Preddavok na pracovnú cestu

a jeho vyúčtovanie

Nároky a povinnosti zamestnancov a zamestnávateľov pri pracovnej ceste, vrátene poskytnutia preddavkov, upravuje zákon č. 283/2002 Z. z. o cestovných náhradách, v znení neskorších predpisov (ďalej ZCN). Zamestnanci, ktorí sú zamestnávateľom vyslaní na pracovnú cestu, majú nárok na úhradu výdavkov, ktoré im počas pracovnej cesty vznikli. Zamestnávateľ je povinný poskytovať zamestnancovi pred začatím zahraničnej pracovnej cesty preddavok na pracovnú cestu v primeranej výške.

Cestovné náhrady

Cestovné náhrady poskytuje zamestnávateľ svojim zamestnancom na úhradu skutočne vynaložených výdavkov spojených s výkonom práce na inom mieste, ako je ich pravidelné pracovisko Podmienkou vzniku nároku na cestovné náhrady je preukázateľnosť vzniknutých výdavkov pri pracovnej ceste.

Pracovná cesta zamestnanca je, podľa § 2 ods. 1 ZCN, čas od nástupu zamestnanca na cestu na výkon práce do iného miesta, ako je jeho pravidelné pracovisko, vrátane výkonu práce v tomto mieste do skončenia tejto cesty.

Pracovná cesta je aj cesta, ktorá trvá od nástupu osoby uvedenej v § 1 ods. 2 ZCN na cestu na plnenie činnosti pre ňu vyplývajúcich z osobitného postavenia vrátane výkonu činnosti do skončenia tejto cesty.

Pravidelným pracoviskom zamestnanca je, podľa § 2 ods. 3 ZCN, miesto, ktoré má zamestnanec písomne dohodnuté so svojim zamestnávateľom. Ak nemá takéto miesto dohodnuté, je pravidelným pracoviskom miesto výkonu práce dohodnuté v pracovnej zmluve alebo v dohodách (dohoda o pracovnej činnosti, dohoda o vykonaní práce a dohoda o brigádnickej prácu študentov). Podľa ustanovenia § 43 ods. 1 písm. b) zákona č. 311/2001 Z. z. Zákonník práce, v znení neskorších predpisov (ďalej ZP) v pracovnej zmluve je zamestnávateľ povinný so zamestnancom dohodnúť podstatné náležitosti, medzi ktoré patrí aj miesto výkonu práce (obec, časť obce alebo inak určené miesto).

U zamestnancov, ktorí často menia pracovisko z dôvodu osobitnej povahy povolania (napríklad zamestnanci, ktorí vykonávajú stavebné práce, montážne práce, cestujúci predajcovia, vodiči motorových vozidiel a podobne), je možné ako pravidelné pracovisko dohodnúť aj miesto pobytu (bydlisko). Miesto pravidelného pracoviska je dôležité a rozhodujúce pre stanovenie výšky cestovných náhrad, a preto by malo byť individuálne dohodnuté s každým zamestnancom a malo by byť určené konkrétnou adresou alebo názvom obce.

Podľa § 4 ods. 1 ZCN zamestnancovi, ktorý bol vyslaný na pracovnú cestu patrí

•    náhrada preukázaných cestovných výdavkov,

•    náhrada preukázaných výdavkov za ubytovanie,

•    stravné,

•    náhrada preukázaných potrebných vedľajších výdavkov,

•    náhrada preukázaných cestovných výdavkov za cesty na návštevu rodiny zamestnanca.

Preddavok na pracovnú cestu

Preddavok na pracovnú cestu poskytuje zamestnávateľ zamestnancovi, ktorý bol vyslaný na pracovnú cestu, v súlade s ustanovením § 36 ZCN. Preddavok poskytuje bez žiadosti zamestnanca alebo na základe žiadosti zamestnanca.

Preddavok poskytnutý bez žiadosti zamestnanca

Zamestnávateľ má povinnosť, podľa § 36 ods. 1 ZCN, poskytnúť zamestnancovi preddavok na náhrady do sumy predpokladaných cestovných náhrad (ďalej preddavok) pri vyslaní zamestnanca na zahraničnú pracovnú cestu alebo pri vyslaní do štátu Európskej únie (ďalej EU).

