Personálna agenda vo firme

Personálna činnosť ako najvýznamnejšia súčasť firemného riadenia je zameraná na riadenie ľudských zdrojov, ktoré uvádzajú do pohybu ostatné zdroje – materiálne a finančné – a determinujú ich využívanie. Zamestnanci sú pre firmu ten najcennejší a často aj najdrahší zdroj, ktorý rozhoduje o jej prosperite a konkurencieschopnosti. Čo obsahuje personálna agenda?

Pri každom úkone v oblasti personalistiky sa musia dodržiavať ľudské práva a slobody a s ním súvisiace ekonomické, sociálne a kultúrne práva, ktoré sú súčasťou pracovného práva, kodifikovaného Zákonníkom práce.

Vstupom zamestnanca do pracovného procesu a pri jeho vytváraní hodnôt pre firmu je dôležitá starostlivosť o rozvoj jeho osobnosti a tvorba nielen vhodných pracovných, ale aj životných podmienok na pracovisku.

V procese získavania, výberu a následnom zamestnaní občana zamestnávateľ získava od fyzickej osoby dokumentáciu, ktorá sa stáva súčasťou osobného spisu konkrétnej osoby. Za osobný spis zamestnanca možno považovať všetky informácie zamestnávateľa o konkrétnom zamestnancovi. Zamestnávateľ by mal evidovať len informácie vzťahujúce sa na predmet dohodnutého pracovnoprávneho vzťahu, ktorým sú konkrétne práva a povinnosti jeho subjektov. Zamestnávateľ bez súhlasu zamestnanca nemôže spracovávať údaje, ktoré nesúvisia s dohodnutým pracovným pomerom.

Osobný spis zamestnanca je základom personálnej dokumentácie, ktorý nemá zákonom predpísanú formu a ani to, čo musí byť jeho obsahom. Spravidla sa vedie ako spisový obal, ktorého súčasťou sú dokumenty personálneho charakteru, ktoré sa vedú počas celého pracovného obdobia každého zamestnanca. Zakladá sa so vznikom pracovného pomeru fyzickej osoby a odkladá sa s jeho ukončením. Ak sa však uskutočňujú úkony medzi zamestnávateľom a zamestnancom aj v predzmluvných vzťahoch, spisový obal môže byť založený skôr ako pri vzniku pracovnoprávneho vzťahu.

Nijaký z právnych predpisov, ktorý súvisí s pracovnoprávnymi vzťahmi, neobsahuje bližší popis údajov, ktoré môžu byť v osobnom spise zhromaždené. Preto môže byť osobný spis vedený v materializovanej, digitalizovanej alebo kombinovanej verzii. Často sa možno v praxi stretnúť s jeho uložením na externý server (úložisko), ktorý nepatrí zamestnávateľovi.

O rozsahu a druhu zhromažďovaných údajov o zamestnancovi rozhoduje každý zamestnávateľ podľa vlastného rozhodnutia pri zohľadnení svojich zákonných povinností a oprávnených záujmov a potrieb. Z článku 11 zákona č. 311/­2001 Z. z. Zákonníka práce však vyplýva že „zamestnávateľ môže o zamestnancovi zhromažďovať len tie osobné údaje, ktoré súvisia s kvalifikáciou a profesionálnymi skúsenosťami zamestnanca a údaje, ktoré môžu byť významné z hľadiska práce, ktorú zamestnanec má vykonávať, vykonáva alebo vykonával.“

Obsah osobného spisu musí rešpektovať minimalizovanie zásahov do súkromia zamestnanca v súlade s čl. 19 ods. 2 a 3 a 22 ods. 2 Ústavy Slovenskej republiky, ako i čl. 8 Dohovoru o ochrane ľudských práv a základných slobôd a čl. 7 a čl. 8 Charty základných práv Európskej únie.

K založeniu osobného spisu a vedeniu záznamov o priebehu zamestnania nie je súhlas zamestnanca potrebný. Zamestnávateľ by sa mal uistiť, že zamestnanec pochopil, ako sa budú jeho osobné údaje ďalej spracúvať. Zodpovednosť a precíznosť pri tvorbe osobného spisu zamestnanca by mala byť pre všetkých personalistov akousi automatickou povinnosťou. Ich dôležitou úlohou nie je poskytovať úplné a presné informácie iba počas pracovnoprávneho vzťahu, ale po jeho ukončení.

