Účtovanie palivových kariet

Palivové (tankovacie) karty, zjednodušujú samotné platenie na čerpacích staniciach pohonných hmôt, zefektívňujú celú administratívu vozového parku a šetria tak čas aj peniaze. Hlavnou výhodou palivových kariet je, že klient nemusí mať na cestách hotovosť alebo prístup k firemným účtom. To je veľmi dôležité najmä pre ľudí, ktorí pravidelne chodia na dlhé cesty a nechcú so sebou z bezpečnostných dôvodov nosiť veľa peňazí.

Palivové (tankovacie) karty

Ich ďalšou výhodou je, že majiteľ firmy, prípadne zodpovedná osoba, má možnosť oveľa lepšie manažovať spotrebu paliva svojich áut. Manažment firmy tak má možnosť kontrolovať, ktorý zamestnanec kde, kedy a čo presne tankoval.

Spoločnosti si môžu vybrať spomedzi niekoľko typov kariet. Palivové karty ponúkajú viaceré čerpacie stanice, ako napríklad spoločnosť Slovnaft, OMV a pod. Odberatelia si môžu vybrať karty, ktoré sú viazané na evidenčné číslo vozidla a smú sa používať výlučne na nákup palív do vozidla s týmto číslom, alebo, naopak, karty, ktoré sú pridelené ku konkrétnemu vodičovi, karty určené na čerpanie PHL len v tuzemsku alebo aj v zahraničí.

Palivové karty spravidla slúžia na

•    bezhotovostnú úhradu za natankovaný benzín, naftu, resp. iné palivá,

•    na nákup tovaru na čerpacej stanici,

•    bezhotovostnú úhradu servisných opráv a služieb autoumyvárne,

•    úhradu mýtneho,

Výhody použitia palivovej karty

•    bezhotovostná platba za PHM a ostatné služby,

•    presné údaje o čerpaní PHM,

•    vernostné zľavy na čerpanie PHM.

•    šetrenie nákladov spojených so spracovaním dokladov z čerpacích staníc (podnikateľ dostáva od spoločnosti, ktorá karty ponúka, faktúru s vyúčtovaním služieb).

Druhy palivových kariet

•    Karta na evidenčné číslo vozidla (EČV) slúži na nákup motorových palív do nádrže vozidla s konkrétnym evidenčným číslom, ktoré je uvedené na karte; kartu môže používať viacero držiteľov.

•    Karta na meno slúži na nákup motorových palív do nádrže vozidla používaného držiteľom karty, ktorého meno a priezvisko je uvedené na karte.

•    Karta garážová (na karte je uvedené „GARAGE“) je určená na nákup motorových palív do nádrží viacerých vozidiel.

Účtovanie nákupu prostredníctvom palivových kariet

Z hľadiska účtovania výhodou obstarávania PHL formou palivových kariet je hlavne v obmedzenie pohybu hotovosti ako aj sumarizácia jednotlivých nákupov. Jednotlivé doklady z terminálov o počte litrov a sumách nie sú dokladmi na účely odpočítania dane, resp. samozdanenia, ale tvoria len prílohu k faktúre – výpis z transakcií. Účtovanie každého dokladu o nákupe PHM jednotlivo nie je potrebné.

Inak je to v prípade nákupu tuzemskej diaľničnej známky, kde dokladom na účely DPH je faktúra z NDS.

Príklad 1

Odberateľ má s dodávateľom PHL uzatvorenú zmluvu o poskytnutí palivových kariet s mesačným limitom čerpania 2500 eur. Podľa zmluvy dodávateľ fakturuje odobraný tovar 2 krát mesačne k 15. a poslednému dňu mesiaca. Splatnosť faktúr je 15 dní. Odberateľ dal dodávateľovi súhlas k inkasu faktúr. Spoločnosť prijala faktúru od tuzemského dodávateľa za dodávku tovarov a služieb za 1. - 15. marec 2024 uhrádzaných palivovou kartou s nasledovným rozpisom dodávok:

Účtovanie

Odberateľ účtuje o zásobách spôsobom B. Spoločnosť účtuje v účtovníctve o prijatej faktúre. Prijaté doklady o čerpaní PHL z čerpacej stanice slúžia ako kontrolný doklad o prevzatí tovaru alebo služby držiteľom palivovej karty na príslušnej čerpacej stanici.

