Podľa novely Obchodného zákonníka sa do obchodného registra už nebudú zapisovať fyzické osoby. Na základe tejto zmeny sa vypúšťa táto skupina ÚJ z povinnosti riedenia do veľkostných skupín. Pre fyzické osoby, ktoré postupujú v sústave podvojného účtovníctva, sa z tohto titulu nemení ich zatriedenie do príslušnej veľkostnej skupiny.

Náležitosti účtovného dokladu (§ 10 ZoÚ)

Podpis osoby zodpovednej za uskutočnenie účtovného prípadu nahradený elektronickou výmenou údajov alebo vnútorným kontrolným systémom.

Účtovný doklad je preukázateľný účtovný záznam, ktorý musí obsahovať

  slovné a číselné označenie účtovného dokladu,

  obsah účtovného prípadu a označenie jeho účastníkov,

  peňažnú sumu alebo údaj o cene za mernú jednotku a vyjadrenie množstva,

  dátum vyhotovenia účtovného dokladu,

  dátum uskutočnenia účtovného prípadu, ak nie je zhodný s dátumom vyhotovenia,

  podpisový záznam osoby zodpovednej za účtovný prípad v ÚJ, ak overenie účtovného prípadu nie je zabezpečené podľa § 32 ods. 3 písm. b) alebo písm. c).

V nadväznosti na nové podmienky zabezpečenia vierohodnosti a neporušenosti obsahu účtovného záznamu, ktoré sú ustanovené v § 32 ods. 3 ZoÚ sa umožňuje, aby bol podpis osoby zodpovednej za uskutočnenie účtovného prípadu nahradený elektronickou výmenou údajov alebo vnútorným kontrolným systémom. Ak ÚJ neuskutočňuje výmenu účtovných záznamov prostredníctvom takýchto systémov, je povinná na účtovnom doklade uvádzať podpis osoby zodpovednej za účtovný prípad. Podpis môže mať formu vlastnoručného podpisu alebo môže byť nahradený inou formou podpisu, ktorá je upravená v § 32 ods. 2 návrhu ZoÚ.

Z náležitostí účtovného dokladu sa vypúšťa podpis osoby zodpovednej za jeho zaúčtovanie ako aj povinnosť uvádzať na účtovnom doklade označenie účtov, na ktorých sa účtovný prípad zaúčtuje. ÚJ účtujúca v sústave podvojného účtovníctva bude mať naďalej povinnosť na výzvu daňového úradu poskytnúť pri kontrole prístup do softvéru na vedenie účtovníctva a účtovné záznamy, ktoré preukazujú označenie účtov, na ktorých sú účtovné prípady v ÚJ účtované. Táto povinnosť sa presunula do § 31 ods. 8 ZoÚ.

Register účtovných závierok (§ 23 a násl. ZoÚ)

Kto bude ukladať dokumenty do verejnej časti registra

V návrhu ZoÚ sa rozširuje verejná časť Registra účtovných závierok (ďalej len „register“) o ďalšie právne formy právnických osôb, čím budú všetky právnické osoby, ktoré majú povinnosť ukladať dokumenty do registra, zaradené do verejnej časti registra. Ide predovšetkým o pozemkové spoločenstvá, ale aj mimovládne neziskové organizácie ako sú občianske združenia, spoločenstvá vlastníkov bytov a nebytových priestorov, záujmové združenia právnických osôb a ďalšie. V neverejnej časti registra po úprave budú účtovné dokumenty fyzických osôb – podnikateľov a organizačných zložiek zahraničných osôb.

Dokumenty ukladané do registra len v elektronickej podobe

V návrhu ZoÚ sa navrhuje, aby všetky účtovné dokumenty boli ukladané v elektronickej podobe, čo zjednoduší postup pri ich ukladaní, ale aj odstráni chybovosť pri neautomatizovanom spracovaní účtovných závierok. Všetky ÚJ budú povinné po 1. januári 2022 ukladať do registra všetky účtovné dokumenty za účtovné obdobie roka 2021 alebo aj za predchádzajúce účtovné obdobia už iba v elektronickej podobe. Rozsah povinnosti ukladať účtovné dokumenty do registra jednotlivými druhmi ÚJ ostáva rovnaký, mení sa iba spôsob ukladania účtovných dokumentov.

