Pokladničný doklad

na čo si dávať pozor

Podnikateľ, ktorý používa on-line registračnú pokladnicu s certifikovaným pokladničným programom a chráneným dátovým úložiskom alebo virtuálnu registračnú pokladnicu, ktorú ako službu poskytuje Finančné riaditeľstvo SR, automaticky predpokladá, že aj pokladničné doklady ňou vyhotovené sú v súlade so zákonom č. 289/2008 Z. z. o používaní elektronickej registračnej pokladnice a o zmene a doplnení zákona č. 511/1992 Zb. o správe daní a poplatkov a o zmenách v sústave územných finančných orgánov v z.n.p.

Podnikateľ by mal poznať a kontrolovať pokladničný doklad,

ktorý vyhotoví pokladnicou e-kasa klient, pretože údaje na pokladničnom doklade môžu byť indikátorom chýb, ktoré v prípade zistenia orgánom finančnej správy môžu byť vyhodnotené ako porušenie zákona. Po uvedení pokladnice e-kasa klient do prevádzky, resp. priebežne počas jej používania je vhodné poznať a kontrolovať pokladničný doklad, ktorý podnikateľ vyhotovuje.

Zbystriť pozornosť by mal podnikateľ najmä po zmene legislatívy, uplynutí platnosti certifikácie pokladničného programu a chráneného dátového úložiska on-line registračnej pokladnice, po aktualizácii, ktorú podnikateľovi používajúceho on-line registračnú pokladnicu poskytne výrobca, dovozca alebo distribútor pokladničného programu a chráneného dátového úložiska, prípadne koncového zariadenia a tlačiarne pri používaní virtuálnej registračnej pokladnice. Na náležitosti pokladničného dokladu môže mať vplyv aj vykonaná oprava pokladnice e-kasa klient.

Vychádzajúc z Vládneho návrhu zákona o evidencii tržieb a o zmene a doplnení niektorých zákonov(ďalej len „nový zákon o evidencii tržieb“), ktorý bol predložený Národnej rade Slovenskej republiky (parlamentná tlač 1022), a ktorým sa má s účinnosťou od 1. 1. 2026 zrušiť zákon č. 289/2008 Z. z. sa len minimálne menia obsahové náležitosti pokladničného dokladu (napr. vypustené je identifikačné číslo organizácie a „ďalšie údaje, ktorých uvedenie vyplýva z osobitného predpisu“, ktoré súviseli so zavedením meny euro v Slovenskej republike).

Povinnosti týkajúce sa pokladničného dokladu sú aj v novom zákone o evidencii tržieb upravené v § 8.

Ak sa na pokladničnom doklade
zobrazia pred QR kódom slová „OFF-LINE DOKLAD“ a pokladničný doklad namiesto unikátneho identifikátora dokladu (UID) obsahuje podpisový kód podnikateľa (PKP), ktorý je možné jednoducho identifikovať, keďže ide o alfanumerický kód obsahujúci 344 znakov, nemusí ísť o nič závažné, ak ide o sporadickú situáciu, pretože pri komunikácii so systémom e-kasa môže dôjsť k prekročeniu hraničnej doby odozvy, v dôsledku čoho nie je pridelený unikátny identifikátor dokladu. V prípade, že on-line registračná pokladnica vydáva len pokladničné doklady „OFF-LINE DOKLAD“ a podnikateľ nemá povolený odklad zo zasielania údajov do systému e-kasa, je namieste skontrolovať internetové pripojenie pokladnice e-kasa klient.

Pokiaľ sa takáto situácia podcení a orgán finančnej správy kontrolnou činnosťou zistí, že on-line registračná pokladnica nezasielala údaje do systému e-kasa zo subjektívnych dôvodov zapríčinených podnikateľom, môže túto situáciu vyhodnotiť ako porušenie zákona, konkrétne, že pokladnica e-kasa klient nespĺňa zákonom stanovené požiadavky podľa § 4a ods. 2 zákona č. 289/2008 Z. z. a teda, že sa podnikateľ dopustil správneho deliktu podľa § 16a písm. c) zákona č. 289/2008 Z. z.

Ak na pokladničnom doklade vyhotovenom

•    virtuálnou registračnou pokladnicou alebo on-line registračnou pokladnicou chýba unikátny identifikátor dokladu, QR kód a overovací kód podnikateľa (OKP),

•    on-line registračnou pokladnicou pri prekročení hraničnej doby odozvy (pokladničný doklad „OFF-LINE DOKLAD“) chýba QR kód, overovací kód podnikateľa (OKP) a podpisový kód podnikateľa (PKP),

ide o kópiu pokladničného dokladu, ktorú v súlade s § 8 ods. 1 prvou vetou zákona č. 289/2008 Z. z. podnikateľ kupujúcemu nesmie odovzdať.

