Prelom kalendárnych rokov

v personálnej agende

Prelom kalendárnych rokov predstavuje pre mzdové účtovníčky snáď najnáročnejšie obdobie. Okrem pravidelne sa každý kalendárny mesiac opakujúcich činností vzniká v kontexte s ukončením jedného kalendárneho roka a začiatkom ďalšieho kalendárneho roka celý rad ďalších povinností vyplývajúcich z príslušných právnych predpisov. Jedná sa o náležitosti vzťahujúce sa na styk zamestnávateľov so zamestnancami a rôznymi štátnymi a verejnými inštitúciami v oblasti vykazovania, štatistiky a vyhotovovania zákonmi ustanovených dokumentov. Aké povinnosti musia splniť zamestnávatelia voči svojim zamestnancom na konci roka 2016 a začiatku roka 2017?

PRIEMERNÝ ZÁROBOK NA PRACOVNOPRÁVNE ÚČELY. Potreba výpočtu priemerného zárobku na pracovnoprávne účely vyplýva z pracovnoprávnych predpisov, v ktorých sa peňažné plnenie odvodzuje od priemerného zárobku.

Ide najmä o stanovenie výšky:

•    peňažnej náhrady zamestnávateľa, ak zamestnanec nezotrvá počas plynutia výpovednej doby u zamestnávateľa (§ 62 ods. 8 ZP),

•    náhrady mzdy pri okamžitom skončení pracovného pomeru zamestnancom (§ 69 ods. 4 ZP),

•    náhrady mzdy pri hromadnom prepúšťaní, ak zamestnávateľ poruší ZP ustanovené povinnosti (§ 73 ods. 8 ZP),

•    odstupného v zmysle podmienok ustanovených v § 76 ZP,

•    odchodného v zmysle podmienok ustanovených v § 76a ZP,

•    náhrady mzdy pri neplatnom rozviazaní pracovného pomeru v zmysle § 79 ZP,

•    peňažnej náhrady pri obmedzení zárobkovej činnosti po skončení pracovného pomeru podľa § 83a ZP,

•    náhrady za stratu času podľa § 96b ZP,

•    náhrady mzdy za dovolenku,

•    mzdového zvýhodnenia za prácu vo sviatok a mzdového zvýhodnenia za prácu nadčas,

•    doplatku pri preradení na výkon inej práce,

•    náhrady mzdy pri prekážkach v práci,

•    mzdových nárokov z pracovného pomeru v prípade smrti zamestnanca (§ 35 ZP),

•    náhrady mzdy zamestnancovi, ktorý sa vrátil z pracovnej cesty po 24. hodine ak tento čas spadá do pracovného času zamestnanca (§ 92 ods. 3 ZP),

•    náhrady škody a pod.

PRIEMERNÝ ZÁROBOK JE ZAMESTNÁVATEĽ POVINNÝ ZISŤOVAŤ VŽDY

–   k prvému dňu kalendárneho štvrťroka (k 1. 1., 1. 4., 1. 7., 1. 10.) a takto zistený priemerný zárobok používať počas celého kalendárneho štvrťroka s výnimkou prípadov, keď sa priemerný zárobok musí zvýšiť na minimálnu mzdu, resp. minimálny mzdový nárok, pokiaľ ich nedosahuje,

–   zo mzdy zúčtovanej zamestnancovi na výplatu v rozhodujúcom období a z doby odpracovanej v tomto období (do zúčtovanej mzdy sa však nezahŕňa mzda za neaktívnu časť pracovnej pohotovosti na pracovisku a do obdobia odpracovaného zamestnancom sa nezahŕňa čas neaktívnej časti pracovnej pohotovosti na pracovisku).

Rozhodujúcim obdobím je pritom kalendárny štvrťrok predchádzajúci štvrťroku, v ktorom sa zisťuje priemerný zárobok. Priemerný zárobok sa zisťuje vždy k prvému dňu kalendárneho mesiaca nasledujúceho po rozhodujúcom období a používa sa počas celého štvrťroka, ak Zákonník práce neustanovuje inak.

Ak zamestnanec v rozhodujúcom období neodpracoval aspoň 22 dní alebo 170 hodín, používa sa namiesto priemerného zárobku pravdepodobný zárobok. Pravdepodobný zárobok sa zistí zo mzdy, ktorú zamestnanec dosiahol od začiatku rozhodujúceho obdobia, alebo zo mzdy, ktorú by zrejme dosiahol.

