Personálne úkony a finančná kontrola

Právne úkony v personálnej agende, podliehajú overovaniu základnou finančnou kontrolou v zmysle ustanovení § 7 zákona č. 357/­2015 Z. z. o finančnej kontrole a audite a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov (ďalej len zákon o finančnej kontrole) v prostredí verejnej správy (teda štátnej správy a samosprávy miest, obcí a vyšších územných celkov).

FINANČNÉ OPERÁCIE V PRAXI. Časti finančnej operácie majú subjektívnu povahu (vzhľadom na daný subjekt verejnej správy a normatívnu úpravu, najmä formou interných smerníc alebo rozhodnutí). Príjmy predstavujú najmä vklady v hotovosti do pokladnice, prijaté platby hotovostné a bezhotovostné, prevody prostriedkov, granty a transfery z iného subjektu verejnej správy alebo z prostredia mimo verejnej správy, príjem preddavkov a podobne. Výdavky tvoria najobjemnejšiu časť finančných operácií v sektore verejnej správy, pričom ich predstavujú najmä hotovostné a bezhotovostné výdavky na obstaranie materiálu a majetku, výdavky na zabezpečenie prevádzky, poskytnutie preddavkov, úhrady pokút a sankcií, plnenia zo zmlúv a podobne. Právne úkony sa spájajú s právami a povinnosťami a ide najmä o nájomné zmluvy, pracovné zmluvy, zmluvy dodávateľské a odberateľské, zmluvy koncesné či zmluvy v zmysle občianskoprávnej normy alebo obchodnoprávnej normy.

Iné úkony nie sú zákonom bližšie definovaným pojmom, no subjekt verejnej správy sa s nimi často stretáva. Ide najčastejšie o úkony majetkovej podstaty spojené so zaradením majetku, presunom, prevodom, vyradením, náhradou škody na majetku, či vyhlásenie verejného obstarávania na majetok. Práve častou nadväznosťou na iné úkony majetkovej povahy sú v praxi právne úkony, ktoré predstavujú predošlú časť finančnej operácie (napríklad kúpna zmluva, objednávka a následné zaradenie) alebo následnú časť finančnej operácie (zmluva o prevode majetku, darovacia zmluva, zmluva o kúpe v zmysle verejného obstarávania). Treba dodať, že právnym úkonom je aj vystavenie výzvy na úhradu sankcie, či na vrátenie nespotrebovanej zálohy alebo dodávateľského preddavku.

NÁLEŽITOSTI ZÁKLADNEJ FINANČNEJ KONTROLY SÚ:

a)  vecné:

1)  preverenie každej finančnej operácie a 

2)  dodržanie zásady „kontroly štyroch očí“,

b)  formálne náležitosti:

1)  mená a priezviská zodpovedných zamestnancov a vedúcich zamestnancov (za účelom dodržania zásady „kontroly štyroch očí“),

2)  podpisy zodpovedných osôb,

3)  dátum vykonania základnej finančnej kontroly,

4)  súhlas s vykonaním už poskytnutého plnenia (povinná súčasť výkonu základnej finančnej kontroly, a to všetkými osobami, ktoré vykonávajú základnú finančnú kontrolu).

Finančnú operáciu nemožno vykonať bez jej overenia základnou finančnou kontrolou alebo ak zamestnanci vo vyjadrení uvedú, že finančná operácia alebo jej časť nie je v súlade so skutočnosťami uvedenými v bode 4 písm. a) až g). Zodpovední zamestnanci sú zamestnanci zodpovední za rozpočet, verejné obstarávanie, správu majetku alebo za iné odborné činnosti podľa povahy finančnej operácie alebo jej časti.

Dokladom súvisiacim so základnou finančnou kontrolou sa myslí doklad, ktorým je finančná operácia deklarovaná (napr. tuzemský cestovný príkaz, návrh na realizáciu zahraničnej pracovnej cesty, vyúčtovanie zahraničnej pracovnej cesty, žiadanka, faktúra, predpis príjmu, výzva na úhradu, vnútorný list a pod.), ale aj doklad, ktorý je len prílohou dokladu, ktorým je finančná operácia deklarovaná (napr. kontrolný list faktúry, kontrolný list k zmluve, rekapitulácia miezd a podobne).

PRÁVNY ÚKON A JEHO OVERENIE. Vždy treba dodržať zásadu nadväznosti na primárnu finančnú operáciu. Finančné operácie majú zároveň tendenciu meniť svoj status (napríklad príjmu/­výdavku prostriedkov predchádza právny úkon alebo právnemu úkonu predchádza iný úkon majetkovej povahy – vyhlásenie verejného obstarávania na majetok). Podľa zákona o finančnej kontrole a audite je finančnou operáciou len príjem, použitie, poskytnutie verejných prostriedkov, právny úkon a iný úkon majetkovej povahy. Primárny úkon ako finančná operácia sa overí finančnou kontrolou. Na túto finančnú operáciu nadväzuje príjem. Ide teda o minimálne dve časti finančnej operácie, ktorá má za cieľ naplniť rozpočtovú položku daňových príjmov.

