Personálna agenda – overovanie základnou finančnou kontrolou

Frekventovaná oblasť finančných operácií vo verejnej správe – právne úkony je témou príspevku. Bližšie rozoberá charakteristiku právnych úkonov pre výkon základnej finančnej kontroly a objasňuje frekventované časti finančných operácií v súčasnom roku 2024. Zameriavam sa tiež na prehľad tých dokumentácií a úkonov, ktoré v oblasti personálnej i mzdovej predstavujú finančnú operáciu a teda podliehajú overeniu základnou finančnou kontrolou vo verejnej správe.

Časti finančnej operácie majú subjektívnu povahu (vzhľadom na daný subjekt verejnej správy a normatívnu úpravu, najmä formou interných smerníc alebo rozhodnutí). Príjmy predstavujú najmä vklady v hotovosti do pokladnice, prijaté platby hotovostné a bezhotovostné, prevody prostriedkov, granty a transfery z iného subjektu verejnej správy alebo z prostredia mimo verejnej správy, príjem preddavkov a podobne.

Výdavky tvoria najobjemnejšiu časť finančných operácií v sektore verejnej správy, pričom ich predstavujú najmä hotovostné a bezhotovostné výdavky na obstaranie materiálu a majetku, výdavky na zabezpečenie prevádzky, poskytnutie preddavkov, úhrady pokút a sankcií, plnenia zo zmlúv a podobne. Právne úkony sa spájajú s právami a povinnosťami a ide najmä o nájomné zmluvy, pracovné zmluvy, zmluvy dodávateľské a odberateľské, zmluvy koncesné či zmluvy v zmysle občianskoprávnej normy alebo obchodnoprávnej normy.

Iné úkony nie sú zákonom bližšie definovaným pojmom, no subjekt verejnej správy sa s nimi často stretáva. Ide najčastejšie o úkony majetkovej podstaty spojené so zaradením majetku, presunom, prevodom, vyradením, náhradou škody na majetku, či vyhlásenie verejného obstarávania na majetok. Práve častou nadväznosťou na iné úkony majetkovej povahy sú v praxi právne úkony, ktoré predstavujú predošlú časť finančnej operácie (napríklad kúpna zmluva, objednávka a následné zaradenie) alebo následnú časť finančnej operácie (zmluva o prevode majetku, darovacia zmluva, zmluva o kúpe v zmysle verejného obstarávania). Treba dodať, že právnym úkonom je aj vystavenie výzvy na úhradu sankcie, či na vrátenie nespotrebovanej zálohy alebo dodávateľského preddavku.

K základnému objasneniu finančnej kontroly patrí i spätosť finančnej operácie s kritériami súladu (súlad v zmysle § 6 ods. 4 zákona o finančnej kontrole a audite), ktoré zákon taxatívne vymenováva. Je častým nedodržaním zákona o finančnej kontrole a audite, ak subjekt verejnej správy overí finančnou kontrolou len tie finančné operácie, ktoré majú spätosť s rozpočtom organizácie.

Zákon o finančnej kontrole a audite ustanovuje primárne ciele finančnej kontroly. Medzi ne patrí:

a)  hospodárny, efektívny, účinný a účelný výkon verejnej správy,

b)  dodržiavanie všeobecne záväzných právnych predpisov, podmienok poskytnutia verejných prostriedkov, podmienok zmlúv a rozhodnutí vydaných na základe osobitných predpisov pri hospodárení s verejnými prostriedkami,

c)  dodržiavanie hospodárnosti, efektívnosti, účinnosti a účelnosti pri hospodárení s verejnými prostriedkami.

Neoverenie zmluvy o darovaní majetku je porušenie zákona o finančnej kontrole a audite. V nadväznosti na ciele finančnej kontroly treba spomenúť, že i súlad s osobitným predpisom je dôležitým kritériom, a teda overí sa súlad so zákonom, v prípade darovacej zmluvy ide o súlad so zákonom č. 40/1964 Zb. Občianskym zákonníkom v znení neskorších predpisov.

Personálna agenda – čo je povinné overiť základnou finančnou kontrolou?

•    pracovná zmluva, kolektívna zmluva, dohody mimo pracovného pomeru

•    popis pracovného miesta,

•    dohoda o mzde a mzdových podmienkach/oznámenie o zložení a výške platu (ak nie je mzda súčasťou zmluvy),

•    dodatky k pracovnej zmluve alebo k služobnej/obdobnej zmluve,

•    dohoda o hmotnej zodpovednosti, dohoda o používaní služobného vozidla na súkromné účely, dohoda o zrážkach zo mzdy, dohoda o používaní vozidla služobného a na referentské (služobné) účely,

•    dohoda o zvýšení kvalifikácie,

•    dohoda o zrážkach zo mzdy, splátkový kalendár so zamestnancom, dohoda v súvislosti so škodovou udalosťou (zavinenie zamestnanca),

•    zmluva s fyzickou osobou v rámci evidencie uchádzača o zamestnanie s príslušným Úradom práce, sociálnych vecí a rodiny podľa zákona o službách zamestnanosti,

•    cestovný príkaz, úhrada preddavku z pokladnice, vrátenie preddavku od zamestnanca, zúčtovateľnej zálohy a podobne,

•    upozornenie na porušenie pracovnej disciplíny,

•    výpoveď daná zamestnancovi a tiež aj

•    dohoda o skončení pracovného pomeru so zamestnancom, či dohoda o ukončení dohody mimo pracovného pomeru (predčasne).

