Efektívne riadenie času

Mgr. Monika Rolková, PhD.

V schopnosti organizovať si čas sa ľudia navzájom líšia, riadenie času je však schopnosť, v ktorej sa môžeme zlepšiť a zefektívniť tak svoje pracovné i súkromné fungovanie. Všetci máme k dispozícii rovnaké množstvo času – 24 hodín denne, ale dosahujeme rôzne výsledky. Tí, ktorí sú úspešní, vedia svojich 24 hodín využiť efektívne. Čo znamená riadiť svoj čas? Čo je základnou podmienkou pri radení času?

RIADIŤ SVOJ ČAS NEZNAMENÁ STIHNÚŤ VIAC ÚLOH za kratšiu dobu a využiť každú minútu dňa na prácu. Znamená to vedieť si vybrať to, čo je dôležité a nájsť si dostatok času i na oddych, rodinu a zábavu.

Jednou zo základných podmienok pri riadení času je určenie cieľa. Ak nevieme presne, čo sú naše ciele, ťažšie sa rozhodujeme medzi alternatívami, čo práve robiť, dôsledkom je preťaženie, rozptýlenie, stres. Čím máme svoje ciele stanovené presnejšie, tým lepšie vieme riadiť svoju prácu.

Skôr než sa pustíme do práce a konkrétnej aktivity, môžeme si položiť nasledujúce otázky:

1. Je táto činnosť bezpodmienečne nutná? (Ak nie, nedá sa eliminovať?)

2. Musím túto činnosť urobiť ja sám? (Neviem ju na niekoho delegovať?)

3. Ide o opakujúcu sa činnosť? (Neviem ju nejako štandardizovať?)

4. Môžem túto činnosť zjednodušiť? (Dá sa to robiť racionálnejšie?)

STANOVENIE PRIORÍT – celý deň sa rozhodujeme, čomu dáme prednosť – stanovujeme si priority. Veľa z týchto rozhodnutí sa ale nedeje vedome, často sú založené na zvyku a okamžitých potrebách. Stanovením priorít by sme si mali stanoviť poradie činností podľa ich dôležitosti a časovej nutnosti vzhľadom na ciele, ktoré chceme dosiahnuť.

EISENHOWEROV PRINCÍP – podľa Eisenhowera treba všetky úlohy posúdiť   z hľadiska dôležitosti a naliehavosti. Dôležité úlohy nás posunú bližšie k splneniu stanovených cieľov, naliehavé úlohy si vyžadujú okamžitú pozornosť.

Úlohy, ktoré sú dôležité a súrne by sme mali vykonať sami a čo najskôr. Napr. naliehavý pracovný problém s klientom, riešenie pracovného úrazu.

Úlohám, ktoré sú dôležité, ale nie súrne by sme mali venovať najviac času – vzdelávanie zamestnancov, starostlivosť o vlastné zdravie. Čím viac ich zachytíme v tomto štádiu, tým menej sa nám ich presunie do kvadrantu reaktívnych úloh, kde už sa stanú súrnymi. Nie sú však urgentné, preto ich väčšina ľudí ma tendenciu odsúvať a riešia iba veci, ktoré sú naliehavé.

V treťom kvadrante máme úlohy nedôležité, ale urgentné – napr. zvoniaci telefón, nečakaná návšteva a podobne. Tieto by sme sa mali snažiť redukovať, odmietať alebo delegovať na niekoho iného. Inak im venujeme pozornosť na úkor dôležitých úloh.

Úlohy v štvrtom kvadrante nie sú dôležité ani urgentné – zbytočná pošta, reklamné letáky, hranie hier, čas strávený surfovaním na sociálnych sieťach. Takýmto úlohám sa môžeme venovať len obmedzene v prípade, že nám poskytujú psychické uvoľnenie počas dňa.

PARETOVO PRAVIDLO – Pareto bol taliansky ekonóm, ktorý sa zaoberal otázkou rozdelenia bohatstva. Zistil, že v rôznych krajinách sa 80 % majetku sústredí v rukách 20 % obyvateľstva. Tento jav sa objavil aj v iných oblastiach, napríklad 20 % zákazníkov vytvorí 80 % obratu, 80 % výsledkov je dosiahnutých pomocou 20 % námahy. Ak toto pravidlo prenesieme do riadenia času platí, že za 20 % času možno zvládnuť 80 % úloh dôležitých pre dosiahnutie výsledkov. Zvyšných 80 % času prinesie len 20 % výsledkov.

ANALÝZA VYUŽITIA ČASU – prvým krokom pri zmene nášho riadenia času musí byť analýza využívania času.

Ako vlastne strávime deň? Čo sú naši zlodeji času?

