Otázky z praxe

cestovné náhrady zamestnancov

v účtovných súvislostiach

Daňový výdavok spoločnosti

Obchodná spoločnosť vyplatila zamestnancovi, ktorý vykonal v rámci jedného kalendárneho dňa štyri tuzemské pracovné cesty v trvaní 3 hodiny, 3 hodiny, 3 hodiny a 2 hodiny stravné určené pre časové pásmo 5 až 12 hodín.

Pôjde za týchto okolností o daňový výdavok spoločnosti?

Vychádzajúc z ustanovenia § 5 ods. 4 písm. a) zákona o cestovných náhradách platí, že ak zamestnanec, ktorému častá zmena pracoviska vyplýva z osobitnej povahy povolania, vykoná počas kalendárneho dňa viac pracovných ciest, z ktorých každá trvá menej ako 5 hodín, pričom celkový súčet trvania týchto pracovných ciest je 5 hodín a viac, patrí zamestnancovi stravné za celkový čas trvania týchto pracovných ciest. V uvedenom prípade sa tak časy tuzemských pracovných ciest spočítajú. Zamestnancovi poskytnuté stravné v sume podľa súhrnného času (za 11 hodín), t. j. v sume stravného určené pre časové pásmo 5 až12 hodín bude daňovo uplatniteľným výdavkom obchodnej spoločnosti.

Daňový výdavok zamestnávateľa

Zamestnanec vykonal tuzemskú pracovnú cestu v rámci dvoch kalendárnych dní a to od 22.00 hod. do 4.00 hod. Prvý deň trvala tuzemská pracovná cesta 2 hodiny a druhý deň trvala tuzemská pracovná cesta 4 hodiny. Zamestnávateľ zamestnancovi poskytol stravné v sume, ktorá je určená pre časové pásmo 5 až 12 hodín.

Pôjde o daňový náklad zamestnávateľa?

Časy trvania tuzemskej pracovnej cesty v rámci dvoch kalendárnych dní sa v zmysle ustanovenia § 5 ods. 4 písm. b) zákona o cestovných náhradách spočítajú, a to z dôvodu, že ani jeden kalendárny deň nevznikol zamestnancovi nárok na stravné (pracovná cesta netrvala min. 5 hodín) a stravné sa poskytne za tuzemskú pracovnú cestu ako celok. Stravné sa v tomto prípade neposudzuje za každý kalendárny deň samostatne, ale za tuzemskú pracovnú cestu ako celok. Zamestnancovi sa tak poskytne stravné v sume, ktorá je určená pre časové pásmo 5 až 12 hodín. To znamená, že zamestnávateľ postupoval v súlade so zákonom a vyplatené stravné bude jeho daňovým nákladom.

Účtovanie o cestovných náhradách

Spoločnosť ABC, s.r.o. vyslala zamestnanca na tuzemskú pracovnú cestu. Ako zálohu mu poskytla 250 eur.

Akým spôsoboma bude spoločnosť účtovať o cestovných náhradách, ak zamestnanec predložil nasledovné vyúčtovanie pracovnej cesty?

Účtovný režim cestovných náhrad u zamestnávateľa bude nasledovný:

Kurz prepočtu cestovných náhrad

Spoločnosť ABC, s.r.o. vyslala zamestnanca na pracovnú cestu do zahraničia. Ako zálohu mu poskytla platobnú kartu firmy. Zamestnanec však nechce náhrady vyplatiť v cudzej mene ale v mene euro.

Akým kurzom má spoločnosť ABC, s.r.o. prepočítať cestovné náklady?

V prípadoch, keď sa realizujú cestovné náhrady zapožičaním platobnej bankovej karty zamestnávateľa k účtu vedenému v mene euro, účtovné prípady v súvislosti s pracovnou cestou bude účtovať spoločnosť ABC, s.r.o. iba v mene euro. V takýchto prípadoch na účtovanie záväzku v cudzej mene nie je dôvod. Peňažné prostriedky sú z bankového účtu odpísané v mene euro, voči zamestnancovi nevzniká pohľadávka alebo záväzok v cudzej mene.

