Povinnosti pri ročnej uzávierke
v mzdovej
učtárni za rok 2024
Kalendárny rok sa v mzdovej učtárni považuje aj za zdaňovacie obdobie, ktoré je potrebné uzatvoriť a otvoriť nové obdobie so zohľadnením výstupov z predchádzajúceho kalendárneho roka. V tejto súvislosti majú zamestnanci ako daňovníci s príjmami zo závislej činnosti a zamestnávatelia ako platitelia týchto príjmov povinnosť sa daňovo vysporiadať s predchádzajúcim zdaňovacím obdobím a pripraviť sa na nové zdaňovacie obdobie.
Pri uzatváraní kalendárneho roka je zamestnávateľ povinný v oblasti mzdového účtovníctva každoročne vykonať úkony smerujúce k príprave ročnej mzdovej uzávierky a k príprave ročného zúčtovania preddavkov na daň z príjmov zo závislej činnosti. Ide predovšetkým o doplnenie zákonom predpísaných evidencií a zabezpečenie archivácie dokumentov a vystavenie potvrdení pre zamestnancov, ktoré obsahujú údaje o poskytnutom príjme zo závislej činnosti, o zrazených preddavkoch na daň z príjmov a o ďalších skutočnostiach potrebných pre vysporiadanie ich celoročnej daňovej povinnosti. Medzi základné úkony ročnej uzávierky patria:
1. Kontrola údajov na mzdových listoch a ich uzatvorenie
2. Uzatvorenie evidencie dohôd o prácach vykonávaných mimo pracovného pomeru
3. Kontrola evidencie stavu dovolenky a preplatenie nevyčerpanej dovolenky
4. Otvorenie nového zdaňovacieho obdobia a kontrola mzdových parametrov
5. Zaevidovanie zmeny zdravotnej poisťovne zamestnanca k 1. 1. 2025
6. Preukázanie plnenia povinného podielu počtu zamestnancov so ZP
7. Vykonanie ročného zúčtovania prostriedkov sociálneho fondu
8. Archivácia dokumentov personálnej a mzdovej agendy
Kontrola údajov na mzdových listoch a ich uzatvorenie
Mzdový list predstavuje prehľadnú evidenciu zamestnávateľa o jeho zamestnancovi. Povinnosť evidovať mzdový list a jeho náležitosti upravuje § 39 zákona č. 595/2003 Z. z. o dani z príjmov (ďalej len „zákon o dani z príjmov alebo ZDP“). Povinnosť evidovať mzdový list vzniká zamestnávateľovi za fyzickú osobu, s ktorou má uzatvorený akýkoľvek pracovnoprávny vzťah, na základe ktorého má nárok na príjem zo závislej činnosti podľa § 5 ZDP.
Povinnosť viesť mzdový list nevzniká len v prípade, ak zamestnanec poberá len nepeňažné príjmy (napr. nepeňažný príjem v sume 1 % zo vstupnej ceny motorového vozidla zamestnávateľa poskytnutého zamestnancovi aj na súkromné účely alebo cena, či výhra prijatá zamestnancom, ktorý sa zúčastnil súťaže vyhlásenej zamestnávateľom). Ak týmto zamestnancom nevedie zamestnávateľ mzdové listy, je povinný viesť mzdovú evidenciu (zoznam) obsahujúcu meno a priezvisko zamestnanca, a to aj predchádzajúce, jeho rodné číslo, adresu trvalého pobytu, údaj o trvaní pracovnej činnosti a úhrn nepeňažných príjmov.
Náležitosti mzdového listu sa v nadväznosti na ustanovenie § 39 ods. 2 novely č. 309/2023 Z. z. zákona o dani z príjmov od 1. 1. 2024 upravili. Novou náležitosťou je nepeňažné plnenie oslobodené od dane [§ 5 ods. 7 písm. q) ZDP], t. j. zamestnanecká akcia ocenená v jej nominálnej hodnote alebo obchodný podiel na spoločnosti s ručením obmedzeným oceneného v hodnote vkladu, ktorý je oslobodený od dane.
