Oznamovacie a evidenčné povinnosti
zamestnávateľa

Počas trvania pracovného pomeru ukladá právny poriadok zamestnávateľovi mnoho oznamovacích a evidenčných povinností. Oznamovacie a evidenčné povinnosti zamestnávateľa nie sú upravené ucelene v rámci niekoľkých za sebou nasledujúcich ustanovení a dokonca ani v rámci jedného právneho predpisu. Úpravu oznamovacích a evidenčných povinností zamestnávateľa obsahujú viaceré právne predpisy týkajúce sa oblasti pracovného práva. Aké oznamovacie povinnosti má zamestnávateľ voči zamestnancovi? Aké povinnosti má voči zdravotnej a Sociálnej poisťovni?

POVINNOSŤ VIESŤ EVIDENCIU pracovného času, práce nadčas, nočnej práce, aktívnej a neaktívnej časti pracovnej pohotovosti zamestnanca tak, aby bol zaznamenaný začiatok a koniec časového úseku, v ktorom zamestnanec vykonával prácu alebo mal nariadenú alebo dohodnutú pracovnú pohotovosť ukladá zamestnávateľovi § 99 Zákonníka práce (zákon č. 311/­2001 Z. z. v znení neskorších predpisov).

Zákonník práce na účely jednoznačnosti vyjadrenia povinností zamestnávateľa v súvislosti s vytvorením podmienok na jeho kontrolu osobitne ustanovuje povinnosť viesť evidenciu všetkých skutočností súvisiacich s rozvrhovaním pracovného času. Evidenciou je potrebné rozumieť jednak evidenciu pracovného času všeobecne a jednak osobitne evidenciu rozvrhnutia a celkového rozsahu práce nadčas, nočnej práce, aktívnej časti a neaktívnej časti pracovnej pohotovosti zamestnanca, aby bol zaznamenaný začiatok a koniec časového úseku, v ktorom zamestnanec vykonával prácu alebo mal nariadenú alebo dohodnutú pracovnú pohotovosť.

Zákonník práce osobitne neustanovuje formu vedenia evidencia, preto je potrebné rešpektovať ako evidenciu písomnú, tak aj evidenciu v elektronickej podobe, ale aj vo forme jednoduchej registrácie zo strany zamestnávateľa.

Každý zamestnávateľ by mal mať záujem na vedení riadnej evidencie, aby v prípade spornej situácie mohol preukázať svoje práva, v prípade potreby aj na účely účinnej obrany alebo žaloby na súde. Na kontrolu plnenia uvedenej povinnosti sú oprávnené orgány inšpekcie práce, konkrétne príslušné inšpektoráty práce.

V zmysle ust. § 171 ods. 2 Zákonníka práce je zamestnávateľ povinný viesť evidenciu všetkých mladistvých zamestnancov, ktorých zamestnáva v pracovnom pomere, pričom táto evidencia musí nutne obsahovať dátum narodenia mladistvých zamestnancov.

Okrem uvedeného Zákonník práce ustanovením § 224 ods. 2 ukladá na základe dohôd o prácach vykonávaných mimo pracovného pomeru zamestnávateľovi povinnosť viesť evidenciu uzatvorených dohôd o prácach vykonávaných mimo pracovného pomeru, a to v poradí v akom boli uzatvorené. Zároveň je zamestnávateľ povinný viesť evidenciu pracovného času zamestnancov, ktorí vykonávajú prácu na základe dohody o brigádnickej práci študentov a dohody o pracovnej činnosti, a to tak, aby bol zaznamenaný začiatok a koniec časového úseku, v ktorom zamestnanec vykonával prácu a viesť evidenciu vykonanej práce u zamestnancov, ktorí vykonávajú prácu na základe dohody o vykonaní práce spôsobom, aby v jednotlivých dňoch bola zaznamenaná dĺžka časového úseku, v ktorom sa práca vykonávala.

V OBLASTI PRACOVNÉHO PRÁVA je veľmi podstatným zákon č. 124/­2006 Z. z. o bezpečnosti a ochrane zdravia pri práci v znení neskorších predpisov. V rámci všeobecných povinností zamestnávateľa (ust. § 6) zákon o bezpečnosti a ochrane zdravia pri práci ukladá zamestnávateľovi v záujme zaistenia bezpečnosti a ochrane zdravia pri práci povinnosť viesť a uchovávať zákonom predpísanú dokumentáciu, záznamy a evidenciu súvisiacu s bezpečnosťou a ochranou zdravia pri práci. Túto povinnosť zákon ukladá zamestnávateľovi po dobu päť rokov odo dňa, keď v nich bol vykonaný posledný záznam, pokiaľ zákon alebo osobitný právny predpis neustanovuje inak.

