Používateľ pokladnice e-kasa klient

aktualizácia identifikačných údajov

Podnikateľ, ktorý používa na evidenciu tržby pokladnicu e-kasa klient pri podaní žiadosti o pridelenie kódu pokladnice e-kasa klient podľa § 7a ods. 1 zákona č. 289/2008 Z. z. o používaní elektronickej registračnej pokladnice a o zmene a doplnení zákona č. 511/1992 Zb. o správe daní a poplatkov a o zmenách v sústave územných finančných orgánov v z.n.p. uvádza svoje identifikačné údaje vrátane predajného miesta, kde bude prijímať tržbu, ak je toto predajné miesto odlišné od sídla/miesta podnikania.

Postup podnikateľa

musí byť vo fáze podania žiadosti o pridelenie kódu pokladnice e-kasa klient ako aj pri zmene identifikačných údajov zodpovedný, pretože identifikačné údaje sa zobrazujú na pokladničnom doklade, ktorý je vyhotovený pokladnicou e-kasa klient, a ktorý je následne odovzdaný kupujúcemu.

Identifikačnými údajmi o podnikateľovi v súlade s § 7a ods. 4 zákona č. 289/2008 Z. z. sú

•    obchodné meno,

•    sídlo (právnická osoba)/miesto podnikania (fyzická osoba),

•    predajné miesto, ak je odlišné od sídla/miesta podnikania,

•    identifikačné číslo organizácie (IČO) – v prípade fyzickej osoby len, ak bolo podnikateľovi pridelené,

•    daňové identifikačné číslo (DIČ),

•    identifikačné číslo pre daň z pridanej hodnoty (IČ DPH), ak bolo podnikateľovi pridelené a ak je platiteľom dane z pridanej hodnoty.

V prípade obchodného mena je potrebné riadiť sa ustanoveniami § 69 zákona č. 513/1991 Zb. Obchodný zákonník v z.n.p. Obchodným menom fyzickej osoby je jej meno a priezvisko, pričom môže obsahovať dodatok odlišujúci osobu podnikateľa alebo druh podnikania. Obchodným menom obchodných spoločností a družstva (právnických osôb) je názov, pod ktorým sú zapísané v obchodnom registri a to vrátane dodatku označujúci ich právnu formu. Obchodným menom právnickej osoby, ktorá sa nezapisuje do obchodného registra je názov, pod ktorým bola zriadená. Povinnosťou podnikateľa je tiež uvádzať obchodné meno spolu s dodatkom označujúcim jeho súčasný právny stav, najmä s dodatkom „v likvidácii“, „v konkurze“ alebo „v reštrukturalizácii“.

Pri uvádzaní obchodného mena v žiadosti o pridelenie kódu pokladnice e-kasa klient alebo pri oznamovaní zmeny obchodného mena je potrebné dbať najmä na správne uvedenie dodatku, ak ho obchodné meno obsahuje, aby údaje o obchodnom mene podnikateľa boli v e-kasa zóne podnikateľa ako aj v pokladnici e-kasa klient správne.

Podnikateľ – fyzická osoba v žiadosti o pridelenie kódu pokladnice e-kasa klient uvádza v poli „Obchodné meno fyzickej osoby“ celé obchodné meno, t.j. meno a priezvisko vrátane dodatku, ak ho obchodné meno obsahuje.

Sídlom právnickej osoby a miestom podnikania fyzickej osoby v súlade s § 2 ods. 3 ObchZ je adresa, ktorá je ako sídlo alebo miesto podnikania zapísaná v obchodnom registri alebo živnostenskom registri, alebo v inej evidencii ustanovenej osobitným zákonom. Adresou sa v súlade s § 2 ods. 4 ObchZ rozumie názov obce s uvedením jej poštového smerovacieho čísla, názov ulice alebo iného verejného priestranstva a orientačné číslo, prípadne súpisné číslo, ak sa obec nečlení na ulice.

Zo strany podnikateľa je potrebné byť obozretný aj pri uvádzaní údajov o sídle alebo mieste podnikania, t. j. adresu je potrebné uvádzať tak ako je zapísaná v príslušnom registri/evidencii, pretože sa rovnako zobrazuje na pokladničnom doklade.

