Cestovné náhrady

>   Právne minimum

Zamestnávateľ je povinný poskytovať zamestnancom náhradu výdavkov, ktoré im vzniknú v súvislosti s výkonom práce. Podmienky poskytovania náhrad výdavkov a iných plnení upravuje zákon č. 283/­2002 Z. z. o cestovných náhradách v z. n. p. (ďalej iba „zákon o cestovných náhradách“). Zákon o cestovných náhradách presne vymedzuje právne úkony, pri ktorých vzniká nárok na náhradu a okruh osôb, ktorým tento nárok vzniká. Rozlišuje tiež náhrady, ktoré majú pre zamestnanca nárokový (obligátorny) charakter a náhrady, ktoré majú nenárokový (fakultatívny) charakter.

Nárokové cestovné náhrady je zamestnávateľ povinný po splnení podmienok ustanovených v zákone o cestovných náhradách zamestnancovi poskytnúť. Nenárokové cestovné náhrady sú síce upravené v zákone o cestovných náhradách ale na rozdiel od nárokových cestovných náhrad zamestnávateľ nie je povinný ich zamestnancovi poskytovať. Ich poskytovanie:

•    závisí od rozhodnutia zamestnávateľa (napr. na základe vnútorného predpisu) alebo

•    je založené na dohode zamestnávateľa so zamestnancom v pracovnej zmluve alebo inej písomnej dohode, alebo

•    ich poskytovanie je dohodnuté v kolektívnej zmluve (odborová organizácia a zamestnávateľ).

Počnúc 1. januárom 2026 sú v oblasti cestovných náhrad účinné nasledujúce opatrenia:

Opatrenie Ministerstva práce, sociálnych vecí a rodiny Slovenskej republiky č. 97/­2025 Z. z. o sumách základnej náhrady za používanie motorových vozidiel pri pracovných cestách, t. j. od 1. 1. 2026 platia nasledovné sumy základnej náhrady:

–   pre jednostopové vozidlá a trojkolky 0,085 eura za každý 1 km jazdy,

–   pre osobné cestné motorové vozidlá 0,296 eura za každý 1 km jazdy.

Opatrenie Ministerstva práce, sociálnych vecí a rodiny Slovenskej republiky č. 280/­2025 Z. z. o sumách stravného od 1. 1. 2026 mení pre jednotlivé časové pásma nasledovné sumy stravného:

–   5 hodín až 12 hodín trvania pracovnej cesty 9,30 eura,

–   nad 12 hodín až 18 hodín trvania pracovnej cesty 13,80  eura,

–   nad 18 hodín trvania pracovnej cesty 20,60 eura.

Vysielanie zamestnancov na pracovné cesty

Pri vysielaní zamestnanca na pracovnú cestu je v prvom rade potrebné vychádzať z § 57 ods. 1 Zákonníka práce, ktorý dáva zamestnávateľovi možnosť vyslať zamestnanca na nevyhnutné potrebné obdobie na pracovnú cestu.

Zamestnávateľ potrebuje súhlas zamestnanca, ak ho vysiela na pracovnú cestu mimo obvodu obce pravidelného pracoviska alebo bydliska zamestnanca. Zamestnávateľ nepotrebuje súhlas zamestnanca s vyslaním na pracovnú cestu, ak:

•    ide o pracovnú cestu v rámci obvodu obce pravidelného pracoviska alebo bydliska zamestnanca,

•    vyslanie na pracovnú cestu vyplýva priamo z povahy dohodnutého druhu práce alebo miesta výkonu práce,

•    sa zamestnanec dohodol v pracovnej zmluve, že bude vykonávať pracovné cesty.

Maximálna doba trvania pracovnej cesty nie je zákonom určená. Jej trvanie je vo všeobecnosti vymedzené na nevyhnutne potrebné obdobie. Vždy však musí ísť len o prechodné plnenie úloh.

Dočasne prideleného zamestnanca môže podľa § 57 ods. 2 Zákonníka práce počas dočasného pridelenia k užívateľskému zamestnávateľovi vyslať na pracovnú cestu len užívateľský zamestnávateľ.

Pracovná cesta je časovo ohraničená dobou od nástupu zamestnanca na cestu do skončenia tejto pracovnej cesty. Pracovná cesta predstavuje teda vždy dlhší časový úsek, ako je čas samotného výkonu práce na pracovnej ceste.

Do času trvania pracovnej cesty sa totiž započítava:

•    čas od miesta nástupu na pracovnú cestu do miesta výkonu práce na pracovnej ceste,

•    čas výkonu práce a 

•    čas do príchodu do miesta skončenia pracovnej cesty.

Spôsob a forma vyslania na pracovnú cestu

Zamestnávateľ písomne určí:

•    miesto nástupu na pracovnú cestu,

•    miesto výkonu práce,

•    čas trvania,

•    spôsob dopravy a 

•    miesto skončenia pracovnej cesty.

V praxi sa realizuje vyslanie na pracovnú cestu a určenie jej podmienok formou rôznych tlačív, napr. tlačivo „Cestovný príkaz“ alebo „Vyslanie na pracovnú cestu“. Zákon o cestovných náhradách a ani iný žiadny právny predpis však žiadne tlačivo neustanovuje pre zamestnávateľa ako záväzné. Je teda v právomoci každého zamestnávateľa, aby sa rozhodol, či bude používať tlačivá, ktoré sú na tento účel v obehu a v predaji, alebo si vypracuje svoje vlastné tlačivo, pričom jeho štrutúru, formu a obsah určí sám.

Pravidelné pracovisko zamestnanca

Pracovná cesta je, keď zamestnanec vykonáva prácu na inom mieste, ako je jeho pravidelné pracovisko.

Pravidelné pracovisko zamestnanca predstavuje v prvom rade vždy miesto písomne dohodnuté medzi zamestnancom a zamestnávateľom. V prípade, ak také miesto nie je dohodnuté, za pravidelné pracovisko zamestnanca sa až potom považuje miesto výkonu práce dohodnuté v pracovnej zmluve v zmysle ustanovenia § 43 ods. 1 písm. b) Zákonníka práce alebo v dohodách o prácach vykonávaných mimo pracovného pomeru.

So zamestnancom, ktorému častá zmena pracoviska vyplýva z osobitnej povahy povolania, možno ako pravidelné pracovisko dohodnúť aj miesto pobytu – prechodný pobyt alebo trvalý pobyt. Ak má zamestnanec na základe dohody o vykonaní práce výkon práce v mieste mimo miesta pobytu, môže s ním zamestnávateľ v tejto dohode dohodnúť, že mu poskytne i pri ceste z miesta pobytu do miesta výkonu práce a späť náhrady ako pri pracovnej ceste.

Zákon o cestovných náhradách definuje osobitne a presne miesto pravidelného pracoviska na účely poskytovania cestovných náhrad dočasne pridelenému zamestnancovi na účely jeho pracovných ciest počas dočasného pridelenia, na ktoré ho môže vyslať iba užívateľský zamestnávateľ. Miesto pravidelného pracoviska dočasne prideleného zamestnanca na účely pracovných ciest, ktoré vykoná počas dočasného pridelenia, je miesto jeho výkonu práce dohodnuté podľa § 58 ods. 5 Zákonníka práce v dohode o dočasnom pridelení alebo v pracovnej zmluve. Na tento účel sa všeobecná úprava týkajúca sa miesta pravidelného pracoviska v § 2 ods. 3 zákona o cestovných náhradách nevzťahuje na dočasne prideleného zamestnanca t. j. dočasne pridelený zamestnanec si nemôže dohodnúť miesto ako pravidelné pracovisko iným miestom; ak by dočasne pridelený zamestnanec bol zaradený do skupiny zamestnancov, ktorým častá zmena pracoviska vyplýva z osobitnej povahy povolania, nemôže si dohodnúť miesto pravidelného pracoviska ani v mieste jeho pobytu (trvalý alebo prechodný pobyt).