Rovnako v rámci všeobecných povinností zákon o bezpečnosti a ochrane zdravia pri práci ustanovuje, že zamestnávateľ musí na zaistenie bezpečnosti a ochrany zdravia pri práci prostredníctvom ochranných pracovných prostriedkov:

•    vypracovať zoznam poskytovaných osobných ochranných pracovných prostriedkov na základe posúdenia rizika a hodnotenia nebezpečenstiev vyplývajúcich z pracovného procesu a z pracovného prostredia

•    bezplatne poskytovať zamestnancom, u ktorých to vyžaduje ochrana ich života alebo zdravia, potrebné účinné osobné ochranné pracovné prostriedky a viesť evidenciu o ich poskytnutí.

V súlade s ust. § 17 zákona o bezpečnosti a ochrane zdravia pri práci je zamestnávateľ povinný zaevidovať registrovaný pracovný úraz. Pod pojmom registrovaný pracovný úraz rozumieme pracovný úraz, ktorým bola spôsobená pracovná neschopnosť zamestnanca trvajúca viac ako tri dni alebo smrť zamestnanca, ku ktorej došlo následkom pracovného úrazu.

Takýto pracovný úraz je zamestnávateľ povinný zaevidovať tak, že

–   zistí príčinu a všetky okolnosti jeho vzniku, a to za účasti zamestnanca, ktorý utrpel registrovaný pracovný úraz, ak je to možné so zreteľom na jeho zdravotný stav, a za účasti príslušného zástupcu zamestnancov pre bezpečnosť; v prípade závažného pracovného úrazu, t. j. v prípade smrti alebo ťažkej ujmy na zdraví, je zamestnávateľ povinný prizvať k zisťovaniu príčin aj autorizovaného bezpečnostného technika

–   spíše záznam o registrovanom pracovnom úraze najneskôr do štyroch dní po oznámení vzniku registrovaného pracovného úrazu

–   prijme a vykoná potrebné opatrenia, aby sa zabránilo opakovaniu podobného pracovného úrazu.

Vznik pracovného úrazu musí zamestnávateľ oznámiť príslušnému inšpektorátu prácu. V rámci tejto oznamovacej povinnosti je zamestnávateľ povinný

•    záznam o registrovanom pracovnom úraze v lehote osem dní odo dňa, keď sa o vzniku registrovaného pracovného úrazu dozvedel, zaslať príslušnému inšpektorátu práce alebo príslušnému orgánu dozoru

•    zaslať príslušnému inšpektorátu práce alebo príslušnému orgánu dozoru správu o vyšetrení príčin a okolností vzniku závažného pracovného úrazu a o prijatých a vykonaných opatreniach na zabránenie opakovaniu podobného pracovného úrazu v lehote do 30 dní odo dňa, keď sa o jeho vzniku dozvedel.

Zákon o bezpečnosti a ochrane zdravia pri práci ukladá zamestnávateľovi povinnosť viesť evidenciu

–   pracovných úrazov, v ktorej uvedie údaje potrebné na spísanie záznamu o registrovanom pracovnom úraze, a to pre prípad, ak by sa následky pracovného úrazu prejavili neskôr

–   iných úrazov ako pracovných úrazov a nebezpečných udalostí, v ktorej uvedie údaje o príčine vzniku a o prijatých a vykonaných opatreniach na predchádzanie podobným úrazom a udalostiam

–   priznaných chorôb z povolania a ohrození chorobou z povolania, v ktorej uvedie údaje o príčine vzniku, o prijatých a vykonaných opatreniach na predchádzanie tej istej alebo podobnej chorobe z povolania.

SOCIÁLNE ZABEZPEČENIE. Zákon č. 580/­2004 Z. z. o zdravotnom poistení v znení neskorších predpisov ustanovením § 23 ods. 8 platiteľovi poistného, ktorý je zamestnávateľom, určuje povinnosť oznámiť príslušnej zdravotnej poisťovni zmenu svojho názvu, sídla alebo bydliska, identifikačného čísla, čísla bankového účtu a zmenu dňa, ktorý je určený na výplatu príjmov. Všetky zmeny musia byť zdravotnej poisťovni nahlásené do ôsmich dní odo dňa zmeny.