Výška preddavku by mala byť vždy primeraná podmienkam zahraničnej pracovnej cesty a podmienkam vyslania do štátu EU. Podmienky pracovnej cesty určuje zamestnávateľ. Zamestnávateľ má povinnosť, podľa § 3 ods. 1 ZCN, pri vyslaní zamestnanca na pracovnú cestu písomne určiť podmienky pracovnej cesty (miesto nástupu na pracovnú cestu, miesto výkonu práce, čas trvania pracovnej cesty, spôsob dopravy, miesto skončenia pracovnej cesty a ďalšie podmienky). Zamestnávateľ má povinnosť určiť aj výšku preddavku a výšku vreckového.

Preddavok poskytnutý na základe žiadosti zamestnanca

Podľa § 36 ods. 1 ZCN je zamestnávateľ povinný poskytnúť zamestnancovi preddavok na pracovnú cestu do výšky predpokladaných cestovných náhrad vtedy, ak zamestnanec o poskytnutie preddavku požiada. Preddavok na základe žiadosti zamestnanca poskytuje zamestnávateľ:

•    pri vyslaní zamestnanca na tuzemskú a zahraničnú pracovnú cestu, v súlade s ustanovením § 2 ods. 1 a ods. 2 ZCN,

•    pri vzniku pracovného pomeru, podľa § 6 ods. 2 ZCN,

•    pri dočasnom pridelení, podľa § 6 ods. 1 ZCN,

•    pri výkone práce v zahraničí, v súlade s § 18 ZCN,

•    pri ceste v súvislosti s mimoriadnym výkonom práce do miesta pravidelného pracoviska a späť, podľa § 6a ZCN.

Forma poskytnutia preddavku

si môže zamestnávateľ dohodnúť so zamestnancom. Podľa § 36 ods. 2 ZCN preddavok alebo jeho časť môže zamestnávateľ poskytnúť zamestnancovi nie len v hotovosti, ale po dohode so zamestnancom aj:

•    formou cestovného šeku,

•    zapožičaním platobnej karty zamestnávateľa alebo medzinárodnej platobnej bankovej karty zamestnávateľa,

•    prevodom na účet zamestnanca vedený v banke alebo pobočke zahraničnej banky v eurách,

•    prevodom na účet zamestnanca vedený v banke alebo pobočke zahraničnej banky v cudzej mene.

Poskytnutie preddavku v hotovosti je základná forma poskytnutia preddavku, pri ktorej sa nevyžaduje súhlas zamestnanca. Pri ostatných formách poskytnutia preddavku, ktoré sú vyššie uvedené, vyžaduje zákon súhlas zamestnanca, t. z., že zamestnávateľ sa musí so zamestnancom na inej forme poskytnutia preddavku (okrem hotovosti) dohodnúť.

Spôsob poskytnutia preddavku

Preddavok na pracovnú cestu poskytuje zamestnávateľ najčastejšie tak, že ho poskytne pri vyslaní zamestnanca na pracovnú cestu samostatne jednému zamestnancovi. Zamestnávateľ môže postupovať aj podľa § 36 ods. 3 ZCN a v prípade potreby poskytnúť preddavok jedným rozhodnutím:

•    pre viacerých zamestnancov,

•    na viacero pracovných ciest zamestnanca.

Výška preddavku a mena, v ktorej sa poskytuje

Zamestnanec môže byť vyslaný na zahraničnú pracovnú cestu do štátu EU, ktorý je štátom eurozóny, napríklad Rakúsko, Nemecko, Francúzsko, do tretieho štátu alebo do štátu mimo EU. Zamestnávateľ pri rozhodovaní v akej mene preddavok poskytne (v mene euro alebo v cudzej mene), by mal postupovať podľa ustanovenia § 36 ods. 4 a 5 ZCN.

