Interné smernice v neziskových organizáciách
Dodržiavanie zásady (alebo kritéria) Správnosť interných riadiacich aktov sa preveruje orgánom kontroly (oprávnenou osobou) a to z pohľadu dispozitívnej možnosti, či subjekt verejnej správy mohol vydať interný riadiaci akt a je správny z obsahovej i terminologickej stránky. Správnosť interných riadiacich aktov sa posudzuje individuálne a to za každý subjekt verejnej správy osobitne.
Prehľad povinných a odporúčaných interných smerníc v podmienkach neziskových organizácií (bez ohľadu na zriaďovateľskú pôsobnosť, respektíve právnu subjektivitu) je predmetom tohto príspevku. Súčasťou je aj definovanie upozornení a odporúčaní do praxe neziskových organizácií. Práve interné smernice bývajú často predmetom vnútorných a vonkajších kontrol.
Predmetom kontrol frekventovane býva dodržiavanie zásad a to najmä:
• správnosti interných riadiacich aktov (smerníc a poriadkov, či príkazov riaditeľky/riaditeľa/štatutára neziskovej organizácie, vydaných opatrení a podobne),
• zákonnosti a aktuálnosti interných riadiacich aktov (t. j. či štatutár môže daný interný riadiaci akt sám zostaviť, resp. vydať formou interného aktu a uvedené konanie nie je prekročenie právomoci verejného činiteľa alebo štatutára v zmysle osobitných predpisov) a v neposlednom rade aj
• úplnosti a formálnej správnosti týchto interných riadiacich aktov.
Zásady tvorby interných riadiacich aktov
Dodržiavanie zásady (alebo kritéria) Správnosť interných riadiacich aktov sa preveruje orgánom kontroly (oprávnenou osobou) a to z pohľadu dispozitívnej možnosti, či subjekt verejnej správy mohol vydať interný riadiaci akt a je správny z obsahovej i terminologickej stránky. Správnosť interných riadiacich aktov sa posudzuje individuálne a to každý subjekt verejnej správy osobitne (či je daný interný riadiaci akt „šitý na mieru“ subjektu verejnej správy).
Práve kontrolné orgány často uvádzajú do výstupu z kontrol (či už do protokolov alebo návrhov správ a následne správ z kontrol), že subjekt verejnej správy nepostupoval správne pri zostavení, respektíve vydaní interného riadiaceho aktu.
Zostaveniu interného riadiaceho aktu je potrebné sa venovať pri definovaní druhej zásady – zákonnosti interného riadiaceho aktu. Správny interný riadiaci akt je teda ten, ktorý je spracovaný na podmienky subjektu verejnej správy, je praktický a tiež nie je opísaným zákonom alebo spracovaním tzv. kópie zákona. Rovnako je potrebné spomenúť, že správny interný akt je ten, ktorý je zrozumiteľný danej cieľovej skupine (najmä zamestnancom, fyzickým osobám, zákonným zástupcom, občanom, zmluvným partnerom, nájomcom a podobne).
Spôsob označovania a štruktúra interných riadiacich predpisov
Vnútorné riadiace predpisy sa označujú spravidla nasledovným spôsobom:
• slovným označením z ktorého vyplýva druh predpisu, ako aj jeho predmet,
• číselným označením, z ktorého vyplýva poradové číslo predpisu, ako aj rok jeho vydania.
Poradové číslo sa prideľuje vzostupne, od čísla “1” súvisle pre každý druh predpisu, so začatím nového číslovania v každom kalendárnom roku. Predpis najmä v aplikačnej praxi organizácií pozostáva z týchto častí: preambula, základné/všeobecné ustanovenia, osobitné ustanovenia, spoločné a záverečné ustanovenia s určením platnosti a účinnosti predpisu. So zákonnosťou zostavenia interného riadiaceho aktu súvisí nepochybne samotná príprava a v praxi často aj pripomienkovanie vnútorných riadiacich aktov a predpisov.
Nezisková organizácia svoje smernice má viesť formou evidencie (ako zoznam) s cieľom zistiť aktuálny stav platných a účinných smerníc (ako interných aktov riadenia). Nižšie je pre Vás pripravený rámec interných aktov riadenia z pohľadu účtovnej, majetkovej a kontrolnej agendy neziskovej organizácie.
Rámec poriadkov a interných smerníc pre účtovnú agendu
• Pracovný poriadok a Organizačný poriadok (povinné poriadky ako interné akty)
• Účtovný rozvrh – Účtovný rozvrh je často pri vonkajšej/vnútornej kontrole vyžadovaný, no nemusí byť internou smernicou, postačí ho vytlačiť z technického/programového vybavenia účtovnej jednotky
• Smernica o vedení účtovníctva (povinná smernica, keďže nezisková organizácia je účtovnou jednotkou).
