Inventarizácia majetku a záväzkov
– zahájenie a povinnosti pri jej výkone
Príspevok sa bližšie venuje správnosti vykonania inventarizácie majetku, záväzkov a rozdielov za rok 2021. Inventarizácia sa uskutočňuje vždy v súlade so zákonom č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v znení neskorších predpisov (ďalej v texte príspevku len zákon o účtovníctve) a tieto ustanovenia neboli novelizované ani pre rok 2021. Bližšie sa bude príspevok venovať odporúčaniam k zostaveniu príkazu, povinnostiam štatutára, členov inventarizačnej komisie, upozorneniam autora k zahájeniu inventarizácie a podobne.
Účtovná jednotka je povinná inventarizovať majetok, záväzky a rozdiel majetku a záväzkov podľa ustanovenia § 6 ods. 3 zákona o účtovníctve. V súlade s ustanovením § 29 ods. 3 zákona o účtovníctve pri hmotnom majetku (pozn. autora: okrem zásob potravín, pohonných hmôt a iných evidovaných zásob a peňažných prostriedkov v hotovosti, pričom tie treba inventarizovať aspoň minimálne jedenkrát do roka, postačí vždy k 31. 12. 2021 na základe inventúrneHO súpisu s prehľadom mincovky) môže účtovná jednotka vykonať inventarizáciu v lehote, ktorá však nesmie prekročiť štyri roky.
Upozornenia autora do praxe:
1. Inventarizácia začína vždy na základe príkazu štatutára, resp. na základe príkazu zriaďovateľa (obce alebo mesta).
2. Takýto príkaz musí obsahovať správne inventarizáciu majetku ako aj záväzkov a ich rozdielov. Práve na „rozdiel majetku a záväzkov“ sa často v praxi pozabudne a nie je uvedené predmetom príkazu.
3. Treba dodať, že záväzky ako aj pohľadávky sa inventarizujú každý rok, pričom majetok môže organizácia inventarizovať raz za štyri roky.
4. Inventarizácia majetku a záväzkov sa vykonáva v zmysle ustanovení § 29 a § 30 zákona o účtovníctve.
5. Inventarizáciou sa overuje či stav majetku, záväzkov a rozdielu majetku a záväzkov v účtovníctve zodpovedá skutočnosti. Inventarizáciou sa zabezpečuje preukázateľnosť účtovníctva, ochrana majetku a zodpovednosť za majetok.
6. Ak fyzickú inventúru hmotného majetku, okrem zásob, vykoná účtovná jednotka v priebehu posledných troch mesiacov účtovného obdobia, prípadne v prvom mesiaci nasledujúceho účtovného obdobia, potom musí účtovná jednotka preukázať stav hmotného majetku ku dňu ku ktorému sa zostavuje účtovná závierky údajmi fyzickej inventúry upravenými o prírastky a úbytky uvedeného majetku za dobu od ukončenia fyzickej inventúry do konca účtovného obdobia, prípadne za dobu od začiatku nasledujúceho účtovného obdobia do dňa ukončenia fyzickej inventúry v prvom mesiaci tohto účtovného obdobia.
|
? |
Príklad1
Kto je hmotne zodpovednou osobou v praxi?
Hmotne zodpovedná osoba je zamestnanec, ktorý na základe dohody o hmotnej zodpovednosti prevzal zodpovednosť za zverený majetok (peňažné prostriedky, ceniny, zásoby pohonných hmôt, tovar v školskej jedálni, zásoby materiálu alebo iné hodnoty, ktorú sú určené na obeh alebo obrat).
Predmetom inventarizácie je teda:
Neobežný majetok:
- dlhodobý nehmotný majetok,
- dlhodobý hmotný majetok,
- dlhodobý finančný majetok a aj obstaranie dlhodobého hmotného, dlhodobého nehmotného a dlhodobého finančného majetku, opravné položky, či
- poskytnuté preddavky (zálohy dodávateľovi) na dlhodobý hmotný a dlhodobý nehmotný majetok.