Podľa ust. § 24 písm. e) zákona o zdravotnom poistení je platiteľ poistného – zamestnávateľ povinný viesť a uchovávať evidenciu o zamestnancoch, ktorá obsahuje

•    meno a priezvisko (aj predchádzajúce), rodné číslo (u cudzinca, ktorý nemá rodné číslo, dátum narodenia), adresu trvalého pobytu

•    údaje o vzniku a zániku verejného zdravotného poistenia

•    počet dní, za ktoré sa platí poistné v členení na jednotlivé kalendárne mesiace

•    príjem zamestnanca v členení na jednotlivé kalendárne mesiace

•    úhrn zaplatených preddavkov zamestnanca v členení na jednotlivé kalendárne mesiace

•    úhrn zaplatených preddavkov zamestnávateľa za zamestnanca v členení na jednotlivé kalendárne mesiace.

Spomínanú evidenciu je zamestnávateľ povinný viesť a uchovávať po dobu desiatich rokov.

Druhým zákonom z oblasti práva sociálneho zabezpečenia, ktorý obsahuje úpravu oznamovacej a evidenčnej povinnosti zamestnávateľa je zákon č. 461/­2003 Z. z. o sociálnom zabezpečení v znení neskorších predpisov. Zákon o sociálnom zabezpečení ukladá zamestnávateľovi viacero oznamovacích povinností.

V súlade s ust. § 231 ods. 1 zákona o sociálnom poistení je zamestnávateľ povinný

•    prihlásiť sa do registra zamestnávateľov vedeného príslušnou pobočkou najneskôr v deň predchádzajúci dňu, v ktorom začne zamestnávať aspoň jedného zamestnanca

•    odhlásiť sa z registra zamestnávateľov do ôsmich dní odo dňa, v ktorom nezamestnáva už žiadneho zamestnanca

•    prihlásiť do registra poistencov a sporiteľov starobného dôchodkového sporenia

–   zamestnanca na nemocenské poistenie, na dôchodkové poistenie a na poistenie v nezamestnanosti pred vznikom týchto poistení najneskôr pred začatím výkonu činnosti zamestnanca a odhlásiť zamestnanca do ôsmich dní od zániku týchto poistení (okrem zániku povinného nemocenského poistenia a povinného poistenia v nezamestnanosti), zrušiť prihlásenie do registra poistencov a sporiteľov starobného dôchodkového sporenia, ak poistný vzťah nevznikol, a oznámiť zmeny priezviska, stavu a miesta trvalého bydliska zamestnanca

–   zamestnanca na účely úrazového poistenia, garančného poistenia pred vznikom pracovného pomeru alebo štátnozamestnaneckého pomeru najneskôr pred začatím výkonu práce, odhlásiť zamestnanca z registra poistencov a sporiteľov starobného dôchodkového sporenia do ôsmich dní od skončenia pracovného pomeru alebo štátnozamestnaneckého pomeru, zrušiť prihlásenie do registra poistencov a sporiteľov starobného dôchodkového sporenia, ak pracovný alebo štátnozamestnanecký pomer nevznikol, a oznámiť zmeny priezviska, stavu, miesta trvalého pobytu zamestnanca a identifikačného čísla sociálneho zabezpečenia fyzickej osoby

•    oznámiť pobočke prerušenie nemocenského poistenia, dôchodkového poistenia a poistenia v nezamestnanosti zamestnanca do ôsmich dní od tohto prerušenia

•    oznámiť pobočke začiatok a skončenie čerpania materskej dovolenky alebo rodičovskej dovolenky zamestnancom do ôsmich dní od začiatku čerpania a do ôsmich dni od skončenia čerpania materskej dovolenky alebo rodičovskej dovolenky

•    oznámiť písomne pobočke pracovný úraz, ktorý si vyžiadal lekárske ošetrenie alebo dočasnú pracovnú neschopnosť, najneskôr do troch dní odo dňa, keď sa o tomto pracovnom úraze dozvedel

•    oznámiť pobočke zmenu svojho názvu, sídla a dňa určeného na výplatu príjmov, ktoré sú vymeriavacím základom zamestnanca, do ôsmich dní od tejto zmeny

•    oznámiť organizačnej zložke zmenu mena a priezviska zamestnanca do ôsmich dní odo dňa, v ktorom sa o tejto zmene dozvedel.

