Pravidlá písania e-mailov
ADRESÁT ZNÁMY I NEZNÁMY – ak posielate list, presne viete, kam ho poštár doručí. Z e-mailovej adresy v tom lepšom prípade vyčítate akurát krajinu, kam bude e-mail doručený. Dalo by sa povedať, že e-mailový adresát je jednou veľkou čiernou skrinkou, do ktorej nevidíte.
VEDIEŤ POVEDAŤ O ČO IDE – počet e-mailov, ktoré človek denne dostáva značne prevyšuje počet listov, ktorému poštár v „dobe poštovej“ hodil do schránky. Aký je následok? Zatiaľ čo pri liste existovala takmer 100 % istota, že po doručení bude otvorený a prečítaný, e-mail takúto istotu nemá, naopak, ak adresáta neupúta svojím predmetom, môže byť vymazaný bez otvorenia. A to tým skôr, že vymazať e-mail je otázkou jedného kliknutia myšou...
Tip: Snažte sa napísať do kolónky „predmet“ slová, ktoré čo najviac vystihujú obsah e-mailu. Ak požadujete od adresáta určitú službu, resp. činnosť, je vhodné do predmetu napísať „žiadosť o...“. Ak naopak ho chcete len s niečím oboznámiť, napíšete „pre informáciu...“. V prípade, že vec horí použijete zaklínacie slovíčko „urgentné…“
POTVRDENIE OTVORENIA E-MAILU – e-mailový systém poskytuje používateľovi celý rad užitočných funkcií. Jednou z nich je aj potvrdenie, že adresát e-mail otvoril.
Tip: Túto funkciu nepoužívajte automaticky pre všetky e-maily, ale len pre také, ktoré považujete za dôležité. Oznam „odosielateľ požiadal o potvrdenie“ totiž pôsobí mierne agresívne a nie každý ho má rád.
NIE KAŽDÝ MÁ PAMäŤ AKO SLON –
ak si s niekým vymieňate druhý, tretí atď. e-mail, nemali by ste predpokladať, že partner na druhej strane si pamätá, čo ste mu napísali v predchádzajúcich e-mailoch a radšej podstatné časti zopakovať. Týka sa to predovšetkým jednoslovných odpovedí, typu „áno“. Adresát potom môže hádať, čoho sa ono „áno“ týka.
Zopakovať podstatné časti ale neznamená, že si postupne budete vymieňať úplnú kroniku toho, čo kto komu napísal.
Zopakovať podstatné časti ale neznamená, že si postupne budete vymieňať úplnú kroniku toho, čo kto komu napísal.
Tip: Odporúčame vždy starostlivo zeditovať predchádzajúcu výmenu správ a ponechať len to naozaj podstatné.
MENEJ MÔŽE BYŤ VIAC – počítač je zázračná vec – okrem iného dokáže písať čínske kliky-háky, ruskú azbuku i naše dĺžne a mäkčene. Aby to všetko dokázal, musí mať používateľ v počítači nainštalované príslušné fonty. Inak namiesto písmen zobrazí geometrické tvary od výmyslu sveta.
Tip: Ak posielate e-mail do zahraničia, používajte radšej len tzv. základný súbor znakov, pozostávajúci z písmen bez mäkčeňov a iných ozdôb a číslic. To isté platí pri používaní farieb.
POČÍTAČ JE PUNKTIČKÁR, ktorý si potrpí na presnú polohu medzery, bodky, atď. Typickým príkladom sú e-mailové adresy. Ak je správny tvar adresy meno, priezvisko, tak e-mail s adresou meno, priezvisko sa vráti ako nedoručiteľný. Podobná situácia je aj s písaním www adries.
Tip: Predtým, ako odošlete e-mail, si skontrolujte ešte raz správnosť adresy. Ak posielate www adresu, napíšte ju pre istotu na nový riadok.
Príklad
Nesprávne: Tu je tá adresa: http:// www.webfoot.com/writings.html. Dúfam, že sa ti bude páčiť.
Správne: Tu je tá adresa:
http://www.webfoot.com/writings. html
Dúfam, že sa ti bude páčiť.
Iným príkladom je posielanie hesiel. Treba ho napísať tak, aby bolo jednoznačné, kde heslo začína a kde končí.
