Pedagogická dokumentácia školy
a ďalšia dokumentácia

Pedagogická dokumentácia školy alebo školského zariadenia je súbor dokumentov, ktorými sa riadi výchovno-vzdelávací proces, a podľa ktorých škola alebo školské zariadenie vydáva verejné listiny a rozhodnutia. V školách a školských zariadeniach sa vedie v štátnom jazyku. V národnostných školách a národnostných školských zariadeniach sa vedie dvojjazyčne, a to v štátnom jazyku a jazyku príslušnej národnostnej menšiny.

Pedagogická dokumentácia

Ustanovenie § 11 definuje pedagogickú dokumentáciu školy alebo školského zariadenia ako súbor rôznych dokumentov, ktorými sa riadi proces výchovy a vzdelávania. Medzi rozhodovacie procesy patrí vydávanie verejných rozhodnutí a listín.

Výchovno-vzdelávacia činnosť je zložená z výchovnej činnosť – výchova a vyučovanie, ktorá smeruje k zámernému a cieľavedomému vytváraniu a ovplyvňovaniu podmienok na optimálny rozvoj každého jedinca v súlade s jeho vlastnou snahou stať sa autentickou, vnútorne diferencovanou osobnosťou a druhou zložkou je činnosť vzdelávacia, ktorá je vzájomne podmienená vzťahmi vyučovacej činnosti učiteľa a učebnej činnosti žiakov.

Upozornenie

Novela zákona č. 415/­2021 Z. z., ktorým sa mení a dopĺňa zákon č. 245/­2008 Z. z. o výchove a vzdelávaní (školský zákon) a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov, zmenila celé znenie ustanovenia s účinnosťou od 1. 1. 2022 s odvolávkami na Nariadenie Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2016/­679 z 27. apríla 2016 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov, ktorým sa zrušuje smernica 95/­46/­ES (všeobecné nariadenie o ochrane údajov) (Ú. v. EÚ L 119 - 4. 5. 2016) v platnom znení, na zákon č. 18/­2018 Z. z. o ochrane osobných údajov a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov.

Nové znenie ustanovenia o pedagogickej dokumentácii a ďalšej dokumentácii bolo zavedené s cieľom zefektívnenia právnej úpravy. Účelom bolo jednak zníženie administratívnej záťaže, ako aj vyššia flexibilita prispôsobovania jednotlivých formulárov aktuálnym podmienkam. Uvedené ustanovenie je podrobne rozpracované vo vykonávacom predpise.

Vykonávacím predpisom je vyhláška č. 21/­2022 Z. z. Ministerstva školstva, vedy, výskumu a športu Slovenskej republiky o pedagogickej dokumentácii a ďalšej dokumentácii, ktorá nadobudla účinnosť 15. 3. 2022, okrem § 5 odsek 3, podľa ktorého triedna kniha vedená elektronicky sa na konci školského roka nevytlačí v listinnej podobe, ak je autorizovaná kvalifikovaným elektronickým podpisom vyhotoveným s použitím mandátneho certifikátu alebo kvalifikovanou elektronickou pečaťou, ku ktorej sa pripojí kvalifikovaná elektronická časová pečiatka. Takáto triedna kniha sa uloží do centrálneho úložiska spravovaného Ministerstvom školstva, vedy, výskumu a športu Slovenskej republiky na lehotu uvedenú v § 6 ods. 2 písm. a). Uvedené znenie nadobudlo účinnosť 1. 9. 2022.

Novou vyhláškou došlo k zrušeniu vyhlášky Ministerstva školstva Slovenskej republiky č. 326/­2008 Z. z. o druhoch a náležitostiach vysvedčení a ostatných školských tlačív vrátane spôsobov ich evidencie a uloženia.

Uvedená vyhláška vymedzuje aj podrobnosti o pedagogickej dokumentácii a ďalšej dokumentácii a rozsah pedagogickej dokumentácie a ďalšej dokumentácie, ktorá sa vedie dvojjazyčne. Túto vyhlášku vydalo ministerstvo školstva.

Novou právnou úpravou sa zároveň umožnilo spresniť a konkretizovať pedagogickú a ďalšiu dokumentáciu podľa príslušného druhu a typu školy a školského zariadenia. Táto úprava si kladie za cieľ okrem iného aj zvýšiť prehľadnosť a zrozumiteľnosť jednotlivých súčastí dokumentácie používanej v školách a školských zariadeniach.

Zároveň sa zjednotilo získanie a spracovanie osobných údajov s údajmi vedenými v centrálnom registri. Na zachovanie individuálneho prístupu k dieťaťu sa ustanovilo pridať materinský jazyk medzi osobné údaje.

Vzhľadom na aplikačné problémy v praxi súvisiace napríklad so striedavou starostlivosťou sa na základe požiadaviek doplnila aj možnosť školy a školského zariadenia spracúvať aj údaje vyplývajúce z rozhodnutí týkajúcich sa výchovy a starostlivosti.

Vedenie pedagogickej dokumentácie sa v školách a školských zariadeniach vedie v štátnom jazyku v súlade so zákonom NR SR č. 270/­1995 Z. z. o štátnom jazyku Slovenskej republiky v znení neskorších predpisov.

Vzhľadom na to, že dvojjazyčné vedenie pedagogickej dokumentácie nie je potrebné a ani realizovateľné vo všetkých školách a školských zariadeniach, kde sa výchova a vzdelávanie uskutočňujú v jazyku národnostnej menšiny, došlo k zúženiu okruhu týchto škôl len na tie, ktoré možno subsumovať do upravenej definície pojmu národnostná škola a národnostné školské zariadenie.

