Archivácia účtovných dokladov

– ako dlho doklady archivovať

Archivácia účtovných dokladov

je ustanovená v § 35 a 36 zákona č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v z.n.p.

Účtovná jednotka je povinná pred svojím zánikom

bez právneho nástupcu alebo pred skončením podnikania alebo inej zárobkovej činnosti informovať daňový úrad o preukázateľnom zabezpečení uchovania jej účtovnej dokumentácie inou účtovnou jednotkou alebo fyzickou osobou podľa § 1 ods. 3 písm. a) s uvedením identifikačných údajov v rozsahu podľa odseku 7. Iná účtovná jednotka a fyzická osoba podľa § 1 ods. 3 písm. a) sú povinné pri uchovávaní účtovnej dokumentácie podľa prvej vety dodržiavať ustanovenia odsekov 1 až 5 a § 31 ods. 8.

Identifikačnými údajmi

a)  inej účtovnej jednotky sú obchodné meno alebo názov, jej sídlo alebo miesto podnikania a identifikačné číslo organizácie,

b)  fyzickej osoby podľa § 1 ods. 3 písm. a) sú meno, priezvisko, adresa trvalého pobytu a rodné číslo alebo dátum narodenia, ak rodné číslo nebolo pridelené.

Povinnosť informovať daňový úrad o preukázateľnom zabezpečení uchovania účtovnej dokumentácie

podľa odseku 6 u účtovnej jednotky uvedenej v § 1 ods. 1 písm. a) treťom bode pri úmrtí prechádza na dediča alebo na príslušnú štátnu rozpočtovú organizáciu, ak dedičstvo pripadlo štátu, a to v lehote troch kalendárnych mesiacov odo dňa nadobudnutia právoplatnosti uznesenia o dedičstve.^45ac) [45ac) § 203 Civilného mimosporového poriadku.]

Zákon o účtovníctve neustanovuje archiváciu mzdovej agendy, prípadne iných dokumentov, ktorých archivácia je ustanovená osobitnými predpismi. 

Archivácia dokladov viažucich sa k majetku

Lehota 10 rokov sa začína počítať pri dlhodobom hmotnom majetku od doby, kedy o takomto majetku účtovná jednotka vo svojom účtovníctve naposledy účtovala, t. j. keď účtovná jednotka účtovala o vyradení dlhodobého hmotného majetku. Na uvedenú skutočnosť nemá vplyv ani to, či už bol alebo nebol majetok účtovne odpísaný. Takýto majetok je naďalej vykazovaný v majetku v súvahe účtovnej závierky. Účtovná jednotka na účely uchovávania a ochrany účtovnej dokumentácie zachová podobu týchto dokladov preukazujúcich obstarávaciu cenu v súlade s internou smernicou k uchovávaniu účtovnej dokumentácie.

Skartácia dokladov

Skartácia dokladov sa môže vykonať v súlade so zákonom a archívoch a registratúrach (zákon č. 395/2002 Z. z. v znení n.p.). Na účtovné doklady vystavené v roku 2013 sa vzťahuje už 10 ročná lehota ich úschovy (predtým platila 5 ročná lehota) - tzn., že účtovné záznamy vystavené do 31. 12. 2013 sa môžu skartovať (prechodné ustanovenie § 39p zákona o účtovníctve).

Ministerstvo vnútra SR vydalo orientačnú pomôcku k určeniu povinnosti vypracovať registratúrny poriadok a registratúrny plán v súlade s § 16 ods. 2 písm. b), ods. 3 až 5 zákona č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach v znení zákona č. 266/2015 Z. z. a § 4 vyhlášky Ministerstva vnútra SR č. 628/2002 Z. z. v znení vyhlášky Ministerstva vnútra SR č. 92/2013 Z. z.

Ing. Ľudmila Novotná

§ 16 zákona č. 395/2002 Z. z.
o archívoch a registratúrach

Práva a povinnosti pôvodcu
registratúry

(1) Pôvodca registratúry je oprávnený

a)  požiadať ministerstvo prostredníctvom štátneho ústredného archívu alebo štátneho archívu s regionálnou územnou pôsobnosťou o informáciu, odbornú radu a usmernenie,

b)  zveriť správu registratúry inej osobe.

(2) Pôvodca registratúry je povinný

a)  evidovať záznamy, ktoré vznikli z jeho činnosti, a došlé záznamy,

b)  vypracovať registratúrny plán a predložiť ho na schválenie štátnemu ústrednému archívu alebo štátnemu archívu s regionálnou územnou pôsobnosťou; to neplatí pre pôvodcu registratúry, z činnosti ktorého nevznikajú záznamy majúce trvalú dokumentárnu hodnotu, ani pre pôvodcu registratúry, ktorého výsledky činnosti sú predmetom autorského práva,

c)  zabezpečovať správu registratúry,

d)  zabezpečiť trvanlivosť registratúrneho záznamu,

e)  uchovať registratúrny záznam, z ktorého vyhotovil elektronickú kópiu, počas lehoty jeho uloženia; to neplatí, ak ide o registratúrny záznam bez trvalej dokumentárnej hodnoty, z ktorého vyhotovil elektronickú kópiu prostredníctvom zaručenej konverzie,

f) zabezpečovať, aby správu registratúry vykonávali osoby, ktoré majú najmenej úplné stredné vzdelanie; najvyššie orgány verejnej moci a orgány verejnej moci s celoslovenskou pôsobnosťou zabezpečujú správu registratúry aspoň jedným zamestnancom s vysokoškolským vzdelaním najmä v študijnom odbore archívnictvo a pomocné vedy historické alebo v príbuznom študijnom odbore,

g)  umiestniť registratúru v priestoroch alebo na technických zariadeniach, ktoré zaručujú jej zachovanie,

h)  umožňovať výkon štátneho odborného dozoru nad správou registratúry,

i) vyraďovať pravidelne registratúrne záznamy len so súhlasom ministerstva,

j) označiť registratúrne záznamy, ku ktorým chce obmedziť prístup, slovami „obmedzený prístup“ a uvedením času trvania obmedzenia na spisovom obale; ak ide o elektronické registratúrne záznamy, označenie sa uvedie v štruktúrovaných údajoch,

k)  obmedziť prístup k registratúrnym záznamom obsahujúcim osobné údaje; na obmedzenie prístupu sa ...