Zamestnávateľ je povinný viesť pre zamestnancov mzdové listy a výplatné listiny vrátane ich rekapitulácie za každý kalendárny mesiac a aj za celé zdaňovacie obdobie. Za správnosť údajov uvedených na mzdovom liste zodpovedá zamestnávateľ. Mzdový list musí na daňové účely obsahovať
a. meno a priezvisko zamestnanca, a to aj predchádzajúce,
b. rodné číslo zamestnanca a u daňovníka s trvalým pobytom v členskom štáte Európskej únie identifikačné číslo na daňové účely, ak mu bolo pridelené,
c. adresu trvalého pobytu zamestnanca,
d. mená, priezviská a rodné čísla osôb, na ktoré zamestnanec uplatňuje nezdaniteľnú časť základu dane a daňový bonus,
e. výšku jednotlivých nezdaniteľných častí základu dane s uvedením dôvodu ich priznania,
f. za každý kalendárny mesiac:
1. počet dní výkonu prác,
2. úhrn vyplatených zdaniteľných miezd (peňažné aj nepeňažné plnenia),
3. sumy oslobodené od dane okrem sumy uvedenej v deviatom bode,
4. sumy poistného a príspevkov, ktoré je povinný platiť zamestnanec,
5. základ dane, nezdaniteľné časti základu dane, zdaniteľná mzda, preddavky na daň,
6. suma priznaného daňového bonusu,
7. suma dobrovoľného príspevku na starobné dôchodkové sporenie (II. pilier), ktoré odvádza zamestnávateľ,
8. suma na doplnkové dôchodkové sporenie (III. pilier), ktoré za zamestnanca odvádza zamestnávateľ,
9. nepeňažné plnenie oslobodené od dane podľa § 5 ods. 7 písm. q).
V nadväznosti na zavedenie nepeňažného plnenia oslobodeného od dane podľa § 5 ods. 7 písm. q) ZDP dochádza k doplneniu ustanovenia § 39 ZDP a následne aj k úprave daňových tlačív, ktorých povinnou náležitosťou je aj suma nepeňažného plnenia podľa § 5 ods. 7 písm. q) ZDP. Podľa § 39 ods. 9 písm. b) ZDP bude zamestnávateľ, ktorý je platiteľom dane, uvádzať údaje o vybraných príjmoch oslobodených od dane v Ročnom hlásení o dani, prvýkrát pri podaní Ročného hlásenie o dani za zdaňovacie obdobie roku 2024.
Len úhrn zúčtovaných a vyplatených zdaniteľných príjmov
Do mzdového listu a do daňových potvrdení sa uvádza úhrn zúčtovaných a vyplatených zdaniteľných príjmov zo závislej činnosti, ktoré v súlade s § 4 ods. 3 ZDP plynuli daňovníkovi najdlhšie do 31. 1. po skončení zdaňovacieho obdobia, za ktoré sa dosiahli, a ktoré sú súčasťou základu dane za toto zdaňovacie obdobie. To znamená, že príjmy, ktoré zamestnancovi do tohto dátumu „neplynuli“, t. j. neboli mu v skutočnosti vyplatené, nemožno zahrnúť do zdaniteľných príjmov zamestnanca za prechádzajúci rok.
Uzatvorenie evidencie dohôd vykonávaných mimo pracovného pomeru
Podľa § 224 ods. 2 písm. d) ZP: „Na základe uzatvorených dohôd podľa § 223 je zamestnávateľ povinný viesť evidenciu uzatvorených dohôd o prácach vykonávaných mimo pracovného pomeru v poradí, v akom boli uzatvorené.“ Zamestnávateľ má povinnosť:
• viesť evidenciu uzatváraných dohôd o prácach vykonávaných mimo pracovného pomeru v poradí, v akom boli uzatvorené
• viesť evidenciu pracovného času dohodárov, t. j. zamestnancov, ktorí vykonávajú prácu na základe dohody o pracovnej činnosti a dohody o brigádnickej práci študentov tak, aby bol zaznamenaný začiatok a koniec časového úseku, v ktorom zamestnanec vykonával prácu
• viesť evidenciu vykonanej práce u dohodárov, t. j. zamestnancov, ktorí vykonávajú prácu na základe dohody o vykonaní práce tak, aby v jednotlivých dňoch bola zaznamenaná dĺžka časového úseku, v ktorom sa práca vykonávala.
Táto povinnosť evidencie sa vzťahuje na všetky druhy dohôd o prácach vykonávaných mimo pracovného pomeru: dohoda o vykonaní práce, dohoda o pracovnej činnosti a v rámci nej od 1. 1. 2023 aj dohoda o pracovnej činnosti na výkon sezónnej práce, dohoda o brigádnickej práci študentov.
