Smernica o evidovaní zásob – vzor

Smernica o skladových zásobách a evidencii zásob je spracovaná ako orientačný vzor na podmienky subjektu verejnej správy v zmysle zákona č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v znení neskorších predpisov a Smernice č........ o obehu účtovných dokladov (pozn.: určí sa interne) s ohľadom na Organizačný poriadok zo dňa........ (pozn.: určí sa interne) subjektu a v nadväznosti na Opatrenie Ministerstva financií Slovenskej republiky č. MF/014454/2022-36, ktorým sa ustanovujú podrobnosti o postupoch účtovania a rámcovej účtovej osnove pre obce, vyššie územné celky a nimi zriadené rozpočtové organizácie a príspevkové organizácie (pozn.: pre samosprávu, k dispozícii v Finančnom spravodajcovi Ministerstva financií Slovenskej republiky na internetovej stránke www.finance.gov.sk) s noveliz. účinnosťou od 1. 1. 2024.

Článok I

Pôsobnosť smernice
a vymedzenie zásob

1. Táto smernica určuje pravidlá a postup (ako vzorový do Vašej praxe) disponovania so zásobami a materiálom v rámci subjektu územnej samosprávy . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  (pozn. autora: určí sa u Vás interne) ako účtovnej jednotky v sektore územnej samosprávy.

2. Účtovná jednotka pri vedení účtovníctva využíva programové vybavenie . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  (pozn.: uvedie sa bližšia špecifikácia podľa vlastných reálií). Programové vybavenie zahŕňa aj moduly a to . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  a . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  za ktoré zodpovedá úsek/oddelenie . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  (pozn. autora: určí sa u Vás interne). Zamestnanec, ktorý zodpovedá za zverené skladové zásoby má riadne podpísanú dohodu o hmotnej zodpovednosti (príloha č. 2 k tejto smernici ako vzor pre Vás).

3. Orgán územnej samosprávy . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  (pozn. autora: určí sa u Vás interne) ako účtovná jednotka je povinná byť súčinná a vytvárať vhodné podmienky pre úplné a včasné spracovanie účtovných dokladov a zabezpečiť ich vecnú a formálnu správnosť.

4. Dikcia tejto smernice sa viaže na zodpovednosť zamestnancov za evidenciu, kontrolu a obeh dokladov a tiež oprávnenosť disponovania s majetkom, zásobami a materiálom podľa dohody o hmotnej zodpovednosti, či spoločnej dohody o hmotnej zodpovednosti podľa zákona č. 311/2001 Z. z. Zákonníka práce v znení neskorších predpisov a interných aktov.

5. Za zásoby sú v podmienkach nášho subjektu územnej samosprávy . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  (pozn. autora: určí sa u Vás interne) i organizačných zložiek považované:

a)  materiál

     Materiálom sa rozumejú spravidla kancelárske potreby, tlačiarenské materiály, knihy a tlačoviny, brožúry a zborníky, drobné reklamné predmety, materiál zabezpečujúci drobné opravy budovy, pohonné hmoty, obaly, ochranné pracovné prostriedky, drobný dlhodobý hmotný majetok v ocenení do . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  EUR (pozn.: určí sa interne v tejto časti alebo v prílohovej časti smernice), o ktorom účtovná jednotka rozhodla, že nie je dlhodobým majetkom.

b)  nedokončená výroba

     Nedokončenou výrobou sú produkty, ktoré už prešli jedným alebo niekoľkými výrobnými stupňami v organizačnej zložke/úseku . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  (pozn.: ak je to relevantné).

c)  polotovary vlastnej výroby

     Polotovarmi vlastnej výroby sú oddelene evidované produkty, ktoré ešte neprešli všetkými výrobnými stupňami a musia sa dokončiť alebo skompletizovať do finálnych výrobkov spôsobom . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  (pozn.: presné vymedzenie polotovarov vlastnej výroby v účtovnej jednotke).

d)  tovar

     Tovarom je všetko, čo účtovná jednotka nakupuje za účelom predaja. Tovarom sú aj výrobky vlastnej výroby, ktoré sa aktivovali a odovzdali do vlastnej predajne (pozn. autora: uvedené sa upraví podľa vlastných reálií a relevancií).