Osoby zodpovedné za uloženie dokumentov do registra z dôvodu výmazu ÚJ z obchodného registra

Osobitne sa ustanovujú povinnosti pre ÚJ a osoby, ktoré sú zodpovedné za uloženie dokumentov pri ukončení činnosti ÚJ z dôvodu jej výmazu. Dokumenty podľa § 23 ods. 2 ZoÚ po výmaze obchodnej spoločnosti alebo družstva z obchodného registra je povinný uložiť  posledný štatutárny orgán alebo člen štatutárneho orgánu zapísaný v obchodnom registri pred výmazom obchodnej spoločnosti alebo družstva z obchodného registra oprávnený konať za obchodnú spoločnosť alebo družstvo v rozsahu zapísanom v obchodnom registri pred výmazom obchodnej spoločnosti alebo družstva z obchodného registra.

Účtovný záznam, jeho preukázateľnosť, transformácia (§ 31, § 32 a § 33 ZoÚ)

V doterajšom ustanovení § 31-Účtovný záznam ZoÚ sa písomná forma a technická forma účtovného záznamu upravila na listinný účtovný záznam a elektronický účtovný záznam, ktoré sú rovnocenné tak ako doteraz.

Elektronickým účtovným záznamom bude účtovný záznam vyhotovený

  v elektronickom formáte a prijatý alebo sprístupnený v elektronickom formáte, pričom elektronické formáty určuje vyhotoviteľ účtovného záznamu alebo je určený na základe dohody s prijímateľom účtovného záznamu,

  naskenovaním listiny (§ 33 ods. 3) zaslaný elektronicky; pri elektronickom zasielaní môže tvoriť prílohu elektronickej pošty,

  v elektronickom formáte na interné účely ÚJ.

Podpisový záznam

môže byť vlastnoručný podpis, kvalifikovaný elektronický podpis alebo obdobný preukázateľný podpisový záznam nahrádzajúci vlastnoručný podpis v elektronickej podobe,pričomjedôležitájednoznačnápreukázateľnáidentifikáciaosoby,ktorátento podpisový záznam vyhotovila. Novelou sa precizuje možnosť pripojenia podpisového záznamu v elektronickej podobe prostredníctvom informačného systému takým spôsobom, ktorý zabezpečí jednoznačnú a preukázateľnú identifikáciu zodpovednej osoby.

Ako podpisový záznam zodpovednej osoby môže byť akceptované aj overenie osoby prostredníctvom informačného systému, ak osoba na prístup využíva osobný prístupový kód, prístupové meno a heslo alebo šifrovací kľúč, pomocou ktorého je možné jednoznačne a preukázateľne identifikovať zodpovednú osobu.

ÚJ musí vytvoriť taký systém tvorby prístupových kódov, ktorý zabezpečí, aby ich iná ako zodpovedná osoba nemohla získať, spätne načítať, kopírovať alebo inak zneužiť.

Pri zabezpečení proti zneužitiu a modifikácii účtovného záznamu sa odporúča použiť technológie ako sú elektronický podpis, zdokonalený elektronický podpis, kvalifikovaný elektronický podpis prípadne elektronická pečať, zdokonalená alebo kvalifikovaná elektronická pečať, ktoré sú pripojené alebo logicky pridružené k účtovným záznamom v elektronickej podobe s cieľom zabezpečiť pôvod a integritu týchto údajov. Spôsob, ktorým ÚJ vykoná toto zabezpečenie, je na jej rozhodnutí a je súčasťou programovej dokumentácie k vedeniu účtovníctva.

ÚJ môže používať tiež elektronický podpis

v súlade s nariadením EP a Rady č. 910/2014 o elektronickej identifikácii a dôveryhodných službách pre elektronické transakcie na vnútornom trhu, ktoré definuje elektronický podpis ako údaje v elektronickej forme, ktoré sú pripojené alebo logicky pridružené k iným údajom v elektronickej forme a ktoré podpisovateľ používa na podpisovanie.

Súčasne sa umožňuje uskutočňovať spracovanie a výmenu účtovných záznamov v rámci ÚJ alebo medzi ÚJ vo forme elektronickej výmeny údajov prostredníctvom používateľského aplikačného programu. Pri tejto forme sú údaje štruktúrované podľa dopredu dohodnutých štandardov a vo forme správ sú následne elektronicky automaticky prenášané bez zásahu človeka.

ÚJ môže vierohodnosť pôvodu účtovného záznamu a neporušenosť jeho obsahu zabezpečiť aj vnútorným kontrolným systémom účtovných záznamov, v rámci ktorého sú určené osoby zodpovedné za jednotlivé časti v procese spracovania účtovných záznamov. Ide o proces vytvorený, riadený a aktualizovaný zodpovednými osobami. Príkladom vnútorného kontrolného systému môže byť párovanie všetkých účtovných záznamov do podkladu na preukázanie účtovného prípadu – vystavenie objednávky, dodací list, faktúra. Vnútorný kontrolný systém umožňuje vytvoriť kontrolný záznam  preukazujúci skutočnosť, ktorým je predaj tovaru.

