Personálna dokumentácia zamestnanca
Základ personálnej dokumentácie zamestnávateľa predstavuje osobný spis zamestnanca. Keďže žiadny právny predpis upravujúci pracovnoprávne vzťahy neobsahuje výpočet údajov, ktoré majú byť súčasťou osobného spisu zamestnanca, môžeme obsah osobného spisu len vydedukovať z jednotlivých evidenčných, ako aj iných povinností uložených zamestnávateľom predovšetkým Zákonníkom práce.
Obsahom personálnej agendy zaznamenávanej do osobného spisu je najmä administratíva spojená
• s prijímaním zamestnanca do pracovného pomeru
• so zabezpečením základných osobných údajov
• so zmenami pracovného pomeru
• s riešením otázok súvisiacich s pracovným pomerom
• s absolvovanými školeniami
• s plnením oznamovacej povinnosti vo vzťahu k Sociálnej poisťovni, zdravotným poisťovniam a doplnkovým dôchodkovým poisteniam
• so skončením pracovného pomeru.
Vzhľadom k tomu, že spis sa týka zamestnanca, začiatkom oprávnenia viesť spis, je vznik pracovného pomeru. Jeho súčasťou však môže byť aj dokumentácia získaná zamestnávateľom ešte pred vznikom pracovného pomeru v rámci predzmluvných vzťahov. Pred uzatvorením pracovného pomeru má zamestnávateľ právo požadovať informácie súvisiace s prácou, ktorú má potenciálny zamestnanec vykonávať. Ak bol uchádzač o zamestnanie už predtým zamestnaný, je zamestnávateľ od neho oprávnený vyžadovať potvrdenie o zamestnaní a pracovný posudok. Zamestnávateľ smie od uchádzača vyžadovať len profesionálny životopis a len také dotazníky k prijatiu do zamestnania, ktoré súvisia s prácou, ktorú má uchádzač o zamestnanie vykonávať.
Keďže zamestnávateľ môže získať zamestnancov rôznou formou, úvodné dokumenty osobného spisu môžu byť rozdielne.
V prípade, ak zamestnávateľ v rámci výberového konania používa na interné hodnotenie pracovných schopností uchádzačov o zamestnanie rôzne formuláre, prípadne psychologické testy, tieto nie sú súčasťou osobného spisu ani v prípade, ak uchádzač bol prijatý do pracovného pomeru. Dané dokumenty sa vedú osobitne, prípadne psychologické testy ostávajú často u psychológa, za účasti ktorého boli vykonané.
Neúspešným uchádzačom o zamestnanie by mal zamestnávateľ životopisy, žiadosti o zamestnanie, resp. potvrdenia o zamestnaní a pracovné posudky vrátiť.
Pracovný pomer sa zakladá pracovnou zmluvou uzatvorenou medzi zamestnávateľom a zamestnancom, ktorá má byť vyhotovená v písomnej forme. Jedno písomné vyhotovenie je zamestnávateľ povinný vydať zamestnancovi. Ďalšie písomné vyhotovenie pracovnej zmluvy sa stáva súčasťou osobného spisu zamestnanca.
V pracovnej zmluve je nutné dohodnúť podstatné náležitosti, ktorými sú druh práce, na ktorý sa zamestnanec prijíma a jeho stručná charakteristika, miesto výkonu práce, deň nástupu do práce a mzdové podmienky, pokiaľ nie sú dohodnuté v kolektívnej zmluve. Okrem toho sú súčasťou pracovnej zmluvy aj ďalšie pracovné podmienky, ako výplatné termíny, pracovný čas, výmera dovolenky a dĺžka výpovednej doby. Vzhľadom k tomu, že druh práce nie je možné meniť bez súhlasu zamestnanca, je vhodné, aby sa druh práce podrobnejšie popísal v pracovnej náplni zamestnanca a aby sa táto dohoda o pracovnej náplni založila do osobného spisu.
Pokiaľ kolektívna zmluva neobsahuje dohodu o mzdových podmienkach, resp. sa zamestnávateľ so zamestnancom dohodli na priaznivejších mzdových podmienkach, než obsahuje kolektívna zmluva, stáva sa dohoda o mzdových podmienkach rovnako súčasťou osobného spisu, nakoľko je podstatnou náležitosťou pracovnej zmluvy.