Je nevyhnutné upozorniť na povinnosť zamestnávateľa určiť priemerný zárobok na pracovnoprávne účely k 1. januáru 2017 každému zamestnancovi, a to ako pomer mzdy zúčtovanej zamestnancovi na výplatu vo štvrtom štvrťroku 2016 a doby odpracovanej zamestnancom v tomto štvrťroku. V každom prípade je nutné upozorniť na skutočnosť, že takto určený priemerný zárobok zamestnanca však nemôže byť nižší ako minimálna mzda, na ktorú by zamestnancovi vznikol nárok v kalendárnom mesiaci, v ktorom vznikla potreba priemerný zárobok použiť. Ak by sa tak stalo, zamestnávateľ zvýši priemerný zárobok na sumu zodpovedajúcu tejto minimálnej mzde. Ak u zamestnávateľa nie je odmeňovanie zamestnancov dohodnuté v kolektívnej zmluve a priemerný zárobok zamestnanca je nižší ako príslušný minimálny mzdový nárok podľa § 120 ods. 4 ZP, zvýši sa priemerný zárobok na sumu zodpovedajúcu tomuto minimálnemu mzdovému nároku.

V uvedenej súvislosti je potrebné pripomenúť, že minimálna mzda je v zmysle Nariadenia vlády č. 280/2016 Z. z. ustanovená od 1. januára 2017 nasledovne:

a)  435,00 eur za mesiac pre zamestnanca odmeňovaného mesačnou mzdou,

b)  2,50 eur za každú hodinu odpracovanú zamestnancom.

KONIEC KALENDÁRNEHO ROKA VERSUS ČERPANIE DOVOLENKY. Na základe ustanovenia § 100 Zákonníka práce vzniká zamestnancovi za podmienok ustanovených týmto zákonom nárok na

a)  dovolenku za kalendárny rok alebo jej pomernú časť,

b)  dovolenku za odpracované dni,

c)  dodatkovú dovolenku.

V zásade určuje čerpanie dovolenky zamestnávateľ po prerokovaní so zamestnancom podľa plánu dovoleniek určeného s predchádzajúcim súhlasom zástupcov zamestnancov tak, aby si zamestnanec mohol dovolenku vyčerpať spravidla vcelku a do konca kalendárneho roka. Pri určovaní dovolenky je potrebné prihliadať na úlohy zamestnávateľa a na oprávnené záujmy zamestnanca. V zmysle poslednej vety ustanovenia § 111 ods. 1 ustanovuje ZP zamestnávateľovi povinnosť určiť zamestnancovi čerpanie aspoň štyroch týždňov dovolenky v kalendárnom roku, ak má na ne nárok, a ak určeniu čerpania dovolenky nebránia prekážky v práci na strane zamestnanca.

Zamestnávateľ môže po dohode so zástupcami zamestnancov určiť hromadné čerpanie dovolenky, ak je to nevyhnutné z prevádzkových dôvodov. Uvedené hromadné čerpanie dovolenky však nesmie byť určené na viac ako dva týždne, ak ZP neustanovuje inak. Ak ide o vážne prevádzkové dôvody, môže byť hromadné čerpanie dovolenky určené až na tri týždne avšak len za predpokladu, že tieto vážne prevádzkové dôvody sa zamestnancom oznámia najmenej šesť mesiacov vopred. V predmetnom prípade sa môže jednať napríklad o prípad modernizácie výrobnej linky alebo podobných odstávok v prevádzke, ktoré sú dlhodobo plánované.

Ak sa poskytuje dovolenka v niekoľkých častiach, musí byť aspoň jedna časť najmenej dva týždne, ak sa zamestnanec so zamestnávateľom nedohodne inak. Čerpanie dovolenky je zamestnávateľ povinný oznámiť zamestnancovi aspoň 14 dní vopred. Toto obdobie môže byť skrátené len výnimočne a to so súhlasom zamestnanca.

