Domáca kancelária zamestnanca
– výdavky zamestnávateľa

Práca zamestnancov z tzv. domácej kancelárie (home-office) predstavuje jednu z flexibilných foriem zamestnania, ktoré sú alternatívou k tradičnému pracovnému pomeru. V súvislosti s výkonom práce zamestnancov „z domu“ existujú určité pracovno-právne odlišnosti medzi domáckou prácou, teleprácou a prácou v režime „home office“. Aké výdavky si môže uplatniť zamestnávateľ a zamestnanec?

Podľa § 52 ods. 1 Zákonníka práce platí, že ak sa práca, ktorá by mohla byť vykonávaná na pracovisku zamestnávateľa, vykonáva pravidelne v rozsahu ustanoveného týždenného pracovného času alebo jeho časti z domácnosti zamestnanca, ide o domácku prácu, prípadne ak sa práca vykonáva s použitím informačných technológií, pri ktorých dochádza pravidelne k elektronickému prenosu dát na diaľku o tzv „teleprácu“.

Za domácku prácu alebo teleprácu sa však nepovažuje práca, ktorú zamestnanec vykonáva príležitostne alebo za mimoriadnych okolností so súhlasom zamestnávateľa alebo po dohode s ním z domácnosti zamestnanca za predpokladu, že druh práce, ktorú zamestnanec vykonáva podľa pracovnej zmluvy, to umožňuje.

Z uvedeného vyplýva, že rozdiel medzi teleprácou, domáckou prácou a home office spočíva v tom, že domácka práca a telepráca musia byť pravidelné, majú stálu povahu, zatiaľ čo práca v režime „home office“ má príležitostný charakter.

Z dôvodu nedávnych pandemických opatrení bola práca v režime „home office“ pre mnohých zamestnancov povinnosťou, zamestnanci sa museli situácii prispôsobiť a časť svojho domova dočasne premenili na domácu kanceláriu. Aj po skončení mimoriadnej situácie, či už zamestnávatelia ale aj zamestnanci zistili, že takáto forma pracovného pomeru je pre nich v niektorých smeroch výhodnejšia a flexibilnejšia.

Daňová uplatniteľnosť výdavkov

Základná zásada daňovo efektívnej uplatniteľnosti výdavkov je obsiahnutá v rámci ustanovenia § 2 písm. i) zákona č. 595/­2003 Z. z. o dani z príjmov v z. n. p. (ďalej iba „zákon o dani z príjmov“). Táto zásada je samozrejme prioritne determinujúca aj v oblasti posudzovania výdavkov zamestnávateľa na domácu kanceláriu zamestnanca. V zmysle spomínaného ustanovenia je daňovým výdavkom taký výdavok (náklad) na dosiahnutie, zabezpečenie a udržanie zdaniteľných príjmov preukázateľne vynaložený daňovníkom, zaúčtovaný v účtovníctve daňovníka alebo zaevidovaný v evidencii daňovníka podľa § 6 ods. 11 zákona o dani z príjmov, pričom pri využívaní majetku, ktorý môže mať charakter osobnej potreby a s ním súvisiacich výdavkov (nákladov), je daňový výdavok uznaný len v pomernej časti podľa § 19 ods. 2 písm. t) zákona o dani z príjmov, v akej sa používa na dosiahnutie, zabezpečenie a udržanie zdaniteľných príjmov, ak tento právny predpis neustanovuje inak.

Ďalej v zmysle § 19 ods. 1 zákona o dani z príjmov platí, že ak výšku výdavku (nákladu) limituje osobitný predpis, preukázaný výdavok (náklad) možno zahrnúť do daňových výdavkov najviac do výšky tohto limitu. Ak výšku výdavku (nákladu) limituje tento zákon okrem výdavku (nákladu) vynaloženého zamestnávateľom na poskytnutý zdaniteľný príjem podľa § 5 ods. 1 a ods. 3 písm. d) zákona o dani z príjmov za podmienok ustanovených osobitným predpisom, alebo jeho zahrnutie v zdaňovacom období upravuje zákon o dani z príjmov v inej výške ako osobitný predpis, preukázaný výdavok (náklad) možno zahrnúť do daňových výdavkov len v rozsahu a za podmienok ustanovených v zákone o dani z príjmov.

Ak výšku výdavku (nákladu) limituje zákon o dani z príjmov výškou dosiahnutého príjmu alebo výškou príjmu z prijatej úhrady, uplatní sa výdavok (náklad) alebo jeho časť do daňových výdavkov v tom zdaňovacom období, v ktorom bol dosiahnutý príjem alebo prijatá úhrada.

