Novela Vyhlášky
k registratúre a archivovaniu

Registratúrny poriadok pôvodcu registratúry upravuje správu registratúry centralizovaným spôsobom s použitím elektronického informačného systému na správy registratúry. Vybraným dôležitým novelizáciám v súčasnosti pri vedení registratúry, v zmysle Vyhlášky MV SR č. 403/2023 Z. z., ktorou sa mení a dopĺňa vyhláška MV SR č. 628/2002 Z. z., ktorou sa vykonávajú niektoré ustanovenia zákona o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov (ďalej len Vyhláška), naposledy významnejšie novelizovanej od 1. januára 2024, sa venujeme na nasledujúcich riadkoch.

Obsahuje tiež upozornenia autora z praxe pre jednotky verejnej správy i pre školské zariadenia. Jednotný postup pri správe registratúry pri výkone práce mimo pracoviska upravuje registratúrny poriadok (ako vnútorný akt riadenia, t. j. smernica) pôvodcu registratúry alebo iný interný predpis v zmysle spomínanej Vyhlášky účinnej od 1. januára 2024 vrátane.

Pre úvod roka 2024

Úvodom je potrebné dodať, že oblasť registratúry prešla od septembra 2023 a od januára 2024 novelizáciou. Dotkneme sa v príspevku vybraných ustanovení, ktoré sa menili. Primárne upozorním, že zadefinovala zásielku ako pojem a tiež podateľňu. Zásielkou je záznam v procese prijímania a registratúrny záznam v procese odosielania adresátovi. Podateľňa zabezpečuje prijímanie a triedenie zásielok, ich prideľovanie organizačným zložkám pôvodcu registratúry a odosielanie zásielok. V elektronickom informačnom systéme na správu registratúry je miestom, ktoré zabezpečuje prijímanie a spravidla aj evidenciu doručených zásielok.

Povinnosť pre obce, organizácie a školy: Informácie o podmienkach prijímania zásielok sa zverejňujú na webovom sídle alebo na úradnej tabuli pôvodcu.

Novelizoval sa pojem zásielka. Zásielkou je záznam v procese prijímania a registratúrny záznam v procese odosielania adresátovi. Podateľňa zabezpečuje prijímanie a triedenie zásielok, ich prideľovanie organizačným zložkám pôvodcu registratúry a odosielanie zásielok. Ak nie je zriadená podateľňa, na príjem neelektronických zásielok sa určí pracovisko, ktoré plní povinnosti podateľne alebo zamestnanec, ktorý plní povinnosti podateľne.

Upravovala sa tiež oblasť elektronického systému správy registratúry. Elektronický systém správy registratúry je prepojený s centrálnou elektronickou podateľňou a elektronickou schránkou. Prijatý elektronický záznam sa spravidla ukladá v tvare, v akom bol doručený. Pôvodca skontroluje obsah, formát, bezpečnosť a možnosť zobrazenia doručeného elektronického záznamu používateľsky zrozumiteľným spôsobom. Ak nie je možné elektronický záznam zobraziť používateľsky zrozumiteľným spôsobom a možno z neho zistiť adresu odosielateľa, pôvodca o tom odosielateľa informuje a uvedie dátové formáty, v ktorých elektronické zásielky prijíma. Ak používate v praxi tento spôsob, je potrebné zadefinovať pravidlá a postup interným aktom riadenia, teda prostredníctvom aktualizovania (formou dodatku) Registratúrneho poriadku.

Registratúrny poriadok neschvaľuje obecné/mestské/miestne zastupiteľstvo uznesením a schvaľovanie (poriadku alebo jeho dodatkov) je uskutočňované vždy štátnym archívom.

Od 1. januára 2024 platí, že pri hodnotení hodnovernosti záznamu sa prihliada na vierohodnosť pôvodu, neporušenosť obsahu a čitateľnosť záznamu od okamihu jeho vzniku.

Vierohodnosť pôvodu záznamu sa preukazuje uvedením jednoznačného identifikátora entity registratúry, autorizáciou záznamu, úplnými štruktúrovanými údajmi o obsahu, štruktúre a väzbách elektronického záznamu.

Neporušenosť obsahu je zabezpečená, ak zaslaním alebo transformáciou záznamu nenastala zmena obsahu zaznamenaných skutočností v zázname.

Čitateľnosť záznamu je zabezpečená, ak je obsah záznamu zrakom vnímateľný, rozlíšiteľný a obsahovo zrozumiteľný. Pôvodca skontroluje obsah, formát, bezpečnosť a možnosť zobrazenia doručeného elektronického záznamu používateľsky zrozumiteľným spôsobom. Ak nie je možné elektronický záznam zobraziť používateľsky zrozumiteľným spôsobom a možno z neho zistiť adresu odosielateľa, pôvodca o tom odosielateľa informuje a uvedie dátové formáty, v ktorých elektronické zásielky prijíma.

