Interná smernica a prehľad vybraných povinných aktov riadenia

Príspevok je venovaný právnej sile interných predpisov (vnútorné akty riadenia), charakteru interných predpisov, ich zverejňovaniu a častým otázkam zamestnancov z praxe obecných úradov, škôl, zariadení a organizácií v územnej samospráve, verejnej správe, či v orgánoch štátnej správy.

Interné predpisy sú často predmetom vnútorných a vonkajších kontrol (pozn. autora: či už hlavným kontrolórom obce alebo mesta, vyššieho územného celku alebo kontroly v štátnej správy, vnútorné kontroly a ich sekcie, či audity) alebo v rámci výkonu kontroly Najvyšším kontrolným úradom Slovenskej republiky, respektíve vlastné kontroly autora príspevku v roku 2024. Príspevok reaguje práve na ukončenie rozpočtového a účtovného roka 2024 i so zámerom aktualizácie vlastných smerníc a školení, či seminárov v oblasti interných smerníc.

Pri interných predpisoch subjektu verejnej správy platí nasledovné:

•    Interné predpisy predstavujú vnútornú normotvorbu subjektu verejnej správy, či samosprávy.

•    Interné predpisy majú charakter aktov riadenia a metodiky, či postupu všetkých zamestnancov alebo vybraného okruhu zamestnancov.

•    Interné predpisy majú nižšiu právnu silu ako samotný osobitný predpis (t. j. zákon, vyhláška, prípadne nariadenie Vlády Slovenskej republiky alebo Metodické usmernenie kapitoly štátneho rozpočtu – príslušného ministerstva).

•    Interné predpisy nie sú iba vnútorné smernice alebo poriadky.

•    Interné predpisy nesmú byť iba skopírované texty zákonov a ich normatívnych právnych aktov.

•    Interné predpisy sa spravidla číslujú a povinne sa k nim uvádza ich účinnosť a okruh pôsobnosti.

•    Interné predpisy majú nadväzovať na organizačnú štruktúru/organizačný poriadok.

V podmienkach subjektu územnej samosprávy/verejnej správy, či príspevkových a rozpočtových organizácií sa spravidla vydávajú tieto druhy vnútorných predpisov:

a)  smernica – predpis metodického, organizačného alebo riadiaceho charakteru, ktorého cieľom je vymedziť metódy, prostriedky, spôsob, formu a postupy vykonávania určitých činností alebo procesov, spravidla jednej agendy (pozn. autora: najmä smernica o vedení účtovníctva, obeh účtovných dokladov, odpisový plán, smernica o vedení motorových vozidiel, smernica o cestovných náhradách, smernica o reprezentačných a propagačných výdavkoch a podobne).

b)  poriadok – predpis organizačného a riadiaceho charakteru, ktorým sa vymedzujú základné pravidlá riadenia, spravidla vo sfére pracovnoprávnej oblasti, resp. oblasti registratúry (napr. pracovný poriadok, poriadok odmeňovania, registratúrny poriadok a podobne),

c)  opatrenie – akt informatívno-riadiaceho charakteru, ktorého cieľom je oboznámiť/upovedomiť konkrétne organizačné útvary obecného úradu s výstupmi riadiaceho charakteru (pozn. autora: napríklad opatrenie k dochádzke zamestnancov, opatrenie k bezpečnosti a ochrane zdravia pri práci, opatrenie k teplote na pracovisku zamestnávateľa, opatrenie k hygienickým pravidlám, či opatrenie na zamedzenie disponovania s hotovosťou nad určenú sumu, pokladničné limity a podobne),

d)  príkaz štatutára – interný akt riadiaceho charakteru, ktorým sa spravidla jednorazovo, adresne a termínovo zaväzujú podriadení zamestnanci alebo organizačné zložky úradu na plnenie presne stanovených úloh alebo cieľov v konkrétne určenom prípade a na konkrétny účel (pozn. autora: napríklad príkaz štatutára k vykonaniu inventarizácie majetku, záväzkov a ich rozdielov, príkaz na mimoriadnu inventarizáciu pokladničnej hotovosti, príkaz na prácu nadčas zamestnancov, príkaz pre zamestnancov k disponovaniu s darmi a podobne).

e)  zásady – predpis vzťahujúci sa na úrad i na zriadené organizácie v pôsobnosti obce, mesta, či vyššieho územného celku a upravujúci zásadnú oblasť, ktoré nie je často menená osobitnými predpismi a vzťahuje sa k nakladaniu s verejným majetkom (zásady hospodárenia s majetkom obce, zásady konania o sťažnostiach a podobne).

Základné spracovanie interného predpisu, kontrolné zistenia

Interný predpis je spracovaný vždy podľa aktuálneho právneho stavu, pričom žiaden právny predpis neurčuje celkový rozsah povinných interných predpisov. Osobitné predpisy (zákony) často ale uvádzajú povinnosť, že subjekt územnej samosprávy má povinnosť mať spracovaný na vlastné podmienky interný predpis.

