Cestovné náhrady – príklady z praxe

Príklad 1

Môže si konateľ spoločnosti uplatniť cestovné náhrady?

Zákon o cestovných náhradách sa vzťahuje na konateľa na základe ustanovenia § 1 ods. 2 písm. b) – ide o osobu zvolenú alebo vymenovanú do orgánu právnickej osoby, ak nie je k tejto právnickej osobe v pracovnoprávnom vzťahu. Za pracovnú cestu sa podľa ustanovenia § 2 ods. 1, druhá veta zákona o cestovných náhradách na účely poskytovania cestovných náhrad považuje každá cesta konateľa, v rámci ktorej plní funkciu, ktorá pre neho vyplýva z tohto osobitného postavenia, t. j. z postavenia konateľa spoločnosti. Podmienkou poskytovania cestovných náhrad je v tomto prípade priama súvislosť medzi vykonanou cestou a činnosťou konateľa spoločnosti a nie miesto, kde sa táto činnosť vykonáva.

Príklad 2

Spoločník slovenskej s.r.o. je občanom Českej republiky má 60 % podiel na základom imaní uvedenej s.r.o. Jedenkrát ročne sa zúčastní na zasadnutí valného zhromaždenia. Má spoločník nárok na účtovanie cestovných náhrad za cestu z Česka na Slovensko a späť za použitie vlastného vozidla, na diéty a ubytovanie?

Osobitný rozsah cestovných náhrad ustanovuje zákon o cestovných náhradách v rámci § 1 ods. 1 a ods. 2. V predmetnom prípade nejde o príjem za prácu spoločníka s.r.o. v zmysle § 5 ods. 1 písm. b) zákona o dani z príjmov, na základe ktorého by bol považovaný za zamestnanca podľa § 5 ods. 2 spomínaného právneho predpisu. Uvedený spoločník nie je ani osobou, ktorá by bola vymenovaná alebo zvolená do orgánov spoločnosti s ručením obmedzeným. V zmysle doteraz uvedeného možno vysloviť názor, že uvedenému spoločníkovi nepatrí náhrada preukázaných cestovných výdavkov, pretože sa síce zúčastňuje rokovania orgánu právnickej osoby v ktorej má majetkovú účasť, ale do tohto orgánu nebol ani vymenovaný a ani zvolený, a jeho postavenie je len postavením spoluvlastníka spoločnosti. Cesta z ČR na Slovensko nepredstavuje pracovnú cestu v zmysle zákona o cestovných náhradách, ide o cestu za účelom vykonania vlastného vlastníckeho práva, nie cestu súvisiacu s činnosťou spomínanej spoločnosti s ručením obmedzeným.

Príklad 3

Zamestnanec vykonal v rámci jedného kalendárneho dňa dve tuzemské pracovné cesty v trvaní 3,5 hodiny a 5,5 hodín.

Časy trvania tuzemských pracovných ciest sa podľa § 5 ods. 4 zákona o cestovných náhradách nemôžu sčítať a zamestnancovi sa poskytne stravné len za tuzemskú pracovnú cestu, pri ktorej mu vznikol nárok na stravné v trvaní 5,5 hodín, t. j. v sume stravného, ktoré je určené pre časové pásmo 5 až 12 hodín – tzn. od 1. 9. 2022 ide o sumu 6,40 eura.

Príklad 4

Zamestnanec vykonal v rámci kalendárneho dňa dve tuzemské pracovné cesty v trvaní 3 hodiny a 3,5 hodín.

Časy trvania jednotlivých tuzemských pracovných ciest sa podľa § 5 ods. 4 zákona o cestovných náhradách spočítajú a zamestnancovi sa poskytne stravné v sume podľa súhrnného času (za 6,5 hodín), t. j. v sume stravného, ktoré je určené pre časové pásmo 5 až 12 hodín – tzn. od 1. 9. 2022 v sume 6,40 eura.

Príklad 5

Obchodná spoločnosť vyplatila zamestnancovi, ktorý vykonal v rámci jedného kalendárneho dňa štyri tuzemské pracovné cesty v trvaní 3 hodiny, 3 hodiny, 3 hodiny a 2 hodiny stravné určené pre časové pásmo 5 až 12 hodín.