Príklad 1

Zamestnanci pracujú pre zamestnávateľa v oblasti poskytovania IT služieb v režime home-office. Na to, aby mohli poskytovať služby pre klientov cez internet zo svojho domu, je pre nich nevyhnutné zriadenie tzv. pevnej IP adresy. Doklad za zriadenie pevnej IP adresy je vystavený na meno zamestnanca (nie na zamestnávateľa). Ak zamestnávateľ preplatí vyššie uvedené výdavky, je možné takýto výdavok (náklad) zamestnávateľa považovať za daňový?

Výdavok (náklad) zamestnávateľa na preplatenie výdavku zamestnanca za zriadenie pevnej IP adresy je možné považovať za daňový výdavok zamestnávateľa, ak sú splnené podmienky podľa § 19 ods. 1 zákona o dani z príjmov (ide o zdaniteľný príjem zo závislej činnosti a poskytnutie tohto plnenia vyplýva z pracovnej zmluvy alebo kolektívnej zmluvy alebo z vnútorného predpisu).

Zákon o dani z príjmov ďalej v zmysle § 19 ods. 2 písm. c) bod 6 ustanovuje, že daňové výdavky, ktoré možno uplatniť len v rozsahu a za podmienok ustanovených v zákone o dani z príjmov sú výdavky (náklady) zamestnávateľa na pracovné a sociálne podmienky a starostlivosť o zdravie vynaložené na mzdové a ostatné pracovnoprávne nároky zamestnancov v rozsahu ustanovenom pracovnoprávnymi predpismi.

Na základe ustanovenia § 19 ods. 2 písm. t) zákona o dani z príjmov platí, že daňové výdavky, ktoré možno uplatniť len v rozsahu a za podmienok ustanovených v zákone o dani z príjmov sú výdavky (náklady) na obstaranie, technické zhodnotenie, prevádzkovanie, opravy a udržiavanie majetku, okrem výdavkov na osobnú potrebu podľa § 21 ods. 1 písm. i) zákona o dani z príjmov, výdavkov súvisiacich s nehnuteľnosťami a zamestnávateľa, ktorý uplatňuje postup podľa § 5 ods. 3 písm. a) zákona o dani z príjmov, a to

1. vo forme paušálnych výdavkov vo výške 80 %, ak je tento majetok využívaný aj na súkromné účely, alebo

2. v preukázateľnej výške v závislosti od pomeru používania tohto majetku na zabezpečenie zdaniteľného príjmu.

Pri odpisovaní takéhoto majetku daňovník uplatňuje odpisy podľa § 24 ods. 8 zákona o dani z príjmov a do výdavkov (nákladov) na dosiahnutie, zabezpečenie a udržanie zdaniteľného príjmu zahŕňa ročný odpis v rovnakej percentuálnej výške, v akej uplatňuje výdavky (náklady) podľa § 19 ods. 2 písm. t) zákona o dani z príjmov.

Príklad 2

Zamestnávateľ sa so zamestnancami dohodol, že budú príležitostne vykonávať prácu v rámci tzv. domácej kancelárie. Podmienky na výkon tejto práce zamestnávateľ upravil vo vnútornom predpise, s ktorými zamestnanci súhlasili. Zamestnávateľ na výkon príležitostnej práce z domu poskytol zamestnancom služobné technické a programové vybavenie, ktoré zamestnanci využívali len na služobné účely a po ukončení tejto práce z domu, majú povinnosť toto vybavenie vrátiť späť zamestnávateľovi. Vzhľadom k tomu, že zamestnanci mali zvýšené výdavky spojené s používaním služobného zariadenia, zamestnávateľ im poskytol jednorazovú náhradu. Pôjde u zamestnávateľa o daňový výdavok, ak vo vnútornom predpise má zamestnávateľ určené, že zamestnanec použije služobné technické a programové vybavenie výlučne na služobné účely?

Technické a programové vybavenie, ktoré zamestnávateľ poskytol zamestnancom na vykonávanie práce z domu, ktoré po ukončení práce vrátia zamestnávateľovi, sú daňovým výdavkom zamestnávateľa pri obstaraní, ak ide o majetok, ktorý nespĺňa hranicu pre odpisovaný hmotný a nehmotný majetok. Ak ide o dlhodobý odpisovaný majetok, daňovým výdavkom budú odpisy tohto majetku a nakoľko sa majetok využíva len na služobné účely, nedochádza u zamestnávateľa ku kráteniu výdavkov (nákladov) podľa § 19 ods. 2 písm. t) a § 24 ods. 8 zákona o dani z príjmov.