V týchto školách sa pedagogická dokumentácia školy vedie dvojjazyčne. Prvým jazykom je štátny jazyk SR a druhým jazykom je jazyk národnostnej menšiny. Rovnako sa zaviedla zásada pri vedenie pedagogickej dokumentácie v školách a školských zariadeniach s medzinárodným programom. Prvým jazykom je štátny jazyk SR a druhým jazykom je jazyk, v ktorom sa uskutočňuje medzinárodný program.

Ďalšia dokumentácia

Ide o súbor dokumentov, ktoré hlavne slúžia na zabezpečenie organizácie a riadenie škôl a školských zariadení, respektíve je to ich úlohou a cieľom.

Na základe aplikačnej praxe nie je potrebné dvojjazyčné vedenie všetkých druhov pedagogickej dokumentácie v príslušných školách a školských zariadeniach. Preto sa ustanovilo, aby boli vymedzené konkrétne druhy pedagogickej dokumentácie a ďalšej dokumentácie, ktoré majú byť vedené dvojjazyčne.

Vzory a formuláre

Ich prostredníctvom sa vedie pedagogická dokumentácia a ďalšia dokumentácia. Všetky formuláre a vzory sú schválené ministerstvom školstva, ktoré ich tiež zverejňuje na jeho webovom sídle. Vydané sú pre jednotlivé druhy a typy škôl a školských zariadení.

Údaje, ktoré sú spracúvané

Ako sme už uviedli vyššie, tak údaje sa spracúvajú na účely výchovy a vzdelávania a aktivít v čase mimo vyučovania v súlade so zákonom č. 18/­2018 Z. z. o ochrane osobných údajov.

Osobnými údajmi sú údaje týkajúce sa identifikovanej fyzickej osoby alebo identifikovateľnej fyzickej osoby, ktorú možno identifikovať priamo alebo nepriamo, najmä na základe všeobecne použiteľného identifikátora, iného identifikátora, ako je napríklad meno, priezvisko, identifikačné číslo, lokalizačné údaje, alebo online identifikátor, alebo na základe jednej alebo viacerých charakteristík alebo znakov, ktoré tvoria jej fyzickú identitu, fyziologickú identitu, genetickú identitu, psychickú identitu, mentálnu identitu, ekonomickú identitu, kultúrnu identitu alebo sociálnu identitu.

Všetky údaje v súlade s týmto zákonom na uvedený účel získava škola alebo školské zariadenie. Ide o údaje o deťoch, žiakoch, poslucháčoch a účastníkoch výchovy a vzdelávania a údaje o zákonných zástupcoch dieťaťa, žiaka alebo poslucháča v rozsahu: titul, meno a priezvisko, rodné priezvisko, spôsobilosť na právne úkony, adresa bydliska a druh pobytu, zákaz pobytu, kontakt na účely komunikácie.

Upozornenie

Ešte v roku 2018 sa zoznam osobných údajov, ktoré sú škola alebo školské zariadenie oprávnené spracúvať, a to aj s ohľadom na čiastočnú duplicitu právnej úpravy s údajmi požadovanými pri zápise dieťaťa na plnenie povinnej školskej dochádzky a absenciou získavania kontaktných údajov zákonného zástupcu pri zápise dieťaťa. Termín bydlisko sa nahradilo a pridalo sa na účely komunikácie miesto, kde sa dieťa alebo zákonný zástupca obvykle zdržiava. Napríklad pri doručovaní rozhodnutí v listinnej podobe správny poriadok ráta s doručovaním na miesto, kde sa adresát obvykle zdržiava.

Povinnosti osôb, ktoré prichádzajú do styku s osobnými údajmi

V súlade s týmto ustanovením ide o osoby, ktoré prichádzajú do styku s osobnými údajmi, ktoré sú uvedené vyššie, pri plnení pracovných povinností. Základnou povinnosť je dodržiavanie mlčanlivosti, a to nielen počas výkonu činnosti, ale i po skončení pracovnoprávneho vzťahu. Podľa zákona o ochrane osobných údajov je osoba povinná zachovávať mlčanlivosť o osobných údajoch, ktoré spracúva. Povinnosť mlčanlivosti trvá aj po ukončení spracúvania osobných údajov. Osoba je povinná zaviazať mlčanlivosťou o osobných údajoch fyzické osoby, ktoré prídu do styku s osobnými údajmi u prevádzkovateľa alebo sprostredkovateľa. Povinnosť mlčanlivosti musí trvať aj po skončení pracovného pomeru, štátnozamestnaneckého pomeru, služobného pomeru alebo obdobného pracovného vzťahu tejto fyzickej osoby. Povinnosť mlčanlivosti neplatí, ak je to nevyhnutné na plnenie úloh súdu a orgánov činných v trestnom konaní podľa osobitného zákona, pričom tým nie sú dotknuté ustanovenia o mlčanlivosti podľa osobitných predpisov.

V prípade, že dôjde k porušeniu povinnosti mlčanlivosti, tak sa rovnako postupuje podľa zákona o ochrane osobných údajov, tak úrad pre ochranu osobných údajov môže uložiť pokutu do 10 000 000 eur, alebo ak ide o podnik do 2 % celkového svetového ročného obratu za predchádzajúci účtovný rok, podľa toho, ktorá suma je vyššia.

Ing. Muranicová