4.  Metodika pre vypracovanie
     interných predpisov

Vypracoval: Mgr. Jozef Novák – vedúci Oddelenia organizácie (autor a správca predpisu)

Dňa: 10. 10. 2024                                                                                            

Schválil: Ing. Karol Veľký – riaditeľ

Dňa: 14. 10. 2024

Číslo výtlačku: ........................................ Dátum vydania:            ........................................

I.  Úvodné ustanovenie

S cieľom určenia jednotného postupu pri príprave, spracovávaní a aktualizácii vnútropodnikových predpisov a formulárov, ktoré sú nosičmi informácií tvoriacich informačný tok v spoločnosti FIRMA, s.r.o. Bratislava sa vydáva tento metodický pokyn.

II. Definícia pojmov

a)  Poriadky – vnútropodnikové predpisy organizačného a riadiaceho charakteru, ktoré definujú pravidlá základných subsystémov riadenia

b)  Smernice – vnútropodnikové predpisy organizačného, riadiaceho a metodického charakteru, ktoré ustanovujú metódy, spôsoby, prostriedky, formy a postupy vykonávania určitých činností

c)  Metodické pokyny – vnútropodnikové predpisy metodického charakteru, ktoré podrobne definujú postupy určitých konkrétnych činností alebo agend

d)  Rozhodnutia – vnútropodnikové predpisy riadiaceho a informatívneho charakteru, ktoré oboznamujú príslušné osoby a vnútorné organizačné jednotky s jednorázovými výstupmi riadiaceho procesu v smere nadriadený - podriadený

e)  Opatrenia - vnútropodnikové predpisy riadiaceho a informatívneho charakteru, ktoré oboznamujú príslušné organizačné jednotky s výstupmi riadiaceho procesu

f)  Príkazy - vnútropodnikové predpisy riadiaceho charakteru, ktoré adresne a termínovo zaväzujú podriadených k uskutočneniu určitých úzko profilovaných opatrení

g)  Oznámenia - vnútropodnikové predpisy informatívneho charakteru, ktoré oboznamujú príslušné osoby a organizačné jednotky s rôznymi záležitosťami jednorázového charakteru

h)  Formulár – každý dokument, ktorý slúži na zaznamenanie akýchkoľvek dát predpísanou formou a ktorý je využívaný vo vnútornej agende spoločnosti

i) Šablóna – elektronický „vzor“ pre vytvorenie dokumentu v elektronickej podobe

j)  Autor a správca predpisu – organizačná jednotka, ktorá vnútropodnikový predpis spracovala, zodpovedá za jeho implementáciu, kontroluje jeho realizáciu, aktualizuje a navrhuje jeho zrušenie

k)  Evidenčné číslo - poradové číslo, pod ktorým je určitý vnútropodnikový predpis evidovaný a publikovaný

l) Aktívne derogácie - zoznam vnútropodnikových predpisov, ktoré boli novelizované alebo zrušené príslušným predpisom

m) Pasívne derogácie - zoznam vnútropodnikových predpisov, ktoré novelizovali alebo zrušili príslušný predpis

n)  Nadradené predpisy - zoznam predpisov vrátane externých (zákony, vyhlášky, nariadenia a pod.), na vykonanie ktorých bol predpis vydaný, resp. z ktorých vyplýva povinnosť alebo možnosť vydania vnútropodnikového predpisu

o)  Záväznosť – definovanie stupňa záväznosti vnútropodnikového predpisu voči jednotlivcom, kolektívom, organizačným jednotkám a pod.

p)  Dátum vydania - dátum, kedy vnútropodnikový predpis nadobúda účinnosť; tento dátum je totožný s dňom schválenia príslušného vnútropodnikového predpisu.

