Pokladničná agenda
   – vedenie a odporúčania

Téma pokladničnej agendy z pohľadu zákona č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v znení neskorších predpisov rozoberá správnosť inventarizácií pokladničnej hotovosti, odporúčania a časté otázky zamestnancov v praxi územnej samosprávy, verejnej správy a štátnej správy i pre zriadené rozpočtové, príspevkové a preddavkové organizácie v roku 2026.

Dohoda o hmotnej zodpovednosti

So zodpovednou osobou za nakladanie s peňažnými prostriedkami v hotovosti a ceninami býva v praxi a zákonne uzatvorená dohoda o hmotnej zodpovednosti, prípadne spoločná dohoda o hmotnej zodpovednosti (riadne sa overí základnou finančnou kontrolou, nemusí sa zverejňovať).

Evidenčné knihy pokladník vytláča vo vopred určenej frekvencii (napr. vo forme dvoch výtlačkov, a to mesačne alebo týždenne, či denne), ktoré odovzdáva do učtárne na zaúčtovanie. Ak v priebehu daného obdobia nie sú uskutočnené pokladničné pohyby či zmeny stavu zásob cenín, pokladník nemá povinnosť vytláčať príslušnú knihu za dané obdobie. Pokladničný doklad musí obsahovať náležitosti účtovného dokladu, pričom medzi tieto náležitosti už nemusí patriť účtovná predkontácia.

Pokladník overuje formálnou kontrolou vyššie stanovené náležitosti dokladu a zároveň sumu/výšku hodnoty cenín a zodpovedá za riadne informovanie nadriadeného zamestnanca. Ak sa v pokladnici nenachádzajú valuty cudzích mien, nemá pokladník povinnosť viesť knihu valút osobitne od pokladničnej knihy.

V prípade preddavkov z pokladnice overuje pokladník žiadosť zamestnanca o poskytnutie preddavku, ktorá musí byť vopred schválená zamestnancom/štatutárom. Treba dodať, že pokladník má právo vyplatiť mzdu zamestnancovi v hotovosti, ak je táto žiadosť vyplnená a podpísaná zamestnancom, vedúcim zamestnancom a obsahuje stanovisko personálneho oddelenia, a to všetko v rámci riadne vykonanej základnej finančnej kontroly.

Treba dodať, že základná finančná kontrola bola od 1. januára 2026 novelizovaná (novelou č. 294/2025 Z. z.) a má sa tiež upraviť (novelizovať) alebo spracovať interná smernica subjektu územnej samosprávy/štátnej správy, a to do 30. júna 2026 (povinnosť v zmysle ustanovenia § 6 ods. 6 zákona č. 357/2015 Z. z. o finančnej kontrole a audite a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení poslednej novelizácie – zákonom č. 294/2025 Z. z.).

Odporúčania do praxe k pokladničnej agende z kontrol

Príjmový pokladničný doklad sa vyhotovuje v čase prevzatia prostriedkov od tretej osoby spravidla dvojmo.

Zamestnanec zodpovedá za podpísanie pokladničného dokladu treťou osobou.

Pred zaznamenaním do pokladničnej knihy je zamestnancom vyhotovená základná finančná kontrola spolu so zamestnancom úseku rozpočtu.

Následne je doklad odovzdaný na zaúčtovanie s podpisom a náležitosťami účtovného dokladu (pozn.: nájdeme ich v ustanovení § 10 zákona o účtovníctve).

Následne je vykonaný zápis v pokladničnej knihe v príslušnej evidencii dokladu.

Riadne sa archivuje účtovný doklad – pokladničný doklad a preukázateľný doklad o výdavku z pokladnice po dobu desiatich rokov od jeho vzniku.

Inventúra a priebežná kontrola pokladničnej hotovosti a zásob

Fyzickú inventúru hmotného majetku okrem zásob, ktorú nemožno vykonať ku dňu, ku ktorému sa zostavuje účtovná závierka, možno vykonávať v priebehu posledných troch mesiacov účtovného obdobia, prípadne v prvom mesiaci nasledujúceho účtovného obdobia. Fyzickú inventúru zásob môže účtovná jednotka vykonávať kedykoľvek v priebehu účtovného obdobia, prípadne v prvom mesiaci nasledujúceho účtovného obdobia.

Je potrebné spomenúť, že pritom sa musí preukázať stav hmotného majetku ku dňu, ku ktorému sa zostavuje účtovná závierka, údajmi fyzickej inventúry upravenými o prírastky a úbytky uvedeného majetku za dobu od skončenia fyzickej inventúry do konca účtovného obdobia, prípadne za dobu od začiatku nasledujúceho účtovného obdobia do dňa skončenia fyzickej inventúry v prvom mesiaci tohto účtovného obdobia.

Kedy sa vykonáva inventarizácia pokladničnej hotovosti?

Podľa zákona o účtovníctve minimálne jedenkrát za rok a to vždy k 31. 12. daného roka (pozn. autora: môže byť vyhotovená aj polročne, či štvrťročne, ak tak určí štatutár, interná smernica alebo interný akt zriaďovateľa, či výnimočnejšie i uznesenie zastupiteľstva).