–   telefón – rozhovory sú zbytočne dlhé, ruší nás pri práci

–   návštevníci – kvôli nim sa často nedostaneme k svojej práci

–   rozhovory – dlhé, zbytočné

–   odkladanie povinností (prokrastinácia) – a ich následné nakopenie

–   snažíme sa zvládať priveľa vecí naraz, nemáme jasné priority

–   pracovať začneme až pod tlakom termínov

–   nemáme vo veciach poriadok, dlho hľadáme, čo potrebujeme

–   nevieme delegovať na druhých úlohy, sami to spravíme lepšie

–   nevieme povedať nie, keď nás niekto o niečo požiada

–   chýba nám sebadisciplína

–   nemáme stanovené žiadne ciele, postupujeme bez plánu

–   dávame si nereálne termíny, ich nesplnenie nás demotivuje

–   ľudia od nás chcú rozhodnutia, ktoré môžu urobiť aj sami

–   trávime čas na dlhých a neefektívnych poradách

–   chceme vždy pomôcť druhým.

PLÁNOVANIE ČASU – plánovanie môže byť dlhodobé, strednodobé a krátkodobé. Efektívni ľudia si zvyknú každý deň naplánovať, používajú kalendáre, diáre a rôzne plánovacie aplikácie v telefóne či počítači. Posledným bodom dňa by malo byť jeho zhodnotenie a naplánovanie ďalšieho dňa.

Pri hodnotení uplynulého dňa je dobré sa zamyslieť nad otázkami:

–   Posúdil som prioritu úloh správne?

–   Čo som urobil dobre a čo nie?

–   Ako sa nabudúce vyhnem nedostatkom?

–   Čo som urobil mimo plánu?

–   Čo som z naplánovaného nesplnil a prečo?

–   Naplánujem si nesplnenú úlohu na zajtra alebo na inokedy?

Pri plánovaní úloh na ďalší deň sa snažme odhadnúť vždy aj ich trvanie. Vytvorme si aj dostatočnú časovú rezervu, aby sme dokázali stihnúť plán aj pri neočakávaných udalostiach a zdržaniach. Snažme sa robiť spoločne činnosti rovnakého druhu – napr. telefonické hovory či písanie mailov vybavujeme v blokoch spoločne. Snažme sa sústrediť viacero činností, ktoré máme vybaviť na jednom mieste – aby sme sa nemuseli presúvať z miesta na miesto. Ak si naša práca vyžaduje pokoj a sústredenie, snažme sa vyhradiť si tzv. tichú hodinku, kedy nás nemôže nikto rušiť a nie sme k dispozícii ani kolegom, ani asistentke, nedvíhame telefón.

Úlohy plánujme vždy písomne. Písomné plány pomáhajú odľahčiť pamäť, majú pozitívny psychologický efekt na motiváciu, pomáhajú udržať koncentráciu na ciele, máme prehľad o tom, čo už bolo urobené a čo ešte nie.

ORGANIZÁCIA PRACOVISKA – na našu produktivitu má vplyv aj organizácia nášho pracoviska. Skúsme sa rozhliadnuť po svojej kancelárii a zamyslieť sa nad otázkami:

–   Mám na stole dosť miesta na veci, ktoré potrebujem alebo vyzerá ako skladisko?

–   Ako často vstávam zo stoličky, aby som dočiahol na veci, ktoré potrebujem k práci?

–   Mám vhodne umiestnený monitor a klávesnicu?

–   Sú moje zásuvky a skrine plné vecí, ktoré nepotrebujem?

To, ako máme zorganizovaný náš pracovný stôl nám môže čas šetriť i kradnúť. Mali by sme sa naučiť mať veci na premyslenom a stabilnom mieste, aby sme ich hľadaním nestrácali zbytočne čas.

Zoraďujme si písomnosti do systému, aby bolo zreteľné, čo čaká na vybavenie, aká je priorita danej veci. Písomnosti neskladujeme na stole na hromadách – buď ich vybavíme, delegujeme, založíme do zložky alebo zahoďme. Nepremiestňujeme hromady z pracovného stola na iné miesto v kancelárii – je potrebné hromady zlikvidovať.

Zaveďme si vlastný systém zakladania písomností – či už odlíšený farebne, časovo, abecedne, tak aby sme v ňom rýchlo našli, čo potrebujeme. Zložky dôkladne označujme, aby sme nepátrali v desiatkach zakladačov bez nadpisu, keď niečo budeme urgentne potrebovať. Priebežne likvidujme zbytočné písomnosti, také ktoré sú už neaktuálne, nepotrebujeme ich, máme ich aj v elektronickej forme alebo ich má založené aj niekto iný. Pokúsme sa archivovať všetko, čo je možné na dennom alebo týždennom základe.

ZÁVER – Času máme všetci rovnaké obmedzené množstvo. Napriek tomu niektorí z nás žijú život vo večnom strese pod tlakom nesplnených termínov, iní fungujú efektívne a dosahujú s primeranou námahou veľké výsledky. Dokážu totiž svoj pridelený podiel času využiť maximálne účelne. Je teda dôležité naučiť sa organizovať si svoj čas tak, aby v ňom zostal primeraný podiel práce i relaxácie, aby sme eliminovali zlodejov času, stihli to, čo je dôležité a nevyhnutné, ale zároveň neboli vyčerpaní a nešťastní. Efektívne riadenie času je zručnosť, ktorá sa dá naučiť a nikdy nie je na škodu sa s ňou oboznámiť a pokúsiť sa ju aplikovať do svojho života.