Okruh osôb, ktorým sa poskytujú cestovné náhrady

•    zamestnanci v pracovnom pomere alebo v štátnozamestnaneckom pomere, ak osobitný predpis neustanovuje inak,

•    členovia družstiev, ak podľa stanov podmienkou členstva je aj pracovný vzťah,

•    fyzické osoby činné na základe dohôd o prácach vykonávaných mimo pracovného pomeru, ak je to v dohode o práci vykonávanej mimo pracovného pomeru dohodnuté (dohoda o vykonaní práce, dohoda o pracovnej činnosti, dohoda o brigádnickej práci študentov),

•    osoby, o ktorých to ustanovuje priamo zákon o cestovných náhradách (napr. zahraniční zamestnanci, ktorí vykonávajú pracovné cesty u slovenského zamestnávateľa na základe dohody o vzájomnej výmen zamestnancov - § 17 zákona o cestovných náhradách, rodinným príslušníkom zamestnanca, ktorý má podľa pracovnej zmluvy výkon práce v zahraničí),

•    osoby, o ktorých to ustanovuje osobitný predpis (napr. starostovia miest a obci, poslanci obecného zastupiteľstva, predseda vyššieho územného celku, poslanci vyššieho územného celku, audítori, daňoví poradcovia a pod.),

•    osoby, ktoré sú vymenované alebo zvolené do orgánov právnickej osoby a nie sú k právnickej osobe v pracovnoprávnom vzťahu (člen predstavenstva, člen dozornej rady, člen správnej rady, člen poradného orgánu, člen koordinačného orgánu, konateľ spoločnosti a pod.), ak im nie sú poskytované náhrady podľa písmena a),

•    osoby, ktoré plnia pre právnickú osobu alebo fyzickú osobu úlohy a nie sú k právnickej osobe alebo fyzickej osobe v pracovnoprávnom vzťahu ani v inom právnom vzťahu, ak poskytovanie cestovných náhrad je dohodnuté (napr. dobrovoľníci v občianskych združeniach),

•    dočasne pridelení zamestnanci na výkon práce k užívateľskému zamestnávateľovi podľa § 58 Zákonníka práce.

Príklad

Môže si konateľ spoločnosti uplatniť cestovné náhrady?

Zákon o cestovných náhradách sa vzťahuje na konateľa na základe ustanovenia § 1 ods. 2 písm. b) – ide o osobu zvolenú alebo vymenovanú do orgánu právnickej osoby, ak nie je k tejto právnickej osobe v pracovnoprávnom vzťahu. Za pracovnú cestu sa podľa ustanovenia § 2 ods. 1, druhá veta zákona o cestovných náhradách na účely poskytovania cestovných náhrad považuje každá cesta konateľa, v rámci ktorej plní funkciu, ktorá pre neho vyplýva z tohto osobitného postavenia, t. j. z postavenia konateľa spoločnosti. Podmienkou poskytovania cestovných náhrad je v tomto prípade priama súvislosť medzi vykonanou cestou a činnosťou konateľa spoločnosti a nie miesto, kde sa táto činnosť vykonáva.

Príklad

Spoločník slovenskej s. r. o. je občanom Českej republiky má 60 % podiel na základom imaní uvedenej s. r. o. Jedenkrát ročne sa zúčastní na zasadnutí valného zhromaždenia.

Má spoločník nárok na účtovanie cestovných náhrad za cestu z Česka na Slovensko a späť za použitie vlastného vozidla, na diéty a ubytovanie?

Osobný rozsah cestovných náhrad ustanovuje zákon č. 283/­2002 Z. z. o cestovných náhradách v z. n. p. (ďalej iba „zákon o cestovných náhradách“) v rámci § 1 ods. 1 a ods. 2.

V predmetnom prípade nejde o príjem za prácu spoločníka s. r. o. v zmysle § 5 ods. 1 písm. b) zákona o dani z príjmov, na základe ktorého by bol považovaný za zamestnanca podľa § 5 ods. 2 spomínaného právneho predpisu. Uvedený spoločník nie je ani osobou, ktorá by bola vymenovaná alebo zvolená do orgánov spoločnosti s ručením obmedzeným. V zmysle doteraz uvedeného možno vysloviť názor, že uvedenému spoločníkovi nepatrí náhrada preukázaných cestovných výdavkov, pretože sa síce zúčastňuje rokovania orgánu právnickej osoby v ktorej má majetkovú účasť, ale do tohto orgánu nebol ani vymenovaný a ani zvolený, a jeho postavenie je len postavením spoluvlastníka spoločnosti. Cesta s ČR na Slovensko nepredstavuje pracovnú cestu v zmysle zákona o cestovných náhradách, ide o cestu za účelom vykonania vlastného vlastníckeho práva, nie cestu súvisiacu s činnosťou spomínanej spoločnosti s ručením obmedzeným.

Nárokové a nenárokové cestovné náhrady      

Nárokové cestovné náhrady sú náhrady, ktoré je zamestnávateľ povinný zamestnancovi poskytnúť. Zamestnanec si pri uplatňovaní práva na nárokové náhrady musí splniť zákonom stanovené podmienky. Nárokové cestovné náhrady nie sú u zamestnanca predmetom dane z príjmov zo závislej činnosti, ak sa poskytujú v súvislosti s výkonom závislej činnosti do výšky, na ktorú zamestnancovi vznikne nárok.

Príklad

Zamestnanec vykonal v rámci jedného kalendárneho dňa dve tuzemské pracovné cesty v trvaní. 3,5 hodiny a 5,5 hodín.

Časy trvania tuzemských pracovných ciest sa podľa § 5 ods. 4 zákona o cestovných náhradách nemôžu sčítať a zamestnancovi sa poskytne stravné len za tuzemskú pracovnú cestu, pri ktorej mu vznikol nárok na stravné v trvaní 5,5 hodín, t. j. v sume stravného, ktoré je určené pre časové pásmo 5 až 12 hodín.

Príklad

Zamestnanec vykonal v rámci kalendárneho dňa dve tuzemské pracovné cesty v trvaní 3 hodiny a 3,5 hodín.

Časy trvania jednotlivých tuzemských pracovných ciest sa podľa § 5 ods. 4 zákona o cestovných náhradách spočítajú a zamestnancovi sa poskytne stravné v sume podľa súhrnného času (za 6,5 hodín), t. j. v sume stravného, ktoré je určené pre časové pásmo 5 až 12 hodín.

Nenárokové cestovné náhrady nie je zamestnávateľ povinný poskytovať zamestnancovi. Ich poskytovanie je založené na dohode:

•    zamestnávateľa a zamestnanca v pracovnej zmluve alebo inej písomnej dohode,

•    zamestnávateľa a odborovej organizácie, t. j. ich poskytovanie je dohodnuté v kolektívnej zmluve alebo

•    ich poskytovanie závisí od rozhodnutia zamestnávateľa (napr. na základe vnútorného predpisu).

Nenárokové cestovné náhrady sa považujú u zamestnanca za predmet dane a sú pre neho zdaniteľným príjmom.

V rámci § 7 ods. 4 zákona o cestovných náhradách došlo od 1. 1. 2025 k preformulovaniu znenia výpočtu náhrady za spotrebované pohonné látky, kde sa pri určení náhrady pri pracovnej ceste vychádza z jednotkovej ceny pohonnej látky, ktorá sa násobí spotrebou vozidla (zistenou na základe § 7 ods. 6 až 10 zákona o cestovných náhradách z príslušného dokladu alebo na základe príslušnej skutočnosti, pričom ide spravidla o vymedzenie počtu litrov pohonnej látky na 100 km) vo vzťahu ku každému, aj začatému, kilometru jazdy.

Jednotková cena pohonnej látky od 1. 1. 2025 sa preukazuje dokladom o kúpe pohonnej látky, z ktorého je zrejmá súvislosť s pracovnou cestou (viď § 7 ods. 5 zákona o cestovných náhradách). Ak by zamestnanec chcel preukázať cenu pohonnej látky viacerými dokladmi o kúpe, jednotková cena pohonnej látky sa môže vypočítať aritmetickým priemerom preukázaných cien. V situácii, kedy zamestnanec nemá k dispozícii doklady o kúpe pohonných látok, na výpočet náhrady za spotrebované pohonné látky sa použije jednotková cena pohonnej látky, ktorá platila v čase nástupu na pracovnú cestu, zistená Štatistickým úradom SR.

V § 7 ods. 5 zákona o cestovných náhradách účinným od 1. 1. 2025 sa taktiež spresňuje jednotková cena pohonnej látky v prípade, ak je pohonnou látkou elektrická energia. U elektromobilov sa za doklad o kúpe bude považovať okrem dokladu napr. z nabíjacej stanice aj doklad od dodávateľa elektrickej energie, z ktorého je možné odvodiť jednotkovú sadzbu za elektrickú energiu pre domácnosť, v ktorom zamestnanec vozidlo nabíjal. Zákon sa tu pritom neobmedzuje iba na domácnosť zamestnanca, ale môže ísť napr. aj o domácnosť rodinného príslušníka. V praxi si zamestnávateľ a zamestnanec môžu spresniť pravidlá ohľadom toho, kde zamestnanec môže alebo nemôže také vozidlo nabíjať. Ak zamestnanec nevie u elektromobilu preukázať jednotkovú cenu pohonnej látky dokladom o kúpe (faktúra od dodávateľa za elektrickú energiu pre domácnosť, či doklad z nabíjačky), môže rovnako využiť aj údaje zo Štatistického úradu SR. Od 1. januára 2024 sú Štatistickým úradom SR zverejňované okrem nafty, benzínu, plynu (CNG, [T]LNG)[/­T] aj ceny troch nových pohonných látok - bioLNG, vodík a elektrická energia na dobíjanie elektromobilov. Elektrická energia je využívaná na dobíjanie elektromobilov na nabíjacích staniciach a podľa dĺžky/­rýchlosti nabíjania sa delí na:

•    AC nabíjanie – 180 minút,

•    DC nabíjanie – 90 minút,

•    Ultra nabíjanie – 60 minút.