III.       Postup vypracovania predpisu

A. Spracovanie návrhu

•    Určený zamestnanec organizačnej jednotky, do ktorého kompetencie vecne a podľa Organizačného poriadku predmetná činnosť patrí, vypracuje návrh vnútropodnikového predpisu. Riaditeľ spoločnosti môže aj priamo určiť organizačnú jednotku, ktorá bude návrh vypracovávať.

•    Autor a správca predpisu v priebehu vypracovávania spolupracuje s príslušnými vnútroorganizačnými útvarmi.

•    Autor a správca predpisu dbá na organizačnú, vecnú a formálnu stránku vnútropodnikového predpisu. V návrhu musí odôvodniť opodstatnenosť daného predpisu.

•    Autor a správca predpisu predkladá návrh predpisu na pripomienkovanie.

B. Pripomienkovanie

•    Pripomienkovanie riadi a zabezpečuje oddelenie organizácie.

•    Autor a správca predpisu dohodne s oddelením organizácie okruh pripomienkujúcich osôb. Pripomienky ku všetkým vnútropodnikovým predpisom vykonáva právne oddelenie.

•    Oddelenie organizácie zašle spracovaný návrh predpisu všetkým pripomienkujúcim, ku ktorému priloží tzv. pripomienkový list (vzor v prílohe).

•    Pripomienkujúci do 15 dní odo dňa doručenia predložia na pripomienkovom liste pripomienky k návrhu. Ak nemajú k návrhu pripomienky, potvrdia to na pripomienkovom liste.

•    Autor a správca predpisu posúdi jednotlivé pripomienky a uvedie k nim svoje stanovisko.

•    Autor a správca predpisu vypracuje konečné znenie vnútropodnikového predpisu so zohľadnením akceptovaným pripomienok. Konenčné znenie odovzdá oddeleniu organizácie, ktorý predpisu pridelí evidenčné číslo.

C. Vydanie

•    Oddelenie organizácie predloží spracovný predpis na schválenie príslušnému orgánu podľa Organizačného poriadku. V prípade neschválenia sa predpis vráti na dopracovanie autorovi a správcovi predpisu. Dopracovanie sa realizuje už bez pripomienkového konania. Schválenie sa vyznačí na prvej strane predpisu (dátum, podpis).

•    Po schválení predpisu oddelenie organizácie zabezpečí technickú stránku spracovania vnútropodnikového predpisu vrátane označenia jednotlivých výtlačkov a zabezpečí distribúciu výtlačkov príslušným vedúcim zamestnancom vnútorných organizačných jednotiek, príp. iným osobám, ktorým je predpis určený.

•    Originál vnútropodnikového predpisu sa uschováva na oddelení organizácie.

•    Vnútropodnikový predpis nadobúda platnosť dňom vydania.

D. Aktualizácia a zmeny

•    Oddelenie organizácie edie zoznam vnútropodnikových predpisov (vzor v prílohe), ktorý zverejňuje oznámením k 1.1. a 1.7. kalendárneho roka. Držitelia príslušných predpisov si na základe tohto zoznamu skontrolujú úplnosť pridelených predpisov.

•    Autor a správca predpisu zabezpečuje kontrolu platnosti príslušného predpisu. Zistenie neplatnosti sa oznámi bezodkladne oddeleniu organizácie, aby bolo možné aktualizovať zoznam vnútropodnikových predpisov.

•    Autor a správca predpisu sleduje aktuálnosť spracovaného predpisu. V prípade potreby je povinný zabezpečiť aktualizáciu.

•    Aktualizácia sa vykonáva výmenou strán, ktorej sa daná zmena týka. Zmenu schvaľuje osoba, ktorá predpis schválila. Vykonané zmeny autor a správca predpisu uvedie v liste zmien (vzor v prílohe).

•    Ak aktualizácia obsahuje významnejšie zmeny väčšieho rozsahu vydá autor a správca predpisu nový vnútropodnikový predpis, v súlade s uvedeným postupom ako pri tvorbe nového predpisu.

