Súkromné auto zamestnanca

základná náhrada

Zamestnancovi vyslanému na pracovnú cestu vznikajú určité náklady v súvislosti s plnením pracovných úloh uložených zamestnávateľom. Od zamestnanca nemožno požadovať, aby tieto náklady hradil zo svojich prostriedkov, pretože ide o náklad zamestnávateľa, ktorý mu vznikol v súvislosti s plnením jeho poslania na inom mieste ako je obvyklé miesto výkonu práce zamestnanca.

Zvýšené výdavky, ktoré zamestnancovi vznikajú pri pracovných cestách,

sa mu hradia podľa zákona č. 283/2002 Z. z. o cestovných náhradách v z.n.p. Zamestnávateľ môže podľa § 57 Zákonníka práce vyslať zamestnanca na pracovnú cestu mimo obvodu obce pravidelného pracoviska alebo bydliska zamestnanca na nevyhnutne potrebné obdobie len s jeho súhlasom. Súhlas zamestnanca sa nevyžaduje, ak vyslanie na pracovnú cestu vyplýva priamo z povahy dohodnutého druhu práce alebo miesta výkonu práce alebo ak možnosť vyslania na pracovnú cestu je dohodnutá v pracovnej zmluve. Na pracovnej ceste zamestnanec vykonáva prácu podľa pokynov vedúceho zamestnanca, ktorý ho na pracovnú cestu vyslal. Pravidelným pracoviskom je miesto písomne dohodnuté so zamestnancom. Ak také miesto nie je dohodnuté, je pravidelným pracoviskom miesto výkonu práce dohodnuté v pracovnej zmluve alebo v dohodách o prácach vykonávaných mimo pracovného pomeru. Miesto pravidelného pracoviska treba individuálne dohodnúť písomne s každým zamestnanom. Zamestnávateľ nemôže jednostranne rozhodnúť o mieste pravidelného pracoviska napr. formou smernice, príkazného listu a pod. Pravidelné pracovisko na účely poskytovania cestovných náhrad nemožno všeobecne určiť ani prostredníctvom kolektívnej zmluvy. Vždy je potrebná individuálna dohoda so zamestnancom. Zamestnanci môžu mať dohodnuté ako miesto výkonu práce napríklad sídlo zamestnávateľa a ako miesto pravidelného pracoviska na účely poskytovania cestovných náhrad miesto bydliska. Zákon o cestovných náhradách ustanovuje, že dohoda medzi zamestnancom a zamestnávateľom o mieste pravidelného pracoviska môže byť uzatvorená len písomne. Podmienky pracovnej cesty, ktoré určil zamestnávateľ, nemôže zamestnanec sám svojvoľne jednostranne meniť. Výnimkou sú nepredvídané okolnosti, napr. dopravné, poveternostné, zdravotné, štrajky. Každá zmena musí byť vždy zamestnávateľom dodatočne schválená. Zamestnávateľ by mal podmienky pracovnej cesty určiť čo najpresnejšie, aby vylúčil všetky nedorozumenia a spory so zamestnancom. Ak zamestnanec nemôže počas výkonu pracovnej cesty splniť niektorú z určených podmienok, je jeho povinnosťou skontaktovať sa so svojím zamestnávateľom.

Cestovnými výdavkami sú všetky výdavky zamestnanca,

ktoré vynaložil v súvislosti s konanou pracovnou cestou na dopravu. Pri zúčtovaní cestovných výdavkov sa musí prihliadať a rešpektovať, aký druh a spôsob dopravy bol pred vyslaním zamestnanca na pracovnú cestu určený zamestnávateľom. Pri pracovnej ceste môže byť zamestnancom použité akékoľvek cestné motorové vozidlo s podmienkou, že sa so zamestnávateľom na použití cestného motorového vozidla písomne dohodol. Môže ísť o vozidlo vo vlastníctve zamestnanca alebo jeho manžela, poprípade vo vlastníctve inej fyzickej alebo právnickej osoby. Nevylučuje sa tiež situácia, aby zamestnanec použil na pracovnej ceste vozidlo, ktorého nie je držiteľom podľa technického preukazu, pokiaľ s tým zamestnávateľ súhlasí.