Spotreba pohonných látok sa podľa § 7 ods. 6 zákona o cestovných náhradách určí z dokladu o vozidle, pričom spotreba vozidla sa nezapisuje povinne do dokladov o vozidle v časti emisie a spotreba, ale môže byť uvedená v ďalších úradných záznamoch. Novinkou v rámci § 7 ods. 6 zákona o cestovných náhradách v znení účinnom od 1. 1. 2025 je  zvýšenie spotreby uvedenej v doklade o vozidle podľa rôznych noriem o ďalších 10 %, čím sa spotreba uvedená v doklade o vozidle zreálni so skutočnou spotrebou pohonnej látky:

•    ak je v doklade vozidla uvedená spotreba len podľa príslušnej slovenskej technickej normy, použije sa spotreba podľa tejto normy zvýšená o 10 % a pri jazde vozidla v meste zvýšená o 40 %,

•    ak je v doklade vozidla uvedená spotreba podľa slovenskej technickej normy a predpisu Európskej hospodárskej komisie alebo podľa predpisu Európskej hospodárskej komisie, použije sa spotreba podľa predpisu Európskej hospodárskej komisie vypočítaná aritmetickým priemerom zvýšená o 10 % a pri jazde vozidla v meste spotreba podľa predpisu Európskej hospodárskej komisie určená pre jazdu v meste zvýšená o 10 %,

•    ak je v doklade vozidla uvedená spotreba v členení na mestský cyklus, mimomestský cyklus a kombinovaný cyklus, použije sa spotreba zodpovedajúca príslušnému cyklu premávky zvýšená o 10 % alebo spotreba zodpovedajúca kombinácii jednotlivých cyklov premávky odvodených od konkrétneho režimu jazdy vozidla zvýšená o 10 %; pri kombinácii jednotlivých cyklov premávky sa na žiadosť zamestnanca použije iba spotreba pre kombinovaný cyklus zvýšená o 10 %,

•    ak je v doklade vozidla uvedená spotreba bez členenia na cykly, použije sa táto spotreba zvýšená o 10 % a pri jazde vozidla v meste zvýšená o 20 %,

•    ak je v doklade vozidla, ktoré je poháňané len elektrickou energiou, uvedená spotreba elektrickej energie, použije sa táto spotreba zvýšená o 10 % a pri jazde vozidla na rýchlostných cestách a diaľniciach zvýšená o 20 %.

Pre elektro-vozidlá s údajom o spotrebe v doklade o vozidle (údaj nie je povinný) sa teda osobitne od 1. 1. 2025 zaviedla úprava, v rámci ktorej sa jednak zvyšuje spotreba vozidla poháňaného len elektrickou energiou o 10 %, ale zároveň sa vzhľadom na zvýšenú spotrebu elektro-vozidiel pri vyšších rýchlostiach zavádza  20 % zvýšenie pre jazdu po rýchlostnej ceste a diaľnici.

U elektromobilov má zamestnanec od 1. 1. 2025 okrem preukázania spotreby z dokladu o vozidle tiež možnosť preukázať spotrebu elektrickej energie meračom zabudovaným priamo v elektro-vozidle, prostredníctvom ktorého je možné preukázateľne zistiť spotrebu elektrickej energie.  

>   Cestovné náhrady z pohľadu ZDP

Cestovné náhrady sú v zmysle ustanovenia § 19 ods. 2 písm. d) zákona o dani z príjmov daňovým výdavkom do výšky, na ktorú vzniká nárok podľa osobitných predpisov (napr. podľa zákona č. 283/­2002 Z. z. o cestovných náhradách v znení neskorších predpisov), a vreckové pri zahraničnej pracovnej ceste poskytované podľa § 14 zákona o cestovných náhradách.

Príklad

Obchodná spoločnosť vyplatila zamestnancovi, ktorý vykonal v rámci jedného kalendárneho dňa štyri tuzemské pracovné cesty v trvaní 3 hodiny, 3 hodiny, 3 hodiny a 2 hodiny stravné určené pre časové pásmo 5 až 12 hodín.

Pôjde za týchto okolností o daňový výdavok spoločnosti?

Vychádzajúc z ustanovenia § 5 ods. 4 písm. a) zákona o cestovných náhradách platí, že ak zamestnanec, ktorému častá zmena pracoviska vyplýva z osobitnej povahy povolania, vykoná počas kalendárneho dňa viac pracovných ciest, z ktorých každá trvá menej ako 5 hodín, pričom celkový súčet trvania týchto pracovných ciest je 5 hodín a viac, patrí zamestnancovi stravné za celkový čas trvania týchto pracovných ciest. V uvedenom prípade sa tak časy tuzemských pracovných ciest spočítajú. Zamestnancovi poskytnuté stravné v sume podľa súhrnného času (za 11 hodín), t. j. v sume stravného určené pre časové pásmo 5 až 12 hodín bude daňovo uplatniteľným výdavkom obchodnej spoločnosti.

Príklad

Zamestnanec vykonal tuzemskú pracovnú cestu v rámci dvoch kalendárnych dní a to od 22.00 hod. do 4.00 hod. Prvý deň trvala tuzemská pracovná cesta 2 hodiny a druhý deň trvala tuzemská pracovná cesta 4 hodiny. Zamestnávateľ zamestnancovi poskytol stravné v sume, ktorá je určená pre časové pásmo 5 až 12 hodín.

Pôjde o daňový náklad zamestnávateľa?

Časy trvania tuzemskej pracovnej cesty v rámci dvoch kalendárnych dní sa v zmysle ustanovenia § 5 ods. 4 písm. b) zákona o cestovných náhradách spočítajú, a to z dôvodu, že ani jeden kalendárny deň nevznikol zamestnancovi nárok na stravné (pracovná cesta netrvala min. 5 hodín) a stravné sa poskytne za tuzemskú pracovnú cestu ako celok. Stravné sa v tomto prípade neposudzuje za každý kalendárny deň samostatne, ale za tuzemskú pracovnú cestu ako celok; zamestnancovi sa poskytne stravné v sume, ktorá je určená pre časové pásmo 5 až 12 hodín. To znamená, že zamestnávateľ postupoval v súlade so zákonom a vyplatené stravné bude jeho daňovým nákladom.

Príklad

Zamestnanec použil po dohode so zamestnávateľom pri pracovnej ceste zo Žiliny do Pezinka súkromné vozidlo Opel a prejazdil 390 km, pričom všetky kilometre najazdil v režime mimo mesto. Vozidlo má v technickom preukaze uvedenú spotrebu pohonnej látky podľa normy STN, ktorá je na 100 km 7,0 l. Zamestnanec preukázal cenu pohonnej látky v deň nástupu na pracovnú cestu dokladom o kúpe, ktorá bola 1,70 €.

Zamestnanec vyúčtoval výdavky, ktoré mu vznikli v priamej súvislosti s použitím súkromného vozidla na pracovnej ceste:

•    základnú náhradu za každý 1 km jazdy podľa § 7 ods. 1 a 2 a opatrenia MPSVR SR č. 97/­2025, t. j. 0,296 €/­km,

•    spotrebované pohonné látky podľa § 7 ods. 1 prepočítané podľa § 7 ods. 6 písm. a) podľa normy STN v závislosti od konkrétneho režimu jazdy a preukázanej ceny pohonnej látky z času konania pracovnej cesty (1,70 €),

•    potrebné vedľajšie výdavky – poplatok za parkovanie (3,50 €), poplatok za diaľnicu (10,00 €).

Zamestnávateľ vyúčtoval náhradu výdavkov za použitie súkromného vozidla vo výške, na ktorú vznikol zamestnancovi nárok podľa zákona o cestovných náhradách, t. j. sumu 180,00 €, ktorá je v súlade s § 19 ods. 2 písm. d) zákona o dani z príjmov jeho daňovým výdavkom.

Zamestnancovi boli uhradené nárokové cestovné náhrady za použitie súkromného vozidla do limitovanej výšky ustanovenej zákonom o cestovných náhradách. Pre zamestnanca je cestovná náhrada v sume 180,00 € príjem, ktorý nepodlieha dani z príjmu, odvodom na zdravotné poistenie a sociálne poistenie.