•    Neplatné predpisy stiahnuté z obehu sa skartujú. Na oddelení organizácie sa ponecháva jeden originál spolu s rozdeľovníkom osôb, ktorý príslušný predpis mali k dispozícii.

IV.       Formálna štruktúra predpisu

•    Titulná strana a jednotlivé strany sú v úprave podľa tohto metodického pokynu.

•    Vnútropodnikový predpis obsahuje „Úvodné ustanovenie“, v ktorom sa uvedie dôvod a účel vydania predpisu, definujú sa používané pojmy a skratky. Súčasťou tohto ustanovania sú aktívne derogácie, pasívne derogácie, nadradené predpisy.

•    Vnútropodnikový predpis obsahuje „Všeobecné a osobitné ustanovenia“, kde sa uvádza samotná problematika vnútropodnikového predpisu.

•    Vnútropodnikový predpis obsahuje „Záverečné ustanovenia“, kde sa uvedie záväznosť, platnosť a účinnosť, zodpovednosť za kontrolu dodržiavania predpisu, sankcie v prípade nedodržiavania predpisu.

•    Vnútropodnikový predpis môže podľa potreby obsahovať aj prílohy (zoznam príloh s príslušnými formulármi), zoznam literatúry súvisiacej s danou problematikou.

•    Text vnútropodnikového predpisu sa spracováva v nasledovnom členení:

•    Text predpisu v podobe príkazu, rozhodnutia, oznámenia, opatrenia nemusí mať osobitnú titulnú stranu. Náležitosti titulnej strany sa však musia umiestniť v hlavičke predpisu.

V. Postup tvorby interných formulárov

•    Formulár je prehľadne členený dokument s miestom určeným k zadávaniu informácií. Môže byť vytvorený v elektronickej podobe alebo v papierovej podobe. Za formulár sa považujú aj listy z kníh, v ktorých sa vedie rôzna evidencia.

•    Formuláre vytvorené v elektronickej podobe môžu byť distribuované pomocou elektronickej pošty.

•    Formulár môže byť vyplňovaný softvérovým produktom alebo ručne. Každý formulár obsahuje miesta určené k zadávaniu informácií. Toto pole formulára môže mať rôznu podobu, najčastejšie sa používa textové pole ako miesto na vpísanie textu. Pole formulára môže mať ale aj tvar zaškrtávacieho políčka, prepínača, rozbaľovacieho zoznamu, zoznamu hodnôt a pod.

•    Formulár vytvorený v spoločnosti FIRMA, s.r.o. Bratislava musí byť vždy vytvorený v elektronickej podobe vo forme šablóny. Šablóna určuje základnú štruktúru dokumentu a obsahuje nastavenia dokumentu, napríklad položky automatického textu, písma, priradenie kláves, makrá, ponuky menu, rozvrhnutie stránky, špeciálne formátovanie a štýly. V podmienkach spoločnosti FIRMA, s.r.o. Bratislava je možné pre tvorbu dokumentov používať len šablóny formátu, ktoré určí Oddelenie organizácie.

•    Formulár musí spĺňať účel, pre ktorý bol vytvorený. Formulár musí byť prehľadný, jednoduchý, jasne čitateľný, primeraného formátu. Spôsob vyplňovania formulára musí byť jednoznačný a jasný. Predovšetkým musí byť zrejmé kto ho vyplňuje, overuje a kto potvrdzuje údaje. Pri týchto hodnotách musí byť priestor na uvedenie čitateľného mena, podpisu a dátumu.

•    V prípade, že je to vhodné, je potrebné formulár elektronicky prepojiť so zdrojom dát tak, aby nemusel byť viacnásobne vypĺňaný. V prípade potreby bližšieho vysvetlenia požadovaného obsahu polí interného formulára musí byť k formuláru uvedená legenda.

•    Ak formulár obsahuje konkrétne vyplnené údaje, musí byť označený výrazom „vzor“ v strede hornej časti.