Smernice, ktoré sú uvedené nižšie, môžu byť súčasťou Smernice o vedení účtovníctva,
• Odpisový plán organizácie (povinný interný riadiaci akt, ak odpisuje nezisková organizácia majetok)
• Smernica o obehu účtovných dokladov (spravidla povinné, resp. vyžadované kontrolou),
• Smernica o evidencii zásob
• Smernica o vnútropodnikovom účtovníctve (nie je povinnou smernicou)
• Smernica o tvorbe a účtovaní opravných položiek, výnosov a nákladov, či kurzových rozdielov (nepovinné)
• Smernica o evidencii peňažných prostriedkov v pokladnici (nepovinné)
• Príkaz o zriadení inventarizačných komisií, prehlásení hmotne zodpovedných osôb a uskutočnení inventarizácie majetku, záväzkov a ich rozdielov k 31.12. účtovného roka (spravidla povinné)
• Smernica o cestovných náhradách
Rámec interných smerníc pre oblasť majetku a kontroly
• Registratúrny poriadok a registratúrny plán (povinné, keďže nezisková organizácia je tiež pôvodcom registratúry, takýto poriadok a tiež plán schvaľuje príslušný archív v sídle kraja)
• Smernica o oznamovaní protispoločenskej činnosti (pozn. autora: odporúčané mať vlastnú spracovanú, inak je povinná neziskovú organizáciu, ak má viac ako 50 zamestnancov)
• Smernica alebo Poriadok o bezpečnosti a ochrane zdravia pri práci, požiarna ochrana
• Smernica o stravovacích poukážkach a finančnom príspevku na stravovanie/resp. stravovacej karte (spravidla povinné, ak má nezisková organizácia zamestnancov)
• Zásady hospodárenia s majetkom (pozn. autora: platí povinne aj pre organizácie v zriaďovateľskej pôsobnosti obce, či mesta, schvaľuje sa uznesením obecného/mestského zastupiteľstva, toho času je účinná novela zákona č. 138/1991 Zb. o majetku obcí v znení neskorších predpisov od 1. novembra 2023)
• Smernica o evidencii a spôsobe použitia finančných vecných darov (nepovinná smernica, kontrolami môže byť vyžadovaná, jej spracovanie je v nadväznosti na Etický kódex)
• Smernica o výkone základnej finančnej kontroly podľa ustanovení § 6 ods. 4 v nadväznosti na ustanovenia § 7 zákona č. 357/2015 Z. z. o finančnej kontrole a audite a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov(nepovinná smernica v neziskových organizáciách, ak nie sú zaradené v sektore verejnej správy)
• Zásady poisťovania majetku (odporúčané, ak disponuje nezisková organizácia dopravnými prostriedkami, prístrojmi, prípadne má vypožičaný majetok)
Časté
kontrolné zistenia z vlastnej praxe:
1. neaktualizovanie interných smerníc,
2. nepostupovanie pri spracovaní smernice podľa ustanovení osobitného predpisu, ktorý oblasť interného aktu upravuje/ustanovuje/približuje,
3. spracovaná smernica formou opísania zákona,
4. úprava smernice sa bije s inou prijatou smernicou alebo poriadkom, či zásadami v rámci našej organizácie,
5. interné akty nie sú centrálne vedené a nie sú sledované ich aktuálnosti a
6. nový spracovaný interný akt nezrušil pôvodný a stále účinný interný akt – vtedy platia obe naraz v jednom právnom čase.
Medzi ostatné kontrolné zistenia patrí vo všeobecnosti najmä:
1. absencia zmocnenia k vydaniu interného riadiaceho aktu,
2. nemožnosť zostavenia interného riadiaceho aktu,
3. nezákonnosť interného riadiaceho aktu (nesúlad obsahovej stránky s dikciou osobitného predpisu) a tiež
4. nesprávnosť uvedenia osobitného predpisu, na základe ktorého je zostavený interný riadiaci akt.
Upozornenia autora na záver príspevku pre štatutárov neziskových organizácií
1. Smernica alebo poriadok, či príkaz štatutára neziskovej organizácie sa nemusí zverejniť na internetovej stránke.
2. Smernice neziskových organizácií sa neoverujú základnou finančnou kontrolou (ak nie sú zaradené v sektore verejnej správy).
3. K asignačnej dani (pozn.: tzv. 2 % z daní, čo predstavuje právo daňovníka použiť určitú časť ním zaplatenej dane z príjmov na osobitné účely) je vhodné mať spracovanú internú smernicu.
4. Nezisková organizácia sa riadi aj smernicami zriaďovateľa (ak je napríklad zriaďovateľom obec alebo mesto, či vyšší územný celok).
5. Nezisková organizácia má povinne číslovať svoje interné akty riadenia.
6. Nezisková organizácia nemusí mať vypracovaný podpisový poriadok.
7. Riaditeľka/riaditeľ/štatutárny orgán neziskovej organizácie má vydať každoročne Príkaz o zriadení inventarizačných komisií, prehlásení hmotne zodpovedných osôb a uskutočnení inventarizácie majetku, záväzkov a ich rozdielov k 31.12. (pozn. autora: s možnosťou výkonu inventúr aj počas začiatku roka 2024).
8. Riaditeľka/riaditeľ/štatutárny orgán neziskovej organizácie vždy povinne podpisuje smernice, či poriadky ale aj príkazy, či prijaté opatrenia.
Dr. Jozef Sýkora, MBA