Uzatvorenie evidencie o stave dovolenky a jej preplatenie
V súvislosti s vykonaním ročnej mzdovej uzávierky zamestnávateľ na základe údajov zo mzdového listu vypracuje ročný prehľad o nároku a čerpaní dovolenky za každého zamestnanca, ktorý obsahuje počet dní nároku na dovolenku, počet dní čerpanej dovolenky, počet dní nevyčerpanej dovolenky a počet dní krátenej dovolenky. Na základe týchto údajov zamestnávateľ určí:
• rozsah prenesenej dovolenky do roku 2025, ktorá sa z dôvodu jej nevyčerpania prenesie do nasledujúceho kalendárneho roka; po vykonaní ročnej mzdovej uzávierky za rok 2024 prenesie zamestnávateľ nevyčerpanú dovolenku z predchádzajúceho roka/rokov, ak:
• zamestnanec dovolenku z roku 2024 nemohol vyčerpať v kalendárnom roku preto, že zamestnávateľ neurčil jej čerpanie, alebo
• zamestnanec dovolenku z roku 2024 nemohol vyčerpať v kalendárnom roku pre prekážky v práci na strane zamestnanca, alebo
• nevyčerpanú dovolenku z predchádzajúcich rokov (z roku 2023, 2022 a zo starších rokov) si zamestnanec nemohol vyčerpať pre čerpanie materskej, otcovskej alebo rodičovskej dovolenky alebo preto, že bol uznaný za dočasne pracovne neschopného pre chorobu alebo úraz alebo pretože bol dlhodobo uvoľnený na výkon verejnej funkcie/odborovej funkcie.
• preplatenie dovolenky, t. j. zamestnávateľ v súlade s § 116 ods. 2 ZP za časť dovolenky, ktorá presahuje štyri týždne základnej výmery dovolenky, ktorú zamestnanec nemohol vyčerpať ani do konca nasledujúceho kalendárneho roka, poskytne zamestnancovi náhrada mzdy v sume jeho priemerného zárobku:
Podľa § 111 ods. 1 ZP (tretia veta) je zamestnávateľ „... povinný určiť zamestnancovi čerpanie aspoň štyroch týždňov dovolenky v kalendárnom roku, ak má na ne nárok, a ak určeniu čerpania dovolenky nebránia prekážky v práci na strane zamestnanca“, a súčasne podľa § 113 ods. 2 Zákonníka práce „...zamestnávateľ je povinný poskytnúť zamestnancovi dovolenku tak, aby sa skončila najneskôr do konca nasledujúceho kalendárneho roka.“ Aby nedochádzalo k obchádzaniu hlavného účelu dovolenky a bola v príslušnom kalendárnom roku čerpaná aspoň základná výmera dovolenky (4 týždne), zamestnávateľ má povinnosť určiť čerpanie dovolenky v základnom rozsahu (4 týždne):
• v aktuálnom roku,
• najneskôr však do konca nasledujúceho roka.
Ak čerpaniu základnej výmery dovolenky (4 týždne) za príslušný rok nedôjde v aktuálnom roku a ani do konca nasledujúceho roka, zamestnancovi časť dovolenky „prepadne“. V tejto súvislosti dávam do pozornosti ustanovenie § 116 ods. 2 ZP: „Za časť dovolenky, ktorá presahuje štyri týždne základnej výmery dovolenky, ktorú zamestnanec nemohol vyčerpať ani do konca nasledujúceho kalendárneho roka, patrí zamestnancovi náhrada mzdy v sume jeho priemerného zárobku.“ Právna úprava v Zákonníku práce tak garantuje každému zamestnancovi nárok na minimálnu platenú ročnú dovolenku v rozsahu štyroch týždňov, pričom namiesto tejto dovolenky nemôže byť vyplatená peňažná náhrada (s výnimkou prípadov skončenia pracovného pomeru). Dopady vyzerajú v praxi tak, že ak zamestnanec nevyčerpá minuloročnú dovolenku vo výmere aspoň 4 týždne, napr. dovolenku za rok 2023 nevyčerpá najneskôr do konca roka 2024, zamestnancovi dovolenka za rok 2023 vo výmere 4 týždne „prepadne“ a preplatí sa len nevyčerpaná dovolenka z r. 2023 presahujúca 4 týždne (20 dní).
Z uvedeného vyplýva, že po vykonaní ročnej mzdovej uzávierky za rok 2024 je zamestnávateľ povinný vyplatiť zamestnancovi náhradu mzdy len za tú časť nevyčerpanej dovolenky (z roku 2023), ktorá presahuje štyri týždne základnej výmery dovolenky. Náhradu mzdy za túto časť dovolenky je zamestnávateľ povinný vyplatiť zamestnancovi pri spracovaní výplat za mesiac december 2024 (bez žiadosti zamestnanca!).
