie smernice sa môže klasifikovať ako porušenie pracovnej disciplíny.

OBSAH SMERNICE

Táto smernica je určená na vykonávanie inventarizácie majetku a záväzkov, rozdielu majetku a záväzkov vedených v účtovníctve a v operatívnej evidencii a je záväzná pre všetky organizačné útvary spoločnosti Alfa, s.r.o.

 

Čl. I.

Zákonná úprava inventarizácie

Povinnosť inventarizovať všetok majetok a záväzky ukladá každej účtovnej jednotke zákon č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v znení neskorších predpisov (§ 6 ods. 3). Bez vykonania inventarizácie účtovníctvo nespĺňa jednu zo základných požiadaviek stanovených v § 8 ods. 4 zákona, t.j. nie je vedené preukazným spôsobom. Akým spôsobom a v akej periodicite sa inventarizuje majetok a záväzky účtovnej jednotky stanovuje zákon v § 29 a § 30.

 

§ 29

1.  Inventarizáciou overuje účtovná jednotka, či stav majetku, záväzkov a rozdielu majetku a záväzkov v účtovníctve zodpovedá skutočnosti.

2.  Inventarizáciu účtovná jednotka vykonáva ku dňu, ku ktorému zostavuje riadnu alebo mimoriadnu účtovnú závierku. Účtovná jednotka pre potreby zostavenia priebežnej účtovnej závierky vykonáva inventarizáciu len na účely vyjadrenia ocenenia podľa § 26 ods. 3 (účtovná jednotka je povinná upraviť ocenenie hodnoty majetku, vytvoriť rezervy a odpisovať majetok v súlade s účtovnými zásadami a účtovnými metódami).

     Ustanovenia o vykonávaní inventarizácie podľa osobitných predpisov nie sú týmto dotknuté (§ 184 Zákonníka práce).

 

§ 184 Zákonníka práce ustanovuje

(1) Inventarizácia sa musí vykonať pri uzatvorení dohody o hmotnej zodpovednosti, pri jej zániku, pri preradení zamestnanca na inú prácu alebo na iné pracovisko, pri jeho preložení
a pri skončení pracovného pomeru.

(2) Na pracoviskách, kde pracujú zamestnanci so spoločnou hmotnou zodpovednosťou, musí sa inventarizácia vykonať pri uzatvorení dohôd o hmotnej zodpovednosti so všetkými spoločne zodpovednými zamestnancami

a)  pri skončení všetkých týchto dohôd, 

b)  pri preradení na inú prácu alebo preložení všetkých spoločne zodpovedných zamestnancov,

c)  pri zmene vo funkcii vedúceho alebo jeho zástupcu, 

d)  na žiadosť ktoréhokoľvek zo spoločne zodpovedných zamestnancov pri zmene v ich kolektíve, 

e)  pri odstúpení niektorého z nich od dohody o hmotnej zodpovednosti.

(3) Ak zamestnanec so spoločnou hmotnou zodpovednosťou, ktorého pracovný pomer sa skončil alebo ktorý bol preradený na inú prácu alebo iné pracovisko alebo bol preložený, zároveň nepožiada o vykonanie inventarizácie, zodpovedá za prípadný schodok zistený najbližšou inventarizáciou na jeho predchádzajúcom pracovisku.

(4) Ak zamestnanec, ktorý sa zaraďuje na pracovisko, kde pracujú zamestnanci so spoločnou hmotnou zodpovednosťou, zároveň nepožiada o vykonanie inventarizácie, zodpovedá, ak od dohody o hmotnej zodpovednosti neodstúpil, za prípadný schodok zistený najbližšou inventarizáciou.

 

Vzor

Dohoda o hmotnej zodpovednosti

uzatvorená podľa § 182 zákona č. 311/2001 Z. z.
Zákonník práce v znení neskorších predpisov medzi

 

zamestnávateľom:

názov: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
sídlo: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
IČO: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
zapísaný v registri Okresného súdu: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
zastúpený: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

 

ďalej len „zamestnávateľ“

a

zamestnancom:

meno a priezvisko: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
bytom: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
dátum narodenia: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
číslo OP: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
št. príslušnosť: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

 

ďalej len „zamestnanec“

I.
Predmet dohody

1.  Zamestnávateľ a zamestnanec uzatvorili dňa . . . . . . . . . . pracovnú zmluvu, na základe ktorej vykonáva zamestnanec prácu . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

2.  Na základe tejto dohody zamestnanec preberá hmotnú zodpovednosť za rozdiel na zverených hodnotách, ktoré je povinný vyúčtovať v zmysle ustanovenia § 182 Zákonníka práce č. 311/2001 Z. z.

 II.
Práva a povinnosti zmluvných strán

1.  Zamestnávateľ a zamestnanec sa dohodli, že zamestnanec preberá hmotnú zodpovednosť za hodnoty, ktoré prevzal podľa inventárneho zoznamu zo dňa . . . . . . . . . . Zamestnanec ďalej zodpovedá aj za nasledovné hodnoty: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . (pozn.: zoznam zverených cenín, hotovostí, tovaru, zásob materiálu a pod.).

2.  Zamestnávateľ a zamestnanec sa dohodli, že na základe tejto dohody o hmotnej zodpovednosti bude zamestnanec zodpovedať aj za hodnoty, ktoré mu budú zverené na vyúčtovanie počas trvania pracovného pomeru.

3.  Inventarizácia hodnôt zverených na vyúčtovanie musí byť vykonaná ku dňu podpísania tejto dohody ako aj v nasledovných prípadoch:

A) pri zániku tejto dohody,

B) pri zmene vo funkcii vedúceho alebo jeho zástupcu,

C) pri preradení zamestnanca na inú prácu alebo iné pracovisko.

4.  Zamestnanec zodpovedá za rozdiel na zverených hodnotách, ktoré je povinný vyúčtovať, ak nepreukáže, že schodok vznikol celkom alebo sčasti bez jeho zavinenia. Zamestnávateľ sa zaväzuje zabezpečovať zamestnancovi podmienky pre riadny výkon práce spojenej s hmotnou zodpovednosťou zamestnanca. V prípade, že zamestnanec zistí, že nemá potrebné podmienky, pre riadny výkon práce spojenej s hmotnou zodpovednosťou, je povinný tieto nedostatky zamestnávateľovi ihneď oznámiť.

III.
Záverečné ustanovenia

1.  Táto dohoda nadobúda platnosť a účinnosť dňom jej podpisu oboma zmluvnými stranami.

2.  Táto dohoda o hmotnej zodpovednosti zaniká dňom skončenia pracovného pomeru alebo dňom odstúpenia od tejto dohody.

3.  Dohoda je vyhotovená vo dvoch vyhotoveniach, pričom každé vyhotovenie má platnosť originálu. Každá zmluvná strana obdrží jedno vyhotovenie.

4.  Túto dohodu je možné meniť a dopĺňať len formou písomných dodatkov. V otázkach touto dohodou neupravených sa použijú subsidiárne ustanovenia zákona č. 311/2001 Z. z. Zákonník práce v znení neskorších predpisov.

5.  Zmluvné strany si dohodu prečítali, jej obsahu, právam a povinnostiam z nej vyplývajúcim porozumeli, pričom na znak súhlasu s jej obsahom a so skutočnosťou, že dohodu neuzavreli v tiesni, pod nátlakom alebo za nápadne nevýhodných podmienok, ju vlastnoručne podpisujú.

 

 

V . . . . . . . . . . . . . . . dňa . . . . . . . . . .

 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

zamestnanec zamestnávateľ

 

 

3.  Pri hmotnom majetku okrem zásob a peňažných prostriedkov v hotovosti môže účtovná jednotka vykonať inventarizáciu v inej lehote, ako ku dňu zostavenia účtovnej závierky, ktorá však nesmie prekročiť štyri roky. Peňažné prostriedky v hotovosti musí účtovná jednotka inventarizovať ku dňu, ku ktorému sa zostavuje účtovná závierka.

 

§ 30

1.  Skutočný stav majetku, záväzkov a rozdielu majetku a záväzkov sa zisťuje inventúrou. Pri majetku hmotnej povahy a nehmotnej povahy sa skutočný stav zisťuje fyzickou inventúrou; pri záväzkoch, rozdiele majetku a záväzkov a pri tých druhoch majetku, pri ktorých nemožno vykonať fyzickú inventúru, sa skutočný stav zisťuje dokladovou inventúrou; ak je to možné, používa sa kombinácia fyzickej a dokladovej inventúry.

2.  Inventúrny súpis je účtovný záznam, ktorý zabezpečuje preukázateľnosť účtovníctva (§ 8 ods. 4). Účtovníctvo účtovnej jednotky je preukázateľné, ak všetky účtovné záznamy sú preukázateľné (§ 32 zákona o účtovníctve) a účtovná jednotka vykonala inventarizáciu (správne vykonaná inventarizácia je základným prvkom preukázateľnosti účtovníctva).

Inventúrny súpis musí obsahovať tieto údaje:

a)  obchodné meno alebo názov účtovnej jednotky; právnické osoby uvedú sídlo, fyzické osoby bydlisko a miesto podnikania, ak sa líši od miesta bydliska,

b)  deň začatia inventúry, deň, ku ktorému bola inventúra vykonaná, a deň skončenia inventúry,

c)  stav majetku s uvedením jednotiek množstva a ceny podľa § 25,

d)  miesto uloženia majetku,

e)  meno, priezvisko a podpisový záznam hmotne zodpovednej osoby za príslušný druh majetku,

f)  zoznam záväzkov a ich ocenenie podľa § 25,

g)  zoznam skutočného stavu rozdielu majetku a záväzkov,

h)  odporúčania na posúdenie reálnosti ocenenia majetku a záväzkov k dátumu, ku ktorému sa účtovná závierka zostavuje, zistené pri vykonávaní inventúry na účely úpravy ocenenia majetku a záväzkov podľa § 26 a 27, ak sú takéto skutočnosti známe osobám, ktoré vykonali inventúru,

i)   meno, priezvisko a podpisový záznam osôb zodpovedných za zistenie skutočného stavu majetku, záväzkov a rozdielu majetku a záväzkov,

j)   poznámky.

3.  Stav majetku, záväzkov, rozdielu majetku a záväzkov v inventúrnych súpisoch sa porovnáva so stavom majetku, záväzkov a rozdielu majetku a záväzkov v účtovníctve a výsledky porovnania sa uvedú v inventarizačnom zápise. Inventarizačný zápis je účtovný záznam, ktorým sa preukazuje vecná správnosť účtovníctva a ktorý musí obsahovať:

a)  obchodné meno alebo názov účtovnej jednotky; právnické osoby uvedú sídlo, fyzické osoby bydlisko a miesto podnikania, ak sa líši od miesta bydliska,

b)  výsledky vyplývajúce z porovnania skutočného stavu majetku, záväzkov a rozdielu majetku a záväzkov s účtovným stavom,

c)  výsledky vyplývajúce z posúdenia reálnosti ocenenia majetku a záväzkov podľa § 26 a 27,

d)  meno, priezvisko a podpisový záznam osoby alebo osôb zodpovedných za vykonanie inventarizácie v účtovnej jednotke.

4.  Fyzickú inventúru hmotného majetku okrem zásob, ktorú nemožno vykonať ku dňu, ku ktorému sa zostavuje účtovná závierka, možno vykonávať v priebehu posledných troch mesiacov účtovného obdobia, prípadne v prvom mesiaci nasledujúceho účtovného obdobia.

     Fyzickú inventúru zásob môže účtovná jednotka vykonávať kedykoľvek v priebehu účtovného obdobia. Pritom sa musí preukázať stav hmotného majetku ku dňu, ku ktorému sa zostavuje účtovná závierka, údajmi fyzickej inventúry upravenými o prírastky a úbytky uvedeného majetku za dobu od skončenia fyzickej inventúry do konca účtovného obdobia, prípadne za dobu od začiatku nasledujúceho účtovného obdobia do dňa skončenia fyzickej inventúry v prvom mesiaci tohto účtovného obdobia.

5.  Inventarizačný rozdiel môže mať dvojaký charakter, a to

a)  manko, ak zistený skutočný stav je nižší ako stav v účtovníctve a ak ho nemožno preukázať účtovným záznamom; pri peňažných prostriedkoch a ceninách sa označuje ako schodok,

b)  prebytok, ak zistený skutočný stav je vyšší ako stav v účtovníctve a ak ho nemožno preukázať účtovným záznamom.

6.  Rozdiely vyplývajúce z úpravy ocenenia podľa § 26 a 27 sa neposudzujú ako inventarizačné rozdiely.

7.  Inventarizačný rozdiel zaúčtuje účtovná jednotka do účtovného obdobia, za ktoré sa inventarizáciou overuje stav majetku, záväzkov a rozdielu majetku a záväzkov.

 

Čl. II.

Základné ustanovenia

Základné názvy a pojmy

Inventarizácia – je súhrn činností, ktorými sa kontroluje a zabezpečuje vecná správnosť účtovníctva, jeho zhoda so skutočným stavom jednotlivých druhov majetku a záväzkov. Obsahuje:

1.  presné zistenie skutočného stavu majetku a záväzkov, ktoré sú predmetom inventarizácie k stanovenému termínu a jeho záznam,

2.  porovnanie skutočného stavu so stavom vykazovaným v účtovníctve alebo operatívnej evidencii,

3.  vyčíslenie inventarizačných rozdielov,

4.  prešetrenie a objasnenie každého rozdielu.

5.  vysporiadanie inventarizačných rozdielov a vyhotovenie inventarizačného zápisu.

Inventarizácii podlieha – dlhodobý nehmotný majetok, dlhodobý hmotný majetok, zásoby (skladovaný materiál, výrobky, skladovaný tovar), peniaze, šeky, poukážky k zúčtovaniu, ceniny, peňažné účty, pohľadávky, záväzky, podsúvahové účty, účty časového rozlíšenia, dlhodobý nehmotný majetok a dlhodobý hmotný majetok nespĺňajúci limit ocenenia.

Charakteristika jednotlivých druhov majetku:

Dlhodobý hmotný majetok a dlhodobý nehmotný majetok

Dlhodobý hmotný majetok a dlhodobý nehmotný majetok nespĺňajúci limit ocenenia

1.  Dlhodobým hmotným majetkom a dlhodobým nehmotným majetkom pre potreby účtovnej jednotky sa rozumejú:

a)  pozemky, budovy, stavby, umelecké diela, zbierky a predmety z drahých kovov, bez ohľadu na obstarávaciu cenu, pokiaľ nie sú finančnými investíciami,

b)  samostatné hnuteľné veci, ktorých ocenenie je vyššie ako 1 700 € a doba použiteľnosti dlhšia ako 1 rok,

c)  nehmotný majetok, ktorého ocenenie je vyššie ako 2 400 €,

d)  technické zhodnotenie, prevyšujúce pri jednotlivom hmotnom a nehmotnom majetku 1 700 € v úhrne za rok,

e)  hmotný majetok, ktorého ocenenie  sa rovná alebo je nižšie ako 1 700 € a doba použiteľnosti je dlhšia ako jeden rok, môže byť zaradený do dlhodobého majetku, ak o tom rozhodne účtovná jednotka,

f)  nehmotný majetok, ktorého ocenenie sa rovná alebo je nižšie ako 2 400 € a doba použiteľnosti je dlhšia ako jeden rok, môže byť zaradený do dlhodobého majetku ak o tom rozhodne účtovná jednotka.

2.  Evidencia o dlhodobom hmotnom a nehmotnom majetku sa vedie na kartách dlhodobého majetku v elektronickej podobe prostredníctvom príslušnej aplikácie informačného systému.

3.  Karty dlhodobého hmotného a nehmotného majetku sa zakladajú spravidla na základe zápisov o zaradení majetku. Na kartách dlhodobého hmotného a nehmotného majetku sa uvádzajú potrebné technické údaje tak, aby sa tieto mohli pri ich inventarizácii riadne identifikovať.

4.  Pridelenie inventárneho čísla jednotlivým druhom majetku pri zaraďovaní bude uskutočňované až po vydaní zo skladovej evidencie zodpovednému zamestnancovi. Pridelenie inventárneho čísla majetku, ktorý je dodávaný postupne po častiach, sa uskutoční až po vytvorení kompletného súboru (napr. PC, tlačiareň, monitor). Nákup licencií – softvéru bude zaradený do používania až po podpísaní preberacieho protokolu. Dovtedy bude majetok evidovaný na účtoch obstarania.

5.  Účtovná jednotka vedie v operatívnej evidencii údaje o hmotnom majetku a nehmotnom majetku nespĺňajúcom limit ocenenia pre jeho zaradenie do dlhodobého majetku. Účtovná jednotka za takýto majetok považuje hmotný majetok v obstarávacej cene od 200 € do 1 700 € s dobou používania dlhšou ako 1 rok a nehmotný majetok v obstarávacej cene od 500 € do 2 400 € s dobou používania dlhšou ako 1 rok.

6.  Na osobných kartách v operatívnej evidencii sa eviduje aj majetok, ktorý sa dáva do osobného užívania zamestnancom (napr. drobné náradie, kalkulačky, mobilné telefóny, kanvice atď.).

 

Inventúra je zisťovanie skutočného stavu majetku a záväzkov a jeho zaznamenanie do inventúrneho súpisu. Podľa spôsobu zisťovania rozlišujeme:

1.  inventúru f y z i c k ú – zisťovanie skutočného stavu prepočítavaním, vážením, meraním,

2.  inventúru d o k l a d o v ú – zisťovanie skutočného stavu pohľadávok, záväzkov a porovnaním zostatkov účtov prostredníctvom účtovných dokladov.

Inventúrny súpis obsahuje skutočné zistené stavy majetku a záväzkov v jednotkách množstva a podľa potreby i v ocenení v súlade so spôsobom oceňovania tohto majetku v účtovníctve alebo v operatívnej evidencii.

Inventúrne súpisy sa musia usporiadať tak, aby bolo porovnanie skutočných stavov majetku a záväzkov so stavom v účtovníctve (operatívnej evidencii) prehľadné a umožňovalo zistenie prípadných inventarizačných rozdielov. Inventúrne súpisy môžu byť vyhotovené prostredníctvom výpočtovej techniky.

Inventarizačný zápis je účtovný záznam, ktorým sa preukazuje vecná správnosť účtovníctva. Stav majetku, záväzkov, rozdielu majetku a záväzkov v inventúrnych súpisoch sa porovnáva so stavom majetku, záväzkov a rozdielu majetku a záväzkov v účtovníctve a výsledky porovnania sa uvedú v inventarizačnom zápise.

Inventarizačná komisia je skupina pracovníkov stanovená zodpovedným pracovníkom účtovnej jednotky (štatutárny orgán) k vykonávaniu inventarizácie majetku a záväzkov. Pracuje podľa smernice na vykonanie inventarizácie, prípadne podľa plánu na vykonanie inventarizácie a zodpovedá za to, že všetok zistený majetok a záväzky zaznamená do inventúrneho súpisu. V inventúrnom súpise uvedie dôležité okolnosti zistené pri inventúre týkajúce sa ochrany majetku, uloženia, stavu, udržovania a využívania majetku. Súčasťou jej povinností je i podanie návrhu na vysporiadanie zistených inventarizačných rozdielov, na ďalší postup pri zistení nadbytočného a neupotrebiteľného majetku a na odpis zaniknutých pohľadávok a záväzkov.

Obecné ustanovenia

Štatutárny orgán alebo ním poverený pracovník zodpovedá za správne a včasné vykonanie inventarizácie majetku a záväzkov v stanovených termínoch. Je povinný zabezpečiť nerušený priebeh inventarizácie tým, že

1.  vydá pokyny pre jej správne vykonávanie s prihliadnutím na podmienky účtovnej jednotky,

2.  určí termíny, ku ktorým majú byť vykonané periodické inventarizácie majetku a záväzkov,

3.  vydá plán vykonania periodických inventarizácií obsahujúci harmonogram prác,

4.  písomne ustanoví vedúceho a členov ústrednej inventarizačnej komisie ako i vedúcich a členov potrebného počtu čiastkových inventarizačných komisií.

Ústredná inventarizačná komisia koordinuje a riadi činnosť čiastkových inventarizačných komisií.

Inventarizačné komisie

K vykonávaniu inventarizácie majetku a záväzkov štatutárny orgán účtovnej jednotky alebo ním poverený pracovník protokolárne zriaďuje ústrednú inventarizačnú komisiu (ÚIK) a čiastkové inventarizačné komisie (ČIK).

Ústredná inventarizačná komisia

Predsedom ÚIK je pracovník menovaný štatutárnym orgánom účtovnej jednotky. Zloženie členov ÚIK v minimálnom počte 3 pracovníkov musí zabezpečovať odbornú znalosť inventarizovaného majetku a záväzkov.

