Pokladničná agenda pre pokladníkov, personalistov a mzdárov

Poukázanie na výkon kontrolnej činnosti v oblasti pokladničnej agendy (v rámci overenia účtovného a skutočného stavu, respektíve dodržania ustanovení zákona č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v znení neskorších predpisov s ohľadom na stav pokladničnej hotovosti v zmysle hlavnej knihy, pokladničnej knihy v predmetný deň a zostatku pokladničnej hotovosti – bankoviek a mincí vo fyzickej forme) je cieľom príspevku . Pozrieme sa aktuálny stav roka 2024. Príspevok je vhodný najmä pre pokladníkov ale aj personalistov a mzdárov, ak disponujú pokladnicou, či zastupujú zamestnanca zodpovedného za úsek pokladnice vo Vašom subjekte.

Uvedený typ kontroly je v praxi verejnej správy spravidla náhodný (tematický) a vykonávaný v zmysle plánu kontrolnej činnosti hlavného kontrolóra ako riadna kontrola (podľa schváleného plánu kontrolnej činnosti na predmetný polrok účtovného roka). Alternatívu predstavuje využitie inštitútu finančnej kontroly na mieste v zmysle ustanovení § 9 zákona č. 357/2015 Z. z. o finančnej kontrole a audite a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov (ďalej v príspevku len zákon o finančnej kontrole a audite).

V samospráve hlavný kontrolór obce (resp. miestny kontrolór mestskej časti alebo hlavný kontrolór mesta) vždy postupuje pri tejto kontrole podľa zákona o finančnej kontrole a audite a nepoužíva v praxi zákon č. 10/1996 Z. z. o kontrole v štátnej správe v znení neskorších predpisov. Je vhodné dodať, že kontrolný orgán môže v zmysle zákona o finančnej kontrole a audite začať samotnú kontrolu až v deň výkonu kontroly a v tento deň ju aj oznámiť povinnej osobe (kontrolovanému subjektu). Vtedy musí povinne oznámiť cieľ a zámer kontroly pri začatí kontroly ihneď (pozn. autora: neoznámi výkon kontrolnej činnosti a jej zámer vopred, napríklad písomne, alebo emailom, či osobne).

Pri kontrole v oblasti pokladničnej agendy sa preveruje najmä:

1. súlad účtovného a skutočného stavu pokladničnej hotovosti,

2. správnosť vedenia fyzickej hotovosti (mincí a bankoviek),

3. evidencia v pokladničnej knihe (najmä chronologicky, zápismi, ktoré časov a vecne súvisia s predmetnou hotovosťou),

4. pohyb pokladničnej hotovosti,

5. vedenie príjmových a výdavkových pohybov v pokladnici spoločne alebo oddelene (podľa rozhodnutia štatutára alebo internej smernice, či sporadicky),

6. riadne podpísanie dohody o hmotnej zodpovednosti v zmysle ustanovení § 182 a nasl. zákona č. 311/2001 Z. z. Zákonníka práce v znení neskorších predpisov (pre zamestnanca/zamestnankyňu úseku pokladnice a tiež aj pre zástupcu/zástupkyňu v čase neprítomnosti) ale aj

7. inventarizovanie pokladničnej hotovosti (napr. každý polrok, štvrťrok a podobne, čo upraviť môže interná smernica subjektu územnej samosprávy) a nepochybne aj

8. dodržiavanie internej smernice o pokladničnej hotovosti (ak je k dispozícii), respektíve Smernice o vedení účtovníctva alebo smernice o obehu účtovných dokladov.

V rámci novelizovaného zákona č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v znení neskorších predpisov (s účinnosťou od 1. januára 2022 vrátane) už nie je potrebné, aby účtovný doklad obsahoval účtovnú predkontáciu (účtovný zápis prostredníctvom syntetických účtov na strane Má dať a Dal).

Pri kontrole je vhodné odporučiť kontrolným orgánom využitie mincovky (tabuľkový prehľad nominálnych hodnôt). Kontrolou sa teda zistí (a následne preukáže) fyzický stav v pokladnici v daný kontrolný deň. Uvedený údaj sa porovnáva s účtovným stavom pokladničnej hotovosti.

Vtedy je vhodné dbať aj na posledný stav v pokladnici (pokladničný pohyb) a tento údaj zaznamenať (napr. posledný pohyb v pokladnici č..... predstavoval výdavkovú operáciu v zmysle výdavkového pokladničného dokladu č..... a to dňa 11. apríla 2022 v sume 1,40 EUR za použitie mestskej hromadnej dopravy).

V prípade nezistenia kontrolných nedostatkov sa vyhotoví správa o kontrole. Pri zistení nedostatkov nahrádza správu návrh správy (následne z návrhu správy sa vyhotoví správa) Správa bez kontrolných zistení môže obsahovať aj odporúčanie (zadefinované v príspevku v záverečnej časti v prílohe). Uvedený výstup o kontrole v závere príspevku sa viaže na výkon kontrolnej činnosti hlavného kontrolóra alebo poverených zamestnancov (ako finančná kontrola na mieste). Treba dodať, že hlavný kontrolór nemôže vykonávať finančnú kontrolu na mieste v zmysle ustanovení § 9 zákona o finančnej kontrole a audite.