Ak zamestnávateľ využil na získanie zamestnancov agentúru dočasného zamestnávania, prípadne mu dočasne poskytol svojich zamestnancov iný zamestnávateľ, zamestnávateľ sa stane užívateľským zamestnávateľom.
Základnou podmienkou je písomná dohoda o dočasnom pridelení uzatvorená medzi zamestnávateľom a zamestnancom a medzi zamestnávateľom alebo agentúrou dočasného zamestnávania a užívateľským zamestnávateľom.
Dohoda medzi zamestnávateľom a zamestnancom musí obsahovať najmä názov a sídlo užívateľského zamestnávateľa, deň vzniku dočasného pridelenia a doba, na ktorú sa dočasné pridelenie dohodlo, druh práce a miesto výkonu práce, mzdové podmienky, podmienky jednostranného ukončenia dočasného pridelenia pred uplynutím dohodnutej doby.
Dohoda medzi zamestnávateľom alebo agentúrou dočasného zamestnávania a užívateľským zamestnávateľom musí byť pod sankciou neplatnosti uzatvorená písomnou formou a musí obsahovať
– meno a priezvisko, dátum a miesto narodenia a miesto trvalého pobytu dočasne prideleného zamestnanca
– druh práce, ktorú bude dočasne pridelený zamestnanec vykonávať, vrátane predpokladov na zdravotnú spôsobilosť na prácu, psychickú spôsobilosť na prácu, alebo iných predpokladov podľa osobitného zákona, ak sa na výkon tohto druhu práce vyžadujú
– dobu, na ktorú sa dočasné pridelenie dohodlo
– miesto výkonu práce
– deň nástupu dočasne prideleného zamestnanca na výkon práce u užívateľského zamestnávateľa
– pracovné podmienky vrátane mzdových podmienok a podmienky zamestnávania dočasne prideleného zamestnanca, ktoré musia byť najmenej rovnako priaznivé ako u porovnateľného zamestnanca užívateľského zamestnávateľa
– podmienky, za ktorých môže zamestnanec alebo užívateľský zamestnávateľ skončiť dočasné pridelenie pred uplynutím doby dočasného pridelenia
– číslo rozhodnutia a dátum vydania rozhodnutia, ktorým sa agentúre dočasného zamestnávania vydalo povolenie na vykonávanie činnosti agentúry dočasného zamestnávania.
Obe tieto dohody patria do osobného spisu zamestnanca.
Pri vzniku pracovného pomeru Zákonník práce ukladá zamestnávateľovi povinnosť oboznámiť zamestnanca s vnútornými predpismi vzťahujúcimi sa na vykonávanú prácu, pracovným poriadkom, kolektívnou zmluvou, právnymi predpismi na zaistenie bezpečnosti a ochrany zdravia pri práci.
Potvrdenie o oboznámení s danými informáciami a potvrdenie o absolvovaní školenia o bezpečnosti a ochrane zdravia pri práci, ako aj požiarnej ochrany, sa zakladá do osobného spisu. Rovnako sa do osobného spisu následne zakladajú potvrdenia o periodických školeniach a oboznamovaní zamestnancov zamestnávateľom v zmysle zákona o bezpečnosti a ochrane zdravia pri práci, ktorý ukladá zamestnávateľovi povinnosť nielen pravidelne, ale aj preukázateľne informovať zamestnancov.
So vznikom pracovného pomeru sa spája aj povinnosť zamestnávateľa prihlásiť zamestnanca na sociálne poistenie v zmysle zákona o sociálnom poistení. Na účely sociálneho poistenia je zamestnávateľ povinný viesť evidenciu, ktorá musí predovšetkým obsahovať identifikačné (t. j. rodné) číslo fyzickej osoby, meno, priezvisko (aj predošlé), stav, miesto trvalého pobytu, vymeriavací základ, obdobie prerušenia poistenia, obdobie materskej a rodičovskej dovolenky. Na účely sociálneho poistenia zamestnávateľ vypĺňa a zasiela Sociálnej poisťovni registračné a evidenčné listy, ktorých kópie sú súčasťou osobného spisu zamestnanca.
