Minimalistická kancelária
– menej neporiadku a trvalá udržateľnosť

Mgr. Monika Jakubíková

Je vaša kancelária miestom, kde sa cítite dobre, máte všetko, čo skutočne nutne potrebujete alebo sa tam strácate pod hromadami papierov, prachu a rôznych nepotrebných kancelárskych potrieb a reklamných predmetov?

DVE DÔLEŽITÉ INVESTÍCIE PRI UDRŽIAVANÍ PORIADKU a minimalizmu v kancelárii sú skener a skartovačka. Všetky dokumenty, ktoré fyzicky nepotrebujete kvôli nejakej kontrole, si raz za určité obdobie (týždeň, mesiac) naskenujte do počítača a zahoďte. Respektíve zoskartujte alebo vytrieďte do zberu. Skartovanie je veľmi dôležité u všetkých dokumentov, na ktorých sú citlivé údaje a podliehajú zákonu o ochrane osobných údajov. Nie je výnimkou, že v kanceláriách nájdeme povaľujúce sa životopisy starého výberového konania a rôzne zmluvy s osobnými údajmi.

Ak si môžete vybrať zariadenie kancelárie, investujte radšej do skríň, ktoré môžete zatvoriť, než do poličiek, ktoré sú síce pekné na pohľad, ale ktokoľvek má prístup k vašim veciam a je potrebné na nich neustále utierať prach.

NA DÔKLADNÉ PRETRIEDENIE VŠETKÝCH VECÍ V KANCELÁRII si treba vyčleniť dostatok času. Postupne preberte všetky papiere, ktoré máte na stole, na poličkách i v skriniach. Rozdeľte ich na kopy: nutné odložiť, stačí naskenovať a vyhodiť, nepotrebné - vyhodiť. Určite vám minimálne polovica papierov takto ubudne.

Ak máte vytlačené nejaké články alebo elektronické knihy, ktoré si plánujete v budúcnosti prečítať, odložte si ich bokom, predtým sa však zamyslite, či ich budete čítať, ak ste sa k nim rok-dva nedostali, je to niečo, čo vás naozaj zaujíma a dostanete sa k tomu v budúcnosti alebo je to len ďalší papier, ktorý vám zaberá miesto. Tu sa dostávame k dôležitej poznámke – nestačí si dokumenty jednorazovo upratať a od pondelka nabehnúť opäť na starý systém a začať papiere kopiť odznova na čistý stôl.

Zaveďte si na stôl priehradky alebo nejaký vlastný vyhovujúci systém a zakladajte si papiere po novom: na vybavenie (napr. faktúra, ktorú treba uhradiť), dôležité – odložiť a všetky ostatné zrušte, vyhoďte a zoskartujte.

Odoberáte v práci nejaké časopisy, ktoré si po prečítaní odkladáte? Naozaj sa k nim ešte niekedy vrátite alebo je teraz ten správny čas ich dať do zberu? Často si odkladáme časopisy s legislatívou, ktorá sa mení tak často, že už rok starý časopis je pre vás úplne nepoužiteľný a aj tak musíte pátrať na internete po aktualizovanej verzii zákona. Nezaberajte si zbytočne miesto v kancelárii a zbavte sa všetkého, do čoho ste za posledný rok ani nenazreli.

Samostatnou kapitolou v kancelárii sú kancelárske potreby. Naozaj potrebujete tri zošívačky, štyri lepiace pásky, desať zvýrazňovačov a 20 pier? Nie sú to veci, ktoré vám len zaberajú miesto, hromadia sa v zásuvkách a na stole? Urobte si audit všetkého, čo v kancelárii máte a zbavte sa všetkých duplicít, starých nefunkčných pier, nepíšucich zvýrazňovačov, uschnutých lepidiel, odložených diskiet.

To, čo nefunguje, vyhoďte, to čo funguje môžete vrátiť oddeleniu, ktoré má na starosti vo firme kancelárske potreby alebo ak ste živnostník, môžete veci darovať do rôznych organizácií, kde ich využijú.

V KANCELÁRII SKLADUJEME AJ MNOŽSTVO REKLAMNÝCH PREDMETOV, ktoré nám zbytočne zaberajú miesto. Visačky z konferencie, záložky, reklamné pexeso, diár z minulého roka, ktorý sme nepoužili, ale však na niečo sa ešte môže hodiť... poznáte to? Všetko bez milosti preč! A pri najbližšej konferencii si už ani reklamné pero neberte, ak ho naozaj nepotrebujete – zanášate si kanceláriu ďalšími a ďalšími predmetmi. Mnoho vecí môžete darovať niekomu, komu ešte budú užitočné, ale neskladujte ich u seba.

Ak ste si už upratali, nevzdajte sa tohto systému a poriadku v ďalších dňoch tým, že začnete fungovať rovnako ako predtým a o mesiac ste pri starom systéme.

Poriadok je náročné urobiť, ale ťažšie je ho udržať. Ak ste ale pri triedení vyhodili všetky nepotrebné veci, bude sa vám to robiť oveľa jednoduchšie.

RADA!

•   Základná zásada je, namiesto organizovania vecí, viac vyhadzujte. Doma i v kancelárii. Väčšina vecí, ktoré si v živote odložíme s myšlienkou „ešte sa to môže niekedy zísť“, sa nám už nikdy na nič nezíde.

•   Skúste myslieť aj na udržateľnosť planéty a prispieť aj svojou trochou snahy. Šetrite elektrickou energiou, vypínajte svetlá či počítač v kancelárii pri odchode domov. Sú to maličkosti, ale v súčte pri väčšom počte ľudí to môžu byť veľké kroky.