Postavenie finančnej kontroly
– vnútorný kontrolný systém

Venujeme sa finančnej kontrole v internom kontrolnom mechanizme vo verejnej správe. Bližšie sa zameriavame na oblasť finančnej kontroly na mieste a administratívnej finančnej kontroly, ktorá sa vykonáva v organizáciách verejnej správy, štátnej správy a samosprávy. Cieľom finančnej kontroly na mieste je tak, ako pri ostatných typoch finančnej kontroly zabezpečiť najmä hospodárnosť, efektívnosť, účinnosť a účelnosť vynakladania verejných financií ako aj dodržanie ostatných cieľov ako je ochrana majetku v správe alebo vo vlastníctve organu verejnej správy, predchádzanie podvodom a nezrovnalostiam, ich odhaľovanie a zabezpečenie nápravy a podobne.

Finančná kontrola je nástroj orgánu verejnej správy na získanie dôkazov, preverenie a zisťovanie skutočností, ktoré považuje za potrebné na účely overenia finančnej operácie alebo jej časti. Finančná kontrola na mieste sa vykonáva na základe rozhodnutia štatutárneho orgánu, prípadne na základe interného alebo externého podnetu.

Finančná kontrola na mieste môže slúžiť ako doplňujúci nástroj k základnej finančnej kontrole, najmä však k administratívnej finančnej kontrole. Finančnou kontrolou na mieste je orgán verejnej správy oprávnený overovať súlad finančnej operácie alebo jej časti aj opakovane. Finančnú kontrolu na mieste vykonávajú aspoň dvaja zamestnanci orgánu verejnej správy na základe písomného poverenia vydaného štatutárnym orgánom alebo ním písomne splnomocneným vedúcim zamestnancom.

Z poverenia musí byť zrejmá identifikácia osôb oprávnených na výkon finančnej kontroly na mieste, identifikácia povinnej osoby a cieľ finančnej kontroly na mieste. Pri administratívnej finančnej kontrole sa poverenie nerealizuje.

Postup pri kontrole je nižšie spracovaný v prehľadom a praktickom postupe a to nasledovne:

1. Príprava na kontrolnú činnosť

1.1 Pri finančnej kontrole na mieste: Vyhotovenie poverenia pre výkon kontrolnej činnosti v určených výtlačkoch oprávnenou osobou (poverenie smerované povinnej osobe, prípadne aj prizvanej osobe), spravidla podľa plánu kontrolnej činnosti

Pri administratívnej finančnej kontrole: Kontrola podľa interného plánovania bez potreby zostavenia poverenia alebo prizvania (postup podľa zákona a zmluvy o poskytnutí dotácie)

1.2 Pri finančnej kontrole na mieste: Doručenie poverenia pre výkon kontroly povinnej osobe:

a)  osobne povinnej osobe v mieste výkonu kontroly,

b)  pred začatím kontroly alebo

c)  poštovou prepravou, podateľňou subjektu verejnej správy a podobne

1.3 Pri finančnej kontrole na mieste: Vyhotovenie protokolu o preberaní dokladov a písomností vo vopred stanovených výtlačkoch, ktorý obsahuje:

a)  presný zoznam zapožičaných dokladov a písomností potrebných pre výkon kontroly,

b)  podpisový záznam oprávneného subjektu a povinnej osoby, ktorá doklady a písomnosti odovzdáva,

c)  dátum vypracovania protokolu/evidencie o prevzatí dokladov a písomností

2. V priebehu kontrolnej činnosti

2.1 Pri finančnej kontrole na mieste: Potreba dodania ďalších dokladov a písomnosti prostredníctvom preberacieho protokolu s náležitosťami v zmysle bodu 1.3.

     Pri administratívnej finančnej kontrole: Potreba dodania podkladov a dokladov k prevereniu vyúčtovania (elektronickou formou alebo poštovou prepravou, podľa dohody)

2.2 Vypracovanie čiastkovej správy/spoločnej správy/návrhu čiastkovej správy v prípade, ak:

a)  je potrebné skončiť kontrolu v časti finančnej operácie,

b)  je potrebné bez zbytočného odkladu prijať opatrenia (povinnou osobou) na nápravu zistených nedostatkov a odstrániť príčiny ich vzniku alebo

c)  kontrola sa vykonáva vo viacerých povinných osobách súčasne (spoločne s možnosťou výkonu čiastkovej správy/návrhu čiastkovej správy a následnej čiastkovej správy).