SOCIÁLNE POISTENIE A STAROBNÉ DÔCHODKOVÉ SPORENIE. Zákon o sociálnom poistení ustanovením § 232 ukladá zamestnávateľovi povinnosť viesť evidenciu zamestnanca. Táto evidencia sa vedie od vzniku sociálneho poistenia a starobného dôchodkového sporenia zamestnanca po celé obdobie, počas ktorého toto poistenie alebo sporenie trvá a musí obsahovať:

-    priezvisko vrátane všetkých predošlých priezvisk, meno, dátum a miesto narodenia, stav, miesto trvalého pobytu

-    údaj, či je zamestnanec štatutárnym orgánom zamestnávateľa alebo členom štatutárneho orgánu zamestnávateľa a má najmenej 50 % účasť na majetku zamestnávateľa

-    identifikačné číslo sociálneho zabezpečenia fyzickej osoby

-    deň vzniku a skončenia pracovného pomeru alebo iného právneho vzťahu k zamestnávateľovi

-    neobmedzený vymeriavací základ zamestnanca

-    obdobie, počas ktorého sa zamestnancovi prerušuje nemocenské poistenie, dôchodkové poistenie, poistenie v nezamestnanosti a starobné dôchodkové sporenie

-    obdobie materskej a rodičovskej dovolenky.

Na účely garančného poistenia je zamestnávateľ povinný oznámiť príslušnej pobočke všetky informácie súvisiace s poskytovaním dávky garančného poistenia a pobočke Sociálnej poisťovne oznámiť platobnú neschopnosť. Druhú z uvedených povinností musí zamestnávateľ splniť v lehote ôsmich dní od vzniku platobnej neschopnosti.

DAŇOVÉ PRÁVNE PREDPISY. Podstatným je predovšetkým zákon č. 595/­2003 Z. z. o dani z príjmov v znení neskorších predpisov.

V súlade s ust. § 39 zákona o dani z príjmov zamestnávateľ, ktorý je platiteľom dane podľa zákona č. 511/­1992 Zb. o správe daní a poplatkov v znení neskorších predpisov, má povinnosť viesť pre zamestnancov mzdové listy a výplatné listiny vrátane ich rekapitulácie za každý kalendárny mesiac a aj za celé zdaňovacie obdobie.

Zákon o dani z príjmov upravuje aj výnimku z uvedeného. Ak zamestnávateľ, ktorý je platiteľom dane, nevedie pre zamestnancov mzdové listy, je povinný viesť evidenciu obsahujúcu meno a priezvisko (aj predchádzajúce) zamestnanca, jeho rodné číslo, adresu trvalého pobytu, údaj o trvaní pracovnej činnosti a úhrn nepeňažných príjmov.

Zamestnávateľ môže viesť takúto evidenciu jedine pre zamestnancov, ktorých príjmom je len

-    zamestnávateľom poskytnuté motorové vozidlo na služobné aj súkromné účely

-    rozdiel medzi vyššou trhovou cenou zamestnaneckej akcie a cenou tejto akcie garantovanou zamestnaneckou opciou v deň skutočnej realizácie zamestnaneckej opcie, znížený o sumu zaplatenú zamestnancom za nákup zamestnaneckej opcie

-    cena alebo výhra prijatá zamestnancom, ktorý sa zúčastnil súťaže vyhlásenej svojím zamestnávateľom

-    nepeňažné plnenie poskytnuté zamestnancovi zamestnávateľom, ktorý je platiteľom dane.

Zamestnávateľ má však aj oznamovacie povinnosti nielen voči tretím osobám (napr. voči Sociálnej poisťovni, zdravotnej poisťovni a podobne), ale aj voči druhému účastníkovi pracovnoprávnemu vzťahu, teda voči zamestnancovi.

V rámci oznamovacích povinností zamestnávateľa voči zamestnancovi medzi základné patrí povinnosť obsiahnutá v ust. § 90 Zákonníka práce, v súlade s ktorým je zamestnávateľ povinný oznámiť zamestnancovi začiatok a koniec pracovného času a rozvrh pracovných zmien. Zamestnávateľ určí začiatok a koniec pracovného času a rozvrh pracovných zmien po dohode so zástupcami zamestnancov.