Daňový úrad pri komunikácii s podnikateľom – fyzickou osobou na dokumentoch uvádza adresu trvalého pobytu, ktorá nemusí byť totožná s miestom podnikania. Pre účely správnosti údajov v e-kasa zóne podnikateľa a na pokladničnom doklade vyhotovenom pokladnicou e-kasa klient sa preto v žiadosti o pridelenie kódu pokladnice e-kasa klient osobitne uvádzajú údaje o adrese trvalého pobytu a údaje o mieste podnikania.

Vychádzajúc z § 7a ods. 3 zákona č. 289/2008 Z. z. by daňový úrad v prípade chýb v podanej žiadosti o pridelenie kódu pokladnice e-kasa klient mal vyzvať podnikateľa na odstránenie nedostatkov v určenej lehote. Ak k tomu nedôjde, identifikačné údaje o podnikateľovi budú obsahovať chyby, ktoré sa následne premietnu aj na pokladničný doklad vyhotovený pokladnicou e-kasa klient. Dôvodom je skutočnosť, že identifikačné údaje zo žiadosti o pridelenie kódu pokladnicu e-kasa klient sa prenesú do virtuálnej registračnej pokladnice a v prípade on-line registračnej pokladnice sa premietnu do súboru obsahujúceho identifikačné údaje o podnikateľovi, ktorý si následne podnikateľ stiahne z e-kasa zóny podnikateľa. Je teda na podnikateľovi, aby si údaje pri uvedení pokladnice e-kasa klient do prevádzky skontroloval.

Špecifiká predajného miesta

Podnikateľ v žiadosti o pridelenie kódu pokladnice e-kasa klient uvádza aj údaje o predajnom mieste. Ak nie je totožné so sídlom (právnická osoba)/miestom podnikania (fyzická osoba), je potrebné, aby podnikateľ v žiadosti uviedol, či bude pokladnicu e-kasa klient používať na konkrétnom (stálom) predajnom mieste alebo ju bude používať ako prenosnú pokladnicu e-kasa klient.

Ak podnikateľ bude predávať tovar alebo poskytovať službu na konkrétnom (stálom) predajnom mieste (odlišného od sídla/miesta podnikania), v žiadosti o pridelenie kódu pokladnice e-kasa klient uvedie úplnú adresu tohto predajného miesta tak ako v prípade sídla/miesta podnikania. Aj tento údaj sa následne zobrazí na pokladničnom doklade vyhotovenom pokladnicou e-kasa klient a je potrebné, aby bol správny.

Ak podnikateľ vie, že pokladnicu e-kasa klient (jednu a tú istú) bude používať na rôznych predajných miestach v odlišnom čase (napr. na vopred neznámych miestach, vopred známych viacerých konkrétnych miestach alebo v kombinácii týchto alternatív), v žiadosti o pridelenie kódu pokladnice e-kasa klient označí pole „prenosná pokladnica e-kasa klient“. V takomto prípade sa na pokladničnom doklade namiesto konkrétneho údaja o predajnom mieste zobrazí text „prenosná pokladnica“ alebo „prenosná pokladnica e-kasa klient“.

Aktualizácia
identifikačných údajov

Pokiaľ dôjde k zmene identifikačných údajov je potrebné údaje o podnikateľovi v e-kasa zóne podnikateľa ako aj v pokladnici e-kasa klient aktualizovať, aby boli správne.

Podnikateľ je v súlade s § 7a ods. 7 druhou vetou zákona č. 289/2008 Z. z. povinný do 30 dní od uskutočnenia zmeny obchodného mena, predajného miesta, ak je odlišné od sídla/miesta podnikania alebo od zmeny hlavného predmetu činnosti podľa Štatistickej klasifikácie ekonomických činností, pri ktorej bude pokladnicu e-kasa klient používať, oznámiť tieto skutočnosti ktorémukoľvek daňovému úradu.

Formulár „Oznámenie o zmene predajného miesta odlišného od miesta podnikania alebo o zmene hlavného predmetu činnosti podľa ŠKEČ alebo o zmene obchodného mena podnikateľa“ podnikateľ nájde v časti Katalógy – Katalóg formulárov po prihlásení sa do osobnej internetovej zóny na portáli finančnej správy.

V prípade, že oznámenie podáva podnikateľ s trvalým pobytom alebo sídlom mimo územia Slovenskej republiky, tento môže podať oznámenie na ktoromkoľvek daňovom úrade písomne.