Obežný majetok:
– zásoby – materiálu, tovaru,
– zúčtovacie vzťahy – zúčtovanie medzi subjektmi verejnej správy,
– pohľadávky – dlhodobé, krátkodobé, opravné položky,
Finančný majetok:
- peňažné prostriedky v hotovosti,
- peniaze na ceste (na konci roka by mali byť bez zostatku),
- ceniny (poštové známky, stravné lístky),
- bankové účty organizácie,
- sociálny fond,
Operatívna evidencia – podsúvahové účty:
- drobný hmotný a nehmotný majetok,
- prenajatý majetok,
- majetok vo výpožičke,
- prísne zúčtovateľné tlačivá,
- odpísané pohľadávky.
|
? |
Príklad 2
Kedy sa vykonáva aj mimoriadna inventarizácia majetku alebo záväzkov v praxi?
Mimoriadna inventarizácia sa vykoná:
- pri organizačnej zmene (zlúčenie, rozdelenie, zrušenie organizácie),
- pri uzavretí dohody o hmotnej zodpovednosti (pokladníka, zamestnanca školskej jedálne a podobne) a jej ukončení,
- po mimoriadnych udalostiach (živelná pohroma, vlámanie a podobne) na tom majetku u ktorého k týmto udalostiam došlo,
- ak ju nariadi vedúci účtovnej jednotky (pozn.: napríklad pri zistení väčších nezrovnalostí, pri náhodných kontrolách, pri sťahovaní skladu, v prípade keď sú pochybnosti o riadnom vykonaní inventarizácie alebo tiež na požiadanie kontrolných orgánov po vykonaní kontrol a zistení nedostatkov),
- pri prechodnej zmene zamestnancov zodpovedných za pokladničnú hotovosť a ceniny (zastupovanie zamestnancov -dlhodobé).
MEDZI METÓDY INVENTARIZÁCIE PATRÍ
- fyzická inventúra – počítaním, vážením, meraním (hmotný majetok, zásoby, finančný majetok a podobne),
- dokladová inventúra – na základe účtovných dokladov, rôznych písomností, zmlúv, dohôd, nehmotný majetok, cenné papiere, bankové účty, peniaze na ceste, tovar a materiál na ceste, pohľadávky, záväzky, zálohy a podobne,
- kombinácia fyzickej a dokladovej inventúry – zásoby vedené na sklade, hodnoty v podsúvahovej evidencii, majetok v oprave a podobne.
|
? |
Príklad 3
Dokedy máme v organizácii evidovať inventarizácie za minulé roky a jej podklady a prílohy?
Účtovná jednotka preukazuje vykonanie inventarizácie pri všetkom majetku a záväzkoch po dobu desiatich rokov po jej vykonaní. Fyzickú inventúru zásob môže účtovná jednotka vykonávať kedykoľvek v priebehu účtovného obdobia.
Ak nie je inventarizácia určená zriaďovateľom priamo, určí ju štatutár (riaditeľ, predseda, primátor, starosta, konateľ a podobne), pričom:
- je povinný zabezpečiť inventarizáciu majetku a záväzkov,
- zodpovedá za riadny priebeh inventarizácie a za dodržanie termínov,
- písomne určí aspoň jednu, najmenej trojčlennú inventarizačnú komisiu menovacím dekrétov
- písomne môže určiť členov inventarizačných komisií menovacím dekrétom – ich počet závisí od veľkosti účtovnej jednotky a rozsahu inventarizačných prác, najmenej trojčlennú
- zabezpečí, aby počas fyzickej inventúry nedochádzalo k premiestňovaniu majetku alebo k vyraďovaniu, či nakupovaniu,
- vyjadruje súhlas alebo nesúhlas s výsledkami inventarizácie majetku – na inventarizačnom zápise (pozn. autora: jeho náležitosti upravuje § 30 ods. 2 a nasl. zákona o účtovníctve).
Aké sú povinnosti členov inventarizačnej komisie v praxi?