Keďže pracovný pomer nie je vzťahom nemenným, počas jeho existencie môže dôjsť k zmene pracovných podmienok, mzdových podmienok, k zmene v pracovnom postavení zamestnanca alebo k zmene právomocí zamestnanca. Každá zmena dohodnutých podmienok sa zaznamenáva do osobného spisu zamestnanca (napr. dohodou o zmene pracovných podmienok alebo dodatkami k pracovnej zmluve).
Všetky zmeny v osobných údajoch je zamestnanec povinný nahlásiť zamestnávateľovi a tieto sa stávajú súčasťou osobného spisu.
Počas trvania pracovného pomeru si zamestnanec môže zvyšovať alebo prehlbovať kvalifikáciu. Zákon ukladá zamestnávateľovi povinnosť starať sa o prehlbovanie alebo zvyšovanie kvalifikácie svojich zamestnancov. Zákon umožňuje zamestnávateľovi uzatvoriť so zamestnancom dohodu, ktorou sa zamestnávateľ zaviaže umožniť zamestnancovi zvýšenie kvalifikácie poskytovaním pracovného voľna, náhrady mzdy a úhrady ďalších nákladov spojených so štúdiom a zamestnanec sa zaviaže zotrvať po skončení štúdia u zamestnávateľa istý čas v pracovnom pomere, alebo mu uhradiť náklady spojené so štúdiom, a to aj vtedy, keď zamestnanec skončí pracovný pomer pred skončením štúdia.
Dohodu musia zamestnávateľ a zamestnanec uzatvoriť pod sankciou neplatnosti v písomnej forme a musí obsahovať
– druh kvalifikácie a spôsob jej zvýšenia
– študijný odbor a označenie školy
– dobu, po ktorú sa zamestnanec zaväzuje zotrvať u zamestnávateľa v pracovnom pomere
– druhy nákladov a ich celkovú sumu, ktorú bude zamestnanec povinný uhradiť zamestnávateľovi, ak nesplní svoj záväzok zotrvať u neho v pracovnom pomere počas dohodnutej doby.
Aj dohoda o zvýšení kvalifikácie patrí k dokumentom, ktoré sa zakladajú do osobného spisu.
Zamestnanec má právo popri pracovnom pomere vykonávať aj inú zárobkovú činnosť. Ak je však táto činnosť konkurenčná k predmetu činnosti zamestnávateľa, môže ju vykonávať len s predchádzajúcim súhlasom zamestnávateľa udeleným v písomnej forme. Z vážnych dôvodov je zamestnávateľ oprávnený udelený súhlas odvolať, a to rovnako písomne.
Dohoda o hmotnej zodpovednosti, uznanie dlhu (napr. v prípade spôsobenia škody), upozornenia na prípadné porušenie pracovnej disciplíny, resp. spôsob riešenia, výpis z registra trestov (to len v prípade, ak sa na výkon práce vyžaduje bezúhonnosť), potvrdenie o zdravotnej spôsobilosti na prácu a podobne.
Okrem iného ust. § 75 ods. 1 Zákonníka práce upravuje právo zamestnanca nahliadať do svojho osobného spisu a robiť si z neho výpisy, odpisy a fotokópie. Dané ustanovenie bližšie neupravuje toto právo. Jeho obsah však nemožno vnímať len úzko ako oprávnenie zamestnanca vziať spis do rúk, prezerať si ho a oboznamovať sa s údajmi.
Zmyslom danej úpravy je aj zabrániť, aby sa s informáciami obsiahnutými v osobnom spise nemohli oboznamovať iné nepovolané osoby. Právo nahliadať do osobného spisu sa priznáva zamestnancovi, ktorému sa spis vedie.
Zamestnávateľ teda len musí umožniť zamestnancovi nahliadnuť do jeho osobného spisu a robiť si výpisy, odpisy a fotokópie, ale nie je povinný vyhotovovať zamestnancovi fotokópie z jeho osobného spisu. Z dikcie zákona je zrejmé, že výpisy alebo fotokópie si má zamestnanec urobiť sám.