Registratúra vzniknutá z činnosti obce v súvislosti s príspevkom za ubytovanie odídenca

Podľa Metodického usmernenia Ministerstva vnútra Slovenskej republiky č. SVS-OAR1-2022/022028 k správe registratúry vzniknutej z činnosti obce k príspevku za ubytovanie odídenca platí, že registratúra vzniknutá z činnosti obce v súvislosti s príspevkom za ubytovanie odídenca podľa ustanovenia § 36a zákona č. 480/2002 Z. z. o azyle a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov je integrálnou súčasťou registratúry obce.

Obec ju spravuje v súlade so svojím registratúrnym poriadkom a registratúrnym plánom. Aké sa použijú registratúrne značky podľa predmetného Metodického usmernenia?

Registratúrne záznamy v rámci tejto agendy, ktoré majú charakter účtovného záznamu obec spracováva v súlade so zákonom č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v znení neskorších predpisov. Ministerstvo vnútra Slovenskej republiky upozorňuje obce, mestá a mestské časti, aby sa v predmete elektronického podania, zaslaného prostredníctvom ústredného portálu verejnej správy www.slovensko.sk, miesto „Všeobecná agenda“, respektíve v predmete veci odoslaného záznamu z Vášho informačného systému na správu registratúry, ktorý je integrovaný s e-schránkou obce, uvádzali text „Prehľad o uplatnených príspevkoch – názov obce – mesiac/rok“.

Subjekt verejnej správy vedie evidenciu záznamov výlučne v štátnom jazyku Slovenskej republiky. Subjekt prijíma elektronické zásielky prostredníctvom elektronickej schránky elektronickej pošty a elektronických služieb. Elektronické zásielky prijímajú všetky organizačné útvary obce alebo organizácie (úseky, referáty, oddelenia a podobne). Platí teda, že Váš Registratúrny poriadok, respektíve registratúrny plán sa má novelizovať a zosúladiť v zmysle posledných novelizácií osobitných predpisov v predmetnej oblasti.

Táto novelizácia sa realizuje spravidla:

1. formou spracovania dodatku Registratúrneho poriadku (napr. Dodatok č. 1 k Registratúrnemu poriadku č. xxx/202x zo dňa......) alebo

2. spôsobom spracovania nového Registratúrneho poriadku Vášho subjektu verejnej správy alebo aj

3. prostredníctvom vydania úplného znenia Registratúrneho poriadku s uvedením novelizovaných ustanovení.

Od 1. januára 2024 platí pre obce a školy k úprave lehoty uloženia nasledovné:

Lehotu uloženia určenú podľa registratúrneho plánu platného v čase vzniku registratúrneho záznamu môže upraviť pôvodca registratúry so súhlasom štátneho archívu s regionálnou územnou pôsobnosťou – štátny archív podľa registratúrneho plánu platného v čase vyraďovania registratúrneho záznamu.

Novelizácia od 1. januára 2024

•    Ako postupovať v roku 2024 pri vyraďovaní registratúrnych záznamov?

Na vyradenie sa navrhujú registratúrne záznamy, ktorým uplynula lehota uloženia. Súčasťou návrhu na vyradenie registratúrnych záznamov sú zoznamy všetkých vecných skupín registratúrnych záznamov usporiadaných podľa registratúrneho plánu platného v čase ich vzniku. Ak pôvodca registratúry nemal v čase vzniku registratúrnych záznamov určených na vyradenie vypracovaný registratúrny plán, súčasťou návrhu na vyradenie sú zoznamy vecných skupín registratúrnych záznamov usporiadané podľa pokynov archívu. Zoznamy sa zostavujú osobitne pre vecné skupiny registratúrnych záznamov so znakom hodnoty „A“ a osobitne pre vecné skupiny registratúrnych záznamov bez znaku hodnoty „A“.

Vzor návrhu na vyradenie registratúrnych záznamov je zverejnený na webovom sídle Ministerstva vnútra Slovenskej republiky.

5 bodov do praxe:

Je potrebné k novelizovanej oblasti vyraďovania a prípravám k vyraďovaniu dodať, že:

1. súčasťou návrhu na osobitné vyradenie registratúrnych záznamov sú zoznamy všetkých vecných skupín registratúrnych záznamov usporiadaných podľa registratúrneho plánu platného v čase ich vzniku alebo v čase ich vyraďovania, alebo usporiadaných podľa pokynov archívu. Vzor návrhu na osobitné vyradenie registratúrnych záznamov je zverejnený na webovom sídle Ministerstva vnútra Slovenskej republiky (v časti Správa registratúry),

2. zoznam vecných skupín registratúrnych záznamov navrhnutých na vyradenie obsahuje

a)  poradové číslo vyraďovanej vecnej skupiny registratúrnych záznamov,

b)  registratúrnu značku a názov vecnej skupiny vyraďovaných registratúrnych záznamov podľa registratúrneho plánu,

c)  rok uzatvorenia vecnej skupiny registratúrnych záznamov,

d)  znak hodnoty podľa registratúrneho plánu, ak ho vecná skupina má,

e)  lehotu uloženia a tiež

f)  množstvo úložných jednotiek, napríklad počet spisov, počet spisových dosiek, počet archívnych škatúľ, počet zväzkov, rozsah v bežných metroch, množstvo elektronických registratúrnych záznamov vyjadrených najmä v bajtoch.