- vykonávajú inventarizáciu majetku v stanovenom termíne a rozsahu,
- vyhotovujú a podpisujú inventúrne súpisy,
- zodpovedajú za správne zisťovanie skutočného stavu majetku, záväzkov a rozdielu majetku a záväzkov, čo potvrdzujú podpisovým ,záznamom na každej strane inventúrneho súpisu a na všetkých inventarizačných dokladoch,
- rozdiely zistené pri inventarizácii škodovým zápisom nahlásia štatutárovi organizácie,
- po skončení fyzickej inventúry vyhotovia inventarizačné zápisy – dátum je zhodný s dňom ukončenia fyzickej inventúry,
- k vyradenému majetku vyhotovia protokol o vyradení,
- skontrolujú, či sú spísané dohody o hmotnej zodpovednosti s hmotne zodpovednými osobami.
Inventarizácia spravidla obsahuje v šanóne alebo osobitnej evidencii podľa správnosti:
- príkaz na vykonanie inventarizácie (riaditeľky/riaditeľa alebo zriaďovateľa),
- menovacie dekréty členov komisie/komisií – podľa podmienok a dikcie uvedenej v podpísanom a vydanom príkaze,
- prehlásenie hmotne zodpovedných osôb za pokladničnú hotovosť, zásoby, ceniny, pohonné hmoty a podobne,
- inventúrne súpisy,
- inventarizačné zápisy (pozn. autora: postačí jeden spoločný súhrnný inventarizačný zápis),
- doklady k úbytkom majetku – pri vyraďovaní a to najmä rozhodnutie o neupotrebiteľnosti majetku, zápisnica, likvidačný záznam, obchodné zmluvy, prevodky a podobne.
FYZICKÁ INVENTÚRA sa vykonáva za účasti členov inventarizačnej komisie a priamo hmotne zodpovedných zamestnancov. Ak ide o inventúru pri zmene hmotne zodpovedného zamestnanca, musí sa inventúry zúčastniť zamestnanec, ktorý funkciu odovzdáva a preberajúci zamestnanec.
Pokiaľ sa hmotne zodpovedný zamestnanec na fyzickej inventúre nemôže zúčastniť a nikoho zastupovaním pred začatím fyzickej inventúry nesplnomocnil, prípadne ani nemohol splnomocniť (pre chorobu, úmrtie a podobne) vykoná sa inventarizácia za účasti zamestnanca, ktorého určí vedúci účtovnej jednotky t. j. určí nestrannú osobu.
DOKLADOVOU INVENTÚROU sa preveruje správnosť stavu podľa zápisov v analytickej evidencii na základe dokladov, ktoré overujú jednotlivé položky tvoriace tento stav (pozn.: napríklad výška jednotlivých pohľadávok v jedálni alebo pri odberateľoch, dodávateľské zálohy).
Upozornenie k základnej finančnej kontrole pre verejnú správu
Výstupy z inventarizácie (príkazy, smernice, zápisy a súpisy a podobne) sa neoverujú základnou finančnou kontrolou. Základnou finančnou kontrolou sa overí iba evidovaný a zistený inventarizačný rozdiel – prebytok alebo manko (napríklad v pokladnici alebo skladových zásobách na základe obratovej súpisky, či v prípade cenín).
Aké doklady sa ku následnej kontrole vykonania inventarizácie majetku, záväzkov a ich rozdielov (v prípade kontrol hlavným kontrolórom obce alebo inej vonkajšej kontrole) v praxi vyžadujú od štatutárov materských škôl?
- inventarizácia za príslušný kontrolovaný rok s vydaným príkazom (riaditeľky alebo starostu obce) a menovaniami zamestnancov,
- interné smernice pre vedenie účtovníctva a smernica pre inventarizáciu majetku,
- výpisy z bankových účtov k 31. decembru predmetného kontrolovaného roka,
- kniha dodávateľských faktúr k 31. decembru predmetného kontrolovaného roka,
- hlavná účtovná kniha za dané kontrolované obdobie,
- zoznam majetku a podsúvahovej evidencie,
- pokladničná kniha za určené obdobie,
- súvaha ako súčasť účtovnej závierky za daný kontrolovaný rok a
- obratová súpiska zásob potravín.
