Evidencia dochádzky zamestnancov
Z uzatvoreného pracovného pomeru plynú obom zmluvným stranám, t.j. zamestnávateľovi a zamestnancovi, určité práva a zároveň povinnosti. Jednotlivé práva a povinnosti vyplývajú účastníkom pracovnoprávneho vzťahu v prvom rade zo Zákonníka práce, ale aj z ďalších pracovnoprávnych predpisov, z vnútorných predpisov zamestnávateľa, ako aj z kolektívnej a pracovnej zmluvy. Jednou z povinností zamestnávateľa je vedenie evidencie pracovného času a dochádzky zamestnancov. Akú evidenciu je zamestnávateľ povinný viesť okrem evidencie pracovného času?
EVIDENCIA PRACOVNÉHO ČASU A DOCHÁDZKY ZAMESTNANCOV a spôsob jej vedenia nie je výslovne upravený žiadnymi ustanoveniami právnych predpisov nášho právneho poriadku. Evidenciu len veľmi stručne upravuje ust. § 99 Zákonníka práce (ďalej ZP). Napriek stručnej právnej úprave je však evidencia pracovného času dôležitou súčasťou oblasti pracovného práva a veľmi úzko súvisí s viacerými podstatnými pojmami pracovného práva.
Podľa ust. § 99 ZP je zamestnávateľ povinný viesť evidenciu pracovného času, práce nadčas, nočnej práce, aktívnej časti a neaktívnej časti pracovnej pohotovosti zamestnanca tak, aby bol zaznamenaný začiatok a koniec časového úseku, v ktorom zamestnanec vykonával prácu alebo mal nariadenú alebo dohodnutú pracovnú pohotovosť.
Evidencia dochádzky úzko súvisí s pracovným časom, ktorý môžeme charakterizovať ako určený časový úsek, v rámci ktorého sa realizuje prevažná väčšina práv a povinností zamestnanca a zamestnávateľa vyplývajúcich z uzatvoreného pracovného pomeru, a to predovšetkým povinnosť zamestnanca osobne vykonávať v súlade s pokynmi zamestnávateľa dohodnutý druh práce na mieste dohodnutom na výkon práce. Z uvedenej definície vyplýva, že počas pracovného času je zamestnanec v prvom rade povinný zdržiavať sa na svojom pracovisku, teda na mieste určenom pracovnou zmluvou na výkon práce.
OKREM EVIDENCIE PRACOVNÉHO ČASU je zamestnávateľ povinný viesť v zmysle zákona evidenciu:
• práce nadčas – t.j. práce nad určený týždenný pracovný čas vyplývajúci z vopred určeného rozvrhnutia pracovného času a vykonávanej mimo rámca rozvrhu pracovných zmien
• evidenciu nočnej práce – t.j. práce vykonávanej medzi 22. hodinou a 6. hodinou
• evidenciu aktívnej časti pracovnej pohotovosti – t.j. času, keď zamestnanec vykonáva počas pracovnej pohotovosti prácu (považuje sa za prácu nadčas)
• evidenciu neaktívnej časti pracovnej pohotovosti – t.j. času, počas ktorého sa zamestnanec zdržiava na pracovisku (považuje sa za pracovný čas) alebo na mieste mimo pracoviska (nezapočítava sa do pracovného času) a je pripravený na výkon práce, ale prácu nevykonáva.
V súlade so zásadou, že každej povinnosti jednej zmluvnej strany zodpovedá právo druhej zmluvnej strany a naopak, povinnosti zamestnancov byť prítomní počas pracovného času na pracovisku, zodpovedá právo zamestnávateľa kontrolovať prítomnosť zamestnancov na pracovisku.
Zamestnávateľ má teda právo kontrolovať dochádzku zamestnancov, ale čo sa týka evidencie dochádzky zamestnancov, tu zákon ukladá zamestnávateľovi povinnosť viesť ju.
Zákonník práce osobitne neustanovuje formu vedenia evidencie. Preto spôsob a forma vedenia tejto evidencie závisia najmä od rozhodnutia zamestnávateľa a od konkrétnych pracovných podmienok u jednotlivých zamestnávateľov.
