Podstata a význam výberu zamestnancov

Úlohou výberu zamestnncov je určiť, ktorý z uchádzačov o voľné pracovné miesto bude najlepšie vyhovovať nielen pracovne, ale prispeje aj k zlepšeniu pracovnej a sociálnej atmosféry v podniku. Základnými subjektmi výberu zamestnancov sú personálny útvar a línioví manažéri.

Pri výberovom systéme sa uplatňujú rôzne systémy

V praxi sa preferuje systém stupňovitého výberu, označujúci sa aj pojmom pyramídový systém. Podstatou je postupné vylučovanie uchádzačov o zamestnanie na základe „sprísňovania“ uplatnených metód výberu.

Jednotlivé stupne procesu výberu zamestnancov tvoria rôzne etapy:

Fázy výberu zamestnancov

V procese výberu zamestnancov sa rozlišujú dve fázy: predbežná a vyhodnocovacia. V predbežnej fáze je potrebné obsadiť voľné potenciálne pracovné miesto. Najprv dochádza k definovaniu a popisu pracovného miesta a stanoveniu základných pracovných podmienok. Nutná je požadovaná kvalifikácia, znalosti, zručnosti a osobné vlastnosti uchádzača požadované pri výkone pracovnej pozície. Táto fáza je zakončená spracovaním požiadaviek na vzdelanie, kvalifikáciu, špecializáciu a dĺžku praxe a ďalšími požiadavkami na uchádzača.

Vyhodnocovacia fáza nadväzuje na predbežnú fázu,

pretože organizácia musí najskôr získať dostatočné množstvo vhodných uchádzačov o voľné pracovné miesto. Skladá sa z niekoľkých krokov, ktoré sú spojené s určitou metódou. Tieto kroky sa však nemusia podstúpiť všetky ako pri predbežnej fáze. Patria k nim skúmanie dotazníkov a iných dokumentov, predbežné pohovory, testovanie uchádzačov, výberové pohovory, referencie, lekárske vyšetrenia, rozhodnutie o výbere konkrétneho uchádzača, informovanie uchádzačov o rozhodnutí. Takéto použite jednotlivých krokov sa odvíja od povahy uchádzača.

Klasifikácia metód výberu zamestnancov

Pre výber vhodných zamestnancov manažment organizácie využíva rôzne metódy. Použitie určitého spôsobu skúmania uchádzačov z hľadiska predpokladov na vykonávanú prácu obyčajne závisí od popisu práce, aktuálnosti a času na obsadenie pracovného miesta, objemu finančných prostriedkov vyčlenených na výberové konanie a schopnosti výberovej komisie.

Metóda, pomocou ktorej možno okamžite, presne a objektívne poznať uchádzača o pracovné miesto neexistuje. 

Použitie každej metódy má svoje výhody aj nevýhody. Preto nie je vhodné niektorú metódu preceňovať a pri hodnotení uchádzačov sa sústreďovať len na ňu, ale je vhodné kombinovať viac metód.

Metódy výberového konania sa členia do nasledujúcich skupín:

1. analýza dokumentov o uchádzačovi,

2. štruktúrovaný dotazník,

3. diagnostikovanie písomným testovaním,

4. rozhovor,

5. hodnotiace výcvikové programy.

Analýza dokumentov o uchádzačovi

Predvýber uchádzačov sa vykonáva najmä na základe poskytnutých písomných dokladov. Je to krok, ktorý môže úspešne ovplyvniť fázu výberu zamestnancov. Dôležité je v procese získavania zamestnancov zvoliť adekvátne písomné dokumenty, ktoré sa budú požadovať od uchádzačov.

Najčastejšie požadovanými dokumentmi sú doklady:

•    o vzdelaní a praxi,

•    žiadosť o prijatie do pracovného pomeru,

•    životopis,

•    sprievodný (motivačný) list,

•    dotazník

•    výpis z registra trestov,

•    referencie z predchádzajúceho zamestnania,

•    lekárske vyšetrenia.