Tretie štáty sú štáty, ktoré zaviedli euro na základe menovej dohody uzavretej s Európskym spoločenstvom podľa osobitných predpisov. Sú to štáty, ktoré nie sú členmi EU, ale na základe menovej dohody zaviedli euro. Napríklad Republika San Maríno, Vatikán, Monacké kniežactvo a podobne.

Preddavok v eurách

sa poskytuje vtedy, ak je zamestnanec vyslaný na zahraničnú pracovnú cestu do členského štátu eurozóny alebo do tretieho štátu.

Preddavok v cudzej mene

sa poskytuje pre štáty, ktoré nie sú členským štátom eurozóny alebo pre tretie štáty. Preddavok sa poskytuje v rozsahu a za podmienok zahraničnej pracovnej cesty alebo vyslania do štátu EU. Ak banka, pobočka zahraničnej banky alebo zmenáreň nevydá cudziu menu, poskytne zamestnávateľ preddavok v eurách. Zamestnávateľ môže poskytnúť preddavok v inej mene, ako stanovuje zákon, ak sa tak dohodne so zamestnancom.

Preddavok na stravné pri zahraničnej pracovnej ceste

Podľa § 36 ods. 6 ZCN poskytuje zamestnávateľ preddavok na stravné, podľa opatrenia ministerstva financií SR (ďalej MF SR), v mene ustanovenej pre jednotlivé krajiny.

V súčasnosti platí opatrenie MF SR č. 401/2012 Z. z., ktorým sa ustanovujú základne sadzby stravného v eurách alebo v cudzej mene pri zahraničných pracovných cestách (ďalej Opatrenie MF SR). Zamestnávateľ sa môže so zamestnancom dohodnúť na poskytovaní preddavku na stravné v inej mene ako je mena ustanovená pre jednotlivé krajiny v Opatrení MF SR.

Stravné je v Opatrení MF SR ustanovené takto:

•  v mene, ktorá platí v danej krajine v eurách, napríklad základná sadzba stravného pre Rakúsko. Taliansko a Nemecko je to suma 45 eur,

•  v mene, ktorá platí v danej krajine, napr. základná sadzba stravného pre ČR je 600 CZK, pre Švajčiarsko je 80 CHF, pre Švédsko je 455 SEK,

•  vo voľne zmeniteľnej mene na euro alebo americký dolár, napríklad základná sadzba stravného pre Austráliu je 74 USD, pre Bielorusko a Rusko je 39 eur, pre Turecko je 44 eur.

Prepočítací kurz pri preddavku na stravné

Ak sa zamestnávateľ dohodne so zamestnancom, že preddavok na stravné mu poskytne v inej mene, ako je mena určená v Opatrení MF SR, na prepočet sa použije kurz vyhlásený a určený Európskou centrálnou bankou (ďalej ECB) alebo Národnou bankou Slovenska (ďalej NBS), ktorý je platný v prvý deň mesiaca, v ktorom sa zahraničná pracovná cesta alebo iná skutočnosť zakladajúca nárok na stravné začala (§ 36 ods. 6 ZCN).

Takýto kurz sa použije len pre stravné, nie pre iné náhrady. Ak zamestnancovi vzniknú počas zahraničnej pracovnej cesty aj iné výdavky, na náhradu má nárok v mene, na ktorú znejú doklady, ktoré predloží k vyúčtovaniu.

V prípade, že sa zamestnávateľ dohodne so zamestnancom, že preddavok na stravné pri zahraničnej pracovnej ceste mu poskytne v inej mene, ako je mena určená v Opatrení MF SR, postupuje zamestnávateľ podľa tejto dohody. V praxi sa preddavok na zahraničnú pracovnú cestu často poskytuje skôr, ako v deň nástupu na zahraničnú pracovnú cestu a zamestnávateľ ešte nevie prepočítací kurz. V takomto prípade môže použiť kurz, ktorý je v platný v čase poskytnutia preddavku. Pri vyúčtovaní náhrad sa suma prepočíta kurzom, ktorý bude platný k prvému dňu mesiaca, v ktorom sa zahraničná pracovná cesta začala.

