Cestovné náhrady
   – odporúčania do smernice

Príspevok sa venuje odporúčaniam k spracovaniu smernice o cestovných náhradách a cestovnému príkazu na základe vybraných reálií z kontrolnej praxe autora. Cestovný príkaz predstavuje právny úkon, teda doklad, ktorý sa overuje povinne základnou finančnou kontrolou.

Nasledovné odporúčania predstavujú rámec pre ich zapracovanie do interného aktu riadenia, t.j. smernice (ako interného aktu riadenia) subjektu verejnej správy, respektíve územnej samosprávy.

Ak má pracovník na zahraničnú pracovnú cestu preukázane poskytnuté raňajky v rámci ubytovacích služieb, zamestnávateľ kráti stravné spôsobom ustanoveným v rozsahu internej smernice a zákona č. 283/2002 Z. z. o cestovných náhradách a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov. Pracovníkovi sa poskytne mimo náhrady stravného tiež vreckové v cudzej mene vo výške maximálne 40 % stravného zodpovedajúcemu prislúchajúcemu časovému pásmu.

Za preukázateľné nutné vedľajšie výdavky súvisiace s plnením pracovných úloh (pozn. autora: najmä v praxi poštovné, parkovné, služobné telefonáty, lekár a podobne) poskytuje zamestnávateľ náhradu v plnej výške v súlade s predloženými dokladmi. Pracovník je povinný preukázať vynaložené výdavky na základe písomných dokladov, potvrdzujúcich účel výdavku (daňové doklady, pokladničné doklady, faktúry a podobne).

V prípade, ak pracovník vynaložené výdavky nepreukáže písomnými dokladmi, môže mu zamestnávateľ poskytnúť ich náhradu na základe vlastného uváženia v ním uznanej výške s prihliadnutím na podmienky určené vo vlastnej smernici. Treba dodať, že účel vynaloženého výdavku však musí pracovník preukázať iným hodnoverným spôsobom nahradzujúcim originálny písomný doklad (napríklad v praxi často je relevantné i čestné vyhlásenie).

Použitie súkromného motorového vozidla na zahraničnú pracovnú cestu nebýva spravidla bežné a v praxi verejnej správy ani povolené. Výnimku môže udeliť na základe písomnej žiadosti pracovníka výlučne štatutárny orgán. V takom prípade je nutné podpísať písomnú dohodu o použití súkromného motorového vozidla s riadnym poistením vlastnej pracovnej cesty v zahraničí. Táto dohoda sa overí základnou finančnou kontrolou a zverejní sa v Centrálnom registri zmlúv.

Pri zahraničnej pracovnej ceste, ktorá sa začína a končí na území Slovenskej republiky, je na vznik nároku na náhrady poskytované v eurách alebo v cudzej mene rozhodujúci čas prechodu slovenskej štátnej hranice, odlet a prílet lietadla podľa letového poriadku alebo príchod a odchod lode z prístavu, v ktorom sa vykonáva vstupná a výstupná hraničná kontrola.

Pracovníkovi pri zahraničných pracovných cestách patrí náhrada preukázaných výdavkov za poistenie nevyhnutných liečebných nákladov v zahraničí. Treba uviesť, že táto náhrada pracovníkovi nepatrí, ak ho takto poistil zamestnávateľ.

Pracovníkovi, ktorý je vyslaný na zahraničnú pracovnú cestu do tropických oblastí alebo do inak zdravotne obťažných oblastí, patrí náhrada preukázaných výdavkov za povinné očkovanie a za očkovanie odporúčané Svetovou zdravotníckou organizáciou alebo Úradom verejného zdravotníctva.

Pracovník vyslaný na zahraničnú stáž, počas ktorej sú mu hradené ubytovacie a stravné náklady v plnej výške, môže dostať vreckové na dobu pobytu až do výšky 40 % stravného limitu podľa rozhodnutia štatutárneho orgánu alebo v zmysle úpravy v internej smernici, či formou žiadanky (pozn. autora: ako súčasť cestovného príkazu, či priloženého dokladu k cestovnému príkazu).

Za presné, úplné a pravdivé vyplnenie údajov tuzemského cestovného príkazu, zahraničného cestovného príkazu, Správy z pracovnej cesty a/alebo Správy zo zahraničnej pracovnej cesty zodpovedá účastník pracovnej cesty. Správnosť údajov overuje a svojím podpisom potvrdzuje osoba, ktorá je oprávnená pracovnú cestu schváliť v zmysle vlastnej smernice pri výkone.

Náhrada cestovných výdavkov za miestnu pravidelnú verejnú dopravu patrí pracovníkovi v preukázanej sume podľa predložených cestovných lístkov vo forme originálov, ktoré sú súčasťou vyúčtovania. Tieto podklady sa neoverujú základnou finančnou kontrolou.

Je odporúčané, aby sa z originálov bločkov, ústrižkov, cestovných lístkov, poštovných výdavkov alebo dokladov z elektronickej registračnej pokladnice vyhotovili fotokópie, ktoré preukážu zásadu trvalosti účtovných dokladov.

V nadväznosti na predošlý jedenásty bod odporúčania treba dodať, že účtovný doklad v zmysle ustanovenia § 10 zákona č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v znení neskorších predpisov je aj cestovný príkaz. Má teda povinne spĺňať náležitosti po formálnej stránke, ktoré upravuje predmetné ustanovenie normatívneho právneho predpisu (pozn.: treba dať pozor na číslovanie, ktorého spôsob má byť určený internou formou, napr. 1/2025 alebo 1/xx/25 a podobne).

