Riadenie ľudských zdrojov v kocke z pohľadu kontrolóra

Príspevok sa venuje oblasti riadeniu ľudských zdrojov ako primárnemu kapitálu z pohľadu kontrolóra v súčasnom čase. Riadenie ľudských zdrojov dosahuje svoj hlavný cieľ plnením dvoch základných úloh zameraných na zabezpečenie potrebného počtu zamestnancov v požadovanej profesijnej (zákonnej) i kvalifikačnej štruktúre a v dynamickom súlade s cieľmi a zákonným rámcom subjektu verejnej správy. To znamená, že riadenie ľudských zdrojov musí pružne zohľadňovať okrem počtu a požiadaviek pracovných miest aj ich prípadnú premenlivosť.

Dôležitým aspektom v oblasti riadenia ľudských zdrojov a tiež aj prí výkone kontrolných aktivít je asertivita. Asertivita sa spája okrem techník, ktoré boli predstavené v príspevku vyššie, aj so sériou pomocných skutočností, ktoré sa spájajú s asertívnou a vľúdnou komunikáciou v rámci pracovného prostredia, a to nie len v sektore verejnej správy.

Rozumie sa tým efektívne fungovanie zamestnancov, ktoré predpokladá ich systematické vzdelávanie a rozvoj, ako aj efektívne využívanie ich pracovných schopností pomocou adekvátnych stimulačných nástrojov. Efektívne plnenie týchto základných úloh riadenia ľudských zdrojov vyžaduje širokú paletu rôznych činností, ktoré sa zvyknú označovať ako personálne funkcie.

Tie vlastne napĺňajú obsah riadenia ľudských zdrojov, ktorý sa dynamicky mení. Prejavuje sa to v rôznych prístupoch pri rozpracovaní jednotlivých činností, ako aj ich praktickej aplikácii. Súvisia s tým aj rôzne názory na klasifikáciu funkcií riadenia ľudských zdrojov. Rozdiely sa týkajú jednak vecného obsahu jednotlivých funkcií, jednak šírky záberu na problematiku riadenia ľudských zdrojov.

V tejto súvislosti je však potrebné zdôrazniť, že aj keď možno uplatniť rôzne kritériá klasifikácie, mal by sa pritom rešpektovať celostný pohľad na ľudské zdroje v danom subjekte v sektore verejnej správy a systémová prepojenosť jednotlivých funkcií. Na základe analýzy jednotlivých názorov v odbornej literatúre a poznatkov z praxe riadenia ľudských zdrojov v rámci sektora verejnej správy ako aj mimo neho (tretie strany) možno vymedziť jeho funkcie v logickej nadväznosti takto:

1.  Strategické riadenie ľudských zdrojov zabezpečuje integráciu riadenia ľudských zdrojov so strategickými potrebami subjektu verejnej správy prostredníctvom aktivít strategického riadenia ľudských zdrojov.

2.  Plánovanie ľudských zdrojov zabezpečuje adekvátne personálne činnosti na splnenie zámerov a cieľov a tým aj ich integráciu v rámci riadenia ľudských zdrojov, ako aj zakomponovanie od celkového plánovacieho a hodnotiaceho procesu subjektu.

3.  Analýza práce (analýza pracovných miest) znamená systematické zhromažďovanie a vyhodnocovanie informácií o obsahu práce, podmienkach jej vykonávania a požiadavkách na držiteľov týchto pracovných miest, ako aj aktualizáciu všetkých informácií.

4.  Rozmiestňovanie zamestnancov a skončenie pracovného pomeru predstavujú aktivity súvisiace s prijímaním a adaptáciou nových zamestnancov, ale takisto s funkčným postupom (povýšením), preradením na inú prácu, penzionovaním a prepúšťaním zamestnancov.

5.  Vzdelávanie a rozvoj zamestnancov znamenajú zabezpečenie nepretržitého vzdelávania zamestnancov v nadväznosti na potreby subjektu verejnej správy (školenia osvojovacie, kompetenčné alebo certifikačné pre výkon špecifických funkcií – napríklad prenesený výkon štátnej správy). Osvojovacie sú školenia zamerané na pochopenie zákonnej dikcie pre výkon pracovnej činnosti v zmysle pracovnej náplne zodpovedného zamestnanca.