Vzor všeobecného príkazu štatutára k vykonaniu inventarizácie:
Príkaz štatutára subjektu: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
zo dňa . . . . . . . . . . 2021
o zriadení inventarizačnej komisie, prehlásenia hmotne zodpovedných osôb a uskutočnení inventarizácie majetku, záväzkov a ich rozdielov k 31. 12. 2021
V zmysle ustanovení § 29 v nadväznosti na § 30 zákona č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v znení neskorších predpisov sa uskutoční pravidelná riadna inventarizácia majetku za účtovný rok 2021 v zmysle podkladov (hlavnej knihy, účtovnej závierky a jej súčastí, pomocných účtovných kníh a inventúrneho súpisu majetku).
Inventarizácia bude vykonaná maximálne do . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
(pozn.: odporúčam najneskôr do konca januára 2022 vrátane).
Týmto príkazom zároveň menujem nasledujúcich zamestnancov za členov komisie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . (pozn. autora: vhodné je určiť druhy majetku alebo oblasť, postačí v menšej a malej organizácii jedna komisia, prípadne dve, a to jedna k majetku a zásobám a druhá k záväzkom alebo k pokladnici a bankovým účtom a pod.):
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . predseda
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . člen
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . člen
Inventarizácia sa vykoná v zmysle zákonných výstupov – inventúrnych súpisov a následne spracovaného inventarizačného zápisu za celú inventarizáciu podľa náležitostí v zmysle § 30 zákona o účtovníctve.
Členovia jednotlivých komisií využívajú pri inventúre majetku kombináciu dokladovej a fyzickej inventúry a pri záväzkoch a pohľadávkach dokladovú inventúru.
Príloha:
Prehlásenia hmotne zodpovedných zamestnancov
Vzory súpisov pre výkon inventúr a inventarizačný zápis
V . . . . . . . . . . . . . . . . . dňa . . . . . . . . . . 2021
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
štatutár
Dr. Jozef Sýkora, MBA
§ 29 zákona č. 431/2002 Z. z.
(1) Inventarizáciou overuje účtovná jednotka, či stav majetku, záväzkov a rozdielu majetku a záväzkov v účtovníctve zodpovedá skutočnosti.
(2) Inventarizáciu účtovná jednotka vykonáva ku dňu, ku ktorému zostavuje riadnu alebo mimoriadnu účtovnú závierku. Účtovná jednotka pre potreby zostavenia priebežnej účtovnej závierky vykonáva inventarizáciu len na účely vyjadrenia ocenenia podľa § 26 ods. 3. Ustanovenia o vykonávaní inventarizácií podľa osobitných predpisov45) nie sú týmto dotknuté.
(3) Pri hmotnom majetku okrem zásob a peňažných prostriedkov v hotovosti môže účtovná jednotka vykonať inventarizáciu v inej lehote, ako je ustanovená v odseku 2, ktorá však nesmie prekročiť štyri roky. Peňažné prostriedky v hotovosti musí účtovná jednotka inventarizovať ku dňu, ku ktorému sa zostavuje účtovná závierka.
§ 30 zákona č. 431/2002 Z. z.
(1) Skutočný stav majetku, záväzkov a rozdielu majetku a záväzkov sa zisťuje inventúrou. Pri majetku hmotnej povahy a nehmotnej povahy sa skutočný stav zisťuje fyzickou inventúrou; pri záväzkoch, rozdiele majetku a záväzkov a pri tých druhoch majetku, pri ktorých nemožno vykonať fyzickú inventúru, sa skutočný stav zisťuje dokladovou inventúrou; ak je to možné, používa sa kombinácia fyzickej a dokladovej inventúry.
(2) Inventúrny súpis je účtovný záznam, ktorý zabezpečuje preukázateľnosť účtovníctva (§ 8 ods. 4). Inventúrny súpis musí obsahovať tieto údaje:
a) obchodné meno alebo názov účtovnej jednotky; právnické osoby uvedú sídlo, fyzické osoby bydlisko a miesto podnikania, ak sa líši od miesta bydliska,
b) deň začatia inventúry, deň, ku ktorému bola inventúra vykonaná, a deň skončenia inventúry,
c) stav majetku s uvedením jednotiek množstva a ceny podľa § 25,
d) miesto uloženia majetku,...