Za predokladu, že účtovnej jednotke nevzniká skutočnosť na účtovanie v cudzej mene, účtovná jednotka účtuje len v mene euro. Ak zamestnanec pri zahraničnej pracovnej ceste realizoval úhrady zapožičanou platobnou kartou zamestnávateľa z účtu v eurách, odpísané prostriedky z účtu sú výdavkami na uskutočnenú pracovnú cestu v eurách (v sumách ako boli v skutočnosti odpísané a to na základe výpisu z bankového účtu zamestnávateľa). Zamestnanec po ukončení zahraničnej pracovnej cesty predloží vyúčtovanie cestovných náhrad preukázateľnými účtovnými dokladmi pre účtovanie cestovných nákladov podľa internej smernice účtovnej jednotky, čím zdokumentuje odpísané peňažné prostriedky z bankového účtu zamestnávateľa.

Vyúčtovanie pracovnej cesty

Podnikateľ účtujúci v sústave JÚ, vyslal svojho zamestnanca na pracovnú cestu v dňoch 5. novembra až 8. novembra 2024. V cestovnom príkaze sa dohodlo, že zamestnanec použije na pracovnú cestu vlastné motorové vozidlo. V rámci cestovného príkazu si tak dohodli nasledujúce podmienky pracovnej cesty:

•    začiatok pracovnej cesty: Martin, 5. november 2024, odchod o 18.00 hod.,

•    ukončenie pracovnej cesty: 8. november 2024 o 17.00 hod., Martin,

•    miesto výkonu práce: Košice, Prešov, Poprad, 

•    trvanie pracovnej cesty: 5. novembra 2024 až 8. novembra 2024,

•    spôsob dopravy: osobný automobil zamestnanca,

•    poskytnutá záloha v hotovosti: dňa 4. novembra 2024

-   alernatíva A: vo výške     400 eur,

-   alternatíva B: vo výške    500 eur.

Zamestnanec dodržal podmienky pracovnej cesty, ktoré si dohodol so zamestnávateľom. Výdavky, ktoré mu vznikli pri pracovnej ceste boli v nasledovnej štruktúre:

•    nákup pohonných hmôt za 90 eur (cena za 1 liter PHM je 1,50 eur),

•    ubytovanie:

-   5. novembra 2024
v Košiciach v sume         35 eur,

-     6. novembra 2024
v Košiciach v sume         35 eur,

-     7. novembra 2024
v Košiciach v sume         35 eur.

•    parkovné: celkom 8 eur (preukázaných 8 dokladov o úhrade parkovania),

•    preukázané služby faxu pre nevyhnutné zaslanie dokumentov a fotodokumentácie zamestnávateľovi: 2,50 eur,

•    vstupné na výstavu: 3 eura,

•    diaľničná známka:  12 eur.

Vyúčtovanie pracovnej cesty uskutočnil zamestnanec v súlade s ustanovením § 36 ods. 7 zákona o cestovných náhradách do 10 dní. Vyúčtovanie predložil zamestnávateľovi 12. novembra 2024.

Náhrada cestovných výdavkov

Údaje z technického preukazu osobného automobilu zamestnanca:

•    spotreba podľa STN = 9,5 l/100 km

•    spotreba EHK:

-   pre rýchlosť
90 km/h: 7,5 l/100 km,

-   pre rýchlosť
120 km/h:           9,5 l/100 km,

-   pre mesto:          10,3 l/100 km.

Zamestnanec bude aplikovať pre výpočet spotreby PHM ustanovenie § 7 ods. 6 písm. b) zákona o cestovných náhradách – to znamená, že na výpočet použije spotrebu podľa predpisu EHK vypočítanú aritmetickým priemerom, pričom pri jazde výlučne v meste sa použije spotreba určená len pre tento režim jazdy.

1. Výpočet náhrady za použitie automobilu zamestnanca:

2. Náhrada výdavkov za ubytovanie

Zamestnanec doložil doklady o úhrade ubytovania v košickom hoteli počas 3 nocí, na základe ktorých mu v zmysle § 4 ods. 1 písm. b) zákona o cestovných náhradách patrí náhrada za ubytovanie v preukázateľnej výške (3 x 35 eur) = 105 eur.