Ak by sa preukázalo, že čerpanie dovolenky zamestnávateľ zamestnancovi neurčil (poznámka: právo určovať čerpanie dovolenky má zamestnávateľ), zamestnávateľ porušil povinnosť, ktorá mu vyplýva z pracovnoprávnych predpisov. Poškodený (zamestnanec) by sa v takomto prípade mohol dožadovať náhrady škody súdnou cestou, nakoľko spory medzi zamestnancom a zamestnávateľom o nároky z pracovnoprávnych vzťahov prejednávajú a rozhodujú súdy (§ 14 Zákonníka práce).
• tvorba rezervy na nevyčerpané dni dovolenky. Rezervy na nevyčerpané dovolenky tvoria zamestnávatelia, ktorí ku koncu účtovného obdobia evidujú nevyčerpané dovolenky svojich zamestnancov. Ak zamestnanec dovolenku, na ktorú mu vznikol nárok v príslušnom kalendárnom roku, napr. v roku 2024, nevyčerpá, môže si ju (jej „celý“ zostatok) „preniesť“ do nasledujúceho kalendárneho roka, t. j. do roku 2025. Na tento účel má zamestnávateľ ako účtovná jednotka povinnosť tvoriť rezervu na nevyčerpanú dovolenku a to na konci príslušného kalendárneho roka. Pri výpočte rezervy na nevyčerpané dovolenky (ako aj napr. pri výpočte rezervy na vyplatenie odstupného, odchodného) sa postupuje v súlade s Opatrením MF SR č. 23054/2002-92; rezervy na nevyčerpané dovolenky sa oceňujú odhadom, nakoľko zamestnávateľ vo väčšine prípadov nevie presne určiť, kedy budú jeho zamestnanci dovolenku čerpať a v akej výške bude náhrada ich mzdy. V praxi sa zvykne na výpočet odhadu rezervy na nevyčerpané dovolenky používať priemerný zárobok za posledný kalendárny štvrťrok (ak je účtovným obdobím kalendárny rok). Odhad je však možné počítať aj s inou hodnotou, ktorá nie je v rozpore s účtovnými zásadami.
Otvorenie nového zdaňovacieho obdobia a kontrola parametrov
Po vykonaní ročnej mzdovej uzávierky sa v mzdovej učtárni otvorí nové mzdové obdobie so zohľadnením výstupov z predchádzajúceho kalendárneho roka (napr. s prevodom nevyčerpanej dovolenky z minulého roka). Je vhodné, ak zamestnávateľ pred spracovaním výplat za mesiac január preverí správnosť nastavenia mzdových parametrov platných od 1. 1. 2025; ide predovšetkým o tieto údaje:
• uplatňovanie nároku na mesačnú daňovú úľavu na daňovníka a daňový bonus na dieťa
• minimálna mzda, minimálne mzdové nároky a minimálna výška odmeny dohodára od 1. 1. 2025
• minimálna výška odmeny pri výkone odbornej praxe od 1. 1. 2025
• zákonom garantovaná výška mzdových príplatkov od 1. 1. 2025
• prepočítanie výšky priemerného hodinového zárobku na pracovnoprávne účely
• prepočítanie výšky denného vymeriavacieho základu na účely výpočtu náhrady pri DPN
• prepočítanie výšky nepeňažného príjmu v súvislosti s používaním motorového vozidla zamestnávateľa
• zmena zdravotnej poisťovne u zamestnanca
• výber príslušnej alternatívy stravovania, ak rozhodným obdobím je kalendárny rok
Ak zamestnanec používa motorové vozidlo zamestnávateľa na služobné a súkromné účely, ide o nepeňažný príjem zamestnanca, pri výpočte ktorého sa počnúc rokom 2014 zohľadňuje opotrebenie, resp. „vek“ poskytnutého motorového vozidla, príp. jeho technické zhodnotenie. Podľa § 5 ods. 3 ZDP je príjem zamestnanca v prvom roku (od zaradenia vozidla do užívania) suma vo výške 1 % zo vstupnej ceny vozidla a v nasledujúcich 7 rokoch sa takto určená suma znižuje o 12,5 % za každý ďalší rok jeho používania. Postupné znižovanie vstupnej ceny motorového vozidla sa tak každý rok prejaví na znížení nepeňažného príjmu zamestnanca zo závislej činnosti.
