Inventarizácia majetku na konci roka
– z kontrolnej praxe

V čase prelomu účtovných rokov organizácie vo verejnej správe opäť preverujú majetok a evidované záväzky formou dokladovej, fyzickej, či kombinovanej formy inventúr. Príspevok sa venuje hlavným pravidlám pri zostavení príkazu štatutára k inventarizácii a prehláseniu hmotne zodpovedných osôb k vykonaniu inventarizácie majetku, záväzkov a ich rozdielov za účtovný rok 2024. Hlavným podkladom k vykonaniu inventarizácie majetku, záväzkov a ich rozdielov (pozn. autora: vždy je potrebné uvádzať takýto názov, ktorý vyplýva z dikcie zákona o účtovníctve) je nepochybne príkaz štatutára k vykonaniu inventarizácie. Je potrebný príkaz štatutára aj pre zriadené organizácie?

Práve s uvedenou otázkou sa v praxi stretávam často. Zriaďovateľ môže určiť (a v praxi spravidla určí) všeobecný (generálny) príkaz starostu obce k vykonaniu inventarizácie (v rámci konsolidovaného celku, teda aj za zriadené rozpočtové a príspevkové organizácie). V praxi tento príkaz obsahuje najmä:

-    termíny vykonania,

-    termíny predloženia výstupov obci, mestu alebo vyššiemu územnému celku,

-    termín, ku ktorému sa vykonáva inventarizácia majetku, záväzkov a ich rozdielov,

-    harmonogram výkonu inventarizácie,

-    menovanie členov komisií (obecný úrad),

-    odporúčania k menovaniu členov komisií v zriadených organizáciách (napríklad, že majú byť nepárne komisie, ktoré menuje štatutár organizácie a podobne),

-    upozornenia k inventarizovaniu majetku zriaďovateľa, či majetku spravovaného rozpočtovou alebo príspevkovou organizáciou zriadenou obcou, mestom alebo vyšším územným celkom.

Takýto príkaz je metodikou a má právnu silu interného riadiaceho aktu a môže byť podkladom pre spracovanie si interného príkazu štatutára zriadenej organizácie. Cieľom zostavenia predmetného príkazu je definovanie spomínaných časových lehôt a súčasne menovanie členov inventarizačnej/inventarizačných komisie/komisií. Uvedený interný príkaz nesmie byť v rozpore s príkazom zriaďovateľa (pozn.: ak náš subjekt má zriaďovateľa, teda štát alebo obec, či mesto alebo vyšší územný celok).

Príkaz by mal obsahovať aj potrebu inventarizovania pokladničnej hotovosti (preverenie účtovného a skutočného stavu v pokladnici, pričom postačí, aby samotné inventarizovanie pokladnice bolo zrealizované aspoň raz ročne – odporúčam vždy v decembri v zmysle mincovky a pokladničnej knihy, respektíve konta účtu 211 – Pokladnica).

Zásady hospodárenia s majetkom obce, mesta alebo vyššieho územného celku sú vždy a plne záväzné aj pri zriadené organizácie, čo znamená, že tieto Zásady môžu obsahovať aj iné a doplňujúce informácie a pravidlá k zostaveniu inventarizácie majetku, záväzkov a ich rozdielov k 31. decembru 2024. Zásady hospodárenia s majetkom v samospráve obcí a miest majú byť aktualizované na súčasný právny stav, a to po poslednej novelizácii zákona č. 138/1991 Zb. o majetku obcí v znení neskorších predpisov.

Odporúčania k zostaveniu inventarizácie v našom subjekte na konci roka

-    Inventarizačná komisia môže byť tá istá aj v prípade majetku i záväzkov.

-    Nemusí byť v menšej organizácii vytvorená i ústredná inventarizačná komisia.

-    Inventarizácia sa môže vykonať v posledných mesiacoch roka 2024 a do konca januára 2025 (s ohľadom na uzatvorenie účtovného roka).

-    Príkaz štatutára sa neoverí základnou finančnou kontrolou.

-    Príkaz štatutára môže byť súčasťou prílohy k vedení účtovníctva alebo samostatnej smernice o inventarizácii.

-    Príkaz štatutára nemusia podpisovať všetci zamestnanci, že sa s ním oboznámili.

-    Jeho zverejnenie nemusí byť realizované (napríklad na nástenke v organizácii).