Základnou finančnou kontrolou sa neoverí:

•    výpočet miezd,

•    výpočet priemerných zárobkov na pracovnoprávne účely,

•    evidencia dovoleniek, evidenciu pracovného voľna s náhradou mzdy (ošetrenie u lekára, prípadne iné pracovné voľno s náhradou),

•    evidencia nemocí, ošetrovného, mimo evidenčných stavov,

•    žiadosť o preddavok (zálohu) počas mesiaca,

•    evidencia zrážok zo mzdy jednotlivých zamestnancov,

•    tvorba a evidencia mzdových listov, výplatných pások,

•    odosielanie miezd na osobné účty zamestnancov,

•    odosielanie odvodov a daní na účty jednotlivých inštitúcií a ich vykazovanie (mesačné a tiež aj ročné, či v iných frekvenciách podľa dikcie osobitného predpisu, vnútorného aktu riadenia, či určenia štatutára alebo vedúceho zamestnanca) a

•    vystavovanie rôznych potvrdení (pozn. autora: potvrdenie o zdaniteľnom príjme, potvrdenie na účely nemocenskej dávky, akékoľvek iné potvrdenie o príjme na žiadosť zamestnanca).

V prípade poskytnutia prostriedkov v súvislosti s platnou kolektívnou zmluvou organizácie ide o finančnú operáciu?

V uvedenom prípade ide o finančnú operáciu (pozn.: zákon zahŕňa medzi finančné operácie použitie, poskytnutie, príjem verejných prostriedkov, právny úkon a iný úkon majetkovej povahy). Jednotlivé časti finančnej operácie (poskytnutie príspevku, úhrada nákladov, mzdové náklady, valorizácia a podobne) sú charakterizované ako:

-    výdavkové finančné operácie, ktoré sa overujú s rozpočtom organizácie,

-    s uzatvorenou zmluvou a 

-    osobitným predpisom, ktorým môže byť napríklad zákon o sociálnom fonde, zákon o výkone práce vo verejnom záujme, zákon o odmeňovaní niektorých zamestnancov pri výkone práce vo verejnom záujme alebo Zákonník práce.

V oblasti poskytovania prostriedkov plynúcich z kolektívnych zmlúv sa dajú znázorniť i jednotlivé časti finančnej operácie. Hoci sa sociálny fond nerozpočtuje na daný rozpočtový rok, poskytovanie prostriedkov je nutné overovať s rozpočtom organizácie. Ani v roku 2024 sa v prípade sociálneho fondu, kolektívnych zmlúv či preddavkov (poskytovaných zamestnancom alebo dodávateľom) neuplatňuje administratívna finančná kontrola a vykonáva sa len základná finančná kontrola v rámci nakladania s verejnými prostriedkami.

Okrem právnych úkonov s dvojstranným charakterom sa v praxi verejnej správy vyskytujú aj jednostranné právne úkony (rozhodnutia, či výzvy). Ide najčastejšie o rozhodnutia o vyrubení miestnej dane, rozhodnutia o priznaní pomoci, výzvy na úhradu, výzvy v zmysle sadzobníka poplatkov (napríklad v zmysle žiadosti o poskytnutie informácie podľa zákona č. 211/2000 Z. z. o slobodnom prístupe k informáciám a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov).

V oblasti personalistiky poznáme právne úkony ako zmluvy, dohody alebo dodatky k nim, rovnako platové dekréty a oznámenia o zložení a výške platu a tiež dohody o skončení pracovného pomeru, či dohody mimo pracovného pomeru. Všetky tieto skutočnosti povinne podliehajú overeniu základnou finančnou kontrolou z dôvodu, že plnia funkciu právneho úkonu, ktorý zákon o finančnej kontrole a audite definuje ako finančné operácie.

Možno pripomenúť, že i hromadný spôsob overenia sa dá v prípade realizácie základnej finančnej kontroly využiť. Ide o situáciu, kedy zodpovedný zamestnanec overí súčasne skoncipovanie rozhodnutia a očakávaného príjmu naraz alebo viacerých rozhodnutí (v jednom časovom intervale) a z nich plynúce rozpočtované daňové príjmy obce). Podobná situácia sa dá využiť aj v prípade zmluvy, kde sa overí očakávaný príjem naraz jednou základnou finančnou kontrolou.