Osobný spis zamestnanca obsahuje všetky potrebné dokumenty, ktoré sa týkajú jeho pracovnoprávneho vzťahu u zamestnávateľa, o priebehu tohto vzťahu a o jeho ukončení, napr. žiadosť o prijatie do zamestnania, životopis, osobný dotazník, záznam z výberového pohovoru a vyrozumenie o výsledku, pracovná zmluva, dodatky k pracovnej zmluve, dohoda o práci vykonávanej mimo pracovného pomeru (dohoda o vykonaní práce, dohoda o pracovnej činnosti, dohoda o pracovnej činnosti na výkon sezónnej práce, dohoda o brigádnickej práci študentov), dodatky k dohode o práci vykonávanej mimo pracovného pomeru, dohoda o hmotnej zodpovednosti, dohoda o zvýšení kvalifikácie, potvrdenie o zamestnaní, pracovný posudok, popis práce a špecifikácia pracovného miesta, prehlásenie zamestnanca vyjadrujúce súhlas so spracovávaním osobných údajov na pracovnoprávne účely, prehlásenie zamestnanca vyjadrujúce jeho súhlas s vysielaním na pracovné cesty, dohoda o mzde a mzdových podmienkach, potvrdenie o vstupných informáciách – pracovný poriadok, kolektívna zmluva, školenie BOZP a PO (vrátane podpísaného záznamu), registračný list fyzickej osoby zasielaný do Sociálnej poisťovne (prihláška, zmena, odhláška), nahlásenie zmeny osobných údajov, výstupný list, upozornenie na porušenie pracovnej disciplíny, žiadosť o ukončenie pracovného pomeru alebo výpoveď z pracovného pomeru, doručenka potvrdzujúca doručenie výpovede.

Súčasťou osobného spisu zamestnanca sú aj dokumenty týkajúce sa individuálnej dohody zamestnanca a zamestnávateľa v mzdovej oblasti, ktorými sú:

–   dohody o mzdových podmienkach,

–   určenie minimálneho mzdového nároku podľa stupňa náročnosti práce príslušného pracovného miesta dohodnutého v pracovnej zmluve,

–   dohody o poskytovaní mzdového zvýhodnenia za prácu nadčas a čerpaní náhradného voľna,

–   dohody o poskytovaní mzdového zvýhodnenia za prácu vo sviatok a čerpaní náhradného voľna,

–   dohoda o poskytovaní mzdového zvýhodnenia za nočnú prácu,

–   dohody o mzdovom zvýhodnení za prácu v sťaženom a zdraviu škodlivom pracovnom prostredí,

–   súhlas zamestnanca s poskytovaním mzdy v naturálnej forme,

–   dohoda o vyplatení mzdy alebo jej časti v cudzej mene zamestnancovi s miestom výkonu práce podľa pracovnej zmluvy v cudzine,

–   dohody o splatnosti mzdy, o splatnosti mzdy v prípade dovolenky a pri skončení pracovného pomeru,

–   dohody o termíne vyplatenia mzdy, o preddavkoch na mzdu, o výplate mzdy v pracovnom čase a na pracovisku a o poukazovaní mzdy na účet zamestnanca v banke,

–   informovanie zamestnanca o jednotlivých zložkách mzdy,

–   systém zrážok zo mzdy a poradie zrážok zo mzdy.

Zákonník práce v siedmej hlave ukladá povinnosť zamestnávateľovi starať sa o kvalifikáciu svojich zamestnancov, a to prijímaním opatrení zameraných tak na jej prehlbovanie, ako aj na jej zvyšovanie.

Preto je súčasťou personálnej agendy zamestnávateľa vedenie dokumentácie súvisiacej so:

–   zaškolením alebo zaučením zamestnanca, ktorý vstupuje do pracovného procesu bez akejkoľvek kvalifikácie, t. j. zamestnanca vstupujúceho do zamestnania po skončení len povinnej školskej dochádzky.

–   zvýšením kvalifikácie zamestnanca, ktorý už istý stupeň kvalifikácie dosiahol,

–   prehĺbením kvalifikácie zamestnanca, t. j. jej udržiavanie alebo obnovovanie, ktoré je ustanovené príslušnými právnymi predpismi (dokumenty preukazujúce absolvovanie predpísaného školenia).

Súčasťou osobného spisu zamestnanca je aj písomná dohoda v súlade s ustanovením § 155 Zákonníka práce, ktorou sa zamestnávateľ zaväzuje umožniť zamestnancovi zvýšenie kvalifikácie poskytovaním pracovného voľna, náhrady mzdy a úhrady ďalších nákladov spojených so štúdiom, a zamestnanec sa zaväzuje zotrvať po skončení štúdia u zamestnávateľa určitý čas v pracovnom pomere alebo mu uhradiť náklady spojené so štúdiom, a to aj vtedy, keď zamestnanec skončí pracovný pomer pred skončením štúdia.

Osobitný dôraz sa kladie na dokumenty, ktoré preukazujú plnenie povinností zamestnávateľa v oblasti bezpečnosti a ochrany zdravia pri práci, napr. zabezpečenie oboznámenia sa zamestnancov s predpismi a pokynmi k zaisteniu bezpečnosti a ochrany zdravia pri práci, poskytovanie osobných ochranných prostriedkov, zaraďovanie zamestnancov na prácu a pracovisko so zreteľom na ich schopnosti a zdravotný stav, zaisťovanie zavedenia a dodržiavania potrebných bezpečnostných opatrení zodpovedajúcich bezpečnostným predpisom, zabezpečovanie rekondičných pobytov zamestnancom, ktorí vykonávajú vybrané povolania v záujme predchádzania vzniku chorôb z povolania, vykonávanie bezpečnostno-technickej služby a pracovnej zdravotnej služby.