Príklad

Zamestnávateľ vyslal zamestnanca na trojdňovú pracovnú cestu do Českej republiky, pričom prvý deň pracovná cesta trvala v časovom pásme do 6 hodín (nárok na stravné 150 CZK), druhý deň trvala pracovná cesta v časovom pásme nad 12 hodín (nárok na stravné 600 CZK.) a tretí deň trvala pracovná cesta v časovom pásme od 6 do 12 hodín (nárok na stravné 300 CZK). Zamestnanec mal čiastočne zabezpečené stravovanie:

1. deň - večeru,

2. deň – raňajky, obed,

3. deň – raňajky.

1. deň

Zamestnanec mal nárok na stravné vo výške 150 CZK, ktoré mu zamestnávateľ na základe § 13 ods. 7 zákona o cestovných náhradách kráti o 35 % za poskytnutú večeru, miera krátenia sa vypočíta zo stravného nad 12 hodín trvania pracovnej cesty, t. j. o 210 CZK.

Zamestnávateľ v tomto prípade zamestnancovi neposkytne už žiadne peňažné plnenie z dôvodu, že nárok na stravné mal zamestnanec za kalendárny deň vo výške 150 CZK, miera krátenia za bezplatne zabezpečené stravovanie vyjadrená v nominálnej hodnote je 210 CZK (600 CZK × 35 % = 210 CZK).

2. deň

Zamestnanec mal nárok na stravné vo výške 600 CZK, ktoré mu zamestnávateľ na základe § 13 ods. 7 zákona o cestovných náhradách kráti o:

25 % za bezplatne zabezpečené raňajky, miera krátenia sa vypočíta zo stravného nad 12 hodín trvania pracovnej cesty t. j. o 150 CZK (600 CZK × 25 % = 150 CZK),

40 % za bezplatne zabezpečený obed, miera krátenia sa vypočíta zo stravného nad 12 hodín trvania pracovnej cesty, t. j. o 240 CZK (600 CZK × 40 % = 240 CZK).

Zamestnávateľ poskytne zamestnancovi rozdiel medzi nárokovým stravným a sumou krátenia za bezplatne zabezpečené raňajky a obed, t. j. poskytne mu sumu 210 CZK (600 CZK – 65 % = 600 CZK – 390 CZK = 210 CZK).

3. deň

Zamestnanec mal nárok na stravné vo výške 300 CZK, ktoré mu zamestnávateľ na základe § 13 ods. 7 zákona o cestovných náhradách kráti o 25 % za poskytnuté raňajky, miera krátenia sa vypočíta zo stravného nad 12 hodín trvania pracovnej cesty, t. j. o 150 CZK (600 CZK × 25 % = 150 CZK).

Zamestnávateľ poskytne zamestnancovi rozdiel medzi nárokovým stravným a sumou krátenia za bezplatne zabezpečené raňajky, t. j. poskytne mu sumu 150 CZK (300 CZK – 25 % = 300 CZK – 150 CZK = 150 CZK).

V rámci vyúčtovania zahraničnej pracovnej cesty zamestnávateľ tak zamestnancovi vyplatí stravné 360 CZK, ktoré bude daňovým výdavkom zamestnávateľa.

Príklad

Stavebná spoločnosť má uzatvorené so živnostníkmi obchodné zmluvy na vykonávanie remeselných prác. V zmluvách je dohodnuté, že stavebná spoločnosť uhradí všetky náklady spojené s ubytovaním živnostníka.

Môžu byť náklady stavebnej spoločnosti vynaložené na ubytovanie živnostníkov daňovo uplatniteľným výdavkom?

Za daňový výdavok v zmysle § 2 písm. i) zákona o dani z príjmov je považovaný výdavok na dosiahnutie, zabezpečenie a udržanie príjmov preukázateľne vynaložený daňovníkom, zaúčtovaný v účtovníctve daňovníka v súlade s účtovnými predpismi alebo zaevidovaný v evidencii daňovníka podľa § 6 ods. 11, pričom pri využívaní majetku, ktorý môže mať charakter osobnej potreby a s ním súvisiacich výdavkov (nákladov), je daňový výdavok uznaný len v pomernej časti podľa § 19 ods. 2 písm. t) zákona o dani z príjmov, v akej sa používa na dosiahnutie, zabezpečenie a udržanie zdaniteľných príjmov, ak tento zákon neustanovuje inak.

Podľa § 19 ods. 2 písm. d) zákona o dani z príjmov daňovými výdavkami, ktoré možno uplatniť len v rozsahu a za podmienok ustanovených v tomto zákone sú výdavky na cestovné náhrady do výšky, na ktorú vzniká nárok podľa osobitných predpisov. Týmto osobitným predpisom je zákon č. 283/­2002 Z. z. o cestovných náhradách v znení neskorších predpisov, ktorý upravuje poskytovanie náhrad výdavkov a iných plnení pri pracovných cestách osobám, ktoré sú vymedzené v § 1 ods. 1 a 2 tohto zákona. Z uvedeného zákona vyplýva, že pokiaľ spoločnosť (zamestnávateľ) hradí osobám, ktoré sú vymedzené v zákone o cestovných náhradách, a to v rozsahu stanovenom v tomto zákone, je to pre neho daňový výdavok v súlade s § 19 ods. 2 písm. d) zákona o dani z príjmov.

Avšak v prípade, ak stavebná spoločnosť uhradí tieto náklady osobám, ktoré nie sú uvedené v § 1 ods. 1 a 2 zákona o cestovných náhradách, takýto výdavok nie je možné uznať za daňový výdavok v zmysle § 19 ods. 2 písm. d) zákona o dani z príjmov. V takýchto prípadoch je potrebné vychádzať z konkrétnej uzatvorenej zmluvy medzi odberateľom a dodávateľom a daňové výdavky posudzovať v nadväznosti na § 17 ods. 1 písm. b) a na už citované ustanovenie § 2 písm. i) zákona o dani z príjmov. V predmetnom prípade stavebná spoločnosť nemá priamo znášať (účtovať) náklady na ubytovanie SZČO. Tieto náklady má znášať SZČO, ktorá si uvedené náklady na ubytovanie premietne do ceny ňou poskytnutej služby.

Príklad

Zahraničná pracovná cesta do Českej republiky trvala zamestnancovi 9 hodín a nárok na stravné v cudzej mene je 300 CZK (základná sadzba stravného v cudzej mene je 600 CZK). Zamestnancovi bol bezplatne poskytnutý obed. Zamestnanec tiež obdržal vreckové vo výške 10 % z ustanoveného stravného.

Krátenie stravného za bezplatne zabezpečený obed a výpočet vreckového:

300 CZK – 40 % zo 600 CZK = 300 CZK – 240 CZK

Zamestnancovi sa poskytne stravné v cudzej mene, t. j. doplatok do výšky peňažného plnenia vo výške 60 CZK (t. j. 300 CZK – 240 CZK = 60 CZK).

Zamestnancovi sa poskytne tiež vreckové vo výške 30 CZK (10 % z 300 CZK).

Celková cestovná náhrady vyplatená zamestnancovi v sume 90 CZK bude daňovým nákladom zamestnávateľa.

Z pohľadu zamestnanca nie je v zmysle ustanovenia § 5 ods. 5 písm. a) zákona o dani z príjmov predmetom dane z príjmov fyzických osôb cestovná náhrada poskytovaná v súvislosti s výkonom závislej činnosti do výšky, na ktorú vznikne zamestnancovi nárok podľa zákona o cestovných náhradách, okrem vreckového poskytovaného pri zahraničnej pracovnej ceste.

To znamená, že predmetom dane u zamestnanca nie je len tá cestovná náhrada, ktorej povinnosť poskytnutia zo strany zamestnávateľa vyplýva priamo z ustanovení zákona o cestovných náhradách, všetky ostatné plnenia sú u zamestnanca zdaniteľným príjmom, t. j. suma vo výške rozdielu medzi sumou vo výške nároku vyplývajúceho zo zákona o cestovných náhradách a poskytnutou sumou dohodnutou napr. v pracovnej zmluve (kolektívnej zmluve, vnútornom predpise). Všetky fakultatívne (nenárokové, dobrovoľné) náhrady, ktoré zamestnávateľ poskytne zamestnancovi, aj napriek tomu, že sú upravené v pracovnej zmluve (kolektívnej zmluve, vnútornom predpise), sú pre neho zdaniteľným príjmom, ktorý sa zdaňuje v súlade s § 35 zákona o dani z príjmov v úhrne zdaniteľných príjmov v čase vyplatenia predmetného plnenia

Príklad

Obchodná spoločnosť poskytla svojmu zamestnancovi pri zahraničnej pracovnej ceste vreckové vo výške 50 % z nároku na stravné. Vzhľadom na charakter práce zamestnanca je táto výška vreckového pri zahraničnej ceste zamestnanca dohodnutá v pracovnej zmluve.

V akej výške bude možné uznať takto vyplatené vreckové za daňový výdavok obchodnej spoločnosti?