Vychádzajúc z ustanovenia § 5 ods. 4 písm. a) zákona o cestovných náhradách platí, že ak zamestnanec, ktorému častá zmena pracoviska vyplýva z osobitnej povahy povolania, vykoná počas kalendárneho dňa viac pracovných ciest, z ktorých každá trvá menej ako 5 hodín, pričom celkový súčet trvania týchto pracovných ciest je 5 hodín a viac, patrí zamestnancovi stravné za celkový čas trvania týchto pracovných ciest. V uvedenom prípade sa tak časy tuzemských pracovných ciest spočítajú. Zamestnancovi poskytnuté stravné v sume podľa súhrnného času (za 11 hodín), t. j. v sume stravného určené pre časové pásmo 5 až12 hodín (tzn. od 1. 9. 2022 v sume 6,40 eura) bude daňovo uplatniteľným výdavkom obchodnej spoločnosti.

Príklad 6

Zamestnanec vykonal tuzemskú pracovnou cestou v rámci dvoch kalendárnych dní a to od 22.00 hod. do 4.00 hod. Prvý deň trvala tuzemská pracovná cesta 2 hodiny a druhý deň trvala tuzemská pracovná cesta 4 hodiny. Zamestnávateľ zamestnancovi poskytol stravné v sume, ktorá je určená pre časové pásmo 5 až 12 hodín.

Časy trvania tuzemskej pracovnej cesty v rámci dvoch kalendárnych dní sa v zmysle ustanovenia § 5 ods. 4 písm. b) zákona o cestovných náhradách spočítajú, a to z dôvodu, že ani jeden kalendárny deň nevznikol zamestnancovi nárok na stravné (pracovná cesta netrvala min. 5 hodín) a stravné sa poskytne za tuzemskú pracovnú cestu ako celok. Stravné sa v tomto prípade neposudzuje za každý kalendárny deň samostatne, ale za tuzemskú pracovnú cestu ako celok; zamestnancovi sa poskytne stravné v sume, ktorá je určená pre časové pásmo 5 až 12 hodín – tzn. od 1. 9. 2022 v sume 6,40 eura. Zamestnávateľ teda postupoval v súlade so zákonom a vyplatené stravné bude jeho daňovým nákladom.

Príklad 7

Zamestnanec použil po dohode so zamestnávateľom pri pracovnej ceste zo Žiliny do Pe­zinka súkromné vozidlo a prejazdil 390 km, pričom všetky kilometre najazdil v režime mimo mesto. Vozidlo má v technickom preukaze uvedenú spotrebu pohonnej látky podľa normy STN, ktorá je na 100 km 9,9 l. Zamestnanec preukázal cenu pohonnej látky v deň nástupu na pracovnú cestu dokladom o kúpe, ktorá bola 1,75 €.

Zamestnanec vyúčtoval výdavky, ktoré mu vznikli v priamej súvislosti s použitím súkromného vozidla na pracovnej ceste:

•    základnú náhradu za každý 1 km jazdy podľa § 7 ods. 1 a 2 zákona o cestovných náhradách a opatrenia MPSVR SR č. 282/2022 Z. z., t. j. 0,227 €/km,

•    spotrebované pohonné látky podľa § 7 ods. 1 zákona o cestovných náhradách prepočítané podľa § 7 ods. 6 písm. a) tohto zákona podľa normy STN v závislosti od konkrétneho režimu jazdy a preukázanej ceny pohonnej látky z času konania pracovnej cesty (1,75 €),

•    potrebné vedľajšie výdavky – poplatok za parkovanie (3,50 €), poplatok za diaľnicu (10,00 €).

Zamestnávateľ vyúčtoval náhradu výdavkov za použitie súkromného vozidla vo výške, na ktorú vznikol zamestnancovi nárok podľa zákona o cestovných náhradách, t.j. sumu 169,60 €, ktorá je v súlade s § 19 ods. 2 písm. d) zákona o dani z príjmov jeho daňovým výdavkom.

Zamestnancovi boli uhradené nárokové cestovné náhrady za použitie súkromného vozidla do limitovanej výšky ustanovenej zákonom o cestovných náhradách. Pre zamestnanca je cestovná náhrada v sume 169,60 € príjem, ktorý nepodlieha dani z príjmu, odvodom na zdravotné poistenie a sociálne poistenie.