Vyúčtovanie pracovnej cesty

Pri vyúčtovaní pracovnej cesty platia povinnosti a termíny ustanovené v § 36 ods. 7 a ods. 8 ZCN.

Povinnosti zamestnanca

Podľa § 36 ods. 7 ZCN je zamestnanec povinný v lehote do 10 pracovných dní odo dňa skončenia pracovnej cesty alebo inej skutočnosti zakladajúcej nárok na náhrady podľa ZCN, predložiť doklady potrebné na vyúčtovanie náhrad. Zákon umožňuje v kolektívne zmluve, v písomnej dohode so zamestnancom alebo v internom predpise (v internej smernici) zamestnávateľa predĺžiť túto lehotu. Lehota sa môže predĺžiť maximálne do konca kalendárneho mesiaca nasledujúceho po mesiaci, v ktorom bola pracovná cesta skončená. Zamestnancovi nárok na náhrady podľa ZCN nezaniká, aj keď nesplní zákonom stanovenú lehotu.

Povinnosti zamestnávateľa

Zamestnávateľ je povinný, podľa § 36 ods. 8 ZCN, do 10 pracovných dní odo dňa predloženia písomných dokladov vykonať vyúčtovanie pracovnej cesty alebo inej skutočnosti zakladajúcej nárok na náhradu podľa ZCN a uspokojiť nároky zamestnanca. Zákon umožňuje v kolektívne zmluve, v písomnej dohode so zamestnancom alebo v internej smernici zamestnávateľa predĺžiť túto lehotu. Lehota sa môže predĺžiť maximálne do konca kalendárneho mesiaca nasledujúceho po mesiaci, v ktorom boli predložené písomne doklady.

Náhrady poskytované podľa ZCN sú splatné v lehote podľa § 36 ods. 8 ZCN, t. z. do 10 pracovných dní odo dňa predloženia písomných dokladov k vyúčtovaniu pracovnej cesty. Ak má zamestnávateľ z dôvodu neprítomnosti zamestnanca na pracovisku (napríklad zamestnanec je na pracovnej ceste, čerpá dovolenku, je práceneschopný) znemožnené vyplatenie v lehote splatnosti náhrady v cudzej mene, poskytne ich v lehote splatnosti v eurách.

Vyplácanie nedoplatkov a vrátenie preplatkov

z vyúčtovania pracovných ciest, je riešené v ustanovení § 36 ods. 9, ods. 10, ods. 11 a ods. 12 ZCN.

Vo všeobecnosti platí, že nedoplatok alebo preplatok sa vracia v mene poskytnutého preddavku. V prípade nedoplatku alebo v prípade preplatku, vždy po dohode so zamestnancom, je možné nedoplatok alebo preplatok vrátiť aj v inej mene, ako je mena, v ktorej bol preddavok poskytnutý.

Zaokrúhľovanie

Podľa § 36 ods. 13 ZCN pri vyúčtovaní pracovnej cesty alebo inej skutočnosti zakladajúcej nárok na náhrady podľa ZCN zamestnávateľ v prípade potreby zaokrúhľuje:

-   celkový nárok zamestnanca v eurách bez poskytnutého preddavku na najbližší eurocent nahor,

-   celkový nárok zamestnanca v cudzej mene bez poskytnutého preddavku na najbližšiu celú menovú jednotku bežne prijímanú alebo vydávanú bankami alebo pobočkami zahraničných bánk alebo zmenárňou nahor,

-   preplatok v eurách alebo jeho časť v eurách na najbližší eurocent nadol,

-   preplatok v cudzej mene alebo jeho časť v cudzej mene na najbližšiu celú menovú jednotku bežne prijímanú alebo vydávanú bankami alebo pobočkami zahraničných bánk alebo zmenárňou nadol,

-   nedoplatok v eurách alebo jeho časť v eurách na najbližší eurocent nahor,

-   nedoplatok v cudzej mene alebo jeho časť v cudzej mene na najbližšiu celú menovú jednotku bežne prijímanú alebo vydávanú bankami alebo pobočkami zahraničných bánk alebo zmenárňou nahor.