Lehoty podľa zákona o účtovníctve

Doklady, ktoré tvoria mzdovú agendu majú charakter účtovných dokladov, na ktoré sa vzťahuje § 35 a § 36 zákona o účtovníctve o uchovávaní a ochrane účtovnej dokumentácie. Vzťahuje sa na ne povinnosť:

-    stanovenia doby úschovy v registratúrnom pláne tak, aby neboli porušené ustanovenia zákona o účtovníctve,

-    zabezpečenie ochrany tejto dokumentácie proti strate, zničeniu alebo poškodeniu,

-    uplatňovanie všeobecných predpisov o archívnictve pri nakladaní s dokumentáciou,

-    zabezpečenie uchovávania mzdovej dokumentácie pred skončením podnikateľskej činnosti.

Pre účely dokladovania identifikačných údajov zamestnanca, zdaňovania a výpočtu jeho mzdy a pre účely dôchodkového zabezpečenia je rozhodujúci ročný mzdový list.

V zákone o účtovníctve ani v iných právnych predpisoch nie je stanovená povinná doba úschovy mzdových listov, túto si musí zamestnávateľ určiť sám v registratúrnom pláne.

V zákone č. 563/1991 Zb. o účtovníctve, ktorý bol platný do roku 2002 v § 31 upravoval úschovu účtovných písomností. Účtovné písomnosti a záznamy na technických nosičoch dát alebo mikrografické záznamy ich nahrádzajúce boli povinné ukladať účtovné jednotky podľa vopred ustanoveného poriadku oddelene od ostatných písomností do archívu a uschovávať ich po dobu ďalej určenú uschovacími lehotami. Pred uložením do archívu museli písomnosti usporiadať pracovníci, ktorí ich používali na svoju prácu, a zabezpečiť proti strate, zničeniu alebo poškodeniu. Mzdové listy alebo účtovné písomnosti ich nahrádzajúce bola povinnosť uchovávať aspoň po dobu desiatich rokov nasledujúcich po roku, ktorého sa týkajú. Údaje z nich potrebné na účely dôchodkového zabezpečenia a nemocenského poistenia po dobu dvadsiatich rokov nasledujúcich po roku, ktorého sa týkali. V nadväznosti od množstva a skutočného ukladania mzdovej agendy sa navrhne aj registratúrny plán.

Uschovacie lehoty, ktoré boli v minulosti stanovené podľa starého zákona o účtovníctve (zákona č. 563/1991 Zb.) sa nezmenili. Zákon o účtovníctve platný od roku 2003 bol doplnený o ustanovenie, podľa ktorého sa na nakladanie s účtovnou dokumentáciou primerane vzťahujú všeobecné predpisy o archívnictve. Ak iný právny predpis stanovuje pre dokumenty, ktoré sú súčasne účtovnými záznamami, iné (dlhšie) uschovacie lehoty, ich platnosť nie je zákonom dotknutá. Z ustanovenia § 35 ods. 2 písm. d) platného zákona o účtovníctve vyplýva zamestnávateľovi ako účtovnej jednotke povinnosť stanoviť si archivačný poriadok.

Ak účtovná jednotka zaniká alebo končí svoju podnikateľskú činnosť, je povinná predtým zabezpečiť uchovanie účtovných záznamov. Vo všeobecnosti platí, že účtovná jednotka je povinná uchovávať účtovné záznamy po dobu desiatich rokov.