6.  Riadenie a plánovanie kariéry predstavujú aktivity, prostredníctvom ktorých sa zabezpečuje  rozvoj zamestnancov tak, aby si príslušný subjekt zastúpený vedúcim orgánu verejnej správy pripravil potrebné množstvo kvalifikovaných nástupcov zodpovedajúcich budúcim požiadavkám a zároveň sa profiloval postup (rast) jednotlivca (zamestnanca).

7.  Riadenie pracovného výkonu je nástrojom dosahovania lepších výsledkov daného oddelenia/­subjektu verejnej správy a jednotlivcov riadením výkonu v rámci dohodnutých plánovaných cieľov, noriem a požadovaných schopností, pre ktoré je východiskom hodnotenie pracovného výkonu (hodnotenie zamestnancov).

8.  Odmeňovanie zamestnancov predstavuje vzájomne prepojené politiky, procesy a postupy pri odmeňovaní zamestnancov v nadväznosti na ich prínos, kompetencie a trhovú hodnotu a pozostáva z peňažných i nepeňažných odmien a rôznych zamestnaneckých výhod.

9.  Pracovné vzťahy môžu mať svoju formálnu podobu upravenú rôznymi pravidlami, normami, resp. zákonmi, ale i neformálnu podobu, ktorá je dôsledkom rôznych príležitostných osobných kontaktov. Osobitné postavenie majú vzťahy medzi odbormi a zamestnávateľom upravované celoštátnymi zákonnými normami.

10. Pracovné podmienky predstavujú komplex podmienok, ktoré pôsobia na človeka v pracovnom procese, vplývajú na jeho efektívny priebeh a determinujú kvalitu pracovného života, pričom určujúci vplyv má charakter vykonávanej práce, technologické postupy a technická vybavenosť, úroveň deľby práce a kooperácie, štýl vedenia ľudí, systémy motivácie a stimulácie, faktory pracovného prostredia, bezpečnosť práce a časové podmienky práce.

11. Personálny informačný systém zabezpečuje dostatok presných a aktuálnych informácií o zamestnancoch, pracovných miestach, personálnych činnostiach, situácii na trhu práce a umožňuje vyhodnocovanie rôznych aspektov riadenia ľudí ako nevyhnutej podmienky na cieľavedomé formovanie pracovného potenciálu.

Priamym vykonávateľom mnohých funkcií riadenia ľudských zdrojov sú vedúci zamestnanci všetkých úrovní riadenia príslušného subjektu verejnej správy (línioví manažéri). Táto ich činnosť vyplýva z toho, že riadia a vedú ľudí prostredníctvom ktorých plnia stanovené ciele. Riadenie, vedenie a motivovanie zamestnancov sa zakladajú na systémoch, metódach a nástrojoch riadenia ľudských zdrojov.

Vedúci zamestnanci sú hlavnými aktérmi v tejto oblasti, pretože bezprostredne vykonávajú určité činnosti riadenia ľudských zdrojov v rámci nimi riadených útvarov a organizačných jednotiek v subjekte verejnej správy.

Úlohy vedúceho zamestnanca z pohľadu kontrolného orgánu

Vedúci zamestnanec plní najmä nasledujúce úlohy v riadení ľudí:

–   podieľa sa na analýze pracovných miest, ich zdokonaľovaní opisov prác a špecifikácii požiadaviek na zamestnancov, ktorí by boli spôsobilí danú prácu (výkon práce vo verejnom záujme ako aj zamestnanci vykonávajúci manuálnu, či remeselnú prácu) vykonávať,

–   zabezpečuje priebeh adaptačného procesu nových zamestnancov (efektívnu orientáciu na danom pracovisku, ako aj ich postupnú socializáciu),