Pri overovaní účtovnej závierky audítorom alebo pri kontrole účtovníctva daňovým úradom je ÚJ povinná umožniť prístup do softvéru na vedenie účtovníctva a preukázať účtovným záznamom označenie účtov, na ktorých sú účtované prípady účtované, ak ÚJ účtuje v sústave podvojného účtovníctva. Súčasne je povinná predložiť účtovné záznamy v takej podobe v akej ich vedie a následne archivuje. Ak ÚJ vedie a uchováva účtovné záznamy v elektronickej podobe, má povinnosť ich predkladať oprávneným osobám v takejto podobe.

Transformácia účtovného záznamu (§ 33 ZoÚ)

V § 33 ZoÚ sa jednoznačne ustanovuje spôsob transformácie účtovného záznamu - zmena podoby účtovného záznamu z listinnej na elektronickú alebo z elektronickej podoby na listinnú.

ÚJ môže vykonať transformáciu toho istého preukázateľného účtovného záznamu len raz. Ak ÚJ vykonala napr. zmenu podoby účtovného záznamu z listinnej na elektronickú a výsledok zmeny nespĺňa navrhované požiadavky (napr. čitateľnosť), nepovažuje sa takáto neúspešná zmena za transformáciu a zmenu podoby účtovného záznamu z listinnej podoby na elektronickú možno vykonať transformáciou napr. pri pozmenení nastavenia parametrov skenera. Zároveň z ustanovenia vyplýva, že sa neumožňuje vykonať transformáciu účtovného záznamu, ktorý už bol predmetom transformácie (napr. v súvislosti s uchovávaním účtovnej dokumentácie ÚJ nemôže uskutočniť zmenu elektronickej podoby na listinnú takého účtovného záznamu, u ktorého už vykonala transformáciu skenovaním a účtovný záznam v pôvodnej listinnej podobe už nemá k dispozícii).

Transformáciu účtovného záznamu z listinnej podoby do elektronickej

môže ÚJ vykonať zaručenou konverziou. K zaručenej konverzii sa navrhuje alternatíva, ktorou možno vykonať zmenu listinnej podoby účtovného záznamu na elektronickú. Cieľom navrhovanej alternatívy je uskutočniť takú transformáciu, ktorej výsledkom je maximálna možná zhoda vrátane vizuálnej s originálom, resp. účtovným záznamom v listinnej podobe.

Pri dodržaní navrhovaných požiadaviek na skenovanie, kde výstupom je sken (obrázok) uložený v súborovom formáte s rastrovou grafikou (napr. obrázok uložený vo formáte .pdf, .png, .jpg, .tiff), sa takýto elektronický účtovný záznam bude považovať za preukázateľný a nebude sa požadovať predloženie účtového záznamu v pôvodnej listinnej podobe.

Predloženie účtovného záznamu v pôvodnej listinnej podobe sa tiež nevyžaduje, ak následné úpravy elektronického formátu (napr. formátu .pdf technikou OCR - Object Character Recognition) zachovávajú rastrovú podobu.

Skenovaním je možné transformovať všetky druhy účtovných dokladov

ktoré sa v súčasnosti vyhotovujú väčšinou v listinnej podobe ako napríklad príjmový a výdavkový pokladničný doklad, pokladničné bločky.

ÚJ môže transformovať elektronické účtovné záznamy do listinnej podoby zaručenou konverziou alebo ak elektronický účtovný záznam neobsahuje kvalifikovaný elektronický podpis alebo kvalifikovanú elektronickú pečať, ÚJ ho môže vytlačiť na papier so zachovaním neporušenosti a čitateľnosti obsahu a v tejto podobe ich môže uchovávať a predložiť v prípade kontroly. 

Záznamy v listinnej podobe, ktoré prešli procesom transformácie na elektronickú podobu, sú následne uchovávané v elektronickej podobe. To nebráni ÚJ vyhotoviť si kópiu účtovného záznamu pre interné potreby alebo pre potreby kontrolných orgánov v listinnej podobe.