Článok II

Postup pri disponovaní
s materiálom a zásobami

1.  Materiál charakteru drobného majetku je/nie je (pozn.: určí sa interne) účtovaný na podsúvahových účtoch, alebo evidovaný v operatívnej evidencii, sa účtuje na sklad zásob na základe príjemky a výdajky, ktorú vystavuje zodpovedný zamestnanec skladu. V prípadoch, kedy je materiál ihneď po obstaraní spotrebovávaný, alebo začne jeho užívanie skôr, ako by sa dostal na skladové miesto a bolo by len formálne jeho naskladnenie (vystavením príjemky) a vyskladnenie (vystavením výdajky), sa môže účtovať priamo do spotreby. O tom, s ohľadom na prevádzkové potreby subjektu, rozhodne a zodpovedá . . . . . . . . . . . . . . . . . . . (pozn.: zodpovedný zamestnanec alebo príslušná organizačná zložka alebo úsek, či oddelenie Vášho subjektu, štatutárny orgán alebo vedúci zamestnanec) pri likvidácii dokladu k nákupu materiálu. Nákup a výdaj ochranných pracovných pomôcok zabezpečuje podľa požiadaviek organizačných zložiek zamestnanec skladu materiálových zásob so súhlasom . . . . . . . . . . . . . . . . . . . (pozn.: určí sa interne).

2. V skladoch prebieha spracovanie automatizovanou formou
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . alebo spôsobom (pozn.: určí sa interne). Príjemku na sklad vystavuje zodpovedný skladník . . . . . . . . . . . . . . . . . . . a prikladá ju k faktúre, ktoré spracuje oddelenie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . (pozn.: určí sa interne) ako obstaranie tovaru, resp. materiálu. Zodpovední zamestnanci po ukončení mesiaca vykonajú uzávierku a integráciu údajov prideleného skladu do účtovníctva, kde podľa príslušných kódov prebehne automatická účtovná predkontácia. Súčasťou týchto podkladov v prípade výdaja drobného hmotného majetku alebo majetku, ktorý má byť evidovaný v operatívnej evidencii je aj jedno z originálnych vyhotovení výdajky, na základe ktorého oddelenie/úsek alebo zamestnanec agendy/evidencie majetku následne tento majetok zaeviduje a uvedie na výdajke inventárne číslo, pod ktorým bude evidovaný. Príjemky sa vyhotovujú minimálne v . . . . . . . . . . . . . . . . . . . (pozn: napríklad v dvoch) vyhotoveniach.

3. Minimálne jedno vyhotovenie príjemky zostáva evidované . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  spôsobom . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  na (aj z dôvodu archivácie) a druhé sa dostáva do účtovníctva spolu s faktúrou, alebo pokladničným dokladom. Doklady, ktoré pôsobia na zmenu stavu zásob z dôvodu vyradenia pre ich neupotrebiteľnosť (pozn.: teda predaj, znehodnotenie, zmeny v množstve alebo v cenách) musia byť doložené vždy písomnou formou a ich originály s potrebnými prílohami a podpismi splnomocnených osôb sa musia odovzdať oddeleniu . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  (pozn.: určí sa interne u Vás).

4. Zásoby sa oceňujú podľa zákona č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v znení neskorších predpisov nasledovne:

a)  vyskladnené zásoby oceňuje účtovná jednotka v cenách, v ktorých sa zásoby oceňujú na sklade,

b)  nevyfakturované dodávky zásob sa ocenia podľa zmluvy alebo odhadu,

c)  zásoby nadobudnuté bezodplatne a nájdené prebytky zásob, odpad a zvyškové produkty vrátené z výroby alebo inej činnosti sa oceňujú reálnou hodnotou,

d)  zásoby vytvorené vlastnou činnosťou sa oceňujú priamymi nákladmi na ne vynaloženými alebo aj časťou nepriamych nákladov, ktorá sa k tejto činnosti vzťahuje,

e)  ak má účtovná jednotka vnútorný predpis na prirodzené úbytky zásob pre príslušné účtovné obdobie, účtujú sa úbytky zásob priamo do spotreby. Ak má účtovná jednotka vnútorný predpis o druhoch materiálu účtovaných priamo do spotreby, účtuje sa takýto materiál do spotreby, bez jeho zaúčtovania na sklad,

f)  súčasťou obstarávacej ceny zásob sú skontá, rabaty, bonusy, dobropisy a ostatné zľavy z ceny, pričom pôvodná obstarávacia cena sa o tieto položky znižuje.