Okrem toho musí účtovná jednotka a zodpovední zamestnanci uplatňovať princíp a povinnosť inventarizovania pokladničnej hotovosti v zmysle zákona č. 311/2001 Z. z. Zákonníka práce v znení neskorších predpisov (ďalej len Zákonník práce). Podľa Zákonníka práce:

1.  pri uzatvorení dohody o hmotnej zodpovednosti,

2.  pri jej zániku,

3.  pri preradení zamestnanca na inú prácu alebo na iné pracovisko, a tiež

4.  pri skončení pracovného pomeru.

Spôsob takejto inventarizácie pokladničnej hotovosti je vykonávaný spravidla:

1.  zápisom v pokladničnej knihe (s uvedením dátumu a zostatku),

2.  evidovaním v elektronickej pokladničnej knihe alebo

3.  zápisom v písomnej podobe (spolu s mincovkou, t. j. záznamom – tabuľkou s evidovaním mincí a bankoviek v príslušný pracovný deň – pokladničný deň).

V praxi sa vykonáva i inventarizácia pokladničnej hotovosti pri odovzdaní pokladnice zastupujúcemu zamestnancovi (postačí zápis v pokladničnej knihe, teda s akým zostatkom sa pokladnica odovzdáva). Na každý príjem a výdaj peňazí z pokladnice musí byť vyhotovený pokladničný doklad.

Pokladničné doklady sa vedú v priebehu roka v samostatnom číselnom rade, a to v pokladničnej knihe.

Úlohy a činnosti zamestnanca zodpovedného za úsek pokladničnej agendy v súčasnosti

Zamestnanec úseku pokladnice (v zmysle vlastnej náplne práce alebo opisu pracovného pomeru, čo predstavuje riadnu súčasť pracovnej zmluvy a odkazuje na Organizačný poriadok subjektu verejnej správy ako zamestnávateľa) má nasledovné povinnosti, a to:

-    vedie evidenciu o pohybe peňažných prostriedkov v hotovosti, cenín,

-    sleduje pokladničnú hotovosť,

-    plní povinnosti podľa internej smernice o pokladničnej hotovosti,

-    vyhotovuje pokladničné doklady a zodpovedá za ich formálnu správnosť,

-    vedie pokladničnú knihu, kde zapisuje stav a pohyb peňazí v hotovosti,

-    zabezpečuje výkon základnej finančnej kontroly a to v čase vzniku finančnej operácie,

-    vykonáva kontrolu formálnej správnosti účtovného dokladu - pokladničného dokladu a karty zásob cenín, či stravných lístkov alebo poukážok,

-    sleduje dodržiavanie pokladničného limitu, odvádza hotovosť na bankový účet,

-    vykonáva priebežné číslovanie pokladničných dokladov a súčasne

-    dotuje pokladnicu z bežného účtu na základe oprávnenia/pokladničného limitu (pozn. autora: stanoveného smernicou alebo príkazom štatutára – starostu/riaditeľa, smernica k pokladničnej hotovosti a k stanoveniu pokladničného limitu by mala byť interne u Vás spracovaná).

Číselný rad býva spravidla prílohou smernice

Zodpovedný zamestnanec pokladnice realizuje zápisy v pokladničnej knihe v ručnej/elektronickej forme, v ktorej sa denne ku koncu dňa vyčísľuje zostatok pokladničnej hotovosti. Zároveň zodpovedá za dodržiavanie pokladničného limitu.

Schodok pokladničnej hotovosti alebo schodok na ceninách v prípade, že dokázateľne nedošlo ku krádeži, sa zaúčtuje ako pohľadávka voči hmotne zodpovednému zamestnancovi na účte 335 – Pohľadávky voči zamestnancom súvzťažne s účtom 211 – Pokladnica alebo 213 – Ceniny.

V prípade zakúpenia tovaru a pod. bez zálohy, predloží príslušný zamestnanec po potvrdení vedúcim svojho úseku zamestnancovi pokladnice na preplatenie doklady o výdavkoch. Následne prebehne formálna kontrola a vyhotovenie základnej finančnej kontroly. Výdavok z pokladnice sa realizuje formou príslušného tlačiva s uvedením formálnych náležitostí a číselným značením.

Príklad č. 1

Môžeme v obci namiesto pokladničného dokladu (bločku) z registračnej pokladnice prijať paragón alebo len príjmový pokladničný doklad od iného subjektu?

Paragón nie je v praxi samosprávy častý dokladom v rámci obehu účtovných dokladov, keďže nespĺňa jeho náležitosti podľa ustanovení § 10 zákona o účtovníctve. Ak spĺňa paragón náležitosti účtovného dokladu, je hodnoverným dokladom, mimo uvedeného, spĺňa spravidla charakter dočasného alebo ostatného dokladu.

Príklad č. 2

V prípade, ak zamestnanec organizácie vykonal nákup v hotovosti a priniesol zamestnávateľovi pokladničný doklad o kúpe z predajne, tak v časti „vyplatené komu“ je potrebné uviesť meno a priezvisko zamestnanca, ktorý vykonal predmetný nákup a jeho podpis?

Na predmetnom doklade je optimálne uviesť meno a priezvisko zamestnanca, ktorý je po vecnej stránke zodpovedným za uvedené obstaranie (kúpu).

RADA!

Treba dodať, že drobný nákup je vyúčtovaný len na základe preukázateľného dokladu (príjmový pokladničný doklad, paragón, faktúra a podobne) na základe súhlasu príslušného vedúceho zamestnanca/štatutára (riaditeľ školy, starosta a podobne).

Dr. Jozef Sýkora, MBA, DSc.