K takejto situácii môže dôjsť napríklad vtedy, keď podnikateľ používajúci virtuálnu registračnú pokladnicu uzatvorí vygenerovaný pokladničný doklad pred jeho vytlačením, v dôsledku čoho opätovné vygenerovanie pokladničného dokladu v pôvodnej podobe nie je možné, po použití tlačidla „Detail“ je sprístupnené len tlačidlo „Vytlačiť kópiu“.

Vychádzajúc z § 8 ods. 1 prvej vety zákona č. 289/2008 Z. z. podnikateľ nesmie kupujúcemu odovzdať iný doklad vyhotovený pokladnicou e-kasa klient o prijatí tržby ako je pokladničný doklad. Prijatím tržby na základe dokladu vyhotoveného pokladnicou e-kasa klient, ktorý nie je pokladničným dokladom sa podnikateľ dopúšťa správneho deliktu podľa § 16a písm. a) zákona č. 289/2008 Z. z.

Dôležité je aj správne označenie tovaru a služby na pokladničnom doklade. V súlade s § 8 ods. 3 zákona č. 289/2008 Z. z. musí byť označenie tovaru alebo označenie služby vyjadrené tak, aby bolo možné predávaný tovar alebo poskytovanú službu jednoznačne určiť alebo pomenovať a odlíšiť od iného tovaru alebo inej služby, pričom sa môže uvádzať aj skrátený názov tovaru alebo služby. Tovar alebo službu nemožno označiť len číselným znakom alebo alfanumerickým kódom.

Pri označovaní tovaru alebo služby je potrebné pamätať najmä na kupujúceho a jeho zákonnú možnosť reklamácie. Pokiaľ tovar alebo službu nie je možné označiť celým názvom, napr. z dôvodu technických obmedzení pokladnice e-kasa klient, môže byť použitý aj skrátený názov, avšak taký, aby stále bolo možné tovar alebo službu identifikovať (napr. hl. múka, polohr. múka, ovs. vločky). Nie je vhodné používať všeobecné pojmy, resp. skupinové označenie tovaru (napr. trvanlivé potraviny, mlynská múka) a nesmie sa používať označenie len číselným znakom alebo alfanumerickým kódom.

Ak orgán finančnej správy pri kontrolnej činnosti vyhodnotí, že označenie tovaru alebo služby na pokladničnom doklade nie je v súlade so zákonom, t. j. že sa podnikateľ dopustil správneho deliktu podľa § 16a písm. m) zákona č. 289/2008 Z. z., pri prvom zistení pokutu neuloží, ale podnikateľa vyzve na odstránenie nedostatkov pri označení tovaru alebo služby. Pri druhom zistení porušenia už uloží pokutu od 30 eur do 200 eur, pri každom ďalšom zistení porušenia od 60 eur do 400 eur.

Pokladničný doklad by mal
obsahovať správne identifikačné údaje o podnikateľovi,

preto najmä pri zmene obchodného menia, sídla/miesta podnikania, prípadne predajného miesta je potrebné v zákonom stanovených lehotách zabezpečiť ich úpravu, aby nedošlo k porušeniu zákona.

Problémom sú aj chýbajúce náležitosti na pokladničnom doklade, čo môže byť spôsobené rôznymi okolnosťami.

Napríklad môže nastať situácia, že je tlačiareň zle nastavená, v dôsledku čoho dôjde k „odtrhnutiu“ pokladničného dokladu tak, že časť pokladničného dokladu chýba alebo dôjde k pretrhnutiu pokladničného dokladu v časti QR kódu tak, že nie je čitateľný, t. j. časť z neho chýba.

Pre použitie virtuálnej registračnej pokladnice je nevyhnutné koncové zariadenie, t. j. elektronické zariadenie (napr. mobil, PC, tablet a pod.), ktoré umožňuje prístup do prostredia virtuálnej registračnej pokladnice a tlač pokladničných dokladov. Pokiaľ koncové zariadenie, resp. použitá tlačiareň nevytlačí QR kód na pokladničnom doklade, je potrebné skontrolovať si nastavenia tlačiarne tak, aby umožňovala tlač obrázkov.

Čitateľný QR kód je totižto povinnou náležitosťou pokladničného dokladu. Na pokladničnom doklade sa za týmto QR kódom zobrazujú slová „OVERTE DOKLAD POMOCOU QR KÓDU“. To znamená, že slúži na overenie nielen pri kontrole orgánom finančnej správy, ale overiť „pravosť“ pokladničného dokladu môže aj kupujúci, ktorý prípadné nezrovnalosti môže nahlásiť orgánu finančnej správy.

