Osobný spis zamestnanca
Všetky písomnosti týkajúce sa pracovného pomeru zamestnanca tvoria jeho osobný spis. Osobný spis je aj súhrnom osobných údajov a informácií o zamestnancovi. Aké sú podmienky pre nakladanie s osobným spisom? Aké informácie môže zamestnávateľ o zamestnancovi zverejniť a komu?
OSOBNÝ SPIS - Žiadny pracovnoprávny predpis nevymedzuje jeho obsahové zloženie, nakladanie s ním, poskytovanie informácií z neho. Zákonník práce ako základný pracovnoprávny predpis pre oblasť pracovnoprávnych vzťahov nevymedzuje povinnosť ho viesť. Toto sa netýka oblasti štátnozamestnaneckých vzťahov, kde je táto povinnosť ustanovená v § 107 ods. 1 zákona č. 55/2017 Z. z. o štátnej službe.
Do osobného spisu sa zakladajú dokumenty, ktoré zamestnanec predložil v rámci výberového konania ako životopis, doklady o dosiahnutom vzdelaní, doklad o bezúhonnosti zamestnanca, doklad preukazujúci zdravotnú spôsobilosť alebo psychickú spôsobilosť, prípadne inú spôsobilosť na výkon dohodnutej práce. Súčasťou osobného spisu je aj osobný dotazník, ak ho zamestnanec vypĺňa. Súčasťou osobného spisu je aj uzatvorená pracovná zmluva ako dokument, ktorým sa zakladá pracovnoprávny vzťah, a všetky dodatky k nej.
Súčasťou osobného spisu sú aj hodnotenia pracovného výkonu zamestnanca nadriadeným zamestnancom, prípadne uložené sankcie za porušenie pracovnej disciplíny. Napokon do osobného spisu sa zakladajú aj dokumenty, ktorými sa končí pracovnoprávny vzťah.
PRE PRACOVNOPRÁVNE VZŤAHY, ktoré vznikajú v súkromnej sfére a ani pre pracovnoprávne vzťahy vznikajúce v oblasti výkonu prác vo verejnom záujme neustanovuje Zákonník práce a zákon č. 552/2003 Z. z. o výkone prác vo verejnom záujme povinnosť zakladania a vedenia osobného spisu pre zamestnanca. To však neznamená, že by zamestnávateľ nemohol viesť pre každého svojho zamestnanca osobný spis, prípadne evidenciu, v ktorej má zachytené všetky dôležité údaje a informácie o svojom zamestnancovi. Vedenie osobného spisu, prípadne inej evidencie o zamestnancovi, zamestnávatelia ocenia pri výkone personálnej agendy, mzdovej agendy, plnenia si povinností voči inštitúciám sociálneho zabezpečenia a zdravotného poistenia, správcom dane.
PRE ŠTÁTNOZAMESTNANECKÉ VZŤAHY je povinnosť viesť osobný spis zamestnanca ustanovená v § 107 zákona č. 55/2017 Z. z. o štátnej službe. Podľa ust. § 107 ods. 1 zákona o štátnej službe sa všetky písomnosti týkajúce sa štátnozamestnaneckého pomeru štátneho zamestnanca, okrem majetkového priznania, zakladajú do jeho osobného spisu. Osobný spis vedie osobný úrad. Osobný spis obsahuje osobné údaje štátneho zamestnanca, ktoré sú nevyhnutné na realizáciu práv a povinností, ktoré vyplývajú zo štátnozamestnaneckého pomeru.
VEDENIE OSOBNÉHO SPISU. Nakoľko osobný spis je súhrnom osobných údajov a informácií o zamestnancovi, je potrebné, aby pri nakladaní s ním boli dodržané aj ustanovenia zákona č. 122/2013 Z. z. o ochrane osobných údajov. Vedenie osobného spisu je spracúvaním osobných údajov v zmysle ust. § 4 ods. 3 zákona o ochrane osobných údajov. Osobný spis je informačným systémom, v ktorom sa na vopred vymedzený alebo ustanovený účel systematicky spracúva alebo má spracúvať akýkoľvek usporiadaný súbor osobných údajov prístupných podľa určených kritérií, bez ohľadu na to či ide o informačný systém centralizovaný, decentralizovaný alebo distribuovaný na funkčnom alebo geografickom základe [ust. § 4 ods. 3 písm. b) zákona o ochrane osobných údajov].