Jednorazová náhrada poskytnutá zamestnancom z dôvodu zvýšených výdavkov spojených s používaním služobného vybavenia bude u zamestnávateľa daňovým výdavkom podľa § 19 ods. 1 zákona o dani z príjmov, ak bola poskytnutá v súlade s vnútorným predpisom (kolektívnou zmluvou, pracovnou zmluvou). Pokiaľ by jednorazová náhrada predstavovala sumu, ktorou by zamestnávateľ uhradil zamestnancovi preukázané výdavky, ktoré zamestnanec za zamestnávateľa vynaložil v súvislosti s používaním služobného vybavenia zo svojho tak, akoby ich vynaložil priamo zamestnávateľ, potom pôjde o príjem vylúčený z predmetu dane [§ 5 ods. 5 písm. c) zákona o dani z príjmov] a daňový výdavok zamestnávateľa podľa § 2 písm. i) zákona o dani z príjmov.

Pre uznanie výdavkov (nákladov) vynaložených v súvislosti s používaním vlastného náradia, vlastného zariadenia a vlastných predmetov potrebných na výkon práce v domácej kancelárii zamestnanca do daňových výdavkov zamestnávateľa musia byť splnené predovšetkým základné podmienky daňového výdavku vymedzené v § 2 písm. i) zákona o dani z príjmov – tzn. musí byť preukázané, že uvedené výdavky (náklady) zamestnávateľa v súvislosti s prácou zamestnancov skutočne vznikli, musí ísť o výdavky (náklady) preukázateľne vynaložené so zámerom dosiahnutia, zabezpečenia a udržania zdaniteľných príjmov a taktiež musia byť správne zaúčtované z hľadiska vecnej a časovej súvislosti.

Ak zamestnávateľ bude poskytovať zamestnancovi náhradu spĺňajúcu ustanovenia § 5 ods. 5 písm. f) zákona o dani z príjmov za používanie vlastného náradia, zariadenia a predmetov potrebných na výkon práce, táto náhrada bude daňovým výdavkom zamestnávateľa podľa § 19 ods. 2 písm. c) šiesty bod zákona o dani z príjmov. Pre uplatnenie tohto daňového výdavku zamestnávateľa nie je rozhodujúce to, či zamestnanec používal vlastné náradie, zariadenie alebo predmety pri výkone práce na pracovisku, alebo pri výkone domáckej práce, telepráce, resp. príležitostnej práce z domu (home office).

Aj v prípade, ak bude zamestnávateľ paušalizovať náhradu podľa § 5 ods. 6 zákona o dani z príjmov, budú tieto náhrady daňovým výdavkom zamestnávateľa podľa § 19 ods. 2 písm. c) šiesty bod zákona o dani z príjmov.

Príklad 3

Zamestnanci, ktorí vykonávajú domácku prácu, na výkon tejto práce používajú vlastný počítač (podmienky si dohodli v pracovnej zmluve). Niektorí zamestnanci predložili zamestnávateľovi doklady o kúpe počítača alebo aj iné doklady, ktorými preukázali úhrady za používané programy (softvérová licencia). Zamestnávateľ individuálne vyhodnotil preukázateľne vynaložené výdavky zamestnancov a rozsah využiteľnosti počítača na služobné a súkromné účely (zamestnanci, pri domáckej práci, budú vlastný počítač používať na služobné účely cca na 50 %). Zamestnávateľ do náhrady nezahrnul výdavky súvisiace so zvýšenou spotrebou elektrickej energie. Zamestnávateľ všetkým zamestnancom určil náhradu, a to tak, že zamestnancom, ktorí predložili skutočné výdavky, určil náhradu na základe kalkulácie skutočných výdavkov, pri ktorej zohľadnil využitie počítača na 50 %, predpokladanú dobu používania, poplatok za licenciu, obdobie. Zamestnancom, ktorí nepredložili preukazné doklady, určil pevne stanovenú náhradu, ktorá nezodpovedá náhrade určenej na základe kalkulácie. Pôjde v prípade takýchto náhrad o daňovo uznané výdavky u zamestnávateľa?

Výdavky (náklady) na náhrady za používanie vlastného počítača vo vyššie uvedených prípadoch budú u zamestnávateľa daňovým výdavkom podľa § 19 ods. 2 písm. c) šiesty bod zákona o dani z príjmov, ak boli splnené podmienky ustanovené v § 145 ods. 2 Zákonníka práce.

Ak zamestnávateľ poskytne zamestnancovi služobné náradie, služobné zariadenie a služobné predmety potrebné na výkon práce v rámci domácej kancelárie zamestnanca, budú preukázateľné zvýšené výdavky spojené s ich používaním daňovo uznané podľa podmienok vymedzených v § 19 ods. 1 a § 19 ods. 2 písm. t) zákona o dani z príjmov, ak to dohodol vo vnútornom predpise, v kolektívnej zmluve alebo v pracovnej zmluve.