Životopis je obrazom osobného a profesijného života uchádzača a spolu s dotazníkom patrí k najčastejšie využívaným písomným materiálom pri hodnotení uchádzačov. Uchádzač o voľné pracovné miesto v ňom prezentuje sám seba a upozorňuje na stránky svojho života, ktoré môžu zvýšiť jeho hodnotu z hľadiska uplatnených kritérií výberu v porovnaní s ostatnými uchádzačmi.

Uchádzač by sa mal zamerať predovšetkým na zvýraznenie svojej odbornosti, ktorú získal formou vzdelávania, školenia, praxe a mohol by ju využiť na novom pracovnom mieste. Posudzovatelia venujú pozornosť predchádzajúcim pracovným aktivitám, najmä existujúcej, resp. poslednej pracovnej náplni.

Správne zostavený životopis by mal poskytovať najmä tieto informácie:

•    osobné údaje (meno, priezvisko, adresu, dátum narodenia),

•    dosiahnuté vzdelanie (druh vzdelania, miesto, čas získania vzdelania, odborné zameranie) podložené odkladmi o vzdelaní),

•    priebeh zamestnaní (názvy podnikov, dĺžka pôsobenia a pracovná pozícia),

•    špeciálne osobné kvality (schopnosti, znalosti, skúsenosti, zručnosti),

•    mimopracovné aktivity a záujmy

•    referencie (uvedenie osôb a kontaktov na osoby, ktoré môžu potvrdiť, prípadne doplniť informácie uvedené v životopise).

Pri získavaní zamestnancov bývajú požadované rôzne typy životopisov:

Voľný životopis – je to životopis v ktorom si uchádzač sám volí jeho obsah a štruktúru.

Pološtruktúrovaný životopis – uchádzač je čiastočne informovaný, čo by malo byť v ňom uvedené.

Štruktúrovaný životopis – uchádzač dostane presné pokyny, čo a v akom poradí by malo byť uvedené.

Profesný životopis – je to najnovšia forma životopisu, obsahuje meno, kontakt a profesie, ktoré uchádzač počas svojho pracovného života vykonával.

Referencie – overujú informácie o uchádzačovi na základe získaných zo žiadosti o prijatie, z dotazníka, zo životopisu a rozširuje sa nimi škála získaných informácií. Mali by poskytnúť dôverné, konkrétne informácie o uchádzačovi. Pracovanie s osobnými referenciami, ktoré poskytujú priatelia alebo príbuzný odborníci neodporúčajú, pretože väčšinou zdôrazňujú len kladné stránky a chýba im objektivita a nestrannosť. Presnejšie informácie môžu poskytnúť referencie od predchádzajúceho zamestnávateľa (resp. zo školy), ale iba v tom prípade, ak bývalí vedúci alebo učitelia nie sú proti uchádzačovi zaujatí.

Dotazník – patrí k základným dokumentom, na základe ktorého získavame informácie o uchádzačoch o zamestnanie. Umožňuje za krátky čas zhromaždiť údaje od uchádzačov.
Používanie dotazníka je v praxi veľmi časté, organizácie si ich navrhujú sami alebo si ich nechávajú navrhnúť. Prostredníctvom osobného dotazníka môže podnik ľahko porovnávať uchádzačov a tým zefektívňuje proces výberu zamestnancov. Pri tvorbe dotazníka je dôležité, aby otázky boli jasne a zrozumiteľne formulované, aby motivovali účastníkov do odpovede a pomohli zostavovateľom pri hodnotení predpokladov uchádzačov o prácu.

Sprievodný (motivačný) list – používa sa čoraz častejšie ako normatívny dokument.

Čo by mal obsahovať sprievodný list:

-   uchádzač by mal uviesť prečo sa o voľné miesto uchádza,

-   prečo si myslí, že práve on je na dané miesto vhodný kandidát,

-   aký by mal prínos pre spoločnosť.