Príklad 8

Zamestnávateľ vyslal zamestnanca na trojdňovú pracovnú cestu do Českej republiky, pričom prvý deň pracovná cesta trvala v časovom pásme do 6 hodín (nárok na stravné 150 CZK), druhý deň trvala pracovná cesta v časovom pásme nad 12 hodín (nárok na stravné 600 CZK.) a tretí deň trvala pracovná cesta v časovom pásme od 6 do 12 hodín (nárok na stravné 300 CZK). Zamestnanec mal čiastočne zabezpečené stravovanie: 1. deň – večeru, 2. deň – raňajky, obed, 3. deň – raňajky.

1. deň

Zamestnanec mal nárok na stravné vo výške 150 CZK, ktoré mu zamestnávateľ na základe § 13 ods. 7 zákona o cestovných náhradách kráti o 35 % za poskytnutú večeru, miera krátenia sa vypočíta zo stravného nad 12 hodín trvania pracovnej cesty, t. j. o 210 CZK.

Zamestnávateľ v tomto prípade zamestnancovi neposkytne už žiadne peňažné plnenie z dôvodu, že nárok na stravné mal zamestnanec za kalendárny deň vo výške 150 CZK, miera krátenia za bezplatne zabezpečené stravovanie vyjadrená v nominálnej hodnote je 210 CZK (600 CZK x 35 % = 210 CZK).

2. deň

Zamestnanec mal nárok na stravné vo výške 600 CZK, ktoré mu zamestnávateľ na základe § 13 ods. 7 zákona o cestovných náhradách kráti o:

•    25 % za bezplatne zabezpečené raňajky, miera krátenia sa vypočíta zo stravného nad 12 hodín trvania pracovnej cesty t. j. o 150 CZK (600 CZK x 25 % = 150 CZK),

•    40 % za bezplatne zabezpečený obed, miera krátenia sa vypočíta zo stravného nad 12 hodín trvania pracovnej cesty, t. j. o 240 CZK (600 CZK x 40 % = 240 CZK).

Zamestnávateľ poskytne zamestnancovi rozdiel medzi nárokovým stravným a sumou krátenia za bezplatne zabezpečené raňajky a obed, t. j. poskytne mu sumu 210 CZK (600 CZK – 65 % = 600 CZK – 390 CZK = 210 CZK).

3. deň

Zamestnanec mal nárok na stravné vo výške 300 CZK, ktoré mu zamestnávateľ na základe § 13 ods. 7 zákona o cestovných náhradách kráti o 25 % za poskytnuté raňajky, miera krátenia sa vypočíta zo stravného nad 12 hodín trvania pracovnej cesty, t. j. o 150 CZK (600 CZK x 25 % = 150 CZK).

Zamestnávateľ poskytne zamestnancovi rozdiel medzi nárokovým stravným a sumou krátenia za bezplatne zabezpečené raňajky, t. j. poskytne mu sumu 150 CZK (300 CZK – 25 % = 300 CZK – 150 CZK = 150 CZK).

V rámci vyúčtovania zahraničnej pracovnej cesty zamestnávateľ tak zamestnancovi vyplatí stravné 360 CZK, ktoré bude daňovým výdavkom zamestnávateľa.

Príklad 9

Zahraničná pracovná cesta do Českej republiky trvala zamestnancovi 9 hodín a nárok na stravné v cudzej mene je 300 CZK (základná sadzba stravného v cudzej mene je 600 CZK). Zamestnancovi bol bezplatne poskytnutý obed. Zamestnanec tiež obdržal vreckové vo výške 10 % z ustanoveného stravného.

Celková cestovná náhrady vyplatená zamestnancovi v sume 90 CZK bude daňovým nákladom zamestnávateľa.

Príklad 10

Obchodná spoločnosť poskytla svojmu zamestnancovi pri zahraničnej pracovnej ceste vreckové vo výške 50 % z nároku na stravné. Vzhľadom na charakter práce zamestnanca je táto výška vreckového pri zahraničnej ceste zamestnanca dohodnutá v pracovnej zmluve. V akej výške bude možné uznať takto vyplatené vreckové za daňový výdavok obchodnej spoločnosti?

Vychádzajúc z ustanovenia § 19 ods. 2 písm. d) zákona o dani z príjmov vreckové pri zahraničnej pracovnej ceste je daňovým výdavkom vo výške podľa § 14 zákona o cestovných náhradách. Z tohto ustanovenia vyplýva, že zamestnávateľ môže poskytnúť zamestnancovi pri zahraničnej pracovnej ceste popri náhrade preukázaných potrebných vedľajších výdavkov aj vreckové vo výške do 40 % stravného ustanoveného podľa § 13 ods. 4 a 5 spomínaného právneho predpisu.