Správne: Tu je tá adresa:
http://www.webfoot.com/writings. html
Dúfam, že sa ti bude páčiť.
Iným príkladom je posielanie hesiel. Treba ho napísať tak, aby bolo jednoznačné, kde heslo začína a kde končí.
Príklad
Nesprávne: heslo je „Janisko“ Správne: heslo je Janisko
TROCHA POÉZIE NIKOHO NEZABIJE, ALE ČO JE MOC, TO JE MOC – S príchodom digitálnych fotoaparátov sa nám otvorili ďalšie možnosti, ako oživiť naše e-maily – môžete posielať známym i neznámym foto vášho vnúčaťa na nočníku, vášho BMW na parkovisku či vašej súkromnej žaby vo vašom jazierku. Otázkou však je, či váš partner má práve čas a náladu na takéto spestrenia. A to už vôbec nehovoríme o záplave novoročných pohľadníc, ktoré vyzerajú „akoby ich jedna mater mala“.
Tip: Dôvernosti (a medzi ne patrí aj rodinné foto) si ponechajte pre rodinu a blízkych známych. U ostatných sa uspokojte s textovou správou.
TRAJA MUŠKETIERI A E-MAIL – tí skôr narodení čítali, tí neskôr narodení aspoň videli Dumasových Troch mušketierov. Okrem toho, že sú napísaní majstrovským perom sú aj poriadne dlhí – na niekoľko sto stránok. Ambíciou e-mailu nikdy nebolo, a asi ani nebude – nahradiť klasickú prózu. Práve naopak – e-mail sa má skôr podobať na aforizmus. Má byť stručný, výstižný a jasný.
Tip: Pamätajte, že obrazovka nie je stránka z knihy a už vôbec nie kniha. Preto zabudnite na vyumelkovaný štýl a choďte priamo k veci.
EMÓCIE – azda najkomplikovanejšou vecou je vyjadriť emócie len pomocou písmen, číslic a diakritických znamienok. Napriek tomu sa postupne v emailovej komunite vytvoril akýsi „emotikon“, t.j. súbor pravidiel, ako sa radovať, smútiť, škrípať zubami a pod. Tu je niekoľko ukážok, ako sa to dá urobiť:
Zdôraznenie: na mierne zdôraznenie použijete **
Príklad: Povedal som mu, aby prišiel v *pondelok*.
Silný dôraz: použijete veľké písmená.
Príklad: Povedal som mu, aby prišiel v PONDELOK.
Extrémny dôraz: použijete veľké písmená, výkričníky, prípadne iné znaky.
Príklad: Povedal som mu, aby prišiel v *pondelok*!!!!!.
Šepot: použijete dvojitú zátvorku, alebo vynecháte všetky veľké písmená.
Príklad: Rudo povedal, že ((Zuza je šéfova milenka)). Pssst!! Rudo povedal, že zuza je šéfova milenka.
ZAUŽÍVANÉ SKRATKY – niektoré e-maily, hlavne tie, ktoré sú písané v angličtine, sa priamo hemžia skratkami. Pre používanie skratiek existujú prinajmenšom dva dobré dôvody:
- skratky urýchlia písanie e-mailu,
- kážete, že ste „in“.
- kážete, že ste „in“.
Namiesto rady si uveďme stručný slovník e-mailových skratiek.
OPAKOVANIE JE MATKOU MÚDROSTI:
1 Predtým, ako kliknete na tlačidlo forward si pozrite, či ten, komu chcete správu posunúť, nie je na zozname adresátov pôvodnej správy. Ak tam nie je, skúste si na chvíľu nasadiť jeho klobúk a zamyslite sa nad tým, či by ste takúto správu potrebovali. Až keď usúdite, že správa bude pre neho zaujímavá, kliknite na spomínanú klávesu. Ešte predtým však vymažte z e-mailu všetko, čo k nemu popridávali múdre stroje (napr. \>\>\>, hlásenia antivírusového programu, atď.). Ak sa všetci budete správať rozumne, možno sa zachránite pred novodobou potopou sveta, kedy pre zmenu budú na každého 40 dní a 40 nocí pršať e-maily.
2 Predchádzajúce pravidlo platí aj na e-maily obsahujúce žiadosť o finančnú podporu pre ťažko chorého a výzvu, aby ste e-mail poslali ďalším piatim ľuďom. Väčšina takýchto žiadostí vôbec nepochádza od trpiacich chudákov, ale od zdravým kypiacich podvodníkov.