Hlavným cieľom sprievodného listu je zaujať. Vo veľa prípadoch sprievodný list rozhoduje o tom, či bude uchádzač zaradený do užšieho výberu.

Testy pracovnej spôsobilosti – medzi hlavné typy testov, ktoré sa pri výbere zamestnancov používajú, sú testy inteligencie, testy osobnosti a testy schopnosti (potenciálnych a získaných). Existuje veľké množstvo testov, ale každý z nich má obmedzenú pružnosť. Hodnovernosť testu závisí odo viacerých kritérií. Medzi základné patria: platnosť testu (validita), spoľahlivosť testu (reliabilita) a objektívnosť testu.

Testy inteligencie – majú slúžiť k posudzovaniu schopnosti myslieť a plniť určité duševné požiadavky (napr. pamäť, verbálne schopnosti, priestorové videnie, rýchlosť vnímania a pod.).

Testy osobnosti – často sú označované aj ako psychologické testy. Majú ukázať rôzne stránky uchádzačovej osobnosti, základné rysy jeho povahy či je extrovert alebo introvert, racionálny alebo emotívny, spoločenský alebo uzavretý apod.

Testy schopnosti – používajú sa k hodnoteniu existujúcich i potenciálnych schopností a predpokladov rozvoja uchádzača. Sú zamerané nielen na mechanické a manuálne zručnosti, ale aj na duševné schopnosti.

Grafologické testy – grafológia slúži na skúmanie sociálnej štruktúry ľudskej bytosti na základe rukopisu. Výsledkom sú závery o osobnosti uchádzača, či vyhovuje vykonávanej práci. Grafologické testy majú nízku informačnú hodnotu.

Zdravotné testy – táto metóda sa prevažne používa v prípadoch, kde by mohlo dôjsť k ohrozeniu zdravia iných osôb. Tieto testy sú povinné pre zamestnancov prichádzajúcich do priameho styku s potravinami a s inými ľuďmi.

Diagnosticko-výcvikové programy (Assessment centre) – predstavujú pomerne najobjektívnejší spôsob hodnotenia uchádzačov. Táto metóda sa najčastejšie používa pri obsadzovaní kľúčových alebo náročne obsaditeľných pozícií ako sú manažérske pozície.
Simulujú sa bežné pracovné úlohy (individuálne aj skupinové) a predpokladá sa, že sa prejaví pracovný potenciál testovanej osoby. Uchádzačov pri výkone zadaných úloh pozoruje skupina pozorovateľov a zástupcov budúceho zamestnávateľa.

Takéto programy trvajú niekoľko dní (spravidla 2 – 4). Pod vedením skúsených školiteľov uchádzači absolvujú nasledovné aktivity:

•    precvičovanie komunikačných zručností s kladeným dôrazom na vedenie rozhovorov medzi štyrmi očami,

•    riešenie konfliktných situácií či diskusií, v ktorých musí kandidát zaujať kladné či negatívne stanovisko,

•    riešenie simulovaných každodenných problémov (vybavovanie pošty, telefonické rozhovory, prijatie návštevy, práca s počítačom),

•    riešenie modelových situácií,

•    skupinové diskusie k praktickej úlohe (prejavenie schopnosti argumentovať a presvedčiť).

V závere sa vyhodnotia predpoklady jedincov, čí sú schopní plniť požiadavky pracovného miesta a zostaví sa poradie uchádzačov.