Vychádzajúc z ustanovenia § 19 ods. 2 písm. d) zákona o dani z príjmov vreckové pri zahraničnej pracovnej ceste je daňovým výdavkom vo výške podľa § 14 zákona o cestovných náhradách. Z tohto ustanovenia vyplýva, že zamestnávateľ môže poskytnúť zamestnancovi pri zahraničnej pracovnej ceste popri náhrade preukázaných potrebných vedľajších výdavkov aj vreckové vo výške do 40 % stravného ustanoveného podľa § 13 ods. 4 a 5 spomínaného právneho predpisu.

Podľa § 19 ods. 1 zákona o dani z príjmov možno výdavok (náklad), ktorý limituje zákon o dani z príjmov, zahrnúť do daňových výdavkov len v rozsahu a za podmienok ustanovených v tomto zákone okrem výdavkov (nákladov) vynaložených zamestnávateľom na poskytnutý zdaniteľný príjem podľa § 5 ods. 1 a ods. 3 písm. d) zákona o dani z príjmov za podmienok ustanovených osobitným predpisom. V nadväznosti na uvedené, ak poskytnutie vreckového pri zahraničnej pracovnej ceste v sume vyššej ako vyplýva z § 14 zákona o cestovných náhradách je so zamestnancom dohodnuté v pracovnej zmluve, kolektívnej zmluve, poprípade v internom predpise, či inej zmluve, možno ho považovať za daňový výdavok zamestnávateľa za podmienky, že poskytnutie tohto benefitu je zamestnancovi zdanené ako príjem zo závislej činnosti a je súčasťou vymeriavacích základov na povinné zdravotné poistenie a povinné sociálne poistenie.

Keďže vreckové poskytnuté zamestnancovi pri zahraničnej ceste je predmetom dane a nie je od dane oslobodené, je u zamestnanca vždy zdaniteľným príjmom a teda je aj súčasťou vymeriavacích základov na povinné zdravotné poistenie a povinné sociálne poistenie. Rozhodujúcou skutočnosťou pre uznanie vyššieho vreckového do daňových výdavkov zamestnávateľa je teda skutočnosť, že výška vreckového nad stanovený limit je dohodnutá v pracovnej alebo inej zmluve, či v internom predpise.

Príklad

Zamestnancovi zamestnávateľ ako zamestnanecký benefit poskytuje preplácanie cestovných výdavkov na cestu do práce a späť. Jeho pravidelné pracovisko je v Žiline, pričom trvalý pobyt má zamestnanec v Považskej Bystrici. Denne dochádza do zamestnania do Žiliny autobusom.

Otázku posudzovania zdaniteľnosti uvedeného príjmu je potrebné v danom prípade konfrontovať v úzkej súvislosti so zákonom o cestovných náhradách. Pracovná cesta podľa § 2 ods. 1 zákona o cestovných náhradách je čas od nástupu zamestnanca na cestu na výkon práce do iného miesta, ako je jeho pravidelné pracovisko, vrátane výkonu práce v tomto mieste do skončenia tejto cesty.

Zo znenia otázky teda vyplýva, že preplatené cestovné výdavky na cestu z trvalého bydliska do zamestnania a späť bude predmetom dane z príjmov (zdaňuje sa) z toho dôvodu, že sa nejedná o pracovné cesty v zmysle definície podľa zákona o cestovných náhradách. Ide teda o nenárokové plnenie.

Príklad

Spoločnosť ABC, s. r. o. vyplatila svojmu zamestnancovi pri pracovnej ceste sumu stravného vo vyššej sume ako je suma stravného, ktorá prináleží podľa prislúchajúcich právnych predpisov. Táto vyššia suma stravného je zakotvená v zmysle kolektívnej zmluvy.

Bude takto vyplatené stravné predmetom zdanenia u zamestnanca alebo nie?

Predmetom dane u zamestnanca nie je len tá cestovná náhrada, ktorej povinnosť poskytnutia zo strany zamestnávateľa vyplýva priamo z ustanovení zákona o cestovných náhradách, všetky ostatné vyššie plnenia (§ 9 zákona o cestovných náhradách) sú u zamestnanca zdaniteľným príjmom, t. j. aj suma vo výške rozdielu medzi sumou stravného vo výške nároku vyplývajúceho zo zákona o cestovných náhradách a poskytnutou sumou dohodnutou v kolektívnej zmluve (pracovnej zmluve, vnútornom predpise).

Príklad

Spoločnosť XYZ, s. r. o. vyplatila zamestnancovi pracujúcemu na dohodu o pracovnej činnosti cestovné náhrady.

Budú tieto cestovné náhrady zdaniteľným príjmom zamestnanca alebo nie?

Vychádzajúc z ustanovenia § 1 ods. 2 písm. c) zákona o cestovných náhradách tento právny predpis upravuje aj poskytovanie náhrad fyzických osobám činným na základe dohôd o prácach vykonávaných mimo pracovného pomeru, ak je to v dohode o práci vykonávanej mimo pracovného pomeru, dohodnuté. Tzn., ak je v uvedenom prípade v dohode o pracovnej činnosti uvedené, že spoločnosť XYZ, s. r. o. bude preplácať aj cestovné náhrady, potom tieto cestovné náhrady vo výške nároku podľa zákona o cestovných náhradách pre dohodára [ako zamestnanca s príjmom zo závislej činnosti z pracovnoprávneho vzťahu v zmysle § 5 ods. 1 písm. a) zákona o dani z príjmov] nebudú predmetom dane z príjmov v zmysle § 5 ods. 5 písm. a) spomínaného zákona. Ak by to v dohode o pracovnej činnosti dohodnuté nebolo, potom takto vyplatené náhrady by boli predmetom dane poskytnuté v súvislosti s výkonom závislej činnosti (§ 5 ods. 2) a zdanili by sa zamestnancovi pracujúcemu na dohodu o pracovnej činnosti v úhrne jeho príjmu v mesiaci vyplatenia.

>   Cestovné náhrady z pohľadu DPH

Predovšetkým je nutné poznamenať, že platiteľ DPH môže odpočítať daň v rozsahu a za podmienok ustanovených prostredníctvom § 49 až § 51 zákona o DPH. Jednou z rozhodujúcich podmienok je, že platiteľ využije tovar alebo služby na účely svojho podnikania.

Cestovné náhrady vypláca zamestnávateľ pri pracovných cestách, pri ktorých si zamestnanec sám uhrádza výdavky a nárokuje si ich náhrady. Za predpokladu, keď zamestnávateľ poskytuje zamestnancovi náhrady cestovných výdavkov, nemá v zmysle ustanovení zákona o DPH nárok na odpočítanie dane z pridanej hodnoty, pretože nejde o zdaniteľné plnenie prijaté zamestnávateľom. Ak zdaniteľné plnenie bolo poskytnuté zamestnancovi a doklad o poskytnutí je súčasťou vyúčtovania pracovnej cesty, nejedná sa o zdaniteľné plnenie prijaté zamestnávateľom a za týchto predpokladov nárok na odpočítanie DPH nevzniká. Náhrada výdavkov vrátane DPH je tak pre zamestnávateľa daňovým výdavkom.

Zamestnávateľ však častokrát určité plnenia súvisiace s pracovnými cestami zamestnancov zabezpečuje a uhrádza vo vlastnej réžii (napr. ubytovanie, cestovné hromadnou dopravou, letenky atď.). V týchto prípadoch ide o zdaniteľné plnenie prijaté zamestnávateľom a následne poskytnuté na pracovné účely zamestnancom. Za uvedených predpokladov nárok na odpočet DPH zamestnávateľovi vzniká a doklady o zabezpečení takéhoto plnenia nie sú súčasťou vyúčtovania cestovných náhrad. Ide totiž o prijaté služby zamestnávateľom (platiteľom DPH), ktoré sa účtovne evidujú prostredníctvom účtu 518 – Ostatné služby (nie teda účtu 512 - Cestovné).