Zaevidovanie zmeny zdravotnej poisťovne zamestnanca
Poistenec, ktorý zmenil zdravotnú poisťovňu, je povinný oznámiť príslušnej zdravotnej poisťovni platiteľa poistného najneskôr do 8. januára nasledujúceho kalendárneho roka, ak po podaní prihlášky u neho došlo k zmene platiteľa poistného – napr. k zmene zamestnávateľa, ktorého uviedol na prihláške. Poistenec, ktorý je zamestnancom, je povinný oznámiť zamestnávateľovi podľa § 23 ods. 2 zákona o zdravotnom poistení:
• v deň nástupu do zamestnania príslušnú zdravotnú poisťovňu
• počas trvania zamestnania zmenu príslušnej zdravotnej poisťovne a to do ôsmich dní odo dňa každej zmeny príslušnej zdravotnej poisťovne.
Podľa § 23 ods. 2 v nadväznosti na § 23 ods. 1 písm. b) zákona o zdravotnom poistení za zamestnanca zmenu príslušnej zdravotnej poisťovni oznamuje zdravotnej poisťovni zamestnávateľ.
Preukázať plnenie povinného podielu zamestnávania občanov ZP
Za rok 2024 je zamestnávateľ, ktorý zamestnáva najmenej 20 zamestnancov, povinný plniť povinný podiel zamestnávania občanov so zdravotným postihnutím (ďalej len „občan so ZP“), a zároveň preukázať plnenie tohto povinného podielu príslušnému úradu práce najneskôr do 31. marca 2025. Zamestnávateľ plní oznamovaciu povinnosť na výkaze pod názvom „Ročný výkaz o plnení povinného podielu zamestnávania občanov so ZP“ (ďalej len „Ročný výkaz“). Za príslušný úrad práce sa na tieto účely rozumie úrad, v ktorého pôsobnosti sa nachádza sídlo zamestnávateľa.
Za občana so zdravotným postihnutím sa na účely plnenia povinného podielu považuje občan uznaný za invalidného podľa osobitného predpisu,:
• podľa zákona o sociálnom poistení, v zmysle ktorého má občan pokles schopnosti vykonávať zárobkovú činnosť nad 40 %, kedy zamestnanec (občan so zdravotným postihnutím) preukazuje zamestnávateľovi invaliditu a percentuálnu mieru poklesu schopnosti vykonávať zárobkovú činnosť rozhodnutím alebo oznámením Sociálnej poisťovne alebo
• podľa zákona o sociálnom zabezpečení policajtov a vojakov, v zmysle ktorého má občan pokles schopnosti vykonávať primerané civilné zamestnanie najmenej o 20 %, kedy zamestnanec (občan so zdravotným postihnutím) preukazuje zamestnávateľovi invaliditu a percentuálnu mieru poklesu schopnosti vykonávať zárobkovú činnosť posudkom útvaru sociálneho zabezpečenia.
Výška povinného podielu a jej formy plnenia
Povinný počet občanov so ZP, ktorých je zamestnávateľ povinný „plniť“ sa vypočíta ako 3,2 % podiel z celkového počtu jeho zamestnancov. Celkový počet zamestnancov predstavuje priemerný evidenčný počet zamestnancov vo fyzických osobách podľa metodiky k výkazu ŠÚ SR „Práca 2-04“ na príslušný rok (Poznámka: Do počtu zamestnancov sa nezapočítavajú dohodári). Nad rámec identifikácie zamestnancov uvedených v metodike k výkazu „Práca 2-04 sa do celkového počtu zamestnancov, z ktorého sa vypočíta povinný podiel zamestnávania občanov so ZP, nezapočítavajú:
• zamestnanci, ktorí plnia úlohy zamestnávateľa v zahraničí v súlade so zákonom č. 151/2010 Z. z. o zahraničnej službe a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení zákona č. 403/2010 Z. z.,
• príslušníci Policajného zboru, príslušníci Slovenskej informačnej služby, príslušníci Národného bezpečnostného úradu, príslušníci Zboru väzenskej a justičnej stráže, príslušníci Hasičského a záchranného zboru, príslušníci Horskej záchrannej služby, colníci a profesionálni vojaci, ktorí vykonávajú štátnu službu.
Zamestnávateľ môže plniť povinný podiel viacerými spôsobmi; súčasná právna úprava umožňuje plniť túto povinnosť nasledovne:
• zamestnávaním občanov so zdravotným postihnutím, kde platí, že ak má zamestnanec pokles schopnosti vykonávať zárobkovú činnosť najviac 70 %, zamestnávateľ si môže na účely plnenia povinného podielu započítať ako keby zamestnával 1 občana so ZP, a ak má zamestnanec pokles schopnosti vykonávať zárobkovú činnosť viac ako 70 %, zamestnávateľ si môže na účely plnenia povinného podielu započítať ako keby zamestnával 3 občanov so ZP.