ÚIK zabezpečuje najmä riadne poučenie všetkých členov ČIK, dbá na odstraňovanie nedostatkov zistených pri inventarizáciách, posudzuje návrhy ČIK na vysporiadanie inventarizačných rozdielov a vypracúva pre štatutárny orgán účtovnej jednotky písomný návrh na usporiadanie rozdielov. ÚIK je poradným orgánom štatutárneho orgánu a na základe jej návrhov a vyjadrenia s konečnou platnosťou rozhoduje štatutárny orgán.

Čiastková inventarizačná komisia musí byť najmenej dvojčlenná, pričom aspoň jeden z členov musí odborne poznať inventarizovaný druh majetku.

Etapy inventarizácie

1.  zriadenie inventarizačných komisií písomným protokolom s určením rozsahu ich povinností v stanovenom termíne,

2.  zistenie skutočného stavu majetku a záväzkov (fyzicky a dokladovo),

3.  zapísanie skutočne zisteného majetku a záväzkov do inventúrnych súpisov,

4.  vypracovanie inventarizačného zápisu:

–   výsledky z porovnania skutočne zisteného stavu s účtovným,

–   uviesť zistené inventarizačné rozdiely so zistením príčiny vzniku rozdielu a miery zodpovednosti príslušného pracovníka za ne,

–   výsledky vyplývajúce z posúdenia reálnosti ocenenia majetku a záväzkov.

 

Čl. III.

Vykonanie inventarizácie

Inventarizácia dlhodobého majetku

Podľa § 29 ods. 1 zákona o účtovníctve sú účtovné jednotky povinné vykonať inventarizáciu majetku ku dňu riadnej a mimoriadnej účtovnej závierky a podľa § 30 tohto zákona, ak to umožňuje povaha hmotného majetku, môžu účtovné jednotky vykonať inventarizáciu v dlhšej lehote, ktorá však nesmie prekročiť 4 roky.

Fyzickú inventúru dlhodobého majetku, ktorú nemožno vykonať ku dňu účtovnej závierky, možno vykonávať v priebehu posledných troch mesiacov účtovného obdobia, prípadne v prvom mesiaci nasledujúceho účtovného obdobia. Pritom sa musí preukázať stav dlhodobého hmotného a nehmotného majetku ku dňu účtovnej závierky údajmi fyzickej inventúry opravenými o prírastky a úbytky uvedeného majetku za dobu od ukončenia fyzickej inventúry do konca účtovného obdobia.

Prípadné inventarizačné rozdiely sa zaúčtujú do účtovného obdobia, za ktoré sa inventarizáciou stav dlhodobého majetku overuje.

Skutočný stav dlhodobého nehmotného majetku a dlhodobého hmotného majetku sa zisťuje fyzickou alebo dokladovou inventúrou a stavy sa zaznamenávajú v inventúrnych súpisoch.

Dlhodobý nehmotný majetok – stavy sa zisťujú najmä dokladovou inventúrou.

Dlhodobý hmotný majetok – stavy sa zisťujú najmä fyzickou inventúrou, prípadne aj dokladovou inventúrou (výpisy z listu vlastníctva a iné listiny preukazujúce vlastníctvo k majetku). Okrem inventárnych čísiel je nutné odsúhlasiť aj iné identifikačné znaky ako výrobné číslo, rok výroby resp. nadobudnutia, prípadne ďalšie údaje:

1.  u budov a stavieb – sa prehliadkou overuje stav a zároveň sa overuje vlastnícke právo, resp. právo hospodárenia k nim,

2.  pozemky – skutočný stav sa zisťuje dokladovou inventúrou a zároveň sa overuje vlastnícke právo resp. právo hospodárenia k nim, môže sa vykonať aj fyzická obhliadka pozemku,

3.  investície – u nedokončených investícií sa vykonáva dokladová inventúra skutočných nákladov vynaložených na ich obstaranie a ďalej podľa charakteru predmetu i inventúra fyzická.

Inventarizácia zásob

Materiál – u skladovaného materiálu sa vykonáva fyzická inventúra (prepočítaním, meraním, vážením a pod.), pričom sa vyhotovia inventúrne súpisy. Uskutočňuje sa za prítomnosti hmotne zodpovedných osôb. Pokiaľ sa hmotne zodpovedná osoba nemôže zúčastniť a nikoho za seba pred stanoveným zahájením inventúry nesplnomocnila, vykoná sa inventúra za účasti pracovníka, ktorého určí štatutárny orgán. Zodpovedný pracovník musí pred zahájením inventúry odovzdať ČIK písomné prehlásenie, že k súpisu predložil všetok evidovaný materiál a že žiadny majetok nezatajil.

Výrobky – inventúra zásob vlastných výrobkov sa vykonáva fyzicky (prepočítaním, vážením a pod.).

Inventarizácia krátkodobého finančného majetku

Peniaze v pokladni v zmysle platného zákona o účtovníctve je povinnosťou účtovnej jednotky vykonať fyzickú inventarizáciu raz za rok ku dňu, ku ktorému sa zostavuje účtovná závierka. Prepočítaním peňazí v hotovosti za účasti priamo zodpovedného pracovníka sa zistí skutočný stav pokladničnej hotovosti. Rozdiel medzi stavom hotovosti a zostatkom vykázaným v pokladničnej knihe sa považuje sa pokladničný schodok alebo prebytok.

Ceniny – poštové známky, kolky, stravné lístky a pod. sa inventarizujú obdobným spôsobom ako pri inventúre pokladničnej hotovosti.

Bankové účty – vykonáva sa dokladová inventúra porovnaním zostatkov na bankových účtoch so zostatkami oznamovanými peňažným ústavom bankovými výpismi z týchto účtov.

Cenné papiere – akcie, dlhopisy, cenné papiere, vykonáva sa dokladová inventúra porovnaním zostatkov na uvedených účtoch s cennými papiermi.

Inventarizácia zúčtovacích vzťahov

Pohľadávky

Dokladovou inventúrou sa overuje ich opodstatnenosť voči odberateľom a poskytnuté preddavky dodávateľom. Výška pohľadávok sa preukazuje odpismi odoslaných faktúr. Inventúrou pohľadávok sa zisťuje:

–   doba vzniku pohľadávok vo vzťahu k premlčaným lehotám,

–   pri pohľadávkach nezaplatených v dobe splatnosti ich riadne upomienkovanie,

–   u sporných pohľadávok či bolo zahájené súdne konanie,

–   dodržiavanie predpísaných termínov pre vyúčtovanie poskytnutých preddavkov,

–   ako sú likvidované pohľadávky z dôvodu reklamácií,

–   sledovanie zabezpečovania dokladov súvisiacich s vystavovaním daňových dokladov.

Záväzky

Reálnosť záväzkov z obchodných vzťahov, pracovno-právnych vzťahov a iných záväzkov sa overuje dokladovou inventúrou zameranou na zistenie doby ich vzniku s možnosťou odpisu zaniknutých záväzkov.

Úvery, pôžičky a prechodné výpomoci

Podliehajú dokladovej inventúre podľa jednotlivých poskytovateľov s porovnaním na jednotlivé úverové zmluvy a stanovené splátkové kalendáre resp. stanovený termín splatnosti.

Účty časového rozlíšenia

Na účtoch časového rozlíšenia nákladov a výnosov, ktorých zostatky sa prenášajú do nasledujúceho roku, sa musí vykonať dokladová inventúra k 31.decembru. Pri inventarizácii účtov časového rozlíšenia musí byť doložený súpis faktúr účtovaných na týchto účtoch.

Opravné položky

Podliehajú dokladovej inventúre. V prípadoch, keď sa zistí, že zistená hodnota majetku je nižšia ako cena majetku zachytená v účtovníctve, musia sa vytvoriť opravné položky k účtom majetku. Tieto položky sa vytvárajú len v prípade, keď zníženie ocenenia majetku v účtovníctve nemá trvalý charakter.

Inventarizácia podsúvahových účtov

Skutočné stavy majetku a záväzkov zachytených na podsúvahových účtoch sa zisťujú fyzickou inventúrou v prípade, že to povoľuje ich povaha a miesto. Majetok, ktorý nie je vo vlastníctve spoločnosti, avšak je u nej v čase vykonania inventarizácie, sa zisťuje fyzickou inventúrou.

Inventarizácia majetku evidovaného v operatívnej evidencii

Inventúra majetku, ktorý nie je vedený v účtovníctve, sa vykonáva podľa operatívnej evidencie. U zásob sa jedná o drobný hmotný majetok evidovaný na skladových kartách, prípadne v programe operatívnej evidencie dlhodobého hmotného majetku nespĺňajúceho limit ocenenia pre dlhodobý majetok (drobný dlhodobý majetok). U všetkých druhov hmotného majetku sa vykonáva inventúra fyzická.

Inventarizačné rozdiely, ktoré vzniknú porovnaním skutočného stavu majetku a záväzkov zistených inventúrou so stavom vedeným v účtovníctve alebo operatívnej evidencii, predstavujú buď manko alebo prebytok a treba ho vyčísliť.

Za prebytok je považovaný majetok, ktorého skutočný stav zistený inventúrou je vyšší ako stav majetku zachyteného v účtovníctve alebo v operatívnej evidencii.

Za manko je považovaný majetok, keď skutočný stav majetku zistený inventúrou je nižší ako stav majetku evidovaného v účtovníctve alebo operatívnej evidencii.

Inventarizačné rozdiely je účtovná jednotka povinná zaúčtovať do účtovného obdobia, za ktoré sa inventarizáciou overuje stav majetku a záväzkov.

Inventarizačná komisia vypracuje Návrh na vysporiadanie inventarizačných rozdielov, v ktorom sa uvedú:

–   rozdiely vyplývajúce z chýb alebo neúplností účtovníctva,

–   manká v rámci prirodzených úbytkov,

–   manká nad stanovené normy v členení na:

a)  zavinené

b)  nezavinené.

O vysporiadaní inventarizačných rozdielov rozhoduje štatutárny orgán účtovnej jednotky.

Opravy v inventúrnych súpisoch a inventarizačných zápisoch

Pre opravy platí primerane ustanovenie § 34 zákona o účtovníctve. Chybný údaj sa opraví viditeľným prečiarknutím jednou čiarou, tak, aby bolo možné prečítať, čo bolo napísané predtým. Správny údaj sa napíše nad prečiarknutý údaj, označí sa hviezdičkou a v odvolaní sa uvedie dátum, kto opravu vykonal a z akého dôvodu.

Ak sa opravy týkajú skutočných stavov majetku, musia opravy podpísať členovia inventarizačnej komisie a pracovníci zodpovední za majetok, ktorí vykonávali fyzický súpis tohto majetku. Tieto opravy sa musia písomne zdôvodniť. Opravy cien a výpočtov celkového ocenenia inventarizovaného majetku podpisuje pracovník, ktorý opravy vykonal.

Mimoriadna inventarizácia

Mimoriadnu inventarizáciu majetku a záväzkov je nevyhnutné vykonať v prípadoch:

a)  ku dňu vzniku, zlúčenia, rozdelenia, zrušenia (začatia likvidácie) účtovnej jednotky,

b)  pri mimoriadnej udalosti (napr. vlámaní, sprenevere, živelnej pohrome) a to u toho druhu majetku, ktorého sa mimoriadna udalosť týka,

c)  pri uzatvorení dohody o hmotnej zodpovednosti.

 

Čl. IV.

Záverečné ustanovenie

1.  Poverený pracovník ekonomického úseku zodpovedá za oboznámenie s obsahom tejto smernice tých pracovníkov, ktorých sa vykonávanie inventarizácie majetku a záväzkov týka a zabezpečiť jej realizáciu v praxi odo dňa účinnosti.

2.  Za kontrolu a dodržiavanie tejto smernice je zodpovedný riaditeľ ekonomického úseku. Všetci zamestnanci účtovnej jednotky, ktorí vykonávajú činnosti v tejto smernici popísané sú povinní dodržiavať jej ustanovenia.

Táto smernica nadobúda účinnosť od 1. 1. 2015.

 

 

                                                                     .................................

                                                                      riaditeľ spoločnosti

PRÍLOHY

Príloha č. 1

 

VZOR

 

P R Í K A Z

na vykonanie riadnej inventarizácie majetku a záväzkov,

rozdielu majetku a záväzkov v roku .......

 

Na základe zákona č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v znení neskorších predpisov

 

p r i k a z u j e m

 

vykonať r i a d n u inventarizáciu majetku, záväzkov, rozdielu majetku a záväzkov

 

ku dňu 31. 12. 20.....

 

Na vykonanie inventarizácie menujem členov:

 

1.  Ústrednej inventarizačnej komisie (ÚIK)

     v zložení:

predseda: ..................

člen: .........................

člen: ........................

 

2.  Čiastkových inventarizačných komisií (ČIK):

     Čiastkové inventarizačné komisie sa môžu vytvoriť podľa miest uloženia majetku alebo podľa druhu majetku (napr. dlhodobý, zásoby, pohľadávky a pod.).

     Čiastkové inventarizačné komisie zodpovedajú za uskutočnenie inventúr podľa prideleného miesta a charakteru majetku.

v zložení:

predseda: ..................

člen: ....................

člen: ....................

V . . . . . . . . . . dňa . . . . . . . . . .

 

                                                                   ....................................

                                                                      riaditeľ spoločnosti

 

Príloha č. 2

VZOR

Menovanie čiastkovej inventarizačnej komisie

 

Názov, sídlo účtovnej jednotky ………………………………….

 

Zodpovedný pracovník účtovnej jednotky (meno a priezvisko, funkcia) ..........

ustanovuje:

1.  predseda (meno a priezvisko, funkcia) .........................................

2.  podpredseda (meno a priezvisko, funkcia) ...................................

3.  členovia (meno a priezvisko, funkcia), .........................................

 

za členov čiastkovej inventarizačnej komisie, ktorá vykoná inventarizáciu na pracovisku:…………… ku dňu: ……………..

 

Výsledky inventarizácie odovzdá predseda v termíne do …………….

 

Členovia inventarizačnej komisie

a)  potvrdzujú, že boli riadne oboznámení so všetkými platnými predpismi na vykonanie inventarizácie,

b)  zaväzujú sa, že všetok zistený majetok, jeho stav a všetky iné dôležité skutočnosti zaznamenajú v inventúrnych súpisoch a inventarizačnom zápise. Výsledky inventarizácie odovzdajú ústrednej inventarizačnej komisii s návrhom na riešenie rozdielov a s návrhom na príslušné opatrenia,

c)  prehlasujú, že vykonajú zverené úlohy pravdivo a zodpovedne,

d)  potvrdzujú, že na pracovisku, kde vykonávajú inventarizáciu nie je zamestnaný pracovník s priamou alebo nepriamou zodpovednosťou za majetok, alebo ktorý je s ním v príbuzenskom pomere,

e)  prehlasujú, že sú si vedomí následkov zámerne nesprávne vykonanej inventarizácie.

 

Zodpovedný pracovník účtovnej jednotky, štatutárny orgán:

napr. riaditeľ, konateľ, spoločník (meno, podpisový záznam): ……………..

 

Členovia inventarizačnej komisie: predseda……….

členovia……….

 

V . . . . . . . . . . dňa . . . . . . . . . .

 

                                                                  .......................................

                                                                      riaditeľ spoločnosti

Príloha č. 3

Harmonogram inventúr podľa druhu majetku,
ktoré má účtovná jednotka vykonať

Druh položky	Spôsob inventúry	Termíny	Účtová trieda, účtová skupina alebo účet
Dlhodobý nehmotný majetok	dokladová 1 x ročne	k 31. 12.	01x, 07x
Dlhodobý hmotný majetok	fyzická, dokladová 1 x za štyri roky	k 31. 12.	02x, 03x, 08x
Nedokončené investície, obstaraný ale nezaradený dlhodobý majetok	fyzická, dokladová 1 x ročne	k 31. 12.	041, 042, 043
Poskytnuté preddavky na dlhodobý majetok	dokladová 1 x ročne	k 31. 12.	051, 052, 053
Dlhodobý finančný majetok	dokladová 1 x ročne	k 31. 12.	06x
Materiál	fyzická, dokladová 1 x ročne	k 31. 12.	112
Nedokončená výroba	fyzická, dokladová 1 x ročne	k 31. 12.	121
Polotovary, Výrobky	fyzická 1 x ročne	k 31. 12.	122, 123
Zvieratá	fyzická 1 x ročne	k 31. 12.	124
Tovar	fyzická 1 x ročne	k 31. 12.	132
Krátkodobý finančný majetok	dokladová 1 x ročne	k 31. 12.	účty účt. skupiny 25
Peniaze v hotovosti a Ceniny	fyzická, dokladová	k 31. 12. 2 x námatkovo podľa rozhodnutia ekonomického riaditeľa	211, 213
Pohľadávky, Záväzky, Prechodné účty	dokladová 1 x ročne	k 31. 12.	účty z účtovej triedy 3
Dlhodobé záväzky	dokladová 1 x ročne	k 31. 12.	účty z účtovej triedy 4
Dlhodobý nehmotný a dlhodobý hmotný majetok nezaradený do účtovej triedy 0	fyzická, dokladová 1 x ročne	k 31. 12.	operatívna evidencia

 

Príloha č. 4

VZOR

 

P R O T O K O L   O   V Y R A D E N Í

 majetku z účtovnej evidencie

 

Obchodné meno a sídlo účtovnej jednotky……………………………

 

Názov majetku:

..............................................................................................................................

 

Cena ....................................................

 

Inventárne číslo: ..................................... Výrobné číslo...................................

 

Spôsob nadobudnutia ..........................................................

 

Kolaudačné rozhodnutie (číslo, dátum) ...........................................................

 

Miesto, číslo parcely ..................................................................

 

Rozmery (dĺžka, šírka, výška, m² ) .............................................

 .

Dodávateľ, výrobca ....................................................................

 

Technický stav pri vyradení .......................................................

 

Rok pôvodného nadobudnutia ..................................................

 

Znak jednotného triedenia .....................................................

 

Dôvod vyradenia z hmotného majetku ..........................................................

 

S p ô s o b naloženia s vyradeným majetkom ................................................

 

Hmotne zodpovedná osoba (meno, podpisový záznam) ................................

 

Členovia vyraďovacej komisie

 

Číslo zápisu .........................................

 

Číslo účtovného dokladu .................................

 

Dátum vyradenia z majetku ................................

 

V .......................... dňa .............................

Príloha č. 5

 

VZOR

 

Inventúrny súpis majetku a záväzkov

ku dňu ……………………

 

Obchodné meno a sídlo účtovnej jednotky……………………………

 

Deň začatia inventúry ….......………..

 

Deň, ku ktorému bola inventúra vykonaná ....................

 

Deň skončenia inventúry ...................………….

 

Miesto uloženia majetku ……………………………….

 

Hmotne zodpovedná osoba …………………………….

 

Zoznam skutočného stavu majetku a záväzkov:

por. číslo	inventárne číslo	názov majetku	obstarávacia cena

 

Odporúčania na posúdenie reálnosti ocenenia majetku a záväzkov k dátumu, ku ktorému sa účtovná závierky zostavuje, zistené pri vykonávaní inventúry na účely úpravy ocenenia majetku a záväzkov podľa § 26 a § 27, ak sú také skutočnosti známe osobám, ktoré vykonali inventúry:

 

..............................................................................................................................................

 

..............................................................................................................................................

 

 

 

V .......................... dňa .............................

 

Inventarizačná komisia meno, podpisový záznam ………………..

 

 

 

Poznámky:

 

.............................................................................................

 

Príloha č. 6

VZOR

 

Inventúrny súpis z fyzickej (dokladovej) inventúry

o stave pokladničnej hotovosti, o stave pohľadávok a záväzkov a 

o stave zostatkov na účtoch v peňažných ústavoch

 

vykonanej ku dňu…………

 

za účtovnú jednotku ……………………………………….

 

Obchodné meno a sídlo účtovnej jednotky ..................................................

 

Deň začatia inventúry ….......………..

 

Deň, ku ktorému bola inventúra vykonaná ....................

 

Deň skončenia inventúry ...................……...........…….

 

Miesto uloženia majetku ……………………………….

 

Hmotne zodpovedná osoba ……………………

 

Zoznam skutočného stavu majetku a záväzkov:

 

Stav pokladničnej hotovosti…………….

 

Stav pohľadávok (čísla faktúr s príslušnou sumou):

– po lehote splatnosti ..................................................................

......................................................................

......................................................................

– v lehote splatnosti ..................................................................

......................................................................

......................................................................

 

Stav zostatkov na účtoch v peňažných ústavoch :

 

číslo účtu …………… stav ………….

 

 

Inventarizačná komisia (zloženie) ………………….(podpisové záznamy)

 

 

V ................. dňa ……………

 

Inventarizačná komisia meno, podpisový záznam ………………..

Príloha č. 7

VZOR

 

Inventarizačný z á p i s súhrnný

o výsledku riadnej (mimoriadnej) inventarizácie dlhodobého majetku napísaný
v zmysle § 29 a 30 zákona č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve konanej
ku dňu ……………

 

Obchodné meno a sídlo účtovnej jednotky

 

.......................................................………………………………………………………..