Za informačný systém považuje zákon o ochrane osobných údajov v zmysle ust. § 4 ods. 3 písm. b) aj súbor osobných údajov, ktoré sú spracúvané alebo pripravené na spracúvanie čiastočne automatizovanými alebo inými ako automatizovanými prostriedkami spracúvania.
Pri vedení osobného spisu musí zamestnávateľ ako prevádzkovateľ dodržiavať zásady spracúvania osobných údajov, ktoré sú vymedzené v druhej časti prvej hlavy zákona o ochrane osobných údajov. Prvou zásadou je, že prevádzkovateľ musí vymedziť účel spracúvania osobných údajov. Tento je potrebné vymedziť jasne, jednoznačne a konkrétne a musí byť súladný s Ústavou Slovenskej republiky, ústavnými zákonmi, zákonmi a medzinárodnými zmluvami, ktorými je Slovenská republika viazaná. Druhou zásadou je, aby ustanovené podmienky spracúvania osobných údajov neobmedzovali právo dotknutej osoby, ktoré je vymedzené zákonom. Tretia zásada spočíva v tom, aby sa osobné údaje získavali výlučne na vymedzený alebo ustanovený účel. Na to nadväzuje štvrtá zásada, podľa ktorej sa má zabezpečiť, aby sa spracúvali len také osobné údaje, ktoré svojím rozsahom a obsahom zodpovedajú účelu ich spracúvania a sú nevyhnutné na jeho dosiahnutie. Podľa piatej zásady je prevádzkovateľ povinný zabezpečiť, aby sa osobné údaje spracúvali a využívali výlučne spôsobom, ktorý zodpovedá účelu, na ktorý boli zhromaždené. Nie je prípustné, aby boli združované osobné údaje, ktoré boli získané osobitne na rozdielne účely. Šiesta zásada ustanovuje, aby boli spracúvané len správne, úplné a aktualizované osobné údaje vo vzťahu k účelu spracúvania. Siedma zásada požaduje, aby zhromaždené osobné údaje boli spracúvané vo forme, ktorá umožňuje identifikáciu dotknutých osôb počas doby nie dlhšej, ako je nevyhnutné na dosiahnutie účelu spracúvania. Ôsma zásada sa týka likvidácie osobných údajov. Prevádzkovateľ je povinný zlikvidovať tie osobné údaje, ktorých účel spracúvania sa skončil. Poslednou zásadou je, aby sa osobné údaje spracúvali v súlade s dobrými mravmi a aby sa pri ich spracúvaní konalo spôsobom, ktorý neodporuje zákonu. Tieto zásady sú vymedzené v ust. § 5 ods. 2 zákona o ochrane osobných údajov.
ZÍSKAVANIE OSOBNÝCH ÚDAJOV. Zamestnávateľ ako prevádzkovateľ je povinný pred získavaním osobných údajov oznámiť zamestnancovi svoje identifikačné údaje, účel spracúvania osobných údajov, ktorým bude vedenie personálnej agendy. Ďalej je povinný oznámiť zoznam osobných údajov alebo rozsah osobných údajov. V niektorých prípadoch tento zoznam alebo rozsah vyplýva zo zákonnej úpravy, napríklad v prípade výkonu sociálneho alebo zdravotného poistenia.
Zamestnávateľ je povinný poskytnúť i doplňujúce informácie, ktoré sú s ohľadom na všetky okolnosti a podmienky spracúvania osobných údajov potrebné pre dotknutú osobu na zaručenie jej práv a právom chránených záujmov. Tieto povinnosti vyplývajú z ust. § 15 zákona o ochrane osobných údajov.