Keďže QR kód na pokladničnom doklade môže byť indikátorom ďalších chýb, je v záujme podnikateľa, aby mu venoval pozornosť. Preto je vhodné najmä po každom zásahu, napr. aktualizácii alebo oprave kontrolovať, či je možné QR kód na pokladničnom doklade spracovať technickým zariadením, t. j. „prečítať“ ho napr. mobilným telefónom s fotoaparátom a príslušnou aplikáciou. Pokiaľ nie je „čitateľný“, tento stav je porušením zákona č. 289/2008 Z. z., pretože pokladničný doklad neobsahuje zákonom stanovenú náležitosť.

V závislosti od toho, či pri evidovaní tržby dôjde k pridelenie unikátneho identifikátora dokladu systémom e-kasa alebo nie, sa mení aj obsah QR kódu na pokladničnom doklade. V prípade, že je na pokladničnom doklade unikátny identifikátor dokladu, QR kód obsahuje tento údaj. QR kód na pokladničnom doklade „OFF-LINE DOKLAD“ obsahuje údaje z pokladničného dokladu v tvare: overovací kód podnikateľa: kód pokladnice e-kasa: dátum a čas vytvorenia pokladničného dokladu: poradové číslo pokladničného dokladu: celková suma.

Akonáhle by QR kód neobsahoval tieto údaje, obsahoval by len časť údajov alebo by obsahoval úplne iné informácie, pokladnica e-kasa klient nespĺňa požiadavky podľa § 4a zákona č. 289/2008 Z. z., pretože obsahové náležitosti QR kódu stanovuje a zverejňuje Finančné riaditeľstvo SR, preto sa nemôžu údaje odlišovať. Tento stav možno vyhodnotiť ako porušenie zákona – správny delikt podľa § 16a písm. c) zákona č. 289/2008 Z. z.

Nie je v rozpore so zákonom č. 289/2008 Z. z., ak podnikateľ na pokladničný doklad uvedie aj iné náležitosti, preto sa v praxi možno stretnúť aj s pokladničnými dokladmi, ktoré obsahujú okrem zákonom stanoveného QR kódu aj ďalší QR kód obsahujúci napr. odkaz na webové sídlo podnikateľa. Preto je pri overovaní pokladničného dokladu dôležité v takejto situácii nasnímať správny QR kód, t. j. ten, za ktorým sa uvádza text „OVERTE DOKLAD POMOCOU QR KÓDU“.

Odovzdanie pokladničného dokladu, ktorý nespĺňa zákonné náležitosti upravené v zákone č. 289/2008 Z. z. v § 8 ods. 6 (systém e-kasa pridelil unikátny identifikátor dokladu) alebo § 8 ods. 8 (pokladničný doklad „OFF-LINE DOKLAD), je správnym deliktom podľa § 16a ods. f) tohto zákona.

Vychádzajúc z § 8 ods. 7 zákona č. 289/2008 Z. z. je zakázané akýkoľvek údaj na vyhotovenom pokladničnom doklade podľa odseku 6 meniť.

V súlade s § 4a ods. 3 zákona č. 289/2008 Z. z. tlačiareň, ktorá bude komunikovať s pokladnicou e-kasa klient, musí umožňovať vytlačenie všetkých znakov slovenskej abecedy a interpunkčných znamienok a vytlačenie tlačových výstupov čitateľných po dobu piatich rokov od konca kalendárneho roka, v ktorom boli vyhotovené. Obsah alebo usporiadanie údajov výsledných výstupov vytvorených pokladnicou e-kasa klient nie je možné ďalej doplňovať alebo upravovať.

V nadväznosti na tieto ustanovenia zákona by podnikateľ mal spozornieť napríklad aj vtedy, ak používa virtuálnu registračnú pokladnicu, ktorá po zaevidovaní prijatej tržby vytvorí pokladničný doklad a tento sa následne nezhoduje s pokladničným dokladom, ktorý je vytlačený, t. j. umiestnenie údajov sa nezhoduje. Napríklad v situácii, keď na pokladničnom doklade vyhotovenom virtuálnou registračnou pokladnicou sa QR kód nachádza v spodnej časti pokladničného dokladu ako posledný z povinných náležitostí a po vytlačení sa QR kód nachádza vo vrchnej časti pred všetkými ostatnými povinnými náležitosťami. V takomto prípade došlo použitím koncového zariadenia pri tlači k úprave usporiadania údajov výsledného výstupu – pokladničného dokladu vytvoreného virtuálnou registračnou pokladnicou, čo je porušením § 4a ods. 3 zákona č. 289/2008 Z. z. a správnym deliktom podľa § 16a písm. c) tohto zákona a to aj v nadväznosti na vyššie uvedený § 8 ods. 7. Keďže obstaranie koncového zariadenia, resp. tlačiarne je „v rukách“ podnikateľa, nemal by takúto situáciu podceniť.