Podľa § 19 ods. 1 zákona o dani z príjmov možno výdavok (náklad), ktorý limituje zákon o dani z príjmov, zahrnúť do daňových výdavkov len v rozsahu a za podmienok ustanovených v tomto zákone okrem výdavkov (nákladov) vynaložených zamestnávateľom na poskytnutý zdaniteľný príjem podľa § 5 ods. 1 a ods. 3 písm. d) zákona o dani z príjmov za podmienok ustanovených osobitným predpisom. V nadväznosti na uvedené, ak poskytnutie vreckového pri zahraničnej pracovnej ceste v sume vyššej ako vyplýva z § 14 zákona o cestovných náhradách je so zamestnancom dohodnuté v pracovnej zmluve, kolektívnej zmluve, poprípade v internom predpise, či inej zmluve, možno ho považovať za daňový výdavok zamestnávateľa za podmienky, že poskytnutie tohto benefitu je zamestnancovi zdanené ako príjem zo závislej činnosti a je súčasťou vymeriavacích základov na povinné zdravotné poistenie a povinné sociálne poistenie.

Keďže vreckové poskytnuté zamestnancovi pri zahraničnej ceste je predmetom dane a nie je od dane oslobodené, je u zamestnanca vždy zdaniteľným príjmom a teda je aj súčasťou vymeriavacích základov na povinné zdravotné poistenie a povinné sociálne poistenie. Rozhodujúcou skutočnosťou pre uznanie vyššieho vreckového do daňových výdavkov zamestnávateľa je teda skutočnosť, že výška vreckového nad stanovený limit je dohodnutá v pracovnej alebo inej zmluve, či v internom predpise.

Príklad 11

Spoločnosť vyplatila svojmu zamestnancovi pri pracovnej ceste sumu stravného vo vyššej sume ako je suma stravného, ktorá prináleží podľa prislúchajúcich právnych predpisov. Táto vyššia suma stravného je zakotvená v zmysle kolektívnej zmluvy. Bude takto vyplatené stravné predmetom zdanenia u zamestnanca alebo nie?

Predmetom dane u zamestnanca nie je len tá cestovná náhrada, ktorej povinnosť poskytnutia zo strany zamestnávateľa vyplýva priamo z ustanovení zákona o cestovných náhradách, všetky ostatné vyššie plnenia (§ 9 zákona o cestovných náhradách) sú u zamestnanca zdaniteľným príjmom, t.j. aj suma vo výške rozdielu medzi sumou stravného vo výške nároku vyplývajúceho zo zákona o cestovných náhradách a poskytnutou sumou dohodnutou v kolektívnej zmluve (pracovnej zmluve, vnútornom predpise).

Príklad 12

Spoločnosť vyplatila zamestnancovi pracujúcemu na dohodu o pracovnej činnosti cestovné náhrady. Budú tieto cestovné náhrady zdaniteľným príjmom zamestnanca?

Vychádzajúc z ustanovenia § 1 ods. 2 písm. c) zákona o cestovných náhradách tento právny predpis upravuje aj poskytovanie náhrad fyzickým osobám činným na základe dohôd o prácach vykonávaných mimo pracovného pomeru, ak je to v dohode o práci vykonávanej mimo pracovného pomeru, dohodnuté. Tzn., ak je v uvedenom prípade v dohode o pracovnej činnosti uvedené, že spoločnosť bude preplácať aj cestovné náhrady, potom tieto cestovné náhrady vo výške nároku podľa zákona o cestovných náhradách pre dohodára [ako zamestnanca s príjmom zo závislej činnosti z pracovnoprávneho vzťahu v zmysle § 5 ods. 1 písm. a) zákona o dani z príjmov] nebudú predmetom dane z príjmov v zmysle § 5 ods. 5 písm. a) spomínaného zákona. Ak by to v dohode o pracovnej činnosti dohodnuté nebolo, potom takto vyplatené náhrady by boli predmetom dane poskytnuté v súvislosti s výkonom závislej činnosti (§ 5 ods. 2) a zdanili by sa zamestnancovi pracujúcemu na dohodu o pracovnej činnosti v úhrne jeho príjmu v mesiaci vyplatenia.

Ing. Ján Mintál