Personálna
agenda – overovanie
základnou finančnou kontrolou
Základná finančná kontrola sa vykonáva prostredníctvom štatutárneho orgánu subjektu a súčasne zamestnancom zodpovedným za príslušný charakter finančnej operácie alebo jej časti podľa náplne práce (opisu pracovného pomeru). Finančnú operáciu alebo jej časť nie je možné vykonať alebo v nej pokračovať, či vymáhať bez jej riadneho overenia základnou finančnou kontrolou.
Právna úprava
Stanovená je v zmysle ustanovení § 7 a § 6 ods. 4 zákona č. 357/2015 Z. z. o finančnej kontrole a audite a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov.
Chystá sa novelizácia oblasti finančnej kontrole a audite a meniť sa má od roku 2026 aj základná finančná kontrola. Rovnako sa mení aj názov tejto kontroly a má sa zľahčiť formálna stránka finančnej kontroly - úprava vo vyjadreniach (odsúhlaseniach) za jednotlivých zamestnancov a vedúcich zamestnancov/štatutára. Novelizácia zákona č. 357/2015 Z. z. o finančnej kontrole a audite a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov prešla (ako riadny materiál) rokovaním Vlády Slovenskej republiky a pôjde na jeseň do Národnej rady Slovenskej republiky k prvému čítaniu a toho času je už v prvom a následnej druhom čítaní v Národnej rade Slovenskej republiky.
Nie je predpoklad, že príde k zmenám oproti návrhu novelizácie po riadnom pripomienkovom konaní v rámci zákona č. 357/2015 Z. z. o finančnej kontrole a audite a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov.
Základná finančná kontrola do konca roka 2025 musí obsahovať
- svoje meno a priezvisko v plnom znení a to napísané ručne, pečiatkou mena a priezviska alebo predtlačenou formou,
- podpis – najmä vlastnoručný alebo individuálne kvalifikovaný elektronický, pričom musí umožňovať jednoznačnú identifikáciu osoby, ktorá podpísala výkon tejto základnej finančnej kontroly,
- presný dátumu vykonania základnej finančnej kontroly (pozn. autora: uviesť ručne alebo dátumovkou, či pečiatkou v zmysle kalendára ako pracovného dňa a riadnej dochádzky zamestnanca) a súčasne
- pozitívneho alebo negatívneho vyjadrenia, či finančnú operáciu alebo jej časti je/nie je možné vykonať, vo finančnej operácii alebo jej časti je/nie nie možné pokračovať alebo či je/nie je potrebné vymáhať finančnú operáciu alebo jej časť (pozn. autora: v oblasti personálnej a mzdovej agendy sa toto vyjadrenie spravidla neuvádza, skôr je uvádzané výnimočne, a to pri potrebe/výzve vrátenia mzdy od zamestnanca alebo jej časti, či spracovanie písomnej výzvy k refundácii a podobne).
Každú jednotlivú finančnú operáciu alebo jej časť je potrebné posudzovať individuálne s ohľadom na charakter a čas overovania. V rámci základnej finančnej kontroly nie je potrebné vypisovať konkrétne číslo zákona, názov a ani jeho ustanovenie, respektíve číslo zmluvy alebo vnútornej smernice avšak je nevyhnutné zabezpečiť, aby všetky relevantné skutočnosti, ktoré s finančnou operáciou alebo jej časťou vecne súvisia, boli náležite overené týmto typom finančnej kontroly.
Overenie sa vykoná priamo
- na mzdovom alebo personálnom doklade,
- na pracovnej zmluve alebo dohode, či na jej druhej strane,
- súhrnne na krycom liste k platovým dekrétom alebo k oznámeniam o zložení a výške platu,
- pečiatkou (fyzickou),
- prostredníctvom krycieho listu alebo kontrolného listu k finančnej operácii,
- na účtovnom doklade, na druhej strane tohto dokladu a podobne.
