Otázky z praxe

preddavok na pracovnú cestu

a jeho vyúčtovanie

Zamestnávateľ poskytuje zamestnancovi preddavok na pracovnú cestu podľa zákona č. 283/2002 Z. z. o cestovných náhradách v znení neskorších predpisov (ďalej ZCN). Povinnosť poskytnúť preddavok bez žiadosti zamestnanca, ktorý bol vyslaný na pracovnú cestu, má zamestnávateľ len pri zahraničnej pracovnej ceste a pri vyslaní do štátu Európskej únie (ďalej EÚ). Pri tuzemskej pracovnej ceste je zamestnávateľ povinný poskytnúť preddavok na cestovné náhrady len na základe žiadosti zamestnanca.

Preddavok na jednodňovú tuzemsku pracovnú cestu

Zamestnanec bol vo februári 2023 vyslaný na jednodňovú pracovnú cestu, ktorej predpokladaná dĺžka je viac ako 18 hodín. Zamestnanec požiadal zamestnávateľa o poskytnutie preddavku vo výške 50 eur. Nárok zamestnanca na stravné pri dodržaní podmienok pracovnej cesty je, podľa § 5 ods. 1 písm. c) ZCN, vo výške 15,30 eur. Zamestnanec má nárok aj na úhradu cestovných výdavkov. Predpokladané cestovné výdavky nebudú vyššie ako 20 eur. Zamestnávateľ zamestnancovi preddavok neposkytol a svoje rozhodnutie zdôvodnil tým, že ide a jednodňovú pracovnú cestu, pri ktorej je výška cestovných náhrad nízka a výdavky spojené s pracovnom cestou mu preplatí na základe vyúčtovania už na druhý deň.

Postup zamestnávateľa nebol správny. Zamestnávateľ je povinný poskytnúť zamestnancovi preddavok, ak zamestnanec požiada o jeho poskytnutie. ZCN nešpecifikuje, o akú pracovnú cestu ide (jednodňovú, viacdňovú) a ani sumu a rozsah predpokladaných výdavkov. Zamestnávateľ je povinným podľa § 36 ods. 1 ZCN, na základe žiadosti zamestnanca, poskytnúť preddavok do výšky predpokladaných výdavkov.

Preddavok na zahraničnú pracovnú cestu

Zamestnávateľ vyslal zamestnanca na zahraničnú pracovnú cestu do Rakúska a do ČR. Zamestnávateľ poskytol zamestnancovi preddavok v eurách. V ČR musel zamestnanec vymeniť časť finančných prostriedkov v EUR na CZK. Pri výmene platil poplatok vo výške 110 CZK.

Musí zamestnávateľ uhradiť zamestnancovi výdavok 110 CZK, ktorý musel zaplatiť pri výmene finančných prostriedkov?

Poplatok za výmenu finančných prostriedkov uhradí zamestnávateľ pri vyúčtovaní pracovnej cesty, na základe potvrdenia, ktoré mu zamestnanec predloží. Poplatok za výmenu sa považuje za potrebný vedľajší výdavok, na ktorý má zamestnanec podľa § 4 ods. 1 písm. d) ZCN nárok.

Poskytnutie preddavku na viaceré zahraničné cesty naraz

Zamestnanec, ktorý pracuje ako opravár a čistič špeciálneho zariadenia, vykonáva dva až tri krát do týždňa zahraničnú pracovnú cestu do Rakúska, pri ktorej má nárok na stravné vo výške 22,50 eur (50 % zo stravného 45 eur, lebo pracovná cesta trvá 6 až 12 hodín) a preukázané cestovné výdavky. Pred každou cestou si zamestnanec vyzdvihuje preddavok vo výške 35 až 40 eur.

Zamestnávateľ sa z dôvodu zníženia administratívnej náročnosti rozhodol, že bude zamestnancovi poskytovať preddavok na zahraničnú pracovnú cestu tak, že mu ho poskytne na viaceré pracovné cesty naraz. T. z., vždy v pondelok, keď už má zamestnanec objednávky na výkon prác na celý týždeň, mu poskytne preddavok na všetky zahraničné pracovné cesty, ktoré má v danom týždni vykonať, naraz. Postup zamestnávateľa je správny, lebo je v súlade s ustanovením § 36 ods. 3 ZCN.