Ak evidencia pracovného času spĺňa požiadavky stanovené Zákonníkom práce, je potrebné rešpektovať vedenie evidencie dochádzky zamestnancov zamestnávateľom v písomnej podobe (napr. kniha dochádzky) alebo elektronickej podobe (napr. čipové karty), prípadne kombináciou viacerých spôsobov. A rovnako je nutné rešpektovať tiež jednoduchú registráciu zo strany zamestnávateľa. Bolo by nelogické a nehospodárne vyžadovať od zamestnávateľa, ktorý zamestnáva napr. dvoch zamestnancov, aby za účelom evidencie ich dochádzky zaviedol na pracovisku čipové karty.
Evidencia pracovného času zamestnancov je povinnosťou zamestnávateľa a zodpovedá za ňu aj v prípade kontroly inšpekciou práce. V praxi však konkrétne zaznamenávanie pracovného času nevykonáva jednostranne zamestnávateľ, prípadne vedúci zamestnanec, ale pri plnení tejto povinnosti je nutná súčinnosť samotných zamestnancov, ktorí si začiatok a koniec pracovného času zaevidujú spravidla sami.
ZAMESTNÁVATEĽ BY MAL ZÁKLADNÉ POKYNY PRE EVIDENCIU DOCHÁDZKY zapracovať do vnútorného predpisu, najlepšie do pracovného poriadku. V pracovnom poriadku môže byť napr. uvedené, že zamestnanec je povinný osobne zaznamenávať čas svojho príchodu na pracovisko, čas odchodu z pracoviska a prerušenie pracovného času, a buď čipovou kartou na snímači systému evidencie dochádzky alebo písomne v knihe dochádzky.
Pre správnu evidenciu dochádzky by malo byť dôležité, a to aj z dôvodu následnej kontroly, aby v prípade vedenia evidencie v písomnej forme zamestnanec sám vlastnoručne napísal pri príchode do zamestnania čas príchodu a potom následne čas odchodu a tieto údaje potvrdil svojím podpisom.
Nie je podstatné, či zamestnanec napíše sám vlastnoručne aj svoje meno a priezvisko, alebo je už menný zoznam zamestnancov vopred predtlačený. Dôležitý je vlastnoručne napísaný čas príchodu a čas odchodu a podpis zamestnanca.
Z evidencie pracovného času zamestnancov musí byť zrejmé, koľko hodín odpracovali jednotliví zamestnanci, koľko hodín z toho bolo odpracované v noci, počas sviatkov, koľko hodín pripadá na prácu nadčas a koľko hodín pripadá na pracovnú pohotovosť.
EVIDENCIA PRACOVNÉHO ČASU SLÚŽI napr. na kontrolu priemerného týždenného pracovného času, na určenie výmery dovolenky, na určenie výšky mzdy a s ňou súvisiaceho poistného, na účely zostavovania výkazov pre zdravotné poisťovne a Sociálnu poisťovňu a podobne.
Zamestnávateľ v rámci evidencie pracovného času eviduje čas príchodu zamestnanca na pracovisko a čas jeho odchodu (t.j. počet odpracovaných hodín), prerušenie pracovného času zamestnancom (napr. z dôvodu návštevy lekára). Zamestnávateľ musí v evidencii rozlíšiť opustenie pracoviska zamestnancov v služobnej záležitosti, v súkromnej záležitosti a z dôvodu návštevy lekára a viesť v evidencii oddelene dennú prácu od nočnej práce, práce nadčas a práce počas víkendov alebo sviatkov a tiež oddelene od pracovnej pohotovosti zamestnanca.
V prípade opustenia pracoviska zamestnancom v služobnej záležitosti,
by malo byť z evidencie dochádzky zrejmé, kedy zamestnanec pracovisko opustil aj kedy sa vrátil a zároveň miesto vybavovania služobnej záležitosti. Rozlíšenie, či zamestnanec opustil pracovisko v súkromnej alebo služobnej záležitosti má okrem iného význam v prípade, ak by zamestnanec mimo pracoviska utrpel úraz, a to pre posúdenie, či išlo o pracovný úraz, alebo nie.
Pri uplatňovaní konta pracovného času,
ustanovuje ZP ust. § 87a ods. 5 osobitný spôsob evidencie pracovného času, kedy zákon zamestnávateľovi ukladá povinnosť viesť účet konta pracovného času, na ktorom eviduje rozdiel medzi ustanoveným týždenným pracovným časom a skutočne odpracovaným časom zamestnanca.