Príklad 4

Zamestnávateľ sa so zamestnancami dohodol, že budú príležitostne vykonávať prácu v rámci tzv. domácej kancelárie. Zamestnávateľ zakúpil kancelárske kreslá a stolíky pod počítač, ktoré zamestnancom poskytol na využívanie počas výkonu práce z domu. Po skončení výkonu práce z domu, zamestnávateľ od zamestnancov nepožadoval ich vrátenie a vlastníctvo k týmto hnuteľným veciam previedol na jednotlivých zamestnancov.

Ak po ukončení príležitostnej práce z domu zamestnávateľ prevedie vlastníctvo k spomínaným hnuteľným veciam (kreslá a stolíky pod počítač, ktoré zamestnanci používali na služobné účely počas výkonu práce z domu) na jednotlivých zamestnancov a ak poskytnutie uvedeného plnenia bude dohodnuté vo vnútornom predpise, v kolektívnej zmluve alebo v pracovnej zmluve, bude u zamestnávateľa daňovo uznaným výdavkom podľa podmienok vymedzených v § 19 ods. 1 zákona o dani z príjmov. Na druhej strane z tohto titulu zamestnancom plynie nepeňažné zdaniteľné plnenie podľa § 5 ods. 1 a 2 zákona o dani z príjmov, pri ocenení ktorého zamestnávateľ postupuje v súlade s § 2 písm. c) zákona o dani z príjmov, a takéto plnenie zdaní v súlade s § 35 spomínaného zákona.

Poskytovanie iných pracovných prostriedkov

Zamestnávateľ môže zamestnancom vykonávajúcim domácku prácu, teleprácu alebo príležitostnú domácku prácu poskytovať aj hygienické prostriedky alebo pracovné pomôcky (napr. perá, kancelársky papier, kalendár) alebo sumu, ktorou zamestnávateľ uhradí zamestnancovi preukázané výdavky vynaložené na tieto účely. Takéto plnenie možno za ustanovených podmienok vylúčiť z predmetu dane z príjmov v súlade s § 5 ods. 5 písm. b) zákona o dani z príjmov. Výdavky (náklady) na obstaranie pracovných pomôcok budú však u zamestnávateľa daňovým výdavkom podľa § 2 písm. i) a § 19 zákona o dani z príjmov. Výdavky (náklady) na hygienické vybavenie pracovísk možno na strane zamestnávateľa uplatniť ako daňový výdavok podľa § 2 písm. i) a § 19 ods. 2 písm. c) prvý bod zákona o dani z príjmov.

Zvýšené výdavky v súvislosti s používaním vlastného náradia, zariadenia a predmetov

V prípade, ak sa jedná o prácu v domácej kancelárii majúcej charakter domáckej práce resp. telepráce v zmysle § 52 Zákonníka práce, je potrebné upriamiť pozornosť na špeciálnu úpravu § 52 ods. 8 písm. c) Zákonníka práce, podľa ktorej zamestnávateľ uhrádza zamestnancovi zvýšené výdavky v súvislosti s používaním vlastného náradia, zariadenia a predmetov potrebných na výkon práce. Ak zamestnávateľ uhradí zamestnancovi zvýšené výdavky v súlade s § 52 ods. 8 písm. c) Zákonníka práce, tieto sú daňovým výdavkom podľa § 19 ods. 2 písm. c) šiesty bod zákona o dani z príjmov bez ohľadu na to, či ich zamestnávateľ uhradí zamestnancovi v plnej sume alebo ich zahrnie do kalkulácie, na základe ktorej určí zamestnancovi náhradu.

Príklad 5

Ako treba daňovo posúdiť prípad, ak by sa zamestnávateľ rozhodol poskytovať náhradu zamestnancovi z dôvodu zvýšených výdavkov na vykurovanie, osvetlenie alebo spotrebu vody, ktoré zamestnancovi vznikajú s využívaním vlastných bytových priestorov na domácu kanceláriu?

V predmetnom prípade sa nejedná o nárokovú náhradu v zmysle § 145 ods. 2 Zákonníka práce, nakoľko byt zamestnanca nemožno považovať za náradie, zariadenie alebo predmet, ktorý zamestnanec potrebuje na výkon práce. Takáto náhrada predstavuje pre zamestnanca zdaniteľný príjem. Ak však poskytnutie uvedenej náhrady bude dohodnuté vo vnútornom predpise, v kolektívnej zmluve alebo v pracovnej zmluve, bude u zamestnávateľa daňovo uznaným výdavkom podľa podmienok vymedzených v § 19 ods. 1 zákona o dani z príjmov.

Ing. Ján Mintál