V prípade virtuálnej registračnej pokladnice dôjde automaticky po spracovaní oznámenia daňovým úradom k zmene údajov. Pri on-line registračnej pokladnici je v súlade s § 7a ods. 7 prvou vetou zákona č. 289/2008 Z. z. povinnosťou podnikateľa zabezpečiť aktualizáciu údajov v on-line registračnej pokladnici a to tak, že z e-kasa zóny podnikateľa si stiahne aktualizované identifikačné údaje, ktoré nahrá do on-line registračnej pokladnice.

Podnikateľovi používajúcemu on-line registračnú pokladnicu po zaslaní formulára „Oznámenie o zmene predajného miesta odlišného od miesta podnikania alebo o zmene hlavného predmetu činnosti podľa ŠKEČ alebo o zmene obchodného mena podnikateľa“ nie je zaslaná po spracovaní oznámenia daňovým úradom žiadna notifikácia o aktualizácii identifikačných údajov. Je preto na podnikateľovi, aby si údaje v e-kasa zóne podnikateľa na portáli finančnej správy v časti „Detail pokladnice e-kasa klient“ priebežne kontroloval (spracovanie oznámenia môže prebehnúť už do 1 – 2 dní) a následne si prostredníctvom tlačidla „Stiahnuť identifikačné údaje“ stiahol a nahral do on-line registračnej pokladnice aktualizované identifikačné údaje. Súbor obsahujúci autentifikačné údaje nie je potrebné v tomto prípade opätovne sťahovať.

Vychádzajúc z Usmernenia č. 2/ERP/2019/MU k § 7a ods. 7 zákona č. 289/2008 Z. z. k povinnosti podnikateľa pri zmene obchodného mena zverejneného Finančným riaditeľstvom SR na jeho webovom sídle, by aktualizácia údajov mala byť vykonaná najneskôr do 30 dní odo dňa, kedy došlo k zmene obchodného mena. To znamená, že oznámiť zmeny ako aj vykonať aktualizáciu je potrebné v lehote 30 dní odo dňa uskutočnenia zmeny.

V prípade predajného miesta je oznámenie o zmene potrebné daňovému úradu zaslať nielen v prípade zmeny z jedného konkrétneho (stáleho) miesta na iné konkrétne (stále) miesto, ale aj v prípade, ak sa podnikateľ rozhodne, že pokladnicu e-kasa klient používanú na konkrétnom (stálom) mieste chce používať ako prenosnú pokladnicu e-kasa klient alebo naopak prenosnú pokladnicu e-kasa klient chce používať len na konkrétnom (stálom) mieste.

Ak ide o situáciu, že podnikateľ predajné miesta strieda, t. j. prijíma tržbu na rôznych predajných miestach v odlišnom čase a z tohto titulu používa prenosnú pokladnicu e-kasa klient, oznámenie pri zmene predajného miesta daňovému úradu nezasiela. V takomto prípade je povinnosťou podnikateľa v súlade s § 7a ods. 8 zákona č. 289/2008 Z. z. zaevidovať do takejto pokladnice e-kasa klient adresu alebo GPS súradnice predajného miesta, na ktorom podnikateľ v reálnom čase eviduje prijatú tržbu, vklad alebo výber hotovosti. Do prenosnej pokladnice e-kasa klient môže byť zaevidované ako predajné miesto aj evidenčné číslo vozidla, ak je toto vozidlo predajným miestom.

Z § 8a ods. 6 zákona č. 289/2008 Z. z. vyplýva podnikateľovi povinnosť zasielať tieto údaje (adresu, GPS súradnice alebo evidenčné číslo vozidla) do systému e-kasa.

Evidenčné číslo vozidla je možné zaevidovať do pokladnice e-kasa klient len za predpokladu, že vozidlo je miestom, kde je prijímaná tržba podnikateľom. Typickým príkladom pre takéto predajné miesto je taxislužba. Pokiaľ je tržba prijímaná mimo vozidla, mal by podnikateľ zaevidovať do pokladnice e-kasa klient adresu alebo GPS súradnice.

Akonáhle podnikateľ pri používaní prenosnej pokladnice e-kasa klient zmení predajné miesto, zaeviduje do pokladnice e-kasa klient údaje o predajnom mieste v reálnom čase, ideálne pred prijatím tržby na tomto predajnom mieste. Pokiaľ sa podnikateľ zdržiava na jednom mieste dlhšie obdobie nie je potrebné každý deň údaje o predajnom mieste zaevidovať do pokladnice e-kasa klient, pretože údaj o predajnom mieste, na ktorom sa aktuálne prenosná pokladnica e-kasa klient nachádza je v systéme e-kasa zaevidovaný.