•    Návrh na vytvorenie formulára môže dať každý zamestnanec svojmu priamemu nadriadenému. Navrhnutý formulár musí byť vždy počas celého procesu tvorby a schvaľovania predkladaný aj v elektronickej podobe.

•    Návrh formulára sa predkladá vedúcemu oddelenia organizácie, kde sa posúdi potreba a štruktúra formulára.

•    V prípade, že formulár je súčasťou organizačnej normy, je tvorba a schvaľovanie interného formulára súčasťou tvorby a schvaľovania organizačnej normy v zmysle tejto metodiky.

•    Ak spracovateľ navrhuje interný formulár samostatne, potom k návrhu interného formulára priloží Schvaľovací protokol interného formulára a predloží ho príslušnému vedúcemu oddelenia organizácie. Povinnosťou vedúceho oddelenia organizácie, je overiť splnenie zásad návrhu, úplnosť údajov a vylúčenie duplicity s používanými formulármi. Ak formulár vyhovuje, potvrdí vedúci oddelenia svoj súhlas podpisom na Schvaľovací protokol interného formulára.

•    Ak je návrh formulára vyhovujúci, resp. bol upravený do vyhovujúcej podoby, zodpovedný zamestnanec oddelenia organizácie pridelí interné číslo formulára v súlade s nasledovným číslovaním:

•    Aktualizáciu interného formulára spracovateľ vykoná návrhom na zrušenie pôvodného interného formulára a jeho nahradením novým návrhom. Pri zrušení pôvodného formulára má zodpovedný zamestnanec oddelenia organizácie povinnosť zrušiť interné číslo formulára z evidencie formulárov. Aktualizovanému návrhu interného formulára pridelí nové interné číslo formulára.

•    Každá aktualizácia interného formulára musí byť realizovaná takým istým spôsobom ako pri predkladaní návrhu nového formulára.

•    V prípade aktualizácie interného formulára, ktorý je súčasťou organizačnej normy, postupuje spracovateľ ako pri aktualizácii organizačnej normy.

•    Vedúci oddelenia organizácie je zodpovedný za zabezpečenie centrálnej evidencie interných formulárov používaných v spoločnosti spolu so Schvaľovacím protokolom. Vo fyzickej forme ukladá originály všetkých schválených interných formulárov do registra platných interných formulárov, v prípade ich zrušenia do registra zrušených interných formulárov. V elektronickej forme vedie databázu interných formulárov vzostupne podľa interného čísla formulára jednotlivých formulárov a podľa útvarov, na ktorých sa tieto formuláre používajú.

•    Každú zmenu v interných formulároch zaznamenáva zodpovedný zamestnanec oddelenia organizácie priebežne v zozname interných formulárov, ktorý je vedený v elektronickej podobe a je prístupný všetkým užívateľom počítačovej siete spoločnosti.

•    V prípade zrušeného interného formulára, ktorý nie je súčasťou organizačnej normy, zodpovedný zamestnanec oddelenia organizácie výtlačok zrušeného formulára diagonálne prečiarkne, označí „zrušený “ a uvedie meno, dátum a podpis zamestnanca, ktorý aktualizáciu formulára v evidencii vykonal. K formuláru priloží schválený Protokol o zrušení interného formulára a uvedie ho v registri zrušených interných formulárov. V elektronickej forme sa zrušenie vykoná označením interného formulára ako hodnotu „zrušený“ v zozname interných formulárov a odstránením hypertextového odkazu na príslušnú šablónu formulára. Zároveň sa súbor formulára z adresára pre platné formuláre presunie do adresára pre neplatné formuláre.

•    Oddelenie organizácie je do 5 pracovných dní od schválenia formulára povinné zabezpečiť, aby bol schválený formulár v elektronickej podobe prístupný všetkým užívateľom počítačovej siete spoločnosti. Pokiaľ ide o formulár používaný v papierovej podobe, zabezpečí jeho distribúciu.