-    Príkaz štatutára sa nezverejňuje na webovom sídle a ani v Centrálnom registri zmlúv (štátne organizácie).

-    Súčasťou príkazu štatutára má byť spravidla menovanie člena/členov komisie alebo komisií a to napríklad v znení:

Menovanie člena inventarizačnej komisie organizácie
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Týmto štatutár . . . . . . . . . . . . . . . . .

menuje . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

za člena inventarizačnej komisie a to:               . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .                       

Čas vykonania inventarizácie je uvedený v Príkaze riaditeľa/zriaďovateľa č. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

zo dňa . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Povinnosťou člena inventarizačnej komisie je vyhotoviť inventúrne súpisy, preveriť stav majetku a záväzkov formou dokladovej/fyzickej alebo kombinovanej inventúry (pozn.: vhodné vybrať relevantné) a podpísať vyhotovený inventúrny súpis.

Následnou súčasťou inventúrneho súpisu je inventarizačný zápis, ktorým sa zhodnotí a porovná evidovaný účtovný stav a skutočný (fyzický) stav majetku (pri záväzkoch a pohľadávkach účtovný stav a skutočný stav v zmysle evidencie). Výstupy budú obsahovať náležitosti v zmysle ustanovení § 30 zákona č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v znení neskorších predpisov, čo potvrdzujú členovia inventarizačnej komisie svojím podpisom.

Oboznámenie a odsúhlasenie dňa . . . . . . . . . . . . . .

Podpis člena inventarizačnej
komisie: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Čo všetko je predmetom ukončovacích prác na konci účtovného roka, resp. na prelome rokov?

-    inventarizácia a odsúhlasenie zostatkov,

-    účtovanie rezerv a opravných položiek,

-    účtovanie časového rozlíšenia nákladov a výnosov,

-    účtovanie nevyfakturovaných dodávok,

-    zaúčtovanie kurzových rozdielov,

-    zaúčtovanie účtovných prípadov na účtoch, ktoré nevykazujú konečný zostatok,

-    kontrolu a zaúčtovanie použitia transferov

-    kontrolu zaúčtovania odpisov k dlhodobému majetku,

-    kontrolu bilančnej kontinuity,

-    kontrolu nadväznosti analytických účtov a analytickej evidencie na syntetické účty,

-    kontrola rozdelenia pohľadávok a záväzkov podľa zostatkovej doby splatnosti, či

-    výpočet výsledku hospodárenia a dane z príjmu.

Inventarizácia majetku, záväzkov a ich rozdielov za rok 2024

Inventarizácia predstavuje ucelený komplex na seba nadväzujúcich prác, ktoré možno rozdeliť do niekoľkých krokov:

-    zistenie skutočného stavu jednotlivých položiek vykonaním fyzickej alebo dokladovej inventúry, prípadne kombináciou obidvoch a zaznamenanie zistených skutočností do inventúrnych súpisov,

-    porovnanie skutočne zisteného a účtovného stavu jednotlivých položiek majetku a záväzkov a vyčíslenie inventarizačných rozdielov,

-    zistenie príčin inventarizačných rozdielov a miery zodpovednosti relevantných pracovníkov,

-    rozhodnutie o vysporiadaní inventarizačných rozdielov a povinne

-    zaúčtovanie inventarizačných rozdielov a účtovných prípadov vyplývajúcich z inventarizácie.

Inventarizačný rozdiel môže mať dvojakých charakter, a to:

-    manko, ak zistený skutočný stav je nižší ako stav v účtovníctve a ak ho nemožno preukázať účtovným záznamom, pri peňažných prostriedkoch a ceninách sa označuje ako schodok,

-    prebytok, ak zistený skutočný stav je vyšší ako stav v účtovníctve a ak ho nemožno preukázať účtovným záznamom.

Na čo si dať pozor?

Inventarizačný rozdiel zaúčtuje účtovná jednotka do účtovného obdobia, za ktoré sa inventarizáciou overuje stav majetku, záväzkov a rozdielu majetku a záväzkov.

Treba dodať, že fyzickú inventúru hmotného majetku, okrem zásob, ktorú nemožno vykonať ku dňu, ku ktorému sa zostavuje účtovná závierka, možno vykonávať v priebehu posledných troch mesiacov účtovného obdobia (október až december 2024), prípadne v prvom mesiaci nasledujúceho účtovného obdobia (január 2025). Fyzickú inventúru zásob môže naša účtovná jednotka vykonávať kedykoľvek v priebehu účtovného obdobia, prípadne v prvom mesiaci nasledujúceho účtovného obdobia (január 2025).