V SÚVISLOSTI S POVINNOSŤAMI ZAMESTNÁVATEĽA V RÁMCI PERSONÁLNEJ AGENDY na prelome kalendárnych rokov sú dôležité predovšetkým ustanovenia § 113 ZP, v zmysle ktorých platí, že:

•    Ak si zamestnanec nemôže vyčerpať dovolenku v kalendárnom roku preto, že zamestnávateľ neurčí jej čerpanie, alebo pre prekážky v práci na strane zamestnanca, zamestnávateľ je povinný poskytnúť zamestnancovi dovolenku tak, aby sa skončila najneskôr do konca nasledujúceho kalendárneho roka.

•    Ak zamestnávateľ neurčí zamestnancovi čerpanie dovolenky najneskôr do 30. júna nasledujúceho kalendárneho roka tak, aby zamestnanec vyčerpal dovolenku do konca tohto kalendárneho roka, čerpanie dovolenky si môže určiť zamestnanec. Toto čerpanie dovolenky je zamestnanec povinný oznámiť zamestnávateľovi písomne, najmenej 30 dní vopred; uvedená lehota môže byť so súhlasom zamestnávateľa skrátená.

Ak zamestnanec nemal do 30. júna 2016 určené zamestnávateľom čerpanie dovolenky za rok 2015 tak, aby ju vyčerpal do konca roka 2016, od 1. júla 2016 mal zamestnanec právo určiť si dni, kedy bude čerpať dovolenku sám. Zamestnávateľ je naďalej zodpovedný za určenie čerpania dovolenky, ale súčasne je povinný rešpektovať, kedy si zamestnanec čerpanie dovolenky určí.

•    Ak si zamestnankyňa (zamestnanec) nemôže vyčerpať dovolenku pre čerpanie materskej dovolenky alebo rodičovskej dovolenky ani do konca nasledujúceho kalendárneho roka, nevyčerpanú dovolenku jej (mu) zamestnávateľ poskytne po skončení materskej dovolenky alebo rodičovskej dovolenky.

•    Ak si zamestnanec nemôže vyčerpať dovolenku, pretože bol uznaný za dočasne pracovne neschopného pre chorobu alebo úraz ani do konca nasledujúceho kalendárneho roka, nevyčerpanú dovolenku mu zamestnávateľ poskytne po skončení dočasnej pracovnej neschopnosti zamestnanca.

•    Ak si zamestnanec nemôže vyčerpať dovolenku, pretože bol dlhodobo uvoľnený na výkon verejnej funkcie alebo odborovej funkcie, nevyčerpanú dovolenku mu zamestnávateľ poskytne po skončení výkonu verejnej funkcie alebo odborovej funkcie.

Je potrebné zamestnávateľom odporučiť s blížiacim sa koncom kalendárneho roka 2016 spracovať prehľad čerpania dovoleniek každého zamestnanca, skontrolovať správnosť prípadného krátenia dovolenky v súlade s § 109 Zákonníka práce a určiť zostatok nevyčerpanej dovolenky k 31. decembru 2016. Rovnako je nutné skontrolovať aj skutočnosť, či do konca roku 2016 došlo k vyčerpaniu prípadnej dovolenky ešte z roku 2015 v kontexte s ustanovením § 113 ods. 2 Zákonníka práce.

Čo sa týka problematiky náhrady mzdy v súvislosti s dovolenkou, v zásade platí, že zamestnancovi patrí náhrada mzdy v sume jeho priemerného zárobku za vyčerpanú dovolenku. Ďalej zamestnancovi patrí náhrada mzdy v sume jeho priemerného zárobku len za časť dovolenky, ktorá presahuje štyri týždne základnej výmery dovolenky, ktorú zamestnanec nemohol vyčerpať ani do konca nasledujúceho kalendárneho roka.

Za nevyčerpané štyri týždne základnej výmery dovolenky však nemôže byť zamestnancovi vyplatená náhrada mzdy, s výnimkou, ak si túto dovolenku nemohol vyčerpať z dôvodu skončenia pracovného pomeru.

Napokon možno v súvislosti s predmetnou problematikou poznamenať, že ak zamestnanec dovolenku alebo jej časť vyčerpá a nárok na dovolenku mu do konca kalendárneho roka alebo do skončenia pracovného pomeru v príslušnom kalendárnom roku nevznikne, je povinný vrátiť vyplatenú náhradu mzdy za dovolenku alebo jej časť, na ktorú mu nárok nevznikol. Tejto povinnosti zodpovedá oprávnenie zamestnávateľa takto vyplatenú náhradu mzdy zraziť zo zamestnancovej mzdy aj bez jeho súhlasu [v tejto súvislosti viď ustanovenie § 131 ods. 2 písm.  g) ZP].