Na to, aby zamestnancovi vznikol nárok na náhradu za použitie cestného motorového vozidla je potrebné, aby na pracovnej ceste nebolo použité motorové vozidlo zamestnávateľa. Z hľadiska typu môže ísť o jednostopové vozidlo, o osobné cestné motorové vozidlo, nákladné vozidlo alebo autobus. Uvedené pojmy sú definované v príslušných právnych predpisoch, najmä v zákone o podmienkach prevádzky na pozemných komunikáciách a v príslušných štátnych normách. Zamestnávateľ ich môže použiť v prípade vzniknutých nejasností. Zákon o cestovných náhradách a ani iný zákon neurčuje zamestnávateľovi povinnosť overiť si, či má zamestnanec oprávnenie riadiť motorové vozidlo, či je vozidlo havarijne poistené a či je použitie vozidla hospodárne. Uvedené a prípadné ďalšie hľadiská môže zamestnávateľ vyžadovať podľa svojho rozhodnutia najmä s ohľadom na možné dôsledky použitia vozidla na pracovné cesty, napríklad z hľadiska vzniku pracovného úrazu alebo prípadnej škody.

Ak sú splnené podmienky na použitie cestného motorového vozidla pri pracovnej ceste, t.j.

•    ak sa zamestnávateľ so zamestnancom písomne dohodol o použití cestného motorového vozidla,

•    zamestnanec použije pri pracovnej ceste akékoľvek cestné motorové vozidlo s výnimkou vozidla zamestnávateľa,

zamestnancovi patrí podľa § 7 zákona o cestovných náhradách náhrada výdavkov v rozsahu:

•    sadzby základnej náhrady,

•    náhrady za pohonné látky.

Ide o nárokové náhrady pre zamestnanca, ktoré sú pre neho príjmom nepodliehajúcim dani z príjmov a pre zamestnávateľa sú v plnej výške daňovo uznaným výdavkom.

Sadzba základnej náhrady patrí zamestnancovi za každý jeden kilometer, ktorý prejde na pracovnej ceste cestným motorovým vozidlom. Sadzba je určená pevnou sumou, ktorá rozlišuje len dva druhy cestných motorových vozidiel: jednostopové vozidlá a trojkolky a osobné cestné motorové vozidlá. Zdvihový objem motora a ani iné technické parametre nie sú rozhodujúce pre túto náhradu. Sadzba základnej náhrady zohľadňuje cenu vybraných osobných motorových vozidiel, ich amortizáciu, údržbu, drobné opravy, náklady na mazadlá, oleje a pomocné náplne, na pneumatiky, poplatok za umývanie auta a povinné zmluvné poistenie.

Sadzba základnej náhrady nezohľadňuje napr. havarijné poistenie, poplatok za použitie diaľnice, poplatok za parkovanie. Z uvedeného teda vyplýva, že všetky tieto vymenované poplatky môže zamestnávateľ uhrádzať zamestnancovi naviac v súvislosti s použitím cestného motorového vozidla na účely pracovnej cesty, v závislosti od konkrétnych podmienok danej pracovnej cesty. Suma základnej náhrady pre jednostopové vozidlá a trojkolky a pre osobné cestné motorové vozidlá sa určuje opatrením Ministerstva práce, sociálnych vecí a rodiny SR, naposledy č. 247/2023 Z. z. Od 1. 7. 2023 je suma základnej náhrady

•    pre jednostopové vozidlá a trojkolky vo výške 0,071 eur,

•    pre osobné cestné motorové vozidlá vo výške 0,252 eur.

Pri použití prívesu k osobnému cestnému motorovému vozidlu sa základná náhrada zvyšuje o 15 %. Sumu základnej náhrady pri nákladných automobiloch a autobusoch dohodne zamestnávateľ so zamestnancom.

Náhrada za spotrebované pohonné látky

patrí zamestnancovi podľa cien pohonných látok platných v čase použitia cestného motorového vozidla, prepočítaných podľa spotreby pohonných látok, uvedenej v technickom preukaze cestného motorového vozidla. Cena pohonnej látky je cena, preukázaná najmä dokladom o čerpaní pohonnej látky. Ak zamestnanec nepredloží takýto doklad a výdavok mu v skutočnosti vznikol (napr. pohonné látky načerpal pred pracovnou cestou), zamestnávateľ mu môže poskytnúť náhradu podľa svojej vlastnej úvahy, pričom zohľadní, aké stanovil podmienky pracovnej cesty pre zamestnanca, alebo použije trhovú cenu, ktorá je známa v čase použitia vozidla.

Počet kilometrov, ktoré zamestnávateľ zohľadní zamestnancovi, sa určí podľa skutočne najazdených kilometrov, pričom zamestnávateľ si túto vzdialenosť môže porovnať s kilometrami podľa najhospodárnejšej trasy určenej v automape. Zamestnávateľ musí pritom zohľadniť nielen kilometre z miesta nástupu na pracovnú cestu do miesta jej konania a späť, ale aj kilometre, ktoré zamestnanec musel najazdiť v mieste konania pracovnej cesty, ak mu to vyplývalo z jej podmienok.