Zamestnávateľ musí svoje rozhodnutie oznámiť zamestnancovi písomne vyvesením na takom mieste, ktoré je zamestnancovi bežne prístupné. Týmto miestom je spravidla miesto nachádzajúce sa v priestoroch, ktoré zamestnávateľa využíva na svoju činnosť. Zamestnávateľ teda nie je povinný oznámiť svoje rozhodnutie o začiatku a konci pracovného času a o rozdelení pracovných zmien každému svojmu zamestnancovi individuálne.

Súčasťou rozvrhovania pracovného času je povinnosť zamestnávateľa rozvrhnúť pracovný čas minimálne na jeden týždeň a zároveň jeho povinnosť s týmto rozvrhnutím oboznámiť zamestnanca najmenej týždeň vopred, t. j. ešte pred začiatkom prvej pracovnej zmeny v danom týždni.

Zamestnávateľovi Zákonník práce ust. § 91 ukladá povinnosť poskytnúť zamestnancovi, ktorého pracovná zmena je dlhšia ako šesť hodín (u mladistvého zamestnanca, ak je pracovná zmena dlhšia ako štyri a pól hodiny), prestávku na odpočinok a jedenie v trvaní 30 minút. Zamestnávateľ oznámi zamestnancom prestávku na odpočinok a jedenie rovnakým spôsobom, ako je povinný oznámiť rozvrhnutie pracovného času.

RADA!

•    Čerpanie dovolenky je zamestnávateľ povinný oznámiť zamestnancovi aspoň 14 dní vopred (ust. § 111 Zákonníka práce). Toto obdobie môže byť výnimočne skrátené, ale len so súhlasom zamestnanca. Ak by zamestnávateľ neoznámil zamestnancovi čerpanie dovolenky aspoň 14 dní vopred, zamestnanec nemá povinnosť nastúpiť na dovolenku a v takom prípade mu zamestnávateľ oznámi nový termín čerpania dovolenky.

JUDr. Sandra Mrukviová Tomiová

§ 90 zákona č. 311/2001 Z. z.

Začiatok a koniec pracovného času

1) Pracovná zmena je časť ustanoveného týždenného pracovného času, ktorý je zamestnanec povinný na základe vopred určeného rozvrhu pracovných zmien odpracovať v rámci 24 hodín po sebe nasledujúcich a   prestávka v práci.

(2) Prácou na zmeny je spôsob organizácie pracovného času, pri ktorom zamestnanci jeden druhého striedajú na rovnakom pracovisku podľa určitého rozvrhu a v priebehu určitého obdobia dní alebo týždňov pracujú v rôznom čase. To platí aj v prípade, ak pri striedaní zamestnancov v zmenách dôjde k súbežnému výkonu práce zamestnancov nadväzujúcich zmien.

(3) Zamestnanec pracujúci v pracovných zmenách je každý zamestnanec, ktorého pracovný režim je organizovaný formou práce na pracovné zmeny.

(4) Začiatok a koniec pracovného času a rozvrh pracovných zmien určí zamestnávateľ po dohode so zástupcami zamestnancov a oznámi to písomne na mieste u zamestnávateľa, ktoré je zamestnancovi prístupné.

(5) Ranná zmena nesmie v zásade začínať pred 6. hodinou, odpoludňajšia zmena nesmie v zásade končiť po 22. hodine.

(6) Zamestnávateľ môže pracovný čas tej istej zmeny po dohode so zástupcami zamestnancov rozdeliť na dve časti.

(7) Ranná zmena je pracovná zmena, ktorej prevažná časť spadá do času medzi 6. hodinou a 14. hodinou. Odpoludňajšia zmena je pracovná zmena, ktorej prevažná časť spadá do času medzi 14. hodinou a 22. hodinou. Nočná zmena je pracovná zmena, ktorej prevažná časť spadá do času medzi 22. hodinou a 6. hodinou.

(8) Ak je pracovný čas rozvrhnutý do dvoch pracovných zmien, ide o dvojzmenný pracovný režim. Ak zamestnávateľ rozvrhne pracovný čas do troch pracovných zmien, ide o trojzmenný pracovný režim. Pracovný režim, v ktorom pracovná...