 

Deň začatia ………………… Deň ukončenia ………………….

 

Zistený stav majetku:

 

I. Dlhodobý nehmotný majetok (software) nad 2 400 € ...........................................

 

II. Dlhodobý hmotný majetok odpisovaný v cene nad 1 700 €

1.  budovy, haly ……………

2.  stavby ……………………

3.  energetické a hnacie stroje …………….

4.  pracovné stroje a zariadenia ………

5.  prístroje a zvláštne technické zariadenia ……….

6.  dopravné prostriedky …………

7.  inventár ...........………..

S p o l u ………………………………………………………………………….

 

III. Dlhodobý hmotný majetok drobný v cene od 500 € do 1 700 €

 

s dobou použiteľnosti dlhšou ako 1 rok ................................................................................

 

...............................................................................................................................................

 

III. Dlhodobý nehmotný majetok drobný v cene od 500 € do 2 400 €

 

s dobou použiteľnosti dlhšou ako 1 rok ................................................................................

 

................................................................................................................................................

 

IV. Dlhodobý hmotný majetok neodpisovaný (pozemky) ................................................

 

V. Dlhodobý finančný majetok (podielové cenné papiere, vklady) .................................

 

Inventarizačné r o z d i e l y : zistené – nezistené

druh majetku:

.................................................................................................................................................

 

..................................................................................................................................................

 

V y r a d e n ý majetok v sume ……………….. podľa priloženého protokolu o vyradení.

 

................................................................................................................................................

 

Poznámky: ............................................................................................................................

.................................................................................................................................................

 

Inventarizačná komisia (meno, podpisové záznamy):

 

predseda: ………………....................

 

členovia:………….....................………

 

Príloha č. 8

VZOR

 

Porovnávacia tabuľka – inventarizácia k ……………….

Druh majetku	stav k :	prírastok v r…..	úbytok v r. …..	stav k 31.12.20..
Pozemky
Budovy
Stavby
Energetické stroje
Pracovné stroje
Prístroje
Dopravné prostriedky
Rozostavané investície
Ostatný DM
S P O L U
Drobný dlhodobý hmotný majetok
Dlhodobý nehmotný majetok (software)
Dlhodobý finančný majetok
Zásoby – materiál
Zásoby – tovar
SPOLU
Peniaze v hotovosti
Ceniny
S P O L U
Účty v bankách
Finančný majetok
SPOLU
Pohľadávky
Záväzky
Preddavky
S P O LU

 

V ......................... dňa ……………..

 

 

Vypracoval …………………..

 

Poznámka:

Uvedené vzory nie sú záväzné, účtovné jednotky si môžu vytvoriť vlastné vzory, avšak je potrebné pamätať, že nech bude vzor inventarizačného súpisu alebo inventarizačného zápisu akýkoľvek, musia obsahovať náležitosti ustanovené v § 30 zákona o účtovníctve.

Interná smernica pre vykonanie inventarizácie pokladne

V nasledujúcej časti uvádzame samostatný vzor smernice na vykonanie inventarizácie pokladne – môžu použiť menšie účtovné jednotky.

 

Alfa, s.r.o.,

Mierová ulica 17

801 01 Bratislava

IČO: 12345678

DIČ: 1234567891

Číslo smernice:	x/2015
Názov smernice:	Inventarizácia pokladne
Účinnosť smernice:	1. 1. 2015 – 31. 12. 2015
Obsah smernice:	1. Inventarizácia pokladne
	2. Fyzická inventúra pokladne
	3. Termín vykonania inventarizácie pokladne
	4. Inventarizačný rozdiel a jeho účtovanie
	5. Postup prác pri inventarizácii pokladne

 

POUŽITÁ LEGISLATÍVA:

•    Zákon č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v znení neskorších predpisov,

•    Opatrenie MF SR č. 23054/2002-92, ktorým sa ustanovujú podrobnosti o postupoch účtovania a rámcovej účtovej osnove pre podnikateľov účtujúcich v sústave podvojného účtovníctva v znení neskorších predpisov.

 

Zoznam príloh:

Príloha č. 1: Inventúrny súpis peňažných prostriedkov v pokladnici vedenej v EUR – vzor

Príloha č. 2: Inventarizačný zápis o vykonaní inventarizácie pokladne vedenej v EUR – vzor

Príloha č. 3: Dohoda o hmotnej zodpovednosti – vzor

 

Zoznam príloh:

Dátum spracovania smernice: 15. 12. 2014

Vypracoval: Ing. Ján Novák, ekonomický riaditeľ

Dátum schválenia: 20. 12. 2014

Schválil: Ing. Martin Rovný, riaditeľ spoločnosti

 

Záverečné ustanovenia:

Interná účtovná smernica je záväzná pre všetkých zamestnancov spoločnosti Alfa, s.r.o. Smernica nadobúda účinnosť od 1. 1. 2015.

Nedodržanie pokynov uvedených v smernici sa môže klasifikovať ako porušenie pracovnej disciplíny.

OBSAH SMERNICE

1.  Inventarizácia pokladne

Inventarizáciou pokladne spoločnosť overuje, či skutočný stav peňažných prostriedkov v hotovosti v pokladni zodpovedá stavu vykázanému v účtovníctve. Samotné zistenie skutočného stavu peňažných prostriedkov v hotovosti vykoná spoločnosť fyzickou inventúrou, a to prepočítaním peňažných prostriedkov. Zákon o účtovníctve ukladá vykonať inventarizáciu peňažných prostriedkov v hotovosti raz za účtovné obdobie, a to ku dňu, ku ktorému sa zostavuje účtovná závierka.

Aj napriek tomu, že inventarizácia pokladne je povinná len raz za účtovné obdobie, spoločnosť vykoná ešte ďalšie dve námatkové inventarizácie pokladne s cieľom kontroly pracovníka pokladne.

2.  Fyzická inventúra pokladne

Pri inventarizácii pokladne postupuje spoločnosť, resp. ňou poverení zamestnanci, podľa § 29 a 30 zákona o účtovníctve. Poverení zamestnanci vykonajú fyzickú inventúru peňažných prostriedkov v hotovosti spočítaním hotovosti, ktorá sa fyzicky nachádza v pokladni za účasti pokladníka a vypracujú inventúrny súpis.

3.  Termín vykonania inventarizácie pokladnice

■   O termíne vykonania inventarizácie pokladnice rozhodne zodpovedný vedúci pracovník príkazom – Ing. Ján Šťastný, ekonomický riaditeľ.

■   Zákonná inventarizácia peňažných prostriedkov v pokladni sa vykoná posledný deň v účtovnom období, t.j. 31. 12. 2015, pretože účtovným obdobím účtovnej jednotky je kalendárny rok.

■   Termín námatkovách inventúr sa v smernici nezverejňuje. Príkaz a termín na ich vykonanie vydá ekonomický riaditeľ spoločnosti a zároveň poverí pracovníkov, ktorí inventúru vykonajú – vymenuje inventarizačnú komisiu a jej členov.

■   Skutočné stavy pokladnice zisťuje inventarizačná komisia. Fyzickej inventúry pokladnice sa okrem členov inventarizačnej komisie zúčastní aj pracovník, ktorý je zodpovedný za stav pokladnice.

Inventarizácia pokladne sa ešte vykoná v týchto prípadoch:

–   pri uzatváraní dohody o hmotnej zodpovednosti so zamestnancom, ktorý bude mať na starosti pokladnicu,

–   pri preradení tohto zamestnanca na inú prácu,

–   pri skončení pracovného pomeru so zamestnancom,

–   pri zmene vedúceho pracovníka, zamestnanca a podobne.

4.  Inventarizačný rozdiel a jeho vysporiadanie

Inventarizačný rozdiel môže mať dvojaký charakter, a to

a)  manko, ak zistený skutočný stav je nižší ako stav v účtovníctve a ak ho nemožno preukázať účtovným záznamom; pri peňažných prostriedkoch a ceninách sa označuje ako schodok,

b)  prebytok, ak zistený skutočný stav je vyšší ako stav v účtovníctve a ak ho nemožno preukázať účtovným záznamom.

Inventarizačný rozdiel zaúčtuje účtovná jednotka do účtovného obdobia, za ktoré sa inventarizáciou overuje stav majetku, záväzkov a rozdielu majetku a záväzkov.

5.  Postup pri inventarizácii pokladnice

Inventarizácia pokladnice pozostáva z nasledovných krokov:

1.  práce pred začatím inventarizácie – určiť zamestnancov, ktorí budú inventarizáciu vykonávať, t. j. členov inventarizačnej komisie a ich oboznámenie s úlohou a cieľom inventarizácie,

2.  prípravné práce inventarizácie – fyzická inventúra peňažných prostriedkov v hotovosti sa vykoná priamo v pokladni za účasti pokladníka prepočítaním hotovosti nachádzajúcej sa v pokladni; počas vykonávania fyzickej inventúry sa zabezpečí, aby sa počas vykonávania fyzickej inventúry nevydávali a neprijímali hotovosti,

3.  vypracovanie inventúrneho súpisu – členovia inventarizačnej komisie vypracujú inventúrny súpis v súlade s § 30 ods. 2 zákona o účtovníctve, ktorého vzor je prílohou č. 1 tejto smernice,

4.  porovnanie skutočného stavu zisteného inventúrou so stavom účtovným a vyčíslenie inventarizačných rozdielov – ak boli inventúrou zistené,

5.  vypracovanie inventarizačného zápisu podľa § 30 ods. 3 zákona o účtovníctve, vzor ktorého je prílohou č. 2 tejto smernice,

6.  vypracovanie návrhu na vysporiadanie inventarizačných rozdielov – ak boli zistené.

Prílohy smernice

Príloha č. 1

Názov a sídlo účtovnej jednotky:

     I N V E N T Ú R N Y   S Ú P I S   peňažných prostriedkov v hotovosti v pokladnici vedenej v eurách k ..............................

Deň začatia inventúry .................................. Deň skončenia inventúry ...................

Miesto uloženia majetku ...........................................................................................

Druh majetku: POKLADNICA Suma zistená inventarizáciou ................................

Druh majetku: účet 211 – Pokladnica suma zachytená v účtovníctve ......................

Fyzický stav „Pokladnice“

Počet kusov	Hodnota bankovky/mince	Suma v €
	500 €
	200 €
	100 €
	50 €
	20 €
	10 €
	5 €
	2 €
	1 €
	0,50 €
	0,20 €
	0,10 €
	0,05 €
Pokladničná hotovosť spolu

 

Inventarizáciou bolo zistené, že peňažné prostriedky v pokladnici súhlasia so stavom uvedeným v pokladničnej knihe.

Neboli zistené žiadne inventarizačné rozdiely. Účtovný stav súhlasí so stavom fyzickým uvedeným v pokladničnej knihe.

                                            ...................................................................................

                                                       meno, priezvisko a podpisový záznam

                                                               hmotne zodpovednej osoby

 

Inventarizačná komisia :                                  predseda .....................................        ....................................

                                  člen ............................................ ....................................

                                  člen ............................................ ....................................

                                  meno a priezvisko                    podpisový záznam

 

V ............................ dňa .........................

Príloha č. 2

Názov a sídlo účtovnej jednotky:

VZOR

Inventarizačný zápis

o vykonaní inventarizácie pokladne vedenej v eurách

ku dňu .........................

Druh inventarizácie / riadna, mimoriadna / .....................................................

 

Miesto uloženia majetku ............................................... ...............................................

 

Druh majetku – názov a suma zistená inventarizáciou ................................................

 

Druh majetku – účet a suma zachytená v účtovníctve .................................................

 

Spôsob zisťovania skutočných stavov – fyzicky.

 

Počet vyhotovených inventúrnych súpisov .............................................................

 

Deň začatia inventúry .................................

 

Deň skončenia inventúry .............................

 

Výsledky inventarizácie – porovnanie skutočného stavu s účtovným stavom

 

 ......................................................................................................................................

Zistený inventarizačný rozdiel, jeho príčiny, popis

 

.........................................................................................................................................

 

Návrh na vysporiadanie inventarizačného rozdielu .......................................................

 

.........................................................................................................................................

 

V zmysle zákona č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve vyhlasujem, že inventúra majetku za ktorý

som zodpovedný sa uskutočnila za mojej účasti a že žiadny majetok som nezatajil.

 

                                            ...................................................................................

                                                       meno, priezvisko a podpisový záznam

                                                               hmotne zodpovednej osoby

 

Inventarizačná komisia :                                  predseda .....................................        ....................................

                                  člen ............................................ ....................................

                                  člen ............................................ ....................................

                                  meno a priezvisko                    podpisový záznam

 

V ...........................     dňa .........................

Príloha č. 3

VZOR

Dohoda o hmotnej zodpovednosti

v zmysle ustanovenia § 182 Zákonníka práce

Zamestnávateľ ...........................................................................................................................

 

v zastúpení ....................................................... funkcia .................................

(ďalej len zamestnávateľ)

a

zamestnanec ....................................................... narodený ............................      

 

trvalý pobyt ....................................................

 

uzavreli túto

dohodu o hmotnej zodpovednosti

 

1.  Zamestnanec s účinnosťou od .................................................. vykonáva funkciu pokladníka na pracovisku ......................................., pričom mu boli zverené peňažné prostriedky v hotovosti, ktoré je povinný vyúčtovať.

2.  Na základe tejto dohody sa zamestnanec zaväzuje

–   všetky peňažné prostriedky riadne a bežne vyúčtovať a urobiť všetko, aby nevznikli škody na zverenom majetku,

–   preberá hmotnú zodpovednosť za prevzaté peňažné prostriedky v hotovosti, ako aj ďalšie hodnoty, ktoré mu budú zverené na vyúčtovanie kedykoľvek počas trvania pracovného pomeru,

–   preberá zodpovednosť i za prípadný schodok na zverených hodnotách, za ktoré prevzal(a) hmotnú zodpovednosť, a zaväzuje sa nahradiť ho v plnej výške zamestnávateľovi, pokiaľ by nepreukázal(a), že tento schodok nezavinil(a).

3.  Ak zamestnanec bude pracovať na pracovisku s viacerými zamestnancami, ktorí taktiež uzavreli dohodu o hmotnej zodpovednosti, bude s nimi zodpovedať za vzniknutý schodok spoločne.

4.  Zamestnanec sa zaväzuje písomne upozorniť svojho nadriadeného na všetky nedostatky, ktoré by znemožnili správne vykonávať svoju funkciu spojenú s hmotnou zodpovednosťou.

5.  Zamestnávateľ sa zaväzuje vytvoriť a udržiavať také pracovné podmienky, ktoré by zamestnancovi umožňovali riadny výkon funkcie spojenej s hmotnou zodpovednosťou.

6.  Táto dohoda zaniká skončením pracovného pomeru, pokiaľ od nej zamestnanec neodstúpi skôr z dôvodov uvedených v § 183 ods. 1 Zákonníka práce.

 

V ....................................... dňa ........................................

 

    .................................................        ................................................

               ZAMESTNANEC                          ZAMESTNÁVATEĽ

 

V Bratislave 16. 12. 2014

                                                                       Ing. Martin Rovný

                                                                      riaditeľ spoločnosti

                                                           ___________________________

                                                           Meno, funkcia (pečiatka, podpis)

Interná smernica pre dlhodobý nehmotný a dlhodobý hmotný majetok

 

Alfa, s.r.o.,

Mierová ulica 17

801 01 Bratislava

IČO: 12345678

DIČ. 1234567891

Číslo smernice:	x/2015
Názov smernice:	Evidencia dlhodobého nehmotného a dlhodobého hmotného majetku
Účinnosť smernice:	1. 1. 2015 – 31. 12. 2015
Obsah smernice:	I.  Úvodné ustanovenia     – účel a dôvod vydania smernice     – definícia základných pojmov
	II. Všeobecné a osobitné ustanovenia     – vymedzenie dlhodobého nehmotného majetku     – vymedzenie DHM odpisovaného     – vymedzenie DHM neodpisovaného     – oceňovanie majetku     – uvedenie majetku do užívania     – technické zhodnotenie majetku     – zmena oceňovania majetku     – obstarávanie, evidencia a vyraďovanie majetku III. Odpisovanie majetku

 

POUŽITÁ LEGISLATÍVA:

•    Zákon č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v znení neskorších predpisov,

•    Opatrenie MF SR č. 23054/2002-92, ktorým sa ustanovujú podrobnosti o postupoch účtovania a rámcovej účtovej osnove pre podnikateľov účtujúcich v sústave podvojného účtovníctva v znení neskorších predpisov.

 

Zoznam príloh:

Príloha č. 1: Protokol o zaradení majetku do užívania – vzor

Príloha č. 2: Inventárna karta dlhodobého majetku – vzor

Príloha č. 3: Protokol o vyradení majetku z užívania – vzor

Príloha č. 4: Účtovný odpisový plán

 

Zoznam príloh:

 

Dátum spracovania smernice: 15. 12. 2014

Vypracoval: Ing. Ján Novák, ekonomický riaditeľ

Dátum schválenia: 20. 12. 2014

Schválil: Ing. Martin Rovný, riaditeľ spoločnosti

 

Záverečné ustanovenia:

Interná účtovná smernica je záväzná pre všetkých zamestnancov spoločnosti Alfa, s.r.o. Smernica nadobúda účinnosť od 1. 1. 2015.

Nedodržanie pokynov uvedených v smernici sa môže klasifikovať ako porušenie pracovnej disciplíny.

OBSAH SMERNICE

 

I.

Úvodné ustanovenia

1.  Účel a dôvod vydania internej smernice

Dôvodom vydania smernice je určiť jednotný postup pri účtovaní dlhodobého hmotného a dlhodobého nehmotného majetku v spoločnosti Alfa, s.r.o., Bratislava.

2.  Definícia základných pojmov

a)  Majetok je časť aktív účtovnej jednotky, ktoré sú výsledkom minulých udalostí, je takmer isté, že v budúcnosti zvýšia ekonomické úžitky účtovnej jednotky a dajú sa spoľahlivo oceniť podľa § 24 až 28 zákona č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v znení neskorších predpisov. Vykazuje sa v aktívach súvahy účtovnej jednotky. Z časového hľadiska sa člení na dlhodobý a krátkodobý, pričom rozhodujúcim kritériom pri hmotnom a nehmotnom majetku je doba použiteľnosti.

b)  Dlhodobý majetok je majetok, ktoré doba použiteľnosti je dlhšia ako jeden rok (pozn. aj pri splnení tohto kritéria nemusí sa ešte o takomto majetku účtovať ako o dlhodobom hmotnom majetku).

c)  Doba použiteľnosti je doba, počas ktorej je majetok využiteľný pre súčasnú a budúcu činnosť účtovnej jednotky, resp. doba, počas ktorej môže tento majetok slúžiť na dokonalejšie postupy a riešenia.

d)  Uvedenie majetku do užívania sa rozumie zabezpečenie všetkých technických funkcií príslušného majetku potrebných na jeho užívanie a splnenie povinností podľa osobitných predpisov, napr. stavebný zákon, zákon o bezpečnosti a ochrane zdravia pri práci, zákon o ochrane pred požiarmi.

e)  Odpisovanie majetku je účtovná metóda, ktorou sa vyjadruje trvalé zníženie hodnoty majetku podľa § 26 ods. 3 zákona o účtovníctve a § 21 ods. 5 postupov účtovania pre podnikateľov vydané Opatrením MF SR č. 23054/2002-92 v znení neskorších predpisov.

 

II.

Všeobecné a osobitné ustanovenia

Dlhodobý nehmotný majetok

Dlhodobým nehmotným majetkom sú zložky majetku, ktorých ocenenie je vyššie ako 2 400 €
a doba použiteľnosti je dlhšia ako jeden rok.

Za dlhodobý nehmotný majetok sa bude považovať aj majetok, ktorého ocenenie sa rovná od 1 000 € do 2 400 €, ak doba použiteľnosti tohto majetku je dlhšia ako jeden rok. Softvér v ocenení do 1 000 € bude spoločnosť účtovať do nákladov na účet 518 – Ostatné služby.

Účtovná jednotka má vo svojom účtovníctve ako dlhodobý nehmotný majetok účtovaný len softvér, ktorý účtuje na účte 013 – Softvér a k tomuto účtu má vytvorené analytické účty.

013 – Softvér

•    013 – 100 – Softvér pre vedenie podvojného účtovníctva Omega

•    013 – 200 – Softvér Omega (odpisy)

•    013 – 300 – Softvér od 1 000 € do 2 400 €

Dlhodobý hmotný majetok

V súlade s § 13 postupov účtovania, spoločnosť za dlhodobý hmotný majetok sa považuje nasledovný majetok:

•    pozemky a stavby,

•    samostatné hnuteľné veci a súbory hnuteľných vecí, ktoré majú samostatné technicko-ekonomické určenie s dobou použiteľnosti dlhšou ako jeden rok a v ocenení vyššom ako 1 700 € v osobitnom prípade,

•    technické zhodnotenie, ak nie je súčasťou obstarávacej ceny dlhodobého hmotného majetku.