Pri transformácii faktúr je podľa usmernenia FS SR umožnená transformácia listinnej faktúry na elektronickú

Časť metodického pokynu transformáciu faktúr upravuje nasledovne: „Osoby povinné uchovávať faktúry si môžu zvoliť formu ich uchovávania bez ohľadu na to, ako boli faktúry poslané alebo sprístupnené. Je na zvážení týchto osôb, či budú faktúry uchovávať v elektronickej alebo papierovej forme. Zdaniteľná osoba, ktorá uchováva faktúry elektronicky, je povinná umožniť daňovému úradu na účely kontroly prístup k týmto faktúram, ich sťahovanie a používanie. Elektronickým uchovávaním faktúry sa podľa § 76 ods. 6 zákona o DPH rozumie uloženie údajov vykonané prostredníctvom elektronického zariadenia na spracovanie vrátane digitálnej kompresie a uchovávanie údajov použitím drôtových, rádiových, optických alebo iných elektromagnetických prostriedkov.“.

Link na metodické usmernenie FS SR

https://www.financnasprava.sk//_img/pfsedit/Dokumenty_PFS/Zverejnovanie_dok/Dane/Metodicke_pokyny/Nepriame_dane/2019/2019.01.14_DPH.pdf

 Ak účtovný záznam je súčasne aj registratúrnym záznamom, ÚJ je naďalej povinná rešpektovať aj ustanovenia zákona o archívoch a registratúrach, ktorý člení tzv. pôvodcov registratúry do troch kategórií a každá kategória má iné povinnosti, ktoré súvisia s uchovávaním registratúrnych záznamov a vyhotovovaním elektronických kópií z nich. Vo všeobecnosti platí, že na fyzické a právnické osoby, ktoré podnikajú na základe živnostenského alebo iného oprávnenia, sa tento zákon vzťahuje len v obmedzenej miere a prevažne patria medzi pôvodcov registratúry, z činnosti ktorých nevznikajú záznamy s trvalou dokumentárnou hodnotou. Potom pre nich platí v súlade s § 16 ods. 5 zákona o archívoch a registratúrach, že sa na nich nevzťahuje povinnosť podľa § 16 ods. 2 písm. e). Ak je ÚJ pôvodcom registratúry prvej alebo druhej kategórie (napr. je orgánom verejnej moci), musí rešpektovať ustanovenia tohto zákona v plnej miere.

Požiadavky na uchovávanie účtovných záznamov (§ 35 ods. 5 ZoÚ)

V záujme dôslednejšieho zabezpečenia účtovných záznamov počas ich uchovávania je ÚJ povinná dodržiavať určený spôsob uchovávania účtovnej dokumentácie, ktorý si sama zvolí napr. v internom predpise.

Dopĺňa sa ustanovenie o uchovávaní elektronických účtovných záznamov, ktoré predstavuje elektronické uchovávanie účtovnej dokumentácie uložením týchto záznamov na dátovom nosiči. Akú formu dátového nosiča si ÚJ zvolí, je na jej rozhodnutí.

Môže to byť napríklad optický disk, USB kľúč, pamäťová karta, pevné disky, cloudové úložisko a podobne. Dôležitým zostáva povinnosť ÚJ zabezpečiť v prípade kontroly, aby účtovné záznamy bolo možné sprístupniť z elektronického dátového nosiča do podoby, ktorá je čitateľná ľudským okom.

Uchovávanie účtovných záznamov zanikajúcej ÚJ inou osobou (§ 35 ods. 6 až 8 ZoÚ)

V nadväznosti na požiadavku vyplývajúcu z hodnotenia SR, ktoré uskutočnilo Globálne fórum OECD pre transparentnosť a výmenu informácií, sa ustanovenie precizuje s cieľom spresnenia podmienok uchovávania účtovnej dokumentácie zanikajúcej ÚJ inou ÚJ alebo fyzickou osobou podľa § 1 ods. 3 písm. a) zákona. Zanikajúca ÚJ je povinná informovať daňový úrad o splnení svojej povinnosti tak, aby vedela preukázať napr. zmluvou, ktorá osoba bude zabezpečovať uchovanie jej účtovnej dokumentácie v súlade s ustanovenými požiadavkami, pričom vo všeobecnom podaní uvádza identifikačné údaje takejto inej ÚJ alebo osoby. Pri ukončení podnikania z dôvodu úmrtia fyzickej osoby budú mať oznamovaciu povinnosť dedičia. Ak neexistujú dedičia alebo dedičstvo pripadne štátu, má oznamovaciu povinnosť príslušná štátna rozpočtová organizácia. V obidvoch prípadoch je lehota na splnenie oznamovacej povinnosti tri kalendárne mesiace odo dňa nadobudnutia právoplatnosti uznesenia o dedičstve.

Ing. Ľudmila Novotná