V odôvodnených prípadoch môže pracovník vyslaný na pracovnú cestu použiť na dopravu taxislužbu. Použitie taxislužby je možné len v čase od 22,00 hod. do 6,00 hod. ak zlyhali všetky ostatné možnosti dopravy.

Pracovník má do desiatich pracovných dní po dni skončenia pracovnej cesty predložiť určenému úseku alebo organizačnej zložke podľa určenia v internej smernici (pozn. autora: v nadväznosti na Organizačný poriadok Vášho subjektu) písomné doklady potrebné na vyúčtovanie pracovnej cesty. Rovnako tiež je potrebné vrátiť nevyúčtovaný alebo nepoužitý preddavok cez pokladnicu alebo cez bankový účet zamestnávateľa (pozn. autora: táto skutočnosť sa má uviesť v internej smernici ako spôsob vyúčtovania zo strany zamestnanca).

Pri zahraničnej pracovnej ceste: Sumu, o ktorú bol poskytnutý preddavok v eurách pri pracovnej ceste alebo pri inej skutočnosti zakladajúcej nárok na náhrady podľa už spomínaného zákona o cestovných náhradách vyšší, ako je celkový nárok pracovníka (ďalej len „preplatok v eurách“), vracia pracovník tieto prostriedky zamestnávateľovi v eurách. Po dohode so zamestnávateľov môže pracovník pri vyslaní na zahraničnú pracovnú cestu a pri vyslaní do štátu Európskej únie preplatok v eurách alebo jeho časť vrátiť v cudzej mene krajiny, do ktorej sa cesta uskutočnila.

Pri vyúčtovaní pracovnej cesty alebo inej skutočnosti zakladajúcej nárok na náhrady podľa zákona o cestovných náhradách zamestnávateľ v prípade potreby zaokrúhľuje takto:

-    celkový nárok pracovníka v eurách bez poskytnutého preddavku na najbližší euro cent nahor,

-    celkový nárok pracovníka v cudzej mene bez poskytnutého preddavku na najbližšiu celú menovú jednotku bežne prijímanú alebo vydávanú bankami alebo pobočkami zahraničných bánk, alebo zmenárňou nahor a tiež

-    preplatok alebo jeho časť v eurách na najbližší eurocent nadol,

-    preplatok alebo jeho časť v cudzej mene na najbližšiu celú menovú jednotku bežne prijímanú alebo vydávanú bankami alebo pobočkami zahraničných bánk alebo zmenárňou nadol,

-    nedoplatok alebo jeho časť v eurách na najbližší eurocent nahor a

-    nedoplatok alebo jeho časť v cudzej mene na najbližšiu celú menovú jednotku bežne prijímanú alebo vydávanú bankami alebo pobočkami zahraničných bánk alebo zmenárňou nahor.

Čas, ktorý počas pracovnej cesty spadá do pracovného času pracovníka, strávený bez jeho zavinenia inak ako plnením pracovných úloh, sa na účely vlastnej smernice považuje za výkon práce. Ak sa jednej pracovnej cesty zúčastnia viacerí pracovníci, pracovná cesta môže byť povolená všetkým pracovníkom jedným cestovným príkazom pre viacerých pracovníkov s presným určením údajov a náležitostí podľa vlastnej smernice a Organizačného poriadku zamestnávateľa, respektíve príslušnej organizačnej štruktúry.

Interná smernica o cestovných náhradám má byť riadne spracovaná bez ohľadu na skutočnosť, či sa realizujú pracovné cesty pravidelne alebo sporadicky. Rovnako sa má smernica riadne podpisovať štatutárnym orgánom a je vhodné, aby sa k nej vyjadril aj zamestnanecký dôverník, respektíve príslušná odborová organizácia.

Smernica o cestovných náhradách a tiež samotné určenia náhrad v mene euro sa nemusia zverejňovať na webovom sídle – internetovej stránke Vášho zamestnávateľa.

Smernica o cestovných náhradách má obsahovať tiež určenia prílohovej časti, a to najmä vzor cestovného príkazu (v prepisovateľnej forme), žiadosti a žiadanky, spôsob vyúčtovania a súčasne výkon základnej finančnej kontroly.

Ak pracovník požiada o poskytnutie preddavku na náhrady podľa vlastnej smernice, zamestnávateľ je povinný mu tento preddavok do sumy predpokladaných náhrad poskytnúť.

Požiadavky na finančné zabezpečenie pracovnej cesty je žiadateľ povinný oznámiť príslušnému organizačnému úseku alebo zamestnancovi podľa určenia a to vždy pred nástupom na predmetnú pracovnú cestu.

Zamestnávateľ sa môže v opodstatnených prípadoch s pracovníkom dohodnúť na poskytnutí náhrady za použitie iného spôsobu dopravy do a z miesta výkonu činnosti ako verejnou dopravou. Pri použití súkromného motorového vozidla môžu byť uhradené výdavky len do výšky cestného lístku vydaného ŽSS, a.s. na predmetnej trase. Pre tento prípad sa použije cena cestného lístku uvedená na www.cp.sk alebo www.slovakrail.sk alebo prostredníctvom webových stránok autobusových prepravcov.

Dr. Jozef Sýkora, MBA, DSc.