Lehoty podľa zákona o správe daní a ZDP

Lehota na zánik práva vyrubiť daň upravuje zákon č. 563/2009 Z. z. o správe daní daňový poriadok Podľa § 69 daňového poriadku nemožno vyrubiť daň ani rozdiel dane alebo uplatniť nárok na sumu podľa osobitných predpisov po uplynutí piatich rokov od konca roka, v ktorom vznikla povinnosť podať daňové priznanie alebo v ktorom bol daňový subjekt povinný daň zaplatiť bez povinnosti podať daňové priznanie, alebo v ktorom daňovému subjektu vznikol nárok na uplatnenie sumy podľa osobitných predpisov. Ak ide o daňový subjekt, ktorý si uplatňuje odpočítanie daňovej straty, nemožno vyrubiť daň ani rozdiel dane po uplynutí siedmich rokov od konca roka, v ktorom vznikla povinnosť podať daňové priznanie, v ktorom bola táto daňová strata vykázaná.

Z uvedeného vyplýva, že zánik práva vyrubiť daň alebo rozdiel dane alebo priznať nárok na vrátenie nadmerného odpočtu alebo vrátenie dane je:

a)  5 rokov,

b)  7 rokov,

c)  10 rokov.

Lehota piatich rokov na zánik práva vyrubiť daň začne plynúť od konca roka, v ktorom vznikla daňovému subjektu, ktorým je zamestnávateľ ako FO alebo PO, povinnosť podať daňové priznanie, alebo hlásenie. Päťročná lehota pre zánik práva vyrubiť daň plynie, od konca roka, v ktorom bol zamestnávateľ zaplatiť daň, a to bez povinnosti podať daňové priznanie alebo hlásenie.

Sedemročná lehota na zánik práva vyrubiť daň sa vzťahuje na vyrubenie dane z príjmov alebo rozdielu dane z príjmov správcovi dane za zdaňovacie obdobie, za ktoré daňový subjekt vykáže daňovú stratu zaniká po uplynutí siedmich rokov, ktoré začínajú plynúť od konca roka, v ktorom vznikla povinnosť podať daňové priznanie, v ktorom daňový subjekt vykázal daňovú stratu.

Desaťročná lehota na zánik práva vyrubiť daň sa uplatňuje v osobitných prípadoch, na ktoré sa vzťahuje uplatňovanie medzinárodných zmlúv v oblastí daní, ktorými je Slovenská republika viazaná. V osobitných prípadoch je ustanovená desať ročná lehota na zánik práva vyrubiť daň alebo rozdiel dane, alebo priznať nárok na vrátenie nadmerného odpočtu alebo vrátenie dane.

Na tieto osobitné prípady, kedy sa uplatňuje medzinárodná zmluva na zánik práva vyrubiť daň alebo rozdiel dane sa nevzťahuje päťročná ani sedemročná lehota. V tejto lehote je povinný zamestnávateľ uchovávať doklady pre účely daňovej kontroly.

Okrem daňového poriadku aj právny poriadok SR taxatívne vymedzuje, že jednotlivé úkony možno vykonať len v lehote ustanovenej zákonom. Sú to úkony, ktorými sa subjekt môže domáhať práva na spravodlivosť pred súdmi v súdnom spore alebo splnenia povinnosti povinnosť podať daňové priznanie). Lehoty na premlčanie práva niečo vykonať alebo splniť v právnom poriadku Slovenskej republiky nie sú jednotné, ich dĺžka vzhľadom na povahu jednotlivých práv a povinností je uvedená v jednotlivých hmotnoprávnych zákonoch vrátane (Daňový poriadok). Popri ustanoveniach daňového priadku, ktorý upravuje právo správcu dane na vyrubenie dane sa pre účely uchovávania mzdovej agendy subsidiárne (podporne) použijú aj ustanovenia Občianskeho zákonníka a Obchodného zákonníka.

V § 101 Občianskeho zákonníka je premlčacia lehota na vykonanie úkonu trojročná  a plynie odo dňa, keď sa právo mohlo vykonať po prvý raz. T.j. právo sa premlčí, ak uplynie doba troch rokov, ak sa právo neuplatnilo v tejto ustanovenej dobe. Na premlčanie ustanovenej lehoty súd prihliadne len na námietku dlžníka. Ak sa dlžník premlčania dovolá, nemožno premlčané právo veriteľovi priznať. Uvedená trojročná premlčacia lehota je všeobecná, pričom nasledujúce ustanovenia OZ upravujú osobitné premlčacie doby pre jednotlivé práva, napr. právo na náhradu škody.