• náhradným spôsobom – zadaním zákazky (prijatie služby, odobratie tovaru); počnúc rokom 2023 sa v nadväznosti na novelu č. 430/2023 Z. z. zákona o službách zamestnanosti zákazky rozdeľujú na dve samostatné kategórie a ak je súčasťou jednej zákazky odobratie tovaru a aj prijatie služby, zamestnávateľ je povinný preukázať samostatne výšku časti zákazky na odobratie tovaru a výšku časti zákazky na prijatie služby.
• úhradou povinného odvodu za každého chýbajúceho zamestnanca so ZP do splnenia povinného podielu; úhradu treba uskutočniť najneskôr do 31. 3. 2025 na príslušný účet úradu práce.
• vzájomná kombináciou predchádzajúcich spôsobov.
Výška zákazky (prijatie služby) za rok 2024 je na započítanie 1 občana so ZP vo výške 1 318 €
(za rok 2023 bola vo výške 1 198 €).
Výška zákazky (odobratie tovaru) za rok 2024 je na započítanie 1 občana so ZP vo výške 1 506 €
(za rok 2023 bola vo výške 1 369 €).
Povinný odvod (úhrada) za rok 2024 je za 1 chýbajúceho zamestnanca so ZP vo výške 1 695 €
(za rok 2023 bol vo výške 1 540 €)
Počnúc rokom 2023 je účinná nová právna úprava, kde podľa 63 ods. 5 novely č. 430/2022 Z. z. zákona o službách zamestnanosti: „Zamestnávateľ preukazuje plnenie povinného podielu počtu občanov so zdravotným postihnutím na celkovom počte svojich zamestnancov za uplynulý kalendárny rok v termíne do 31. marca nasledujúceho kalendárneho roka prostredníctvom elektronického formulára zaslaného do informačného systému na účely služieb zamestnanosti“. To znamená, že zamestnávateľ má povinnosť predkladať ročný výkaz o plnení povinného podielu elektronicky s použitím informačného systému služieb zamestnanosti. Údaje o osobách so ZP môže zamestnávateľ nahrávať na portáli www.sluzbyzamestnanosti.gov.sk priebežne počas roka alebo až po ukončení roka. Tieto údaje bude systém automaticky kontrolovať a porovnávať s údajmi v databáze informačného systému služieb zamestnanosti.
Podľa § 63 ods. 1 písm. c) a d) ZSZ je zamestnávateľ je povinný viesť evidenciu občanov so zdravotným postihnutím, ktorá obsahuje údaje v rozsahu ustanovenom v prílohe č. 1 písm. L) zákona o službách zamestnanosti a poskytovať úradu tieto údaje z evidencie na základe jeho žiadosti (ide o údaje súvisiace s podaním výkazu o plnení povinného podielu zamestnávania občanov so zdravotným postihnutím). Evidencia zamestnancov – občanov so ZP obsahuje:
• meno a priezvisko osoby so zdravotným postihnutím
• rodné číslo alebo iný identifikátor, ak ide o občana členského štátu Európskej únie alebo o štátneho príslušníka tretej krajiny
• percentuálna miera poklesu schopnosti vykonávať zárobkovú činnosť (od – do)
• dátum uznania za invalidného (od – do)
• dátum vzniku pracovnoprávneho vzťahu alebo obdobného pracovného vzťahu (od – do)
• názov a kód zamestnania podľa štatistickej klasifikácie zamestnaní (7 miestny kód).
V evidencii sú uvedení len tí zamestnanci, ktorí spĺňajú definíciu občana so zdravotným postihnutím. Zamestnávateľ je povinný po skončení zamestnania vymazať u zamestnanca osobné údaje, ktoré spracoval v evidencii občanov so zdravotným postihnutím. Uvedené vyplýva z ust. § 67 ods. 18 ZSZ: „Zamestnávateľ spracúva údaje na účely plnenia povinného podielu zamestnávania občanov so zdravotným postihnutím v rozsahu podľa prílohy č. 1 písm. L kopírovaním,.... zamestnávateľ vymaže vo svojom informačnom systéme osobné údaje vedené v evidencii podľa § 63 ods. 1 písm. c) po skončení zamestnania dotknutého zamestnanca.“ Podľa Úradu na ochranu osobných údajov, pojem „vymazať“ v § 67 ods. 18 ZSZ je potrebné vykladať ako prestať spracúvať na pôvodný účel vedenia evidencie podľa § 63 ods. 1 písm. c) ZSZ. Uvedené však zamestnávateľovi nebráni v tom, aby osobné údaje spracúval na účely archivácie podľa osobitného predpisu.