Podľa § 13 ods. 6 postupov účtovania, za hmotný majetok sa môžu považovať aj samostatné hnuteľné veci a súbory hnuteľných vecí, ktoré majú samostatné technicko-ekonomické určenie, ocenenie ktorých sa rovná sume 1 700 € alebo je nižšie, ak doba použiteľnosti je dlhšia ako jeden rok.

Spoločnosť Alfa, s.r.o., bude za dlhodobý hmotný majetok považovať aj majetok, ktorého ocenenie bude od 500 € do 1 700 €. Majetok do 500 € sa bude účtovať ako zásoba, t.j. v konečnom dôsledku do spotreby.

•    Dlhodobý hmotný majetok – budovy – bude účtovať na účte 021 – Stavby. Ostatný dlhodobý hmotný majetok sa bude účtovať na účte 022 – Samostatné hnuteľné veci a súbory hnuteľných vecí. K účtu 022 sa vytvoria analytické účty podľa potrieb a požiadaviek spoločnosti.

•    Dlhodobý hmotný majetok nespĺňajúci limit ocenenia sa bude účtovať na účte 029 – Ostatný dlhodobý hmotný majetok.

Pozemky sa budú účtovať na účte 031 – Pozemky. Ide o majetok, ktorý sa neodpisuje.

 

Dlhodobý hmotný majetok sa účtuje na týchto účtoch:

021 – Stavby

•    021 – 100 – Administratívna budova

•    021 – 101 – Sklad zásob

•    021 – 102 – Garáže

022 – Samostatné hnuteľné veci a súbory hnuteľných vecí

022 – 100 – Počítače

•    022 – 101 – Počítač s príslušenstvom u riaditeľa účtovnej jednotky

•    022 – 102 – Počítač s príslušenstvom – sekretariát riaditeľa

•    022 – 103 – Počítač s príslušenstvom – hlavný účtovník

•    022 – 104 – Počítač s príslušenstvom v sklade

022 – 200 – Osobné automobily

•    022 – 201 – Osobné auto Škoda Octávia

•    022 – 202 –  Osobné auto Škoda Fabia

•    022 – 203 – Osobné auto Peugeot 307

022 – 300 – Nákladné automobily

•    022 – 301 – Nákladný automobil Renault

•    022 – 302 – Nákladný automobil Nissan

•    022 – 303 – Nákladný automobil Mercedes

022 – 400 – Dlhodobý hmotný majetok (do 1 700 €)

•    022 – 401 – Chladnička – sekretariát

•    022 – 402 – Chladnička – administratívna budova

•    022 – 403 – Chladnička – sklad

029 – Ostatný dlhodobý hmotný majetok

031 – Pozemky

•    031 – 100 – Pozemok pod administratívnou budovou

•    031 – 101 – Pozemok pod skladom zásob

•    031 – 102 – Pozemok pod garážami

Oceňovanie dlhodobého nehmotného majetku a dlhodobého hmotného majetku

V súlade s § 25 zákona o účtovníctve, dlhodobý nehmotný majetok a dlhodobý hmotný majetok sa bude oceňovať obstarávacou cenou a reprodukčnou obstarávacou cenou.

Obstarávacou cenou sa bude oceňovať majetok nadobudnutý kúpou. Obstarávacia cena je cena, za ktorú sa majetok obstaral a náklady súvisiace s obstaraním tohto majetku.

Reprodukčnou obstarávacou cenou sa bude oceňovať majetok, ktorý účtovná jednotka získala ako dar a majetok ako prebytok zistený pri inventarizácii. Reprodukčnou obstarávacou cenou je cena, za ktorú sa majetok obstará v čase, keď sa o ňom účtuje.

Pri stanovení reprodukčnej obstarávacej ceny sa bude vyhotovovať znalecký posudok, ak predpokladaná hodnota presiahne sumu 5 000 €.

Uvedenie majetku do užívania

Pri stanovení dňa uskutočnenia účtovného prípadu pri obstaraní a oceňovaní dlhodobého nehmotného majetku a dlhodobého hmotného majetku sa rozumie deň uvedenia majetku do užívania, ktorému predchádza deň splnenia dodávky, deň bezodplatného nadobudnutia, deň prevzatia nehnuteľnosti za predpokladu, že týmto dňom spoločnosť nehnuteľnosť užíva.

Majetok ako inventarizačný prebytok

Pri majetku novozistenom počas inventarizácie (prebytok majetku) a dovtedy v účtovníctve nezachytenom, sa za deň uskutočnenia účtovného prípadu považuje deň zistenia inventarizačného rozdielu.

Za správne zaradenie majetku do užívania a za správnosť jeho ocenenia zodpovedná Ing. Ján Šťastný – hlavný účtovník a ekonomický riaditeľ.

Technické zhodnotenie dlhodobého majetku

Pokiaľ tak neustanovuje osobitný predpis, o zvýšení ocenenia dlhodobého nehmotného majetku a dlhodobého hmotného majetku sa neúčtuje, s výnimkou technického zhodnotenia, kedy sa ocenenie majetku zvýši o náklady na dokončené technické zhodnotenie v súlade s § 21 ods. 3 postupov účtovania.

Trvalé zníženie ocenenia dlhodobého nehmotného majetku a dlhodobého hmotného majetku sa účtuje prostredníctvom odpisov na účtoch oprávok v účtovej skupine 07 – Oprávky k dlhodobému nehmotnému majetku a 08 – Oprávky k dlhodobému hmotnému majetku. Pri mimoriadnom znížení ocenenia sa prehodnotí odpisový plán.

Prechodné zníženie ocenenia dlhodobého nehmotného majetku a dlhodobého hmotného majetku sa účtuje prostredníctvom tvorby opravných položiek na účtoch účtovej skupiny 09 – Opravné položky k dlhodobému majetku. Na účtovanie opravných položiek je vytvorená samostatná smernica.

Ocenenie jednotlivého dlhodobého hmotného majetku a dlhodobého nehmotného majetku sa zvýši o náklady na technické zhodnotenie, ak tieto náklady v úhrne za účtovné obdobie sú vyššie ako 1 700 € a technické zhodnotenie je v tomto účtovnom období uvedené do užívania. Po takomto zvýšení ocenenia majetku sa musí prehodnotiť účtovný odpisový plán. Náklady charakteru technického zhodnotenia sa v priebehu účtovného obdobia sledujú na analytických účtoch vytvorených k účtom 041 – Obstaranie dlhodobého nehmotného majetku alebo na účte 042 – Obstaranie dlhodobého hmotného majetku a pokiaľ dokončené technické zhodnotenie u jednotlivého majetku v úhrne za účtovné obdobie neprevýši sumu 1 700 €, technické zhodnotenie sa podľa charakteru preúčtuje

–   na analytický účet k účtu 518 – Ostatné služby, ak ide o dlhodobý nehmotný majetok,

–   na analytický účet k účtu 548 – Ostatné náklady na hospodársku činnosť, ak ide o dlhodobý hmotný majetok.

Zmena oceňovania počas účtovného obdobia

V priebehu účtovného obdobia nesmie dôjsť k zmene spôsobu oceňovania. K zmene môže dôjsť iba v súlade s § 7 ods. 3 zákona o účtovníctve, to znamená, že účtovná jednotka musí používať v jednom účtovnom období rovnaké účtovné metódy a účtovné zásady; ak účtovná jednotka zmení doterajšie účtovné zásady a účtovné metódy v priebehu účtovného obdobia, nové účtovné zásady a účtovné metódy musí používať od prvého dňa tohto účtovného obdobia. O zmene účtovných zásad a účtovných metód je účtovná jednotka povinná informovať v účtovnej závierke v poznámkach. Ak účtovná jednotka zistí, že účtovné zásady a účtovné metódy použité v účtovnom období sú nezlučiteľné s požiadavkou verného a pravdivého zobrazenia skutočností, je povinná zostaviť účtovnú závierku tak, aby poskytla verný a pravdivý obraz skutočnosti. O tom je účtovná jednotka povinná informovať v účtovnej závierke v poznámkach.

Ak by došlo k zmene oceňovania počas účtovného obdobia – ktoré sa potom musí vykonať spätne od začiatku účtovného obdobia, musí byť táto zmena riadne odôvodnená, pričom toto odôvodnenie musí byť schválené zodpovedným pracovníkom – ekonomický riaditeľ spoločnosti.

Obstarávanie, evidencia a vyraďovanie dlhodobého majetku

Dlhodobým nehmotným majetkom a dlhodobým hmotným majetkom sa na účely účtovania stáva majetok a technické zhodnotenie majetku uvedené do užívania. V účtovníctve sa majetok zaúčtuje na príslušný majetkový účet po uskutočnení preberacieho konania na základe Protokolu o zaradení dlhodobého nehmotného majetku a dlhodobého hmotného majetku do užívania podľa vzoru uvedeného v prílohe č. 1 tejto smernice. Pri protokole musia byť priložené všetky doklady spojené s obstaraním majetku.

Preberacie konanie zabezpečujú spoločne zodpovedný pracovník poverený správou majetku, poverený pracovník z ekonomického úseku.

Za uskutočnenie preberacieho konania a za odovzdanie úplnej účtovnej dokumentácie do učtárne zodpovedá Ing. Peter Novák – riaditeľ prevádzkového úseku.

Majetok až do okamihu uvedenia do užívania sa účtuje na účte 041 – Obstaranie dlhodobého nehmotného majetku a na účte 042 – Obstaranie dlhodobého hmotného majetku. Tieto účty sa nepoužívajú pri

–   zaúčtovaní inventarizačného prebytku,

–   bezodplatnom nadobudnutí,

–   prijatých vkladoch.

V týchto prípadoch sa účtujú priamo na príslušné majetkové účty, ktorých sa týkajú.

Po zaradení majetku do užívania sa zabezpečí dôkladná analytická evidencia dlhodobého majetku (nehmotného a hmotného), ktorá sa vedie samostatne podľa jednotlivých druhov majetku, podľa jednotlivých súborov hnuteľných vecí a podľa majetku, ktorého súčasťou ocenenia je aj príslušenstvo, v súlade s účtovným rozvrhom.

Analytická evidencia sa vedie

a)  podľa jednotlivých zložiek dlhodobého majetku pričom pri súbore hnuteľných vecí a majetku, ktorého súčasťou ocenenia je aj príslušenstvo, sa analytické účty vytvárajú pre jednotlivé súbory a pre majetok vrátane príslušenstva; ak sa k súboru hnuteľných vecí priradí ďalšia vec a k majetku sa priradí príslušenstvo alebo sa vyradí, upraví sa ocenenie na príslušnom analytickom účte majetku,

b)  podľa účelu ustanoveného osobitnými predpismi alebo vyplývajúceho z požiadaviek riadenia účtovnej jednotky,

c)  ak je účtovná jednotka nájomcom, osobitne majetok, ktorým je technické zhodnotenie na prenajatom dlhodobom hmotnom majetku, ktoré odpisuje nájomca a dlhodobý hmotný majetok pri prevode vlastníckeho práva z dôvodu zabezpečenia záväzku prevodom práva na veriteľa, ak sa pôvodný vlastník (dlžník) písomne dohodne s veriteľom na výpožičke tohto majetku počas trvania zabezpečenia záväzku,

d)  osobitne majetok daný do zálohy alebo ktorým sa iným spôsobom ručí za záväzky.

Analytická evidencia podľa jednotlivých zložiek dlhodobého nehmotného majetku a dlhodobého hmotného majetku slúži na jeho identifikáciu a obsahuje najmä názov alebo opis majetku, číselné označenie, dátum jeho obstarania a uvedenia do užívania, dátum zaúčtovania na účte účtovej skupiny 01, 02 a 03, ocenenie, údaje o zvolenom postupe účtovného odpisovania a daňového odpisovania, sadzby účtovných odpisov a daňových odpisov, sumy účtovných odpisov a daňových odpisov za zdaňovacie obdobie, účtovnú zostatkovú cenu a daňovú zostatkovú cenu, dátum a spôsob vyradenia.

V analytickej evidencii dlhodobého majetku sa uvádza vecné bremeno k dlhodobému majetku, poskytnutá dotácia, podpora alebo príspevok (ďalej len „dotácia“) na dlhodobý majetok, záložné právo k dlhodobému majetku a podobne. Pri súbore hnuteľných vecí a majetku, ktorého súčasťou je aj príslušenstvo, sa jednotlivé časti súboru a jednotlivé kusy majetku zaznamenávajú v analytickej evidencii vo fyzickom a hodnotovom vyjadrení. Ak sa k súboru hnuteľných vecí priradí ďalšia vec a k majetku sa priradí príslušenstvo alebo naopak vyradí, zaznamenáva sa v analytickej evidencii aj dátum priradenia alebo vyradenia tejto veci alebo príslušenstva.

Potrebnú analytickú evidenciu dlhodobého majetku zabezpečí zodpovedný pracovník poverený správou majetku a riaditeľ ekonomického úseku.

Evidencia obsahuje údaje podľa vzoru inventárnej kary dlhodobého nehmotného majetku a dlhodobého hmotného majetku, ktorá je uvedená v prílohe č. 2 k tejto smernici.

Vyraďovanie majetku z účtovníctva

Z účtovníctva sa dlhodobý nehmotný majetok a dlhodobý hmotný majetok vyradí po uskutočnení vyraďovacieho konania na základe Protokolu o vyradení dlhodobého majetku z užívania podľa vzoru uvedeného v prílohe č. 3 tejto smernice. K protokolu musia byť priložené všetky dokumenty vzťahujúce sa k vyraďovanému majetku.

•    Za vyradenie majetku zodpovedá pracovník poverený správou majetku a riaditeľ ekonomicko-prevádzkového úseku.

•    Za zaúčtovanie vyradeného majetku z účtovníctva zodpovedá účtovníčka.

 

III.

Odpisovanie majetku

Zákonná úprava odpisovania majetku

■   Zákon o účtovníctve

Základnou právnou normou upravujúcou odpisovanie dlhodobého majetku vrátane tvorby odpisového plánu je zákon o účtovníctve a to konkrétne v § 28. Podľa tohto ustanovenia účtovná jednotka odpisuje hmotný majetok a nehmotný majetok v súlade s účtovnými zásadami a účtovnými metódami. Ak ide o zmluvu o výpožičke počas doby zabezpečenia záväzku prevodom práva alebo ak sa vlastnícke právo k veciam nadobúda iným spôsobom ako prevzatím veci, ako aj v ďalších prípadoch ustanovených osobitnými predpismi, o majetku účtuje a odpisuje ho účtovná jednotka, ktorá ho používa.

Pozemky, predmety z drahých kovov a iný majetok vymedzený osobitnými predpismi sa neodpisujú.

Účtovná jednotka, teda aj spoločnosť Alfa, s.r.o., je povinná zostaviť odpisový plán, na základe ktorého vykonáva odpisovanie majetku. Dlhodobý majetok sa odpisuje len do výšky jeho ocenenia v účtovníctve.

Hmotný majetok a nehmotný majetok odpisuje účtovná jednotka počas predpokladanej doby používania zodpovedajúcej spotrebe budúcich ekonomických úžitkov z majetku. Nehmotný majetok, ktorým sú náklady na vývoj, musí účtovná jednotka odpísať najneskôr do piatich rokov od jeho obstarania. Ak neboli náklady na vývoj úplne odpísané, môže účtovná jednotka vyplácať dividendy, podiely a tantiémy iba vtedy, ak úhrnná výška výsledku hospodárenia a fondov tvorených zo zisku určeného na vyplácanie je vyššia ako celková výška neodpísaných nákladov na vývoj. Nehmotný majetok vytvorený vlastnou činnosťou sa neaktivuje okrem softvéru a nákladov na vývoj, ktoré sa aktivujú v súlade s postupmi účtovania.

■   Postupy účtovania

Požiadavky na odpisovanie dlhodobého majetku v postupoch účtovania sú upravené v § 20 postupoch účtovania.

Dlhodobý nehmotný majetok a dlhodobý hmotný majetok sa odpisuje na základe odpisového plánu nepriamo prostredníctvom účtovných odpisov. Zostatková hodnota sa zisťuje pomocou oprávok k dlhodobému nehmotnému majetku a dlhodobému hmotnému majetku.

Dlhodobý hmotný majetok sa odpisuje s ohľadom na opotrebovanie zodpovedajúce bežným podmienkam jeho používania.

Technické zhodnotenie dlhodobého nehmotného majetku sa odpíše takým spôsobom ako dlhodobý nehmotný majetok, ku ktorému sa vzťahuje.

Pri tvorbe odpisového plánu sa zohľadňuje doba použiteľnosti, počet výrobkov alebo podobných jednotiek, u ktorých sa predpokladá ich získanie prostredníctvom majetku, pričom sa predovšetkým zohľadňuje

a)  očakávané použitie majetku a intenzita jeho využitia,

b)  očakávané fyzické opotrebovanie majetku, ktoré závisí od bežných podmienok jeho využívania, ako je smennosť, plán opráv a údržby, starostlivosť o majetok v čase, keď sa nevyužíva,

c)  technické a morálne zastaranie,

d)  zákonné alebo iné obmedzenia na používanie majetku,

e)  rôzna doba použiteľnosti a rôzny priebeh opotrebenia jednotlivých oddeliteľných súčastí dlhodobého majetku podľa potrieb účtovnej jednotky.

Podľa meniacich sa podmienok sa prehodnotí odpisový plán a upraví sa zostatková doba odpisovania alebo sadzby odpisovania. Účtovný odpisový plán možno upraviť v nadväznosti na zmeny v dôsledku:

a)  technického zhodnotenia dlhodobého majetku,

b)  trvalého zníženia ocenenia dlhodobého majetku formou mimoriadneho odpisu,

c)  zmeny intenzity využívania dlhodobého majetku.

Ak sa odpisuje dlhodobý nehmotný majetok a dlhodobý hmotný majetok, ktorý je v podielovom spoluvlastníctve, účtovné odpisy sa vykonávajú zo spoluvlastníckeho podielu každého spoluvlastníka.

Účtovné odpisy sa účtujú v prospech účtu účtovej skupiny 07 – Oprávky k dlhodobému nehmotnému majetku a účtovej skupiny 08 – Oprávky k dlhodobému hmotnému majetku a na ťarchu účtu 551 – Odpisy dlhodobého nehmotného majetku a dlhodobého hmotného majetku. Spôsob zaokrúhlenia odpisov sa uvádza v odpisovom pláne.

Zvolenie odpisovej metódy

Spoločnosť Alfa, s.r.o., si pri vypracovaní účtovných odpisov zvolila časovú metódu – lineárna (rovnomerná) metóda odpisovania. Výpočet – vzorec:

ročný odpis = obstarávacia cena / doba odpisovania v rokoch

Doba odpisovania majetku v rokoch závisí od očakávaného použitia majetku a intenzity jeho využívania. Dobu odpisovania stanovuje ekonomický riaditeľ v spolupráci so zodpovedným zamestnancom za správu majetku. Títo zamestnanci sú zodpovední aj za aktualizáciu doby odpisovania majetku. Účtovný odpisový plán je prílohou č. 4 tejto smernice.

P R Í L O H Y

Príloha č. 1

 

Protokol o zaradení dlhodobého nehmotného a dlhodobého hmotného majetku – vzor

ZARAĎOVACÍ PROTOKOL

 

Názov zaraďovaného dlhodobého majetku:

Číslo účtovného dokladu:

Inventárne číslo:

Technický popis a v krátkosti spôsob využitia:

 

Príslušenstvo a dokumentácia DM:

 

Umiestnenie :                                                                                      

 

Zmluva alebo objednávka č.: zo dňa:

Dodávateľ:                                                

Spôsob nadobudnutia:

Technický stav pri prevzatí:                                                                

Hmotnosť v kg:

Rozmery v cm:

Hĺbka:                                            Šírka:

                                                       Výška:

Rok výroby:                                   Dátum zaradenia do užívania:      

OC, resp. ROC alebo iná cena celkom:

z toho:

cena obstarania:

náklady na montáž, dopravu, clo, inštaláciu a iné:

náklady na rekonštrukciu a modernizáciu:

 

Údaje o vykonaných skúškach a zapojení:

Vyjadrenie účastníkov konania:

Dátum preberacieho konania:                                                              

 

Účastníci preberacieho konania:

Meno, priezvisko a podpis: ...............................................

Meno, priezvisko a podpis: ...............................................

Meno, priezvisko a podpis: ...............................................

 

 

Prílohy k protokolu:

Prílohami by mali byť: rekapitulácia a prehľad vynaložených nákladov, tzn. prehľad všetkých nákladov, ktoré vstupujú do OC majetku, fotokópia platného stavebného povolenia a kolaudačného rozhodnutia, fotokópia oznámenia stavebného úradu alebo iného rozhodnutia stavebného úradu, ak ide o zaradenie nehnuteľnosti alebo jej časti do užívania alebo technické zhodnotenie nehnuteľnosti alebo jej časti.

