Manažment vlastného

pracovného času

Mgr. Mária Kopčíková

Koľkokrát za posledný mesiac ste si povedali: „Zase som nestihol ani polovicu z toho, čo som chcel!“, „Deň by mal mať aspoň 40 hodín“. Tieto a podobné vety sa už akosi stali súčasťou našich životov, niekto „nestíha“ permanentne, niekto len „sezónne“, keď sa práve práce nahromadí viacej. Chodíme s mobilom na uchu, prípadne s druhým vo vrecku, nie je nezvyčajné vidieť po ulici chodiť ľudí, ktorí akoby sa rozprávali sami so sebou – no keď podídu bližšie, zistíte, že majú hands free aparát na uchu.

Zorganizovaný čas - sú ľudia, o ktorých si poviete, že si vedia perfektne zorganizovať čas, majú presne zadelenú prácu, plánujú dlho vopred, pracovné hárky s úlohami dňa nie sú pre nich ničím nezvyčajným. Na druhej strane spektra sú potom „chaotici“, ktorí majú na stole hromady papierov, lístočkov s odkazmi, a snažia sa reagovať na to, čo sa práve ako aktuálne objaví. Napriek tomu, že sa môžu snažiť vyhovieť všetkým naokolo, ostáva im stále veľký kus neurobeného, nevybaveného.

Čo to teda znamená, mať dobre zorganizovaný čas? V skratke – že stihnete urobiť skutočne dôležité úlohy. Manažment pracovného času vám umožní viac sa koncentrovať a využívať vaše schopnosti. Je to skôr sebamanažment, uvedomenie si istých skutočností a zamyslenie sa nad prioritami.

Skúste si zodpovedať nasledujúce otázky, ktoré smerujú k vášmu bežnému fungovaniu v pracovnom procese:

1.  Dokážete odmietnuť požiadavky od kolegov (nadriadených, podriadených) alebo telefonáty, pokiaľ prichádzajú kedykoľvek?

2.  Viete povedať „teraz nemám čas“, keď si ku vám do kancelárie niekto príde priateľsky pohovoriť?

3.  Vybavujete len úlohy alebo telefonáty, ktoré vám patria?

4.  Ste spokojný s tým, ako sa vám darí „stíhať“ vaše pracovné povinnosti?

Ak ste si odpovedali ÁNO – gratulujem, zrejme nemáte problém dobre manažovať svoj čas. A pokiaľ ste na väčšinu z týchto otázok odpovedali NIE, pokúste sa zamyslieť nad tým prečo to tak je?

Možno si hneď s čítaním týchto riadkov sami odpovedáte, dôvody poznáte, no chýba vám nejaký návod ako ich odstrániť? Ako sa aspoň trochu odbremeniť?

Zrejme vám nedáme liek, žiadna pilulka na zefektívnenie vlastnej práce nie je, to je len a len vo vašich rukách. No dovolíme si ponúknuť vám niekoľko tipov na zamyslenie.

Kto nám kradne čas? Niekedy sme to my sami, keď miesto rýchleho spracovania nejakej správy meditujeme viac nad formou než obsahom, keď sa snažíme počúvať kolegu a reagovať na jeho otázky a súbežne hľadať podklady k danej správe... ani jedno nerobíme poriadne.

No na druhej strane sú tu aj „zlodeji“, ktorým by sme mali klepnúť po prstoch: veľa neprimerane dlhých telefonátov, mítingy a porady s neefektívnym riadením, priveľa „návštev“ a požiadaviek, ktoré by sa dali vybaviť inak alebo dokonca niekým iným.

Úlohy, ktoré riešime za pochodu, ako nám prichádzajú na stôl, keď už „horia“, zapríčiňujú to, že neselektujeme to naozaj dôležité. Veľa času nám ukradne aj zlá a neefektívna komunikácia bez spätnej väzby, vďaka ktorej nedostaneme všetky potrebné informácie – následne vybavujeme ďalšie telefonáty alebo maily, aby sme sa k tým informáciám dostali.

Nuž a pokiaľ sme v pozícii vedúceho, tak je to možno aj prehnaná nedôvera voči ostatným členom tímu a málo delegovania z našej strany.

Chcem svoj čas využívať efektívne - ak je vašim cieľom efektívne využívanie pracovného času, je prvoradé vymedziť si hranice svojej práce. Teda čo mám robiť? Ako to mám robiť? Tieto hranice by mali byť vymedzené aj pracovnou náplňou (najlepšie písomne). Následne ich treba ukázať a jasne pomenovať aj smerom k podriadeným a prípadne k nadriadeným.

Je vhodné urobiť si prehľad toho, čo naozaj robíte po celý deň. Do detailov. Všetky telefonáty, maily, osobné stretnutia zapisovať do denného prehľadu minimálne po dobu jedného týždňa. Tento prehľad by mal byť podrobný, z minúty na minútu. Je celkom fajn vedieť, koľko času vám zaberie napr. napísanie mailu, alebo plánovanie porady.

Druhým dôležitým bodom je vytvoriť si zoznam „rušičov“ – teda vecí, ľudí, ktorí vás od práce vyrušili a z akého dôvodu to bolo. Na tento účel si vytvorte tabuľku, ktorú majte stále poruke a vpisujte do nej kto a prečo vás vyrušil.