Problematiku odpočítavania DPH pri výdavkoch súvisiacich s pracovnými cestami zamestnancov možno zhrnúť do nasledujúcich bodov:

•    spotreba PHM pri použití „služobného“ motorového vozidla za predpokladu, že výdavok nebude zúčtovaný prostredníctvom vyúčtovania pracovnej cesty - nárok na odpočítanie dane vzniká, ak zamestnávateľ disponuje faktúrou (môže byť aj doklad z ERP) vyhotovenou v zmysle § 71 zákona o DPH od iného platiteľa a existuje zmluvný vzťah medzi zamestnávateľom a iným platiteľom dane ohľadom dodávky tovaru (napr. kúpa prostredníctvom kariet zamestnávateľa),

•    spotreba PHM pri použití súkromného vozidla zamestnanca na služobné účely za predpokladu, že výdavky na PHM nie sú súčasťou vyúčtovania pracovnej cesty, je možné zistiť hodnotu nakúpených PHM spotrebovaných na účely podnikania platiteľa a zároveň má platiteľ (zamestnávateľ) faktúru na celý objem takto spotrebovaných PHM. Pri takejto transakcii vzniká platiteľovi právo na odpočítanie DPH za predpokladu splnenia ostatných podmienok (platiteľ kúpil tovar od dodávateľa a použil ho na účely vlastných zdaniteľných transakcií),

•    výdavky za ubytovanie, parkovné a podobné náklady súvisiace s pracovnou cestou, s výnimkou stravovania (výdavok však nie je súčasťou vyúčtovania pracovnej cesty) - nárok na odpočítanie dane vzniká, ak má zamestnávateľ faktúru (môže byť aj doklad z ERP) vyhotovenú v zmysle § 71 zákona o DPH od iného platiteľa a existuje zmluvný vzťah medzi zamestnávateľom a iným platiteľom dane ohľadom dodávky služby.

Príklad

Aké základe pravidlá platia pri skúmaní možnosti odpočítavania DPH pri výdavkoch zamestnávateľa súvisiacich s pracovnými cestami zamestnancov?

V súvislosti s možnosťami odpočítania dane z pridanej hodnoty, ktorá sa týka plnení predstavujúcich cestovné výdavky, zamestnávateľ (platiteľ DPH) v zásade aplikuje dva postupy:

Zamestnávateľ nemá právo na odpočítanie DPH zo služieb a tovarov, ktoré vo svojom mene a na svoj účet prijal zamestnanec. V takomto prípade zamestnancovi platí zamestnávateľ náhradu výdavkov spojených s pracovnou cestou. Tieto výdavky sa účtujú na účte 512 - Cestovné.

Zamestnávateľ má právo na odpočítanie DPH, ak vo svojom mene a na svoj účet prijal plnenia poskytnuté iným platiteľom dane, ktoré súvisia s pracovnou cestou zamestnanca. Faktúra musí byť vyhotovená pre zamestnávateľa. Výdavky účtuje zamestnávateľ na účte 518 - Ostatné služby. Podmienky, ktoré musia byť splnené pre odpočet DPH teda, sú:

•    existuje právny vzťah medzi zamestnávateľom (platiteľom DPH) a poskytovateľom služby (platiteľom DPH),

•    faktúra za poskytnutie služby je vyhotovená na zamestnávateľa (IČ DPH zamestnávateľa).

>   Cestovné náhrady z pohľadu PÚ

Cestovné náhrady sa podľa ekonomickej podstaty účtujú na účet 512 – Cestovné. Postupy účtovania v PÚ upravujú účtovanie cestovných výdavkov v súvislosti s pohľadávkami a záväzkami voči zamestnancom.

Podľa § 51 ods. 2 a ods. 3 postupov účtovania v PÚ sa:

•    na účte 333 – Ostatné záväzky voči zamestnancom účtujú rôzne záväzky voči zamestnancom, napríklad nárok zamestnancov na náhradu cestovných výdavkov,

•    na účte 335 – Pohľadávky voči zamestnancom účtujú rôzne pohľadávky voči zamestnancom, napríklad poskytnuté preddavky na cestovné výdavky, preddavky na vyúčtovanie, uplatnenie náhrady voči zamestnancovi.

Z pohľadu účtovania pracovných ciest a cestovných náhrad je rozhodujúce:

•    stanovenie dňa uskutočnenia účtovného prípadu,

•    prepočet cestovných náhrad a preddavkov na cestovné náhrady v cudzej mene a v mene euro.

Dňom uskutočnenia účtovného prípadu podľa § 2 ods. 1 postupov účtovania v PÚ je deň splnenia dodávky, platby záväzku, inkasa pohľadávky, započítania pohľadávky, postúpenia pohľadávky, prevzatia dlhu, poskytnutia a prijatia preddavku, úhrady úveru alebo pôžičky poskytnutím nového úveru alebo pôžičky, zistenia manka na majetku a záväzkoch, schodku, prebytku majetku, škody na majetku, vkladu do obchodnej spoločnosti a družstva, pohybu majetku vo vnútri účtovnej jednotky a deň zistenia ďalších skutočností vyplývajúcich z osobitných predpisov alebo z vnútorných podmienok účtovnej jednotky, ktoré sú predmetom účtovníctva a ktoré v účtovnej jednotke nastali a účtovná jednotka má k dispozícii potrebné podklady, ktoré dokumentujú tieto skutočnosti. Pri pracovných cestách nie je osobitne určený moment uskutočnenia účtovného prípadu. Je na rozhodnutí účtovnej jednotky, aby si zvolila kritériá na stanovenie tohto dňa prostredníctvom internej smernice, čím sa zvolený postup stane pre ňu záväzným. Najčastejšie sa za deň uskutočnenia účtovného prípadu na účtovanie cestovných náhrad považuje deň predloženia vyúčtovania cestovných náhrad, ktorých súčasťou sú všetky poklady týkajúce sa služobnej cesty. Povinnosti zamestnanca po skončení pracovnej cesty ustanovuje § 36 ods. 7 zákona o cestovných náhradách. Podľa tohto ustanovenia je zamestnanec povinný do desiatich pracovných dní odo dňa skončenia pracovnej cesty alebo inej skutočnosti zakladajúcej nárok na náhrady predložiť zamestnávateľovi písomné doklady potrebné na vyúčtovanie náhrad a vrátiť nevyúčtovaný preddavok, ak nie je v kolektívnej zmluve alebo v písomnej dohode so zamestnancom dohodnutá alebo vo vnútornom predpise zamestnávateľa určená dlhšia doba, najdlhšie však do konca kalendárneho mesiaca nasledujúceho po kalendárnom mesiaci, v ktorom bola pracovná cesta alebo iná skutočnosť zakladajúca nárok na náhrady skončená.

Príklad

Spoločnosť ABC, s. r. o. vyslala zamestnanca na tuzemskú pracovnú cestu. Ako zálohu mu poskytla 250 eur.

Akým spôsobom bude spoločnosť účtovať o cestovných náhradách, ak zamestnanec predložil nasledovné vyúčtovanie pracovnej cesty?

Účtovný režim cestovných náhrad u zamestnávateľa bude nasledovný:

Prepočet cestovných náhrad a preddavkov na cestovné náhrady v cudzej mene

Vychádzajúc z ustanovenia § 4 ods. 7 zákona o účtovníctve vzniká účtovnej jednotke povinnosť viesť účtovníctvo a zostavovať účtovnú závierku v peňažných jednotkách meny euro. V rámci § 24 zákona o účtovníctve je ustanovená povinnosť prepočtu majetku a záväzkov vyjadrených v cudzej mene na eurá referenčným výmenným kurzom určeným a vyhláseným Európskou centrálnou bankou alebo Národnou bankou Slovenska (ďalej len „referenčný kurz“):

•    v deň predchádzajúci dňu uskutočnenia účtovného prípadu alebo v iný deň, ak to ustanovuje osobitný predpis (osobitným predpisom je napr. zákon č. 483/­2001 Z. z. o bankách v znení neskorších predpisov),

•    v deň, ku ktorému sa zostavuje účtovná závierka,

•    v deň, ktorým je rozhodný deň, ku ktorému sa preberá majetok a záväzky od zahraničnej zanikajúcej právnickej osoby.

V súvislosti s uvedenou problematikou je vhodné pripomenúť, že zákon o účtovníctve v rámci ustanovenia § 24 ods. 6 umožňuje na úbytok rovnakej cudzej meny v hotovosti alebo z devízového účtu použiť na prepočet cudzej meny na eurá:

•    cenu zistenú váženým aritmetickým priemerom (tzv. metóda VAP) alebo

•    cenu zistenú spôsobom, keď prvá cena na ocenenie prírastku cudzej meny v eurách sa použije ako prvá cena na ocenenie úbytku cudzej meny v eurách (tzv. metóda FIFO).

Ak je tento úbytok cudzej meny spojený s úhradou záväzku, použije sa hodnota z prepočtu buď podľa metódy VAP alebo metódy FIFO na prepočet úhrady záväzku z cudzej meny na eurá. Na ocenenie pohľadávky a záväzkov v cudzej mene spojených s účtovaním poskytnutého alebo prijatého preddavku v cudzej mene sa použije kurz v čase prijatia alebo poskytnutia preddavku.

Pri zahraničných pracovných cestách zákon o cestovných náhradách ustanovuje poskytovanie určitých cestovných náhrad (napr. stravné, vreckové) v eurách alebo v cudzej mene. Cestovné náhrady v cudzej mene (nie preddavky) sa na účely účtovania prepočítajú na eurá podľa vyššie uvedených ustanovení zákona o účtovníctve.