–   podieľa sa na rozvoji a vzdelávaní zamestnancov (pomáha identifikovať potreby v oblasti školenia a osobného rozvoja, utvára podmienky na tvorbu individuálnych plánov a na získanie potrebných schopností, hodnotí dosiahnuté výsledky vzdelávania, vystupuje v úlohe školiteľa, poradcu i trénera),

–   podieľa sa na vypracovaní kritérií hodnotenia pracovného výkonu zamestnancov, vedie záznamy o skutočnom výkone zamestnancov, vykonáva hodnotenie a informuje zamestnancov o výsledkoch hodnotenia, navrhuje odmeňovanie (pozn. autora: v zmysle zákona č. 553/­2003 Z. z. o odmeňovaní niektorých zamestnancov pri výkone práce vo verejnom záujme a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov) písomne odôvodňuje priznanie odmeny zamestnancovi na príslušnom úseku/­oddelení, za ktoré zodpovedá),

–   vytvára a udržuje tvorivé pracovné vzťahy vo svojom tíme (uplatňuje vzhľadom na podmienky adekvátny štýl vedenia ľudí, podporuje komunikáciu, rieši konflikty),

–   zhromažďuje, spracúva a rozširuje informácie pre potreby subjektu verejnej správy, či útvaru riadenia ľudských zdrojov, (informácie o problémoch s používaním systémov riadenia ľudí, o možnostiach ich zdokonalenia, systém dovoleniek, informácie na spracovanie podkladov na kolektívne vyjednávanie).

Asertivita v pracovnom prostredí

Čo je asertivita a ako ju možno charakterizovať?

Základným psychologickým predpokladom pozitívnej komunikácie na pracovisku je asertivita. Asertivita je z tohto hľadiska nenásilné vľúdne, ale pevné, sebavedomé a otvorené vyjadrovanie a presadzovanie svojho názoru, za rešpektovania slušnosti, taktu a ohľaduplnosti, pričom nie je obmedzovaná sloboda a práva spolupracovníka (iného zamestnanca, podriadeného, či úsek alebo oddelenie). Asertívna komunikácia je teda sebapresadzujúca a rešpektujúca to isté právo aj pre iné osoby v rámci prijateľných pravidiel, a to bez zbytočnej ústupnosti a agresivity.

Medzi základné asertívne techniky patrí (vo forme odporúčaní):

Obohraná gramofónová platňa – spočívajúca vo vytrvalom opakovanom uplatňovania si svojho nároku. Uplatňuje sa proti manipulácii, presadzovaniu oprávneného nároku, alebo odmietanie neoprávnených požiadaviek.

Technika otvorených dverí – princípom je rozlíšenie pravdy od klamstva. S pravdou sa súhlasí a reaguje sa na ňu, na klamstvo a výmysly a ďalší nehoráznosti sa vôbec nereaguje. Odpoveďou sú stručné útoky a invektívy (útočné prejavy) s pokojom prehliadania, pokiaľ možno sa vyhýbame nepokoju, sarkazmom a irónií. Uplatňuje sa pri neoprávnenej kritike.

Súhlas s oprávnenou osobou – kritika sa prijíma bez depresívnych pocitov, odporúča sa orientácia na nápravu kritizovaného stavu, vyhýbame sa obranným mechanizmom. Snažíme sa brať kritiku ako investíciu do budúcnosti.

Dotazovanie na nedostatky – technika spočívajúca v zisťovaní skutočných a objektívnych príčin kritického, vyčítavého a odmietaného postoja partnera. Snažíme sa zistiť ďalšie nedostatky a podrobnosti, ktoré partnerovi vadia, jeho predstavy a našom prijateľnom chovaní a aj pravú príčinu jeho nespokojnosti. Vyhýbame sa kritickému hodnoteniu svojho obchodného partnera, či zamestnanca, takisto aj hádkam, impertinencii, klamstvu, polopravdám, ale využívame empatie, reakcie na pravdu, pozitívneho prejavu, kompromisu, kladných formulácií a úprimnej prezentácii nášho postoja.

Prijateľný kompromis – považuje sa za najlepšie riešenie, pretože sú uspokojené obe strany a obe s navrhnutým riešením súhlasia. Vyžaduje umenie načúvať, rešpektovať aj umenie ústupkov partnerovi či zamestnancovi.