Výberový rozhovor je najrozšírenejšou metódou výberu zamestnancov. Cieľom výberového rozhovoru je získavanie a posudzovanie informácií o uchádzačovi, ktoré umožňujú predvídať jeho budúci pracovný výkon a poskytuje možnosť porovnávania s ostatnými uchádzačmi. Umožňuje poznať jeho osobnosť, reakcie, vyjadrovanie schopnosti, životné skúsenosti, jeho intuitívne myslenie a schopnosť improvizácie. Výberové rozhovory sú jedinečnou príležitosťou pri vzájomnej výmene informácií, pretože umožňujú pre obe strany možnosť učiniť rozhodnutie: ponúknuť alebo neponúknuť zamestnanie, prijať alebo neprijať ponuku. Výberový rozhovor by mal odpovedať na tieto otázky:

•    Je uchádzač schopný vykonávať danú prácu?

•    Chce uchádzač vykonávať danú prácu?

•    Ako uchádzač zapadne do pracovného kolektívu?

Klasifikácia výberového rozhovoru

podľa obsahu a priebehu – výberový rozhovor má z hľadiska obsahu a priebehu najznámejšie nasledujúce tri typy dialógov a to neštruktúrovaný, štruktúrovaný a kombinovaný.

Neštruktúrovaný rozhovor – otázky v tomto rozhovore nie sú pripravené vopred, ale tvoria sa v priebehu voľnej konverzácie v nadväznosti na predchádzajúce odpovede uchádzača. V tomto rozhovore môžeme lepšie posúdiť osobnosť uchádzača a zistiť zaujímavé skutočnosti o uchádzačovi. Avšak tento typ rozhovoru nezaručuje porovnateľnosť uchádzačov.

Štruktúrovaný rozhovor – otázky v tomto rozhovore sú už vopred pripravené. Každá otázka je položená všetkým uchádzačom a k posudzovaniu odpovedí slúžia vopred pripravené modelové odpovede. Tento typ pohovoru je presnejší, spoľahlivejší a efektívnejší. Dáva uchádzačom rovnaké možnosti a umožňuje ich porovnateľnosť.

Stresový rozhovor – realizuje sa s cieľom zistiť odolnosť uchádzača proti stresu. Využíva sa pri výbere uchádzačov na takú pracovnú pozíciu, pri ktorej je väčšia pravdepodobnosť vzniku stresových situácií. Rozhovor pozostáva z niekoľkých, tzv. nepríjemných, provokujúcich otázok, ktoré sa kladú nepriateľským tónom. Ak sú odpovede uchádzača pokojné a vysvetlí prípadné príčiny problému je pravdepodobné, že je odolný proti stresovým situáciám.

Rozhovor riešiaci problém – táto metóda je zameraná na zistenie schopnosti uchádzača riešiť nejaký problém.
Pološtruktúrovaný (kombinovaný) rozhovor – sa snaží spojiť výhody a eliminovať nevýhody neštruktúrovaného a štruktúrovaného pohovoru.

Klasifikácia výberového rozhovoru podľa množstva a štruktúry účastníkov – delí sa na nasledujúce etapy:

Rozhovor 1 + 1 – tento rozhovor je vedený jedným zamestnancom, spravidla priamy nadriadený obsadzovaného pracovného miesta. Slabou stránkou je subjektivita pri posudzovaní uchádzačov. Tento rozhovor je vhodné uplatniť pri obsadzovaní pracovných miest s menej kvalifikovanou prácou.

Sekvenčný rozhovor – cieľom toho rozhovoru je hlbšie zmapovať predpoklady uchádzačov prostredníctvom rôznych odborníkov, ktorí mu kladú špecifické otázky, ktoré aj sami vyhodnocujú na základe štandardizovanej formy vyhodnocovania.

Panelový rozhovor – je to komisionálny rozhovor, ktorý vykonávajú dvaja alebo viacero ľudí naraz. V tomto rozhovore uchádzač neprechádza cez jednotlivé sekcie, ale odpovedá priamo pred komisiou.

Skupinový (hromadný) rozhovor – je to rozhovor medzi viacerými uchádzačmi na jednej strane a jedným alebo viacerými odborníkmi na druhej strane. Výhodou je možnosť posúdenia uchádzača na základe správania sa v skupine.