Finančné riaditeľstvo SR na svojom webovom sídle zverejnilo pre podnikateľov informáciu č. 9/ORP/2023/IM „Informácia k spôsobu označovania predajného miesta pri používaní pokladnice e-kasa klient na rôznych predajných miestach“, ktorá obsahuje okrem iného obrázkový návod zaevidovania umiestnenia prenosnej pokladnice pri virtuálnej registračnej pokladnici.

Pri prenosnej pokladnici e-kasa klient sa zaevidované údaje o predajnom mieste neprejavia na pokladničnom doklade. Tieto údaje budú evidované len v systéme e-kasa.

Zákon č. 289/2008 Z. z. neupravuje oznamovaciu povinnosť v prípade zmeny miesta podnikania (fyzická osoba) alebo sídla (právnická osoba). Keďže ide o povinný údaj na pokladničnom doklade je potrebné pri zmene zabezpečiť aj aktualizáciu tohto údaja. Pre oznámenie zmeny sídla (PO)/miesta podnikania (FO) nie je možné využiť formulár „Oznámenie o zmene predajného miesta odlišného od miesta podnikania alebo o zmene hlavného predmetu činnosti podľa ŠKEČ alebo o zmene obchodného mena podnikateľa“. Aj napriek tomu, že by podnikateľ v tomto oznámení uviedol nové údaje o sídle/mieste podnikania, po spracovaní takéhoto oznámenia by nedošlo k aktualizácii identifikačných údajov o podnikateľovi v tejto časti údajov.

Podľa informácie č. 10/ORP/2023/IM „Oznamovacia povinnosť pri zmene údajov v pokladnici e-kasa klient“ zverejnenej na webovom sídle Finančného riaditeľstva SR, pre oznámenie zmeny miesta podnikania fyzickej osoby alebo sídla právnickej osoby je potrebné využívať formuláre „Žiadosť o registráciu, oznámenie zmien, žiadosť o zrušenie registrácie na daň z príjmov, daň z pridanej hodnoty a daň z poistenia“ (oddiel V.) alebo „Všeobecné podanie – Register“.

Formuláre podnikateľ nájde v časti Katalógy – Katalóg formulárov – Register po prihlásení sa do osobnej internetovej zóny na portáli finančnej správy.

Aktualizácia údajov vo väzbe
na daň z pridanej hodnoty

Podnikateľ, ktorý sa stal platiteľom dane z pridanej hodnoty podľa § 4 a 5 zákona č. 222/2004 Z. z. o dani z pridanej hodnoty v z.n.p., je v súlade s 7a ods. 11 zákona č. 289/2008 Z. z. povinný pred prvým vyhotovením pokladničného dokladu ako platiteľ dane z pridanej hodnoty oznámiť Finančnému riaditeľstvu SR prostredníctvom portálu finančnej správy v e-kasa zóne podnikateľa skutočnosť, že sa stal platiteľom dane z pridanej hodnoty.

Pre splnenie tejto povinnosti je potrebné, aby podnikateľ v e-kasa zóne podnikateľa na portáli finančnej správy v profile podnikateľa označil pole „Platiteľ DPH“.

Podľa informácie zverejnenej Finančným riaditeľstvom SR, pole „Platiteľ DPH“ je sprístupnené v e-kasa zóne podnikateľa používateľom s rolou ADMINISTRATOR a ÚČTOVNÍK.

V prípade, že podnikateľ používa virtuálnu registračnú pokladnicu, po označení poľa „Platiteľ DPH“ dôjde k automatickej aktualizácii identifikačných údajov podnikateľa. Podnikateľ používajúci on-line registračnú pokladnicu zabezpečí aktualizáciu identifikačných údajov tým, že si z e-kasa zóny podnikateľa stiahne súbor aktualizovaných identifikačných údajov, ktoré nahrá do on-line registračnej pokladnice.

Do pridelenia identifikačného čísla pre daň z pridanej hodnoty bude podnikateľ uvádzať na pokladničnom doklade daňové identifikačné číslo. Po pridelení identifikačného čísla pre daň z pridanej hodnoty je potrebné v prípade používania on-line registračnej pokladnice opätovne stiahnuť súbor aktualizovaných identifikačných údajov z e-kasa zóny podnikateľa a nahrať údaje do on-line registračnej pokladnice.