Samotné účtovanie pokladničnej hotovosti je realizované výlučne cez účet 211 s použitím účtu 261 (pozn.: prevodový účet, ktorý slúži predovšetkým k preklenutiu časového nesúladu medzi účtovaním pohybu peňažnej hotovosti). Predmetný účet 211 zahŕňa pokladničnú hotovosť – bankovky a mince, šeky, ktoré znejú na konkrétnu sumu a poukážky na zúčtovanie – napríklad poukážky na odber tovaru a služieb, v tých organizáciách, ktoré prijímajú takéto poukážky namiesto peňazí. Organizácia môže mať aj viac pokladníc, ale pohyby v každej z nich sa musia viesť v oddelenej analytickej evidencii.

Ďalej sa musí viesť oddelená analytická evidencia podľa hmotne zodpovedných osôb a miest uloženia, ak sa osoby a miesta líšia. Súčasne je nevyhnutné zabezpečiť členenie peňažných prostriedkov na slovenskú a cudziu menu, ak má organizácia aj iné meny. Peňažné prostriedky v cudzej mene sa vedú oddelene pre každý druh cudzej meny.

Pokladničná hotovosť podlieha výkonu základnej finančnej kontroly. Ide teda o overenie verejných prostriedkov. Verejnými financiami sú spravidla finančné prostriedky podľa zákona č. 523/2004 Z. z. o rozpočtových pravidlách verejnej správy a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov (ďalej len zákon č. 523/2004 Z. z.), finančné prostriedky zo zahraničia poskytnuté na základe medzinárodných zmlúv, ktorými je Slovenská republika viazaná, finančné prostriedky z rozpočtov členských štátov Európskej únie, finančné prostriedky z rozpočtov iných ako členských štátov Európskej únie určené na financovanie alebo spolufinancovanie programov Európskej únie, vlastné zdroje subjektu územnej samosprávy, transfery zo štátneho rozpočtu, účelové prostriedky, príjmy zo vstupného a nájomného nebytových priestorov, iné príjmy zo služieb obce alebo organizácie, finančné dary s účelovým charakterom, propagačné, príjmy od sponzorov a podobne.

Časté kontrolné zistenie:

1. Neuzatvorenie dohody o hmotnej zodpovednosti so zamestnancom, ktorý je zodpovedný za úsek pokladničnej agendy, resp. neaktualizovanie tejto dohody.

2. V prípade zastupovania nedisponuje aj zástupca pokladníka podpísanou dohodou o hmotnej zodpovednosti.

3. Účtovanie o pokladničnej operácii až po jej vzniku – na začiatku nového kalendárneho mesiaca.

4. Nesprávne účtovanie v prípade prevádzkových príjmov, ktoré sú vždy účtované cez účet 648 a podľa správnosti a Opatrenia Ministerstva financií Slovenskej republiky č. MF/16786/2007-31, ktorým sa ustanovujú podrobnosti o postupoch účtovania a rámcovej účtovej osnove pre rozpočtové organizácie, príspevkové organizácie, štátne fondy, obce a vyššie územné celky v znení neskorších predpisov majú byť účtované cez príslušné výnosové účty.

5. Nesprávne účtovanie o schodku v pokladnici.

Krátko k hmotnej zodpovednosti a zastupovaniu pokladníka

1. So zodpovednou osobou za nakladanie s peňažnými prostriedkami v hotovosti a ceninami býva v praxi a zákonne uzatvorená dohoda o hmotnej zodpovednosti, prípadne spoločná dohoda o hmotnej zodpovednosti (pozn. autora: riadne sa overí základnou finančnou kontrolou, nemusí sa zverejňovať).

2. Dohoda o hmotnej zodpovednosti má súvis iba s finančným majetkom, zásobami alebo drobným majetkom, či podsúvahou v rámci obehu alebo obratu.

3. Aj nakladanie s pohonnými hmotami, či skladovými zásobami alebo potravinami v školskej jedálni, posypovou soľou sa zmluvne zabezpečí dohodou o hmotnej zodpovednosti.

4. Netreba zabudnúť na skutočnosť, že vedenie pokladničnej agendy sa viaže povinne na uzatvorenie dohody o hmotnej zodpovednosti so zamestnancom, ktorý je zodpovedný za úsek pokladničnej agendy (vedúci zamestnanec, prípadne jeho zástupca a ekonóm alebo rozpočtár).

5. V prípade zastupovania musí disponovať predmetnou dohodou o hmotnej zodpovednosti aj zástupca pokladníka (dohoda o hmotnej zodpovednosti sa riadne v čase jej uzatvorenia overí základnou finančnou kontrolou a rovnako aj jej prípadné písomné dodatky).