Vysporiadanie sa s rozdielmi v rámci inventarizácie

Manko sa účtuje ako náklad na účte 549 – Manká a škody súvzťažne s:

-    účtom zásob v prípade manka na zásobách,

-    účtom oprávok v prípade manka na odpisovanom dlhodobom majetku,

-    účtom konkrétneho dlhodobého majetku neodpisovaného v prípade manka na neodpisovanom dlhodobom majetku.

Schodok pokladničnej hotovosti alebo schodok na ceninách v prípade, že dokázateľne nedošlo ku krádeži, sa zaúčtuje ako pohľadávka voči hmotne zodpovednému zamestnancovi na účte 335 – Pohľadávky voči zamestnancom súvzťažne s účtom

-    211 – Pokladnica alebo

-    213 – Ceniny.

Otázka z leta 2024:

Overujú sa v praxi aj výstupy z účtovníctva (inventúry, inventarizačné zápisy a súpisy), základnou finančnou kontrolou?

Nie, tieto skutočnosti nespĺňajú základnú zásadu zákona č. 357/2015 Z. z. o finančnej kontrole a audite a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov, a to prítomnosť finančnej operácie. Z menovaného dôvodu nepodliehajú výkonu základnej finančnej kontroly. V rámci vnútornej kontroly je možné ich overiť vecnou a formálnou kontrolou (podľa zákona o účtovníctve), ak sa tak subjekt verejnej správy rozhodne, no takýto kontrolný inštitút zákon o finančnej kontrole a audite nepozná. Základnou finančnou kontrolou sa overí ale evidovaný inventarizačný rozdiel (cez interný doklad o účtovaní prebytku majetku alebo o manku).

Metódy inventarizácie v skratke – možnosť použitia do interného príkazu/smernice

Dr. Jozef Sýkora, MBA, DSc.

§ 30 zákona č. 431/2002 Z. z., o účtovníctve
Cit. na strane 70

(1) Skutočný stav majetku, záväzkov a rozdielu majetku a záväzkov sa zisťuje inventúrou. Pri majetku hmotnej povahy a nehmotnej povahy sa skutočný stav zisťuje fyzickou inventúrou; pri záväzkoch, rozdiele majetku a záväzkov a pri tých druhoch majetku, pri ktorých nemožno vykonať fyzickú inventúru, sa skutočný stav zisťuje dokladovou inventúrou; ak je to možné, používa sa kombinácia fyzickej a dokladovej inventúry.

(2) Inventúrny súpis je účtovný záznam, ktorý zabezpečuje preukázateľnosť účtovníctva (§ 8 ods. 4). Inventúrny súpis musí obsahovať tieto údaje:

a) obchodné meno alebo názov účtovnej jednotky; právnické osoby uvedú sídlo, fyzické osoby bydlisko a miesto podnikania, ak sa líši od miesta bydliska,

b) deň začatia inventúry, deň, ku ktorému bola inventúra vykonaná, a deň skončenia inventúry,

c) stav majetku s uvedením jednotiek množstva a ceny podľa § 25,

d) miesto uloženia majetku,

e) meno, priezvisko a podpisový záznam hmotne zodpovednej osoby alebo zodpovednej osoby za príslušný druh majetku,

f)  zoznam záväzkov a ich ocenenie podľa § 25,

g) zoznam skutočného stavu rozdielu majetku a záväzkov,

h) odporúčania na posúdenie reálnosti ocenenia majetku a záväzkov k dátumu, ku ktorému sa účtovná závierka zostavuje, zistené pri vykonávaní inventúry na účely úpravy ocenenia majetku a záväzkov podľa § 26 a 27, ak sú takéto skutočnosti známe osobám, ktoré vykonali inventúru,

i)  meno, priezvisko a podpisový záznam osôb zodpovedných za zistenie skutočného stavu majetku, záväzkov a rozdielu majetku a záväzkov,

j)  poznámky.

(3) Stav majetku, záväzkov, rozdielu majetku a záväzkov v inventúrnych súpisoch sa porovnáva so stavom majetku, záväzkov a rozdielu majetku...