3. Stravné

-   1. deň pracovnej cesty:

Pracovná cesta trvala 6 hodín, nárok na stravné je v zmysle Opatrenia č. 211/2024 Z. z. v sume 8,30 eur (časové pásmo 5 až 12 hodín),

-   2. deň pracovnej cesty:

Pracovná cesta trvala 24 hodín, nárok na stravné je v sume 18,40 eur (časové pásmo nad 18 hodín),

-   3. deň pracovnej cesty:

Pracovná cesta trvala 24 hodín, nárok na stravné je v sume 18,40 eur (časové pásmo nad 18 hodín),

-   4. deň pracovnej cesty:

Pracovná cesta trvala 17 hodín, nárok na stravné je v sume 12,30 eur (časové pásmo 12 až 18 hodín).

Nárok na stravné celkom = 8,30 + 18,40 + 18,40 + 12,30 = 57,40 eur.

4. Náhrada potrebných vedľajších výdavkov

Zamestnancovi vznikli nasledujúce vedľajšie výdavky súvisiace s predmetnou pracovnou cestou: služby parkovania + služby faxu + vstupné na výstavu + obstaranie diaľničnej známky.

Náhrada celkom = 8,00 eur + 2,50 eur + 3,00 eura + 12 eur = 25,50 eur.

Vyúčtovanie pracovnej cesty vykonanej od 5. novembra 2024 do 8. novembra 2024:

Vyúčtovanie pracovnej cesty predložil zamestnanec zamestnávateľovi a priložil k vyúčtovaniu všetky doklady a potvrdenky o úhrade (doklad o nákupe PHM, doklad o úhrade ubytovania, parkovania, poplatku za služby faxu, vstupenku na výstavu a doklad o nákupe diaľničnej známky). K vyúčtovaniu priložil aj kópiu veľkého technického preukazu.

Alternatíva A:

Zamestnávateľ vyplatil zamestnancovi sumu 42,47 eur dňa 14. novembra 2024. 

Alternatíva B:

Zamestnanec vrátil zamestnávateľovi sumu 57,53 eur dňa 14. novembra 2024.

Zaúčtovanie súvisiacich náležitostí s predmetnou pracovnou cestou:

Z dôvodu, že zamestnávateľ, vyplatil cestovné náhrady zamestnancovi v súlade s ustanoveniami zákona o cestovných náhradách, bude o nich účtovať ako o daňovo uplatniteľných výdavkoch. Účtovať bude do peňažného denníka v súlade s ustanovením § 4 Postupov účtovania v JÚ.

Žiadny predpis striktne neustanovuje spôsob účtovania cestovných náhrad. Dôležité teda je dodržať základné zásady účtovníctva podľa zákona o účtovníctve ako aj správne zaúčtovanie cestovných náhrad z pohľadu ich ovplyvnenia základu dane zamestnávateľa – t. j. v zmysle § 19 ods. 2 písm. d) zákona o dani z príjmov.

Zamestnávateľ dňa 4. novembra 2024 zaúčtuje vyplatenie preddavku v Peňažnom denníku nasledovne:

-   výdavok peňažných prostriedkov v hotovosti 400 eur resp. 500 eur, a to na základe výdavkového pokladničného dokladu, na ktorom zamestnanec potvrdil svojím podpisom prevzatie tohto preddavku (zálohy),

-   sumu preddavku 400 eur resp. 500 eur ďalej uvedie medzi „Výdavky vynaložené na dosiahnutie, zabezpečenie a udržanie zdaniteľných príjmov“ v stĺpci „Výdavky celkom“, pričom túto sumu uvedie zároveň aj pre účely druhového členenia uvedených výdavkov v stĺpci „Ostatné výdavky“.