Pozn. autora k tejto časti smernice v oblasti oceňovania zásob: V praxi môžeme použiť viacero spôsobov účtovania, aby sme splnili požiadavku oceňovania zásob. Pri úbytku zásob rovnakého druhu používame:

a)  vážený aritmetický priemer (prepočítaný minimálne raz za mesiac), alebo

b)  metódu FIFO (prvá cena ocenenia prírastku zásob sa použije ako prvá cena pri úbytku).

5. Oceňovanie zásob na sklade skutočnými obstarávacími nákladmi – t. j. cena obstarania plus všetky náklady, ktoré súvisia s obstaraním. Oceňovanie zásob na sklade v cene obstarania, pričom je nutné analytické členenie účtov na dva analytické účty:

a)  zásoby v cene obstarania a

b)  skutočné vedľajšie obstarávacie náklady k zásobám.

6. Úbytok zásob rovnakého druhu sa účtuje v ocenení cenou zistenou váženým aritmetickým priemerom z obstarávacích cien alebo vlastných nákladov alebo tak, že prvá cena na ocenenie prírastku zásob sa použije ako prvá cena na ocenenie úbytku zásob. Vážený aritmetický priemer sa počíta najmenej raz za mesiac. Na spôsob oceňovania zásob sa uplatní vnútorný predpis účtovnej jednotky upravujúci spôsob oceňovania zásob.

7. Obstarávaciu cenu zásob je možné na analytických účtoch rozdeliť na cenu, za ktorú sa majetok obstaral a náklady súvisiace s obstaraním alebo na vopred určenú cenu, za ktorú sa majetok obstará a odchýlku od skutočnej ceny, za ktorú sa majetok obstaral a náklady súvisiace s obstaraním. Pri vyskladnení zásob sa náklady alebo odchýlky podľa prvej vety rozpúšťajú spôsobom uvedeným vo vnútornom predpise účtovnej jednotky.

8. Pevná cena obstarania môže byť stanovená vnútorným predpisom v prípade materiálu, alebo v prípade tovaru na predajni to môže byť predajná cena tovaru. V takomto prípade je potrebné viesť tri analytické účty:

a)  plánovaná cena (vnútroorganizačná skladová, resp. predajná cena) – úbytky zásob sú v plánovaných skladových, resp. predajných cenách),

b)  cenová odchýlka k zásobám – rozdiel medzi skutočnou cenou obstarania a pevnou skladovou cenou, pričom:

-    ak je skutočná cena obstarania vyššia, rozdiel ceny sa zaúčtuje na ťarchu tohto analytického účtu,

-    ak je skutočná cena obstarania nižšia, rozdiel ceny sa zaúčtuje v prospech tohto analytického účtu a

-    skutočné vedľajšie obstarávacie náklady k zásobám.

9. Pri úbytkoch zásob na analytickom účte v cene obstarania je potrebné zaúčtovať do nákladov príslušný podiel skutočných vedľajších obstarávacích nákladov vypočítaný percentom.

10. V prípade, že účtujeme o zásobách na analytických účtoch spôsobom evidencie zásob v cene obstarania a evidencie skutočne vedľajších obstarávacích nákladoch, resp. o cenovej odchýlke k zásobám, potom pri vyskladnení zásob za určité obdobie účtujeme aj o ponížení skutočne vedľajších obstarávacích nákladov

Článok III

Záverečné ustanovenia, účinnosť smernice

1. Táto smernica je súčasťou vnútorného kontrolného systému organizácie a podlieha aktualizácii podľa potrieb a zmien kompetencií a zodpovedností.

2. Všetci zamestnanci účtovnej jednotky, ktorí vykonávajú činnosti v tejto smernici popísané, sú povinní dodržiavať ustanovenia tejto smernice a Obehu účtovných dokladov (Smernica č........ zo dňa........) alebo smernica o účtovníctve – upraví sa interne u Vás v subjekte.

3. Táto smernica zároveň ruší pôvodnú Smernicu č. . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  zo dňa . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  o evidovaní zásob . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  (pozn.: určí sa interne, ak je to relevantné).

4. Smernica je účinná od...... 2024.

Pozn.: Prílohu k tejto Smernici odporúčam uviesť ako definíciu prirodzeného úbytku zásob a vzor Dohody o hmotnej zodpovednosti – skladové zásoby, materiál.

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

 štatutárny orgán

 Dr. Jozef Sýkora, MBA, DSc.