Pracovný pomer ako finančné operácie:

1.  Zámer prijatia do pracovného pomeru /­ vyhlásenie výberového konania /­ žiadosť

2.  Podpísanie pracovnej zmluvy

3.  Úhrada mesačnej mzdy a odvodov

4.  Zamestnanecké pôžitky z kolektívnej zmluvy alebo zásad čerpania sociálneho fondu

5.  Valorizácia mzdy

6.  Dodatky k pracovnej zmluve

7.  Oznámenie o zložení a výške platu, vystavenie platového dekrétu

8.  Dodatok k pracovnej zmluve o zmene pracovnej náplne a podobne.

Z uvedeného príkladu rozpočtovej položky vyplýva, že táto sa skladá z niekoľkých finančných operácií. Prvou je zámer alebo vyhlásenie, či žiadosť, a to sa rozdeľuje na ďalšiu časť finančnej operácie. Účelom zákona je zachytiť všetky časti finančnej operácie a overiť ich s relevantnými kritériami súladu podľa ustanovenia § 6 ods. 4 zákona o finančnej kontrole a audite. I keď právne úkony sa spájajú s právami a povinnosťami dotknutých osôb (subjektov), skoncipovanie všeobecne záväzného nariadenia/­interného aktu nie je v postavení finančnej operácie, a teda nepodlieha overeniu základnou finančnou kontrolou.

K základnému objasneniu finančnej kontroly patrí i spätosť finančnej operácie s kritériami súladu (súlad v zmysle ustanovenia § 6 ods. 4 zákona o finančnej kontrole a audite), ktoré zákon taxatívne vymenováva. Je častým nedodržaním zákona o finančnej kontrole a audite, ak subjekt verejnej správy overí finančnou kontrolou len tie finančné operácie, ktoré majú spätosť s rozpočtom organizácie. Zákon o finančnej kontrole a audite ustanovuje primárne ciele finančnej kontroly, medzi ktoré patrí:

a)  hospodárny, efektívny, účinný a účelný výkon verejnej správy,

b)  dodržiavanie všeobecne záväzných právnych predpisov, podmienok poskytnutia verejných prostriedkov, podmienok zmlúv a rozhodnutí vydaných na základe osobitných predpisov pri hospodárení s verejnými prostriedkami,

c)  dodržiavanie hospodárnosti, efektívnosti, účinnosti a účelnosti pri hospodárení s verejnými prostriedkami.

OVEROVANIE ZMLÚV – POVINNOSŤ. Neoverenie pracovnej zmluvy, či jej dodatkov je porušením zákona o finančnej kontrole a audite. V nadväznosti na ciele finančnej kontroly treba spomenúť, že i súlad s osobitným predpisom je dôležitým kritériom, a teda overí sa súlad so zákonom, v prípade pracovnej zmluvy ide o súlad so zákonom č. 311/­2001 Z. z. Zákonníkom práce v znení neskorších predpisov, či zákonom č. 552/­2003 Z. z. o výkone práce vo verejnom záujme a o zmene a doplnení niektorých zákonov v z. n. p., či inými zákonmi (najmä v štátnej službe a podobne).

Čo teda povinne v praxi overujeme základnou finančnou kontrolou?

1.  Pracovné zmluvy a dodatky,

2.  Dohody mimo pracovného pomeru – všetky

3.  Dohody o hmotnej zodpovednosti

4.  Dohody o používaní vozidla na súkromné účely

5.  Zmluva kolektívna

6.  Dohoda o mzde a mzdových podmienkach

7.  Dohoda o zvýšení kvalifikácie a tiež

8.  upozornenie na porušenie pracovnej disciplíny a 

9.  jednostranná výpoveď zo strany zamestnávateľa.

Subjekt verejnej správy overí základnou finančnou kontrolou súlad s rozhodnutím štatutára s vyradením/­likvidáciou a ďalším kritériom je súlad s interným aktom (napríklad Zásady hospodárenia v samospráve, alebo interná smernica o obehu účtovných dokladov, či smernica o pohybe a evidencii majetku alebo smernica pre vedenie účtovníctva).

POSKYTNUTIE PROSTRIEDKOV V SÚVISLOSTI S PLATNOU KOLEKTÍVNOU ZMLUVOU ORGANIZÁCIE - Ide o finančnú operáciu (zákon zahŕňa medzi finančné operácie použitie, poskytnutie, príjem verejných prostriedkov, právny úkon a iný úkon majetkovej povahy). Jednotlivé časti finančnej operácie (poskytnutie príspevku, úhrada nákladov, mzdové náklady, valorizácia a podobne) sú charakterizované ako výdavkové finančné operácie, ktoré sa overujú s rozpočtom organizácie, s uzatvorenou zmluvou a osobitným predpisom, ktorým môže byť napr. zákon o sociálnom fonde, zákon o výkone práce vo verejnom záujme, zákon o odmeňovaní niektorých zamestnancov pri výkone práce vo verejnom záujme alebo Zákonník práce.