Používať iné klientske prostredie pre používanie virtuálnej registračnej pokladnice podnikateľom, okrem klientskeho prostredia podľa § 2 písm. d) druhého bodu, je zakázané.

Pri správnych deliktoch podľa § 16a písm. a), c)a f) zákona č. 289/2008 Z. z. hrozí pri prvom zistení orgánom finančnej správy uloženie pokuty od 500 eur do 15 000 eur a pri každom ďalšom zistení od 1 000 eur do 30 000 eur, pričom v prípade zistení viacerých správnych deliktov súbežne hrozí uloženie úhrnnej pokuty.

Spáchanie správnych deliktov podľa § 16a písm. a) a c) sa považuje za osobitne závažné porušenie tohto zákona, pričom pri prvom opakovanom zistení môže a pri každom ďalšom zistení tohto porušenia orgán finančnej správy už okrem uloženia pokuty v súlade s § 16b ods. 6 zákona č. 289/2008 Z. z. podá návrh na zrušenie živnostenského oprávnenia k činnosti, pri ktorej došlo k porušeniu tohto zákona.

Vyššie uvedené situácie budú sankcionovateľné aj podľa nového zákona o evidencii tržieb, pretože cieľom rekodifikácie je najmä sprehľadniť zákon, keďže zákon č. 289/2008 Z. z. v súčasnosti obsahuje aj povinnosti pri používaní elektronických registračných pokladníc, ktoré sa už na evidenciu tržieb od 1. 1. 2020 nepoužívajú. Aby sa podnikateľ pokute vyhol, je v jeho záujme nebrať obsahové náležitosti na pokladničnom doklade na ľahkú váhu a venovať im pozornosť.

Ing. Mária Stanová

ZÁKON č. 289/2008 Z. z.
o používaní elektronickej
registračnej pokladnice

§ 4a

Požiadavky na pokladnicu
e-kasa klient

(1) Na účely plnenia povinnosti podľa § 3 ods. 1, 3 a 7 a podľa § 3a ods. 3 možno používať len

a)  virtuálnu registračnú pokladnicu,

1. ktorej daňový úrad pridelil kód podľa § 7a,

2. ktorá spĺňa požiadavky podľa odseku 2,

b) on-line registračnú pokladnicu,

1. ktorej daňový úrad pridelil kód podľa § 7a,

2. ktorá spĺňa požiadavky podľa odseku 2,

3. ktorá používa pokladničný program a chránené dátové úložisko, na ktoré bolo vydané rozhodnutie o certifikácii pokladničného programu a chráneného dátového úložiska podľa § 4c.

(2) Pokladnica e-kasa klient musí spĺňať tieto požiadavky:

a)  zobrazenie unikátneho identifikátora dokladu na pokladničnom doklade, doklade označenom slovami „NEPLATNÝ DOKLAD“, „VKLAD“ alebo „VÝBER“,

b)  zobrazenie čitateľného QR kódu spracovateľného technickými zariadeniami, ktorého náležitosti zverejní finančné riaditeľstvo na svojom webovom sídle,

c)  vyhotovenie dokladu označeného slovami „NEPLATNÝ DOKLAD", „VKLAD“ alebo „VÝBER“ tak, aby obsahoval unikátny identifikátor dokladu,

d)  vytlačenie dokladu označeného slovami „NEPLATNÝ DOKLAD" tak, aby obsahoval v každom treťom riadku tohto dokladu slová „NEPLATNÝ DOKLAD“,

e)  zobrazenie všetkých znakov slovenskej abecedy a interpunkčných znamienok,

f) vytlačenie pokladničného dokladu,

g)  vytlačenie kópie pokladničného dokladu tak, aby neobsahoval unikátny identifikátor dokladu, QR kód, overovací kód podnikateľa a podpisový kód podnikateľa,

h)  zobrazenie slov „OVERTE DOKLAD POMOCOU QR KÓDU“ na pokladničnom doklade za QR kódom,

i) zobrazenie slov „OFF-LINE DOKLAD“ na pokladničnom doklade pred QR kódom, ak bola prekročená hraničná doba odozvy,

j) číslovanie pokladničných dokladov, dokladov označených slovami „NEPLATNÝ DOKLAD“, „VKLAD“ alebo ...