Treba dodať, že finančnou operáciou nie sú dochádzky, zápisnice, zápisy, inventarizácia majetku (zistené inventarizačné rozdiely a ich vysporiadanie podlieha vykonaniu základnej finančnej kontroly), zostavovanie rozpočtu, (pozn. autora: vystavené rozhodnutia plynúce zo zápisov sa overujú základnou finančnou kontrolou) a iné dokumenty, ak nespĺňajú minimálne požiadavky právneho úkonu spájajúce sa s právami a povinnosťami (pozn. autora: ich vznikom, zmenou alebo zánikom), smernice a príkazy a poriadky a podobne.
Úhrady a právne úkony v personálnej agende a ich overenie základnou finančnou kontrolou.
Verejný záujem v rámci pracovnoprávnych vzťahov vo verejnej správe
Definuje ho zákon č. 552/2003 Z. z. o výkone práce vo verejnom záujme v znení neskorších predpisov. Predmetný zákon o výkone práce vo verejnom záujme sa nevzťahuje na zamestnancov, ktorí vykonávajú činnosti remeselné, manuálne s prevahou fyzickej práce. Menovaní zamestnanci nevykonávajú prácu vo verejnom záujme.
Na základe menovaného teda i v prípade dodržania zákonnej podmienky pôsobnosti zákona na príspevkovú organizáciu, nie je možné odmeňovať zamestnancov organizácie, ktorí nepracujú vo verejnom záujme v zmysle zákona č. 553/2003 Z. z. a títo zamestnanci sú odmeňovaní v zmysle zákona č. 311/2001 Z. z. Zákonníka práce v znení neskorších predpisov.
V personálnej a mzdovej oblasti sa vyskytujú v praxi viaceré právne úkony, ktoré sa overujú základnou finančnou kontrolou
a to najmä:
- pracovné zmluvy a ich dodatky,
- dodatky k pracovným zmluvám,
- platové dekréty a oznámenia o zložení o výške a zložení platu a ich novelizácie,
- dohody mimo pracovného pomeru a ich dodatky,
- dohody o skončení pracovného pomeru (alebo dohody mimo pracovného pomeru),
- dohody o hmotnej zodpovednosti,
- dohody o použití služobného vozidla na súkromné účely,
- cestovné príkazy a ich vyúčtovania,
- žiadosti a úhrady časti miezd (formou zálohy),
- úhrady príspevkov na účet zamestnanca alebo cez pokladnicu,
- zamestnanecké požitky a príspevky v zmysle osobitných predpisov,
- sociálny fond (pozn. autora: teda prevody, čerpanie, tvorba a použitia),
- dohody o zvyšovaní kvalifikácie zamestnanca,
- dohoda o dobrovoľníctve,
- dohody o spolupráci,
- kolektívne zmluvy a ich dodatky,
- rekapitulácie miezd na mesačnej báze vždy vo výplatnom termíne podľa pracovných zmlúv a Pracovného poriadku subjektu verejnej správy a podobne.
Finančné operácie, ktoré sa vo verejnej správe povinne overujú základnou finančnou kontrolou
Ide o výber z kontrolnej praxe autora príspevku.
Príjmové hotovostné a bezhotovostné (príjem)
Ide napr. o vklady hotovosti do pokladnice, prijaté platby hotovostné, dotácie pokladnice z bankového účtu, príjem vyplývajúci zo zúčtovania tuzemskej/zahraničnej pracovnej cesty zamestnanca, iné refundácie, vratky, dobropisy, vrátenie mzdy od zamestnanca, príjem grantov a transferov od iného subjektu verejnej správy alebo od právnickej osoby, ktorá nie je subjektom verejnej správy, príjem z poistného plnenia zo zmluvného poistenia alebo zo zákonného poistenia, kreditné úroky, príjem vyplývajúci zo zúčtovania prostriedkov, príjem vyplývajúci z úhrady pohľadávky, zábezpeka alebo príjem preplatku.