Využitie pečiatky pre overenie zmlúv alebo rozhodnutí alebo výziev sa v praxi odporúča. Je teda na zvážení každého subjektu, aký spôsob overenia si zvolí podľa svojich technických a personálnych možností, pričom zásada „kontroly štyroch očí“ musí byť zachovaná.

Častá otázka z praxe smeruje na pochopenie zmyslu overenia právnych úkonov. Možno spomenúť, že v rámci právneho úkonu (okrem rozpočtového súladu) sa overuje skoncipovanie zmluvy/rozhodnutia, či výzvy. Ide teda o overenie, či zodpovedný zamestnanec skoncipoval právny úkon v zmysle dikcie osobitného predpisu alebo vnútornej smernice s náležitosťami po formálnej a vecnej stránke.

Najčastejšie kritéria potrebné pre skoncipovanie sú dátumy, podpisy, účel zmluvy, možnosť odvolania sa (oblasť správneho poriadku pri rozhodnutiach alebo výzvach a podobne). Základná finančná kontrola sa nevykonáva ani na prílohách k zmluvám (nákresoch, technických plánoch, kalkuláciách, prepočtoch a podobne). Rovnako tieto skutočnosti nie je povinnosťou ani uverejniť na webovom sídle obce/organizácie alebo iného subjektu verejnej správy.

Vznik pracovného pomeru a kontrolné zistenie v oblasti finančnej kontroly a obligatórnej náležitosti

Pracovný pomer vzniká vždy a zásadne na základe pracovnej zmluvy – v písomnej podobe. Vo verejnej správe je povinné, aby pred vznikom pracovnej zmluvy bola riadne vykonaná základná finančná kontrola (pozn.: tiež sa povinne základnou finančnou kontrolou overí aj dohoda mimo pracovného pomeru, dohody o hmotnej zodpovednosti, dohody o používaní služobného vozidla, dohody o zrážkach zo mzdy, či dohody o splátkovom kalendári so zamestnancom a tiež dohody o zvyšovaní kvalifikácie alebo jednostranné výpovede dané zamestnancovi zo strany zamestnávateľa).

Nespísaním písomnej pracovnej zmluvy však zamestnávateľ porušuje uvedený normatívny právny predpis, za čo môže byť kontrolným organom postihovaný. Pracovná zmluva sa nezverejňuje a to ani v prípade prijatej infožiadosti v zmysle zákona č. 211/2000 Z. z. o slobodnom prístupe k informáciám a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov.

Pracovná zmluva musí obsahovať miesto výkonu práce a tiež povinne i:

-    výplatné termíny,

-    pracovný čas,

-    výmeru dovolenky a 

-    dĺžku výpovednej doby.

Dr. Jozef Sýkora, MBA

§ 139b zákona č. 461/2003 Z. z., o sociálnom poistení
citácia na strane 17

(1) Vymeriavací základ zamestnanca uvedeného v

a) § 4 ods. 1 a § 4b, ktorému bol príjem podľa § 3 ods. 1 písm. a) a ods. 2 a 3 zúčtovaný na výplatu po zániku povinného nemocenského poistenia, povinného dôchodkového poistenia a povinného poistenia v nezamestnanosti, a zamestnanca uvedeného v § 4 ods. 2, ktorému bol príjem podľa § 3 ods. 1 písm. a) a ods. 2 a 3 zúčtovaný na výplatu po zániku povinného dôchodkového poistenia, je pomerná časť tohto príjmu pripadajúca na každý kalendárny mesiac trvania tohto poistenia v poslednom kalendárnom roku,

b) § 4 ods. 2 písm. a), ktorému bol príjem podľa § 3 ods. 1 písm. a) a ods. 2 a 3 zúčtovaný na výplatu počas trvania povinného dôchodkového poistenia, je pomerná časť tohto príjmu pripadajúca na každý kalendárny mesiac trvania tohto poistenia v kalendárnom roku, v ktorom bol tento príjem zúčtovaný na výplatu,

c) § 4 ods. 2 písm. a) a b), ktorému bol príjem podľa § 3 ods. 1 písm. a) a ods. 2 a 3 plynúci z ním určenej dohody podľa § 227a zúčtovaný na výplatu po zániku povinného dôchodkového poistenia, je rozdiel medzi súčtom vymeriavacieho základu nezníženého o odvodovú odpočítateľnú položku za kalendárny mesiac trvania tohto poistenia a vymeriavacieho základu zisteného z pomernej časti príjmu zúčtovaného na výplatu po zániku povinného dôchodkového poistenia pripadajúcej na každý kalendárny mesiac trvania tohto poistenia v poslednom kalendárnom roku a odvodovou odpočítateľnou položkou.

(2) Pri určení pomernej časti podľa odseku 1 sa neprihliada na obdobie, za ktoré bolo zaplatené poistné z maximálneho vymeriavacieho základu.

(3) Na odsek 1 sa § 138 ods. 1, 5, 6, 10, 11, 13 až 15 vzťahujú rovnako.