Preddavok na zahraničnú pracovnú cestu a jeho vyúčtovanie

Zamestnanec bol zamestnávateľom vyslaný na 4 – dňovú pracovnú cestu do Nemecka. Zamestnávateľ mu poskytol pred začatím pracovnej cesty preddavok vo výške 300 eur. Cestovné lístky na vlak uhradil zamestnávateľ ešte pred začatím pracovnej cesty, takže zamestnancovi výdavky na cestovné do miesta a z mesta výkonu zahraničnej pracovnej cesty nevnikli. Aj úhradu za ubytovanie vykonal zamestnávateľ pred začiatkom pracovnej cesty.

Zamestnanec po skončení pracovnej cesty predložil zamestnávateľovi do 7 pracovných dní doklady z pracovnej cesty, ktoré slúžia k vyúčtovaniu:

-   stravné = 75 eur x 4 dni = 300 eur,

-   MHD v mieste výkonu pracovnej cesty = 60 eur (doložené cestovnými lístkami)

-   cestovné náhrady spolu = 300 eur + 60 eur = 360 eur

-   poskytnutý preddavok = 300 eur

-   doplatok zamestnávateľa = 360 – 300 = 60 eur.

Zamestnávateľ má povinnosť doplatiť zamestnancovi sumu 60 eur do 10 pracovných dní odo dňa, kedy mu predložil zamestnanec doklady o vyúčtovaní pracovnej cesty.

Preddavok na zahraničnú pracovnú cestu a jeho vyúčtovanie

Zamestnanec bol zamestnávateľom vyslaný na 4 – dňovú pracovnú cestu do Nemecka. Zamestnávateľ mu poskytol pred začatím pracovnej cesty preddavok vo výške 300 eur. Letenky a a ubytovanie uhradil zamestnávateľ ešte pred začatím pracovnej cesty, takže zamestnancovi výdavky na cestovné (okrem cestovného v miesta výkonu zahraničnej pracovnej cesty) a ubytovanie nevnikli. Zamestnanec ma počas trvania zahraničnej pracovnej cesty zabezpečené 3- krát raňajky, ktoré boli v cene ubytovania.

Zamestnanec mal počas pracovnej cesty zabezpečené čiastočne bezplatné stravovanie, 3 – krát raňajky, preto sa mu stravné v uvedených dňoch bude krátiť o 25 %, v súlade s ustanovením ô 5 ods. 6 ZCN. Zamestnanec po skončené pracovnej cesty predložil zamestnávateľovi do 5 pracovných dní doklady z pracovnej cesty, ktoré slúžia k vyúčtovaniu:

-   stravné = 45 eur + (45 eur : 100 x 75) x 3 dni = 146,25 eur

-   MHD v mieste výkonu pracovnej cesty = 100 eur (doložené cestovnými lístkami)

-   cestovné náhrady spolu = 146,25 eur + 120 eur = 266,25 eur

-   poskytnutý preddavok = 300 eur

-   preplatok zamestnanca = 266,25 – 300 = -33,75 eur.

Zamestnanec má povinnosť vrátiť zamestnávateľovi, podľa § 36 ods. 9 ZCN, preplatok vo výške 33,75 eur.

Preddavok na zahraničnú pracovnú cestu do ČR a jeho vyúčtovanie

Vo februári 2023 bol zamestnanec vyslaný zamestnávateľom na 3 – dňovú pracovnú cestu do ČR. Podľa Opatrenia MF SR je pre ČR stanovená základná sadzba stravného 600 CZK. Zamestnanec požiadal zamestnávateľa, aby mu preddavok na stravné na zahraničnú pracovnú cestu vyplatil v eurách. Zamestnávateľ vyplatil zamestnancovi pred nástupom na pracovnú cestu preddavok 70 eur.