 

Ak sa DNM a DHM nenadobudol vlastnou činnosťou, sú súčasťou zaraďovacieho protokolu aj doklady, z ktorých priamo vyplynie spôsob nadobudnutia: kúpna zmluva, darovacia zmluva, ak sa majetok nadobudol darovaním, právoplatné rozhodnutie súdu, ak spoločnosť nadobudla majetok na základe takéhoto rozhodnutia, iné listiny, najmä zápis o odovzdaní a prevzatí diela alebo jeho častí, ak spoločnosť do nadobudnutia vlastníckeho práva majetok užíva.

Príloha č. 2

INVENTÁRNA KARTA DLHODOBÉHO HMOTNÉHO MAJETKU				číslo
Názov a popis DHM:				Inventárne číslo
Vstupná cena		Poznámky:	Odpisová skupina
Dátum a spôsob obstarania			Doba odpisovania
Dátum zaradenia do používania			Metóda odpisovania
Doklad o zaradení			Dátum vystavenia IK a podpis
Dátum a spôsob vyradenia

 

 

ODPISOVANIE DLHODOBÉHO HMOTNÉHO MAJETKU
Rok	Účtovný odpis		Daňový odpis		Rozdiel v €	Zostatková cena účtovná	Zostatková cena daňová	Zaúčtované dňa
	% koeficient	€	% koeficient	€

 

Príloha č. 3

 

Návrh na vyradenie dlhodobého nehmotného majetku a dlhodobého
hmotného majetku z používania a evidencie

VYRAĎOVACÍ PROTOKOL

 

Navrhovateľ: (inventarizačná komisia alebo uviesť meno, priezvisko a funkcia)

 

Názov predmetu:

Inventárne číslo:

Výrobné číslo:

Miesto používania:

 

Dátum zaradenia do používania:                                                       

 

Návrh spôsobu vyradenia predmetu z užívania (presun na iné využitie, predaj, darovanie – uviesť komu, fyzická likvidácia, rozobratie na náhradné diely a súčiastky pre potrebu spoločnosti a podobne):

 

Z návrhu vyplýva, že navrhovaný predmet patrí do skupiny

a)  prebytočný materiál:

 

b)  neupotrebiteľný materiál:

 

Uviesť kvalifikované zdôvodnenie návrhu na vyradenie predmetu z užívania:

 

Schválenie vyradenia predmetu:

 

Zvolený spôsob vyradenia predmetu z užívania:

 

Dátum: ............................................

 

Meno a priezvisko, funkcia, podpis: .....................................

 

Prílohy určené komisiou:

Prílohami by mali byť: inventárna karta DNM a DHM, poznatky členov inventarizačnej komisie a ďalšie prílohy podľa toho, aký DNM a DHM sa vyraďuje:

–   rozhodnutie o odstránení stavby, ak sa vyraďuje budova, stavba alebo drobná stavba podľa § 88 stavebného zákona (odstraňovanie stavieb),

–   rozhodnutie príslušného policajného orgánu o odňatí evidenčného čísla motorového vozidla, ak je predmetom vyradenia v dôsledku likvidácie motorové vozidlo,

–   rozhodnutie alebo oznámenie príslušného policajného orgánu o výsledku vyšetrovania v prípade, ak bol majetok odcudzený,

–   potvrdenie dodávateľa alebo servisnej organizácie, že majetok sa nedá opraviť,

–   potvrdenie od organizácie o prevzatí majetku na šrotovanie, ak sa majetok fyzicky likvidoval a podobne.

Príloha č. 4

Účtovný odpisový plán

 

Dlhodobý hmotný majetok a doba jeho odpisovania

Názov DHM	Doba odpisovania
021 – Stavby 021 – 100 – Administratívna budova 021 – 101 – Sklad zásob 021 – 102 – Garáže	30 rokov 20 rokov 20 rokov
022 – Samostatné hnuteľné veci a súbory hnuteľných vecí 022 – 100 – Počítače 022 – 101 – Počítač s príslušenstvom u riaditeľa účtovnej jednotky 022 – 102 – Počítač s príslušenstvom – sekretariát riaditeľa 022 – 103 – Počítač s príslušenstvom – hlavný účtovník 022 – 104 – Počítač s príslušenstvom v sklade	7 rokov
022 – 200-Osobné automobily 022 – 201 – Osobné auto Škoda Octávia 022 – 202 – Osobné auto Škoda Fabia 022 – 203 – Osobné auto Peugeot 307	4 roky
022 – 300 – Nákladné automobily 022 – 301 – Nákladný automobil Renault 022 – 302 – Nákladný automobil Nissan 022 – 303 – Nákladný automobil Mercedes	4 roky
022 – 400 – Dlhodobý hmotný majetok (do 1 700 €) 022 – 401 – Chladnička na sekretariáte 022 – 402 – Chladnička – administratívna budova 022 – 403 – Chladnička – sklad	5 rokov
029 – Ostatný dlhodobý hmotný majetok	5 rokov

 

Dlhodobý hmotný majetok – stroj a jeho odpisovanie

■   Rovnomerné odpisovanie hmotného majetku – stroj

Spoločnosť Alfa, s.r.o., zakúpila na manipuláciu v sklade zásob stroj. Stroj uviedla do užívania v mesiaci júl 2015. Obstarávacia cena stroja bola 60 000 €, doba odpisovania bola stanovená na 4 roky, t.j. 48 mesiacov. Na odpisovanie stroja spoločnosť použila rovnomernú metódu odpisovania. V súlade s § 20 ods. 8 opatrenia, účtovné odpisy sa zaokrúhľujú na celé eurá nahor.

Mesačný odpis: 60 000 € : 48 = 1 250 €

Účtovný odpis sa 6 mesiacov: 1 250 € x 6 = 7 500 €

Účtovný odpis za 6 mesiacov po zohľadnení prípadného rozdielu zo zaokrúhľovania v poslednom mesiaci odpisovania majetku: 7 500 €

Účtovné odpisy

Rok	počet mesiacov	daňový odpis	daňová ZC
2015	6	7 500 €	52 500 €
2016	12	15 000 €	37 500 €
2017	12	15 000 €	22 500 €
2018	12	15 000 €	7 500 €
2019	6	7 500 €	0
spolu	48	60 000 €	x

 

Rok	Účtovný odpis		Daňový odpis		Zostatková cena účtovná	Zostatková cena daňová	Zaúčtované dňa
	mesiac	eur	%	eur
2015	6/48	7 500	25	7 500	52 500	52 500	31.12.2015
2016	12/48	15 000	25	15 000	37 500	37 500	31.12.2016
2017	12/48	15 000	25	15 000	22 500	22 500	31.12.2017
2018	12/48	15 000	25	15 000	7 500	7 500	31.12.2018
2019	6/48	7 500	25	7 500	0	0	31.12.2019

 

Dlhodobý nehmotný majetok – softvér a jeho odpisovanie

■   Odpisy stanovené podľa predpokladanej doby používania

Názov DHM	Doba odpisovania
013 – 100 – Softvér pre vedenie podvojného  účtovníctva Omega 013 – 200 – Softvér Omega (odpisy) 013 – 300 – Softvér od 1 000 € do 2 400 €	3 roky 8 rokov 5 rokov

 

Prvý softvér

Samostatný softvér na vedenie účtovníctva obstaraný v mesiaci máj 2015 – obstarávacia cena je 3 600 €.

Podľa odpisového plánu sa softvér na vedenie podvojného účtovníctva bude odpisovať

3 roky = 36 mesiacov. Výpočet mesačného odpisu: obstarávacia cena vo výške:

3 600 € : 36 mesiacov = 100 € mesačne.

Spoločnosť začne softvér odpisovať v mesiaci, v ktorom bol zaradený do používania, teda v mesiaci máj. Potom v prvom roku zaúčtuje odpisy za 8 mesiacov, v druhom a v treťom roku po 12 mesiacov a vo štvrtom roku doúčtuje odpisy za 4 mesiace.

Rok/počet mesiacov	Suma odpisov	Zostatková cena
1 / 8	800 €	2 800 €
2 / 12	1 200 €	1 600 €
3 / 12	1 200 €	400 €
4 / 4	400 €	0
Spolu	3 600 €	x

 

Druhý softvér

Samostatný softvér na odpisy dlhodobého majetku obstaraný v mesiaci jún 2015 – obstarávacia cena je 2 688 €.

Podľa odpisového plánu sa softvér na odpisovanie majetku bude odpisovať

8 rokov = 96 mesiacov. Výpočet mesačného odpisu: obstarávacia cena vo výške:

2 688 € : 96 mesiacov = 28 € mesačne.

Spoločnosť začne softvér odpisovať v mesiaci, v ktorom bol zaradený do používania, teda v mesiaci jún 2015. Potom v prvom roku zaúčtuje odpisy za 7 mesiacov, v druhom až ôsmom roku za 12 mesiacov a v deviatom roku doúčtuje odpisy za 5 mesiacov.

Rok/počet mesiacov	Suma odpisov	Zostatková cena
1 / 7	196 €	2 492 €
2 / 12	336 €	2 156 €
3 / 12	336 €	1 820 €
4 / 12	336 €	1 484 €
5 / 12	336 €	1 148 €
6 / 12	336 €	812 €
7 / 12	336 €	476 €
8 / 12	336 €	140 €
9 / 5	140 €	0
Spolu	2 688 €	x

 

Tretí softvér

Samostatný softvér na odpisovanie softvéru nespĺňajúceho limit ocenenia, ktorý spoločnosť považuje za dlhodobý nehmotný majetok obstaraný v mesiaci december 2015 – obstarávacia cena je 1 890 €.

Podľa odpisového plánu sa softvér nespĺňajúci limit ocenenia bude odpisovať

5 rokov = 60 mesiacov. Výpočet mesačného odpisu: obstarávacia cena vo výške:

1 890 € : 60 mesiacov = 32 € mesačne po zaokrúhlení nahor.

Spoločnosť začne softvér odpisovať v mesiaci december 2015. Potom v prvom roku zaúčtuje odpisy za 1 mesiac, v druhom až piatom roku po 12 mesiacov a v šiestom roku doúčtuje odpisy za 11 mesiacov. Z titulu zaokrúhlenia sa v poslednom roku odpíše iba suma 322 € (a nie 352 €).

Rok/počet mesiacov	Suma odpisov	Zostatková cena
1 / 1	32 €	1 858 €
2 / 12	384 €	1 474 €
3 / 12	384 €	1 090 €
4 / 12	384 €	706 €
5 / 12	384 €	322 €
6 / 11	322 €	0
Spolu	1 890 €	x

 

V Bratislave 16. 12. 2014

 

                                                                       Ing. Martin Rovný

                                                                      riaditeľ spoločnosti

                                                           ___________________________

                                                           Meno, funkcia (pečiatka, podpis)

Interná smernica pre účtovanie zásob

 

Alfa, s.r.o.,

Mierová ulica 17

801 01 Bratislava

IČO: 12345678

DIČ: 1234567891

Číslo smernice:	x/2015
Názov smernice:	Účtovanie zásob
Účinnosť smernice:	1. 1. 2015 – 31. 12. 2015
Obsah smernice:	I.  Úvodné ustanovenia     – účel vydania smernice     – definície základných pojmov
	II. Všeobecné a osobité ustanovenia     – oceňovanie zásob     – účtovanie zásob     – priama spotreba zásob     – dlhodobý majetok nespĺňajúci limit ocenenia účtovaný        ako zásoba     – inventarizácia zásob a účtovanie inventarizačných        rozdielov     – opravné položky k zásobám
.	III. Účtovanie a oceňovanie tovaru na sklade     – účtovanie tovaru     – oceňovanie tovaru na sklade     – výpočet oceňovacieho rozdielu k tovaru     – účtovanie tovaru v analytickej evidencii     – deň uskutočnenia účtovného prípadu     – doklady vzťahujúce sa na tovar     – dodanie tovaru bez faktúry s dodacím listom len        v merných jednotkách     – stanovenie dňa účtovného prípadu pri splnení dodávky        vyjadrenej v cudzej mene IV. Evidencia zásob – skladové hospodárstvo

 

POUŽITÁ LEGISLATÍVA:

•    Zákon č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v znení neskorších predpisov,

•    Opatrenie MF SR č. 23054/2002-92, ktorým sa ustanovujú podrobnosti o postupoch účtovania a rámcovej účtovej osnove pre podnikateľov účtujúcich v sústave podvojného účtovníctva v znení neskorších predpisov.

Dátum spracovania smernice: 15. 12. 2014

Vypracoval: Ing. Jozef Nový, riaditeľ obchodného úseku

Dátum schválenia: 20. 12. 2014

Schválil: Ing. Martin Rovný, riaditeľ spoločnosti

 

Záverečné ustanovenia:

Interná účtovná smernica je záväzná pre všetkých zamestnancov spoločnosti Alfa, s.r.o. Smernica nadobúda účinnosť od 1. 1. 2015.

Nedodržanie pokynov uvedených v smernici sa môže klasifikovať ako porušenie pracovnej disciplíny.

OBSAH SMERNICE

 

I.

Úvodné ustanovenia

1.  Účel a dôvod vydania internej smernice

Dôvodom vydania smernice je určiť jednotný postup pri účtovaní zásob v spoločnosti Alfa, s.r.o., Bratislava.

2.  Definícia základných pojmov

Podľa § 17 postupov účtovania, zásoby sú súčasťou krátkodobého majetku účtovnej jednotky. Zásobami sú

a)  materiál,

b)  nedokončená výroba, polotovary vlastnej výroby, výrobky a zvieratá,

c)  tovar.

Ako materiál sa účtujú najmä suroviny, pomocné látky a prevádzkové látky, náhradné dielce, obaly, hmotný majetok podľa § 13 ods. 7 postupov účtovania, pričom

a)  ako suroviny sa účtujú hmoty, ktoré pri výrobnom procese prechádzajú úplne alebo sčasti do výrobku a tvoria jeho podstatu,

b)  ako pomocné látky sa účtujú hmoty, ktoré prechádzajú priamo do výrobku, netvoria však jeho podstatu, napríklad lak na výrobky,

c)  ako prevádzkové látky sa účtujú hmoty, ktoré sú potrebné na prevádzku účtovnej jednotky ako celku, napríklad mazadlá, palivo, čistiace prostriedky,

d)  ako náhradné dielce sa účtujú predmety určené na uvedenie hmotného majetku do pôvodného stavu alebo prevádzkyschopného stavu,

e)  ako o obaloch sa účtuje, ak slúžia na ochranu a dopravu nakúpeného materiálu, tovaru a vlastných výrobkov; a ak nevratné obaly sa dodávajú zákazníkovi alebo odovzdávajú vo vnútri účtovnej jednotky spolu s dodaným obsahom.

O tovare sa účtuje, ak sa nakupuje za účelom predaja, pričom nakúpený tovar sa zachováva v nezmenenej podobe, nepoužíva sa, neprenajíma a nevykonáva sa na ňom technické zhodnotenie. Tovarom sú aj výrobky vlastnej výroby, ktoré sa aktivovali (účtová skupina 62 – Aktivácia) a odovzdali do vlastných predajní účtovnej jednotky.

 

II.

Všeobecné a osobitné ustanovenia

1.  Oceňovanie zásob

■   Oceňovanie zásob podľa zákona o účtovníctve

Podľa § 25 zákona č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v znení neskorších predpisov, nakupované zásoby (materiál, tovar) sa oceňujú obstarávacou cenou, čo je cena, za ktorú sa zásoby (materiál, tovar) obstarali a náklady súvisiace s ich obstaraním.

Ako náklady spojené s obstaraním zásob (materiál, tovar) sa budú účtovať najmä dopravné a sprostredkovanie, prípadne iné náklady, ktoré môžu s obstaraním tovaru vzniknúť.

Súčasťou ocenenia zásob sú zľavy z ceny. Zľava z ceny poskytnutá k už predaným alebo spotrebovaným zásobám sa účtuje ako zníženie nákladov na predané alebo spotrebované zásoby. Za zľavu z ceny sa nepovažuje nepeňažné dodanie iného druhu ako je prijatý tovar, výrobok alebo služba, ktorý sa účtuje podľa § 33 ods. 4 alebo podľa § 78 ods. 4 postupov účtovania.

■   Oceňovanie zásob podľa postupov účtovania (§ 22 postupov účtovania)

Úbytok zásob rovnakého druhu sa môže účtovať v ocenení cenou zistenou váženým aritmetickým priemerom z obstarávacích cien alebo vlastných nákladov, alebo spôsobom, keď prvá cena na ocenenie prírastku zásob sa použije ako prvá cena na ocenenie úbytku zásob. Vážený aritmetický priemer sa počíta najmenej raz za mesiac.

Obstarávaciu cenu zásob je možné na analytických účtoch rozdeliť na cenu, za ktorú sa majetok obstaral a náklady súvisiace s obstaraním alebo na vopred stanovenú cenu, za ktorú sa majetok obstará a odchýlku od skutočnej ceny, za ktorú sa majetok obstará a náklady súvisiace s obstaraním. Pri vyskladnení zásob sa tieto náklady alebo odchýlky rozpúšťajú spôsobom uvedeným vo vnútornom predpise účtovnej jednotky.

Z vnútropodnikových služieb súvisiacich s obstaraním zásob nákupom a so spracovaním zásob, sa do obstarávacej ceny aktivuje len prepravné a vlastné náklady na spracovanie materiálu podľa § 43 ods. 2 a 4 postupov účtovania.

■   Oceňovanie zásob ku dňu inventarizácie a pri uzavieraní účtovných kníh
(§ 23 postupov účtovania)

Ak sa pri inventarizácii zistí, že úžitková hodnota zásob nezodpovedá ich oceneniu v účtovníctve, prírastky hodnoty sa neúčtujú a úbytky hodnoty sú predmetom analýzy a ak nie je zníženie hodnoty definitívne, vytvára sa opravná položka.

Ak obstarávacia cena alebo vlastné náklady zásob sú vyššie ako budú ekonomické úžitky z ich predaja alebo použitia pre vlastné potreby účtovnej jednotky, napríklad v dôsledku nepotrebnosti, nadbytočnosti, poklesu ich predajnej ceny alebo v dôsledku toho, že sa zvýšili náklady potrebné na ich dokončenie, vytvára sa opravná položka k týmto zásobám vo výške rozdielu medzi ich ocenením v účtovníctve a ich čistou realizačnou hodnotou. Čistou realizačnou hodnotou sa rozumie predpokladaná predajná cena znížená o predpokladané náklady na ich dokončenie a o predpokladané náklady súvisiace s ich predajom. Ocenenie zásob po zohľadnení zníženia ich hodnoty nie je vyššie ako predpokladaná suma, ktorá by sa dosiahla ich predajom alebo ich použitím pre vlastné potreby účtovnej jednotky. K surovinám a k pomocným látkam sa opravná položka vytvára, ak je pravdepodobné, že hotové výrobky, na výrobu ktorých budú tieto suroviny a pomocné látky použité, sa predajú so stratou.

Nevyfakturované dodávky sa ocenia napríklad podľa uzatvorenej zmluvy, dodacieho listu alebo odhadom.

2.  Účtovanie zásob – všeobecné ustanovenia
(§ 43 postupov účtovania)

Účtovanie obstarania a úbytku zásob – tovaru spoločnosťou podľa spôsobu A.

 

Spôsobom A sa účtujú zásoby takto:

a)  v priebehu účtovného obdobia sa zložky obstarávacej ceny nakupovaných zásob účtujú na ťarchu účtu 111 – Obstaranie materiálu alebo na ťarchu účtu 131 – Obstaranie tovaru so súvzťažným zápisom na príslušných účtoch zúčtovacích vzťahov alebo na finančných účtoch; vnútroorganizačné služby, ktoré súvisia s prepravou dodávok zásob a vlastné náklady na spracovanie materiálu sa aktivujú; aktivácia materiálu, služieb a tovaru sa účtuje na ťarchu príslušných účtov zásob so súvzťažným zápisom v prospech účtov účtovej skupiny 62 – Aktivácia,

b)  prevzatie materiálu a tovaru na sklad sa účtuje v účtovníctve účtovnej jednotky v obstarávacích cenách pri nákupoch a vo vlastných nákladoch pri zásobách vlastnej výroby účtovným zápisom na ťarchu účtu 112 – Materiál na sklade alebo 132 – Tovar na sklade a v predajniach a v prospech účtu 111 – Obstaranie materiálu alebo 131 – Obstaranie tovaru,

c)  spotreba materiálu a predaj tovaru sa účtuje na ťarchu príslušných účtov účtovej skupiny 50 – Spotrebované nákupy a pri predaji materiálu na ťarchu účtu 542 – Predaný materiál so súvzťažným zápisom na príslušnom účte zásob,

d)  inventarizačné rozdiely materiálu a tovaru podľa § 11 postupov účtovania sa účtujú na ťarchu účtu 549 – Manká a škody, ak ide o manká a v prospech účtu 648 – Ostatné výnosy z hospodárskej činnosti, ak ide o prebytky alebo v prospech účtov účtovej skupiny 50 – Spotrebované nákupy, ak je možné preukázať, že prišlo k prebytku nesprávnym účtovaním spotreby materiálu alebo predávaného tovaru; úbytky materiálu a tovaru do výšky noriem prirodzených úbytkov sa účtujú na ťarchu účtov účtovej skupiny 50 – Spotrebované nákupy.