V § 408 Obchodného zákonníka sa premlčacia doba skončí uplynutím desiatich rokov odo dňa, keď začala po prvý raz plynúť pri uplatnení práva vyplývajúceho výlučne z obchodnoprávnych vzťahov. Premlčaním právo na plnenie povinnosti druhej strany nezaniká, nemôže ho však priznať alebo uznať súd, ak povinná osoba vznesie námietku premlčania ustanovenej lehoty po uplynutí premlčacej doby, ak tento zákon neustanovuje inak. Desaťročná premlčacia lehota je maximálna lehota, ktorú strany nemôžu meniť ani po vzájomnej dohode. 

Dokumentácie pre účely zdravotného a sociálneho poistenia

Lehotu úschovy dokladov potrebných na správne určenie vymeriavacieho základu a výšky preddavkov na poistné na zdravotné poistenie a poistné na nemocenské, dôchodkové poistenie a poistenie v nezamestnanosti je možné odvodiť od práva predpísať alebo vymáhať poistné, ktoré je v jednotlivých zákonoch stanovené rozdielne.

Zdravotne poistenie

Upravuje zákon č. 580/2004 Z. z. o zdravotnom poistení právo predpísať poistné je 5 rokov odo dna splatnosti Právo vymáhať poistné je 3 roky od právoplatnosti rozhodnutia.

Povinnosť uchovávania evidencie a doklady potrebné na správne určenie vymeriavacieho základu, výšky poistného a jeho platenia, evidencia o zamestnancoch je 10 rokov.

Sociálne poistenie

Upravuje zákon č. 461/2003 Z. z. o sociálnom poistení. Právo predpísať poistné je 10 rokov odo dňa splatnosti poistného. Právo vymáhať poistné je 6 rokov od právoplatnosti rozhodnutia v súlade s § 147 ods. 3 zákona o sociálnom poistení. Doba na uchovávanie evidencie nie je v zákone uvedená.

Ing. Marta Boráková

K problematike Odvody a mzdy a Rady odborníkov sme publikovali:

•  Zákon o dani z príjmov (zák. č. 595/2003 Z. z.), Zákon o správe daní  (zák. č. 563/2009 Z. z.) – Zákony I časť A/2018

•  Zákon o účtovníctve (zák. č. 431/2002 Z. z.)
– Zákony I časť B/2018

•  Občiansky zákonník (zák. č. 40/1964 Zb.), Obchodný zákonník (zák. č. 513/1991 Zb.)
– Zákony II časť A/2018

•  Zákonník práce (zák. č. 311/2001 Z. z.)
– Zákony III časť A/2018

•  Zákon doplnkovom dôchodkovom sporení (zák. č. 650/2004 Z. z.), Zákon o príspevku pri narodení dieťaťa (zák. č. 383/2013 Z. z.), Zákon o prídavku na dieťa (zák. č. 600/2003 Z. z.), Zákon o príspevku na pohreb (zák.
č. 238/1998 Z. z.), Zákon o rodičovskom príspevku (zák. č. 571/2009 Z. z.), Zákon o sociálnom poistení (zák. č. 461/2003 Z. z.), Zákon o zdravotnom poistení (zák. č. 580/2004 Z. z.) – Zákony III časť B/2018

•  Zákon o financovaní základných škôl, stredných škôl a školských zariadení (zák.
č. 597/2003 Z. z.) – Zákony V/2018

•  Odvodová úľava u dôchodcov, Peňažné príspevky na kúpu vozidla, Príspevok pri narodení dieťaťa, Technické zhodnotenie prenajatého majetku u nájomcu z pohľadu dane z príjmov, Daň z poistenia – mesačník DUO 11-12/2018