3 Svet je plný vírusov – počínajúc vírusom vtáčej chrípky a končiac počítačovým vírusom s poradovým číslom 9999999. Ani to však nie je dostatočným dôvodom na slepé nasledovanie inštrukcií obsiahnutých vo varovnom e-maili, ktorý ste dostali od neznámeho dobrodinca. Hlavne vtedy nie, ak sa od vás požaduje vymazanie určitého súboru z vášho počítača. V 9999998 prípadoch ide o kanadský žartík trochu prašteného recesistu.
4 Ak posielate kópiu vášho emailu ďalším desiatkam ľudí, majte na pamäti, že pri použití štandardnej funkcie CC (kópia pre) sa každému adresátovi pred vlastnou správou zobrazí siahodlhý zoznam spolutrpiteľov, obyčajne oveľa dlhší ako správa samotná. Liek na tento neduh je jednoduchý a najmä účinný – namiesto funkcie CC použiť funkciu BBC (nezobrazovať adresátov). Adresáti určite ocenia vašu ohľaduplnosť.
5 Nepíšte celý e-mail veľkými písmenami – v e-mailovom svete sa to považuje za hulvátstvo.
6 Aj pri používaní e-mailových skratiek platí „všetko s mierou“. Ak bude váš e-mail pozostávať zo samých:-),:-(, btw, thl, ... atď., bude vás ten komu je email určený považovať za lenivca a CIA zas za špióna napojeného na Al-Kajdu.
7 Ak sa chystáte niekomu poslať e-mailom román na pokračovanie, predtým ako tak urobíte, sa presvedčte, či dotyčný má pre takýto druh prózy pochopenie a hlavne dostatočne rýchlu prípojku na internet a dostatočne veľkú schránku.
2 Predchádzajúce pravidlo platí aj na e-maily obsahujúce žiadosť o finančnú podporu pre ťažko chorého a výzvu, aby ste e-mail poslali ďalším piatim ľuďom. Väčšina takýchto žiadostí vôbec nepochádza od trpiacich chudákov, ale od zdravým kypiacich podvodníkov.
3 Svet je plný vírusov – počínajúc vírusom vtáčej chrípky a končiac počítačovým vírusom s poradovým číslom 9999999. Ani to však nie je dostatočným dôvodom na slepé nasledovanie inštrukcií obsiahnutých vo varovnom e-maili, ktorý ste dostali od neznámeho dobrodinca. Hlavne vtedy nie, ak sa od vás požaduje vymazanie určitého súboru z vášho počítača. V 9999998 prípadoch ide o kanadský žartík trochu prašteného recesistu.
4 Ak posielate kópiu vášho emailu ďalším desiatkam ľudí, majte na pamäti, že pri použití štandardnej funkcie CC (kópia pre) sa každému adresátovi pred vlastnou správou zobrazí siahodlhý zoznam spolutrpiteľov, obyčajne oveľa dlhší ako správa samotná. Liek na tento neduh je jednoduchý a najmä účinný – namiesto funkcie CC použiť funkciu BBC (nezobrazovať adresátov). Adresáti určite ocenia vašu ohľaduplnosť.
5 Nepíšte celý e-mail veľkými písmenami – v e-mailovom svete sa to považuje za hulvátstvo.
6 Aj pri používaní e-mailových skratiek platí „všetko s mierou“. Ak bude váš e-mail pozostávať zo samých:-),:-(, btw, thl, ... atď., bude vás ten komu je email určený považovať za lenivca a CIA zas za špióna napojeného na Al-Kajdu.
7 Ak sa chystáte niekomu poslať e-mailom román na pokračovanie, predtým ako tak urobíte, sa presvedčte, či dotyčný má pre takýto druh prózy pochopenie a hlavne dostatočne rýchlu prípojku na internet a dostatočne veľkú schránku.
SLUŠNOSŤ KÁŽE PODPÍSAŤ SA – Pod každý e-mail. Môžete sa však stretnúť nielen s podpisom, ale aj s uvedením kontaktných údajov, t.j. telefón, fax a adresu pre klasickú poštu.
Ing. Milan Konvit