PRAVDIVOSŤ, SPRÁVNOSŤ A AKTUÁLNOSŤ OSOBNÝCH ÚDAJOV. V súlade so šiestou zásadou je zamestnávateľ povinný spracúvať len správne, úplné a podľa potreby aktualizované osobné údaje vo vzťahu k účelu spracúvania. Nesprávne a neúplné osobné údaje musí prevádzkovateľ blokovať a bez zbytočného odkladu opraviť alebo doplniť. Ak to nie je možné nesprávne a neúplné osobné údaje prevádzkovateľ zreteľne označí a bez zbytočného odkladu zlikviduje.
LIKVIDÁCIA OSOBNÝCH ÚDAJOV. Po splnení účelu, na ktorý boli osobné údaje spracúvané, prevádzkovateľ musí osobné údaje bez zbytočného odkladu zlikvidovať alebo zabezpečiť ich likvidáciu. Táto povinnosť vyplýva z ust. § 17 ods. 1 zákona o ochrane osobných údajov. Povinnosť zlikvidovať osobné údaje sa nepoužije, ak sú tieto súčasťou registratúrneho záznamu. V takom prípade sa likvidácia uskutočňuje podľa ust. § 20 zákona č. 395/2002 Z. z. Osobný spis zamestnanca je registratúrnym záznamom v zmysle zákona č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach a je súčasťou registratúry zamestnávateľa. Registratúrny záznam definuje zákon č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach v ust. § 2 ods. 15 ako informáciu evidovanú pôvodcom registratúry. Pôvodcom registratúry je právnická osoba alebo fyzická osoba, z činnosti ktorej vzniká registratúra. Zamestnávateľ musí zabezpečiť trvanlivosť registratúrneho záznamu. V prípade, že sa osobný spis vedie v papierovej forme, papier musí spĺňať požiadavky technickej normy.
Registratúrne záznamy je zamestnávateľ povinný pravidelne vyraďovať. Vyraďovanie registratúrnych záznamov podlieha udelenému súhlasu zo strany Ministerstva vnútra Slovenskej republiky s poukazom na znenie ust. § 16 ods. 2 písm. i) zákona č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach. Podľa ust. § 16 ods. 2 písm. k) zákona č. 395/2002 Z. z. patrí medzi zamestnávateľove povinnosti aj povinnosť obmedziť prístup k registratúrnym záznamom, ktoré obsahujú osobné údaje.
Na prístup k osobným údajom obsiahnutým v osobnom spise sa vyžaduje písomný súhlas s osvedčeným podpisom fyzickej osoby, o ktorej osobné údaje ide. Je zachovaná filozofia práva na ochranu súkromia fyzickej osoby a jej imanentnej súčasti osobných údajov, podľa ktorej jednotlivec je oprávnený rozhodnúť o zásahu do svojho súkromia.
Prístup k osobnému spisu ako registratúrnemu záznamu môže byť obmedzený, nie však z dôvodov špecifikovaných v ust. § 13 ods. 6 zákona č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach. Zákon nepripúšťa obmedziť prístup k osobnému spisu jeho pôvodcovi, jeho právnemu nástupcovi, štátnym orgánom, obci, samosprávnemu kraju, iným právnickým osobám a fyzickým osobám v súvislosti s ich činnosťou. Inou právnickou osobou, ktorá pri svojej činnosti môže zisťovať, prípadne preverovať osobné údaje o jednotlivcovi je Slovenská informačná služba, Policajný zbor Slovenskej republiky, príslušné inšpektoráty práce, atď. Prístup nemôže byť obmedzený žiadateľovi, ktorého sa osobné údaje uvedené v osobnom spise týkajú. Výnimky uvedené v ust. § 13 ods. 6 zákona neplatia v prípade, ak došlo k obmedzeniu prístupu k osobnému spisu podľa ust. § 13 ods. 2 písm. a) až c) a e) a v ods. 3 alebo ak pred vyraďovacím konaním nebol prístup obmedzený. Podľa vyhlášky č. 628/2002 Z. z., konkrétne ustanovenia § 10 ods. 1, pôvodca registratúry navrhuje lehotu uloženia pre každú vecnú skupinu registratúrnych záznamov. Takto navrhnutá lehota uloženia podlieha schvaľovaniu spolu s registratúrnym plánom. Lehota uloženia môže vyplývať aj z osobitných predpisov. Napríklad zo zákona o sociálnom poistení, zákona o zdravotnom poistení. Pôvodca registratúry nesmie podľa ust. § 10 ods. 2 vyhlášky vyradiť registratúrny záznam pred tým ako uplynie schválená lehota uloženia. Podľa vzoru registratúrneho plánu pre podnikateľské subjekty sa odporúča, aby zamestnávateľ pri osobnom spise navrhol lehotu uloženia po dobu 70 rokov od narodenia zamestnanca.