Alternatíva A:

Zamestnávateľ dňa 14. novembra 2024 zaúčtuje doplatenie sumy 42,47 eur, ktorá je výsledkom vyúčtovania pracovnej cesty nasledovným spôsobom:

-   výdavok peňažných prostriedkov v hotovosti 42,47 eur na základe výdavkového pokladničného dokladu, ku ktorému je pripojené vyúčtovanie pracovnej cesty zamestnanca, pričom tento zamestnanec potvrdil svojím podpisom prevzatie uvedenej sumy,

-   sumu doplatku 42,47 eur ďalej zaeviduje v Peňažnom denníku medzi „Výdavky vynaložené na dosiahnutie, zabezpečenie a udržanie zdaniteľných príjmov“ v stĺpci „Výdavky celkom“, pričom túto sumu uvedie zároveň aj pre účely druhového členenia uvedených výdavkov v stĺpci „Ostatné výdavky“.

Alternatíva B:

Zamestnávateľ dňa 14. novembra 2024 zaúčtuje inkaso preplatku 57,53 eur, ktorá je výsledkom vyúčtovania pracovnej cesty nasledovným spôsobom:

-   inkaso peňažných prostriedkov v hotovosti 57,53 eur na základe príjmového pokladničného dokladu, ku ktorému je pripojené vyúčtovanie pracovnej cesty zamestnanca, pričom tento zamestnanec potvrdil svojím podpisom odovzdanie uvedenej sumy,

-   sumu preplatku 57,53 eur ďalej zaeviduje v Peňažnom denníku mínusovým znamienkom medzi „Výdavky vynaložené na dosiahnutie, zabezpečenie a udržanie zdaniteľných príjmov“ v stĺpci „Výdavky celkom“, pričom túto sumu uvedie zároveň aj pre účely druhového členenia uvedených výdavkov v stĺpci „Ostatné výdavky“ (storno výdavkov).

Ing. Ján Mintál

§ 5 zákona č. 283/2002 Z. z.
o cestovných náhradách

Citácia na str. 73

Stravné

(1) Zamestnancovi patrí stravné za každý kalendárny deň pracovnej cesty za podmienok ustanovených týmto zákonom. Suma stravného je ustanovená v závislosti od času trvania pracovnej cesty v kalendárnom dni, pričom čas trvania pracovnej cesty je rozdelený na časové pásma

a)  5 až 12 hodín,

b)  nad 12 hodín až 18 hodín,

c)  nad 18 hodín.

(2) Sumu stravného pre časové pásma podľa odseku 1 ustanoví opatrenie, ktoré vydá Ministerstvo práce, sociálnych vecí a rodiny Slovenskej republiky (ďalej len „ministerstvo"); opatrenie sa vyhlási uverejnením jeho úplného znenia.

(3) Ak zamestnávateľ vyslaním na pracovnú cestu, ktorá trvá menej ako 5 hodín, neumožní zamestnancovi stravovať sa zvyčajným spôsobom, môže mu poskytnúť stravné až do sumy stravného ustanovenej pre časové pásmo 5 až 12 hodín alebo zabezpečiť bezplatné stravovanie.

(4) Ak zamestnanec, ktorému častá zmena pracoviska vyplýva z osobitnej povahy povolania, vykoná počas

a)  kalendárneho dňa viac pracovných ciest, z ktorých každá trvá menej ako 5 hodín, pričom celkový súčet trvania týchto pracovných ciest je 5 hodín a viac, patrí zamestnancovi stravné za celkový čas trvania týchto pracovných ciest,

b)  dvoch kalendárnych dní pracovnú cestu, ktorá trvá v každom kalendárnom dni menej ako 5 hodín a ktorá celkovo trvá najmenej 5 hodín, patrí zamestnancovi stravné v sume ustanovenej pre časové pásmo 5 až 12 hodín,

c)  jednej pracovnej zmeny v rámci dvoch kalendárnych dní viac pracovných ciest, z ktorých každá trvá menej ako 5 hodín, pričom celkový súčet trvania týchto pracovných ciest je 5 hodín a viac, patrí zamestnancovi stravné za celkový čas trvania týchto pracovných ciest.

(5) So zamestnancom, ktorému častá zmena pracoviska vyplýva z osobitnej povahy povolania, možno v pracovnej zmluve alebo v dohode o práci vykonávanej mimo pracovného pomeru dohodnúť odchylne od tohto zákona podmienky na poskytovanie stravného, ako aj nižšie sumy stravného, najviac však o 5 % z ustanovenej sumy stravného; suma stravného sa zaokrúhli na najbližší eurocent nahor ...