Personálne náležitosti versus účtovníctvo. Vychádzajúc z prvej vety ustanovenia § 3 ods. 1 zákona o účtovníctve platí, že účtovná jednotka účtuje a vykazuje účtovné prípady v období, s ktorým časovo a vecne súvisia.

To znamená, že zamestnávateľ

•    účtujúci v sústave podvojného účtovníctva zúčtované mzdy zamestnancom za december zaúčtuje v období december na nákladových a záväzkových účtoch,

•    účtujúci v sústave jednoduchého účtovníctva zúčtované mzdy zamestnancom za december zaúčtuje v období december v knihe záväzkov. 

MZDY A SÚVISIACE POISTNÉ PRI KONTE PRACOVNÉHO ČASU. Zákon č. 595/2003 Z. z. o dani z príjmov v z. n. p. (ďalej iba „ZDP“) v rámci § 17 ods. 33 písm.  a) ustanovuje, že súčasťou základu dane sú aj mzdy vrátane poistného a príspevkov pri konte pracovného času v zmysle § 87a ZP, ktoré sú vyplatené zamestnávateľom za zamestnanca pred vykonaním práce a účtované na účet nákladov budúcich období. Následné zúčtovanie nákladov budúcich období podľa účtovných predpisov v čase vykonania práce sa do základu dane nezahŕňa.

REZERVY SÚVISIACE SO MZDOVÝMI NÁKLADMI. Podľa § 26 ods. 5 zákona o účtovníctve predstavujú rezervy záväzky s neistým časovým vymedzením alebo výškou. Ďalej v zmysle § 19 ods. 1 Postupov účtovania pre podnikateľov účtujúcich v sústave podvojného účtovníctva platí, že rezerva sa tvorí na základe zásady opatrnosti na riziká a straty.

Rezerva predstavuje záväzok predstavujúci existujúcu povinnosť účtovnej jednotky, ktorá vznikla z minulých udalostí, je pravdepodobné, že v budúcnosti zníži ekonomické úžitky účtovnej jednotky, pričom ak nie je známa presná výška tohto záväzku, ocení sa odhadom v sume dostatočnej na splnenie existujúcej povinnosti ku dňu, ku ktorému sa zostavuje účtovná závierka pri zohľadnení rizík a neistôt.

Spôsob tvorby a použitia rezerv by mal mať zamestnávateľ stanovený vo svojom vnútornom predpise, pričom zamestnávatelia účtujúci v sústave podvojného účtovníctva sú v súvislosti so mzdovými nákladmi povinní tvoriť nasledovné rezervy:

•    rezervy na odstupné,

•    rezervy na nevyčerpané dovolenky vrátane sociálneho poistenia,

•    rezervy na odmeny členom dozornej rady a iných orgánov spoločnosti,

•    rezervy na vyplácanie prémií a odmien,

•    rezervy na vyplácanie odchodného, vyplácanie plnení pre zamestnancov pri životných jubileách alebo pracovných jubileách a iných plnení pre zamestnancov (tzv. zamestnanecké požitky).

V každom prípade treba poznamenať, že zamestnávatelia účtujúci v sústave jednoduchého účtovníctva rezervy v súvislosti so mzdovými výdavkami nevytvárajú.

Z pohľadu § 19 ods. 3 písm.  f) ZDP možno ako daňový výdavok (náklad) uplatniť rezervy podľa § 20 tohto zákona.

Rezervami, ktorých tvorba je daňovým výdavkom za podmienok ustanovených v ZDP je v zmysle § 20 ods. 9 písm.  a) ZDP aj tvorba rezerv účtovaná ako

•    náklad na nevyčerpané dovolenky vrátane poistného a príspevkov, ktoré je povinný platiť zamestnávateľ za zamestnanca,

•    náklad na mzdu pri uplatňovaní konta pracovného času vrátane poistného a príspevkov, ktoré je povinný platiť zamestnávateľ za zamestnanca.

Ing. Ján Mintál