Výdavkové hotovostné a bezhotovostné (použitie)
Ide napr. o úhradu výdavkov na drobný nákup spotrebného charakteru, výdavky na pohonné hmoty, výdavky na zabezpečenie prevádzky, výdavky na zabezpečenie vyslania zamestnanca na tuzemskú/zahraničnú pracovnú cestu, reprezentačné výdavky, výdavky na zabezpečenie prevádzky, výdavky na základe dodávateľskej faktúry na obstaranie materiálu, prác, tovarov a služieb (došlá faktúra), výdavky na mzdy, výdavky na poskytnutie preddavku, plnenia vyplývajúce zo zmlúv, opakované plnenia vyplývajúce zo zmlúv, výdavky za nájom, výdavky na členské príspevky a podobne.
Právny úkon a jeho zmeny a dodatky (všetky druhy zmlúv, objednávok, dohôd, rozhodnutí, výziev, dodatkov k zmluvám, dohôd o skončení zmluvy)
Ide napr. o príkaznú zmluvu, zmluvu o spolupráci, pracovnú zmluvu. Ďalej je to dohoda o práci vykonávanej mimo pracovného pomeru, ukončenie pracovného pomeru - výpoveď alebo dohoda o rozviazaní pracovného pomeru, ukončenie dohody o vykonaní práce mimo pracovného pomeru, platobné dekréty, návrh na zvýšenie platu, návrh na úpravu osobného príplatku, návrh na príplatok za zastupovanie, pridelenie odmeny, respektíve akýchkoľvek iných foriem odmeňovania zamestnancov, objednávka tovaru, prác a služieb, vyhlásenie výberového konania na obsadenie pracovného miesta, verejné obstarávanie (napr. vyhlásenie výzvy na predkladanie ponúk), výzva k úhrade správneho poplatku, nájmu, aj iné jednostranné právne úkony ako napr. rozhodnutia, dohody na používanie služobného motorového vozidla alebo iného majetku, dohoda o hmotnej zodpovednosti za zverenú platobnú kartu, menovacie dekréty a ďalšie právne úkony (jednostranné alebo dvojstranné, či v nadväznosti na zakladateľa spoločnosti).
Iný úkon majetkovej povahy
Je to úkon, ktorý má dopad na evidenciu majetku. Ide o zaradenie majetku, vyradenie majetku a jeho likvidácia, presun majetku (vyradením, zaradením, presunom majetku sa myslí aj finančný majetok napr. prevod medzi účtami, ako aj zásoby cenín), prevod správy majetku, odpisovanie majetku (súlad s odpisovým plánom, s internými predpismi), náhrada škody na majetku, tvorba rezervného fondu, tvorba sociálneho fondu, vecné bremeno, vyhlásenie verejného obstarávania, rozhodnutie o upustení od vymáhania pohľadávok, tvorba opravných položiek k majetku a k rezervám a podobne, rozhodnutie o prebytočnosti a neupotrebiteľnosti majetku, rozhodnutie o vyradení a fyzickej likvidácií neupotrebiteľného majetku, protokol o zverení nehnuteľného majetku.
V personálnej agende sa vyskytujú mnohé operácie, ktoré majú primárny vplyv na rozpočet subjektu verejnej správy
Takéto operácie sa overujú vždy iba základnou finančnou kontrolou, pričom administratívna finančná kontrola sa nevykonáva (pozn.: takýto pojem platí iba do konca roka 2025 v zmysle chystanej a už spomínanej novelizácie zákona o finančnej kontrole a audite).