Okrem základnej evidencie pracovného času vedú zamestnávatelia (hoci im túto povinnosť ZP výslovne neukladá) evidenciu dochádzky zamestnancov, z ktorej musí byť zrejmý počet dní zamestnancom čerpanej dovolenky, neúčasť na pracovnom procese z dôvodu prekážok v práci na strane zamestnanca, náhradné voľno zamestnanca, neospravedlnená absencia zamestnanca.
Návštevu lekára
je zamestnanec povinný zamestnávateľovi preukázať, a to tak v prípade ošetrenia, ako aj v prípade práceneschopnosti a aj v prípade sprievodu rodinného príslušníka na ošetrenie. Rovnako je zamestnanec povinný zamestnávateľovi preukázať aj neúčasť na pracovnom procese z dôvodu iných ZP uznaných prekážok v práci na jeho strane.
ABSENCIA - Ak zamestnanec nenastúpi na začiatku pracovného času do práce bez právne akceptovateľného dôvodu, alebo opustí pracovisko počas pracovného času bez súhlasu oprávnenej osoby, teda nemá ospravedlnenú neprítomnosť v práci, hovoríme o absencii, čo je porušenie pracovnej disciplíny zo strany zamestnanca. Zamestnávateľ v prípade porušenia pracovnej disciplíny vždy skúma intenzitu porušenia a najzávažnejším dôsledkom pre zamestnanca môže byť skončenie pracovného pomeru výpoveďou alebo okamžitým skončením pracovného pomeru zo strany zamestnávateľa.
Neospravedlnená absencia na pracovisku môže mať pre zamestnancov aj ďalší závažný následok, a to možnosť uplatnenia si náhrady škody zamestnávateľom voči zamestnancovi, ak mu nejaká škoda v dôsledku nenastúpenia zamestnanca do pracovného procesu vznikla.
Významné je súčasne uzatvorenie dohody medzi zamestnávateľom a zamestnancami, resp. zástupcami zamestnancov, akým spôsobom a za akých podmienok zamestnanec kompenzuje súkromné voľno v rámci pracovného času (najčastejším spôsobom je nadpracovanie chýbajúceho pracovného času mimo priadnej pracovnej zmeny zamestnanca).
Rovnako je dôležité dohodnúť pravidlá, kto môže dať zamestnancom súhlas na opustenie pracoviska počas pracovného času.
Dôležité je aj určenie pravidiel, čo v prípade, ak zamestnanec prekročí ZP určený rozsah voľna s náhradou mzdy (napr. ošetrenie zamestnanca alebo sprevádzanie rodinného príslušníka na ošetrenie). Tieto pravidlá by mali byť zakomponované vo vnútornom predpise zamestnávateľa.
VHODNÝM SPÔSOBOM VEDENÁ EVIDENCIA PRACOVNÉHO ČASU spolu s evidenciou dochádzky zamestnancov by mali poskytovať minimálne informácie o
• počte hodín odpracovaných zamestnancom v jednotlivých dňoch a koľko hodín z toho tvorila práca nadčas, nočná práca a práca vo sviatok
• počte hodín aktívnej a neaktívnej časti pracovnej pohotovosti
• opustení pracoviska zamestnancom z pracovných dôvodov so zaznamenaním odchodu, príchodu a miesta vykonávania pracovnej činnosti
• prerušení pracovného času z osobných dôvodov s ich konkrétnym uvedením a so zaznamenaním času odchodu a prípadného príchodu späť na pracovisko
• prekážkach v práci na strane zamestnanca v členení minimálne na dočasnú pracovnú neschopnosť, ošetrovanie člena rodiny, ostatné osobné prekážky v práci, zvyšovanie kvalifikácie, prekážky v práci z dôvodu všeobecného záujmu a iné prekážky v práci
• náhradnom voľne
• pracovnom voľne bez náhrady mzdy
• sviatkoch a ostaných dňoch pracovného pokoja
• čerpaní dovolenky
• neospravedlnenej neprítomnosti
• iných dôvodoch neprítomnosti v práci.