Zamestnávateľ poskytol zamestnancovi na základe vzájomnej dohody, preddavok v eurách. Z uvedeného dôvodu bude aj vyúčtovanie stravného vykonané v mene euro. Zamestnanec iné výdavky počas pracovnej cesty nemal (cestovné si uplatnil kolega, vodič dopravného prostriedku a ubytovanie zaplatil zamestnávateľ pred začatím pracovnej cesty).

Vyúčtovanie pracovnej cesty:

-   stravné = 600 CZK x 3 = 1 800 CZK

-   prepočet = 1 800 : 23,775 = 75,71 eur.

Suma 23,775 je prepočítací kurz medzi EUR a CZK, ktorý bol vyhlásený ECB a je platný v prvý deň mesiaca, v ktorom sa zahraničná pracovná cesta začala, t. z. 1. 2. 2023.

Do vyúčtovania pracovnej cesty uvedie zamestnanec stravné v eurách. Ak by mu počas pracovnej cesty vznikli aj iné výdavky, ktoré hradil v CZK, do vyúčtovania by uviedol tieto výdavky v CZK.

Zamestnávateľ bude pri účtovaní vyúčtovania pracovnej cesty postupovať takto:

-   stravné v mene euro je záväzok voči zamestnancovi v eurách,

-   ostatné výdavky (ak by ich zamestnanec doložil dokladmi o úhrade) v mene CZK bude evidovať ako záväzok v cudzej mene.

Ing. Jarmila Strählová

§ 36 Preddavky na náhrady
a vyúčtovanie náhrad

zákon č. 283/2002 Z. z. o cestovných náhradách

(1) Zamestnávateľ je povinný poskytnúť zamestnancovi preddavok na náhrady podľa tohto zákona do sumy predpokladaných náhrad (ďalej len „preddavok“) pri vyslaní na zahraničnú pracovnú cestu a pri vyslaní do štátu Európskej únie. Zamestnávateľ je povinný poskytnúť zamestnancovi preddavok pri inej skutočnosti zakladajúcej nárok na náhrady iba na žiadosť zamestnanca.

(2) Preddavok alebo jeho časť môže zamestnávateľ po dohode so zamestnancom poskytnúť aj

a)  formou cestovného šeku,

b)  zapožičaním platobnej bankovej karty zamestnávateľa alebo medzinárodnej platobnej bankovej karty zamestnávateľa,

c)  prevodom na účet zamestnanca vedený v banke alebo pobočke zahraničnej banky v eurách alebo prevodom na účet zamestnanca vedený v banke alebo pobočke zahraničnej banky v cudzej mene.

(3) Zamestnávateľ môže v prípade potreby poskytnúť preddavok jedným rozhodnutím

a)  pre viacerých zamestnancov,

b)  na viacero pracovných ciest zamestnanca.

(4) Zamestnávateľ je povinný poskytnúť zamestnancovi pri vyslaní na zahraničnú pracovnú cestu do členského štátu eurozóny alebo do tretieho štátu a pri vyslaní do štátu Európskej únie, ktorý je členským štátom eurozóny, preddavok v eurách v rozsahu a v sume podľa času trvania a podmienok zahraničnej pracovnej cesty a času a podmienok vyslania do štátu Európskej únie. V cudzej mene môže zamestnávateľ poskytnúť preddavok alebo jeho časť iba po dohode so zamestnancom pred zahraničnou pracovnou cestu do členského štátu eurozóny alebo do tretieho štátu a pred vyslaním do štátu Európskej únie, ktorý je členským štátom eurozóny.

(5) Zamestnávateľ je povinný poskytnúť zamestnancovi pri vyslaní na zahraničnú pracovnú cestu do štátu, ktorý nie je členským štátom eurozóny alebo tretím štátom, a pri vyslaní do štátu Európskej únie, ktorý nie je členským štátom eurozóny, preddavok v cudzej mene v rozsahu a v sume podľa času trvania a podmienok zahraničnej pracovnej cesty a času a podmienok vyslania do štátu Európskej únie. V eurách môže zamestnávateľ poskytnúť preddavok alebo jeho časť, iba ak banka alebo pobočka zahraničnej banky alebo zmenáreň príslušnú cudziu menu nevydáva alebo po dohode so zamestnancom ...