Medzi povinné predpisy patrí napríklad:

1.  Odpisový plán/poriadok,

2.  Smernica o oznamovaní protispoločenskej činnosti,

3.  Smernica o vybavovaní sťažností,

4.  Smernica o vedení účtovníctva, oblasť evidovania zásob, agenda inventarizácie majetku, záväzkov a ich rozdielov,

5.  Smernica o ochrane osobných údajov,

6.  Smernica o cestovných náhradách,

7.  Smernica o bezpečnosti a ochrane zdravia pri práci, požiarny poriadok a požiarna kniha,

8.  Zásady hospodárenia s majetkom obce alebo mesta, či mestskej časti (pozn. autora: zásady sa prijímajú uznesením obecného/mestského/miestneho zastupiteľstva)

9.  Registratúrny plán a registratúrny poriadok.

Interný predpis podlieha jednotlivému spôsobu číslovania a to podľa zámeru zostavovateľa, respektíve kompetentných osôb, starostov obcí, prednostov obecných úradov, riaditeľov škôl, zariadení a štatutárov rozpočtových i príspevkových organizácií v územnej samospráve.

Medzi časté formálne kontrolné zistenia (pri preverovaní správnosti a úplnosti interných smerníc) patrí:

1.  neurčenie účinnosti a okruhu pôsobnosti daného interného predpisu,

2.  neaktualizovanie interných predpisov,

3.  nevedenie evidencie a uchovanie interných predpisov,

4.  nečíslovanie interných predpisov,

5.  nepodpísanie interného predpisu štatutárom alebo jeho zástupcom v prípade jeho neprítomnosti.

6.  nenadväzovanie funkcií a názvov úsekov, či oddelení v interných predpisoch na organizačnú štruktúru, resp. organizačný poriadku subjektu (úradu alebo školy, či organizácie).

Praktické rady k spracovaniu normatívneho právneho aktu

•    Obsahovo súvisiace úseky rozsiahlejšieho návrhu je účelné spájať do častí, hláv, dielov, prípadne oddielov a pri členení dodržiavať toto poradie. Poradie častí, hláv, dielov a oddielov sa označuje slovným vypísaním poradového čísla, pričom sa prídavné meno dáva pred podstatné meno, napríklad “Prvá časť”.

•    Návrh sa člení na paragrafy a novely riadiaceho aktu sa členia na články. Jednotlivé paragrafy/články sa označujú arabskými číslicami bez bodky a vždy treba zachovať súvislý sled paragrafov v celom návrhu.

•    Paragrafy/články sa môžu členiť na odseky alebo na pododseky. Odseky paragrafov sa na začiatku označujú arabskými číslicami bez bodky v zátvorkách. Pri podrobnejšom členení paragrafov alebo odsekov na pododseky sa tieto časti označujú malými písmenami abecedy s okrúhlou zátvorkou za písmenom, napríklad “a)”; a pri ďalšom členení arabskými číslicami s bodkou, t. j. bodmi. Pri označovaní pododsekov malými písmenami abecedy sa nepoužívajú písmená zložené z dvoch písmen (napríklad “ch”) a písmená s rozlišovacími znamienkami (napríklad “ä”, “č”).

•    Ak má návrh aktu riadenia prílohu, treba na ňu odkázať v texte a prílohu označiť slovami, napríklad “Príloha k.... č../..”. Ak je viac príloh, označujú sa arabskými číslicami s uvedením skratky “č.”, napríklad “Príloha č.1... k č../..”.

•    Legislatívnu skratku možno použiť len tam, kde má svoje opodstatnenie, najmä vtedy, keď sa slová, ktoré má skratka nariadiť, opakujú v texte viac krát. Treba ju zaradiť na také miesto, kde sa skracované slová použijú prvý krát (nie však v názve, v nadpise ustanovenia alebo v poznámke pod čiarou), a to slovami „(ďalej len)”.

•    Legislatívna skratka sa v internej smernici používa v prvom páde jednotného čísla a začína sa malým písmenom.

•    Ak sa v texte odkazuje na iné právne predpisy, odkazy sa číslujú priebežne. Číslovanie sa vyjadruje arabskými číslicami s okrúhlou zátvorkou za príslušným číslom ich umiestnením nad slovo, napríklad „predpisov” alebo nad právny pojem, na ktorý sa odkazuje.

•    Ak sa v texte opakuje odkaz na rovnaké ustanovenie právneho predpisu, už citované v poznámke pod čiarou, odkaz sa označuje tým istým číslom.

•    Ak sa odkazuje na rôzne právne pojmy, ktoré sa vyskytujú v inom právnom predpise v tom istom ustanovení, v poznámke pod čiarou k príslušnému odkazu sa uvádza citácia paragrafu, odseku, písmena a bodu, prípadne aj konkrétne vety príslušného ustanovenia osobitného predpisu.

•    Interný predpis a jeho spracovanie má nadväzovať najmä na určenie okruhu pôsobnosti, uvedenie odvolania sa na osobitný predpis, na základe ktorého je zostavený a tiež určenie účinnosti daného interného predpisu subjektu územnej samosprávy alebo verejnej správy.

Viaceré organizácie územnej samosprávy alebo verejnej správy (úrady, školy, verejné a štátne organizácie, či zariadenia) nemajú vedené evidencie interných smerníc, čo je často odporúčané kontrolnými orgánmi pri výkone kontrolnej činnosti. Takáto evidencia má znamenať zostavenie prehľadu aktuálnych interných smerníc podľa ich právnej sily v danom subjekte územnej samosprávy alebo verejnej správy a všeobecná účinnosť tých interných predpisov.

Dr. Jozef Sýkora, MBA, DSc.