Počas doby uloženia musí zamestnávateľ zabezpečiť ochranu spisu a samozrejme jeho obsahu. Povinnosť chrániť osobný spis vyplýva nielen zo zákona č. 395/2002 Z. z. ale aj zo zákona o ochrane osobných údajov. Vyhláška kladie dôraz na preventívnu ochranu registratúrnych záznamov.
V rámci preventívnej ochrany vyhláška požaduje, aby registratúrny záznam bol vyhotovený na nosiči, ktorý zabezpečí jeho trvanlivosť. Registratúrny záznam musí byť umiestnený v priestoroch spĺňajúcich podmienky ustanovené vyhláškou. Súčasťou ochranných opatrení je aj zamedzenie prístupu cudzích osôb do priestorov, v ktorých sú registratúrne záznamy, čiže osobné spisy zamestnancov, uložené.
BEZPEČNOSŤ OSOBNÝCH ÚDAJOV. Za bezpečnosť osobných údajov zodpovedá prevádzkovateľ. Zákon o ochrane osobných údajov mu ustanovuje povinnosť chrániť spracúvané osobné údaje pred poškodením, zničením, stratou, zmenou, neoprávneným prístupom a sprístupnením, poskytnutím alebo zverejnením, ako aj pred akýmikoľvek inými neprípustnými spôsobmi spracúvania (ust. § 19 ods. 1 zákona o ochrane osobných údajov). Na dosiahnutie tohto účelu je povinný prijať primerané technické, organizačné a personálne opatrenia, ktoré by mali zodpovedať spôsobu spracúvania osobných údajov.
Mgr. Martina Kovalčíková
Použitá literatúra:
•Vzor registratúrneho plánu pre podnikateľské subjekty (http://www.minv.sk/swift data/source/verejna sprava/saba psa/vzory/RPI pre podniky.pdf)
VZOR
Pracovný posudok
Zamestnávateľ:
ABC, s. r. o.,
so sídlom Nová 48, 821 01 Bratislava,
konajúca konateľom:
Ing. Jánom Drobným
vydáva
zamestnancovi:
Roman Nový,
narodený 01. 01. 1990,
bytom Krátka 10, 821 01 Bratislava
tento pracovný posudok:
Medzi zamestnancom a zamestnávateľom bol uzatvorený dňa 01. 01. 2011 pracovný pomer na neurčitý čas. Zamestnanec pracoval na pozícii predavač spotrebného tovaru. Pracovný pomer bol skončený dohodou na návrh zamestnanca ku dňu 31. 12. 2016.
Zamestnanec pristupoval k práci veľmi zodpovedne. Bol dochvíľny, svedomitý, prispôsobivý. Rýchlo si osvojoval pracovné postupy a poznatky potrebné na výkon práce. Veľmi pozitívne hodnotím jeho individuálny prístup k zákazníkom, zdvorilosť, ústretovosť, ochotu pomôcť. Zároveň bol schopný ponúkať aj tovar, ktorý zákazníci nežiadali, ale potrebovali. Celkovo som bol s jeho výsledkami a pôsobením v spoločnosti veľmi spokojný.
Tento pracovný posudok sa vydáva na žiadosť zamestnanca.
Bratislava 31. 12. 2016
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
pečiatka zamestnávateľa
a podpis zodpovedného zamestnanca