V prípade, že si podnikateľ oznamovaciu povinnosť podľa § 7a ods. 11 zákona č. 289/2008 Z. z. nesplní, dopustí sa správneho deliktu podľa § 16a písm. at) tohto zákona, za ktorý v prípade preukázania tejto skutočnosti orgánom finančnej správy hrozí uloženie pokuty od 20 eur do 100 eur.

Uvedené neplatí pre podnikateľa, ktorý sa stal platiteľom dane z pridanej hodnoty na základe žiadosti o registráciu podľa § 4 ods. 7 a ods. 8 písm. b) zákona č. 222/2004 Z. z. v z.n.p. alebo k 1. januáru roka nasledujúceho po roku, v ktorom prekročil obrat podľa § 4 ods. 1 písm. a) zákona č. 222/2004 Z. z. v z.n.p. U takéhoto podnikateľa dôjde k automatickej aktualizácii identifikačných údajov v e-kasa zóne podnikateľa v deň registrácie za platiteľa dane z pridanej hodnoty.

V praxi môže nastať aj situácia, že podnikateľ prestane byť platiteľom dane z pridanej hodnoty, v takomto prípade rovnako dochádza k aktualizácii identifikačných údajov v e-kasa zóne podnikateľa.

Pri každej aktualizácii identifikačných údajov v e-kasa zóne podnikateľa je potrebné súbor obsahujúci aktuálne údaje nahrať do on-line registračnej pokladnice. V prípade virtuálnej registračnej pokladnice sa identifikačné údaje automaticky aktualizujú.

ZÁKON č. 289/2008 Z. z.
o používaní elektronickej
registračnej pokladnice

§ 8a

Rozsah údajov zasielaných

do systému e-kasa

(1) Podnikateľ je povinný pri evidovaní tržby v pokladnici e-kasa klient zabezpečiť, aby pokladnica e-kasa klient zasielala do systému e-kasa najmenej údaje podľa § 8 ods. 1 písm. c), f) až h), n) a o), daňové identifikačné číslo, kód pokladnice e-kasa klient, identifikačné číslo organizácie, ak podnikateľovi bolo pridelené, poradové číslo, unikátny identifikátor kupujúceho, ak je predložený kupujúcim pred zaevidovaním prijatej tržby, overovací kód podnikateľa, podpisový kód podnikateľa, identifikátor pokladničného dokladu, ak ide o vrátenie tovaru alebo o opravu evidovanej položky v pokladnici e-kasa klient, a jedinečný identifikátor pokladničného programu a chráneného dátového úložiska; pri výmene jednoúčelového poukazu za tovar alebo za poskytnutú službu sa do systému e-kasa zasiela informácia o výmene poukazu alebo aj číslo jednoúčelového poukazu.

(2) Ak ide o úhradu faktúry alebo jej časti, podnikateľ je povinný zabezpečiť, aby pokladnica e-kasa klient zasielala do systému e-kasa údaje podľa § 8 ods. 1 písm. c), f) a n), daňové identifikačné číslo, kód pokladnice e-kasa klient, číslo faktúry, identifikačné číslo organizácie, ak podnikateľovi bolo pridelené, poradové číslo, unikátny identifikátor kupujúceho, ak je predložený kupujúcim pred zaevidovaním prijatej tržby, overovací kód podnikateľa, podpisový kód podnikateľa a jedinečný identifikátor pokladničného programu a chráneného dátového úložiska.

(3) Ak ide o doklad označený slovami „NEPLATNÝ DOKLAD“, podnikateľ je povinný zabezpečiť, aby pokladnica e-kasa klient zasielala do systému e-kasa údaje podľa § 8 ods. 1 písm. c), f) až h), n) a o), daňové identifikačné číslo, kód pokladnice e-kasa klient, identifikačné číslo organizácie, ak podnikateľovi bolo pridelené, poradové číslo, overovací kód podnikateľa, podpisový kód podnikateľa a jedinečný identifikátor pokladničného programu a chráneného dátového úložiska.

(4) Ak ide o doklad označený slovom „VKLAD“ alebo „VÝBER“, podnikateľ je povinný zabezpečiť, aby pokladnica e-kasa klient zasielala do systému e-kasa údaje podľa § 8 ods. 1 písm. c) a f), daňové identifikačné číslo, kód pokladnice e-kasa klient, identifikačné číslo organizácie, ...