Príklad 2

Odberateľ má s dodávateľom PHL uzatvorenú zmluvu o poskytnutí palivových kariet s mesačným limitom čerpania 2500 eur. Podľa zmluvy dodávateľ fakturuje odobraný tovar 2 krát mesačne k 15. a poslednému dňu mesiaca. Splatnosť faktúr je 15 dní. Odberateľ dal dodávateľovi súhlas k inkasu faktúr. Spoločnosť prijala faktúru od tuzemského dodávateľa za dodávku tovarov a služieb za 16. -31. augusta 2024 uhrádzaných palivovou kartou s nasledovným rozpisom dodávok:

Účtovanie:

Odberateľ účtuje o zásobách spôsobom B. Spoločnosť účtuje v účtovníctve o prijatej faktúre. Prijaté doklady o čerpaní PHL z čerpacej stanice slúžia ako kontrolný doklad o prevzatí tovaru alebo služby držiteľom palivovej karty na príslušnej čerpacej stanici

Občerstvenie a strava čerpaná zamestnancom na palivovú kartu nie je daňovým výdavkom spoločnosti, zaúčtuje ju ako pohľadávku voči zamestnancovi. Spoločnosť môže uvedenú pohľadávku vymáhať od zamestnanca alebo započítať s predloženým vyúčtovaním cestovných náhrad.

Účtovná jednotka o nároku na vrátenie DPH z tovarov a služieb obstaraných v zahraničí účtuje na ťarchu účtu 378 – Iné pohľadávky súvzťažne v prospech účtu 648 – Ostatné výnosy z hospodárskej činnosti. Ak nárok na vrátenie DPH z tovarov a služieb obstaraných v zahraničí vzniká v cudzej mene pohľadávka sa účtuje kurzom NBS platným v deň účtovného prípadu. Ak sa nárok uplatňuje viackrát za účtovné obdobie, prípadné rozdiely medzi uplatňovaným a uznaným nárokom sa účtujú podľa charakteru v prospech účtu 648 – Ostatné výnosy z hospodárskej činnosti alebo na ťarchu účtu 548 – Ostatné náklady na hospodársku činnosť. Ku dňu, ku ktorému sa zostavuje účtovná závierka, sa postupuje pri účtovaní nároku na vrátenie DPH z tovarov a služieb obstaraných v zahraničí podľa § 2a ods. 1 postupov účtovania pre podnikateľov (závierkové a upravujúce závierkové účtovné prípady). 

Príklad 3

Odberateľ má s dodávateľom PHL uzatvorenú zmluvu o poskytnutí palivových kariet s mesačným limitom čerpania 2500 eur. Podľa zmluvy dodávateľ fakturuje odobraný tovar 2 krát mesačne, k 15. a poslednému dňu mesiaca. Splatnosť faktúr je 15 dní. Odberateľ dal dodávateľovi súhlas k inkasu faktúr. Spoločnosť prijala faktúru od dodávateľa za dodávku tovarov a služieb za 1. -15. augusta 2024 čerpaných v Rakúsku uhrádzaných palivovou kartou s nasledovným rozpisom dodávok:

Účtovanie:

Odberateľ účtuje o zásobách spôsobom B. Spoločnosť účtuje v účtovníctve o prijatej faktúre. Prijaté doklady o čerpaní PHL z čerpacej stanice slúžia ako kontrolný doklad o prevzatí tovaru alebo služby držiteľom palivovej karty na príslušnej čerpacej stanici.

Ing. Anton Kolembus