Zamestnávateľ je povinný viesť evidenciu pracovného času zamestnancov predovšetkým z dôvodu možnosti kontroly odpracovaného pracovného času, pretože ZP ustanovuje týždenný pracovný čas, a to jednak všeobecne a jednak špecificky a tiež zakotvuje, že priemerný týždenný pracovný čas zamestnanca vrátane práce nadčas nesmie prekročiť 48 hodín. Výnimku predstavuje len prípad zdravotníckeho zamestnanca, ktorý môže za obdobie najviac štyroch mesiacov po sebe nasledujúcich odpracovať týždenne maximálne 56 hodín v priemere.
DOHODY O PRÁCACH VYKONÁVANÝCH MIMO PRACOVNÉHO POMERU. Evidenčná povinnosť zamestnávateľa ohľadom pracovného času, ak ide o zamestnanca vykonávajúceho prácu na základe niektorej z dohôd o prácach vykonávaných mimo pracovného pomeru je stanovená ust. § 224 ods. 2 písm. e) ZP. Na základe uzatvorených dohôd o prácach vykonávaných mimo pracovného pomeru je zamestnávateľ povinný viesť evidenciu pracovného času zamestnancov, ktorí vykonávajú prácu na základe dohody o brigádnickej práci študentov a dohody o pracovnej činnosti tak, aby bol zaznamenaný začiatok a koniec časového úseku, v ktorom zamestnanec vykonával prácu a viesť evidenciu vykonanej práce u zamestnancov, ktorí vykonávajú prácu na základe dohody o vykonaní práce tak, aby v jednotlivých dňoch bola zaznamenaná dĺžka časového úseku, v ktorom sa práca vykonávala.
Z uvedeného vyplýva, že pri dohodách o brigádnickej práci študentov a dohodách o pracovnej činnosti je zamestnávateľovi uložená povinnosť viesť takú evidenciu pracovného času zamestnancov, aby bol zaznamenaný začiatok a koniec časového úseku, v ktorom títo zamestnanci vykonávali prácu.
U tejto skupiny dohodárov sa teda pracovný čas eviduje obdobne ako u zamestnancov v riadnom pracovnom pomere (napr. začiatok vykonávania práce 7,30 hod. – koniec vykonávania práce z dôvodu prestávky 11,30 hod. – začiatok vykonávania práce 12,00 hod. – koniec vykonávania práce 14,30 hod.). Pri dohodách o vykonaní práce je zamestnávateľovi uložená povinnosť viesť evidenciu vykonanej práce u týchto zamestnancov tak, aby v jednotlivých dňoch bola zaznamenaná len dĺžka časového úseku, v ktorom sa práca vykonávala a nie je nutné zaznamenávať aj presný začiatok a koniec časového úseku (napr. 27. marca 2019 – 5 hodín).
KEĎŽE EVIDENCIA PRACOVNÉHO ČASU ZAMESTNANCOV JE DÔLEŽITÝM DOKLADOM slúžiacim zamestnávateľovi ako podklad pre výpočet mzdy zamestnancov, je zamestnávateľ povinný viesť evidenciu dochádzky zamestnancov aj z dôvodu určenia výšky mzdy zamestnancov a z dôvodu určenia výšky odvodov, ktoré zamestnávateľ odvádza, a to aj za zamestnanca, v zmysle zákona č. 461/2003 Z. z. o sociálnom poistení v znení neskorších predpisov.
Riadne vedenie evidencie pracovného času má význam ako pre zamestnancov, tak aj pre zamestnávateľa, ktorý by za týmto účelom mal v prvom rade vytvoriť zodpovedajúce personálne a materiálne podmienky.
Porušenie povinnosti zamestnávateľa viesť evidenciu pracovného času môže mať za následok uloženie sankcie vo forme pokuty zo strany príslušných orgánov.
ZÁVER - Na kontrolu plnenia povinnosti zamestnávateľa viesť evidenciu pracovného času zamestnancov, t.j. evidenciu všetkých skutočností súvisiacich s rozvrhovaním pracovného času sú oprávnené orgány inšpekcie práce, konkrétne príslušné inšpektoráty práce, a to v zmysle zákona č. 125/2006 Z. z. o inšpekcii práce v znení neskorších predpisov a zamestnávateľ je povinný strpieť výkon kontroly a poskytnúť pri jej výkone potrebnú súčinnosť.
JUDr. Sandra Mrukviová Tomiová