Vykonanie ročného zúčtovania prostriedkov sociálneho fondu
Zamestnávateľ, ktorý zamestnáva zamestnancov v pracovnom pomere alebo v obdobnom pracovnom vzťahu, je povinný pre nich tvoriť sociálny fond. Pri tvorbe a čerpaní sociálneho fondu je zamestnávateľ povinný postupovať podľa zákona č. 152/1994 Z. z.. V súlade s § 6 ods. 3 zákona o sociálnom fonde je zamestnávateľ povinný vykonať ročné zúčtovanie prostriedkov fondu za kalendárny rok najneskôr do 31. januára nasledujúceho roka, napr. zúčtovanie sociálneho fondu za rok 2024 je zamestnávateľ povinný vykonať do 31. 1. 2025. Nevyčerpaný zostatok fondu sa prevádza do nasledujúceho roka.
Archivácia dokumentov personálnej a mzdovej agendy
Archiváciu dokumentov (účtovných záznamov) upravuje zákon č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov a zákon č. 431/2022 Z. z. zákona o účtovníctve v znení neskorších predpisov. Zamestnávateľ má povinnosť uchovávať dokumenty personálnej a mzdovej agendy počas „všeobecnej“ lehoty uloženia v dĺžke 10 rokov nasledujúcich po roku, ktorého sa týkajú a ostatné účtovné doklady počas doby určenej v registratúrnom pláne zamestnávateľa, tak aby neboli porušené ustanovenia osobitných zákonov (napr. zákon o zdravotnom poistení, zákon o sociálnom poistení, zákon o dani z príjmov). To znamená, že zamestnávateľ dokumenty uchováva počas doby, v ktorej ich bude potrebovať na svoju činnosť, vrátane lehôt ustanovených pre vymáhanie práv a plnenie povinností podľa osobitných predpisov.
Podľa tohto pravidla nemožno určiť všeobecnú lehotu uloženia spoločnú pre všetky dokumenty, ale je potrebné pri jej navrhovaní postupovať veľmi individuálne. Dĺžka lehoty uloženia závisí od toho, akú funkciu plní tá-ktorá dokumentácia pri vedení účtovníctva (rozhodne to však nesmie byť menej ako 10 rokov). Lehota uloženia začína plynúť od 1. januára toho roka, ktorý nasleduje po roku, v ktorom bol doklad (registratúrny záznam) uzatvorený.
Pri vyraďovaní registratúrnych záznamov je potrebné sa riadiť aj vyhláškou MV SR č. 403/2023 Z. z., ktorou sa vykonávajú niektoré ustanovenia zákona o archívoch a registratúrach. Vyraďovanie dokumentácie pozostáva z dvoch častí:
1. príprava vyraďovacieho konania, ktorú zabezpečuje pôvodca registratúry (zamestnávateľ) a ktorý podľa registratúrneho plánu rozdelí registratúrne záznamy na: registratúrne záznamy, ktoré navrhuje na odovzdanie do archívu a registratúrne záznamy, ktoré navrhuje na zničenie.
2. vyraďovacie konanie, kedy o zničení alebo archivovaní registratúrnych záznamov rozhodne Ministerstvo vnútra SR, resp. zamestnanci príslušného štátneho archívu, ktorému sa návrh na vyradenie registratúrnych záznamov predkladá.
Vyraďovacie konanie sa začína predložením návrhu na vyradenie registratúrnych záznamov. Ministerstvo vnútra SR prostredníctvom štátneho archívu (štátny archív, ktorému bol návrh na vyradenie registratúrnych záznamov odovzdaný) posúdi odovzdaný návrh a o posúdení návrhu vydá príslušný štátny archív rozhodnutie. K vedeniu účtovníctva a uchovávaniu účtovnej dokumentácie v elektronickej (digitálnej) podobe vydalo FR SR vydalo metodickú informáciu č. 1/Ú/2024, z ktorej vyplýva, že pri uchovávaní účtovnej dokumentácie musia byť dodržiavané zásady, podmienky a spôsoby, ktoré upravuje zákon o účtovníctve. Dodržanie týchto zásad, podmienok a spôsobov má účtovná jednotka povinnosť preukázať prostredníctvom stanovených procesov v programových manuáloch a interných predpisoch.