6. Pri preberaní pokladnice od zamestnanca úseku pokladničnej agendy alebo personalistu sa riadne vyhotoví preberací protokol, prípadne zápis v pokladničnej knihe alebo krátka zápisnica o tomto úkone v pokladnici (pozn. autora: z vlastnej kontrolnej praxe spomeniem spravidla tieto náležitosti: dátum, stav v pokladnici, podpisy oboch zamestnancov, a to odovzdávajúceho pokladníka a preberajúceho zamestnanca – zástupcu pokladníka).

Správne účtovanie je nasledovné:

V skratke k obehu účtovných hotovostných dokladov – na čo nezabudnúť?

•    Príjmový pokladničný doklad sa vyhotovuje v čase prevzatia prostriedkov od tretej osoby dvojmo.

•    Zamestnanec zodpovedá za podpísanie pokladničného dokladu treťou osobou.

•    Pred zaznamenaním do pokladničnej knihy je zamestnancom vyhotovená základná finančná kontrola spolu so zamestnancom úseku rozpočtu.

•    Následne je doklad odovzdaný na zaúčtovanie s vyznačenou predkontáciou, podpisom a náležitosťami účtovného dokladu.

•    Následne je vykonaný zápis v pokladničnej knihe v príslušnej evidencii dokladu.

•    Na každý príjem a výdaj peňazí z pokladnice musí byť vyhotovený pokladničný doklad. Pokladničné doklady sa vedú v priebehu roka v samostatnom číselnom rade, a to v pokladničnej knihe.

•    Číselný rad býva spravidla prílohou smernice. Zodpovedný zamestnanec pokladnice realizuje zápisy v pokladničnej knihe v ručnej/elektronickej forme, v ktorej sa denne ku koncu dňa vyčísľuje zostatok pokladničnej hotovosti. Zodpovedná osoba za vedenie pokladničnej agendy zodpovedá za dodržiavanie pokladničného limitu, pričom tento limit sa stanovuje interným aktom riadenia – smernicou alebo príkazom štatutára (pozn.: zriadená organizácia môže mať aj stanovený pokladničný limit v zmysle dikcie svojho zriaďovateľa).

Účtovanie inventarizačných rozdielov v pokladnici

1. Inventarizačné rozdiely sa účtujú do účovného obdobia, za ktoré sa inventarizáciou overuje stav majetku, záväzkov a rozdielu majetku a záväzkov

2. Inventarizačné rozdiely sa účtujú podľa charakteru na príslušné účty nákladov alebo výnosov s výnimkou schodku peňažných prostriedkov a cenín, ktorý sa účtuje ako pohľadávka voči hmotne zodpovednej osobe.

3. Manko sa účtuje ako náklad na účte 549 – Manká a škody súvzťažne s:

-    účtom zásob v prípade manka na zásobách,

-    účtom oprávok v prípade manka na odpisovanom dlhodobom majetku,

-    účtom konkrétneho dlhodobého majetku neodpisovaného v prípade manka na neodpisovanom dlhodobom majetku.

4. Schodok pokladničnej hotovosti alebo schodok na ceninách v prípade, že dokázateľne nedošlo ku krádeži, sa zaúčtuje ako pohľadávka voči hmotne zodpovednému zamestnancovi na účte 335 – Pohľadávky voči zamestnancom súvzťažne s účtom 211 – Pokladnica alebo 213 – Ceniny.

Prebytok a účtovanie – upozornenia do praxe:

-    v prípade nakupovaných zásob (materiál a tovar) na účte 648 – Ostatné výnosy z prevádzkovej činnosti so súvzťažným zápisom na príslušný účet zásob v účtovej triede 1 – Zásoby,

-    v prípade pokladničnej hotovosti a cenín na účte 668 – Ostatné finančné výnosy so súvzťažným zápisom na účte 211 – Pokladnica alebo 213 – Ceniny,

-    v prípade dlhodobého majetku odpisovaného sa zaúčtuje prírastok majetku na účte účtovej skupiny 01 – Dlhodobý nehmotný majetok alebo 02 – Dlhodobý hmotný majetok odpisovaný súvzťažne s účtom 384 – Výnosy budúcich období,

-    v prípade dlhodobého majetku neodpisovaného sa zaúčtuje prírastok majetku na účte účtovej skupiny 03 – Dlhodobý hmotný majetok neodpisovaný súvzťažne s účtom 648 – Ostatné výnosy z prevádzkovej činnosti v príspevkových organizáciách, obciach a vyšších územných celkoch,

-    v prípade dlhodobého majetku neodpisovaného sa zaúčtuje prírastok majetku na účte účtovej skupiny 03 – Dlhodobý hmotný majetok neodpisovaný súvzťažne s účtom 353 – Zúčtovanie z financovania zo štátneho rozpočtu v štátnych rozpočtových organizáciách alebo s účtom 355 – Zúčtovanie transferov rozpočtu obce a vyššieho územného celku.

Dr. Jozef Sýkora, MBA