Zvládnutie negatívnej asertivity – technika, ako zvládať vlastné omyly, chyby a nedostatky. Za tieto nedostatky sa nie je treba hanbiť, pretože človek nie je dokonalý. Odporúča sa tieto nedostatky priznať, súhlasiť s kritikou, nedostatky nerozoberať, ale poučiť sa z nich.

Sebaotvorenie – technika, ktorá nás zbavuje hanby, učí nás ozvať sa, hovoriť za seba i o sebe, vyjadriť nesúhlas a názor, zvládnuť trému tým, že s o nej hovorí.... Jedná sa o umenie a odvahu hovoriť „To sa mi nepáči!“, „Nie!“, alebo používať slovo JA!“ a neschovávať sa za množné pomenovanie.

Umenie si požiadať o láskavosť – komplimenty, pochvaly, odmeny, povšimnutie a slovné „pohladenie“ majú priaznivý vplyv na psychiku človeka, máme si vedieť o to sami povedať. Pri pochvale okolo toho nie je dobré robiť okolky a treba dať prednosť radosti a pochvalu prijať.

Prostredníctvom aktívnej či pasívnej asertívnej komunikácie teda prenášame informácie, pocity, svoje názory, priania, nápady, očakávania a tiež aj požiadavky. Snažíme sa o to, aby naše komunikovanie a prenos informácií zodpovedným zamestnancom na danom úseku pracoviska zapôsobilo na ľudí v našom okolí. Obvykle ich chceme doviezť k tomu, aby nás vypočuli, porozumeli nám, a veľmi často tiež k tomu, aby urobili niečo podľa nás alebo sa tak správali.

Aké schopnosti a zručnosti by mal mať dobrý asertívny vedúci zamestnanec/­zamestnanec?

1.  Vedúci zamestnanec/­zamestnanec hovorí stručne, pritom zrozumiteľne a výstižne, nezabudne sa presvedčiť, že iný kolega mu skutočne rozumel.

2.  Vedúci zamestnanec/­zamestnanec si dáva pozor, aby z jeho hlasu, gest, mimiky či postoja nebola poznať ľahostajnosť, irónia, zľahčovanie a nezáujem.

3.  Manipulačné techniky vedúceho zamestnanca/­zamestnanca vychádzajú zvnútra, nie sú hrané ani strojené.

4.  Vedúci zamestnanec/­zamestnanec oceňuje a pochváli, pričom uzná aj iný názor.

5.  Vedúci zamestnanec/­zamestnanec si rozširuje vlastný slovník, vyjadrovacie schopnosti a formulácie viet.

6.  Vedúci zamestnanec/­zamestnanec počúva iné názory a nedotkne sa slovami iného. Takýto zamestnanec nesmeruje k otvorenému konfliktu s podriadeným či kolegom, ale vedie ku konštruktívnemu riešeniu problému.

7.  Vedúci zamestnanec/­zamestnanec využíva účelne tvorené otázky a dáva druhému priestor na komentár, či vyjadrenie.

8.  Vedúci zamestnanec/­zamestnanec sa drží určitého problému a témy a ani pritom nehodnotí druhú stranu.

9.  Vedúci zamestnanec/­zamestnanec sa snaží si kontrolovať emócie a dodržuje pravidlá fair-play.

10. Vedúci zamestnanec/­zamestnanec váži každé slovo, pokojne hovorí, aby mu bolo rozumieť a nezabúda načúvať aj druhú stranu.

11. Vedúci zamestnanec/­zamestnanec sa chová priateľsky a nezištne, nepýši sa ani nepovyšuje nad podriadenými.

12. Vedúci zamestnanec/­zamestnanec nechce víťaziť nad inými, rád sa učí na vlastných chybách a na chybách druhých.

13. Vedúci zamestnanec/­zamestnanec je sebakritický a vie si priznať svoje osobné, či pracovné zlyhanie a snaží sa ich napraviť.

Dr. Jozef Sýkora, MBA