•  Technické zhodnotenie majetku, Uchovávanie účtovných záznamov – zmeny lehoty
– mesačník  DUO 10/2018

•  Vybrané problémy uplatňovania daňového bonusu, Doplnkové dôchodkové sporenie v zákone o dani z príjmov, Mzda a jej jednotlivé druhy, Zvýšenie príspevkov na kompenzáciu ŤZP – mesačník  PAM 11-12/2018

•  Daňové a mzdové zákony 2018, Pracovnoprávny slovník, Zákonník práce po novele, Kontrola podnikania – odborné tematické publikácie

Publikácie si môžete objednať na tel. č. 041 565 28 71, 565 28 77, 0904 37 05 56, 0915 03 33 00, v pracovný deň od 9.00 – 15.00 hod.,

mail: poradca@poradca.sk, www.poradca.sk

§ 69 zákona č. 563/2009 Z. z.

Zánik práva vyrubiť daň

(1) Ak tento zákon alebo osobitný predpis neustanovuje inak, nemožno vyrubiť daň ani rozdiel dane alebo uplatniť nárok na sumu podľa osobitných predpisov po uplynutí piatich rokov od konca roka, v ktorom vznikla povinnosť podať daňové priznanie alebo v ktorom bol daňový subjekt povinný daň zaplatiť bez povinnosti podať daňové priznanie, alebo v ktorom daňovému subjektu vznikol nárok na uplatnenie sumy podľa osobitných predpisov. Ak ide o daňový subjekt, ktorý si uplatňuje odpočítanie daňovej straty, nemožno vyrubiť daň ani rozdiel dane po uplynutí siedmich rokov od konca roka, v ktorom vznikla povinnosť podať daňové priznanie, v ktorom bola táto daňová strata vykázaná.

(2) Ak bol pred uplynutím lehoty vykonaný úkon smerujúci na vyrubenie dane alebo rozdielu dane alebo uplatnenie nároku na sumu podľa osobitných predpisov, plynú lehoty podľa odseku 1 znovu od konca roka, v ktorom bol daňový subjekt o tomto úkone vyrozumený. Vyrubiť daň alebo rozdiel dane alebo uplatniť nárok na sumu podľa osobitných predpisov1)možno najneskôr do desiatich rokov od konca roka, v ktorom vznikla povinnosť podať daňové priznanie alebo v ktorom bol daňový subjekt povinný daň zaplatiť bez povinnosti podať daňové priznanie, alebo v ktorom daňovému subjektu vznikol nárok na uplatnenie sumy podľa osobitných predpisov.

(3) Za úkon smerujúci na vyrubenie dane alebo rozdielu dane alebo uplatnenie nároku na sumu podľa osobitných predpisov sa považuje doručenie

a)  protokolu z daňovej kontroly,

b)  protokolu o určení dane podľa pomôcok.

(4) Ak sa vykonáva daňová kontrola na požiadanie orgánov činných v trestnom konaní, za úkon smerujúci na vyrubenie dane alebo rozdielu dane alebo uplatnenie nároku na sumu podľa osobitných predpisov sa považuje spísanie zápisnice o začatí daňovej kontroly alebo doručenie oznámenia o daňovej kontrole.

(5) Pri uplatnení medzinárodných zmlúv v oblasti daní, ktorými je Slovenská republika viazaná, možno vyrubiť daň alebo rozdiel dane alebo uplatniť nárok na sumu podľa osobitných predpisov najneskôr do desiatich rokov od konca roka, v ktorom vznikla povinnosť podať daňové priznanie alebo v ktorom bol daňový subjekt povinný daň zaplatiť bez povinnosti podať daňové priznanie, alebo v ktorom daňovému subjektu vznikol nárok na uplatnenie sumy podľa osobitných predpisov; v tých prípadoch sa nepoužijú ustanovenia odsekov 1 a 2.