V zmysle § 36 ods. 6 zákona o cestovných náhradách preddavok na stravné zamestnávateľ poskytuje v mene ustanovenej pre jednotlivé krajiny opatrením ministerstva financií. Zamestnávateľ sa v prípade potreby môže so zamestnancom dohodnúť na poskytnutí preddavku na stravné v inej mene, ako je mena ustanovená pre jednotlivú krajinu opatrením ministerstva financií. Pri vyúčtovaní náhrad sa pri prepočte sumy stravného ustanoveného v eurách na cudziu menu a naopak použije referenčný výmenný kurz určený a vyhlásený Európskou centrálnou bankou alebo Národnou bankou Slovenska, ktorý je platný k prvému dňu v mesiaci, v ktorom sa zahraničná pracovná cesta alebo iná skutočnosť zakladajúca nárok na stravné začala. Pri vyúčtovaní náhrad sa pri prepočte sumy stravného ustanoveného v cudzej mene na inú cudziu menu použije referenčný výmenný kurz určený a vyhlásený Európskou centrálnou bankou alebo Národnou bankou Slovenska, ktorý je platný k prvému dňu v mesiaci, v ktorom sa zahraničná pracovná cesta alebo iná skutočnosť zakladajúca nárok na stravné začala; suma stravného sa určí prepočtom hodnoty stravného v eurách na dohodnutú cudziu menu.

Príklad

Spoločnosť ABC, s. r. o. vyslala zamestnanca na pracovnú cestu do zahraničia. Ako zálohu mu poskytla platobnú kartu firmy. Zamestnanec však nechce náhrady vyplatiť v cudzej mene ale v mene euro.

Akým kurzom má spoločnosť ABC, s. r. o. prepočítať cestovné náklady?

V prípadoch, keď sa realizujú cestovné náhrady zapožičaním platobnej bankovej karty zamestnávateľa k účtu vedenému v mene euro, účtovné prípady v súvislosti s pracovnou cestou bude účtovať spoločnosť ABC, s. r. o. iba v mene euro. V takýchto prípadoch na účtovanie záväzku v cudzej mene nie je dôvod. Peňažné prostriedky sú z bankového účtu odpísané v mene euro, voči zamestnancovi nevzniká pohľadávka alebo záväzok v cudzej mene.

Za predpokladu, že účtovnej jednotke nevzniká skutočnosť na účtovanie v cudzej mene, účtovná jednotka účtuje len v mene euro. Ak zamestnanec pri zahraničnej pracovnej ceste realizoval úhrady zapožičanou platobnou kartou zamestnávateľa z účtu v eurách, odpísané prostriedky z účtu sú výdavkami na uskutočnenú pracovnú cestu v eurách (v sumách ako boli v skutočnosti odpísané a to na základe výpisu z bankového účtu zamestnávateľa). Zamestnanec po ukončení zahraničnej pracovnej cesty predloží vyúčtovanie cestovných náhrad preukázateľnými účtovnými dokladmi pre účtovanie cestovných nákladov podľa internej smernice účtovnej jednotky, čím zdokumentuje odpísané peňažné prostriedky z bankového účtu zamestnávateľa.

>   Cestovné náhrady z pohľadu JÚ

V aplikačnej praxi sa možno stretnúť s viacerými spôsobmi a postupmi účtovania cestovných náhrad v sústave jednoduchého účtovníctva. Najdôležitejšie však je, aby boli dodržané základne zásady účtovníctva podľa zákona o účtovníctve a z titulu, že jednoduché účtovníctvo je tzv. daňovo orientované, aby bolo dodržané v konečnom dôsledku správne zaúčtovanie cestovných náhrad z pohľadu ich ovplyvnenia základu dane z príjmov zamestnávateľa.

Cestovné náhrady vyplatené v hotovosti a dokladované výdavkovým pokladničným dokladom, resp. cestovné náhrady vyplatené bezhotovostnou formou z účtu zamestnávateľa na osobný účet zamestnanca dokladované výpisom z účtu, sa v peňažnom denníku zaúčtujú nasledovným spôsobom:

•    výlučne nárokové náhrady náhrady vo vyplatenej výške sa zapíšu do stĺpca „výdavok peňažných prostriedkov v hotovosti“, resp. „výdavok peňažných prostriedkov z účtu v banke“ a následne do stĺpca „Výdavky vynaložené na dosiahnutie, zabezpečenie a udržanie zdaniteľných príjmov celkom“ v druhovom členení „Ostatné výdavky“,

•    nárokové náhrady aj nenárokové náhrady náhrady vo vyplatenej výške sa zapíšu do stĺpca „výdavok peňažných prostriedkov v hotovosti“, resp. „výdavok peňažných prostriedkov z účtu v banke“ a následne

•    do stĺpca „Výdavky vynaložené na dosiahnutie, zabezpečenie a udržanie zdaniteľných príjmov celkom“ v druhovom členení „Ostatné výdavky“ sa zapíše celá náhrada za predpokladu, že takýto zamestnanecký benefit je dohodnutý v pracovnej zmluve, kolektívnej zmluve, poprípade v internom predpise, či inej zmluve ako aj za podmienky, že poskytnutie tohto benefitu je zamestnancovi zdanené ako príjem zo závislej činnosti a je súčasťou vymeriavacích základov na povinné zdravotné poistenie a sociálne poistenie [v uvedenej súvislosti viď § 19 ods. 1 a § 21 ods. 1 písm. e) zákona o dani z príjmov],

•    do stĺpca „Výdavky vynaložené na dosiahnutie, zabezpečenie a udržanie zdaniteľných príjmov celkom“ v druhovom členení „Ostatné výdavky“ sa zapíše nároková náhrada a do stĺpca „Výdavky, ktoré neovplyvňujú základ dane z príjmov“ sa zapíše nenároková náhrada za predpokladu, že takýto zamestnanecký benefit nie je dohodnutý v pracovnej zmluve, kolektívnej zmluve, poprípade v internom predpise, či inej zmluve.

V prípadoch, ak zamestnávateľ poskytuje v súvislosti s pracovnými cestami svojich zamestnancov preddavky, ich účtovanie môže mať nasledovnú podobu:

•    vyplatenie preddavku sa zapíše vo vyplatenej výške do stĺpca „výdavok peňažných prostriedkov v hotovosti“, resp. „výdavok peňažných prostriedkov z účtu v banke“ a následne do stĺpca „Výdavky vynaložené na dosiahnutie, zabezpečenie a udržanie zdaniteľných príjmov“ a pre účely druhového členenia uvedených výdavkov v stĺpci „Ostatné výdavky“,

•    v prípade, ak bol preddavok v nižšej sume ako suma v konečnom vyúčtovaní pracovnej cesty, suma vo výške vyúčtovanej cestovnej náhrady zníženej o poskytnutý preddavok sa zapíše do stĺpca „výdavok peňažných prostriedkov v hotovosti“, resp. „výdavok peňažných prostriedkov z účtu v banke“ a následne do stĺpca „Výdavky vynaložené na dosiahnutie, zabezpečenie a udržanie zdaniteľných príjmov“ a pre účely druhového členenia uvedených výdavkov v stĺpci „Ostatné výdavky“,

•    v prípade, ak bol preddavok vo vyššej sume ako suma v konečnom vyúčtovaní pracovnej cesty a tento rozdiel zamestnanec vráti do pokladne zamestnávateľovi, táto suma sa u zamestnávateľa zapíše do stĺpca „príjem peňažných prostriedkov v hotovosti“ a následne sa tento rozdiel uvedie v zápornom vyjadrení do stĺpca „Výdavky vynaložené na dosiahnutie, zabezpečenie a udržanie zdaniteľných príjmov celkom“ a v druhovom členení medzi „Ostatné výdavky“.

Príklad

Podnikateľ Juraj účtujúci v sústave JÚ, vyslal svojho zamestnanca XY na pracovnú cestu v dňoch 6. marca až 9. marca. V cestovnom príkaze sa dohodlo, že zamestnanec XY použije na pracovnú cestu vlastné motorové vozidlo. V rámci cestovného príkazu si tak dohodli nasledujúce podmienky pracovnej cesty:

•    začiatok pracovnej cesty:

     Martin, 6. marca, odchod o 18.00 hod.,

•    ukončenie pracovnej cesty:

     9. marca o 17.00 hod., Martin,

•    miesto výkonu práce:

     Košice, Prešov, Poprad,

•    trvanie pracovnej cesty:

     6. marca až 9. marca,

•    spôsob dopravy:

     osobný automobil zamestnanca,

•    poskytnutá záloha v hotovosti:

     dňa 5. marca

•    alternatíva A: vo výške 400 eur,

•    alternatíva B: vo výške 500 eur.