Príklad 1

Zamestnávateľ vyslal zamestnanca na pracovnú cestu zo Žiliny do Martina. Podľa mapy vzdialenosť oboch miest predstavuje 36 km. Zamestnanec však pri vyúčtovaní cesty do miesta pracovnej cesty vykázal až 98 km. Vyplývalo to z obchádzky, pretože cesta bola uzatvorená počas celého dňa z dôvodu veľkej havárie.

Uvedené zamestnanec oznámil zamestnávateľovi a súčasne pripojil krátku písomnú správu o stave aj pre prípad následnej kontroly, vykonanej správcom dane zamestnávateľa.

Príklad 2

Zamestnávateľ vyslal zamestnanca s miestom výkonu práce v Bratislave na pracovnú cestu v júli 2023 do Košíc. Zamestnanec pri pracovnej ceste použil vlastné motorové vozidlo kategórie M1, ktorého spotreba podľa technického preukazu je 7,20 l na 100 km jazdy. Zamestnanec nakúpil benzín v cene 1,596 eur za liter.

Vo vyúčtovaní pracovných ciest za júl2023 si zamestnanec nárokuje od zamestnávateľa cestovnú náhradu vypočítanú nasledovne:

Základná náhrada nie je len konštantou, používanou v prípade pracovných ciest vykonávaných zamestnancami pre účely ich zamestnávateľa, ale používa sa aj v prípade preukázania daňových výdavkov u samostatne zárobkovo činných osôb. Určuje to ustanovenie § 19 ods. 2 písm. e) bod 1 ZDP pre daňovníkov s príjmami podľa § 6 ods. 1 a 2 v súvislosti s ich činnosťou vykonávanou v inom mieste, ako je miesto, v ktorom činnosť pravidelne vykonávajú.

ZÁKON č. 595/2003 Z. z.
o dani z príjmov

Daňové výdavky

§ 19

(1) Ak výšku výdavku (nákladu) limituje osobitný predpis, preukázaný výdavok (náklad) možno zahrnúť do daňových výdavkov najviac do výšky tohto limitu. Ak výšku výdavku (nákladu) limituje tento zákon okrem výdavku (nákladu) vynaloženého zamestnávateľom na poskytnutý zdaniteľný príjem podľa § 5 ods. 1 a ods. 3 písm. d) za podmienok ustanovených osobitným predpisom, alebo jeho zahrnutie v zdaňovacom období upravuje tento zákon v inej výške ako osobitný predpis, preukázaný výdavok (náklad) možno zahrnúť do daňových výdavkov len v rozsahu a za podmienok ustanovených v tomto zákone. Ak výšku výdavku (nákladu) limituje tento zákon výškou dosiahnutého príjmu alebo výškou príjmu z prijatej úhrady, uplatní sa výdavok (náklad) alebo jeho časť do daňových výdavkov v tom zdaňovacom období, v ktorom bol dosiahnutý príjem alebo prijatá úhrada.

(2) Daňové výdavky, ktoré možno uplatniť len v rozsahu a za podmienok ustanovených v tomto zákone, sú

a)  výdavky (náklady), ktoré je daňovník povinný uhradiť podľa osobitných predpisov,

b)  výdavky (náklady) na prevádzku vlastného zariadenia na ochranu životného prostredia podľa osobitných predpisov,

c)  výdavky (náklady) na pracovné a sociálne podmienky a starostlivosť o zdravie vynaložené na

1. bezpečnosť a ochranu zdravia pri práci a hygienické vybavenie pracovísk,

2. starostlivosť o zdravie zamestnancov v rozsahu ustanovenom osobitnými predpismi a na vlastné zdravotnícke zariadenia,

3. vzdelávanie zamestnanca, ktoré súvisí s činnosťou alebo s podnikaním zamestnávateľa, vlastné vzdelávacie zariadenia,

4. odmenu za produktívnu prácu najviac do výšky 100 % z hodinovej minimálnej mzdy, podnikové štipendium, hmotné zabezpečenie žiaka, poskytovanie praktického vyučovania a na prevádzku strednej odbornej školy nad rámec poskytnutých normatívnych finančných prostriedkov,

5. príspevky na stravovanie zamestnancov, príspevky na rekreáciu zamestnancov a príspevky na športovú činnosť dieťaťa poskytované za podmienok ustanovených osobitným predpisom, ...