Ing. Iveta Matlovičová
§ 67 ods. 18 zákona č. 5/2004 Z.z., o službách zamestnanosti
Spracúvanie, zverejňovanie a ochrana údajov
...
(12) Ústredie a úrad poskytujú štatistické údaje o uchádzačoch o zamestnanie a údaje zo svojich administratívnych zdrojov Štatistickému úradu Slovenskej republiky podľa osobitného predpisu. 13b)
(13) Ústredie zverejňuje štatistické informácie o nezamestnanosti, aktívnych opatreniach na trhu práce a aktivačnej činnosti uchádzačov o zamestnanie v súlade s metodickými pokynmi, ktoré vydá ministerstvo; informácie zverejňuje za vykazovaný mesiac najneskôr do 20. dňa nasledujúceho kalendárneho mesiaca.
(14) Úrad môže štatistické údaje bez osobných údajov o zamestnávateľovi zverejňovať len so súhlasom príslušného zamestnávateľa.
(15) Úrad poskytuje obci informácie o štátnom príslušníkovi tretej krajiny podľa § 22 ods. 5 písm. a) a § 23b písm. a) uvedením jeho mena, priezviska a miesta pobytu. ods. 5
(16) Ústredie poskytuje Národnému inšpektorátu práce a inšpektorátom práce elektronicky z informačného systému údaje z evidencie podľa § 12 druhého bodu až štvrtého bodu na účely plnenia ich úloh podľa osobitných predpisov. Ústredie poskytuje Národnému inšpektorátu práce a inšpektorátom práce zoznam zamestnávateľov, ktorí nesplnili povinnosť podľa § 23b druhej vety. písm. y) ods. 5
(17) Sprostredkovateľ, agentúra dočasného zamestnávania a agentúra podporovaného zamestnávania vymaže vo svojom informačnom systéme osobné údaje vedené v evidencii podľa § 28 písm. a), § 31 ods. 1 písm. f) a § 58 ods. 13 písm. c) po splnení účelu podľa § 28 písm. b), § 31 ods. 1 písm. g) a § 58 ods. 13 písm. d).
(18) Zamestnávateľ spracúva údaje v rozsahu podľa prílohy č. 1 písm. L kopírovaním, skenovaním alebo zaznamenávaním na nosič informácií za prijatia primeraných bezpečnostných opatrení podľa osobitného predpisu. Zamestnávateľ vymaže vo svojom informačnom systéme osobné údaje vedené v evidencii podľa § 63 ods. 1 písm. c) po skončení zamestnania dotknutého zamestnanca. 61ac)
(19) Údaje spracúvané v rozsahu ustanovenom v prílohách č. 1 až 3 a vo všeobecne záväznom právnom predpise vydanom pod ľ a § 69 sa uchovávajú desať rokov.
§ 6 ods. 3 zákona č. 152/1994 Z.z., o sociálnom fonde
(1) Tvorbu fondu a čerpanie prostriedkov fondu vedie zamestnávateľ, ktorým je
a) vyšší územný celok, rozpočtová organizácia alebo príspevková organizácia, ktorá je zapojená na štátny rozpočet, rozpočtová organizácia alebo príspevková organizácia, ktorá je zriadená vyšším územným celkom, alebo verejná výskumná inštitúcia, na osobitnom účte fondu v Štátnej pokladnici, 5a)
b) iná osoba, ako je uvedená v písmene a), na osobitnom analytickom účte fondu alebo na osobitnom účte fondu v Štátnej pokladnici, v banke alebo v pobočke zahraničnej banky.
(2) Fond sa tvorí najneskôr v deň dohodnutý na výplatu mzdy alebo platu; za mesiac december môže zamestnávateľ tvoriť fond z predpokladanej výšky miezd alebo platov a previesť finančné prostriedky na účet fondu do 31. decembra. Ak zamestnávateľ vypláca mzdu alebo plat vo viacerých výplatných termínoch, za deň výplaty sa na účely tohto zákona považuje posledný dohodnutý deň výplaty mzdy alebo platu za uplynulý kalendárny mesiac. Prevod finančných prostriedkov sa uskutoční do piatich dní po dni dohodnutom na výplatu mzdy alebo platu, najneskôr do konca kalendárneho mesiaca.
(3) Zúčtovanie prostriedkov fondu za kalendárny rok vykoná zamestnávateľ najneskôr do 31. januára nasledujúceho roka. Nevyčerpaný zostatok fondu sa prevádza do nasledujúceho roka.