2. Výsledok kontrolnej činnosti

3.1 V prípade nezistenia nedostatkov

3.1.1. Vyhotovenie správy/čiastkovej správy/spoločnej správy vo vopred stanovenom počte výtlačkoch, ktorá obsahuje najmä:

a)  označenie oprávnenej osoby a ich mená a priezviská, označenie povinnej osoby,

b)  termín začatia a cieľ výkonu kontroly,

c)  informácia o neevidovaní kontrolných zistení a

d)  dátum vyhotovenia správy spolu s podpismi oprávnenej osoby

3.1.2. Odovzdanie správy/čiastkovej správy/spoločnej správy povinnej osobe v určenom počte výtlačkov (ukončenie kontroly)

3.2 V prípade zistenia nedostatkov

3.2.1. Vyhotovenie návrhu správy/návrhu čiastkovej správy/spoločnej správy o kontrole v určenom počte výtlačkov, ktorá obsahuje spravidla:

a)  náležitosti v zmysle bodu 3.1.1.

b)  opis zistených nedostatkov (pozn.: pri porušení osobitných predpisov označiť konkrétne ustanovenia, ktoré boli porušené a riadne ich zakotviť paragrafom a odôvodniť), navrhnúť odporúčania a stanoviť lehotu na predloženie prijatých opatrení a stanoviť lehoty na splnenie predmetných opatrení,

c)  návrhy odporúčaní, ktoré sa viažu ku kontrolným zisteniam alebo smerujú k efektivite povinnej osoby, potrebe internej úpravy, postupom do budúcnosti a podobne,

d)  podklady preukazujúce zistené nedostatky (podľa ich poradia),

e)  stanovenie návrhu lehoty na splnenie prijatých opatrení,

f)  stanovenie lehoty na predloženie písomného zoznamu prijatých opatrení na nápravu zistených nedostatkov a na odstránenie príčin ich vzniku a súčasne

g)  stanovenie lehoty na podanie námietok k zisteným nedostatkom, navrhnutým odporúčaniam, k lehote na predloženie písomného zoznamu prijatých opatrení a k lehote na zaslanie splnených prijatých opatrení

3.2.2. Odovzdanie návrhu správy/návrhu čiastkovej správy/spoločnej správy povinnej osobe a sledovanie termínu lehoty na podanie námietok v zmysle písm. g) bodu 3.2.1.,

3.2.3. V prípade podania opodstatnených námietok k návrhu správy/čiastkovej správe/spoločnej správe k zisteným nedostatkom, navrhnutým odporúčaniam, k lehote na predloženie písomného zoznamu prijatých opatrení a k lehote na zaslanie splnených prijatých opatrení následné spracovanie správy/čiastkovej správy/spoločnej správy s:

a)  dátumom doručenia návrhu čiastkovej/spoločnej správy alebo návrhu správy na oboznámenie povinnej osobe,

b)  informáciou o tom, či povinná osoba podala v stanovenej (v lehote nie kratšej ako 5 pracovných dní od doručenia) námietky k zisteným nedostatkom, navrhnutým odporúčaniam, k lehote na predloženie písomného zoznamu prijatých opatrení a k lehote na splnenie prijatých opatrení a spôsob vysporiadania sa s týmito námietkami,

c)  opisom zistených nedostatkov spolu s odporúčaniami navrhnutými na nápravu zistených nedostatkov a na odstránenie príčin ich vzniku so zohľadnením opodstatnenosti podaných námietok (neopodstatnené námietky sa musia vždy odôvodniť)

d)  zoznamom podkladov preukazujúcich zistené nedostatky,

e)  lehotou na predloženie písomného zoznamu prijatých opatrení a lehotu na splnenie prijatých opatrení a 

f)  dátumom vyhotovenia správy/čiastkovej správy/spoločnej správy a podpismi oprávnených a prizvaných osôb

3.2.4. V prípade prijatia neopodstatnených námietok k návrhu správy/čiastkovej správy/spoločnej správy k zisteným nedostatkom, navrhnutým odporúčaniam alebo k lehote na predloženie písomného zoznamu prijatých opatrení na nápravu zistených nedostatkov a na odstránenie príčin ich vzniku uvedených v návrhu čiastkovej správy alebo v návrhu správy a spôsob vysporiadania týchto námietok, či k lehote na splnenie prijatých opatrení a následne spracovanie správy/čiastkovej správy/spoločnej správe s:

a)  písomným odôvodnením námietok, ktoré nie sú opodstatnené a zároveň

b)  náležitosťami v zmysle bodu 3.2.3.

3.2.5. Pri finančnej kontrole na mieste: Odovzdanie originálov dokladov a písomností prijímateľovi – povinnej osobe

4. Po ukončení kontroly

4.1 V prípade Správy o kontrole (pri nezistení nedostatkov)

4.1.1. Odovzdanie Správy (výstup o kontrole) pre štatutárny orgán

4.1.2. Evidencia a uchovanie spisu z kontrolnej činnosti podľa Registratúrneho poriadku a registratúrneho plánu Vášho subjektu

4.1.3. Oprava prípadných chýb v počtoch, písaní alebo štylistike na základe autoremedúry alebo podnetu povinnou osobou/treťou osobou

4.2 V prípade Správy o kontrole (pri zistení nedostatkov)

4.2.1. Ibidem ako v bode 4.1.1.

4.2.3. Sledovanie doručenia písomného zoznamu splnených opatrení na nápravu nedostatkov v zmysle stanovenej lehoty v Správe

4.2.4. Osobitná evidencia vykonaných správ o kontrole/čiastkových správ pre zabezpečenie výkonu kontroly opatrení a evidencia lehôt

4.2.5. Evidencia a uchovanie spisu z kontrolnej činnosti

Dr. Jozef Sýkora, MBA, DSc.