Osobný spis zamestnanca uzatvárajú právne úkony, ktorými dochádza k ukončeniu pracovného pomeru, t. j. dohoda o skončení pracovného pomeru, výpoveď, okamžité skončenie pracovného pomeru, resp. oznámenie o skončení pracovného pomeru v skúšobnej dobe. So skončením pracovného pomeru môže byť spojené vyplatenie odstupného alebo odchodného. Údaje o poskytnutí týchto plnení sa taktiež stávajú súčasťou osobného spisu. Pri skončení pracovného pomeru je zamestnávateľ povinný vydať zamestnancovi pracovný posudok a potvrdenie o zamestnaní, ktoré sa taktiež zakladajú do osobného spisu zamestnanca.
K informáciám, ktoré nesmú byť zaznamenané v osobnom spise zamestnanca, patria
napr. tie, ktoré zamestnávateľ nesmie vyžadovať od fyzickej osoby, a to informácie o tehotenstve, rodinných a majetkových pomeroch, sexuálnej orientácii, politickej, odborovej a náboženskej príslušnosti, informácie o národnosti, rasovom alebo etnickom pôvode.
Tak ako žiadny právny predpis neupravuje obsah osobného spisu zamestnanca, nie je upravená ani forma osobného spisu. Obvykle pôjde o spisový obal, do ktorého sa zakladajú potrebné dokumenty.
Nie je však vylúčené, aby sa popri tom viedol osobný spis súbežne aj v elektronickej forme. Vedenie osobného spisu zamestnanca jedine v elektronickej podobe však nie je veľmi možné, nakoľko zamestnávateľ musí dbať na to, aby v osobnom spise boli založené zamestnancom podpísané potvrdenia o doručení jednotlivých písomností, ktorými sa zakladajú, menia alebo rušia práva a povinnosti vyplývajúce z pracovnoprávneho vzťahu.
Hoci to žiadny právny predpis nezakazuje, súčasťou osobného spisu zamestnanca by nemala byť mzdová administratíva. Mzdové dokumenty by sa mali evidovať osobitne, nakoľko mzdová dokumentácia má svoje špecifické vlastnosti. Osobitné vedenie personálnej a mzdovej agendy má význam aj z iných dôvodov. Mzdová agenda podlieha iným kontrolným orgánom ako personálna agenda, a teda predovšetkým u väčších zamestnávateľov mzdovú agendu vykonávajú spravidla iní zamestnanci ako agendu personálnu.
Obsah mzdovej dokumentácie je rovnako možné len odvodiť od jednotlivých evidenčných povinností zamestnávateľa. Súčasťou mzdovej dokumentácie budú najmä mzdové listy, výplatné listiny, dohoda o zrážkach zo mzdy, kópie evidenčných listov dôchodkového zabezpečenia, mesačné výkazy o výške preddavkov na poistné a ročné zúčtovanie poistného pre príslušné zdravotné poisťovne, mesačné výkazy poistného pre Sociálnu poisťovňu, prehľady o zrazených a odvedených preddavkoch na daň z príjmov zo závislej činnosti, hlásenie o vyúčtovaní dane a podobne.
Skončením pracovného pomeru nekončí existencia osobného spisu zamestnanca a ani existencia mzdovej agendy, nakoľko tieto sú v zmysle zákona o archívoch a registratúrach registratúrnym záznamom, ktorý je súčasťou registratúry každého zamestnávateľa.
RADA!
Zákon ukladá povinnosť každému zamestnávateľovi uložiť osobný spis zamestnanca (po tom, čo sa s ním prestalo pracovať) v registratúrnom stredisku, kde je uložený počas lehoty uloženia, t. j. počas doby, po ktorú môže byť osobný spis zamestnanca potrebný napr. na účely nárokov zamestnanca na dôchodkové zabezpečenie. Osobný spis zamestnanca je vhodné uchovávať dlhodobo, niektoré odporúčania uvádzajú až 70 rokov od narodenia zamestnanca. Mzdová agenda sa v súlade so zákonom o účtovníctve má uchovávať desať rokov.
JUDr. Sandra Mrukviová Tomiová