3.  Priama spotreba materiálu

Spoločnosť určuje priamu spotrebu materiálu v týchto prípadoch:

–   v prípade čistiacich potrieb, kancelárskych potrieb,

–   materiálu potrebného na udržiavanie majetku ako napr. farby na maľovanie a materiálu potrebného na opravu strojov a osobných alebo nákladných vozidiel, napr. náhradné dielce,

–   nákup odbornej literatúry,

–   nákup ochranných pracovných pomôcok a

–   nákup PHM.

Obstaranie uvedeného materiálu spoločnosť bude účtovať priamo do spotreby na účet 501 – Spotreba materiálu bez zaúčtovania na sklad.

4.  Dlhodobý majetok nespĺňajúci limit ocenenia účtovaný ako zásoba

Spoločnosť Alfa, s.r.o., za dlhodobý hmotný majetok považuje aj majetok, ktorého ocenenie je od 500 € do 1 700 €. Majetok do 500 € sa bude účtovať ako zásoba, t.j. v konečnom dôsledku do spotreby.

5.  Inventarizácia zásob a účtovanie inventarizačných rozdielov

Inventarizáciu majetku (a teda aj zásob) a záväzkov upravuje zákon o účtovníctve v § 29 a 
§ 30. Inventarizáciou overuje účtovná jednotka, či stav majetku a záväzkov v účtovníctve zodpovedá skutočnosti. Porovnaním skutočného stavu zásob s účtovným stavom môžu vzniknúť inventarizačné rozdiely manko a prebytok, ktoré sú definované v § 30 ods. 5 zákona o účtovníctve nasledovne:

a)  manko, ak zistený skutočný stav je nižší ako stav v účtovníctve a ak ho nemožno preukázať účtovným záznamom; pri peňažných prostriedkoch a ceninách sa označuje ako schodok,

b)  prebytok, ak zistený skutočný stav je vyšší ako stav v účtovníctve a ak ho nemožno preukázať účtovným záznamom alebo

c)  škoda je neodstrániteľné poškodenie, zničenie, odcudzenie alebo strata majetku; inventarizáciou zistené odcudzenie alebo zistená strata majetku je manko (§ 26 ods. 6 zákona o účtovníctve).

Manko na tovare sa bude účtovať do nákladov na účet 549 – Manká a škody so súvzťažným účtom 132 – Tovar na sklade a v predajniach.

Prebytok zistený v sklade tovaru sa zaúčtuje na ťarchu účtu 132 – Tovar na sklade a v predajniach so súvzťažným zápisom v prospech účtu 648 – Ostatné výnosy z hospodárskej činnosti.

6.  Opravné položky k zásobám

Opravná položka k zásobám – tovaru sa tvorí, ak je opodstatnené predpokladať, že budúce ekonomické úžitky z tohto majetku sú nižšie ako ich ocenenie v účtovníctve. Opravná položka sa vytvára podľa § 23 ods. 1 postupov účtovania.

Čistá realizačná hodnota zásob a opravné položky

Podľa § 23 postupov účtovania, ak sa pri inventarizácii zistí, že úžitková hodnota zásob nezodpovedá ich oceneniu v účtovníctve, prírastky hodnoty sa neúčtujú a úbytky hodnoty sú predmetom analýzy a ak nie je zníženie hodnoty definitívne, vytvára sa opravná položka. Ak obstarávacia cena alebo vlastné náklady zásob sú vyššie ako budú ekonomické úžitky z ich predaja alebo použitia pre vlastné potreby účtovnej jednotky, napríklad v dôsledku nepotrebnosti, nadbytočnosti, poklesu ich predajnej ceny alebo v dôsledku toho, že sa zvýšili náklady potrebné na ich dokončenie, vytvára sa opravná položka k týmto zásobám vo výške rozdielu medzi ich ocenením v účtovníctve a ich čistou realizačnou hodnotou.

Čistou realizačnou hodnotou sa rozumie predpokladaná predajná cena znížená o predpokladané náklady na ich dokončenie a o predpokladané náklady súvisiace s ich predajom. Ocenenie zásob po zohľadnení zníženia ich hodnoty nie je vyššie ako predpokladaná suma, ktorá by sa dosiahla ich predajom alebo ich použitím pre vlastné potreby účtovnej jednotky. K surovinám a k pomocným látkam sa opravná položka vytvára, ak je pravdepodobné, že hotové výrobky, na výrobu ktorých budú tieto suroviny a pomocné látky použité, sa predajú so stratou.

 Z uvedeného vyplýva, že pri inventarizácii zásob musí účtovná jednotka prehodnotiť, či úžitková hodnota zásob (reálna hodnota) zodpovedá ich oceneniu v účtovníctve. Ak zistí, že došlo k zníženiu ich ocenenia, pričom toto zníženie nie je definitívne, vytvára sa k zásobám opravná položka. Pri stanovení výšky opravnej položky k zásobám sa porovnáva ich hodnota, ktorou sú ocenené v účtovníctve (obstarávacia cena), s hodnotou, za ktorú by sa tieto zásoby dali predať, alebo použiť pre vlastné potreby po odpočítaní predpokladaných nákladov na ich dokončenie alebo nákladov na ich predaj. Ekonomickou podstatou je, aby ocenenie zásob v účtovníctve nebolo vyššie ako je ich predpokladaná predajná cena alebo použitie pre vlastné potreby účtovnej jednotky. Za čistú realizačnú cenu možno považovať cenu, za ktorú sa ešte zásoby môžu predať.

 

Tvorba OP k zásobám = obstarávacia cena – čistá realizačná hodnota

 

Čistá realizačná hodnota zásob = predpokladaná predajná cena – náklady na predaj

 

Tvorba opravnej položky k zásobám

Tvorba opravnej položky k zásobám, s výnimkou zásob vlastnej výroby sa účtuje na ťarchu účtu 505 – Tvorba a zúčtovanie opravných položiek k zásobám so súvzťažným zápisom v prospech vecne príslušného súvahového účtu opravných položiek k zásobám v účtovej skupine 19 – Opravné položky k zásobám.

Tvorba opravnej položky k zásobám vlastnej výroby sa účtuje na ťarchu vecne príslušného účtu účtovej skupiny 61 – Zmeny stavu vnútroorganizačných zásob so súvzťažným zápisom v prospech vecne príslušného súvahového účtu opravných položiek v účtovej skupine 19 – Opravné položky k zásobám.

Názov účtovného prípadu	Má dať	Dal
OP k zásobám	505 – Tvorba a zúčtovanie OP k zásobám 61 – Zmeny stavu VO zásob	19 – OP k zásobám

 

Zúčtovanie vytvorenej opravnej položky k zásobám

Zúčtovanie vytvorenej opravnej položky k zásobám môže dôjsť z dvoch dôvodov:

a)  zúčtovanie opravnej položky z dôvodu úplného alebo čiastočného zániku opodstatneného predpokladu trvania zníženia hodnoty zásob, ktoré sa zúčtuje na ťarchu vecne príslušného súvahového účtu opravnej položky k zásobám so súvzťažným zápisom v prospech účtu 505 – Tvorba a zúčtovanie opravných položiek k zásobám,

Názov účtovného prípadu	Má dať	Dal
Zúčtovanie OP k zásobám	19 – OP k zásobám	505 – Tvorba a zúčtovanie OP k zásobám 61 – Zmeny stavu VO zásob

 

b)  zúčtovanie opravnej položky z dôvodu vyradenia zásob z účtovníctva, ktoré sa zúčtuje na ťarchu vecne príslušného súvahového účtu opravných položiek k zásobám so súvzťažným zápisom v prospech príslušného účtu zásob.

Názov účtovného prípadu	Má dať	Dal
Zúčtovanie OP k zásobám	19 – OP k zásobám	1 – Zásoby

 

III.

Účtovanie a oceňovanie tovaru na sklade

1.  Účtovanie tovaru

Tovar a jeho obstaranie vrátane nákladov spojených s jeho obstaraním sa bude účtovať prostredníctvom kalkulačného účtu 131 – Obstaranie tovaru. Pri uzatvorení účtovných kníh nevykazuje tento účet zostatok.

Prevzatie tovaru na sklad sa bude účtovať na účte 132 – Tovar na sklade a v predajniach v obstarávacích cenách.

2.  Oceňovanie tovaru na sklade

Spoločnosť Alfa, s.r.o., bude oceňovať tovar na sklade podľa vopred stanovenej (pevnej) cene obstarania, t.j. v cene vopred stanovenej vo vnútropodnikovom cenníku a odchýlky od skutočnej ceny, za ktorú sa tovar obstaral a náklady súvisiace s obstaraním tovaru, pričom je nutné členenie účtu 132 na 3 analytické účty.

Pri vyskladnení tovaru sa tieto náklady alebo odchýlky budú rozpúšťať spôsobom uvedeným vo vnútornom predpise účtovnej jednotky.

a)  132/AÚ (132.1) – vopred stanovená cena obstarania (vnútropodniková skladová cena)

–   úbytky tovaru sú vo vopred stanovených cenách obstarania (skladových cenách);

b)  132/AÚ (132.2) – oceňovacia odchýlka, t. j. rozdiel medzi skutočnou (fakturovanou) a vopred stanovenou cenou obstarania (skladovou cenou):

1.  ak je skutočná cena obstarania vyššia, rozdiel sa zaúčtuje na ťarchu tohto AÚ (132.2),

2.  ak je skutočná cena obstarania nižšia, rozdiel sa zaúčtuje v prospech tohto AÚ (132.2);

–   pri úbytkoch tovaru v skladovej cene na AÚ (132.1) je potrebné zaúčtovať alikvotný podiel oceňovacieho rozdielu na AÚ (132.2) do nákladov ako zvýšenie alebo zníženie nákladov podľa povahy oceňovacieho rozdielu a účelu použitia tovaru na účet 504 (predaj tovaru), účet 513 (použitie tovaru na reprezentačné účely), účet 543 (darovanie tovaru).

c)  132/AÚ (132.3) – skutočné náklady súvisiace s obstaraním

–   pri úbytkoch tovaru v skladovej cene na AÚ (132.1) je potrebné zaúčtovať do nákladov alikvotný podiel vedľajších obstarávacích nákladov na AÚ (132.3) rovnakým spôsobom ako pri oceňovacej odchýlke.

3.  Výpočet spotreby oceňovacieho rozdielu k tovaru

 

Oceňovací rozdiel k cene obstarania tovaru sa vykoná podľa nasledovného vzorca:

OR =

OR na začiatku obdobia + OR (obrat) prírastok za príslušné obdobie (napr. za mesiac) ------------------------------------------------------------------------------------ tovar na začiatku obdobia + prírastok tovaru

x 100

 

 

	spotreba tovaru x percento OR
Oceňovací rozdiel =	----------------------------------------------------------------
	pripadajúci na predaný 100 tovar

 

4.  Účtovanie tovaru v analytickej evidencii

Analytická evidencia tovaru sa vedie podľa druhov alebo skupín tovaru na skladových kartách alebo súborov dát z počítača podľa hmotne zodpovedných osôb a miest uloženia tovaru. Analytická evidencia slúži na identifikáciu tovaru a obsahuje najmä označenie, dátum obstarania, dátum vyskladnenia, ocenenie a údaje o množstve tovaru.

5.  Deň uskutočnenia účtovného prípadu – deň splnenia dodávky

Podľa § 2 postupov účtovania, dňom uskutočnenia účtovného prípadu je deň splnenia dodávky, platby záväzku, inkasa pohľadávky, započítania pohľadávky, postúpenia pohľadávky, prevzatia dlhu, poskytnutia a prijatia preddavku, úhrady úveru alebo pôžičky poskytnutím nového úveru alebo pôžičky, zistenia manka na majetku a záväzkoch, schodku, prebytku majetku, škody na majetku, vkladu do obchodnej spoločnosti a družstva, pohybu majetku vo vnútri účtovnej jednotky a deň zistenia ďalších skutočností vyplývajúcich z osobitných predpisov alebo z vnútorných podmienok účtovnej jednotky, ktoré sú predmetom účtovníctva a ktoré v účtovnej jednotke nastali a účtovná jednotka má k dispozícii potrebné doklady, ktoré dokumentujú tieto skutočnosti.

■   Všeobecné podmienky dodania tovaru

Ak predávajúci nie je povinný podľa zmluvy dodať tovar v určitom mieste, uskutočňuje sa dodanie tovaru jeho odovzdaním prvému dopravcovi na prepravu pre kupujúceho, ak zmluva určuje odoslanie tovaru predávajúcim. Predávajúci umožní kupujúcemu uplatniť práva z prepravnej zmluvy voči dopravcovi, pokiaľ tieto práva nemá kupujúci na základe prepravnej zmluvy.

Ak zmluva nemá ustanovenie o odoslaní tovaru predávajúcim a tovar je v zmluve jednotlivo určený alebo určený podľa druhu, ale má byť dodaný z určitých zásob alebo sa má vyrobiť a strany v čase uzavretia zmluvy vedeli, kde sa nachádza alebo kde sa má vyrobiť, uskutočňuje sa dodanie, keď sa kupujúcemu umožní nakladať s tovarom v tomto mieste.
V prípadoch, na ktoré sa nevzťahuje vyššie uvedené, splní predávajúci povinnosť dodať tovar tým, že umožní kupujúcemu nakladať s tovarom v mieste, kde má predávajúci svoje sídlo alebo miesto podnikania, prípadne bydlisko alebo organizačnú zložku, ak predávajúci jej miesto včas kupujúcemu oznámi.

Ak sa dodanie tovaru uskutočňuje jeho odoslaním a tovar odovzdávaný dopravcovi nie je zjavne a dostatočne označený ako zásielka pre kupujúceho, nastanú účinky dodania, len keď predávajúci bez zbytočného odkladu oznámi kupujúcemu odoslanie tovaru a odoslaný tovar
v oznámení bližšie určí. Ak tak predávajúci neurobí, uskutočňuje sa dodanie až odovzdaním tovaru dopravcom kupujúcemu.

Predávajúci je povinný dodať tovar:

a)  v deň, ktorý je v zmluve určený alebo určený spôsobom určeným v zmluve,

b)  kedykoľvek počas lehoty, ktorá je v zmluve určená alebo určená spôsobom určeným v zmluve, ibaže zo zmluvy alebo z účelu zmluvy, ktorý bol predávajúcemu známy pri uzavretí zmluvy, vyplýva, že dobu dodania v rámci tejto lehoty určuje kupujúci.
 Ak zo zmluvy nevyplýva niečo iné, začína lehota, v ktorej sa má tovar dodať, plynúť odo dňa uzavretia zmluvy. Ak však podľa zmluvy má kupujúci splniť určité povinnosti ešte pred dodaním tovaru (napr. predložiť nákresy potrebné na výrobu tovaru, zaplatiť kúpnu cenu alebo jej časť alebo zabezpečiť jej zaplatenie), začína táto lehota plynúť až odo dňa splnenia tejto povinnosti.

     Ak predávajúci dodá tovar pred určenou dobou, je kupujúci oprávnený tovar prevziať alebo ho odmietnuť.

     Ak nie je doba dodania tovaru dohodnutá, je predávajúci povinný bez vyzvania kupujúceho dodať tovar v primeranej lehote s prihliadnutím na povahu tovaru a na miesto dodania.

6.  Doklady vzťahujúce sa na tovar

Predávajúci je povinný odovzdať kupujúcemu doklady, ktoré sú potrebné na prevzatie a na užívanie tovaru, ako aj ďalšie doklady ustanovené v zmluve.

Odovzdanie dokladov sa uskutočňuje v čase a mieste určenom v zmluve, inak pri dodaní tovaru v mieste tohto dodania. Ak predávajúci odovzdal doklady pred určenou dobou, môže až do tejto doby odstrániť vady dokladov, ak tým nespôsobí kupujúcemu neprimerané ťažkosti alebo výdavky. Nárok na náhradu škody tým nie je dotknutý.

Doklady, ktoré sú potrebné na prevzatie prepravovaného tovaru alebo na voľné nakladanie s tovarom alebo pri dovoze na jeho preclenie, je predávajúci povinný odovzdať kupujúcemu v mieste platenia kúpnej ceny, ak k odovzdaniu má dôjsť pri tomto platení, inak v sídle alebo mieste podnikania, prípadne v bydlisku kupujúceho.

Doklady vzťahujúce sa k tovaru odovzdá predávajúci kupujúcemu včas tak, aby kupujúci mohol s tovarom voľne nakladať alebo prevziať prepravovaný tovar v čase jeho dôjdenia do miesta určenia a dovezený tovar bez zbytočného odkladu precliť.

Spoločnosť Alfa s.r.o., pre zaúčtovanie obstaraných zásob – tovaru, si za deň uskutočnenia účtovného prípadu stanovuje deň, kedy bol tovar do spoločnosti doručený.

Účtovným dokladom pre zaúčtovanie vzniku záväzku nemusí byť vždy faktúra, môže to byť dodací list, príjemka tovaru, preberací protokol, potvrdenie o prevzatí tovaru a podobne. To znamená, že účtovná jednotka bude o prijatom tovare účtovať v deň, kedy bola splnená dodávka.

7.  Dodanie tovaru bez faktúry s dodacím listom len v merných jednotkách

Ak by nastal prípad, že spoločnosť obdrží tovar skôr ako obdrží faktúru za tento tovar a spolu s tovarom je doručený len dodací list, na ktorom je však dodávaný tovar uvedený len v merných jednotkách alebo v jednotkách množstva bez ceny, účtovná jednotka prijatý tovar zaúčtuje len v analytickej evidencii (analytická evidencia je širší pojem, ktorý v sebe zahŕňa aj analytické účty), ktorá bude len v merných jednotkách alebo v jednotkách množstva a do účtovníctva ho zaúčtuje až vtedy, keď obdrží faktúru s cenami, ale zaúčtuje ho dňom, kedy bol tovar dodaný.

Ak by spoločnosť obdržala skôr faktúru ako jej bude dodaný tovar, a teda skôr, ako bude dodávka splnená, bude účtovať o tovare na ceste prostredníctvom účtu 139 – Tovar na ceste. Na ťarchu účtu 139 sa zaúčtujú prijaté faktúry za dodaný tovar, ktorý spoločnosť neprevzala so súvzťažným zápisom v prospech účtu dodávateľa alebo v prospech účtu 131 – Obstaranie tovaru, a to najmä pri uzavieraní účtovných kníh. V prospech účtu 139 sa zaúčtuje prevzatie tovaru na sklad alebo do predajne so súvzťažným zápisom na ťarchu účtu 132 – Tovar na sklade a v predajniach.

8.  Stanovenie dňa účtovného prípadu pri splnení dodávky vyjadrenej v cudzej mene

Pre oceňovanie záväzkov cudzou menou sa ocenenie neviaže na dátum vystavenia dokladu alebo jeho doručenia do účtovnej jednotky, ale sa viaže tiež na deň uskutočnenia účtovného prípadu, ktorým je deň splnenia dodávky – tovar dodaný do spoločnosti. Preto pri prepočte vzniku záväzkov vyjadrených v cudzej mene sa nepoužije kurz zo dňa vystavenia dokladu (faktúry), ale sa použije kurz zo dňa splnenia dodávky. Ak bude doklad vystavený a dodávka splnená v jeden deň, použije sa na ocenenie pohľadávky alebo záväzku rovnaký kurz. Kurzové rozdiely potom vznikajú pri úhrade záväzku.

 

IV.

Evidencia zásob

Evidencia zásob musí v prvom rade plniť základnú požiadavku účtovníctva účtovať o stave a pohybe zásob. Pri zásobách sa za pohyby považujú prírastky alebo úbytky jednotlivých druhov materiálu, nedokončenej výroby, výrobkov alebo tovaru. Rozdiel medzi prírastkami a úbytkami zvyšuje alebo znižuje účtovný alebo evidenčný stav. Inventarizácia k stanoveným termínom zisťuje stav skutočný, rozdiel medzi evidenčným a skutočným stavom je manko alebo prebytok.

O prírastkoch a úbytkoch sa v evidencii zásob účtuje v jednotkách množstva a po ich ocenení aj v peňažných jednotkách. Z toho možno odvodiť základné údaje zápisu v evidencii zásob:

–   charakter prípadu – prírastok alebo úbytok,

–   množstvo v merných jednotkách,

–   identifikácia mernej jednotky,

–   jednotková cena použitá pre ocenenie,

–   hodnota oceneného pohybu v peňažných jednotkách.