3. prípravu vyraďovacieho konania u pôvodcu registratúry I. kategórie a u pôvodcu registratúry II. kategórie zabezpečuje správca registratúry alebo pôvodcom registratúry poverená osoba. Ak vyraďovacie konanie pripravuje pôvodcom poverená osoba, návrh na vyradenie registratúrnych záznamov podáva pôvodca registratúry.

4. Zamestnanec pri rozviazaní pracovného pomeru alebo zmene pracovného zaradenia protokolárne odovzdá vedúcemu zamestnancovi alebo ním poverenému zamestnancovi spisy, evidenčné pomôcky, príp. pečiatky a pečatidlá, ak ich mal pridelené.

5. Dozor nad vyraďovaním spisov vrátane špeciálnych druhov záznamov subjektu verejnej správy vykonáva príslušný archívny orgán (pozn. autora: pre jednotku územnej samosprávy/verejnej správy štátny archív s regionálnou pôsobnosťou, respektíve Slovenský národný archív).

•    Ako postupovať v roku 2024 pri konzervovaní a reštaurovaní archívneho dokumentu?

Pred konzervovaním alebo reštaurovaním archívneho dokumentu a po ich uskutočnení sa vyhotoví protokol o stave archívneho dokumentu a o postupe odborného zásahu. K protokolu sa prikladajú fotografie dokumentujúce stav archívneho dokumentu pred jeho konzervovaním alebo reštaurovaním a fotografie archívneho dokumentu po ich uskutočnení, prípadne aj fotografie vyhotovené počas odborného zásahu. Súčasťou protokolu je aj záznam o konzervovaní alebo záznam o reštaurovaní, ktorý obsahuje podrobné údaje o archívnom dokumente, jeho stave a rozsahu poškodenia pred konzervovaním a reštaurovaním, údaje o druhu a postupe odborného zásahu, o materiáloch a chemikáliách použitých na odstránenie poškodenia a dátum začatia a skončenia konzervovania alebo reštaurovania. Jedno vyhotovenie protokolu alebo odkaz na číslo protokolu z evidencie protokolov o konzervovaní a reštaurovaní archívneho dokumentu sa priloží k archívnemu dokumentu (pozn.: vzor protokolu je zverejnený na webovom sídle Ministerstva vnútra Slovenskej republiky).

•    Ako postupovať od januára 2024 pri zabezpečení archívu a záznamov pred požiarmi a vodou?

Priestory archívu, priestory registratúrneho strediska a spravidla aj príručnej registratúry sú vybavené výlučne prenosnými hasiacimi prístrojmi, pojazdnými hasiacimi prístrojmi alebo stabilnými hasiacimi zariadeniami s hasiacou látkou, ktorej použitie znižuje na najnižšiu možnú mieru ďalšie poškodenie fyzického stavu archívnych dokumentov a registratúrnych záznamov, ako sú plyn alebo prášok.

V priestoroch archívu, registratúrneho strediska a príručnej registratúry sa nesmie fajčiť, manipulovať s otvoreným ohňom a uskladňovať horľavé látky (pozn. autora: v ich blízkosti sa nesmú umiestňovať veci, ktoré by mohli spôsobiť požiar).

Subjekt verejnej správy spravuje registratúru tak, aby nedošlo k poškodeniu, zničeniu, strate alebo neoprávnenému použitiu záznamov alebo spisov. Ak sa zistí, že prišlo k poškodeniu, zničeniu alebo strate, vyhotoví správca registratúry (teda zodpovedný zamestnanec, ekonóm alebo hospodár v obci alebo v škole) zápisnicu o výsledkoch šetrenia a možných dôsledkoch porušenia celistvosti registratúry.

RADA!

Zápisnicu, ktorou sa určí spôsob nahradenia registratúrneho záznamu alebo spisu, prípadne iné potrebné opatrenia, podpisuje starosta/riaditeľ alebo ním poverený vedúci zamestnanec (v obciach napríklad prednosta alebo ekonóm, ak nemá obec zriadenú pozíciu vedúceho zamestnanca). V prípade potreby starosta/riaditeľ alebo vedúci zamestnanec pristúpi k rekonštrukcii spisu (pozn.: postupujeme teda podľa registratúrneho poriadku a ak táto oblasť nie je interne určená, definuje rekonštrukciu Vyhláška). Ak je nevyhnutné umiestniť v ukladacích priestoroch (alebo priestoroch bezprostredne nad nimi) vodovodné rozvody a povrchovo vedené rozvody ústredného kúrenia, musia sa zabezpečiť tak, aby pri ich poruche nedošlo k poškodeniu archívnych dokumentov.

Dr. Jozef Sýkora, MBA