Zamestnanec XY dodržal podmienky pracovnej cesty, ktoré si dohodol so zamestnávateľom Jurajom. Výdavky, ktoré mu vznikli pri pracovnej ceste boli v nasledovnej štruktúre:

•    nákup pohonných hmôt za 75 eur (cena za 1 liter PHM je 1,75 eur),

•    ubytovanie:

6. marca v Košiciach v sume 35 eur,

 7. marca v Košiciach v sume 35 eur,

 8. marca v Košiciach v sume 35 eur,

•    parkovné: celkom 8 eur (preukázaných 8 dokladov o úhrade parkovania),

•    preukázané služby faxu pre nevyhnutné zaslanie dokumentov a fotodokumentácie zamestnávateľovi Jurajovi: 2,50 eur,

•    vstupné na výstavu: 3 eura,

•    diaľničná známka: 10 eur.

Vyúčtovanie pracovnej cesty uskutočnil zamestnanec XY v súlade s ustanovením § 36 ods. 7 zákona o cestovných náhradách do 10 dní. Vyúčtovanie predložil zamestnávateľovi 13. marca.

Náhrada cestovných výdavkov

Údaje z technického preukazu osobného automobilu zamestnanca XY:

•    spotreba podľa STN = 9,5 l/­100 km

•    spotreba EHK:

•    pre rýchlosť 90 km/­h: 7,5 l/­100 km,

•    pre rýchlosť 120 km/­h: 9,5 l/­100 km,

•    pre mesto: 10,3 l/­100 km.

Zamestnanec XY bude aplikovať pre výpočet spotreby PHM ustanovenie § 7 ods. 6 písm. b) zákona o cestovných náhradách – to znamená, že na výpočet použije spotrebu podľa predpisu Európskej hospodárskej komisie vypočítaná aritmetickým priemerom zvýšená o 10 % a pri jazde vozidla v meste spotreba podľa predpisu Európskej hospodárskej komisie určená pre jazdu v meste zvýšená o 10 %.

Priemerná spotreba PHM = (7,5 + 9,5 + 10,3) : 3  +zvýšenie o 10 % = 10,01  l/­100 km.

Počet najazdených km celkom = 630 km, z toho v meste 90 km

1.  Výpočet náhrady za použitie automobilu zamestnanca XY

Náhrada za spotrebované PHM v meste = 90 km × 10,3 l +zvýšenie o 10 % /­­100 km : 100 × 1,75 €/­­l = 17,8448 eur.

Náhrada za spotrebované PHM mimo mesta = (630 km – 90 km) × 9,1 +zvýšenie o 10 % l/­­100 km : 100 × 1,75 €/­­l = 94,595 eur.

Náhrada za spotrebované PHM celkom = 17,8448 + 94,595 eur, po zaokrúhlení v zmysle § 7 ods. 11 zákona o cestovných náhradách = 112,44 eur.

Základná náhrada podľa Opatrenia č. 340/­­2025 = 630 km × 0,313 €/­­km = 197,19 eur.

Náhrada za použitie automobilu zamestnanca XY celkom = 112,44 eur + 197,19 eur = 309,63 eur.

2.  Náhrada výdavkov za ubytovanie

Zamestnanec doložil doklady o úhrade ubytovania v košickom hoteli počas 3 nocí, na základe ktorých mu v zmysle § 4 ods. 1 písm. b) zákona o cestovných náhradách patrí náhrada za ubytovanie v preukázateľnej výške (3 × 35 eur) = 105 eur.

3.  Stravné

1.  deň pracovnej cesty: Pracovná cesta trvala 6 hodín, nárok na stravné je v zmysle Opatrenia č. 280/­2025 Z. z. v sume 9,30 eur (časové pásmo 5 až 12 hodín).

2.  deň pracovnej cesty: Pracovná cesta trvala 24 hodín, nárok na stravné je v sume 20,60 eur (časové pásmo nad 18 hodín),

3.  deň pracovnej cesty: Pracovná cesta trvala 24 hodín, nárok na stravné je v sume 20,60 eur (časové pásmo nad 18 hodín),

4.  deň pracovnej cesty: Pracovná cesta trvala 17 hodín, nárok na stravné je v sume 13,80 eur (časové pásmo 12 až 18 hodín).

Nárok na stravné celkom = 9,30 + 20,60 + 20,60 + 13,80 = 64,30 eur.

4.  Náhrada potrebných vedľajších výdavkov

Zamestnancovi XY vznikli nasledujúce vedľajšie výdavky súvisiace s predmetnou pracovnou cestou: služby parkovania + služby faxu + vstupné na výstavu + obstaranie diaľničnej známky.

Náhrada celkom = 8,00 eur + 2,50 eur + 3,00 eura + 10 eur = 23,50 eur.

Vyúčtovanie pracovnej cesty vykonanej od 5. marca do 8. marca:

Vyúčtovanie pracovnej cesty predložil zamestnanec XY zamestnávateľovi Jurajovi a priložil k vyúčtovaniu všetky doklady a potvrdenky o úhrade (doklad o nákupe PHM, doklad o úhrade ubytovania, parkovania, poplatku za služby faxu, vstupenku na výstavu a doklad o nákupe diaľničnej známky). K vyúčtovaniu priložil aj kópiu veľkého technického preukazu.

alternatíva A: Zamestnávateľ Juraj vyplatil zamestnancovi XY sumu 5,43 eur dňa 15. marca.

alternatíva B: Zamestnanec XY vrátil zamestnávateľovi Jurajovi sumu 97,57 eur dňa 15. marca.

Zaúčtovanie súvisiacich náležitostí s predmetnou pracovnou cestou:

Z dôvodu, že podnikateľ Juraj – zamestnávateľ, vyplatil cestovné náhrady zamestnancovi XY v súlade s ustanoveniami zákona o cestovných náhradách, bude o nich účtovať ako o daňovo uplatniteľných výdavkoch. Účtovať bude do peňažného denníka v súlade s ustanovením § 4 Postupov účtovania v JÚ.

Žiadny predpis striktne neustanovuje spôsob účtovania cestovných náhrad. Dôležité teda je dodržať základné zásady účtovníctva podľa zákona o účtovníctve ako aj správne zaúčtovanie cestovných náhrad z pohľadu ich ovplyvnenia základu dane zamestnávateľa – t. j. v zmysle § 19 ods. 2 písm. d) zákona o dani z príjmov.

Zamestnávateľ Juraj dňa 6. marca zaúčtuje vyplatenie preddavku v Peňažnom denníku nasledovne:

•    výdavok peňažných prostriedkov v hotovosti 500 eur, resp. 600 eur, a to na základe výdavkového pokladničného dokladu, na ktorom zamestnanec potvrdil svojím podpisom prevzatie tohto preddavku (zálohy),

•    sumu preddavku 500 eur, resp. 600 eur ďalej uvedie medzi „Výdavky vynaložené na dosiahnutie, zabezpečenie a udržanie zdaniteľných príjmov“ v stĺpci „Výdavky celkom“, pričom túto sumu uvedie zároveň aj pre účely druhového členenia uvedených výdavkov v stĺpci „Ostatné výdavky“.

Alternatíva A:

Zamestnávateľ Juraj dňa 15. marca zaúčtuje doplatenie sumy 2,43 eur, ktorá je výsledkom vyúčtovania pracovnej cesty nasledovným spôsobom:

•    výdavok peňažných prostriedkov v hotovosti 2,43 eur na základe výdavkového pokladničného dokladu, ku ktorému je pripojené vyúčtovanie pracovnej cesty zamestnanca XY, pričom tento zamestnanec potvrdil svojím podpisom prevzatie uvedenej sumy,

•    sumu doplatku 2,43 eur ďalej zaeviduje v Peňažnom denníku medzi „Výdavky vynaložené na dosiahnutie, zabezpečenie a udržanie zdaniteľných príjmov“ v stĺpci „Výdavky celkom“, pričom túto sumu uvedie zároveň aj pre účely druhového členenia uvedených výdavkov v stĺpci „Ostatné výdavky“.

Alternatíva B:

Zamestnávateľ Juraj dňa 15. marca zaúčtuje inkaso preplatku 97,57 eur, ktorá je výsledkom vyúčtovania pracovnej cesty nasledovným spôsobom:

•    inkaso peňažných prostriedkov v hotovosti 97,57 eur na základe príjmového pokladničného dokladu, ku ktorému je pripojené vyúčtovanie pracovnej cesty zamestnanca XY, pričom tento zamestnanec potvrdil svojím podpisom odovzdanie uvedenej sumy,

•    sumu preplatku 97,57 eur ďalej zaeviduje v Peňažnom denníku mínusovým znamienkom medzi „Výdavky vynaložené na dosiahnutie, zabezpečenie a udržanie zdaniteľných príjmov“ v stĺpci „Výdavky celkom“, pričom túto sumu uvedie zároveň aj pre účely druhového členenia uvedených výdavkov v stĺpci „Ostatné výdavky“ (storno výdavkov).