Ostatné údaje zápisu v evidencii zásob možno odvodiť z obsahu účtovného dokladu (§ 10 zákona o účtovníctve). Budú to najmä:

–   slovné označenie dokladu, ktorý účtovný prípad dokumentuje (príjemka, výdajka, dodací list, faktúra, doklad o spotrebe a pod.),

–   opis účtovného prípadu a označenie jeho účastníkov,

–   dátum, kedy sa účtovný prípad realizoval,

–   prípadne ďalšie údaje pre interné informačné potreby.

Pre vlastné vedenie evidencie zásob možno zakúpiť rôzne druhy tlačív potrebných pre vedenie skladovej evidencie: príjemky zásob, výdajky zásob, dodacie listy, skladové karty zásob alebo knihy zásob. Možno si z nich vybrať podľa individuálnych potrieb účtovnej jednotky.

Vedenie evidencie zásob bude odlišný u malých alebo drobných podnikateľov a u veľkých účtovných jednotiek, ktoré evidenciu zásob zabezpečujú prostredníctvom výpočtovej techniky. V súčasnosti existuje množstvo softvérov, prostredníctvom ktorých sa môže evidencia zásob vykonávať. Z počítača je tak možné vytlačiť príjemku tovaru, výdajku, dodací list, faktúru a podobne.

Účtovná jednotka môže použiť predtlačené formuláre alebo si potrebné doklady tvoriť v počítači, ale je potrebné mať na pamäti, že tieto doklady musia pre účtovné účely spĺňať náležitosti účtovného odkladu podľa § 10 zákona o účtovníctve.

Skladové hospodárstvo možno rozdeliť do nasledovných krokov:

■   Objednávanie zásob

Ak účtovná jednotka nenakupuje zásoby priamo vo veľkoobchodných skladoch alebo v predajniach a pod., môže zásoby (materiál, tovar) objednať. Objednávka môže byť uplatnená písomne, emailom, telefonicky, ústne a pod. Objednávka by mala obsahovať nasledovné údaje: druh, množstvo, cenu, spôsob dopravy, spôsob platby, bankové spojenie…

■   Preprava a príjem zásob

Preprava je spôsob dopravy objednaného materiálu do účtovnej jednotky, a to

a)  vlastnými prostriedkami (vlastná doprava)

b)  cudzími prostriedkami (prepravcami).

Príjem zásob na sklad

Na prepravu nadväzuje príjem zásob na sklad. Každý príjemca by mal vykonať dôkladnú kvantitatívnu, kvalitatívnu a sortimentnú kontrolu prijatých zásob. Kontrola sa zvyčajne uskutočňuje:

1.  priamo pri preberaní tovaru alebo

2.  na sklade príjemcu.

Zistené nedostatky pri preberaní zásob je potrebné zaznamenať formou zápisnice o chybách (napr. reklamačný list), ktorá je podkladom na prípadné reklamačné konanie.

 

•    Evidenčným dokladom príjmu zásob na sklad sú príjemky materiálu.

■   Oceňovanie zásob

Zásoby na sklade sa oceňujú cenami, za ktoré sa obstarali (obstarávacia cena, vlastné náklady, reprodukčná obstarávacia cena, reálna hodnota).

■   Skladovanie zásob v skladoch

Zásoby sa skladujú v skladoch. Všeobecnou funkciou skladov je zabezpečiť plynulosť výroby a predaja. Každý materiál potrebuje osobitné podmienky skladovania.

V účtovných jednotkách sa zvyčajne uplatňujú 3 skupiny skladov:

a)  zásobovacie sklady – sklady zásob materiálu,

b)  výrobné (medzioperačné) sklady – sklady nedokončených výrobkov,

c)  odbytové sklady – sklady hotových výrobkov.

Zásobovacie sklady zabezpečujú:

–   príjem materiálu (príjemka),

–   skladovanie materiálu,

–   ochrana materiálu,

–   manipulácia s materiálom,

–   výdaj materiálu do spotreby (výdajka).

■   Evidencia zásob

Evidenciu zásob možno označiť ako účtovnícke, štatistické a operatívne záznamy o stave a pohybe zásob v skladoch. Umožňuje sledovať stav a pohyb zásob a umožňuje ich kontrolu. Je predpokladom rozhodovania o výške zásob a rýchlosti ich obratu. Druhy evidencie:

1.  účtovná evidencia = evidencia na syntetických a analytických účtoch v účtovníctve

2.  operatívna evidencia = na príjemkách, výdajkách, prevodkách, skladových kartách, kniha zásob

3.  štatistická evidencia = na skupinových kartách zásob

Metódy evidencie zásob

V praxi sa požívajú dve metódy:

1.  metóda vizuálnej kontroly, napr. kniha záznamov, metóda lístkov na regáloch a pod.,

2.  metóda písomných záznamov:

–   metóda skladových (skladová karta – eviduje stav a pohyb materiálu v peňažných a merných jednotkách, je to účtovný doklad, je analytickou evidenciou k syntetickému účtu príslušných zásob),

–   metóda skladových blokov,

–   metóda skladových lístkov.

■   Výdaj materiálu

–   uskutočňuje sa na základe plánu výroby a ukončuje činnosti v zásobovacích skladoch.

Pre evidenciu zásob majú dôležitú úlohu aj písomnosti vyplývajúce z kúpno – predajných vzťahov medzi dodávateľom a odberateľom, ktoré možno zhrnúť do nasledovných krokov:

1.  dopyt – potreba objednať istý druh zásoby

2.  ponuka – snaha o predaj výrobkov, tovarov

3.  objednávka je písomnosť, ktorou sa odberateľ zaviaže, že odoberie od dodávateľa dohodnuté množstvo výrobkov alebo služieb, vyhotovuje sa min. 2-krát, jedenkrát pre odberateľa, jedenkrát pre dodávateľa,

•    formy objednávky:

1.  individuálny list

2.  formulár (tlačivo)

3.  objednávka vyhotovená na PC

•    obsah objednávky

1.  názov (objednávka)

2.  číslo objednávky, dátum

3.  adresy dodávateľa a odberateľa

4.  druh tovaru, jeho skladové číslo, merná jednotka

5.  množstvo, jednotková cena, cena celkom

4.  urgencia je obchodný list, ktorým odberateľ upozorňuje dodávateľa, že nedodržal termín dodávky, zasiela sa doporučene

5.  kúpna zmluva vyjadruje súhlasný prejav vôle medzi kupujúcim a predávajúcim na kúpu a predaj hnuteľnej veci za peniaze

•    fázy kúpy a predaja:

–   uzavretie zmluvy

–   plnenie zmluvy

•    podmienky vzniku:

–   súhlasný prejav vôle

–   obchodná spôsobilosť

–   dobrovoľnosť

–   prípustnosť

–   možnosť obchodu

•    náležitosti:

1.  povinné –

meno (obchodný názov firmy) kupujúceho

meno (obchodný názov firmy) predávajúceho

predmet kúpnej zmluvy

množstvo

cena

2.  obvyklé –

dodacie podmienky

platobné podmienky

3.  osobitné –

spôsob balenia a prepravy

spôsob záruky

6.  faktúra je formulár, ktorý slúži na zúčtovanie dodávateľa s odberateľom, často sa vyhotovuje na PC min. v 2 vyhotoveniach; považuje sa za účtovný doklad

•    náležitosti:

1.  názov, číslo

2.  adresy dodávateľa a odberateľa

3.  dátum dodávky, číslo objednávky a dodacieho listu

4.  dátum vystavenia faktúry, dátum splatnosti

5.  bankové spojenie

6.  názov tovaru, množstvo, cena

7.  suma bez DPH, DPH, celková fakturovaná suma

8.  podpis, pečiatka dodávateľa (nie je povinná náležitosť)

7.  príkaz na úhradu – je to doklad, ktorým platiteľ žiada banku, aby z jeho účtu uhradila faktúru, obsahuje:

1.  názov

2.  dátum splatnosti

3.  názov banky a pobočky

4.  čísla účtov, kódy banky

5.  peňažná suma

8.  dodací list je formulár sprevádzajúci tovar pri preprave, slúži na prebierku tovaru, vyhotovuje sa v 3 rovnopisoch – originál dostáva kupujúci, prvá kópia (návratka) sa vráti predávajúcemu po potvrdení vedúcim predajne, druhá kópia (výdajka) slúži na vydanie tovaru zo skladu

•    náležitosti:

1.  názov a číslo

2.  adresy dodávateľa a odberateľa

3.  číslo objednávky

4.  druh a množstvo tovaru

9.  reklamácia je obchodný list, ktorým odberateľ upozorňuje dodávateľa na zistené chyby v dodávke alebo na chyby vo výpočte faktúry, má vždy písomnú formu a odosiela sa doporučene

•    náležitosti:

1.  podnet na list (potvrdenie prijatia zásielky, presný opis chýb)

2.  vlastná žiadosť (návrh, požiadavky na predávajúceho)

3.  zdôvodnenie, očakávaná reakcia (očakávanie rýchlej nápravy)

4.  možné dôsledky

10. odpoveď na reklamáciu – môže byť:

•    kladná – uznanie reklamácie

•    záporná – odmietnutie reklamácie vrátane dôvodov odmietnutia

 

 

 

V Bratislave 16. 12. 2014

 

                                                                       Ing. Martin Rovný

                                                                      riaditeľ spoločnosti

 

                                                          ___________________________

                                                           Meno, funkcia (pečiatka, podpis)

 

Interná smernica pre vedenie pokladne

 

Alfa, s.r.o.,

Mierová ulica 17

801 01 Bratislava

IČO: 12345678

DIČ: 1234567891

Číslo smernice:	x/2015
Názov smernice:	Vedenie pokladnice
Účinnosť smernice:	1. 1. 2015 – 31. 12. 2015
Obsah smernice:	I.  Legislatívna úprava pokladničnej agendy
	II. Zákon o účtovníctve a pokladničná agenda
	III. Výkon funkcie pokladníka
	IV. Pokladničné hodiny a pokladničné limity
	V. Predmet pokladničných operácií
	VI. Pokladničné doklady a ich náležitosti
	VII. Schvaľovanie pokladničných operácií
	VIII. Neprípustnosť opráv
	IX. Bezpečnosť a úschova
	X. Archivovanie pokladničnej agendy
	XI. Inventarizácia pokladne
	XII. Inventarizačné rozdiely a ich vysporiadanie
	XIII. Kontrola pokladnice
	XIV. Záverečné ustanovenia

 

POUŽITÁ LEGISLATÍVA:

•    Zákon č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v znení neskorších predpisov,

•    Opatrenie MF SR č. 23054/2002-92, ktorým sa ustanovujú podrobnosti o postupoch účtovania a rámcovej účtovej osnove pre podnikateľov účtujúcich v sústave podvojného účtovníctva v znení neskorších predpisov.

 

Zoznam príloh:

Príloha č. 1: Dohoda o hmotnej zodpovednosti – vzor

Príloha č. 2: Zoznam podpisových vzorov pre pokladničné operácie

Príloha č. 3: Žiadosť o poskytnutie preddavku na drobný nákup v hotovosti – vzor

Príloha č. 4: Inventúrny súpis peňažných prostriedkov v hotovosti – vzor

Príloha č. 5: Inventarizačný zápis o vykonaní inventarizácie pokladne – vzor

Dátum spracovania smernice: 15. 12. 2014

Vypracoval: Ing. Ján Novák, ekonomický riaditeľ

Dátum schválenia: 20. 12. 2014

Schválil: Ing. Martin Rovný, riaditeľ spoločnosti

 

Záverečné ustanovenia:

Interná účtovná smernica je záväzná pre všetkých zamestnancov spoločnosti Alfa, s.r.o. Smernica nadobúda účinnosť od 1.1.2015.

Nedodržanie pokynov uvedených v smernici sa môže klasifikovať ako porušenie pracovnej disciplíny.

OBSAH SMERNICE

 

I.

Legislatívna úprava pokladničnej agendy

Vedenie pokladničnej agendy upravuje zákon č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v znení neskorších predpisov a opatrenie Ministerstva financií SR č. 230254/2002-92 v znení neskorších predpisov.

 

II.

Zákon o účtovníctve a pokladničná agenda

1.  Ustanovenie § 2 ods. 2 – predmet účtovníctva

Predmetom účtovníctva je účtovanie skutočnosti o:

–   stave a pohybe majetku,

–   stave a pohybe záväzkov,

–   rozdiele majetku a záväzkov,

–   výnosoch,

–   nákladoch,

–   príjmoch,

–   výdavkoch,

–   výsledku hospodárenia účtovnej jednotky (ďalej aj ÚJ).

 

2.  Ustanovenie § 4 ods. 7 – peňažné jednotky v eurách a v cudzej mene

ÚJ je povinná viesť účtovníctvo a zostavovať účtovnú závierku v peňažných jednotkách meny euro. V prípade, ak sú peňažné prostriedky vedené aj v cudzej mene, musia sa viesť v mene euro aj v cudzej mene – povinnosť vedenia valutovej pokladnice.

 

3.  Ustanovenie § 8 ods. 2 – účtovníctvo ÚJ je správne

Účtovníctvo ÚJ je správne, ak ÚJ vedie účtovníctvo podľa zákona o účtovníctve a ostatných osobitných predpisov.

 

4.  Ustanovenie § 8 ods. 3 – účtovníctvo ÚJ je úplné

Účtovníctvo ÚJ je úplné, ak ÚJ zaúčtovala v účtovnom období v účtovných knihách všetky účtovné prípady podľa § 3 zákona o účtovníctve.

 

5.  Ustanovenie § 8 ods. 4 – účtovníctvo ÚJ je preukázateľné

Účtovníctvo ÚJ je preukázateľné, ak všetky účtovné záznamy sú preukázateľné a ÚJ vykonala inventarizáciu.

 

6.  Ustanovenie § 8 ods. 5 – účtovníctvo sa vedie spôsobom zaručujúcim trvalosť

Účtovníctvo ÚJ sa vedie spôsobom zaručujúcim trvalosť účtovných záznamov – ak ÚJ je schopná zabezpečiť trvalosť po celú dobu spracovania a úschovy podľa § 31 až § 36.

 

7.  Ustanovenie § 14 ods. 3 – povinná evidencia

ÚJ je povinná viesť zoznam účtovných kníh, zoznam číselných znakov alebo iných symbolov a skratiek použitých v účtovných knihách a v ostatných záznamoch s uvedením ich významu.

 

8.  Ustanovenie § 29 ods. 3 – inventarizácia

Peňažné prostriedky v hotovosti musí ÚJ inventarizovať ku dňu, ku ktorému sa zostavuje účtovná závierka.

 

9.  Ustanovenie § 34 – oprava účtovného záznamu

Ak ÚJ zisti, že niektorý účtovný záznam jej účtovníctva je neúplný, nepreukázateľný, nesprávny alebo nezrozumiteľný, je povinná vykonať bez zbytočného odkladu jeho opravu, pričom oprava sa musí vykonať tak, aby bolo možné určiť zodpovednú osobu, ktorá vykonala príslušnú opravu, deň jej vykonania a obsah opravovaného účtovného záznamu pred opravou aj po oprave. Oprava v účtovnom zázname nesmie viesť k neúplnosti, nepreukázateľnosti, nesprávnosti, nezrozumiteľnosti alebo neprehľadnosti účtovníctva.

 

10. Ustanovenie § 35 – uchovávanie a ochrana účtovnej dokumentácie

ÚJ je povinná zabezpečiť ochranu účtovnej dokumentácie proti strate, odcudzeniu, zničeniu alebo poškodeniu; je tiež povinná zabezpečiť ochranu použitých technických prostriedkov, nosičov informácií a programového vybavenia pred ich zneužitím, poškodením, zničením, neoprávnenými zásahmi do nich, neoprávneným prístupom k nim, stratou alebo odcudzením, a to počas doby ustanovenej zákonom o účtovníctve, pričom na nakladanie s účtovnou dokumentáciou sa vzťahujú všeobecné predpisy o archívnictve.

 

III.

Výkon funkcie pokladníka

1.  Zamestnanec vykonávajúci funkciu pokladníka musí mať uzatvorenú dohodu o hmotnej zodpovednosti, ktorá je súčasťou smernice – príloha č. 1.

     Hmotná zodpovednosť je ustanovená v § 182 až § 184 Zákonníka práce. Dohoda o hmotnej zodpovednosti musí byť uzatvorená písomne, inak je neplatná. Pri jej uzatvorení musí byť vždy vykonaná inventarizácia pokladničnej hotovosti o čom sa samostatne vyhotoví písomný záznam.

2.  Povinnosti pokladníka pri vykonávaní pokladničných operácií:

–   preverovať, či pokladničné doklady (výdavkové a príjmové doklady) obsahujú všetky náležitosti – zodpovedá za formálnu správnosť pokladničných dokladov,

–   vystaví pokladničný doklad až po schválení vecnej správnosti prvotného dokladu, na základe ktorého pokladničný doklad vystavuje a to za predpokladu, že ten je podpísaný osobou oprávnenou vydávať dispozície k pokladničným operáciám,

–   overiť totožnosť príjemcu hotovosti,

–   vyhotovuje pokladničné doklady a je povinný potvrdiť svojim podpisom na pokladničnom doklade vykonanie pokladničnej operácie,

–   uvádzať na dokladoch pri výbere alebo odvode hotovosti účel platby a hotovosť použiť pre účely, na ktoré bol výber určený,

–   zodpovedá za priebežné dopĺňanie pokladničnej hotovosti, za dodržiavanie stanoveného limitu pokladničnej hotovosti, za odvod pokladničnej hotovosti presahujúcej výšku určeného limitu v pokladnici na bankový účet,

–   vedie pokladničnú knihu,

–   dodržiava pokladničné hodiny,

–   odovzdáva pokladničné doklady na zaúčtovanie podľa termínu určeného vo vnútornom predpise o obehu účtovných dokladov.

IV.

Pokladničné hodiny a pokladničné limity

Spoločnosť Alfa, s.r.o., stanovuje pokladničné hodiny pre zabezpečenie a vytvorenie vhodných pracovných podmienok na riadny výkon funkcie pokladníka spojenej s hmotnou zodpovednosťou takto:

 

Pondelok: 9:00 – 11:00 13:00 – 14:00

Utorok: 9:00 – 11:00 13:00 – 14:00

Streda: 9:00 – 11:00 13:00 – 14:00

Štvrtok: 9:00 – 11:00 13:00 – 14:00

Piatok: nestránkový deň

 

Limit pokladničnej hotovosti za všetky pokladne je stanovený vo výške 1 500 €. V prípade dosiahnutia stanoveného limitu je pokladník povinný odviesť pokladničnú hotovosť presahujúcu výšku určeného limitu v pokladnici na bankový účet.

 

V.

Predmet pokladničných operácií

Predmetom pokladničných operácií sú všetky pohyby peňažnej hotovosti, t. j. všetky príjmy a výdavky v mene euro a v cudzej mene.

1.  Príjem hotovostí:

–   tržby za predaj tovaru,

–   vrátené nepoužité zálohy na drobné výdavky a pracovné cesty,

–   prijaté finančné dary,

–   prijaté náhrady za manká a škody,

–   príjem za nájom priestorov v administratívnej budove,

–   príjem za stravné od zamestnancov,

–   príjem hotovosti vybranej z účtu vedeného vo VÚB,

–   a iné.

2.  Výdavky hotovostí:

–   úhrady dodávateľom za nákup tovaru, materiálu a za služby,

–   výplata zálohy na drobné výdavky,

–   výplata zálohy na cestovné náhrady,

–   výdavky na reprezentačné účely,

–   výplaty miezd,

–   nákup cenín – známok, kolkov, stravných lístkov,

–   a iné.

 

VI.

Pokladničné doklady a ich náležitosti

1.  Druhy pokladničných dokladov:

–   príjmové pokladničné doklady,

–   výdavkové pokladničné doklady,

–   potvrdenka,

–   pokladničná kniha.

 

2.  Náležitosti účtovných dokladov:

upravuje § 10 zákona o účtovníctve. Podľa tohto ustanovenia platí, že účtovný doklad je preukázateľný účtovný záznam, ktorý musí obsahovať:

a)  slovné a číselné označenie účtovného dokladu

     spoločnosť používa pokladničné doklady s predtlačeným číselným radom, pričom číslovanie pokladničných dokladov je zhodné s číslovaním v účtovnom programe spoločnosti, ktorý využíva číslovanie v dvoch číselných radoch – oddelene na príjmových pokladničných dokladoch a výdavkových pokladničných dokladoch,

b)  obsah účtovného prípadu a označenie jeho účastníkov,

c)  peňažnú sumu alebo údaj o cene za mernú jednotku a vyjadrenie množstva,

d)  dátum vyhotovenia účtovného dokladu,

e)  dátum uskutočnenia účtovného prípadu, ak nie je zhodný s dátumom vyhotovenia,

f)  podpisový záznam osoby zodpovednej za účtovný prípad,

g)  podpisový záznam osoby zodpovednej za jeho zaúčtovanie,

h)  označenie účtov, na ktorých sa účtovný prípad zaúčtuje v účtovných jednotkách účtujúcich v sústave podvojného účtovníctva, ak to nevyplýva z programového vybavenia.