Jednotlivé písomnosti nachádzajúce sa v osobnom spise zamestnanca je vhodné číslovať a ukladať ich od najstaršej po najaktuálnejšiu. Podľa § 75 ods. 1 Zákonníka práce má zamestnanec právo nahliadnuť do osobného spisu a robiť si z neho výpisy, odpisy a fotokópie. Zamestnávateľ nesmie toto právo zamestnancovi odmietnuť. Toto právo zamestnancovi umožňuje kontrolovať, aké údaje o ňom zamestnávateľ zhromažďuje.

Nie každý údaj môže byť súčasťou spisu zamestnanca. K tzv. zakázaným údajom, ktoré nesmú byť zaznamenané v osobnom spise, patria tie, ktoré zamestnávateľ nesmie vyžadovať od fyzickej osoby v zmysle § 41 ods. 6 Zákonníka práce, t. j. údaje

–   o tehotenstve – tento údaj sa nesmie vyžadovať v predzmluvných vzťahoch, čiže pred uzatvorením pracovného pomeru,

–   o rodinných pomeroch,

–   o bezúhonnosti, s výnimkou, ak ide o prácu, pri ktorej sa podľa osobitného predpisu vyžaduje bezúhonnosť, alebo ak požiadavku bezúhonnosti vyžaduje povaha práce, ktorú má fyzická osoba vykonávať,

–   o politickej, odbornej, náboženskej príslušnosti, vyjadrujúce politické názory, náboženské alebo filozofické presvedčenie.

–   informácie odhaľujúce zdravotný stav a spracovávanie unikátnych genetických a biometrických údajov na individuálnu charakteristiku fyzickej osoby, odhaľujúce sexuálny život alebo sexuálnu orientáciu,

–   údaje odhaľujúce národnostný, rasový či etnický pôvod alebo príslušnosť k členstvám v rôznych organizáciách.

RADA!

Neodporúča sa, aby súčasťou osobného spisu bola mzdová agenda. Výnimkou je dohoda o mzdových podmienkach, ktorá je povinnou súčasťou pracovnej zmluvy, ak tieto podmienky nie sú dohodnuté v kolektívnej zmluve. Mzdová agenda by sa mala viesť osobitne, pretože má svoje špecifiká, podlieha rozdielnym kontrolným orgánom a mzdovú agendu často vykonávajú iní zamestnanci ako personálnu agendu.

Ing. Zuzana Cingelová

§ 75 zákona č. 311/2006 Z. z., Zákonník práce

Pracovný posudok a potvrdenie o zamestnaní

(1) Zamestnávateľ je povinný vydať zamestnancovi pracovný posudok do 15 dní od jeho požiadania. Zamestnávateľ však nie je povinný vydať zamestnancovi pracovný posudok skôr ako dva mesiace pred skončením pracovného pomeru. Pracovným posudkom sú všetky písomnosti týkajúce sa hodnotenia práce zamestnanca, jeho kvalifikácie, schopností a ďalších skutočností, ktoré majú vzťah k výkonu práce. Zamestnanec má právo nahliadnuť do osobného spisu a robiť si z neho výpisy, odpisy a fotokópie.

(2) Pri skončení pracovného pomeru je zamestnávateľ povinný vydať zamestnancovi potvrdenie o zamestnaní a uviesť v ňom najmä

a) dobu trvania pracovného pomeru,

b) druh vykonávaných prác,

c) či sa zo mzdy zamestnanca vykonávajú zrážky, v čí prospech, v akej výške a v akom poradí je pohľadávka, pre ktorú sa majú zrážky ďalej vykonávať,

d) údaj o záväzku zamestnanca zotrvať v pracovnom pomere u zamestnávateľa po určitú dobu po vykonaní záverečnej skúšky, maturitnej skúšky alebo absolventskej skúšky podľa § 53 ods. 2 vrátane údaja o tom, kedy sa táto doba skončí,

e) údaj o poskytnutí odchodného podľa § 76a ; ak sa odchodné vyplatilo dodatočne, zamestnávateľ vydá zamestnancovi nové potvrdenie o zamestnaní.

(3) Ak zamestnanec s obsahom pracovného posudku alebo potvrdenia o zamestnaní nesúhlasí a zamestnávateľ na požiadanie zamestnanca pracovný posudok alebo potvrdenie o zamestnaní neupraví alebo nedoplní, môže sa domáhať v lehote troch mesiacov odo dňa, keď sa o ich obsahu dozvedel, na súde, aby bol zamestnávateľ zaviazaný primerane ich upraviť.

(4) Iné informácie je zamestnávateľ oprávnený o zamestnancovi podávať iba s jeho súhlasom, ak osobitný...