Takto získate cenné informácie, ktorých vyhodnotením máte šancu získať predstavu o tom, kde váš čas plynie bezúčelne, kde sa vám „stráca“. Vaše údaje si pre lepšiu predstavivosť môžete spracovať aj graficky. Niekedy sú výsledky takéhoto rozboru pre človeka prekvapujúce a až vtedy si uvedomí, koľko času venuje jednotlivým činnostiam. Je nápomocné, ak si v tejto fáze zodpoviete na otázky, prečo je tomu tak? Prečo vám určitá činnosť zaberá toľko času a prečo inej práci venujete času podstatne menej a či je to tak v poriadku?

Samozrejme na vyššie uvedenú otázku by ste si mali odpovedať s ohľadom na vaše pracovné ciele.

Čo je najdôležitejšia vec, ktorú v práci máte urobiť? Už sme spomenuli vyššie, že ciele pracovnej činnosti by mali byť (ideálne písomne) spracované v pracovnej náplni.

Čiže by malo byť jasné, kto má aké úlohy, za čo je zodpovedný, prípadne, kto na koho v práci nadväzuje.

1.  Na základe toho by ste si mohli vypracovať svoj pracovný program. Ktoré činnosti sa opakujú (denne, týždenne, mesačne)? Ktoré činnosti je naozaj potrebné riešiť operatívne?

2.  Pokiaľ vykonávate aj činnosti „za iných“, odhodlajte sa niektoré veci jednoducho nevyriešiť alebo ich prenechajte iným. Možno ich vyriešia neskôr a nie úplne podľa vašej predstavy, no napriek tomu – začnite delegovať!

3.  Veďte si zoznam úloh, ktoré „prišli“ na váš stôl a nepatria naň.

4.  Poznačte si, ktoré úlohy uprednostňujete pred inými. Zvyčajne ako prvé riešime to, čo je relatívne ľahké, pomerne bezproblémové. Zložitejšie úlohy odsúvame bokom a potom sa nám hromadia. Exituje jednoduchý postup, podľa Coveyho, podľa ktorého môžete pristupovať v riešeniu vašich pracovných povinností a ich plánovaniu:

•    dôležité a naliehavé – napr. neohlásená návšteva významného klienta,

•    naliehavé, ale menej dôležité – napr. podriadená potrebuje na zajtra dovolenku,

•    dôležité, ale nenaliehavé – napr. prevencia problémov v expedícii tovaru do budúcna,

•    málo dôležité a nenaliehavé – napr. posledné úpravy správy, ktorú dokončujete.

Na základe tejto matrice si môžete vypracovať denný (týždenný, mesačný) plán, ktorý by mal smerovať k tomu, že sa budete primárne zameriavať na dôležité a súčasne aj naliehavé veci. Aby ste boli efektívny, je potrebné tento plán priebežne kontrolovať, ako v plnení úloh postupujete, čo sa vám podarilo a čo nie.

Na plánovanie činností môžete použiť aj tento model rozdelenia aktivít do troch skupín::

1.  čo musím urobiť (hoci mi to nie je príjemné, ale je to nutné s ohľadom na splnenie cieľa)

2.  čo by som mal urobiť

3.  čo chcem urobiť (čo mi je príjemné, čo robím rád...)

Váš denný plán by mohol obsahovať činnosti ako:

-    resty z minulých dní,

-    priority naplánované na tento deň,

-    periodicky sa opakujúce činnosti (podklady pre učtáreň, mesačný report majiteľovi),

-    nové procesy, ktoré vás čakajú (plánované spustenie nového software),

-    plánovanie vlastných činností a koľko vám to zaberie času.

Tento sumár činností si môžete urobiť ku koncu predošlého dňa, aby ste získali prehľad, čo vás na ten nasledujúci deň čaká. Prípadne pri pohľade na napísané aktivity môžete ešte rozhodovať, či niečo nezmeníte.

Časové rozdelenie dňa je vhodné vnímať ako súčet operatívnych činností + plánované činnosti + časová rezerva na „horiace“ veci. Koľko percent z celého času by ste venovali práve tejto rezerve? Odborníci odporúčajú min. 20 %.

Viete, kedy máte „najlepšie“ obdobie, kedy ste schopní tvoriť – vtedy riešte zložité, koncepčné úlohy. V čase útlmu výkonu vybavujte rutinné činnosti a venujte sa aktivitám, ktoré si nevyžadujú vysokú koncentráciu pozornosti.

Aby ste udržali dobrý výkon, po každej zhruba hodine intenzívnej práce a sústredenia, by bolo vhodné dať si krátku prestávku. Ak budete pracovať príliš dlho bez prestania, výkonnosť pôjde dole. Keď zase budete dlho prestávkovať, môžete mať problém opätovne „naštartovať“ do práce a znova sa skoncentrovať.

To, že sa rozhodnete urobiť niečo so svojim využívaním pracovného času, je pekné. No stále je to len rozhodnutie, ktoré musíte preklopiť do praxe. Tu je dôležité byť dôsledným a disciplinovaným. Ak sa vám aj jeden deň nevydarí podľa vašich predstáv, nevzdávajte to a pokúšajte sa ďalej. Postupne prídete na to, aký spôsob plánovania vám vyhovuje, aké pomôcky (papierové či elektronické) sú pre vás viacej prehľadné. Čo ste schopní zmeniť v krátkom čase, no naopak potrvá dlhšie, pretože to vyžaduje aj spoluprácu kolegov, podriadených a prípadne nadriadených v práci.

Niekedy trávime priveľa času v práci (alebo prácou hoci aj z domu), čo znamená menej času pre ostatné – rodinu, zábavu. Budete s tým spokojní? Nebudú trpieť vaše vzťahy s blízkymi?