•    Používateľ interných formulárov musí zabezpečiť, aby tieto boli riadne uložené a neboli využívané k iným účelom.

•    Pre účely jednorázových zistení (informácie je možné takýmto spôsobom získať len jedenkrát) je možné používať aj neschválené formuláre. Kompetenciu použiť formulár na účely jednorázových zistení je možné realizovať výlučne zo strany vedúcich jednotlivých úsekov alebo riaditeľa spoločnosti.

V. Záverečné ustanovenia

A. Záväznosť

•    Metodický pokyn je záväzný pre všetkých zamestnancov spoločnosti FIRMA, s r.o. Bratislava.

B. Platnosť a účinnosť

•    Metodický pokyn nadobúda účinnosť dňom vydania.

C. Zodpovednosť za kontrolu

•    Kontrolou dodržiavania tohto metodického pokynu je poverený vedúci oddelenia organizácie. Za komplexnú kontrolnú činnosť dodržiavania a uplatňovania sústavy organizačných noriem zodpovedá Útvar kontroly.

D. Sankcie

•    Nedodržiavania tohto metodického pokynu sa klasifikuje ako porušenie pracovnej disciplíny s následkami podľa Pracovného poriadku.

Prílohy

•    Príloha č. 1 Zoznam platných vnútropodnikových predpisov

•    Príloha č. 2 Pripomienkovací list

•    Príloha č. 3 Schvaľovací protokol interného formulára

•    Príloha č. 4 Protokol o zrušení interného formulára

•    Príloha č. 5 List zmien a doplnkov

 Príloha č. 1

Zoznam platných vnútropodnikových predpisov

k .................

 Príloha č. 2

Pripomienkovací list

Druh a názov vnútropodnikového predpisu:

................................................................................................................................................................

Pripomienkujúci:

................................................................................................................................................................

Pripomienky:

................................................................................................................................................................

................................................................................................................................................................

................................................................................................................................................................

Dňa:                                                                Meno a podpis: ...................................

Stanovisko autora a správcu predpisu:

................................................................................................................................................................

................................................................................................................................................................

................................................................................................................................................................

Dňa:                                                                Meno a podpis: ...................................

 Príloha č. 3

Schvaľovací protokol interného formulára

Druh a názov interného formulára:

................................................................................................................................................................

Vyjadrenie navrhovateľa formulára k jeho využitiu:

................................................................................................................................................................

................................................................................................................................................................

Dňa:                                                                Meno a podpis: ...................................

Pripomienky Oddelenia organizácie:

................................................................................................................................................................

................................................................................................................................................................

................................................................................................................................................................

Dňa:                                                                Meno a podpis: ...................................

Schválenie interného formulára:

................................................................................................................................................................

................................................................................................................................................................

................................................................................................................................................................

Dňa:                                                                Meno a podpis: ...................................

Pridelené označenie interného formulára:           ..............................................................................................

Dňa:                                                                Meno a podpis: ...................................

 Príloha č. 4

Protokol o zrušení interného formulára

Druh a názov interného formulára:

................................................................................................................................................................

Vyjadrenie navrhovateľa, s uvedením dôvodu zrušenia a spôsobu náhrady formulára:

................................................................................................................................................................

................................................................................................................................................................

................................................................................................................................................................

Dňa:                                                                Meno a podpis: ...................................

Pripomienky Oddelenia organizácie:

................................................................................................................................................................

................................................................................................................................................................

................................................................................................................................................................

Dňa:                                                                Meno a podpis: ...................................

Schválenie zrušenia interného formulára:

................................................................................................................................................................

................................................................................................................................................................

Dňa:                                                                Meno a podpis: ...................................

 Príloha č. 5

List zmien a doplnkov

Druh, názov a číslo vnútropodnikového predpisu:

................................................................................................................................................................