Ako bolo vyššie uvedené, aj dohody o hmotnej zodpovednosti sa riadne a povinne overujú základnou finančnou kontrolou. Tu sa preverí najmä zákonný charakter a súlad s Pracovným poriadkom a náplňou práce zamestnanca. So zodpovednou osobou za nakladanie s peňažnými prostriedkami v hotovosti a ceninami býva v praxi a zákonne uzatvorená dohoda o hmotnej zodpovednosti, prípadne spoločná dohoda o hmotnej zodpovednosti (pozn. autora: riadne sa overí základnou finančnou kontrolou, nemusí sa zverejňovať).
Dohoda o hmotnej zodpovednosti má súvis iba s finančným majetkom, zásobami alebo drobným majetkom, či podsúvahou v rámci obehu alebo obratu. Aj nakladanie s pohonnými hmotami, či skladovými zásobami alebo potravinami v školskej jedálni, posypovou soľou sa zmluvne zabezpečí dohodou o hmotnej zodpovednosti.
Netreba zabudnúť na skutočnosť, že vedenie pokladničnej agendy sa viaže povinne na uzatvorenie dohody o hmotnej zodpovednosti so zamestnancom, ktorý je zodpovedný za úsek pokladničnej agendy (vedúci zamestnanec, prípadne jeho zástupca a ekonóm alebo rozpočtár). V prípade zastupovania musí disponovať predmetnou dohodou o hmotnej zodpovednosti aj zástupca pokladníka (dohoda o hmotnej zodpovednosti sa riadne v čase jej uzatvorenia overí základnou finančnou kontrolou a rovnako aj jej prípadné písomné dodatky).
Pri preberaní pokladnice od zamestnanca úseku pokladničnej agendy alebo personalistu sa riadne vyhotoví preberací protokol, prípadne zápis v pokladničnej knihe alebo krátka zápisnica o tomto úkone v pokladnici (pozn. autora: z vlastnej kontrolnej praxe spomeniem spravidla tieto náležitosti: dátum, stav v pokladnici, podpisy oboch zamestnancov, a to odovzdávajúceho pokladníka a preberajúceho zamestnanca – zástupcu pokladníka).
Dr. Jozef Sýkora, MBA, DSc.
§ 6
zákona č. 357/2025 Z. z. o finančnej kontrole
Cit. na strane 47
(1) Finančná kontrola sa vykonáva ako
a) základná finančná kontrola,
b) administratívna finančná kontrola,
c) finančná kontrola na mieste.
(2) Za vykonanie finančnej kontroly zodpovedá štatutárny orgán orgánu verejnej správy. Ak orgán verejnej správy poverí výkonom administratívnej finančnej kontroly alebo výkonom finančnej kontroly na mieste iný orgán verejnej správy podľa § 8 ods. 2 alebo iný orgán verejnej správy podľa § 9 ods. 4, za vykonanie tejto finančnej kontroly zodpovedá štatutárny orgán orgánu verejnej správy, ktorý iný orgán verejnej správy poveril.
(3) Cieľom finančnej kontroly je zabezpečiť najmä
a) dodržiavanie hospodárnosti, efektívnosti, účinnosti a účelnosti pri hospodárení s verejnými financiami a realizácii finančnej operácie alebo jej časti,
b) dodržiavanie rozpočtu orgánu verejnej správy,
c) dodržiavanie tohto zákona, všeobecne záväzných právnych predpisov vydaných na jeho vykonanie, osobitných predpisov, medzinárodných zmlúv, ktorými je Slovenská republika viazaná,11) a na základe ktorých sa Slovenskej republike poskytujú finančné prostriedky zo zahraničia, rozhodnutí vydaných na základe osobitných predpisov14) alebo vnútorných predpisov,
d) dodržiavanie uzatvorených zmlúv15) orgánom verejnej správy,
e) dodržiavanie podmienok na poskytnutie a použitie verejných financií,
f) správnosť a preukázateľnosť vykonávania finančnej operácie alebo jej časti, spoľahlivosť výkazníctva,
g) ochranu majetku v správe alebo vo vlastníctve orgánu verejnej správy,
h) predchádzanie podvodom, nezrovnalostiam a korupcii,