 

3.  Pokladničná kniha

Na účely zápisov pokladničných operácií spoločnosť Alfa, s.r.o., zavádza pokladničnú knihu, ktorá musí byť spracovaná v nasledujúcej štruktúre:

–   názov spoločnosti,

–   obdobie, ktorého sa týka.

a)  Pokladničná kniha musí obsahovať tieto údaje:

–   príjmy a výdavky peňažných prostriedkov,

–   dátum pohybu peňažných prostriedkov, t. j. príjmov a výdavkov,

–   číslo pokladničného dokladu,

–   popis pokladničnej operácie,

–   zostatok pokladničnej hotovosti.

b)  Zostatok pokladničnej hotovosti v pokladničnej knihe vykazuje pokladník ku každému dňu, v ktorom sa uskutočnila aspoň jedna pokladničná operácia.

c)  Pokladničné doklady spoločnosť používa s predtlačeným číselným radom. Číselné označenie týchto dokladov musí na seba nadväzovať, t. j. nesmie chýbať žiaden pokladničný doklad.

d)  Príjmový pokladničný doklad musí byť vystavený na meno, od koho boli prijaté prostriedky v hotovosti.

e)  Výdavkový pokladničný doklad musí byť vystavený na meno príjemcu. Príjemca potvrdí prevzatie hotovosti svojím podpisom na výdavkovom pokladničnom doklade.

f)  Prvý výtlačok (prvopis, originál) pokladničných dokladov si ponecháva tá účtovná jednotka, ktorá doklad vystavila a druhý výtlačok (kópiu) odovzdá druhému účastníkovi účtovného prípadu.

g)  Na poskytnutie preddavku na drobný nákup alebo pracovnú cestu použije zamestnanec, respektíve príjemca preddavku tlačivo z prílohy č. 3 – Žiadosť o poskytnutie preddavku, ktorý musí byť schválený zodpovednou osobou.

h)  Každý zápis v pokladničnej knihe musí byť doložený účtovným dokladom.

i)   Pokladničná kniha musí byť prepisná, pričom kópiu odovzdáva pokladník spolu s pokladničnými dokladmi do učtárne.

 

VII.

Schvaľovanie pokladničných operácií

Spoločnosť Alfa, s.r.o., stanovila osoby, ktoré majú právo schvaľovať a podpisovať uskutočnenie pokladničných operácií. Tieto osoby sú zodpovedné za vecnú správnosť pokladničnej operácie. Zoznam osôb je prílohou č. 2 – Zoznam podpisových vzorov pre pokladničné operácie.

 

VIII.

Neprípustnosť opráv

Písomnosti, na ktorých nie je prípustné opravovať chybne zapísané údaje, sú pokladničné doklady – príjmový a výdavkový doklad, bankové doklady a šeky. Ak sa na niektorom z týchto dokladov zapíše chybný údaj, takýto doklad sa už nepoužije, označí sa zápisom STORNO.

 

IX.

Bezpečnosť a úschova

Pokladničná hotovosť sa uschováva v trezore, ktorý je umiestnený v miestnosti pokladníka. Trezor je vždy uzamknutý, tzn. v čase pokladničných aj mimo pokladničných hodín. Kľúč od trezoru má pokladník.

 

X.

Archivovanie pokladničnej agendy

Pokladničnú knihu ako aj pokladničné doklady je spoločnosť povinná uchovávať (archivovať) počas piatich rokov nasledujúcich po roku, ktorého sa príslušný doklad týka v súlade s § 35 zákona o účtovníctve.

 

XI.

Inventarizácia pokladnice

Všeobecná povinnosť inventarizovať majetok a záväzky je ustanovená v § 6 ods. 3 zákona o účtovníctve. Táto povinnosť je jednoznačná a týka sa všetkých právnických a fyzických osôb (t. j. účtovných jednotiek), ktoré vykonávajú podnikateľskú alebo inú zárobkovú činnosť, a to bez ohľadu na to, v akej sústave účtovníctva účtujú. Inventarizácia majetku a záväzkov vzhľadom na jej účel a význam predstavuje najdôležitejšiu časť uzávierkových prác. Bez vykonania inventarizácie účtovníctvo nespĺňa jednu zo základných požiadaviek stanovených v § 7 zákona o účtovníctve, t. j. nie je preukazné a nadväzne na to ani účtovná závierka nepodáva pravdivý a verný obraz o skutočnostiach, ktoré sú predmetom účtovníctva a o finančnej situácii účtovnej jednotky. Inventarizácia pokladnice je neoddeliteľnou súčasťou inventarizácie majetku účtovnej jednotky.

1.  Vymedzenie inventarizácie, ako aj jej postup, ustanovuje zákon o účtovníctve v § 29 a § 30. Z týchto ustanovení okrem iného vyplývajú nasledovné skutočnosti:

–   vykonanie inventarizácie pokladnice je zákonnou povinnosťou účtovných jednotiek,

–   inventarizácia pokladnice sa vykonáva ku dňu, ku ktorému zostavuje riadnu alebo mimoriadnu účtovnú závierku,

–   účtovná jednotka je povinná zaúčtovať inventarizačné rozdiely v pokladnice (t. j. schodok alebo prebytok) do účtovného obdobia, za ktoré sa inventarizáciou stav pokladnice overuje,

–   ak má byť inventarizácia pokladnice riadne vykonaná, a tým splniť svoje poslanie vo vzťahu k preukaznosti a vierohodnosti účtovníctva, musí byť riadne vymedzený a konkrétne popísaný každý druh či skupina majetku a záväzkov, ktoré musia byť inventarizované.

2.  Pokladnica ako predmet inventarizácie

Účelom inventarizácie pokladnice je preukázať, či skutočný stav pokladnice zodpovedá stavu v účtovníctve. Inventarizácia pokladnice zahŕňa postup na seba nadväzujúcich prác, ktoré je možno rozdeliť do dielčich činností a úkonov:

–   zistenie skutočného stavu pokladnice vykonaním fyzickej inventúry a zapísanie zistených skutočností do inventúrneho súpisu,

–   porovnanie skutočne zisteného a účtovného stavu pokladnice a vyčíslenie inventarizačných rozdielov (prebytok alebo schodok),

–   zistenie príčin inventarizačných rozdielov v pokladnici a miery zodpovednosti hmotne zodpovedného pracovníka – zaúčtovanie inventarizačných rozdielov (schodku alebo prebytku) do účtovníctva.

3.  Pokladnica a inventúrny súpis

Skutočný stav pokladnice za zisťuje fyzickou inventúrou – spočítaním menovitej hodnoty peňažnej hotovosti v príslušnej mene, šekov... a porovná sa so stavom v účtovníctve. Zistené rozdiely medzi skutočným stavom pokladnice a účtovným stavom sa uvedú v inventúrnych súpisoch.

Vychádzajúc z § 30 ods. 1 zákona o účtovníctve, skutočný stav pokladnice zistený inventúrou sa zaznamenáva v inventúrnom súpise. Vyhotovenie inventúrneho súpisu je zákonnou povinnosťou účtovných jednotiek.

Inventúrny súpis pokladnice predstavuje v zmysle § 4 ods. 5 a § 30 ods. 2 zákona o účtovníctve účtovný záznam, ktorý zabezpečuje preukázateľnosť účtovníctva podľa § 8 ods. 4 tohto zákona.

V zmysle § 35 ods. 3 písm. b) zákona o účtovníctve je potrebné inventúrny súpis pokladnice uschovať po dobu 5 rokov nasledujúcich po roku, ktorého sa týka.

Inventúrny súpis pokladnice musí v zmysle § 30 ods. 2 zákona o účtovníctve povinne obsahovať:

–   obchodné meno alebo názov účtovnej jednotky, právnické osoby uvedú sídlo,

–   deň začatia inventúry pokladnice, deň, ku ktorému bola inventúra pokladnice vykonaná, a deň skončenia inventúry pokladnice,

–   stav pokladnice s uvedením menovitej hodnoty peňazí – miesto uloženia pokladnice,

–   meno, priezvisko a podpisový záznam hmotne zodpovednej osoby za príslušnú pokladnicu,

–   rozdiel medzi skutočným – zisteným stavom a stavom v účtovníctve,

–   meno, priezvisko a podpisový záznam osôb zodpovedných za zistenie skutočného stavu pokladnice a rozdielu – poznámky.

Inventúrny súpis sa pri bežnej inventarizácii vyhotovuje v troch vyhotoveniach. Jedno vyhotovenie je určené pracovníkom spracovávajúcim účtovníctvo, druhé vyhotovenie pokladníčke a tretie vyhotovenie je súčasťou inventarizačného zápisu inventarizačnej komisie. V prípade inventarizácie pokladnice konanej pri odovzdávaní a preberaní pokladnice hmotne zodpovednými osobami je potrebné spracovať viac vyhotovení – aj pre odovzdávajúcu osobu aj pre preberajúcu osobu. Pri prípadnom vlámaní, resp. krádeži je potrebné mať k dispozícii vyhotovenie aj pre orgány činné v trestnom konaní.

Pri vyhotovovaní inventúrnych súpisov pokladníc sa dodržiavajú tieto zásady:

–   kvôli lepšiemu prehľadu a ľahkému porovnaniu skutočného stavu s účtovným stavom sa uvedie v inventúrnom súpise aj účtovný stav pokladnice,

–   inventúrny súpis sa vyhotoví bezprostredne po vykonaní inventúry, resp. po jej skončení,

–   zabezpečí sa preukázateľnosť inventúrneho súpisu pokladnice jeho vecnou a formálnou úplnosťou v zmysle zákona o účtovníctve,

–   zápisy sa vykonajú zrozumiteľne, prehľadne a spôsobom zaručujúcim ich trvanlivosť, t. j. tak, aby sa zabránilo neoprávneným zmenám a úpravám zápisov,

–   prípadné opravy sa v inventúrnom súpise vykonajú iba v súlade s § 34 zákona o účtovníctve, pretože ide o účtovný záznam – to zn., že opravu zápisov v inventúrnom súpise pokladnice je nutné vykonať tak, aby bolo možné určiť osobu, ktorá opravu vykonala, dátum vykonania opravy a z vykonanej opravy musí byť možné zistiť obsah pôvodného zápisu,

–   opravy v inventárnom súpise musia byť písomne zdôvodnené,

–   opravy hodnôt podpíše pracovník, ktorý opravy vykonal, chybné číslo sa prečiarkne a vedľa sa napíše správne číslo, pričom k tomu pripojí svoj podpis pracovník, ktorý údaj opravil.

 

Vzor inventúrneho súpisu je prílohou č. 4 tejto smernice.

 

XII.

Inventarizačné rozdiely pokladnice
a ich vysporiadanie

Inventarizačný rozdiel v pokladnici môže mať v zmysle § 30 ods. 5 zákona o účtovníctve dvojaký charakter:

–   schodok, ak zistený skutočný stav v pokladnici je nižší ako stav pokladnice v účtovníctve a ak ho nemožno preukázať účtovným záznamom,

–   prebytok, ak zistený skutočný stav v pokladnici je vyšší ako stav pokladnice v účtovníctve a ak ho nemožno preukázať účtovným záznamom.

Vzniknutý schodok hradí v plnej výške pokladník a prípadný prebytok sa zaúčtuje do výnosov nasledujúcimi účtovnými zápismi:

Text účtovného prípadu	MD	D
Schodok zistený pri inventúre hotovosti	335	211
Prebytok zistený pri inventúre hotovosti	211	648

 

Pokladničné prebytky a schodky sa ihneď po ich zistení zapíšu do pokladničnej knihy – prebytok ako príjem a schodok ako výdavok. Súčasne sa doložia príjmovým a výdavkovým pokladničným dokladom podpísaným inventarizačnou komisiou.

 

XIII.

Kontrola pokladnice

Kontrola vykonávania a dokumentácie pokladničných operácií spočíva v nasledujúcich aktivitách:

–   kontrola zostatku v pokladnici,

–   kontrola náležitostí príjmových pokladničných dokladov,

–   kontrola náležitostí výdavkových pokladničných dokladov,

–   kontrola vkladov a výberov podľa výpisov z účtu,

–   preskúmanie prípustnosti vykonaných pokladničných operácií,

–   kontrola opodstatnenosti a výšky poskytovaných preddavkov,

–   kontrola dodržiavania bezpečnosti pri úschove a manipulácii s hotovosťou.

Kontrolu vykonávania a dokumentácie pokladničných operácií vykonáva zamestnanec poverený riaditeľom spoločnosti.

 

XIV.

Záverečné ustanovenia

1.  Záväznosť:

     Interná smernica „ Vedenie pokladnice“ je záväzná pre všetkých zamestnancov.

2.  Platnosť a účinnosť:

     Interná smernica „Vedenie pokladnice“ nadobúda platnosť od 1. 1. 2015.

3.  Zodpovednosť za kontrolu:

     Kontrolou dodržiavania internej smernice je poverený riaditeľ ekonomického úseku spoločnosti.

4.  Sankcie:

     Nedodržiavanie pokynov uvedených v internej smernici bude klasifikované ako porušenie pracovnej disciplíny.

 

V Bratislave 16.12.2014

 

                                                                       Ing. Martin Rovný

                                                                      riaditeľ spoločnosti

                                                           ___________________________

                                                           Meno, funkcia (pečiatka, podpis)

 

Prílohy

Príloha č. 1

V Z O R

Dohoda o hmotnej zodpovednosti

v zmysle ustanovenia § 182 Zákonníka práce

 

Zamestnávateľ ...........................................................................................................................

 

v zastúpení ....................................................... funkcia ..................................

( ďalej len zamestnávateľ )

a

zamestnanec ....................................................... narodený ............................      

 

trvalý pobyt ....................................................

 

uzavreli túto

dohodu o hmotnej zodpovednosti

 

1.  Zamestnanec s účinnosťou od .................................................. vykonáva funkciu pokladníka na pracovisku ......................................., pričom mu boli zverené peňažné prostriedky v hotovosti, ktoré je povinný vyúčtovať.

 

2.  Na základe tejto dohody sa zamestnanec zaväzuje

–   všetky peňažné prostriedky riadne a bežne vyúčtovať a urobiť všetko, aby nevznikli škody na zverenom majetku,

–   preberá hmotnú zodpovednosť za prevzaté peňažné prostriedky v hotovosti ako aj ďalšie hodnoty, ktoré mu budú zverené na vyúčtovanie kedykoľvek počas trvania pracovného pomeru,

–   preberá zodpovednosť i za prípadný schodok na zverených hodnotách, za ktoré prevzal(a) hmotnú zodpovednosť, a zaväzuje sa nahradiť ho v plnej výške zamestnávateľovi, pokiaľ by nepreukázal(a), že tento schodok nezavinil(a).

 

3.  Ak zamestnanec bude pracovať na pracovisku s viacerými zamestnancami, ktorí taktiež uzavreli dohodu o hmotnej zodpovednosti, bude s nimi zodpovedať za vzniknutý schodok spoločne.

 

4.  Zamestnanec sa zaväzuje písomne upozorniť svojho nadriadeného na všetky nedostatky, ktoré by znemožnili správne vykonávať svoju funkciu spojenú s hmotnou zodpovednosťou.

 

5.  Zamestnávateľ sa zaväzuje vytvoriť a udržiavať také pracovné podmienky, ktoré by zamestnancovi umožňovali riadny výkon funkcie spojenej s hmotnou zodpovednosťou.

 

6.  Táto dohoda zaniká skončením pracovného pomeru, pokiaľ od nej zamestnanec neodstúpi skôr z dôvodov uvedených v § 183 ods. 1 Zákonníka práce.

 

 

 

V ....................................... dňa ........................................

 

 

 

    .................................................        ................................................

               ZAMESTNANEC                          ZAMESTNÁVATEĽ

 

Príloha č. 2

 

Zoznam podpisových vzorov pre pokladničné operácie:

 

Druh dokladu	Meno a priezvisko	Funkcia	Zodpovednosť	Podpis
Pokladničné doklady	Ing. Martin Rovný	Riaditeľ spoločnosti	Vecná správnosť schvaľuje
Pokladničné doklady	Ing. Ján Šťastný	Ekonomický riaditeľ	Vecná správnosť schvaľuje
Pokladničné doklady	Mária Veselá	Pokladníčka	Formálna správnosť vyhotovuje

 

Príloha č. 3

Názov účtovnej jednotky:

 

Žiadosť

o poskytnutie preddavku na drobný nákup v hotovosti

 

v predpokladanej cene ...................................... €

 

Predmet nákupu: .................................................................................................................

 

................................................................................................................................................

 

Žiadateľ: ............................ ................................................            ..........................................

                   Dátum           Meno a priezvisko                 Podpis

 

 

Schválil: ............................ ................................................ ..........................................

                   Dátum           Meno a priezvisko                 Podpis

Príloha č. 4

Názov a sídlo účtovnej jednotky :

 

INVENTÚRNY SÚPIS  k ..............................

 

Deň začatia inventúry .................................. Deň skončenia inventúry ...................

 

Miesto uloženia majetku ..........................................................................................

 

Druh majetku: POKLADNICA Suma zistená inventarizáciou ................................

 

Druh majetku: účet 211 – Pokladnica suma zachytená v účtovníctve .....................

 

Fyzický stav „Pokladnice“

Počet kusov	Hodnota bankovky/mince	Suma v €
	500 €
	200 €
	100 €
	50 €
	20 €
	10 €
	5 €
	2 €
	1 €
	0,50 €
	0,20 €
	0,10 €
	0,05 €
	0,02 €
	0,01 €
Pokladničná hotovosť spolu

 

Inventarizáciou bolo zistené, že peňažné prostriedky v pokladnici súhlasia so stavom uvedeným v pokladničnej knihe.

Neboli zistené žiadne inventarizačné rozdiely. Účtovný stav súhlasí so stavom fyzickým uvedeným v pokladničnej knihe.

 

 

                                            ...................................................................................

                                                       meno, priezvisko a podpisový záznam

                                                               hmotne zodpovednej osoby

 

 

Inventarizačná komisia :                                  predseda .....................................        ....................................

                                  člen ............................................ ....................................

                                  člen ............................................ ....................................

                                  meno a priezvisko                    podpisový záznam

 

 

V ............................ dňa .........................

Príloha č. 5

Názov a sídlo účtovnej jednotky:

 

Inventarizačný zápis

o vykonaní inventarizácie ku dňu .........................

 

Druh inventarizácie / riadna, mimoriadna / .....................................................

 

Miesto uloženia majetku ............................................... .............................................

 

Druh majetku – názov a suma zistená inventarizáciou ...............................................

 

Druh majetku – účet a suma zachytená v účtovníctve .................................................

 

Spôsob zisťovania skutočných stavov – fyzicky.

Počet vyhotovených inventúrnych súpisov .............................................................

 

Deň začatia inventúry .................................

 

Deň skončenia inventúry .............................

 

Výsledky inventarizácie – porovnanie skutočného stavu s účtovným stavom

 

 ......................................................................................................................................

Zistený inventarizačný rozdiel, jeho príčiny, popis

 

.........................................................................................................................................

 

Návrh na vysporiadanie inventarizačného rozdielu .......................................................

 

.........................................................................................................................................

 

 

V zmysle zákona č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve vyhlasujem, že inventúra majetku, za ktorý

som zodpovedný, sa uskutočnila za mojej účasti a že žiadny majetok som nezatajil.

 

                                            ...................................................................................

                                                       meno, priezvisko a podpisový záznam

                                                               hmotne zodpovednej osoby

 

 

Inventarizačná komisia :                                  predseda .....................................        ....................................

                                  člen ............................................ ....................................

                                  člen ............................................ ....................................

                                  meno a priezvisko                    podpisový záznam

 

 

 

V ........................... dňa .........................

 

Záver

Príspevok nie je spracovaný vyčerpávajúcim spôsobom. V príspevku sme sa pokúsili dať návod na zostavenie niektorých interných smerníc. Nesmie sa zabudnúť na to, že interná smernica musí vychádzať z konkrétnych podmienok účtovnej jednotky, preto nie je možné ani v našich vzorových smerniciach uviesť všetky možnosti, ktoré sa môžu v účtovnej jednotke vyskytnúť. Účtovná jednotka nemusí vždy využiť všetky body smernice v prípade, že nemá pre ne náplň. Môže nastať aj situácia, že smernica konkrétnej účtovnej jednotky bude vypracovaná v menšom rozsahu.

 

Ing. Ľudmila Novotná