V oblasti poskytovania prostriedkov plynúcich z kolektívnych zmlúv sa dajú znázorniť i jednotlivé časti finančnej operácie. Hoci sa sociálny fond nerozpočtuje na daný rozpočtový rok, poskytovanie prostriedkov je nutné overovať s rozpočtom organizácie. Ani v roku 2022 sa v prípade sociálneho fondu, kolektívnych zmlúv či preddavkov (poskytovaných zamestnancom alebo dodávateľom) neuplatňuje administratívna finančná kontrola a vykonáva sa len základná finančná kontrola v rámci nakladania s verejnými prostriedkami.

V súvislosti s právnymi úkonmi sa spája i oblasť vedenia verejných prostriedkov, a to najčastejšie na základe zmluvy (zmluva o termínovanom účte, zmluva o bežnom bankovom účte, zmluva o poskytnutí prostriedkov, darovacia zmluva a podobne). Rovnako i kreditné úroky z vedenia prostriedkov na bežnom bankovom účte, rozpočtovom účte, osobitnom účte (v praxi často účet rozpočtových organizácii – príjmový účet osobitný pred doplnkové zdroje a podobne), či terminovanom účte sú rovnako výnosy z verejných prostriedkov a teda i tieto kreditné úroky, ktoré majú charakter výnosov z finančného riadenia sú verejnými prostriedkami.

Príklad 1

Ak našej organizácii vyhotovuje personálnu agendu externá osoba, má vykonávať povinne základnú finančnú kontrolu?

Externá osoba, respektíve dodávateľ nemá zákonné oprávnenie vykonávať základnú finančnú kontrolu. Za jej výkon zodpovedá vždy len zamestnanec alebo štatutár, resp. vedúci zamestnanec. Alternatívou je osoba vykonávajúca prácu na základe dohody mimo pracovného pomeru.

Okrem právnych úkonov s dvojstranným charakterom sa v praxi verejnej správy vyskytujú aj jednostranné právne úkony (rozhodnutia, či výzvy). Ide najčastejšie o rozhodnutia o vyrubení miestnej dane, rozhodnutia o priznaní pomoci, výzvy na úhradu, výzvy v zmysle sadzobníka poplatkov (napríklad v zmysle žiadosti o poskytnutie informácie podľa zákona č. 211/­2000 Z. z. o slobodnom prístupe k informáciám a o zmene a doplnení niektorých zákonov v z. n. p.). V oblasti školstva sa rovnako vyskytujú rozhodnutia, a to podľa osobitných predpisov (rozhodnutia o prijatí dieťaťa, o prerušení dochádzky, o úhrade a podobne). Všetky tieto skutočnosti povinne podliehajú overeniu základnou finančnou kontrolou z dôvodu, že plnia funkciu právneho úkonu, ktorý zákon o finančnej kontrole a audite definuje ako finančné operácie.

Príklad 2

Musí sa overiť základnou finančnou kontrolou aj zosobnenie škody zamestnancovi na základe zápisnice škodovej komisie?

Zápisnice zo škodovej komisie sa overia základnou finančnou kontrolou a tiež aj v prípade škody určenej na ťarchu subjektu verejnej správy (s účtovaním cez nákladový účet 549).

Možno pripomenúť, že i hromadný spôsob overenia sa dá v prípade realizácie základnej finančnej kontroly využiť. Ide o situáciu, kedy zodpovedný zamestnanec overí súčasne skoncipovanie rozhodnutia a očakávaného príjmu naraz alebo viacerých rozhodnutí (v jednom časovom intervale) a z nich plynúce rozpočtované daňové príjmy obce). Podobná situácia sa dá využiť aj v prípade zmluvy, kde sa overí očakávaný príjem naraz jednou základnou finančnou kontrolou.

VYUŽITIE PEČIATKY K VÝKONU ZÁKLADNEJ FINANČNEJ KONTROLY. Využitie pečiatky pre overenie zmlúv alebo rozhodnutí alebo výziev sa v praxi odporúča. Je teda na zvážení každého subjektu, aký spôsob overenia si zvolí podľa svojich technických a personálnych možností, pričom zásada „kontroly štyroch očí“ musí byť zachovaná. Možno spomenúť, že v rámci právneho úkonu (okrem rozpočtového súladu) sa overuje skoncipovanie zmluvy/­rozhodnutia, či výzvy. Ide teda o overenie, či zodpovedný zamestnanec skoncipoval právny úkon v zmysle dikcie osobitného predpisu alebo vnútornej smernice s náležitosťami po formálnej a vecnej stránke.

Najčastejšie kritéria potrebné pre skoncipovanie sú dátumy, podpisy, účel zmluvy, možnosť odvolania sa (oblasť správneho poriadku pri rozhodnutiach alebo výzvach a podobne). Základná finančná kontrola sa nevykonáva ani na prílohách k zmluvám (nákresov, technických plánoch, kalkuláciách, prepočtoch, projektových dokumentáciách a podobne). Rovnako tieto skutočnosti nie je povinnosťou ani uverejniť na webovom sídle obce/­organizácie.

PhDr. Jozef Sýkora, MBA